Referat fra bestyrelsesmøde den kl

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde den kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Søren Asp Mikkelsen (SA) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Jacob Nielsen (JN) Torben Bugge (TB) Susanne Markussen (SM) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Lena Søllingvraa Walters (LW) Kent Gregersen (KG) - referent Fraværende: Torben Bugge (TB) og Niclas Bach Christensen (NB) Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra mødet d Bilag 1 fra mødet et blev underskrevet. Punkt 2 Opgørelse af resultatkontrakt Sagsfremstilling Resultatkontrakten for skolen året har haft følgende indsatsområder: Basisramme: 1. Prøveresultater 2. Strategiproces og strategiimplementering 3. Udvikling af HF og VUC tilbud Ekstraramme:

2 4. Prioritering af planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid med eleverne ved undervisning og andre læringsaktiviteter 5. Fastholdelse a. Fravær b. Gennemførelse c. Prøvedeltagelse 6. Sikker økonomisk drift Opgørelsen af resultatkontrakten indstilles til godkendelse. Opfyldelse: 99% på basisrammen 71,9% på ekstrarammen Bilag 2. Opgørelse af resultatkontrakt for skoleåret Der henvises derudover til nyt bestyrelsessite på skolens intra for alle uddybende dokumentationsbilag. Sitet præsenteres på mødet. Såfremt der er ønske om at tilgå bilagene inden mødet, rettes henvendelse til Marianne Lose Schulz LB indledte med at sige at resultatkontrakten er bestyrelsens redskab til at medvirke til at styre, hvad ledelsen skal have fokus på. Den er opdelt i en basisramme og en ekstra ramme som vi gennemgår og drøftet, hvorefter bestyrelsen uden ledelsens deltagelse tager stilling til målopfyldelsen. MJ gennemgik ledelsens oplæg. Indsatsområde 1 er faglighed udmøntet i karakterer sammenlignet med landsgennemsnit og udvikling i egne tal samt løfteevne målt i den socioøkonomiske reference. Der har været udfordringer som egentlig er forudsat ift nogle af spørgsmålene. Generelt er målopfyldelsen dog rigtig god. I forbindelse med indsatsområde 2 omkring strategi er der også en rigtig god målopfyldelse med mange projekter, et vellykket EUD-forberedende forløb og en gennemført KTU. På indsatsområde 3 har der været en rigtig positiv udvikling i fjernundervisningstilbuddet.

3 På ekstrarammen indeholder indsatsområde 1 en lærer/kursistratio som er tilfredsstillende og en udvikling i den andel af lærernes arbejdstid, som anvendes med kursisterne som kunne være lidt bedre. Indsatsområde 2 omkring fastholdelse ser til gengæld skidt ud med negativ udvikling i stort set alle parametre inden for fravær, frafald og prøvedeltagelse. Udviklingen har medført at der er meget stort fokus på opfølgningen på kursisternes fravær m.m. med indførelse af nye procedurer. En af de ærgerlige konstateringer er at frafaldet i 2.HF steg markant i seneste skoleår. Det drøftedes om tallene er unikke eller samme udfordringer vil kunne ses på andre skoler. Der var enighed om at skolen ikke adskiller sig markant fra andre skoler i landet om end vi ikke har konkrete tal på området. Der kan være udfordringer i forskellige opgørelsesmetoder omkring fravær. Endvidere var der et ønske om at sætte mere fokus på arbejdet med data på området herunder tidsserier som sammenligner egne tal over tid og analyser af sammenhænge mellem eksempelvis fravær og gennemførelse og sammenligning med sektoren i øvrigt, hvor det er muligt. MJ understregede at det er en del af skolens strategi at arbejde mere systematisk med data. Generelt konstateredes det at der er stort fokus på støtte kursisterne som kommer på skolen og deres ønske om at gennemføre en uddannelse. Endelig var der en drøftelse af muligheden for at spørge de frafaldne om grundene til frafaldet. Det gøres ikke systematisk for nærværende, men der søges hele tiden viden om emnet i gennem deltagelse i konferencer, forskning m.m. Det blev understreget at et frafald fra en uddannelse sagtens kan føre til start på en anden uddannelse. Indsatsområde 3 omkring sikker økonomisk drift er generelt gået godt med nogle udsving hen over året. Efter en kort drøftelse godkendte bestyrelsen den indstillede opfyldelse af resultatlønskontrakten for skoleåret 2015/16. Punkt 3 Resultatkontrakt Sagsfremstilling Der er udarbejdet et udkast til resultatkontrakt. Indsatsområderne er: Basisramme:

4 1. Styrkelse af faglighed - prøveresultater 2. Strategiproces og strategiimplementering 3. Udvikling af HF og VUC fagtilbud Ekstraramme: 4. Prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid 5. Fastholdelse 6. Sikker økonomisk drift Der ønskes en drøftelse af, hvorvidt disse resultatmål er i overensstemmelse med og dækkende for bestyrelsens ønsker til resultatmål for det kommende år. Det indstilles, at Lars Bang bemyndiges til, på baggrund af denne drøftelse, at indgå resultatlønsaftale for det kommende skoleår. Bilag 3 Udkast til resultatkontrakt MJ gennemgik udkastet til resultatlønskontrakt for skoleåret 2016/17. Der kom følgende bemærkninger: Ad punkt 1.2 omkring eksamensgennemsnit i forskellige ønskes en sammenligning af udviklingen over 4 år. (13/14 16/17) Ad punkt 2.3 omkring et strategiprojekt i psykologi-faggruppen drøftedes det om der kan fastsættes et måltal for opfyldelsen. Ad punkt 1.1 i ekstrarammen drøftedes det hvor langt ned lærer/kursistratio kan komme og dermed hvorledes et måltal kan formuleres. Ad punkt 3.1 i ekstrarammen omkring sikker økonomisk drift blev det fastsat at der i forlængelse af halvårsopfølgningen i september ikke bør ske væsentlige afvigelser. I forlængelse af de faldne bemærkninger bemyndiges LB til at indgå en resultatlønsaftale for det kommende skoleår. Punkt 4 Økonomiopfølgning halvårsregnskab Sagsfremstilling I opfølgningen for første halvår er der skrevet kommentarer ud for de steder, hvor der er større afvigelser fra budgettet. Indtægtsbeløbene er uddybet på en side for sig.

5 Den realiserede aktivitet i foråret og indtægt i foråret viser ca. 9 årskursister under budget på HF2 og ca. 11 årskursister over budget på AVU. En anden væsentlig afvigelse er et geografisk tilskud på ca. 1 mio. kr., som ikke var besluttet under budgetlægningen. Til gengæld blev undervisningstaxameter reduceret lidt, men det gav for os en nettogevinst på ca kr. Afvigelser på løn i første halvår er forholdsvis begrænsede og øvrige afvigelser skyldes periodeforskydninger. Siden sidste opfølgning er de væsentligste ændringer at der er kommet en ekstra HF2-klasse i efteråret og der er en fortsat stigning i aktiviteten på AVU i efteråret. Af bilaget vedrørende økonomivurderingen (estimat) for hele 2016 fremgår de større afvigelser i forhold til budgettet. Det er som nævnt ændringer i aktivitet og geografisk tilskud samt justeringer for laboratoriekurser, lokalløn og interiørområdet. Det skal understreges, at det er en foreløbig vurdering, og at der fortsat er mange usikkerhedsfaktorer i denne forbindelse. Bilag 4 Budgetopfølgning efter 1. halvår 2016 Økonomivurdering august 2016 Budgetopfølgningen og dermed halvårsregnskabet tages til efterretning. KG udleverede en oversigt, som viser de væsentligste tal i forbindelse med halvårsregnskabet og økonomivurderingen for hele I første halvår er aktiviteten i alt ca. 4 årskursister over budget (-9 på HF2, +2 på HFe og +11 på AVU) og indtægterne er samlet ca. 0,3 mio. kr. over budgettet. Hvis der ses på forbrug ift budget er overskuddet i første halvår på ca. 1,5 mio kr., hvor løn giver et overskud på ca. 0,1 mio. kr., mens øvrig drift viser et mindre forbrug på i alt ca. 1,4 mio. kr. Vurderingen af hele 2016 er et samlet overskud på 1,75 mio. kr. som dermed er en del større end det budgetterede overskud på 1,0 mio. kr. (Sammensætningen af ovenstående fremgår af den nævnte oversigt, som kan ses samme sted som referatet.) HN gav udtryk for en generel bekymring ift at skolen igen kommer ud med et overskud som er større end det budgetterede. Forklaringerne herpå er blandt andet en god planlægning, som

6 også rækker ind i 2017 (hvor vores taxameterindtægter reduceres) og det held at skolen ikke har haft udgifter til skader (hvor vi er selvforsikrede). Endelig konstaterede LB at et overskud sagtens kan bruges i forbindelse med kommende investeringer, som vil blive redegjort for under orientering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 5 Opfølgning på Nøgleområder (kvalitetspolitik) Sagsfremstilling Nøgleområder for skoleåret 2015/2016 har været: Fagflex To-sprogede kursister Der er for disse to områder lavet evalueringer. Disse er vedlagt som bilag. For det kommende år sætter kvalitetsstyringen på skolen fokus på nedenstående nøgleområder: Strategiimplementering Fjernundervisning EUD-forberedende forløb Det indstilles at bestyrelsen tager evalueringen af nøgleområderne til efterretning, samt støtter op om valgte nøgleområder. Bilag 5 Bilag 6 Notat vedr. dette års nøgleområder. Nøgleområder for 2016/17 LW gennemgik den udsendte evaluering af nøgleområderne i 2015/16. I forhold til fjernundervisning oplever langt de fleste kursister, at forløbet har levet op til deres forventninger, mens det kan bemærkes at en større andel af kursisterne end tidligere hellere ville have fulgt et daghold. I forhold til EUD forberedende forløb opleves det at forløbene som har været afviklet på Tradium har været en stor succes, og der er indgået en aftale om et fast samarbejde med Tradium om Upgrade forløb.

7 I forhold til 2016/17 foreslår skolen at fortsætte med fjernundervisning og EUD forberedende forløb som nøgleområder. Disse suppleres af skolens strategiimplementering som foregår via en projektmodel, som kørte første gang i 2015/16. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og støtter op om de valgte nøgleområder for 2016/17. Punkt 6 HF-reform Sagsfremstilling Den blev der udsendt forslag til lov om de gymnasiale uddannelser. Dette lovforslag betyder ganske væsentlige ændringer i HF-uddannelsen. Disse ændringer betyder blandt andet at uddannelsen skal være målrettet primært de mellemlange og korte videregående uddannelse. Uddannelse vil dog også stadig kunne give adgang til lange videregående uddannelser. Dette kan ske enten via en udvidet fagpakke undervejs i uddannelsen eller via et ekstraforløb taget via HF-enkeltfag. Skolen skal udbyde at antal fagpakker rettet tydeligt mod en gruppe uddannelser. Disse fagpakker skal meldes ind på optagelse.dk i starten af november. Som noget nyt skal vi kunne optage direkte fra 9. klasse allerede fra sommeren På mødet vil ledelsen give en orientering og en status på arbejdet med HF-reformen og de tiltag herunder tidsplan som ledelsen arbejder med aktuelt. Ledelsen vil desuden præsentere et første udkast til fagpakker. Der ønskes en drøftelse af 1. udkast til fremtidigt fagpakketilbud på Randers HF & VUC. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. MJ udleverede en række slides og en opgørelse af hvilke uddannelser som skolens HF-kursister efterfølgende starter på. Oplægget er blevet færdigt i denne uge og kunne derfor ikke udsendes på forhånd. (For uddybning af oplægget er slides og opgørelse tilgængelige samme sted som referatet). Slides viser en status på processen med HF-reformen med særlig fokus på de fagpakker, som skolen foreslår at udbyde i forlængelse af reformen. Fagpakkerne sammensætning skal

8 afklares inden for kort tid om end de først i praksis starter i efteråret 2018 på tredje semester for de kursister som optages i sommeren Skolen har forsøgt at skræddersy fagpakker som peger ind i efterfølgende uddannelser på sundhedsområdet, det tekniske område, merkantile område, det pædagogiske område m.fl. Baggrunden herfor er drøftelser med de aftagende uddannelsesinstitutioner (disse drøftelser vil fortsætte i den kommende tid) og opgørelsen af hvilke uddannelser skolens kursister oftest fortsætter på. Oplægget blev drøftet bl.a. med fokus på betydningen af at 9. klasses elever kan starte på uddannelsen allerede i sommeren 2017 og om nogle af pakkerne skal justeres bl.a. i forhold til at matche behovene på sygeplejerskeuddannelsen. Endvidere konstateres det, at skolen i princippet har vide rammer for tilrettelæggelsen af fagpakkerne, men der er et behov for at være fokuseret og realistisk, så skolen skaber sin egen profil. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen til efterretning og ønskede at blive orienteret om de endelige fagpakker i forbindelse med at de indberettes på optagelse.dk. Punkt 7 Revideret regnskabsinstruks Sagsfremstilling Der er udarbejdet en revision af den gældende regnskabsinstruks. Baggrunden herfor er at få indføjet de organisatoriske ændringer i ledelsen, som er foretaget i sommeren 2016 og endvidere få ændret i beskrivelsen som konsekvens af de ændrede arbejdsgange, som anskaffelsen af faktura-systemet Aqoola har medført. Endvidere er der ændringer i bankaktiviteter som følge af ophør af investering i værdipapirer og deraf lukning af konti i Nykredit. Bilag Ledelsen indstiller, at den reviderede regnskabsinstruks godkendes. Den reviderede regnskabsinstruks eftersendes pr. mail og placeres på det nye bestyrelses site på skolens intra. Ændringer er markeret med rødt. Bestyrelsen besluttede at godkende og efterfølgende underskrive den reviderede regnskabsinstruks.

9 Punkt 8 Kapacitetsfastsættelse på HF2 Sagsfremstilling Vi skal hvert år tage stilling til skolens kapacitet i forhold til HF2. Dette meddeles efterfølgende til regionen. Ledelsen indstiller, at skolens kapacitet fastholdes på 9 HF2 klasser. Bestyrelsen godkendte den foreslåede kapacitetsfastsættelse. Punkt 9 Orienteringspunkter Sagsfremstilling Møde med Danske Bank Finanslovsforslaget Talentspor/Team Danmark Bestyrelsen tager orientering til efterretning. De fastsatte punkter blev ikke nået. I stedet orienterede MJ om at skolens ledelse er i gang med at afklare behovet for opgradering af det eksisterende ventilationssystem. Et rådgivende ingeniørfirma har vurderet investeringen heri til at være på mere end 12 mio. kr. Endvidere har skolen i den seneste uge fået foretaget en måling af indeklimaet i udvalgte klasselokaler, og rapport herom forventes inden for kort tid. Den umiddelbare vurdering er at der vil være behov for at igangsætte et projekt omkring opgradering af ventilationssystemet. Opgaven hermed vil være krævende i forhold til økonomi og planlægning af skolens daglige drift og samtidig vil det betyde at det planlagte projekt omkring kontorrenovering må udskydes indtil videre. I forhold til økonomi er banken orienteret om et eventuelt behov for finansiering, og den stiller sig positivt i forhold hertil. JN støttede på kursistrådets vegne op om behovet for forbedring af indeklimaet. JN forespurgte omkring hvornår kursisterne kan få studiekort/betalingskort til kantine udleveret. Det vil ske hurtigst muligt og vil blive igangsat inden for de kommende uger. Endelig gjorde JN opmærksom på at der i forbindelse med Schools on the Run havde været en uheldig episode med en kursist som var kommet til skade og der var ikke adgang til samaritter. Emnet skal tages op i forbindelse med evalueringen af arrangementet.

10 LW gennemgik et nyt site, hvor til bestyrelsen har adgang og hvor alt materiale omkring bestyrelsesmøder og bestyrelsens øvrige arbejde uploades. I forlængelse heraf besluttes det at dagsordenen ikke længere udsendes med post. Bestyrelsen tog de øvrige orienteringer til efterretning. Punkt 10 Punkter på næste bestyrelsesmøde: - Strategiopfølgning - Økonomiopfølgning - Reform og Fagudbud skoleåret Budgetforudsætninger - Personalepolitikker - Fastholdelsestema Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Niclas Bach Christensen Mette Jespersen Jacob Nielsen