LB bød velkommen til Søren Asp Mikkelsen og Kent Gregersen.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Søren Asp Mikkelsen (SA) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Louise Bak (LO) Susanne Markussen (SM) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Lena Søllingvraa Walters (LW) Kent Gregersen (KG) Fraværende: Torben Bugge (TB) og Jakob Nielsen (JN) Dagsorden: punkt 1. Referat Nye ledere og nyt medlem af bestyrelsen Der bydes velkommen til administrations- og økonomichef Kent Gregersen og nyt bestyrelsesmedlem, erhvervschef i Favrskov Erhvervsråd Søren Asp Mikkelsen LB bød velkommen til Søren Asp Mikkelsen og Kent Gregersen. SA er chef for Favrskovs Erhvervsråd, hvor han startede i januar i år. SA har tidligere haft job i Væksthus Midtjylland og i Eksportrådet i Udenrigsministeriet. KG har de seneste 15 år arbejdet inden for Regioner og i sygehusbranchen. KG er uddannet økonom.

2 punkt 2. Underskrivelse af referat fra mødet den Bilag 1 Referat fra bestyrelsesmøde den Referat Referatet blev underskrevet Punkt 3. Økonomiopfølgning Sagsfremstilling I opfølgningen for første kvartal er der skrevet kommentarer ud for de steder, hvor der er større afvigelser fra budgettet. Indtægtsbeløbende er en del sammensatte og uddybet på en side for sig. De væsentligste årsager til afvigelser er aktivitetsændringer på plus ca. 4 årskursister for HFE, plus ca. 9 årskursister for AVU og minus 9 årskursister for HF2. En anden væsentlig afvigelse er et geografisk tilskud på ca. 1 mio. kr., som ikke var besluttet under budgetlægningen. Til gengæld blev undervisningstaxameter reduceret lidt, men det gav for os en nettogevinst på ca kr. Afvigelser på løn i første kvartal er forholdsvis begrænsede og øvrige afvigelser skyldes periodeforskydninger. Af bilaget vedrørende økonomivurderingen (estimat) for hele 2016 fremgår en del større afvigelser i forhold til budgettet. Det er som nævnt ændringer i aktivitet og geografisk tilskud samt justeringer for laboratoriekurser, lokalløn og interiørområdet. Det skal understreges, at det er en meget foreløbig vurdering, og at der fortsat er mange usikkerheds-faktorer som nævnt sidst i bilaget. Bilag 2 Bilag 3 Indstilling Referat Budgetopfølgning efter 1. kvartal 2016 Økonomivurdering maj 2016 Budgetopfølgning efter 1. kvartal 2016 maj 2016 og økonomivurdering maj 2016 tages til efterretning BV gennemgik kort opfølgningen på første kvartal, hvor afvigelserne stort set kan forklares ud fra ændringer i aktivitet og periodeforskydninger. Økonomivurderingen giver et billede af den forventede økonomi for hele 2016, ud fra den viden, vi har i øjeblikket. Vi har lige regnet på HF lønninger for efteråret ud fra den forventede lærernormering. Det vil betyde en positiv afvigelse i forhold til budgettet, også fordi vi efter budgetlægningen besluttede at effektivisere med endnu en HF-lærerstilling. Både

3 geografisk tilskud og nævnte effektivisering blev også omtalt på marts mødet under punktet om økonomisk prognose. Den samlede nettoændring under økonomivurderingen har vi placeret under interiørudvalget, hvilket også var tilfældet i prognosen. Der er i efteråret 2016 planer om en udskiftning af møblement i kantinen. HM kommenterede, at der er forholdsvis mange ændringer, hvilket for en del skyldes eksterne årsager. BV nævnte, at vi samme dag har fået besked om en dispositionsbegrænsning på ca kr., hvilket vi i budgettet har indlagt kr. til. I forbindelse med usikkerheder har vi ikke hidtil budgetteret med en sikkerhedspulje i anledning af, at vi er selvforsikret. Bestyrelsen tog budgetopfølgning og økonomivurdering til efterretning. Punkt 4. Strategiopfølgning Sagsfremstilling Strategiarbejdet skrider planmæssigt fremad. Vi har i dette skoleår iværksat en række strategiprojekter, der er præsenteret på bestyrelsesmøde den En del af disse projekter er i deres afsluttende fase, og der vil i denne kommende tid blive samlet op på resultaterne. Nogle af projekterne vil også blive videreført i det kommende skoleår og på disse områder, vil der blive lavet en delrapport. Vi gennemfører i dette forår i lighed med sidste år, en ansøgningsrunde, hvor medarbejdere kan forslå strategiprojekter, der kan støtte op om den samlede strategi. Vi har igen år modtaget ansøgninger om særdeles relevante og spændende strategiprojekter. Vi er i øjeblikket i gang med en proces, hvor der bliver afholdt samtaler med alle grupper, der har ansøgt om strategiprojekter. Ud fra disse samtaler vurderes projektets bidrag til den overordnede strategi. Hvis projektansøgningen godkendes bliver det indarbejdet i de pågældende medarbejderes opgaveportefølje. Vi vil på mødet kort præsentere de aktuelle hovedlinjer i arbejdet

4 med strategien og ønsker en drøftelse af, om vi har tilstrækkeligt med tiltag til at dække alle tre overordnede indsatsområder. Bilag 4 Oversigt og aktuel status på projektansøgninger for skoleåret 2016/2017. Indstilling Referat I sagsfremstillingen ovenfor i linie 3 er der en trykfejl der skulle stå MJ forklarede, at vi har udviklet en strategiprojekt model, hvor vi er ved at afrunde første gennemløb. Nogle emner videreføres i næste skoleår. Der har været en ny ansøgningsrunde her i foråret, og ledelsen har haft dialog med grupper af medarbejdere for at kvalificere indsatsen og for at afklare forventningerne til resultater. Omfanget er samlet set mere begrænset end sidste år, da vi også skal reservere ressourcer til reformen. Mange emner ligger inden for faglighed, men der er også nogle inden for samarbejde og udvikling. Der vil også blive arbejdet med fastholdelse - det er nødvendigt med indsatser her. Vedrørende tiltrækning er der nu gang i flere projekter. Der er etableret et samarbejde med Randers kommune, UU og grundskolerne, hvilket på en måde er en fortsættelse af vores hidtidige samarbejdsprojekt med Nørrevangsskolen. Endvidere bliver der et samarbejde med Randers Realskole, Ungdomsskolen og de øvrige ungdomsuddannelser om udvikling af talenter - vi starter med deltagelse i dansk og matematik. Vi er nu i gang med 4. forløb af Upgrade på AVU, og vi har samarbejde med Produktionsskolen om Den kombinerede Ungdomsuddannelse, KU. Vi har endvidere etableret et samarbejde med Den Jydske Håndværkerskole for at give deres elever bedre faglige forudsætninger før hovedforløbet. Der foreligger nu en samarbejdsaftale med SOSU vedrørende tosprogede elever på SOSU skolen. Vi har således iværksat en del aktiviteter vedrørende tiltrækning i strategiperioden, og nu skal vi fokusere på at optimere disse

5 forløb som det næste. I forbindelse med reformen overvejer vi sammen med andre skoler at ansøge Regionen om forsøgsmidler til arbejde med praktikforløb. NY gav udtryk for at man som lærere har haft gode muligheder for at vælge sig ind på projekter for det kommende år. NY bemærkede også, at med reformen kommer HF uddannelsen til at se noget anderledes ud om et år. Punkt 5. Fastholdelse Sagsfremstilling Skolen har et meget stort fokus på at øge studieaktiviteten og samt højne gennemførelsen. Vi har i det forgangne år måttet sande, at der på trods af store anstrengelser er områder, hvor udviklingen ikke går den rigtige vej. Vi kan desuden observere, at dette er en problemstilling, vi på ingen måde står alene med, og at denne udfordring specifikt er nævnt som en af grundende til, at man fra politisk hold har ønsket en reform på HF området. Fraværsproblematikken fylder, og i vores KTU er det noget kursisterne fremhæver. En mere konsekvent tilgang til fravær kan dog i første omgang desværre medføre et større frafald fra uddannelserne. Der er blevet udarbejdet et notat vedr. fastholdelsesarbejdet på henholdsvis AVU og HF området. Af disse notater fremgår også en handleplan for hvert område. Derudover vil vi i det kommende skoleår udarbejde en samlet fastholdelsesplan for skolen. Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Arbejdet med fastholdelse på HF Arbejdet med fastholdelse på AVU Fravær og fastholdelse på HF Indstilling

6 Referat LW bemærkede, at vi med fastholdelse har at gøre med en vanskelig problemstilling, som er en generel udfordring for skolerne. På AVU har vi sikret, at vejlederne får mere tid til opfølgning og en ændret procedure. I slutningen af juni bliver der et seminar for lærerne, hvor fastholdelse er tema. På HF bliver der i det kommende år fulgt tættere op med hurtigere sanktionering. Næste step er at få vejledningen mere ind over med en ny procedure. Fastholdelse bliver et strategiområde næste år, hvor vi bl.a. vil arbejde med analyser. Der skal laves en samlet fastholdelsesplan for skolen. Herefter drøftede bestyrelsen, hvad man kunne forestille sig kunne forbedre fremmødet og fastholdelsen. LO lagde vægt på det sociale. Det er vigtigt fra starten at få kursisterne rystet godt sammen gennem arrangementer på skolen. Der er en del kursister, som ikke kender alle de støtteforanstaltninger, der i virkeligheden er på skolen. MJ fortalte om projekt Netværk, hvor vi på HF2 fra starten sikrer en social integration via makkerskaber. Det har en vis effekt frem til efterårsferien, hvorefter fraværet eskalerer. LO vil foreslå noget tilsvarende med makkerskaber på HFE. Næste år vil psykologilærerne som strategiprojekt arbejde med, hvordan man kan sikre bedre social tryghed på valgholdene, som er meget sammensatte. SM efterlyste talmateriale for, om der er en sammenhæng imellem fravær, frafald og eksamensresultater. Det kunne være en del af de analyser, vi vil lave. Bestyrelsen fastslog, at fastholdelse er et vigtigt område, vi skal arbejde videre med, og at det også betyder noget for økonomien.

7 Punkt 6. Personalepolitik Sagsfremstilling Vi har i løbet af året været i gang med en proces omkring revision af personalepolitikken. Vi har nu 4 dokumenter, der skal behandles på dette møde. Der er udarbejdet udkast til politik til følgende politikker: Personaleansættelser, ansættelsesforholdet og personaleafsked ved Randers HF & VUC. Politik vedr. Trusler og vold er ligeledes blevet revideret og behandles på mødet. Omsorgspolitik er revideret og fremstår i en væsentligt forkortet version. Retningslinjer for personalets it-baserede kommunikation. Retningslinjer for personalegoder, personalebespisning og itmedarbejderpakker er udarbejdet på baggrund af nye centralt fastsatte retningslinjer. Vores fortolkning på dette område er lavet på baggrund af en drøftelse med vores revisor. Vi tager det forbehold, at revisor kan komme med en ændret opfattelse efter et møde med ministeriet medio juni, hvor netop de nye retningslinier skal drøftes. Bilag 8 Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Indstilling Ansættelsespolitik Omsorgspolitik Voldspolitik Retningslinier for mails Ophavsret Retningslinjer for personalegoder, personalebespisning og it medarbejderpakker Indholdsfortegnelse over politikker Bestyrelsen godkender ovennævnte politikker

8 Referat MJ indledte med, at vi har været i gang med en længere proces og er ved at samle til en helt ajourført og sammenhængende personalepolitik. Den bringes med på et bestyrelsesmøde, når vi er nået helt igennem. Derefter kommenterede MJ oplægget til ansættelsespolitik. Ideen er at skabe klare rammer, at tydeliggøre vores forventninger og at give anvisninger på, hvad vi gør, hvis det ikke kører helt optimalt samt på, hvor den ansatte kan gå hen. Vi vil gerne skabe forudsigelighed i den situation, hvor der skal afskediges p.g.a. arbejdsmangel. Der udspandt sig en diskussion om beskrivelsen øverst side 3, hvor der står uhensigtsmæssigheder. Burde det ikke tydeliggøres, hvad det kunne dreje sig om? Konklusionen blev, at vi forsøger at give eksempler på, hvad uhensigtsmæssigheder kunne være med vægt på niveauet, altså hvor meget skal der til. Processen beskrives også mere udførligt i retning af det, som står på side 4, herunder hvordan der gives besked. LW forklarede baggrunden for papiret om ophavsret, at der især til fjernundervisning laves helt færdige forløb, som måske kunne være interessante som salgsemner. Nu har vi skaffet os klarhed om snitfladerne. MJ understregede det forbehold, vi ovenfor har taget vedrørende retningslinjer for personalegoder, personalebespisning og it medarbejderpakker. Revisor er til møde med ministeriet netop i dag om tolkningen af de udsendte retningslinier. Punkt 7. Mødeplan for næste skoleår Sagsfremstilling Vedlagt forslag om datoer og foreløbigt indhold for bestyrelsesmøder i det kommende skoleår Bilag 15 Indstilling Mødeplan for bestyrelsesmøder på Randers HF & VUC skoleåret Bestyrelsen beslutter en endelig mødeplan for det kommende skoleår

9 Referat Mødeplanen for bestyrelsesmøderne blev vedtaget. Punkt 8. Sagsfremstilling Orienteringspunkter a. status på søgning Der er meget pæn tilslutning til alle afdelinger, stigende søgning til forløb for 2-sprogede og til en hel HF under HFE. Til gengæld er der reduceret søgning til 1-årig fagpakke under HFE. I øjeblikket er der ansøgere til godt og vel 6 klasser på HF2. b. Status på lærersituationen c. Status på reformer for gymnasier og HF d. Orientering om skolens nye IT platform e. Randers HF & VUC i tal Vi har sammenfattet en del af den omfattende statistik, vi samler hvert år, i en folder Randers HF & VUC i tal. Normalt fremstilles en del statistik for bestyrelsen i forbindelse med årsrapportering i marts og opgørelse af resultatkontrakt i september. En gang imellem kunne der laves en sammenfatning som vedlagte. f. Studie- og ordensregler Tidligere har skolens kursister fået udleveret et trykt hæfte med skolens studie- og ordensregler, når de starter på et forløb. Nu er proceduren ændret, så de får udleveret et lille hæfte, der beskriver reglerne overordnet, og så har vi samlet en mere uddybende beskrivelse på skolens hjemmeside, hvor studie- og ordensreglerne er inddelt i emner som fx brug af internet, eksamen og rygepolitik. De samlede regler ligger her: g. Referater fra kursistrådsmøder h. Overskudslikviditet Vi har undersøgt muligheder for en mere hensigtsmæssig

10 anbringelse af overskudslikviditet via Sparekassen Kronjylland. Deres vurdering er, at vi ikke bør ændre noget pt, og at vi har et meget billigt lån i Danske Bank med en bidragssats under normalen. Bilag 16 Bilag 17 Bilag 18 Bilag 19 Referat Optag på AVU Optag på HF2 Randers HF & VUC i tal Referat fra kursistrådsmøder den Ledelsen kommenterede punkterne: a. I dag ligger vi 20 % over i forhold til sidste år for AVU - der er især vækst på andetsprogsholdene. På HF2 har vi lige nu 6 klasser á 30 i overensstemmelse med budgettet. b. Vi er i gang med at ansætte flere lærere på AVU, og vi siger farvel til omkring 10 årsvikarer på HF. Der bliver ingen stillingsopslag på HF, og i det kommende år har vi én i pædagogikum. c. Der tegner sig et anderledes HF og en række spændende muligheder, fx optag fra 9. kl. Vi må forvente en yngre kursistprofil. Fokus rettes mod korte og mellemlange videregående uddannelser, og det bliver med fagpakker plus praktikforløb. Der skal indlægges ekstra timer, hvis man efterfølgende skal på længerevarende videregående uddannelser, hvilket kan sammenlignes med timetallet for de kursister, der i øjeblikket vælger engelsk på A niveau. Alternativt kan man vælge et halvt år ekstra under HFE. Så samlet set tegner det til en udvidelse i forhold til nu. Optagelseskravene er komplekse i forhold til karakterkrav, og der bliver lidt forskel til de 3 årige ungdomsuddannelser - for enkeltfag vil optagelsen bygge på en kompetence vurdering lignende den, vi har i dag. Samlet vækker det ikke voldsom bekymring; men vi mangler masser af detaljer fx om fagbilag. Ks og nf bliver desværre ikke sammenhængende på samme måde som nu.

11 Vi planlægger et seminar med overnatning i november for at arbejde med reformen. d. Det nye IT system er en stor omvæltning, men det giver også nye og forbedrede muligheder for at dele med hinanden. e. Vi har lavet en samlet oversigt over alle de statistikker, vi i øjeblikket laver. Bestyrelsen får en del af disse med årsrapporten i marts og en del sammen med opgørelsen af resultatkontrakten i september. Vedlagte hæfte viser et udpluk inkl. et par nye statistikker. Det blev bemærket, at optagelse til HF2 sker i et forholdsvis snævert område omkring Randers og i meget begrænset omfang fra Favrskov området. Det kunne være interessant med en tilsvarende oversigt for AVU og HFE. Bestyrelsen ser ikke umiddelbart et behov for statistik ud over de nævnte på møderne i marts og september. f. Intet at bemærke g. Intet at bemærke h. Vi har afholdt møde med Sparekassen Kronjylland for at overveje andre muligheder for anbringelse af nuværende overskudslikviditet. Det blev vurderet, at vi ikke bør ændre noget i øjeblikket. Punkt 9. Punkter på næste bestyrelsesmøde: - Halvårsregnskab - Målopfyldelse af resultatkontrakt - Fastsættelse af ny resultatkontrakt - Opfølgning på kvalitetspolitikken - Kapacitetsfastsættelse på HF2 -

12 Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Louise Bak Mette Jespersen Jakob Nielsen