Referat af møde i Samarbejdsudvalget tirsdag den 2. december 2014

Transkript

1 Dato: 18. december 2014 Ref: HP/tam j.nr. 043/300-5 Referat af møde i Samarbejdsudvalget tirsdag den 2. december 2014 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Inger Rose Hansen, Eva Sophia Myers, Frants R. Lauritsen, Eva Christina Østerlund, Karen Cauthery og Marianne Holmer. Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen, Martin Svensson, Tanja Christensen, Ole Nørregaard Jensen og Allan Haurballe Madsen Referat 1. Opfølgning på referat. Eva Christina Østerlund spurgte, om der vil komme en opfølgning på sidste SU-mødes tema vedrørende udenlandske medarbejdere. Dekanen svarede, at der skal følges op på trivsel blandt udenlandske medarbejdere og at dette var en del af strategiens handlingsplan. Dekanen fortalte, at HR-chefen har tilkendegivet, at han er positiv overfor, at der udarbejdes fælles retningslinjer for emeritus for hele SDU og han vil derfor foreslå, at det bliver sat på dagsordenen til det næste HSU-møde. 2. Orientering fra Dekanen Dekanen henviste til det ekstraordinære SU-møde den 1. december 2014, hvor han havde orienteret om dimensionering. 3. Budgetopfølgning Budget 2015 Dekanen fortalte, at budget 2015 endnu ikke er drøftet i ledelsesgruppen og gennemgik herefter hovedtrækkene i budgettet. På trods af, at fakultetets budgetterede ultimobeholdning i 2015 er på knap 40 mio. kr., skal NAT spare 3,7 mio. kr. i Det skyldes, at SDUs bestyrelse ved budgetlægningen for 2015 har taget udgangspunkt i budgettet for Bestyrelsen har valgt at være forsigtig, bl.a. fordi der er usikkerhed i forhold til dimensioneringen. Omend spareøvelsen er en udfordring, forsikrede Henrik Pedersen, at der ikke skal afskediges

2 medarbejdere på grund af det stramme budget. Han oplyste at fakultetet fremover vil få flere indtægter fra færdiggørelsesbonusser. Handlingsplan for NAT s Strategi Henrik Pedersen gennemgik NAT s strategiske fokus for , som han skal præsentere for SDUs bestyrelse i denne måned. De væsentligste aktiviteter vil på NAT være: - Udvikle yderligere på NATs model for uddannelser. - Sikre den excellente forskning. - Øge samarbejdet med erhvervslivet. Herudover er ledelsesgruppen meget opmærksom på den gode arbejdsplads, som bliver understøttet af karrierevejledning, kompetenceudvikling, projektlederkurser, gå hjemmøder, sommerfest og tværgående foredragsrækker. Klaus Lehn Petersen spurgte, om man i forbindelse med rekruttering gjorde forskere opmærksomme på, at der er adgang til meget infrastruktur på NAT, fordi man deles om det. Henrik Pedersen svarede, at det er man meget opmærksom på og det bliver opfattet som et aktiv blandt de forskere, der søger stillinger på SDU - det kan faktisk bruges i markedsføringsøjemed. Den gode arbejdsplads mental og fysisk sundhed Dekanen fortalte, at han har været i kontakt med Statens Institut for Folkesundhed (SIF) og Institut for Idræt og Biomekanik (IOB) omkring to pilotprojekter om henholdsvis mental sundhed og motion på arbejdspladsen. Henrik Pedersen foreslog, at SU på de kommende møder drøfter muligheden for at sætte et eller begge projekter i gang på NAT som pilotprojekter i Inger Rose Hansen spurgte, om medarbejderne skulle inddrages på frivillig basis eller om det var obligatorisk for medarbejderne at medvirke. Der var generelt enighed om, at inddragelse måtte ske på frivillig basis. Karen Cauthery bemærkede, at projekternes omfang skulle tage hensyn til den enkelte medarbejders øvrige arbejdsopgaver. Inger Rose Hansen bemærkede, at projektet om mental sundhed kunne være et godt tiltag i forhold til at arbejde med stress på arbejdspladsen. Klaus Lehn Petersen støttede særligt projektet vedrørende motion. Marianne Holmer sagde, at man på Biologi var godt i gang med at løse stressproblemer. Eva Christina Østerlund syntes, at det var gode tiltag, men var bekymret for, om medarbejderne ville prioritere det og melde sig til projekterne. Eva Sophia Myers sagde, at hun mente, at det afhang af aktiviteterne. Projektbeskrivelserne er sendt ud med referatet. I første omgang dog kun til SUs medlemmer. Projekterne bliver sat på dagsordenen for et af de kommende SU-møder.

3 4. Arbejdsmiljø 4.1. Orientering fra arbejdsmiljø herunder om valg v. Lars Duelund Lars Duelund orienterede om valg til fakultetets arbejdsmiljøudvalg og Hovedarbejdsmiljøudvalget i december og henviste til en oversigt over arbejdsmiljørepræsentanter jf. vedlagte bilag 1 til referatet. Det er vigtigt at nye medlemmer får info om muligheden for at deltage i arbejdsmiljøkurser Skriftlig orientering om arbejdsskader Der er ikke registreret arbejdsskader på NAT siden det sidste SU møde den 2. september Kompetencefonden 5.1 Orientering om ansøgningsrunden i oktober 2014 Tanja Løvgren fortalte, at kompetenceudvalget, som er nedsat under SU, har fordelt kompetencemidler for kr i oktober De fleste ansøgere fik tildelt midler, således at de delvist fik dækket de kompetenceforløb, som de havde søgt til. Der blev givet afslag til et par ansøgninger, hvor det søgte ikke var jobrelevant. 6. MUS Institutledere og fakultetssekretariatschef gav en tilbagemelding om MUS ud fra følgende spørgsmål; 1) Har alle medarbejdere været til MUS? 2) Når MUS bliver delegeret til mellemledere, er der en tilbagemelding til institutledere/sekretariatschef? 3) Benyttes GRUS-samtaler? 4) Er der særlige tilbagemeldinger fra forskellige medarbejdergrupper? 5) Er der særlige tiltag på de enkelte institutter/sekretariatet? 6) Bør institutternes og sekretariatets MUS skemaer ligge på hjemmesiden til inspiration? Frants R. Lauritsen MUS-samtaler bliver holdt løbende én gang om året. En del MUS-samtaler, bl.a. med laboranterne, er uddelegeret til mellemledere, og MUS med ph.d.-studerende bliver holdt af instituttets ph.d.- studieudvalgsmedlemmer. Frants Lauritsen får ikke tilbagemeldinger fra alle, men vil sikre, at han får det fremover og ligeledes sikre, at mellemledere får holdt de MUS-samtaler, som de har fået uddelegeret. Frants Lauritsen holder uformelle karrieresamtaler med de postdocs, der beder om det. Som opfølgning på MUS bliver der holdt GRUS med de ph.d.-studerende. Tilbagemelding fra

4 ph.d.-grus er, at der er meget administration forbundet med uddannelsen. Marianne Holmer MUS-samtaler bliver holdt løbende, så alle er til MUS én gang om året. Instituttets ph.d.-studieudvalgsmedlemmer holder MUS med de ph.d.-studerende med en tilbagemelding til institutlederen. Der bliver holdt GRUS. Tilbagemeldingerne fra GRUS er følgende: - Flere ønsker at afholde retreats. - Der er større fokus på karriere. - Kommunikation omkring undervisning skal forbedres i grupperne. - Der bliver holdt flere møder i grupperne, eksempelvis laboratoriemøder, hvilket er godt, og grupperne samarbejder bedre nu. - Der et ønske om flere TAP-ressourcer. - Forskere føler sig stresset over manglende succes ved ansøgninger om eksterne midler. - Forskere mangler support fra værksteder. - Ansvarlighed i forhold til opgaver kan variere meget. Det er ikke transparent hvem der gør hvad. - Der mangler support i forhold til Blackboard. Eva Sophia Myers MUS er ved at blive afholdt og varetages af Eva Sophia Myers og Niels Kring, som er i tæt dialog omkring samtalerne. Eva Sophia Myers og Niels Kring er i tæt dialog med medarbejderne i løbet af året. Derfor har hun i år valgt at lægge MUS i forlængelse af kompetenceudviklingsforløbet. Ole Nørregaard Jensen Ole Nørregaard Jensen deltog ikke i mødet, men har efterfølgende meldt følgende svar ind: Der bliver p.t. holdt MUS med alle medarbejdere, og næsten alle medarbejdere har været igennem. Der kommer altid en tilbagemelding til Ole Nørregaard Jensen på uddelegerede MUSsamtaler. Der bliver holdt GRUS med alle medarbejdergrupper. På baggrund af GRUS-samtaler er der oprettet erfaringsudvekslingsgrupper. Laboranterne holder laborantfrokost en gang om måneden, og A-TAP erne holder ét møde om måneden. Det har resulteret i bedre kommunikation i grupperne. GRUS har også resulteret i, at BMB holder tour de lab. Martin Svensson Martin Svensson deltog ikke i mødet, men har efterfølgende meldt følgende svar ind: Alle medarbejdere har modtaget invitation til MUS, men alle har endnu ikke været til MUS. Ph.d.- udvalgets VIP er afholder MUS med ph.d.-studerende, og forventningen er, at de når af få afholdt MUS med alle før udgangen af året. Jeg afholder MUS med alle øvrige medarbejdere, totalt 39 personer. Pt. er der 24 afholdte eller planlagte MUS er i Martin Svenssons kalender. Der er i sidste uge blevet udsendt en påmindelse omkring MUS med en opfordring til de sidste om at booke tid med institutsekretæren. I specielle tilfælde tillader Martin Svensson MUS i januar, hvis der ikke kan findes et passende tidspunkt før jul.

5 Martin Svensson taler med ph.d.-udvalgets medlemmer og modtager de udfyldte MUS-skemaer. Han forventer at afholde GRUS med ph.d.-studerende primo Fra de øvrige forskergrupper (matematik, datalogi, statistik) har han ikke modtaget ønsker om GRUS, men det forventer han at diskutere i instituttets ledelsesgruppe før udgangen af året. Der er tilbagemeldinger om mangel på kontorplads. For eksempel finder adjunkter, som ikke har eget kontor, det problematisk at skulle dele kontor, eftersom de ofte har brug for at mødes med både studerende og gæsteforskere. Forskere melder også, at de har svært at forstå formålet med og forventningerne til undervisningsportfolio. De finder det også uhensigtsmæssigt, at den nødvendigvis skal udvikles i PURE, dels fordi dette system ikke supporterer undervisningsportfolio, og dels fordi det er Blackboards funktion for undervisningsportfolio som bliver benyttet i forbindelse med universitetspædagogikum. Udover at diskutere arbejdsforhold bliver MUS en også brugt til at drøfte karriereplaner: for adjunkter er det ofte vigtigt at få drøftet muligheden for at blive lektor, og for lektorer er det ofte vigtigt at få drøftet muligheden for at blive professor. Der bliver også diskuteret planer, muligheder og ønsker for eksterne bevillinger og for samarbejder, både internt og eksternt i forhold til SDU. For nye, udenlandske medarbejdere, bliver der ofte drøftet behov og spørgsmål omkring integration (sprog, omgivende samfund, skole, familie, kultur, bolig ), og hvor man kan henvende sig for at få hjælp med dette. Beslutning: Henrik Pedersen gjorde det meget klart, at MUS er en opgave, som skal løses. SU besluttede, at de enkelte institutters / afdelingers forberedelsesskemaer til MUS skal ligge på deres sider på SDUnet, og at der vil blive linket til dem fra NAT s kompetenceside på SDUnet. Tanja Løvgren har efter SU-mødet sendt en mail ud til institutledere og institutsekretærer om dette. 7. Fremtidige temaer Følgende temaer blev foreslået: - FESTA - Den gode arbejdsplads - Evaluering af fyraftensmøder og distinguished lectures fælles fakultetsånd - Intern kommunikation - Stresshåndtering erfaringer - Fordeling af arbejdsopgaver - Infrastruktur - Håndtering af voksende indrapporteringskrav - Årshjul for afrapportering Beslutning: SU blev enig om, at temaet næste gang skal handle om håndtering af stigende krav fra omverdenen til indrapportering, hvilket hænger sammen med den gode arbejdsplads, stress og

6 håndtering af arbejdsopgaver. 8. Sommerfest Eva Sophia Myers foreslog, at temaet for sommerfesten kunne være den gode tone. 9. Evt. Referat og beslutning: Der blev nedsat et festudvalg til sommerfesten bestående af Martin Svensson, Ole Nørregaard Jensen, Tanja Christensen og Ole Næsbye Larsen. Festudvalget har det overordnede ansvar for festen, men må selvfølgelig uddelegere opgaver. Eva Sophia Myers og Tanja Løvgren arbejder i samarbejde med festudvalget videre med at forberede festen. Dekanen fortalte, at Rektor gerne vil støtte opbygningen af Danish Institute for Advanced Study (DIAS), som skal samarbejde med Institute for Advanced Study, der er en selvstændig akademisk institution beliggende i Princeton, New Jersey. Rektor har tilkendegivet, at DIAS kan få lokaler i et nyt hus, der er ved at blive bygget ved Cortex Park. Hvis det er en realitet, vil det løse nogle af NAT s pladsproblemer. Inger Rose Hansen orienterede fra afholdte møder i Det centrale uddannelsesudvalg (CUU): Hun gjorde opmærksom på, at der ikke længere findes et kursuskatalog i papirudgave og foreslog, at alle institutter / afdelinger udprinter nogle CUU-kursusbrochurer til at have liggende i frokoststuerne. Hun gjorde særligt opmærksom på MUS-kurser for ledere og mindede om, at engelskkurser er gratis. HR udvikler gerne engelskkurser for bestemte medarbejdergrupper. Certificeringen vedr. undervisningen på engelsk er i gang, og turen er nu kommet til Naturvidenskabs undervisere. I tilfælde af at certificering ikke kan gives, vil der blive sat ind med relevant kompetenceudvikling. Mødet sluttede kl Henrik Pedersen Formand Inger Rose Hansen Næstformand