Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 14. juni 2016 kl i mødelokale 096

Transkript

1 Dato: 09. oktober 2016 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 14. juni 2016 kl i mødelokale 096 I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Eva Christina Østerlund, Frants R. Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Ole Nørregaard Jensen, Martin Svensson, Tanja Christensen, Niels Kring, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen, Marianne Holmer Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsorden blev godkendt. Martin Svensson bad om at følgende blev rettet i referatet af 31. marts 2016: Pkt. 4 APV 2015 Fokuspunkter: I stedet for hvordan vi kommunikerer skal der stå hvordan vi kommunikerer internt. Referatet er efterfølgende blevet rettet og lagt på nettet. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Tina Holm Svenstrup fortalte, at man på BMB har drøftet mulighederne for at sortere hård og blød plast. Tina spørger Leif Jensen om mulighederne for mere affaldssortering. 2.2 Varegårdsprojektet SU/AMU drøftede indkørselsforhold i forhold til kælderens placering, da der skal være plads til, at en lastbil kan køre ind. Det er vigtigt, at det sikres, at vibrationer, støj og lugt ikke generer de nærliggende kontorer og laboratorier. Kontorerne og mødelokalerne, der ligger ud mod varegården, må ikke forstyrres af støj og lugt fra de gøremål, der er i varegården, da dette er ophav til et

2 potentielt stressende arbejdsmiljø. Da det øjensynligt er svært at garantere dette hundredeprocent, bør kontorerne forsynes med aircondition og støjreducerende vinduer, således at SDUs kerneopgaver kan udføres i et godt arbejdsmiljø. Klaus Lehn Petersen tager kælderdybde og støjgener med i høringssvaret. 2.3 Skriftlig orientering om arbejdsskader SU/AMU tog orienteringen om, at der ikke har været arbejdsskader siden det sidste SU/AMU-møde, til efterretning. 3. Sundhed i arbejdstiden Arbejdsgruppen bestående af Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup og Tanja Christensen orienterede om projektets status. Gruppen havde sendt ca. 600 spørgeskemaer ud og modtaget ca. 100 tilbagemeldinger, som var positive. Arbejdsgruppen holder møde med SDU fitness onsdag den 15. juni 2016 for at undersøge, hvad SDU Fitness kan tilbyde. Herudover er Klaus Lehn Petersen i kontakt med firmaet Axa for at lære af deres erfaringer med sundhed i arbejdstiden. SU/AMU var positive over for projektet, og dekanen vurderede at 2 gange ½ time om ugen ville være passende. Det blev understreget at projektet skulle være et frivilligt tilbud. Arbejdsgruppen vender tilbage med forslag til et pilotprojekt med motion to gange om ugen for en mindre enhed. 4. APV Handlingsplaner SU/AMU gennemgik og drøftede de enkelte enheders handlingsplaner. Både på Biologi og BMB har ledelse været et tema. Dekanen fortalte, at ledelsesgruppen arbejder med at skabe en mere tydelig ledelsesstruktur. På BMB var der udfordringer ifm. engelsktalende medarbejdere, bl.a. ensomhed og efterlysning af mere info på engelsk. De har derfor besluttet at arrangere fælles frokost for engelsktalende personale, samt tilbud om dansk mentor til nyansat engelsktalende personale. Stress er også et gennemgående tema. Der vil ikke blive udsendt et fællesspørgeskema om stress som foreslået af BMB, men dekanen bad de enkelte enheder om at arbejde videre med stress.

3 Frants R. Lauritsen orienterede om en netop afholdt workshop på FKF med en ekstern arbejdspsykolog på baggrund af APV ens resultater om krænkende adfærd, hvor 80 personer deltog. Han har efterfølgende sendt slides fra workshoppen ud til SU/AMU-medlemmerne. På IMADA fylder den psykiske APV mest, idet de fysiske rammer i forhold til støjgener og tidligere kontorer i den nye undervisningsbygning og på TEK nu er bragt i orden. Martin Svensson har taget hånd om de to tilfælde af krænkende adfærd, som APV en havde afdækket. På fakultetssekretariatet har man særligt koncentreret sig om at sikre, at det psykiske arbejdsmiljø forbliver godt. Opgave Niels Kring sikrer, at der bliver reklameret for SDU s internationale klub i det næste nyhedsbrev fra fakultetet. 4.2 Fokuspunkter Dekanen refererede til et møde, han og Tanja Løvgren har holdt d. 2. juni 2016 med Merete Habermann for at drøfte nogle af de emner der på sidste SU/AMU-møde blev udpeget som fokuspunkter, nemlig stress, sprogbarrierer og laboratoriesikkerhed. Stress Martin Svensson nævnte i forhold til IGLO-princippet (IGLO står for Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation), at medarbejdere bliver stresset over beslutninger der bliver truffet andre steder i organisationen og som påvirker den enkelte medarbejders arbejdsopgaver. Dekanen fortalte, at ledelsesgruppen arbejder med at skabe en mere tydelig ledelsesstruktur. Dekanen gjorde igen opmærksom på, at stress som udgangspunkt skal håndteres i de enkelte enheder og anbefalede, at arbejdsmiljøgrupperne skeler til værktøjer som Merete Habermann henviser til, f.eks. IGLO-princippet og Flow-teorien. Engelske arbejdsmiljøsider Dekanen orienterede om, at Merete Habermann havde forklaret, at arbejdsmiljøsiderne som udgangspunkt er vejledninger til de lokale arbejdsmiljøudvalg, der selv skal udarbejde materiale til brug i enhederne, og derfor er siderne på dansk. Dog vil HR arbejdsmiljø oversætte sider, hvor der er behov for, at de anvendes direkte af medarbejderne. Institutlederne skriver til Merete Habermann, hvilke sider de mener, bør være på engelsk. Laboratoriesikkerhed SU/AMU besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe til at undersøge institutternes sikkerhedsprocedurer i laboratorierne og på baggrund heraf at udarbejde udkast til evt. standardsikkerhedsprocedurer. Frants R. Lauritsen oplyste, at FKF s daglige arbejdsmiljøkoordinator Stefan Vogel indtræder i arbejdsgruppen fra FKF.

4 BMB og Biologi sender navnene på medarbejdere til arbejdsgruppen til Tanja Løvgren inden sommerferien. Tanja Løvgren orienterer herefter arbejdsgruppen om opgaven. Administrative opgaver Inger Rose Hansen mente, at det var vigtigt, at VIP- og TAP-medarbejdere samarbejder om at nedbringe mængden af administrative opgaver. Inger Rose Hansen fortalte, at HSU nu skal behandle resultaterne af IT-undersøgelsen, hvilket kan medføre ændringer i administrative opgaver. Niels Kring fortalte, at han er med i en arbejdsgruppe om at prioritere it-systemer. Dekanen gjorde opmærksom på, at det er vigtigt at skelne mellem administrative opgaver som fakultetet kan påvirke og de opgaver som er arbejdsvilkår. Dekanen bad om, at institutterne hver især vender tilbage med en liste over fem administrative opgaver som medarbejderne på institutterne synes fylder uhensigtsmæssigt meget. Tanja Løvgren gjorde opmærksom på, at der er behov for, at SU/AMU definerer mål og handlingsplan for fakultetets fokuspunkter. Opgave Tanja Løvgren udarbejder udkast til handlingsplan i samarbejde med dekanen og Inger Rose Hansen til behandling på det næste SU/AMU-møde. 5. Arbejdstilsynets tilsynsbesøg i april 2016 Dekanen orienterede om, Arbejdstilsynets tilsynsbesøg på SDU herunder på Biologi og FKF i april 2016, hvilket for NATs vedkommende har resulteret i følgende fra Arbejdstilsynet: Vejledning om forebyggelse af mobning Vedledning om arbejdsmængde og arbejdspres Vejledning om forebyggelse af mobning blev afgivet til det samlede universitet og på baggrund af tilsynet hos Institut for Fysik, Kemi og Farmaci. Dekanen opfordrede institutterne og sekretariatet til at arbejde med vejledningerne lokalt og melde ind til dekanen, hvis der er noget enhederne ikke selv kan løse. SU/AMU drøftede, at der bør være en definition af mobning i APV-spørgeskemaet. Tanja Løvgren har efterfølgende sendt anbefaling til Merete Habermann om at indsætte en definition af mobning i APV-spørgeskemaet. Merete Habermann har oplyst, at definitionen var med i spørgeskemaet.

5 6. Orientering fra Dekanen 6.1 Budgetstrategi Dekanen orienterede om fratrædelserne og de fremtidige sparemål frem til Alle berørte medarbejdere er orienteret, nogle fratrædelsesaftaler er dog endnu ikke færdigforhandlet. Dekanen forventer, at budgettet er i balance i Meget afhænger dog af indtægter, herunder hvordan forskningsmidler bliver fordelt. Herudover er det usikkert, hvordan fremdriftsreformen vil påvirke NAT s økonomi. Sparemål omkring uddannelse er endnu ikke implementeret. Bliver økonomien forbedret, kan man evt. vælge at aflyse nogle af besparelserne frem til Orienteringen blev taget til efterretning. 7. Besparelser evaluering Flere institutter mente, at der burde have været mere information undervejs om processen, herunder helt konkret hvornår og hvordan berørte medarbejdere ville blive informeret. Fakulteterne informerede ikke medarbejderne samtidigt, hvilket trak processen ud. SU drøftede fordele og ulemper ved at sætte antal personer på for hvert institut. 8. Budgetopfølgning orientering fra dekanen Fakultetsoversigten viser et underskud for 2016 på 11,4 mio. kr. Dekanen forventer, at indtægterne bliver øget og at underskuddet derved vil blive mindsket til 5-6 mio. kr. Dog er der endnu ikke lagt tilvalg ind i budgettet og dekanen forventer, at der i denne sammenhæng skal bruges af egenkapitalen. 9. MUS 2015 opfølgning MUS 2015 opfølgning blev udskudt til næste SU/AMU-møde. 10. Sommerfest evaluering Evaluering af sommerfesten blev udskudt til næste SU/AMU-møde. 11. Engelsk som arbejdssprog kursusudbud fra CUU Betina Rohr fra HR-afdelingen var inviteret til at deltage i dette punkt. Hun fortalte, at det af SDU s sprogpolitik fremgår, at det forventes, at medarbejdere deltager i nødvendige kompetencegivende engelskkurser. Der ligger ikke noget krav fra Direktionen om, at der skal være et bestemt engelskniveau hos medarbejderne, men at engelskkundskaberne hos den enkelte medarbejder passer til medarbejderens jobfunktion. På NAT har 30 TAP er været på engelskkursus inden for de sidste 2 år.

6 Engelskkurserne er gratis. Som udgangspunkt skal der 8 medarbejdere til at starte et kursus, men er der færre, forsøger HR at finde en løsning. Der er mulighed for at tilmelde sig eksisterende kurser, men HR-afdelingen kan også arrangere særligt tilrettelagte kurser for en bestemt medarbejdergruppe. Et kursus kan både afholdes som intensivt kursus eller nogle timer om ugen fordelt over et antal uger. Dekanen opfordrede institutterne og fakultetssekretariatet til at udnytte mulighederne for at sikre, at deres medarbejdere har de nødvendige engelskkundskaber, herunder at tage behovet op ved MUS. Betina Rohr opfordrede til, at evt. redigeringsforslag til folderen Ønskelige engelskkompetencer for TAP sendes til hende. Her link til: Folder - Ønskelige engelskkompetencer 12. Bordet rundt Tanja Christensen opfordrede til, at SU inviterer Samarbejdssekretariatet med henblik på at få inspiration vedr. form og indhold af SU-møderne. Tanja Løvgren tager kontakt til Samarbejdssekretariatet for at undersøge mulighederne for et sådant inspirationsmøde, som vil blive drøftet på næste SU-møde.