ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 31. maj 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. maj 2018 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen Åben del Sag 9201 Godkendelse af referat Sag 9202 Revisionsprotokol Sag 9203 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9204 Udlejningsforhold Sag 9205 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9206 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9207 Styringsdialog 2018 Sag 9208 Det årlige møde med Byrådet Sag 9209 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9210 Effektiviseringspotentialer Sag 9211 Orientering fra administrationen Sag 9212 Kredsudvalget Sag 9213 Fritidsudvalget Sag 9214 BL orientering Sag 9215 Eventuelt Sag 9216 Næste møde Sag 9217 Øvrige datoer Lukket del Sag 9218 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 9201 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 26. april 2018 er udsendt via mail 3. maj Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser Udlejningsforhold O-sag Til jeres orientering. Gladsaxe Kommune er ved at ændre regler for akut boliganvisning. Kopi af dagsordenspunktet til Byrådets møde 23. maj 2018 udsendtes med dagsordenen. Som det fremgår gælder ændringerne for en akut opstået situation, samt omkring skilsmisse/samlivsophør, hvor det fremover kun gælder hvis man har hjemmeboende børn fast eller via deleordning med anden forælder. 2

3 De ønsker også ensretning af kriterier for opskrivning til pensionistbolig og akut bolig. At pensionistboligerne fremover anvises med fokus på boligbehov fremfor boligønsker ud fra de samme kriterier, som gælder for anvisning af boliger ved akut behov. Det betyder, at man vil blive slettet af ventelisten til pensionistboligerne, hvis man afslår et passende pensionistboligtilbud. Dermed vil man i højere grad sikre, at alle de boliger, som anvises via kommunen, tildeles til de borgere, som har det største behov 9205 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov / YouSee gebyr B-sag På mødet blev der givet en kort status på de afdelinger der mangler ombygning, Der er fortsat et udestående omkring gebyr til YouSee. Hvis en beboer har foretaget framelding af YouSee grundpakke, og efterfølgende fraflytter, så er der ikke noget tvsignal til indflytter. Derfor skal der betales et tilmeldingsgebyr til YouSee på 599 kr. Vi har været i dialog med YouSee for at få dem til at indse, at dette burde være et gebyr som de burde dække, da de jo får en ny kunde. Vores kontaktpersoner i YouSee har forståelse for dette og har også fremført til internt i YouSee, dog uden held. Vores kontaktpersoner arbejder fortsat på det, men ind til videre skal gebyret betales. Som udgangspunkt er det den uheldige ny indflytter der skal betale gebyret, modsat en ny indflytter i en bolig hvor der er tv-signal, der skal ikke betales noget. Vi har erfaret, at der er nogle boligorganisationer, som indregner dette gebyr i antennebudgettet, og det derved er alle beboerne i afdelingen som betaler en lille andel af gebyret. På mødet var der en dialog herom, samt en afklaring af, om vi skal fortsætte med, at det er ny indflytter, der skal betale gebyret, eller om det skal ændres til, at det medtages på antennebudgettet i en periode../. På mødet var der en dialog om hvor mange der har afmeldt sig, og der var enighed om at udsende en oversigt. Denne oversigt vedlægges referatet. Der var enighed om at fortsætte med, at det er ny indflytter, der skal betale gebyret. 3

4 b. Gebyrstruktur på affaldsområdet O-sag Til jeres orientering. Gladsaxe Kommune er ved at ændre koncept for gebyrstruktur på affaldsområdet. Kopi af dagsordenspunktet til Byrådets møde 23. maj 2018 udsendtes med dagsordenen. I denne ændring er der især to områder som er interessante: om opdeling af gebyr for genanvendelige materialer, med henblik på at kompenserer ejendomme, som benytter nedgravede beholdere og selv afholder udgifter til materiel. Udgifter til genbrugsstationen fordeles, så etageejendomme betaler et bidrag, der svarer til 75 procent af bidraget for parcel- og rækkehuse. Disse forhold er markeret i det vedlagte (udsendt med dagsordenen). De to bilag der henvises til, kan hvis det har interesse, findes på kommunens hjemmeside. c. Letbane E-sag Der henvises til Organisationsbestyrelsens møde den 15. juni 2017, dagsordenspunkt 9015 n vedrørende Letbane Ekspropriation. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har modtaget bekendtgørelse om ekspropriation på arealer langs Buddingevej nærmere bestemt ud for Buddingeparken og Stationsparken 1. For Buddingeparken er ekspropriationen sat til den 23. maj 2018 kl på stedet, og for Stationsparken er ekspropriationen sat til den 8. juni 2018 kl I materialet er der redegjort for størrelse og placering af de arealer, der skal eksproprieres permanent til det offentlige areal samt midlertidig til f.eks. byggeplads. Ved ekspropriationsforretningen vil kommissionen fremlægge forslag for erstatningens størrelse. Dette kan afgøres straks ved forlig ved grundejerens underskrift. Ønsker grundejeren betænkningstid kan der sendes et skriftligt forslag, der kan overvejes i 14 dage fra modtagelse. Afvises erstatningsforslaget på ekspropriationsforretningen eller tiltrædes forslaget ikke efter den angivne betænkningstid, afsiger og fremsender kommissionen en kendelse om erstatning til parterne. Kendelsen kan efterprøves af taksationskommissionen. Anmodning om efterprøvning skal sendes til kommissarius, så denne har den i hænde senest 4 uger efter at udskrift af kendelsen er tilsendt den pågældende (her grundejer). På mødet var der en kort orientering om første ekspropriation (i Buddingeparken) som blev afholdt 23. maj 2018 og hvor der blev udmeldt en indikation af niveau for erstatning. Dette niveau blev drøftet i Organisationsbestyrelsen. Det anbefales derfor, at vores repræsentanter ved ekspropriationsforretningen anmoder om et skriftligt forslag for erstatning, der så skal reageres på indenfor 14 dage efter modtagelse. Boligselskabet har derved mulighed for at aftale acceptabelt niveau for erstatning efter ekspropriation. Organisationsbestyrelsen accepterede niveauet. 4

5 Det forventes, at yderligere fire boligafdelinger skal gennemgå ekspropriation ved letbanens opbygning. Vi er oplyst om, at disse ekspropriationer skal foregå senere i 2018 eller Støtte til visse boligafdelinger B-sag a. Stengården Byggeskader tilskud fra dispositionsfonden Der henvises til Organisationsbestyrelsen møde den 23. oktober 2014, dagsordenspunkt 8470 b vedrørende Stengården Renovering af facader tilskud fra Dispositionsfonden. Herfra fremhæves følgende under byggeskadesag 1. Byggeskadesag 1 Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe modtog tilsagn af 15. maj 2014 fra Byggeskadefonden om opretning af Stengårdens facade på indgangssiden. Det samlede tilsagn var på ca kr., hvoraf bygningsejer skulle dække selvrisikoen på 5 % svarende til I tilsagnet var der endvidere beskrevet nødvendige udbedringsarbejder, som Byggeskadefonden ikke vil dække, og Organisationsbestyrelsen besluttede derfor under 8470 b, at dispositionsfonden skulle dække udskiftning af friskluftsventiler samt etablering af membran på svalegangen. Det samlede tilskud fra dispositionsfonden blev således på kr. Byggeskadesag 2 Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe (bygningsejer) har modtaget tilsagn af 20. april 2018 (udsendt med dagsordenen) fra Byggeskadefonden til dækning af udgifter på opretning af forhold på klimaskærmen, der medfører opfugtning af lette facadeydervægge samt vind- og fugtindtrængning i boliger. Det er som udgangspunkt Byggeskadefonden, der forestår opretningen ved at hyre rådgiver til at forestå projektering og udbud. Jf. tilsagnet kan følgende økonomi opstilles: Udbedringsudgifter anslået til Fradrag for manglende opfølgning på 5-års rapporten (15 %) Selvrisiko, 5% af kr. Fondens dækning udgør derved Selskabets dækning udgør derved kr kr kr kr kr. Det forudsættes, at procentsatserne er faste såfremt udbedringsudgiften på kr. ændrer sig op eller ned. 5

6 Det må forventes, at Stengården kan opnå en besparelse i langtidsplanen efter renoveringen jf. tilsagnet af 20. april Vi har derfor indkalkuleret en egenfinansiering på kr. fra henlæggelserne i Stengården. Det forudsættes derved, at dispositionsfonden skal dække kr. Jf. tilsagnet er årsagen til skaderne det overordnede design samt af projektmæssig karakter og udførelsesmæssig karakter tilbage fra da Stengården blev opført. Beboerne er derved uden ansvar i nævnte forhold. Stengårdens årlige husleje i 2017/18 er på kr./m2. Som det fremgår af beregningen herover foretager Byggeskadefonden et fradrag på 15 % som følge af manglende opfølgning på 5-års rapporten dateret den 15. august Årsagen til denne manglende opfølgning er dog ikke, at bygningsejer ikke har foretaget sig noget. I 1-års eftersynsrapporten dateret den 15. oktober 2007, der bliver gentaget i 5-års eftersynsrapporten dateret den 15. august 2011 påpeges en del fysiske opretningsarbejder ved fuger og cedertræslister. Bygningsejer igangsætter undersøgelser, og det blev klarlagt, at disse opretningsarbejder ikke var tilstrækkelige, og ansvaret for påpegede mangler samt medfølgende byggeskader lå i udførelsesfasen og dermed hos KPC eller dennes totalrådgiver Nøhr & Sigsgaard ApS. Bygningsejer indledte dialog med KPC samt KPC s totalrådgiver Nøhr & Sigsgaard ApS. Da vi konkluderede, at der var byggeskader, og vi ikke kunne forvente deltagelse fra KPC eller dennes totalrådgiver udarbejdede vi en skadesanmeldelse til Byggeskadefonden først i marts 2013 (tilsagn dateret den 15. maj 2014) og dernæst december Det er seneste anmeldelse, der nu er kommet tilsagn på dateret den 20. april Havde bygningsejer selv forsøgt at løfte udbedringsopgaven i 2007, eller efter 2011 (5- årseftersyn) jf. eftersynsrapporterne, ville det have kostet flere hundrede tusinde kroner. Det ville kun have været lappeløsninger, og vi ville ikke være færdige endnu, hvorfor den endelige udbedring vil koste væsentlig mere end Byggeskadefondens fradrag. Det rigtige her er at undersøge sagerne, og her har vi valgt at skadesanmelde byggeskader til Byggeskadefonden af to gange med efterfølgende tilsagn. Idet Byggeskadefonden i 1-års rapporten og 5-års rapporten har påpeget konkrete opfølgninger kan de antageligt ikke undslå sig at udmelde en bod på 15 % til bygherren. Følgende indstilles: Dispositionsfonden dækker andel af fradraget på 15 % af den samlede skadessum, p.t. beregnet til kr., da afdeling selv dækker kr. via af henlæggelserne. Dispositionsfonden dækker den obligatoriske selvrisiko på 5 %, p.t. beregnet til kr. Godkendt at dispositionsfonden dækker andel af fradrag på kr. og selvrisiko på kr. i alt kr. 6

7 9207 Styringsdialog 2018 E-sag Der henvises til behandling på sidste Organisationsbestyrelsesmøde 26. april Som tidligere oplyst afholdes der Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune onsdag den 30. maj 2018 kl dagsordenen hertil blev udleveret på mødet. På mødet var der en kort dialog om punkter, som også skulle medtages på mødet træer i Skoleparken og mulighed for kommunal vejledning om lokalplaner Det årlige møde med Byrådet 7. maj 2018 E-sag På mødet var der en dialog om mødets indhold og forløb, med en positiv tilbagemelding især at man blev placeret med Byrådets politikere og embedsmænd var positivt Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 12. marts 2018, hvor der blev informeret om annullering af licitation og nyt udbud med en forskydning på 3 4 måneder. Tidsplanen er fortsat i forhold til tilbud / kontrakt: Start april til start maj 2018 Prækvalifikation 12. juni 2018 Licitation endeligt tilbud 29. juni 2018 Tildeling af kontrakt 12. juli 2018 Betinget kontrakt 4. februar 2019 Endelig kontrakt Ovenstående tidsplan overholdes fortsat. Der var 8 entreprenører som ønskede at blive prækvalificeret, og der er blevet udpeget 5 stk. På mødet vil der være en yderligere orientering herom, herunder om det lidt overophede entreprenører marked. 7

8 9210 Effektiviseringspotentialer E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 26. april /. Der har været afholdt yderligere arbejdsgruppemøder, og der blev på mødet givet en status herpå, herunder også en orientering om opmålinger. Arbejdsgruppens referat udsendes til orientering med referatet. På mødet var der en kort dialog om den tidligere følgegruppe, hvor det er hele Organisationsbestyrelsen, som har taget over Orientering fra administrationen O-sag a. Budgetkontrol pr. 31. marts 2018 for afdelingerne Med dagsordenen udsendtes oversigt over budgetkontrol pr. 31. marts 2018 for afdelingerne, hvoraf det fremgår at næsten alle har overskud, som hovedsageligt skyldes, besparelser på almindelig vedligeholdelse og lidt på ejendomsskat. Enkelte afdelinger har underskud, som hovedsageligt skyldes merudgift på vand, som følge af rørsprængninger. Med henvisning til dialog på Organisationsbestyrelsens møde 26. april 2018, omkring det økonomiske i effektiviseringsområdet og de tiltag, som har bevirket, at 2/3 af afdelingerne ikke har fået huslejestigninger 1. oktober 2017, og om dette overholdes. Ovenstående oversigt viser at dette foreløbigt overholdes. b. Persondataforordning Den nye persondataforordning træder i kraft 25. maj I administrationen arbejdes der på at få den nye persondataforordning implementeret, herunder især data på hjemmesiden. Der vil på mødet blive giver en orientering herom, med bl.a. information på hjemmesiden, samtykkeerklæring og indførsel af NemID som adgangskode. På mødet blev der udleveret udtræk fra vores hjemmeside med Dine data hos ABG Med henvisning til tidligere dialog om særskilt arrangement for Organisationsbestyrelsen, som blev aflyst da oplægsholder fra BL mente, at det ikke var muligt på daværende tidspunkt, er der fortsat ikke nyt fra BL. Der blev på mødet givet 8

9 en status herpå, med oplysning om, at der fortsat ikke er nyt fra BL, og at det først afholdes efter sommerferien. Da ovennævnte arrangement ikke har været muligt at afholde, er der fortsat ikke endelig afklaring på den nye persondataforordnings indvirkning på afdelingsbestyrelsesarbejdet. Dog er der udmeldinger fra BL, som er meget skærpende, og dette gælder især på klagesagsbehandlings området. Der blev på mødet givet en kort orientering herom samt hvorledes administrationen håndterer dette. Der var enighed om, at udsende en kort orientering til afdelingsbestyrelserne om klagesagsbehandlingen Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 12. april Referat herfra er udsendt 19. april Næste ordinære møde afholdes 13. september På mødet blev det oplyst, at formandskabet i BL s 9. kreds ønsker at besøge alle Organisationsbestyrelser i kredsen, og der var enighed om, at gøre det i forbindelse med Organisationsbestyrelsens møde i september Der blev ligeledes orienteret om, at Majbrit Jørming var blevet valgt til bestyrelsen i 9. kreds, og at Jesper Loose Smith var blevet valgt til suppleant Fritidsudvalget E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 16. april Referat fra mødet 26. februar og 16. april 2018 er udsendt via mail 3. maj 2018 Næste ordinære møde afholdes 28. maj

10 9214 BL orientering E-sag Ingen udsendelser. BL-politik Udsendt via mail * BL-politik nr. 13 Parallelsamfund: Nu skal vi slås imod 40 procents-reglen * BL-politik nr. 14 S og DF: Klart nej til refusion på 100 procent * BL-politik nr. 15 Finansiering af parallelsamfundsplanen på plads * BL-politik nr. 16 Dårlig ide med firkantet 40 procents-regel * BL-politik nr. 17 Gennemgang af delforlig om parallelsamfund Til efterretning med enighed om at BL-politik giver en rigtig god information om boligpolitik Eventuelt O-sag Orientering fra Carsten Petersen om sag i Mølleparken 2 om grill på altaner, som er lukkede, men kan åbnes. Forespørgsel fra Alice Christiansen om husorden og Flytteudvalget Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 21. juni Til orientering med bemærkning om at mødet afholdes 3. torsdag. 10

11 9217 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 24. maj 2018 udsendes 17. maj Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 24. maj 2018 udsendes 31. maj 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 7. juni Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 8. juni

12 Lukket del 9218 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 12

13 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 13