Mål og aktiviteter for Kommunale Ejendomme 2016 Teknisk Forvaltning, Brøndby Kommune, november 2015

Transkript

1 Mål og aktiviteter for Kommunale Ejendomme 2016 Teknisk Forvaltning, Brøndby Kommune, november 2015 Drifts- og vedligeholdelsesopgaver Greb # 1: Det skal være nemt, effektivt og hurtigt at gøre det rigtige Derfor vil vi: Mål Aktivitet Leverance Deadline Økonomi Ansvarlig Status Model for planlagt vedligehold Understøtte sikker drift og vedligehold af kommunens ejendomme ved at implementere en model for gennemførsel af planlagt vedligehold. Modellen starter med ½-årlige 1- årlige bygningssyn sammen med lokale servicemedarbejdere. Dernæst udarbejdelse af dialogdokument inden for de forskellige ejendomsportefølger og endelig regelmæssige møder med fagforvaltningerne, brugerne og servicemedarbejderne, hvor årets aktiviteter fastlagt i dialogdokumentet kommunikeres og planlægges. ½-årlige 1- årlige bygningssyn sammen med lokale servicemedarbejdere Dynamisk dialogdokument og regelmæssige statusmøder med forvaltningerne, brugerne og servicemedarbejderne gennemføres. Planlagt vedligehold gennemføres som planlagt. Efteråret før planlægningsåret og første kvartal. Dynamisk dialogdokument findes i første version omkring årsskiftet Løbende Indgår i de officielle økonomiopfø lgninger Driftsansvarlig Driftsansvarlig + Jan (primært fagforvaltningern e) med bistand fra projektlederne Driftsansvarlige + projektlederne Sags nr.: Dok.nr.: Cpr./Cvr.nr. TEKNISK FORVALTNING BRØNDBY RÅDHUS Park Allé 160, 2605 Brøndby Tlf.: Mail: teknik@brondby.dk Rådhuset er åbent: Mandag til onsdag kl torsdag kl , fredag kl Telefonerne er åbne: Mandag til onsdag kl , torsdag kl , fredag kl. 9-12

2 Indkøbsmodel Implementering af indkøbsstrategi, herunder håndværkerlister (for at understøtte sikker drift) og skærpede interne regler for udbud mv. standardiserede håndværkerlister, herunder akutlister anvendes og der gennemføres erfaringsopsamling De skærpede udbudsregler efterleves Første kvartal Første kvartal Serviceaftaler Få et overblik over indgåede og evt. manglende serviceaftaler. Herefter at indgå de nødvendige nye aftaler og konkurrenceudsættelse. Herved sikres overblik over økonomien på faste driftsomkostninger kommunikation af indkøbsstrategien internt og eksternt fx møde med håndværkere Kortlægning af serviceaftaler Økonomisk overblik etableres Indgåelse af nye og bedre serviceaftaler Første kvartal Første kvartal er 3-4 områder kortlagt Løbende over året Projektleder: Marianne Projektdeltage re: Kenneth og Troels Side 2 af 10

3 Brand og flugt Forberedelse og opfølgning på brandtilsyn Ajourføring af lovpligtige flugtvejsplaner Minimering af fejlalarmer (teknikdelen/brugeradfærd) Fokus på skoler, sportshaller mv. Flugtvejsplaner indarbejdes som del af byggesagerne Indgår i løbende drift Første kvartal Driftsansvarl ige + Driftsteam udgør styregruppe ABA på flere Kommunale Ejendomme Kortlægning og overblik over fejl og mangler Plan for udbedring klar 1. halvår Marianne er tovholder Tegningsmateriale Opdaterede tegninger findes og er lettilgængelige Tegningsmaterialet opdateres i forbindelse med byggesager mv. Når flugtsvejsplaner er afsluttet gennemføres en kortlægning af tegningsmaterialet på mindre ejendomme Løbende over året Indprioriteres hvis muligt Projektlederen Marianne og Dragan Side 3 af 10

4 Forsikring Være klar til et nyt udbud der giver økonomiske besparelser Opdatering af forsikringssager Forslag til forbedringer =blok fx ABA anlæg, video, tilkalde vagt mv. med henblik på reduktion i forsikringspræmien Marianne: Projektleder KE Jan deltager i styregruppen Myndighed Uafsluttede gamle byggesager Igangværende/kommende sager Listen er lukket primo 2016 Løbende efter planen i BOM Tilladelses gives på rette tidspunkt i byggeprocessen Drifteam inddrages løbende Projektleder: Marianne Projektlederne af anlægssagen Side 4 af 10

5 Greb # 2: Vi prioriterer, hvad der giver værdi for brugeren Derfor vil vi: Mål Aktivitet Leverance Deadline Økonomi Ansvarlig Status Vedligehold Understøtte sikker drift og vedligehold af kommunens ejendomme. Det kan måles på at: Budgettet overholdes (måles ved regnskab) Brugere og fagforvaltninger giver anerkendelse (måles ved forespørgsel) Der sker en løbende tilbagemelding til bygherre og afdelingschef om fremdrift Vi anvender kortlægningen i tilstandsrapporterne til at identificere planlagt vedligehold. Det sker i samarbejde med brugerne / fagforvaltningerne bl.a. ved anvendelse af dialogdokumentet Vi bidrager til et godt samarbejde med Materielgården, så løsning af akut vedligeholdelse fungerer. Driftsteam Snitflade Gennem afklaring af snitflader mellem Materielgården og Kommunale Ejendomme understøtter vi sammen sikker drift og vedligehold af kommunens ejendomme. Det kan måles ved at tingene fungere i det daglige. Den nye model virker for alle ejendomme Samarbejde mellem Materielgården, de øvrige servicemedarbejdere og Kommunale Ejendomme koordineres via daglig dialog Jan og Frank vedr. Materielgården De daglige driftsansvarlige Side 5 af 10

6 Mål Aktivitet Leverance Deadline Økonomi Ansvarlig Status Energioptimering KE s indsats skal bidrage positivt til at kommunens mål om nedsættese af co2 udspil kan nås KE s indsats skal sikre at der opnås besparelser på energiforbruget i de Kommunale Ejendomme som angivet i de opstillede mål herfor KE s strategi med brugerinddragelse og lokalstyring af varme mv realiseres Drift: CTS, video, adgangsforhold, brandalarm m.m. Kortlægges og optimeres Anlæg: Energiinvesteringer, herunder implementering og status til KB pr. august 2016 Brugerne aktiveres og styrer bl.a. varmereguleringen lokalt Andet kvartal Status, 3. kvartal 2016 Andet kvartal KE s investeringer i 2016 på energioptimeringen realiseres Brugerne oplever at investeringer i fx CTS fungere og giver merværdi Side 6 af 10

7 Anlægsopgaver Greb # 1: Det skal være nemt, effektivt og hurtigt at gøre det rigtige Derfor vil vi: Mål Aktivitet Leverance Deadline Økonomi Ansvarlig Status Model for eksekvering af anlægsopgaver Det bliver lettere at være projektleder Det bliver lettere at være bruger, fordi der er åbne tidsplaner og fælles indsigt i økonomistyring Implementering af projektstyringsværktøj Overblik over procedurer, vejledninger og skabeloner Vi holder statusmøder med forvaltninger og tager udgangspunkt i dialogdokument Løbende Jan Side 7 af 10

8 Myndighed og byggesag Byggeansøgninger er fuldt oplyst fra begyndelsen (det vil sige at ingen ansøgninger tilbagevises med henvisning til at de er mangelfulde - måles og afgøres af Planafdelingen) Implementering af model for korrekt ansøgninger Byggeansøgninger leveres løbende i rette kvalitet Økonomiopfølgning Gennemføre de 9 årlige økonomiopfølgninger i rette tid Vi leverer løbende anlægsopfølgninger og sikre rettidige anlægsregnskaber Implementering af eksekveringsplan Jan sammen med udviklingsteamet Side 8 af 10

9 Greb # 2: Vi prioriterer, hvad der giver værdi for brugeren Derfor vil vi: Mål Aktivitet Leverance Deadline Økonomi Ansvarlig Status Anlæg = indhold af budget Budgettet overholdes (måles ved regnskab) Brugere og fagforvaltninger giver anerkendelse (måles ved forespørgsel) Vi igangsætter projekter tidligt og koordinerer med planafdelingen og brugerne Løbende tilbagemelding til bygherre og afdelingschef om fremdrift Input til budgetforslag Input til budgetforslag er baseret på tilstandsrapporter, brugere og fagforvaltningernes behov Der forefindes tilstandsrapporter på de største og mest nødlidende kommunale ejendomme. Implementering af metode til udarbejdelse af tilstandsrapporter og budgetforslag Vi leverer ajourførte tilstandsrapporter, der bruges som baggrund for at udarbejde blokke Løbende Side 9 af 10

10 Sags nr.: Dok.nr.: Cpr./Cvr.nr. TEKNISK FORVALTNING BRØNDBY RÅDHUS Park Allé 160, 2605 Brøndby Tlf.: Mail: Rådhuset er åbent: Mandag til onsdag kl torsdag kl , fredag kl Telefonerne er åbne: Mandag til onsdag kl , torsdag kl , fredag kl. 9-12