Referat af mødet i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget torsdag den 31. marts 2016 kl

Transkript

1 Dato: 14. april 2016 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat af mødet i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget torsdag den 31. marts 2016 kl I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Eva Christina Østerlund, Eva Sophia Myers, Frants Roager Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Marianne Holmer, Martin Svensson, Ole Nørregaard Jensen, Tanja Christensen, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup Afbud: Ole Næsbye Larsen og Karen Cauthery Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsordenen blev godkendt. Der var ingen kommentarer til referatet. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø 2.2 Arbejdstilsynets besøg på Biologi og FKF 2.3 Varegårdsprojektet 2.4 Beredskabs- og evakueringsøvelse i de forskellige enheder status og afholdelse i Skriftlig orientering om arbejdsskader 2.1 og 2.2. Klaus Lehn Petersen orienterede om, at Arbejdstilsynet kommer på risikobesøg i Kerteminde efter den 12. marts 2016 samt på besøg på Biologi den 11. april På Biologi skal de på dyrebesøg, og Biologi har kontaktet Arbejdstilsynet med forslag om, at det er de nye dyrestalde, som Biologi flytter ind i, som skal besøges, og ikke de gamle dyrestalde, som Biologi er i færd med at fraflytte. Frants Roager Lauritsen fortalte, at Arbejdstilsynet kommer på besøg på FKF den 11. april 2016, bl.a. for at drøfte psykisk arbejdsmiljø. FKF har udarbejdet handlingsplan på baggrund af APVresultaterne, således at denne kan danne grundlag for drøftelserne.

2 2.3. Dekanen orienterede om, at Varegårdsprojektet nu er startet formelt op som et SDU-projekt. Der har vist sig et SDU-behov for et varemodtagelsessted for hele vestsiden. Projektet er en del af etape 4 og 5, og der vil være brugerinddragelse. Udgifterne forventes at blive dækket med UNILAB-midler. Notat om Varegårdsprojektet er vedhæftet som bilag 1 til referatet Dekanen bad om, at institutterne og NATFAKSEK orienterede om status for beredskabsøvelser i de enkelte enheder. BMB har sidst holdt en øvelse i marts/april 2015 og planlægger en øvelse til efteråret FKF holdt en evakueringsøvelse i vinteren 2015 og planlægger en øvelse til efteråret IMADA venter på, at ombygningerne er afsluttet i slutning af maj, og planlægger at holde en øvelse i august/september Biologi flytter i nye lokaler maj 2016 og planlægger en øvelse, når de er kommet på plads. NATFAKSEK planlægger en øvelse til efteråret Institutlederne orienterede om følgende arbejdsskader: BMB BMB FKF Biologi Nærulykke Defekt isofluran anæstesti apparat Rift i hånd under rengøring af udstyr til vævsprøver Flaske under tryk springer i stinkskab snitsår på arm Trauma Marianne Holmer gjorde opmærksom på, at der mangler en psykologtjeneste som man kan ringe til. Dekanen tager det op med HR-chefen mhp. en fælles løsning. 3. Tema: Sundhed i arbejdstiden - oplæg ved Just Bendix Justesen, cand.scient., ph.d. Just Bendix Justesen er direktør og partner i Promentum og studieadjunkt ved Institut for Idræt og Biomekanik. Just Bendix Justesen holdt oplæg om projekter han har gennemført på forskellige arbejdspladser for målrettet at styrke medarbejdernes muskler og kondition, hvilket har medført øget produktivitet på arbejdspladserne. SU-/AMU nedsatte en arbejdsgruppe bestående af Klaus Lehn Petersen, Tanja Christensen og Tina Svejstrup. På det næste SU-/AMU-møde den 21. juni 2016 fremlægger arbejdsgruppen et forslag til et projekt om Sundhed på arbejdspladsen. 4. APV Fokuspunkter Dekanen bad om, at hvert institut og NATFAKSEK gav en orientering om processen med at arbejde med APV en. På BMB har man holdt møde i det lokale arbejdsmiljøudvalg og drøftet fokuspunkter samt

3 identificeret områder, som man ønsker at drøfte og lave fælles handlingsplaner for i SU. På FKF har man nedsat arbejdsgrupper til at arbejde med forskellige dele af APV en. Der er udarbejdet fokuspunkter samt handlingsplaner på baggrund af arbejdsgruppernes drøftelser. Frants Roager Lauritsen fortalte, at han har bedt Carsten Salling, i samarbejde med en erhvervspsykolog, om at facilitere et heldagsmøde der skal handle om krænkende adfærd. På IMADA planlægger man en workshop sammen med Carsten Salling, hvor der bl.a. skal arbejdes med, hvordan man kommunikerer internt. Fokuspunkter er udarbejdet, og udkast til handlingsplan er til behandling i IMADA s ledelsesgruppe. På Biologi har man i institutrådet drøftet mobning, hvilket nu er løst. Forskningsgrupperne på Biologi vil arbejde med stress. Biologi har bedt Teknisk service om hjælp til at løse problemer med indeklima og lys. På NATFAKSEK har man gennemgået APV en på et sekretariatsmøde. En arbejdsgruppe nedsat på mødet udarbejdede herefter et spørgeskema med spørgsmål til, hvordan konkrete udfordringer i hverdagen kan løses. Alle medarbejdere har afleveret konkrete løsningsforslag til de stillede spørgsmål. Forslagene er behandlet på et sekretariatsmøde, og der bliver nu arbejdet videre med forslagene, som vil munde ud i afholdelse af nogle temadage. SU-/AMU-medlemmerne behandlede de indsendte fokuspunkter: Dekanen vurderede, at stress som udgangspunkt bør håndteres lokalt, fordi stress er meget individuelt både i forhold til, hvad der udløser stress hos den enkelte medarbejder, og hvordan stress hos den enkelte medarbejder kan afhjælpes. Kun hvis der er tale om et meget konkret og veldefineret problem der afføder stress hos mange medarbejdere, bør det løftes op på fakultetsniveau. Inger Rose Hansen mindede om, at det er vigtigt at drøfte stress og trivsel på MUS. Eva Christina Østerlund foreslog at der blev lavet en slags beredskabsplan for stress, samt mulighed for stresscoaching. Som stressfaktorer blev mængden af administrative opgaver, manglende gennemsigtighed i administrationen og manglende kendskab til IT-systemer nævnt. Inger Rose Hansens erfaring var at nogle forskere ikke forstår indholdet af mails fra administrative medarbejdere og mente at det var vigtigt at de spørger om hjælp i disse situationer. Martin Svensson foreslog, at der ses på procedurerne for kvalitetskontrol i samarbejde med studienævnene. Martin Svensson fortalte, at man på IMADA har drøftet, hvordan man nedbringer mængden af e- mails. En måde at gøre det på er ved at holde faste ugentlige møder. Det er dog svært at samle medarbejderne pga. undervisningen.

4 Uddybende diskussion af fokuspunkter som forberedelse til fakultetets handlingsplan, som vil blive behandlet på SU/AMU-mødet i juni: Stress: Ole Nørregaard Jensen foreslog, at der udarbejdes en vejledning, en slags beredskabsplan, om stress, som beskriver tegn på stress og måder at håndtere stress. Vejledningen skal være rettet mod kollegaer og ledere. Udarbejdelse af vejledningen sættes ind i fakultetets handlingsplan. Dekanen drøfter forslaget med Merete Habermann. Administration: Fakultetet afventer den IT-brugerundersøgelse, som HSU er ved at gennemføre. Når denne er gennemført, vil SU vurdere, om der bør udarbejdes handlingsplaner på dette område. For at vurdere, om de administrative opgaver kan minimeres eller organiseres på en anden måde, er det nødvendigt, at institutterne bliver mere konkrete. Institutterne vender derfor tilbage med beskrivelser af konkrete administrative udfordringer. Sprogbarriere: Siderne på SDUnet om arbejdsmiljø bør være på engelsk. Dekanen drøfter mulighederne for engelske sider med Merete Habermann. Undervisningslokaler: Institutlederne indsender liste over mangler i undervisningslokalerne til Tanja Løvgren, hvorefter Tanja Løvgren indkalder til møde med institutterne og Teknisk service med henblik på udarbejdelse af en plan for afhjælpning af manglerne. Mobildækning: Fællesadministrationen har udarbejdet plan for bedre mobildækning og afsat midler i 2016 hertil. Tanja Løvgren følger op på status for implementering af planen. Laboratoriesikkerhed: Dekanen drøfter mulighederne for fælles sikkerhedsstandarder og procedurer med Merete Habermann. 5. Orientering fra Dekanen 5.1. Budgetstrategi Punktet blev af tidsmæssige årsager udsat til det ekstraordinære SU-møde tirsdag den 5. april Årsopgørelse 2015 Punktet blev af tidsmæssige årsager udsat til det ekstraordinære SU-møde tirsdag den 5. april 2016.

5 7. MUS Institutlederne og sekretariatschefen fra NATFAK havde indsendt oversigter over antal planlagte / afholdte MUS. Inger Rose Hansen spurgte om der var MUS der manglede at blive afholdt. FKF mangler nogle få samtaler, men de øvrige enheder har afholdt alle MUS som planlagt. MUS vil blive behandlet på det næste SU-møde for at drøfte, om der er medarbejdergrupper, som ikke får en MUS. Postdocs har ofte et-årige ansættelser og får derfor ikke altid en MUS. Herudover ønsker SU at drøfte, hvorfor der er medarbejdere, der siger nej til en MUS. Endelig vil der blive en opfølgning på tilbagemeldinger fra øvrige MUS-afholdere til institutleder / sekretariatschef. 8. Kompetenceudvikling 8.1. Skriftlig orientering om fordeling af kompetencefondsmidler. Af sagsfremstillingen fremgik følgende: Ansøgninger til kompetencefondsmidler i alt kr ,00 Midler til fordeling kr ,24 Bevilget midler i alt kr ,00 Afslag i alt kr ,00 Udskudt ansøgninger til behandling i næste ansøgningsrunde i alt kr ,00 Orienteringen blev taget til efterretning. 9. Sommerfest juni 2016 Alle institutter og NATFAKSEK melder en person hver ind til festudvalget. Tanja Løvgren undersøger mulighederne for at holde festen i Cortex Lab eller på Campuskollegiet. 10. Bordet rundt Inger Rose Hansen refererede fra møde i CUU d. 18. januar. I forbindelse med rekruttering overvejes brug af engelsktests. Det er nu vedtaget i CUU at det skal være frivilligt om man ønsker at gøre brug af disse tests ved ansættelse. HR-afdelingen vil arbejde videre med en model det bliver ikke i CUU-regi. Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på muligheden for særligt tilrettelagte kurser for medarbejdergrupper. CUU vil arbejde videre med et forslag om udarbejdelse af foldere med engelsksprogede medarbejderkurser.

6 Hele referatet kan ses her. Mødet sluttede Martin Zachariasen Formand Inger Rose Hansen Næstformand