REFERAT. fra ordinært møde torsdag den 23. september 2010 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2.

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 30. september 2010 SH/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. september 2010 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Karin Petersen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Thomas Dreyer, Steen Pedersen, Erik Andersen, Erling Schrøder, Ole Juul Larsen, John Monberg, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Sv.Aa. Hansen Afbud: Finn Sørensen, Jesper Langkilde Åben del Sag 7494 Godkendelse af referat Sag 7495 Revisionsprotokol Sag 7496 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7497 Udlejningsforhold Sag 7498 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7499 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 Sag 7500 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan Sag 7501 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7502 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7503 Afdeling 19 Buddingevej Sag 7504 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7505 Gladsaxe Kommune - Integrationsrådet Sag 7506 Regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler Sag 7507 Ændrede vedtægter Sag 7508 Det årlige møde med Byrådet Sag 7509 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 7510 Kredsudvalget Sag 7511 Fritidsudvalget Sag 7512 BL-cirkulærer Sag 7513 Eventuelt Sag 7514 Næste møde Sag 7515 Øvrige datoer Lukket del Sag 7516 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 7494 Godkendelse af referater B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 26. august 2010 er udsendt den 2. september Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 17. december 2009 vedrørende regnskabet for 2008/09, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 26. august 2010 * Brev til Gladsaxe Kommune dateret den 26. august 2010 vedrørende Skoleparken, Halbjørnsvej 77, st. sag B2010/00158 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 7/8 juli/august

3 7497 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for august 2010 er udsendt den 2. september b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8, stk. 2 afventes fortsat Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Moseparken Reglement for leje af selskabslokale B-sag Reglement for leje af selskabslokalet i Moseparken der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 27. maj 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Reglement for leje af selskabslokale i Moseparken godkendtes. b. Moseparken Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 27. maj 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for Moseparken godkendtes. 3

4 c. Stengårdsparken Husorden B-sag Husorden for Stengårdsparken med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 11. maj udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Husorden for Stengårdsparken godkendtes. d. Tinghøjparken forhøjelse af indskud B-sag Afdelingsbestyrelsen i Tinghøjparken meddeler i rapport af 16. august 2010, at beboerindskud ønskes hævet til 180 kr. pr. m 2 (fra 90 kr. pr. m 2 ). Indskud i afdelingen (udvalgte eksempler) vil herefter udgøre: Boligtype m 2 Gl. indskud Nyt indskud Forhøjelse 2-rums 61, kr kr kr. 3-rums 72, kr kr kr. 4-rums 83, kr kr kr. Højst tilladte indskudsstørrelse pr. m 2 udgør ifølge driftsbekendtgørelsens 56, stk kr. pr. m 2 opgjort i 2009 niveau. Det indstilles, at indskudsforhøjelse fra 90 kr. pr. m 2 til 180 kr. pr. m 2 godkendes. Indstillingen fulgtes. e. Afdeling 40 Buddinge Mølle B-sag I afdeling 40 Buddinge Mølle godkendtes i 2005 indgåelse af en lokalitetslejeaftale med Sonofon A/S om placering af en antenneposition på ejendommens skorsten. Lejeaftale blev indgået med en uopsigelighedsperiode på 5 år. Denne periode er nu ved at udløbe, og fra Telenor A/S (tidligere Sonofon A/S) er fremsat forespørgsel om forlængelse af lejeaftalen med en uopsigelighedsperiode på 10 år til udløb pr. 1. oktober 2020 imod vederlæggelse af et engangsbeløb svarende til 1 års leje ( kr.). Som følge af, at der ikke i afdelingen er valgt afdelingsbestyrelse, forelægges ansøgningen Organisationsbestyrelsen, med indstilling om godkendelse. Indstillingen fulgtes. 4

5 f. Stationsparken 1 tilladelse til låneoptagelse B-sag Bestyrelsen behandlede på sit møde den 25. februar 2010 sag 7368 vedrørende Stationsparken 1 en ansøgning om bevilling af et midlertidigt Dispositionsfondslån som følge af, at der i afdelingen i regnskabsåret 2008/09 gennemførtes et antal større istandsættelsesarbejder, uden at finansieringen havde fremgået af afdelingsbudgettet for budgetåret. I forbindelse med den budgetmæssige opretning der heraf fulgte og som godkendtes på afdelingsmødet den 7. april 2010, indgik som delfinansiering optagelse af et realkreditlån på kr. til delfinansiering af reparation af ydervægge og renovering af betonbrystninger mv. på blok 2. De samlede udgifter har udgjort kr., hvoraf kr. dækkes af trækningsret i Landsbyggefonden, kr. ved optagelse af Realkreditlån og resten kr. dækkes af afdelingens henlæggelser. Det indstilles, at der meddeles tilladelse til optagelse af realkreditlån på kr. til delfinansiering af de anførte arbejder. Indstillingen fulgtes. g. Lykkeparken tag og facadearbejder mv., tilladelse til låneoptagelse B-sag Beboerne i Lykkeparken godkendte ved urafstemning gennemførelse af udskiftning af tag og vinduer inden for en økonomisk ramme på kr. Den efterfølgende licitation viste en samlet udgift på kr. ( kr. ifølge afdelingens budget 2009/10), finansieret ved trækningsret på kr. samt et 20- årigt realkreditlån på kr. (budgetbeløb ). I forbindelse med tag- og facadearbejderne er der opsat stilladser på bygningsfacaderne, og det konstateres her, at ejendommens 32 altaner også trænger til renovering i form af udskiftning af gelænder, reparation af betonskader på undersiden, maling af brystninger indvendigt, udskiftning af elastiske fuger samt rensning af brystninger udvendigt. En gennemførelse af disse reparationsarbejder mens stilladser endnu er opsat vil være økonomisk hensigtsmæssig, hvorfor tilbud på udførelsen er indhentet. Udgiften hertil vil udgøre kr. Da afdelingen ikke har valgt afdelingsbestyrelse er Organisationsbestyrelsen samtidig afdelingsbestyrelse, og af hensyn til indhentning af beboernes accept på forøgelse af den budgetøkonomi der godkendtes på afdelingsmødet, er der rettet henvendelse til samtlige lejemål med urafstemning om forholdet. Fristen for afgivelse af stemme er den 24. september

6 Ved det udvidede projekts gennemførelse bliver behovet for finansiering af udgifterne med realkreditlån øget til kr. Alternativt udgør finansieringsbehovet kr. ( ). Under forudsætning af beboernes vedtagelse af udvidelse af projektet til tillige at omfatte renovering af altanerne, indstilles det, at godkende optagelse af et realkreditlån på kr. til finansiering heraf. Alternativt indstilles det, at godkende optagelse af et realkreditlån på kr. ( kr.) til finansiering af det oprindelige projekt. Af hensyn til fremme af processen er Gladsaxe Kommune tilskrevet med ansøgning som anført, hvilken tilladelse er meddelt under forudsætning af Organisationsbestyrelsens tilladelse til låneoptagelse. Under forudsætning af beboernes vedtagelse af udvidelse af projektet til tillige at omfatte renovering af altaner fulgtes indstilling om godkendelse af optagelse af et realkreditlån på kr. Alternativt fulgtes indstillingen om godkendelse af optagelse af et realkreditlån på kr. til finansiering af det oprindelige projekt Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 E-sag Landsbyggefondens tilbagemelding på selskabets redegørelse af 8. juli 2010 afventes fortsat. Til efterretning med orientering om at sagen var optaget på dagsordenen for bestyrelsesmøde den 6. oktober 2010 i Landsbyggefonden med indstilling om godkendelse af støttetilsagn, som ansøgt. 6

7 7500 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og hedhedsplan E-sag Gladsaxe Kommunes By- og Miljøforvaltning har ved brev af 7. september 2010 meddelt fristforlængelse til 30. september 2010, med meddelelse om, at det ved målinger skal dokumenteres, at indeklima problemer er løst. Arbejdet med udførelsen pågår. Til efterretning med orientering om at udbedring var igangsat den 15. september 2010 med forventet afslutning medio uge 39 ( september 2010) Høje Gladsaxe, Punkthuset E-sag a sal - boligetablering Beregning af BRF s andel af købesummen for de 2 etager er modtaget og det videre arbejde med udarbejdelse af byggeregnskabet pågår fortsat. b. Sammenlægning af sal og 9. sal E-sag Sammenlægningen mellem 4., 5. og 9. sal forventes gennemført pr. 1. oktober Den endelige beregning af huslejeudligningen forudsætter afklaring af byggeregnskabet for 4. og 5. sal. Afholdelse af fællesmøde for valg af afdelingsbestyrelse sker i umiddelbar forlængelse heraf. Flemming Larsen deltager i afdelingsmøde for valg af fælles afdelingsbestyrelse for 9. sal og 4. og 5. sal i Punkthuset. 7

8 7502 Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Opgørelse over forbrug af afsatte midler i byggeregnskabet er fremsendt til Gladsaxe Kommune den 1. september 2010 med ansøgning om godkendelse samt om godkendelse af at mindreforbrug (restbeløb) på kr. overføres til henlæggelse i afdelingen. Gladsaxe Kommunes behandling af sagen afventes. b. Pileparken facaderenovering E-sag Arbejdet med udarbejdelse af byggeregnskabet pågår. Lejeudligning afventer afslutning af byggeregnskabet Afdeling 19 Buddingevej E-sag Landsbyggefondens videre behandling af sagen afventes. 8

9 7504 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen. Til efterretning med orientering om afholdelse af en samarbejdsdag 9. oktober 2010 for samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer i Høje Gladsaxe (inkl. suppleant) Gladsaxe Kommune Integrationsrådet B-sag Fra Johannes Carlsen foreligger tilsagn om at acceptere genindstilling som stedfortræder til Integrationsrådet. Endelig afklaring om indstilling af repræsentant til rådet afventer. Orientering til mødet. Peter Brooker og Johannes Carlsen genindstilles som kandidater til henholdsvis repræsentant og stedfortræder til Integrationsrådet Regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler B-sag På bestyrelsens møde 26. august 2010, vedtoges det, at supplere regulativ af 18. maj 2010 for anvendelse af Dispositionsfondsmidler med tilføjelse vedrørende eventuel støtte/tilskud i forbindelse med projekter mv. omhandlende vedvarende energi. 9

10 Til mødet forelå revideret oplæg til regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler, dateret 22. september 2010 ajourført med støttemuligheder der i forbindelse med andre reparations og/eller renoveringsopgaver tillige omfattende mulighed for støtte til vedvarende energitiltag. Revideret oplæg til regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler godkendtes../. Regulativet af 22. september 2010 udsendes med nærværende referat som bilag Ændrede vedtægter E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af ændrede vedtægter for selskabet afventes fortsat. Til efterretning med orientering om at Gladsaxe Kommunes økonomiudvalg havde taget de ændrede vedtægter (2010) til efterregning Det årlige møde med Byrådet B-sag Ved mail af 8. september 2010 indbyder Gladsaxe Byråd til det årlige møde med boligselskaberne mandag den 1. november 2010 kl Kopi af indbydelse udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Indbydelsen udsendes tillige til samtlige afdelingsbestyrelser den 16. september med opfordring til fremsendelse af forslag og/eller emner til selskabets kontor senest den 7. oktober

11 Boligselskabet kan deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Frist for såvel tilmelding som fremsendelse af eventuelle spørgsmål til drøftelse er senest den 8. oktober Deltagelse fra bestyrelses aftales til mødet. Ryno Scheil og Mogens Rysgaard deltager fra bestyrelsen. Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen (Sv.Aa. Hansen har ferie på tidspunktet) Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2010 forventes udsendt snarest. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer afholdes onsdag den 13. oktober Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 17. juni Referat herfra er udsendt den 19. august Næste møde i udvalget afholdes den 16. september

12 7511 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møder i udvalget har været afholdt den 30. august og den 14. september Referat fra mødet den 30. august 2010 er udsendt den 2. september Referat fra den 14. september 2010 afventes. Næste møde afholdes 27. september Til efterretning med orientering om planlægning af Fritidskonference for afdelingsbestyrelserne m.fl. Endvidere opfordredes til annoncering i lokalaviser i forbindelse med kommende sensommerarrangementer eller tilsvarende BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 45 af den 12. august 2010 vedrørende Materiale fra Socialministeriet vedrørende informationsindsats over for udsættelsestruede lejere * BL informerer nr. 46 af den 19. august 2010 vedrørende Regulering af maksimumhuslejen for 2011 * BL informerer nr. 47 af den 2. september 2010 vedrørende Trivsel, tilfredshed og evaluering i Danmarks almene boliger * BL informerer nr. 48 af den 9. september 2010 vedrørende Råderetsbeløb, beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne * BL informerer nr. 49 af den 9. september 2010 vedrørende Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift * BL informerer nr. 50 af den 9. september 2010 vedrørende Aftrapning af rentesikring

13 7513 Eventuelt a. Forhøjelse af indskud i Kiplingsgaarden og Buddinge Mølle E-sag Til mødet foresloges, at foretage forhøjelse af indskud i Kiplingsgaarden og Buddinge Mølle. Optages på dagsordenen for bestyrelsens møde 28. oktober b. Det Grønne Råd O-sag Til mødet orienterede John Monberg om pågående drøftelser i Det Grønne Råd, herunder om: * Energirådgivning * Problemer i relation til ekstremregn samt muligheder for forholdsregler i forbindelse med samme f.eks. ved at vende tagnedløb til udløb over terræn eller til faskiner dog med erindring om bevarelse af behov for gennemskylning af kloakker. * Tilskudsmuligheder for etablering af faskiner Orienteringen fra John Monberg blev taget til efterretning Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 28. oktober

14 7515 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 23. september 2010 er udsendt den 16. september 2010 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 23. september 2010 udsendes den 30. september 2010 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 7. oktober 2010 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 8. oktober

15 Lukket del 7516 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x 16