Referat fra bestyrelsesmøde kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Søren Asp Mikkelsen (SA) Henrik Mikkelsen (HM) - fraværende Henrik Nygaard (NY) Torben Bugge (TB) Susanne Markussen (SM) Victoria Jensen (Kursist) Sebastian Riishøj (Kursist) - fraværende Lena Søllingvraa Walters (LW) - tilforordnet Anne Marie Baadsgaard (AB) Bettina Nissen Halling (BNH) referent Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra møde den Bilag 1 Referat fra mødet Referat Lars Bang bød velkommen til mødet. LW startede mødet med at takke for gaven ved receptionen ved rektorindtrædelsen. Punkt 2. Årsrapport 2017 vores revisor deltager i dette punkt Sagsfremstilling Helle Lorenzen præsenterer årsrapporten og resultaterne fra De overordnede punkter indebærer følgende: Årets resultat er ud fra en ren økonomisk betragtning tilfredsstillende. Vi afsluttede med et resultat på kr. 2,8 mio. sammenholdt med kr. 0,57 mio. i budgettet. Resultatet afviger med 2,2 mio. kr. fra budget 2017, men ligger kr. fra estimat i 4. kvartal, præsenteret på bestyrelsesmøde i december Det afvigende resultat fra budget 2017 skyldes en række ændringer i fælles tilskuddet (herunder grundtilskud og særlige tilskud) i positiv retning. Den ene million skyldes en fejlbudgettering i forhold til det geografiske grundtilskud mens kr. skyldes ministerielle ændringer, såsom

2 ændring af afregning til barselsfonden, fald i dispositionsbegrænsning og ekstra tilskud til efteruddannelsesaktiviteter på HF-området. Bilag 2a Bilag 2b Bilag 2c Bilag 2d Referat Aktiviteten ender samlet set på 793 årskursister, som er stort set svarende til budgettet på 791 årskursister. Det er en forventet tilbagegang i aktivitet fra 2016, hvor skolen toppede i antallet af årskursister. Antallet af årskursister har dog fordelt sig en smule anderledes end forventet med 15,5 flere årskursister på HF end budgetteret men tilsvarende 14,4 færre årskursister på AVU. Årsrapporten godkendes Årsrapport 2017 Årsrapport revisionsprotokollat 2017 Bestyrelsestjekliste Bestyrelsens stillingtagen Helle Lorenzen præsenterer årsrapporten og revisionsprotokollatet. Revisors erklæringer Påtegning på årsregnskabet Regnskabet er rigtigt Udtalelse om ledelsesberetningen og målrapporteringen Ingen væsentlig fejlinformation Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ingen væsentlige kritiske bemærkninger Årsrapporten: Elevudvikling er gået tilbage med 51 årselever fra 2016 til 2017 primært på AVU og HFe. Der er 4 færre årsværk i 2017 mod Langt den største del af årsværk bruges (selvfølgelig) på undervisning. Årsværk pr. 100 årskursister er steget med 0,3 til 13,2 årsværk til 100 elever. Der er en tilbagegang i omsætning på godt 2 mio.kr. Lønningerne er på samme niveau som i Det samlede overskud er på 2,8 mio. kr mod 3,8 mio. kr. i Overskudsgrad er på 3,82. Enhedsprisen på den enkelte elev er steget fra 84,6 i 2016 til 88,78 i Balance: anlægsaktiver er ændret fra i 2016 til i Der er brugt lidt af likviderne. Der er investeret for ca kr. bl.a. til ventilation Nøgletal: Soliditetsgrad 44,9% Finansieringsgrad: 20,9 Likviditetsgraden 97,2 RHV kan næsten indfri den kortfristede gæld.

3 Alt i all konstateres det, at det ser godt ud. Det er et robust regnskab. Victoria spørger ind til markedsføring på grund af det faldende elevtal. LW svarer, at hun ikke vurderer at de faldende elevtal skyldes manglende markedsføring, men høj konjunkturen. Når flere mennesker er i arbejde, er der færre der uddanner sig. Lars Bang påpeger, at vi ikke skal underkende markedsføring. LW fortsætter, at vi bestemt ikke underkender markedsføring, og at vi er i gang med at ansætte en barselsvikar som kommunikationskonsulent, hvor vi fik 278 ansøgninger. NY fremsætter vigtigheden af godt forberedt undervisning - eleverne er svære at aktivere sidst på dagen. Det er ikke kun tiden mellem elev og lærer som er vigtig, men altså i højeste grad også forberedelsestiden. Protokollen Anbefalingen fra protokollen 2016 på sikre progression i målfastsættelsen via resultatlønnen er stadig gældende. Af opmærksomhedspunkter til den finansielle revision er det det faktum, at der er begrænset antal medarbejdere over økonomistyring og løn. Der er begrænset funktionsadskillelse, hvilket gør det nødvendigt med øget ledelsesovervågning. Revisionen er tilpasset forholdende, så der tages hånd om den manglende funktionsadskillelse. På den juridisk kritiske revision er der konstateret to eksempler på kørselsbemyndigelser til høj takst uden at have den påkrævede kørselsbemyndigelse, men det er der rettet op på nu. Økonomistyring. Der arbejdes på nyt system, som skal understøtte den øgede ledelsesovervågning. Der er fornuftig produktivitet Revisionen anbefaler, at vi kigger på forbrugsudgifter på ejendomme, el, vand og varme samt udvikling i omkostning i rengøring. Der er ikke konstateret forhold om risiko for besvigelser. Lars Bang slutter punktet af med at fortælle, at vi har brugt revision lidt mere end tidligere og at vi har et godt og udbytterigt samarbejde. Bestyrelsen understreger, at RHV har en robust økonomi. Egenkapitalen kan næsten få betegnelsen god. Årsrapporten blev godkendt og bestyrelsen bemyndigede rektor Lena Søllingvraa Walters til at godkende den elektroniske indberetning.

4 Punkt 3 Status på sygefravær Sagsfremstilling Sygefraværet ser fornuftigt ud og der er generelt fald i sygefraværet på skolen. AM arbejder konsekvent med forebyggelse af sygefravær og TR er ligeledes meget opmærksomme på at forebygge sygdom relateret til arbejdet. Det vurderes, at skolen arbejder for et godt arbejdsmiljø, men skal have et særligt fokus på de omstændigheder, der især rammer skolens AVUafdeling i løbet af 2018 og Her vil der være behov for en særlig opmærksomhed på det psykiske arbejdsmiljø og forebyggelse af langtidssygemeldinger Bilag 3 Opgørelse af sygefravær Referat LW præsenterer punktet. Sygefraværet ser fornuftigt ud. Der er stor opmærksomhed på sygefravær og årsagerne til at det går godt. Medarbejderne på RHV er meget loyale, og vil gerne passe deres arbejde. Langtidsfraværet skyldes primært ulykker eller andet, der ikke har noget med skolen at gøre. Lars Bang udtrykker respekt for loyaliteten, men præciserer at han som udgangspunkt ikke synes, at man skal gå på arbejde, når man er syg. Der er glæde over at sygefraværet er forbedret (blevet mindre) - specielt på serviceafdelingen. NY nævner, at det stadig er meget vigtigt at have fokus på sygemeldinger på grund af stress på grund af den generelle udvikling i samfundet. LW fortæller, at RHV sammen med mange andre uddannelsesinstitutioner står over for en udfordring på AVU, som lægger et psykisk pres på medarbejderne. En del af medarbejderne på AVU skal virksomhedsoverdrages og deres fremtid er dermed ukendt. Der arbejdes på at gøre processen mod FGU så gennemsigtig og god som muligt for alle involverede parter. Medarbejderne skal have mulighed for at kende fakta, så de bedre kan håndtere situationen. Torben Bugge uddyber med vigtigheden af at italesætte fremtidsscenarierne, og at det vil være meget forskelligt, hvordan man som medarbejder håndterer den. For nogle medarbejdere er det en spændende udfordring og for andre et stort problem. Det er vigtigt at kommunikere de scenarier, der kan komme. Et vigtigt budskab er, at det ikke er på grund af manglende kompetencer, at man virksomhedsoverdrages, men netop fordi man har de kompetencer, der er brug for i den nye organisation.

5 Punkt 4 Status på FGU Sagsfremstilling KKR i Randers er i gang med at forhandle med de øvrige Kommunale Kontakt Råd for at finde en løsning på placeringen af FGU organisationen i Randers og omegn. Det ser ud til at der er ved at være en fælles løsning med de omkringliggende kommuner. Der afholdes kommunale samarbejdsmøder med den lokale status. Det sidste møde var den , hvor kommunens tovholdergruppe fremlagde en procesplan, der indeholder en række møder i foråret samt et orienteringsmøde for alle ansatte på hhv. AVU og produktionsskolerne i Randers, hvor Randers kommune vil give en status og der vil være mulighed for dialog. På AVU arbejdes der videre med formen på det nye AVU og afdelingsmødet den 22.2 havde fokus på en række temaer i det nye AVU: - DSA som specialeområde - Fjernundervisning/blended learning - Tilpasning af det ordinære AVU tilbud - Voksen målgruppe Danske HF og VUC er i gang med at udvikle et koncept for VEU området og der vil ligeledes komme en række anbefalinger til arbejdet med virksomhedsoverdragelse, som vi i øjeblikket afventer. Referat AB fortæller, at der har været holdt medarbejdermøder med berørte medarbejdergrupper. Der afholdes kommunale samarbejdsmøder og gruppen har fået præsenteret Randers kommunes vision for FGU en. Lars Bang påpeger, at der begynder at tegne sig et billede af hvordan fremtidens FGU bliver. AB uddyber, at det ser ud til at blive en model hvor de fire kommuner; Favrskov, Randers, Syddjurs og Norddjurs kommune er fælles om en institution. NY påpeger, at der vil være fordele hvis en ny institution starter her på stedet, der vil bl.a. være mulighed for at låne hinandens medarbejdere Lars Bang slutter punktet med at konstatere, at vi er relativt fortrøstningsfulde. Torben Bugge uddyber at det ville være ønskværdigt at ledelsen på den nye institution er på plads, inden medarbejderne begynder at blive virksomhedsoverdraget, men det ser ikke ud til at blive måden, det håndteres på. I november begynder man at virksomhedsoverdrage

6 medarbejdere samtidig med, at der etableres en ny leder på den nye institution Punkt 5 Status på organisering i ledelsen Sagsfremstilling Ledelsen arbejder i øjeblikket på en reorganisering og på jobopslag i samarbejde med Mercuri Urval. Referat LW fortæller, at ledelsen var samlet i sidste uge for at se på organisering. Der søges en administrations- og ressourcechef og ikke en vicerektor. Ledelsen har analyseret at den vigtigste kompetence for den kommende chef er at styrke en detaljeret økonomistyring. Med LWs skift fra vicerektor til rektor er der opgaver der flyttes. Nogle opgaver flyttes til en kommende ressourcechef, nogle til uddannelsescheferne, nogle til koordinatorerne og nogle til BNH. AB træder ind som foreløbig stedfortræder den endelige stedfortræder findes til august. Mercuri Urval kører ansættelsesprocessen igen. Ledelsen har beskrevet deres behov, og der er interview med de øvrige fra ansættelsesudvalget i næste uge. Der blev spurgt ind til om andre VUC er også har ressourcechefer og det har de. Punkt 6 Orienteringspunkter Sagsfremstilling - Status på OK18 - Status på bestyrelsens sammensætning og konstituering Referat LW fortæller, at vi er i gang med at lave forarbejdet til en eventuel konflikt. Der er forskellige scenarier alt efter, hvordan man er organiseret Victoria giver udtryk for at det er dejligt, at der er nogen der kæmper for kommende gymnasielærere. Bestyrelsens sammensætning fremad: Lars Bang siger farvel og tak for samarbejdet til Torben Bugge, Søren Asp Mikkelsen og Susanne Markussen. Torben Bugges afløser bliver Henrik Johansen, VIA udpeger en afløser for Susanne Markussen, men der er ikke fundet en afløser for Søren Asp. Bestyrelsen siger mange tak for indsatsen til alle. Der skal være valg i den kommende tid på bestyrelsesmedlemmer fra skolen.

7 Victoria og Sebastian skal på bestyrelsesseminar i næste uge. Der er optaget 164 elever 2 årig HF lige nu til 2018/2019. Det er samme niveau som sidste år på samme tid og vi forventer derfor 7 klasser til august Et par medarbejdere har arbejdet med globalisering igennem et stykke tid, og rejser snart en uge til Kenya for at se på en samarbejdsskole der. ANN fortæller om det på et kommende bestyrelsesmøde. Der er lavet kontrakt mellem elitesportsudøvere for hele Jylland og RHV - Study for players. Det betyder, at en række elitesportsudøvere samtidig med deres sportskarriere skal tage fjernstudie via os. Der er 5-6 stykker indtegnet p.t. Uddeling af artikel fra Randers Amtsavis. Punkt 7 Punkter på næste bestyrelsesmøde den 11. juni: - Status på søgetal - Økonomiopfølgning - Mødeplan for næste år - Konstituering af ny bestyrelse - Globalisering og elitesport - Status på FGU

8 Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Victoria Jensen Lena Søllingvraa Walters Sebastian Riishøj Anne Marie Baadsgaard