Den organisatoriske forankring af digitalisering

Transkript

1 Den organisatoriske forankring af digitalisering kompetenceudvikling hvem, hvad, og hvordan? Anja Reinwald, Personalpolitisk dag Kolding den 30. januar 2018 Digitaliseringsinstituttet

2 Anja Reinwald, ph.d. SENIOR FORSKER OG KURUSSANSVARLIG, DIGITALISERINGSINSTITUTTET Forsker i organisatoriske og ledelsesmæssige muligheder og udfordringer ved digitalisering og digital transformation Tidl. Adjunkt i Information Systemer, Inst. for Statskundskab, AAU Ph.d. i IT-relaterede organisatoriske forandringer og cand.scient.adm. Forsket i offentlig digitalisering i mere end 7 år primært i den kommunale sektor Undervist på kandidat og diplom niveau siden 2011 Cand.it. I it-ledelse ved Aalborg Universitet Diplomclass i Digitalisering ved Digitaliseringsinstituttet Optaget af at teori og begreber kan og skal medvirke til mere nuanceret forståelse og løbende tilpasning af egen praksis

3 Digitaliseringsinstituttet Grundlagt d. 25. november 2015 af Pernille Kræmmergaard Vi vil, sammen med partnere, være den fortrukne samarbejdspartner indenfor kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere inden for Digital Transformation. Det gør vi både digitalt og analogt. Udbyder Masterclass i Digital Transformation Strategisk ledelse Diplomclass i Digitalisering Udførende praksis og metoder Kurser - i samarbejde med Djøf, COK, Dansk IT, Erhvervsministeriet Skræddersyede forløb bl.a. Københavns kommune, Odense kommune, Region Nordjylland Foredrag og workshops Digitale læringsmoduler Test af organisationen og egne lederkompetencer til Digitalt lederskab UDVALGTE KUNDER: Københavns kommune, Djøf, Region Nordjylland, Digitaliseringsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen, Odense kommune, Erhvervsministeriet, Alka forsikring, COK, Sikkerhedsstyrelsen, Herning kommune, Syddjurs kommune, Eniig, Vækstfonden, etc

4 COK og OHCR s HR-survey peger på Digitalisering opleves altså både som prioriteret og målrettet af nogle, mens andre oplever at digitalisering ikke har slået rod eller er blevet omsat i egentlige forankrede indsatser i organisationen. I lyset af at HR ser Digitalisering som værende en topprioritet på kommunens udviklingsdagsorden, men ikke selv prioriterer Digitalisering højt, får man lyst til at spørge: Hvem er det så der skal understøtte og drive den digitale modning fremad både hvad angår det nødvendige kompetenceløft af forskellige medarbejdere, udviklingen af digitale borgervendte løsninger og gevinstrealiseringer i kommunens egen drift?

5 Med inspiration i de redskaber, vi fik på Masterclass i Digital Transformation, har vi vendt vores strategiprocesser på hovedet, så vi i langt højere grad tænker nedefra og op. Vi inddrager brugerne og sikrer, at organisationen tager ejerskab over strategien Anne Dandanell Digitaliserings- og IT-chef, Kalundborg Kommune Vi kan i dag gøre (næsten) alt med digitalisering og teknologi, men hvordan skal man ledelsesmæssigt forholde sig til det og prioritere sin indsats. Og ikke mindst, hvordan samarbejder vi internt om at lede den digitale transformation. Det er noget af det, Masterclass satte korrekte ord på for mig og som jeg direkte går hjem og arbejder videre med i min egen kommune. Kasper Saunders Bang, Fhv. Digitaliseringsog IT-chef Gentofte Kommune Uddannelsen satte rammerne og sikrede, at vi som gruppe blev klædt bedre på til den digitale transformation og at vi fik samme fundament. Det har især været givende, at mange forskellige forvaltninger deltog, fordi digital transformation også handler om, at hele organisationen skal kunne navigere digitalt. Uddannelsen har ændret hele tænkningen om organisationen, og det har inspireret os til at lave en ny digitaliseringsstrategi Poul Venø IT- og Digitaliseringschef, Herning Kommune En af mine opgaver er nu at få fagområder og den digitale dagsorden til at smelte bedre sammen i min egen kommune. Til dette formål er det meget nyttigt, at jeg gennem Masterclass har fået et sprog og en konkret systematik til at kommunikere om den digitale transformation, så det forståeligt for mange forskellige faggrupper Kenneth Kristensen, Kommunaldirektør Dragør Kommune

6 Udpluk af offentlig digitalisering edag Den offentlige sektors strategi for digital forvaltning Vision for it-samfundet 2000 IT og telestyrelsen etableres Fællesoffentlig Strategi for digital velfærd Digitaliseringsstyrelsen etableres Strategi for digitalisering af den offentlige sektor Den fælles kommunale digitaliseringsstrategi inkl. obligatorisk selvbetjening (bølgeplaner) 2013 Borger.dk starter Dec.2007 ( Min side kommer i 2008) Strategi for digitalisering af den offentlige sektor edag Udarbejdelse af ny fællesoffentlig strategi og fælles kommunal digitaliseringsstrategi (KL) 2004 Vækstplan for digitalisering i Danmark, Regeringen dec Digital Post I 2007 Digitalt vækstpanel 33 råd, Strategi for IT styring i staten 2011 Digital Post II 2014 Udpluk af offentlige digitaliseringsinitiativer

7 Jeg tror der er et verdensmarked for fem computere Thomas Watson, IBM, 1943 Teknologier og mængden af data vokser eksponentielt, vores tankesæt, kompetencer, strukturer og mindset kan have svært ved at følge med, og i nogle tilfælde bliver forståelsen disruptet Der er ingen grund til at tro, at nogen vil have en computer i deres hjem Ken Olsen, Digital Corp Internettet er bare en forbipasserende dille Bill Gates, Microsoft, 1995

8 19. århundrede Relativt unikke produkter Manuel produktion - håndværk Små uafhængige virksomheder 20. århundrede Masseproduktion og forbrug Maskiner overtog arbejdet (bluecollar) Standardiserede produkter Strømlinede produktioner Store centraliserede virksomheder 21. århundrede Individualiseret forbrug Tætte og nære relationer Maskiner overtager job (whitecollar) Netværk og deling Store og decentraliserede netværk Extension of Zuboff & Maxmin og Carsten Sørensen

9 19. århundrede Relativt unikke produkter Manuel produktion - håndværk Små uafhængige virksomheder Det Påvirker påvirker blandt blandt andet: andet også: Og det påvirker også: 20. Risikobilledet århundrede og samfundet/organisationers sårbarhed Masseproduktion Manglende Risikobilledet mulighed og samfundets og forbrug for kontrol sårbarhed af information Manglende mulighed for kontrol af information Maskiner Det vi overtog måler på arbejdet måler (bluecollar) vi på det rigtige? Det vi måler på måler vi på det rigtige? Standardiserede Ejerskab og ejendomsforhold produkter Ejerskab og ejendomsforhold Strømlinede Arbejdsmarkedet, produktioner organisationer og medarbejdere Behovet for data-deling bliver større Store Behovet Virksomheders centraliserede for data-deling virksomheder bliver større Nye forventninger konkurrence og krav fra landskab kunder Virksomheders Arbejdsmarkedet, konkurrencemæssige organisationer og medarbejdere landskab Etc. Ny forventninger og krav fra kunder 21. århundrede Etc. Individualiseret forbrug Tætte og nære relationer Maskiner overtager job (whitecollar) Netværk og deling Store og decentraliserede netværk Extension of Zuboff & Maxmin og Carsten Sørensen

10 Personligt Enkelt Forbundet Privat Proaktive services Attraktive og intuitive løsninger Sammenhæng og fællesskab(else) Datasikkerhed og Data-brug Added services Løbende, ny funktionalitet Automatisering og hurtighed The right to be forgotten og dataejerskab

11 Den fælles kommunale digitaliseringsstrategi Temaer i strategien: borgernes møde med kommunen er nært og personligt.indgange til kommunen tænkes sammen og gennem udbredelse af tidsvarende og tilgængelige løsninger. borgerne videst muligt kan mestre eget liv ved at sætte fart på udbredelsen af velfærdsteknologi og mobile løsninger skabe tryghed om håndteringen af oplysninger gennem øget tilgængelighed og transparens ved, at borgerne får adgang til at følge egen sag og egne data. udvikle den digitale beskæftigelsesindsats og muliggøre, at den ledige kan tilrettelægge sit forløb sammen med jobcenteret, og virksomheder kan finde den arbejdskraft de har brug for ved, at udbrede digitale løsninger. der er sammenhæng i børn og unges læring gennem udbredelse af digitale læremidler og digital understøttelse af samarbejdet mellem lærere, elever og forældre borgernes forløb er sømløse og sammenhængende, uanset om det handler om sundhed, uddannelse eller beskæftigelse ved at udbrede rammearkitekturen og dermed skabe sammen- hæng mellem it-systemer. virksomhederne har gode vækstvilkår ved at sætte data fri og gennem smart udnyttelse af data. muliggøre en mere effektiv og innovativ opgavevaretagelse og bedre udnyttelse af de offentlige ressourcer i administrationen og servicen over for borgere og virksomheder ved at automatisere arbejdsgange og professionalisere it-driften.

12 Indhold Mål Værdi og gevinster Forandringer Lokale forbedringer Automatisering, støtte til funktionelle processer Forbedring af drift og erstatning af manuelle arbejdsopgaver Effektivitet og reducering af omkostninger Bruge IT i stedet for manuel håndtering Procesforbedringer og integration Procesunderstøttelse nye integrationer Standardisering, integration og forbedring af processer Effektivitet, omkostningsreduktion, og bedre koordinering Nye arbejdsprocesser og nye IT-systemer Nye services og produkter IT ind i virksomhedens produkter og services Nye og/eller forbedring af services/produkters funktionalitet Vækst og øget/fastholde omsætningen Ændret kultur, nye kompetencer og samarbejdsrelationer internt og eksternt (tværorganisatorisk) Forretningsmodeller Nye forretningsmodeller og ny værdiskabelse Transformere virksomheden (herunder potentielt mission og vision), brancher og industrier Fastholde/skabe en fordelagtig konkurrencemæssig position og for nogle et spørgsmål om fremtidig overlevelse Nyt måder at skabe værdi på, nye indtægtsgrundlag og nye organiseringsformer (økosystemer og tværsektorielle)

13 Digitalisering strategisk arbejde (eksemplificeret ved den offentlige sektor) Tidligere For lidt siden Nu også Begyndende Generation Digitalisering handler primært om Selvbetjening og erstatning af manuelt arbejde Sætte strøm til og automatisere Effektivisering og digitalisering af interne processer IT understøttelse til og af processer Services på nye måder og samskabelse (inddragelse af borgeren) IT ind i produkter og services Nye integreret og sømløse service (skræddersyede) IT muliggør nye forretningsmodeller Strategisk arbejde Kanalstrategier Centrale digitaliseringsstrategier Centrale og decentrale digitaliseringsstrategier Integreret I forretningsstrategien, decentrale og tværsektorielt Omgivelserne Os selv Andre der ligner os Fællesskaber Økosystemer

14 Tænkning og ledelsesopgaven Generation 1 Generation 2 Generation 3 Generation 4 Fokus Driftsunderstøttelse Drift og effektivitet Udvikling og nye services Nye integrationer og indsigt Optaget af Hvordan får vi understøttet vores praksis med IT? Hvordan får vi implementeret nye systemer til forbedring af praksis og arbejdsprocesserne? Hvordan får vi udviklet nye services og produkter som sikre fremtiden, og løser vores store udfordringer? Hvordan kan vi anvende egen og andres data til nye indsigt og sammenhængende services? Samarbejde med IT Sporadisk samarbejde når der er aktuelt behov Kontinuerligt samarbejde og klar ansvarsfordeling Tæt samarbejde og løstkoblet (tidsafgrænset) Integreret og naturligt (fused) og interorganisatorisk/ tværsektorielt Kultur og mindset Fastholdelse af eksisterende praksis At gøre det vi allerede gør bedre lav risiko og kvalitet At gøre det rigtige mod, fleksibilitet og eksperimenterende Søge nye indsigt, analytisk og øko-system minded Ledelsesopgave Være tydelige i hvad det er der ønskes og er brug for Forstå hvorfor standardsystemer, brugernes modenhed og stille ressourcer til rådighed implementering og gevinstrealisering samt prioritere Være nysgerrig på teknologiske muligheder, igangsætte initiativer hvor resultaterne ikke altid er kendte og fremme inddragelse af eksterne aktører Rammesætte brugen af data og optaget af sikkerhedsspørgsmål, stille tidssvarende krav til IT funktionen samt beslutte hvilke øko-systemer organisationen indgår i

15 Hvad er væsentligt på forskellige niveauer Generation 1 Generation 2 Generation 3 Generation 4 Fokus Driftsunderstøttelse Drift og effektivitet Udvikling og nye services Nye integrationer og ny indsigt Optaget af Topledere og ledere af ledere Ledere Medarbejdere med særligt ansvar Medarbejdere Hvordan får vi understøttet vores praksis med IT? Optaget af hvad der skal og bør automatisere for at optimere på kerneforretningen og at kontrakter overholdes Være tydelige i hvad det er der ønskes og er brug for og følg op på at det leveres Anskaffelse af egnet system og komme med input til kravspecifikation Bruge de nye IT systemer/løsninger Hvordan får vi implementeret nye systemer til forbedring af praksis og arbejdsprocesserne? Beslutte hvilke systemer og sikre at systemerne implementeres og anvendes som tiltænkt og at gevinsterne reelt høstes Forstå standardsystemer, brugernes modenhed og stille ressourcer til rådighed, implementering og gevinstrealisering (følge op på business cases) Forståelse af standardsystemer/processer samt implementering og projektledelse, og udarbejdelse af businesscase Arbejde på nye måder (processer) og bruge systemerne som tiltænkt Hvordan får vi udviklet nye services og produkter som kunderne ønsker? Etablere strukturer for at der skabes og muliggøres eksperimenter med teknologi og at kunder og andre inddrages i arbejdet tværorganisatoriske samarbejdet (sikre et udefra-ind perspektiv i alt arbejdet) Være nysgerrig på teknologiske muligheder og kundernes behov, igangsætte initiativer og mestre inddragelse af eksterne aktører Være nysgerrig på teknologiske muligheder og kundernes forventninger, fortrolig med metoder som f.eks. Design-thinking Er forpligtet til at give feedback (reaktiv) og også være proaktiv Hvordan kan vi anvende egen og andres data og systemer til at skabe sammenhængende services og sikre fremtiden? Udarbejdelse af data-strategier, beslutte forretningsdesign, udarbejdelse af strategier og visioner, og fremme øko-system mindset i arbejdet/hele organisationen Bruge data og optaget af sikkerhedsspørgsmål, samt finde egnede økosystemer organisationen indgår i Facilitere strategisk brug af data og samarbejde i brede økosystemer, samt respektere sikkerhedspolitikker Arbejde fortroligt sammen med andre og anvender data i såvel beslutningstagning som serviceudvikling

16 Kompetencer IT-kompetencer evnen til at udvikle, implementere IT og anvende IT-systemer (herunder høste gevinsterne) Digitale kompetencer: evnen til med teknologi og IT at understøtte og udvikle vores forretningsmodeller og strategier for at opfylde kundens behov på kort og langt sigt Digitale IT Modenhed/generation Kompetencer

17 Datadreven Digitalt lederskab IT-mindset 9 ORGANISATORISKE KAPABILITETER Fleksibelt arbejdsmiljø Kompetence bevidst Økosystemminded Kundefokuseret Ambidextralitet Agilitet

18 Vores fokus i kompetenceudvikling Har længe været overladt til IT og digitalisering Det holder ikke længere HR som central spiller? Kompetenceudvikling på alle niveauer

19 Spørgsmål

20 Digitaliseringsinstituttet