2. Velkommen og præsentation af ny HR-partner Ebbe Dal Søndergaard

Transkript

1 Institutledelsesmøde Den 24. august 2015 Kl KOP seminarrum Referat Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Mariann Bøje, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Susie Esmann, Vibeke Bælum Gæster: Ebbe Dal Søndergaard, Lene Baad-Hansen (for OSK) Afbud: Ann Wenzel, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Jan Tagesen Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 25. august Opfølgning på beslutninger fra foregående institutledelsesmøde Der var ingen bemærkninger til dette punkt. Side 1/5 2. Velkommen og præsentation af ny HR-partner Ebbe Dal Søndergaard Eva bød velkommen til instituttets nye HR-partner Ebbe Dal Søndergaard, som pr. 1. august har overtaget Pias opgaver i forhold til IO, og som vi derfor får et stort samarbejde med. Pia vil dog færdiggøre igangværende opgaver for IO. Eva håbede, at Ebbe vil deltage i institutledelsesmøder, når det er relevant. Ebbe præsenterede kort sig selv og fortalte, at han har været ansat på AU i næsten et år, hvor han nu er tilknyttet IO, SKT og Retsmedicin, men tidligere også Folkesundhed. Han kommer fra en stilling som HR-konsulent på ITvirksomheden CSC, hvor han primært arbejdede med kompetenceudvikling. Ebbe har til daglig kontor i Ørkenfortet, men fortsætter Pias praksis med kontortid en dag om ugen på IO (mandage). Ebbe er aktuelt involveret i arbejdet med fusionsplanerne for IO og SKT. 3. Ansøgning til AUFF om Starting Grants til adjunkter og lektorer Eva indledte med nogle generelle oplysninger blandt andet, at første deadline for ansøgninger om Starting Grants er 1. september, og at der er store beløbsrammer for disse bevillinger. Eva er bekendt med, at der er flere gode ansøgnin- Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: odont@au.dk odontologi.au.dk/

2 ger i denne runde fra IO, og hun vil anbefale alle ansøgninger også set i lyset af instituttets svage økonomi. Hverken hun eller dekanen vil prioritere i ansøgningerne. I tilfælde afslag kan der søges igen i næste runde. Side 2/5 I øvrigt er det værd at bemærke, at ansøgningskriterierne for 2015 ikke blot gælder nyansatte, men mere bredt sigter på at fremme fremragende forskning. (Fra 2016 vil Starting Grants dog være rettet mod nyansatte: Lene mindede om, at NOVA-bevillinger, der ligeledes søges gennem AUFF, også er relevante. Eva opfordrede til, at man orienterer sig på AUFFs hjemmeside: Eva oplyste, at institutledelsen håber på at skaffe et Starting Grant til den kommende lektor på KOP, men der kan ikke søges, før vedkommende er ansat, og et projekt er beskrevet, så denne ansøgning må udskydes. I det hele taget vil instituttet fremover satse hårdt på at skaffe midler ved nyansættelser, så der kan skabes nogle ordentlige rammer for den nye medarbejder helt fra starten af. Netop denne problematik at der er behov for en startpakke ved nyansættelser blev også drøftet på det døgnseminar, Eva og Mariann deltog i sammen med fakultetsledelsen den august, og det tyder på, at det er en god udvikling i gang. 4. Status på dekanens forslag til fusionsplaner Eva startede med at omdele en tidsplan over planlagte aktiviteter i forbindelse med visionsprocessen for IO og SKT, som netop var færdiggjort i forlængelse af drøftelser på et par sparringsmøder. Det var forsøgt at ramme datoer, der ikke ville falde sammen med undervisning, men det kunne ikke lade sig gøre i alle tilfælde. Eva opfordrede til, at man prioriterer deltagelse i de møder, der er relevante for kredsen, højt. Dekanen udsender invitationer i dag. Eva orienterede om de forskellige inspirationsgrupper og deltagerkredse. Hun henviste til sagsfremstillingen og tilføjede, at medarbejdermødet den 7. september også ville inkludere repræsentanter for klinikassistenter og deltidslærere.

3 Hvad angår mødet med de studerende, er det nu besluttet, at OFs formand også deltager. Side 3/5 Göteborg er valgt som mål for en inspirationstur, da lignende institutioner her blev sammenlagt i Opbygningen er lidt anderledes, men det vil helt sikkert være muligt at lære fra deres erfaringer. Der deltager 7 fra IO udover Eva og Mariann. Studerende deltager ikke i turen. Den faglige sparringsgruppe har vedtaget, at studerende ikke skal deltage i inspirationsrejse til Göteborg, fordi det vurderes, at de studerende på IO og SKT kunne have mere glæde af at få besøg af studerende fra Göteborg, som kan fortælle om, hvordan de oplever at være studerende på et institut, hvor der uddannes flere medlemmer af det odontologiske team. Helle spurgte, om den 2. og 3. november, der i den omdelte tidsplan er reserveret til møder med de studerende, skal meldes ud til de studerende, og undervisningen aflyses. Helle var bekymret for, at det ville se dårligt ud, hvis IO ikke var tilstrækkeligt repræsenteret ved møderne i tilfælde af, at vores studerende blev nødt til at prioritere undervisningen. Eva mente ikke, undervisningen skulle aflyses, før datoerne er bekræftet, og bad i første omgang Ebbe arbejde på at få mødedatoerne præciseret. 5. Pressepolitik på AU Health Eva orienterede kort om emnet og oplyste, at HR-partner Henriette Stevnhøj fra AU Kommunikation, Health deltager på et kommende møde. Der er link til pressepolitikken her: og en fin vejledning med gode råd Når journalisten ringer er vedlagt mødematerialet. Information om pressepolitikken udsendes til hele instituttet efter mødet. Meddelelser: 1. Efterårets MUS-samtaler Eva mindede om, at alle ledere får besked via Pia om, hvem de skal holde MUSsamtale med.

4 I første omgang indkalder Eva via Winnie lederkredsen til MUS-samtaler. Side 4/5 Ebbe henviste til AUs hjemmeside, som er meget informativ, både hvad angår processen der er f.eks. et årshjul over MUS-processen og selve indholdet af samtalerne. Netop nu, oplyste Ebbe, er det tid til at forberede sig til MUS-samtalerne, og til at medarbejderne reflekterer over, hvad der blev aftalt ved sidste MUS-samtale, hvordan det er gået sidenhen, hvilke opmærksomhedspunkter man ønsker at sætte fokus på og hvilke forventninger, man har til sin leder etc. Hvis man som leder benyttede AUHRA til MUS-samtaler sidste år, er det vigtigt at tjekke, om alle sager er afsluttede, så medarbejderen kan komme til at skrive sit referat fra samtalen ind i systemet. Hvis der opstår problemer eller spørgsmål i forbindelse med AUHRA, står Ebbe til rådighed med hjælp og vejledning. Flere mindede om, at LSU via Pia vil sende temaer for MUS-samtaler inden længe. De vil blandt andet relatere sig til den nye trivselspolitik. 2. Status på lønforhandlinger Eva oplyste, at lønforhandlinger var helt afsluttede før sommerferien. 3. Status på byggeri/ vinduesudskiftning Eva fortalte, at planerne for byggeriet var skredet igen, og at arbejdet på 4. sal bliver forsinket et par uger. Vinduesudskiftning forventes færdig i denne uge inklusiv montering af vindueskarme i bygning Bente spurgte, om vinduesudskiftning i bygning 1610 ville ske samtidig med renoveringen. Eva ville vende tilbage med svar herpå senere, da arbejdet foregår i etaper. Eva fortalte, at hun og Paolo ville deltage i møde med arkitekten i forlængelse af institutledelsesmødet med henblik på at få nogle aftaler på plads. Senere tilføjet svar efter Evas møde med arkitekten: Vinduesudskiftning starter på 4. sal først efterfulgt af 3. sal etc. Renovering og vinduesudskiftning på 4. sal vil ske på samme tid. 4. Orientering fra døgnseminar med fakultetsledelsen august med emnet Kultur og sammenhængskraft

5 Eva og Mariann deltog i døgnseminaret, og Eva fortalte, at de tydeligt havde mærket en selvransagelsesproces ovenpå de mange omstillinger etc., medarbejderne havde været igennem. Dette kom f.eks. til udtryk ved en stærk opbakning til, at det fremover i højere grad skal være institutlederen og i mindre grad fakultetsledelsen der skal være krumtappen i ledelsen/ driften af instituttet. Side 5/5 Der var stor lydhørhed over for den manglende forståelse, man havde oplevet på institutterne, ved at både beslutninger og service i højere grad var fjernet fra den nære hverdag, og Eva og Mariann hørte gode takter og positive tilkendegivelser om mere decentral indflydelse fremover. Der blev vist videooptagelser med forskellige medarbejderes oplevelser som eksempler på problematikken. En professor havde oplevet at blive sendt rundt i systemet i en ansættelsessag og efterlyste én kontaktperson, man kunne bruge som indgang. En anden udtrykte frustration over for alt for mange mails, og apropos startpakken, Eva talte om under punkt 3, fortalte en nyansat lektor om at blive installeret på et kontor med helt utidssvarende og utilstrækkeligt inventar. Men forventningerne til produktion af forskning er upåvirket af, at der intet udstyr stilles til rådighed. En rød tråd gennem diskussionen om samarbejdet mellem institutter og administrative centre og samarbejdet i det hele taget var behovet for gensidig tillid og respekt. Eva afsluttede med at konkludere, at vi er på vej mod bedre tider. Eventuelt Flemming mindede om, at Tandlægebladet gerne vil have tilsendt abstracts.. Susie fortalte, at der en ansat en ny klinikassistent på Den Kommunale Børnetandplejeklinik. Mariann mindede om, at den nye sekretrær for Pæd/ Kop starter 1. september.