Link til FINDOS hjemmeside:

Transkript

1 OG ORAL SUNDHED Institutledelsesmøde Den 3. oktober 2016 Kl KOP seminarrum Referat Faste deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Mariann Bøje, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Siri Beier Jensen, Susie Esmann, Vibeke Bælum Gæster: Ellen Frandsen Lau (punkt 1), Lene Baad-Hansen (for OSK), Irene Dige (for TA) Afbud: Marie Cornelis, Helle Tolboe, Bente Nyvad, Peter Svensson Dato: 4. oktober Nordisk ph.d.-samarbejde Ellen indledte med at orientere om samarbejdet med FINDOS (det finske nationale odontologiske ph.d. program) om web-seminarer. Seminarerne består i korte indlæg fra de ph.d.-studerende som oplæg til efterfølgende diskussion, og de giver mulighed for at sikre relevante ECTS-point. Men det faglige udbytte af denne form er ringe, og Ellen har foreslået en ændring til oplæg fra seniorforskere af længere varighed. Hvis formen ikke ændres, anbefaler Ellen, at deltagelse droppes fremover. wfj@dent.au.dk Side 1/8 Link til FINDOS hjemmeside: Den fællesnordiske kongres for odontologiske ph.d.-studerende (NYSCO) er netop afholdt i Helsinki. Der var ca. 80 deltagere. Kongresserne har været afholdt hvert andet år i en årrække med beskeden deltagelse fra IO, AU selv om deltagelse er gratis og forskerskolen denne gang formentlig ville have dækket rejseudgifterne. Tankerne bag at fremme et nordisk netværk er, at indsatsen for at skabe internationale netværk og internationale fondsansøgninger bliver mere overkommelige for de ph.d. studerende. De krævede udenlandsophold for ph.d. studerende er også mere nemmere at etablere i nordisk regi, hvor der evt. kan være mulighed for hjemrejse til familie hver weekend. Link til program for mødet i Helsinki: Værtsskabet ved 2018 kongressen var efter rundering returneret til Danmark og AU, da København har været vært tidligere. Ellen afviste i første omgang dette under henvisning til fusion og ny institutleder. Ellen bad institutledelsen tage Institut for Odontologi og Oral Sundhed Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: sun@au.dk health.au.dk/

2 stilling til, om IOOS skal påtage sig værtsskabet i Ved det netop afholdte arrangement i Helsinki var flere ph.d.-studerende og 2 VIP-medarbejdere involveret i arbejdet. Kredsen var bekymrede for ressourceforbrug - også i lyset af fusionen - og flere pegede på, at der i forvejen er etableret faglige netværk for unge forskere ved europæiske kongresser. Konklusionen blev, at IOOS venter med at engagere sig, til efter fusionen er på plads. Side 2/8 Slutteligt orienterede Ellen om et netop afholdt møde blandt Health forskerskoler i Norden, hvor det er blevet besluttet at afholde et ph.d.-topmøde i 2017 på Karolinska. Fra programmets side er der høje ambitioner, og det kan være et svar på de studerendes efterspørgsel på relevante ECTS-aktiviteter, men det er ikke afklaret, om f.eks. seniorforskere, vejledere, postdocs osv. skal deltage. 2. Økonomirapport 3 og budget 2017 Siri oplyste med henvisning til bilag 2.1 om budget og forventet regnskab for 2016, at det tidligere IO helt overordnet holder budgettet på delregnskab 1; der er lidt færre indtægter - ca. 2 mio. kr. - blandt andet begrundet i færre STÅ end i prognosen, til gengæld er der lavere omkostninger end budgetteret (ca. 4. mio. kr. lavere) blandt andet begrundet i lavere lønomkostninger og husleje samt generel tilbageholdenhed på udgifter. Der overføres et overskud på 3 mio. kr. fra 2015 til 2016, og med et forventet overskud for DR1 på 2,866 mio. kr. og for DR2 på 1.4 mio. kr. ender det samlede resultat for 2016 med et overskud på 7,26 mio. kr. for 2016 (hvilket er mio. kr. bedre end resultatmålet). Heraf bliver, hvad der svarer til 2,5% af årets omsætning, overført til næste regnskabsår. Siri bad institutledelsen om forslag til relevante investeringer, der kan prioriteres i indeværende regnskabsår. Følgende blev nævnt: Autoklaver: 1 er brændt sammen, og 2 andre gør det ofte. Skærme på enheder er slidte Klinikkens lager bør suppleres PACS billedbehandlingssoftware til røntgen og kliniske fotos - Promexis 1 eller 2 udkogere til laboratorium på 3. sal, der skal forhindre stoppet afløb. Udgift ca kr. pr. stk. Der er søgt herom sidste år, og det er et akut problem. Renovering af røntgenstol på Pæd. Afdækning af indgangsparti med gipsskab (røde kasser) ved Pæd. Patienter passerer forbi her. Udskiftning af forældet digitaliseringsudstyr til scanning. Det eksisterende er 8 år gammelt. Ny 3D-scanner koster ca kr. Ny amalgam-mikser til 3. sal + andre er ved at gå i stykker. Udgift er ca kr. pr. stk.

3 PA ønsker udskiftning af depurationsudstyr i bakker, så det bliver ens over alt, og instrumenterne er skarpe. Der er behov for flere plasticbøtter til alginatudrøring. De koster kr. for 2 stk. Der skal indkøbes mange. Units skal repareres, og mange reparationer dækkes ikke af leverandøren. FK mangler klinisk fotoapparat. Det koster kr. Sterilcentralen: Kurve er forældede. Der indkøbes 2 nye pr. år, men det rækker ikke. Fantomhoveder til SIM-klinik. Udgiften vil ca. være kr. Panorama imaging solution (den nuværende er 12 år gammel og blev købt brugt, så den er meget slidt) med en røntgencephalograf (primært til OR s patienter). Side 3/8 Siri takkede for input og opfordrede til at sende flere forslag inden udgangen af uge 43. Det vil herefter blive undersøgt, hvad der kan lade sig gøre. Siri oplyste desuden, at pt. ubesatte stillinger er tænkt ind i budgettet frem til Angående budget for IOOS (bilag 2.3) samarbejder ledelsen med økonomi HE om, at uspecificerede udgifter specificeres, så alle poster er tydelige, så der kan handles i tide om nødvendigt. Der er angivet et strategisk råderum for institutlederen; dette er planlagt til delvist at blive brugt til kompetenceudvikling af medarbejderne. Det tidligere IO og SKT kører adskilt økonomi i år, men det bliver samlet fra årsskiftet. Der arbejdes netop nu på en økonomistyringsmodel for det samlede institut, herunder udarbejdelse af udspecificerede budgetter for vores 4 uddannelser under IOOS. 3. Status på fusionsproces Den nye, midlertidige IOOS-ledergruppe (Anne B. Christensen, Caroline Hørsted, Kirsten Sender, Eva Karring, Ann Wenzel, Paolo Cattaneo, Mariann Bøje og Siri) er i gang med at udarbejde en procesplan og tidsplan for de opgaver, der ligger i fusionen. To store skridt er igangsat: En ny, fælles økonomistyringsmodel og etablering af et interim LSU for IOOS. Tidsplan vil blive fremlagt i november, når det nye LSU er på plads, og ledelseslag og alle medarbejderne vil efterfølgende blive inddraget i processen med at få etableret den optimale organisering etc.

4 4. Mulighed for udveksling med Göteborg Universitet Siri orienterede om en henvendelse fra Göteborg Universitet om mulighed for et samarbejde om udveksling af både tandlægestuderende og tandplejere og bad om kredsens holdning hertil. Eva mente helt overordnet, at det var dårlig timing i forhold til, at instituttet står for at skulle revidere studieordningen for de tandlægestuderende. Desuden er der et stort arbejde med at afklare, hvordan uddannelserne på potentielle udvekslingssteder passer med vores, og vores internationale koordinator - Eduardo Castrillon - står for at skulle på barsel. Eduardo bør efter sin barsel inviteres til et institutledelsesmøde for at han og kredsen kan tale om arbejdsbyrden i forbindelse med udvekslingsdestinationer. Side 4/8 Dorte pegede helt generelt på sprogproblematikken ved at udenlandske studerende deltager i undervisningen. De udenlandske studerende fordeles rent administrativt uden hensyntagen til, at det er en stor byrde for de kliniske lærere, hvis de skal tage sig af flere på en gang. Flemming konstaterede, at sproget er et stort problem, og at der derfor bør satses på studerende fra andre nordiske lande, der kan følge med i undervisningen på dansk. Siri konkluderede, at det er relevant at samarbejde med Göteborg Universitet, der er fusioneret ligesom IOOS, og at et samarbejde kan starte med tandplejestuderende, mens det for de tandlægestuderendes vedkommende afventer en ny studieordning. Faste punkter Viceinstitutleder for uddannelse orienterer Status på akkrediteringsproces Eva fortalte, at der er fuld fart på akkrediteringsprocessen, der skal være færdig om en måned. Der er udvalgt deltagere til panelbesøg, og det første møde (der er fire i alt) blev holdt i sidste uge. Det var et godt møde med deltagelse af medarbejdere og studerende, og det tegner godt. I forbindelse med akkrediteringen er der udpeget en række audit trails - emner/områder som akkrediteringsrådet vil se nærmere på. Eva og Siri deltager i møderne. Link til AUs hjemmeside med information om akkreditering: FAQ om AUs akkreditering: Revision af studieordning

5 Eva oplyste, at der arbejdes på at få overblik over tandlægeuddannelser i udlandet, der er sammenlignelige med vores. Det er et stort arbejde og et langt forløb. Tidsplanen for implementering af en ny studieordning er, at den skal i høring november måned for at kunne tages i brug følgende september. Det vil være ideelt, om det kan nås til studiestart David spurgte om, hvad det overordnede formål for den nye studieordning vil være. Eva henviste til anbefalinger fra det internationale panels anbefalinger fra december 2015: Frafald skal reduceres, og der skal være bedre balance i studiet, der pt. er for presset i slutningen, så der bliver bedre mulighed for fordybelse på kandidatdelen, og specialerne kan prioriteres højere. Det skal samtidig sikres, at studiet bliver mindre stressende for de studerende. Ann bemærkede, at de studerende efterlyser mere modulopbyggede studier, hvor de bedre kan fordybe sig. Som det er nu, vil de studerende typisk koncentrere sig om de fag, der står foran eksamen. Side 5/8 Eva mindede om, at studieordningen ikke er revideret, siden studiet blev opdelt i en bachelor- og en kandidatdel, så en fornyelse er tiltrængt. Der er problemer, men det er også en god uddannelse, vi har, så vi skal bevare det gode og forny det forældede. Som svar på spørgsmål fra Susie bekræftede Eva, at erfaringerne fra Teamklinikken, der netop er startet, tænkes med ind i arbejdet - blandt andet hvad angår forbedring af lederuddannelse, der skal afspejle virkeligheden, hvor der arbejdes meget mere i teams end tidligere. David efterlyste formulering af vision for og branding af uddannelsen - i overensstemmelse med den beskrevne vision for IOOS: Hvilken slags uddannelse vil vi stå for? Hvad er det, vi er gode til? Eva oplyste, at der vil blive arbejdet hermed i workshops i februar. Studienævnsmøde den 29. august + den 19. september Eva orienterede fra studienævnsmøder: Der var opsamlet på møder med prodekanen om revision af uddannelsen og de punkter, der skal arbejdes med, herunder evaluering af den kliniske uddannelse. Der startes med at klæde de kliniske lærere på FK på til at foretage evaluering, men de andre kliniske uddannelser følger efter. Evaluering skal ske mindst 8 gange årligt, og de kliniske lærere skal derfor hjælpes - i workshops - til en systematisk tilgang, der kan lette arbejdet. De hyppige evalueringer vil også imødekomme de studerendes ønske om mere feedback. Der udsendes information om eksamen og sikring af 3 eksamensforsøg. Flemming spurgte, om en dumpet skriftlig eksamen kan konverteres til en mundtlig reeksamen, da det ville være en stor lettelse. Eva svarede, at der skulle sendes en ansøgning herom til Studienævnet, hvor det skulle understreges, at der er stort behov for en formel accept af denne praksis.

6 Digital evaluering: Erfaringerne fra forårets digitale evaluering er dårlige. Det forsøges forbedret til efteråret. Proceduren er vigtig - også af hensyn til akkrediteringen. Der kan med fordel afsættes tid til evaluering i undervisningen, og de studerende kan benytte deres telefoner til dette. Side 6/8 Kønsfordeling på optag Der er afsat strategiske midler fra vicedekanen til undersøgelse af ansøgerfeltet med henblik på at øge optaget af drenge. Viceinstitutleder for forskning orienterer Retningslinjer for forskningsansøgninger Paolo orienterede: Som tidligere orienteret om, så er det ansøgninger på kr. eller derover, der skal sendes til Paolo og Siri. Der er en deadline på 10 arbejdsdage før ansøgningsfrist, så der er tid til evt. justeringer af eks. budget/overhead/afledte udgifter for instituttet. Det handler om at få et overblik over ansøgningsporteføljen fra instituttet til brug for understøttelse af vores kommende forskningsstrategi og finansieringsstrategi (de strategiske prioriteringer 2017) og kvalitetssikring. Overblik over det samlede ansøgningsfelt kan forebygge, at vi konkurrerer med os selv, og sikre, at ansøgninger kan blive endnu mere målrettede ift. de konkrete fonde - herunder at Forskningsstøtteenheden kan få overblik over hvilken type af eksterne midler, vi kan søge, og i højere grad hjælpe med at finde flere relevante fonde samt hjælpe med udarbejdelse af ansøgninger. Flere kommenterede på ønsket om kvalitetssikring af ansøgningerne og så det overordnet som en god ide, forudsat at det sker på baggrund af et velfungerende system. Siri konkluderede, at det selvfølgelig ikke er hensigten at bremse ansøgninger, men netop at sikre kvaliteten og skabe overblik over, hvor vi har størst succes. Der vil blive fulgt op på dette, bl.a. i arbejdet med en forskningsstrategi og finansieringsstrategi, som nogle af vores strategiske prioriteringer i Sidste år blev der sendt ca. 50 ansøgninger fra instituttet. Der er sendt information herom til kredsen tidligere. Møde med Forskningsstøtteenheden den 23. september Paolo orienterede: Forskningsstøtteenheden kan give god sparring - blandt andet om hvilke fonde der kan være relevante for konkrete projekter. Forskningsstøtteenheden udbyder også mange kurser og afholder arrangementer, vi kan bruge. Forskningsstøtteenheden oplyste på mødet, at det er relativt sjældent, at de bliver kontaktet vedrørende ansøgninger fra det tidligere IO.

7 Med krav om mere ekstern finansiering er det nødvendigt, at vi får optimeret vores ansøgninger og gør brug af den hjælp, der er til rådighed. Siri nævnte, hvordan eksempelvis kravene til et cv har ændret sig: Det gammeldags cv, der opdateres med en ny publikation etc. på listen, er ikke længere nok. Det skal ofte helt specifikt målrettes en ansøgning, både hvad angår indhold og form; relevante artikler skal fremhæves, og det visuelle er vigtigt. Her kan Forskningsstøtteenheden hjælpe med professionel vejledning og udarbejdelse, og det er noget, alle kan have gavn af - uanset størrelsen på ansøgning. OBS: Forskningsstøtteenheden hjælper kun med ansøgninger til eksterne fonde for ikke at være internt konkurrenceforvridende til AU s egne forskningsmidler. Siri oplyste, at funktionschef Pernille von Lillienskjold og fundraiser Birgit Christensen gerne vil deltage i institutledelsesmødet den 15. november for at drøfte, hvordan de kan understøtte ansøgninger om eksterne midler specifikt for IOOS. Siri opfordrede til, at man tænkte over spørgsmål til den lejlighed. ReAp: Paolo mindede om, at man også får inddateret svar på ansøgning (også afslag) i ReAp med henblik på, at der kan trækkes statistik, og så vi har et overblik over instituttets budget. 5. sal: Ledergruppen har aftalt, at der fremover også skal være plads til forskningsårsstuderende på 5. sal, sådan at prioriteringen af ledige pladser sker i denne rækkefølge: Ph.d.-studerende, forskningsårsstuderende og gæsteforskere. I tilfælde af, at der mangler pladser, kan der overvejes placering på sektionerne. Baggrunden er, at sikre, at de forskningsårsstuderende indgår i netværket af ligesindede yngre forskere, og også bliver inspireret på tværs af sektionerne, så de forhåbentlig får lyst til en videre forskningskarriere på instituttet. Side 7/8 Meddelelser Opfølgning på Advisory Board-møde Siri refererede de gode råd fra Advisory Board: Sæt rigelig med tid af til at få ny organisation på plads; gentagelse og tydeliggørelse af formålet med fusionen; se på hvor der kan skabes synergi; sæt fokus på forskningsansøgninger: Skab klare rammer for ansøgninger og etabler et kvalitetssikringssystem - herunder brug af peer reviews. Statusmøder på uddannelsesområdet Siri orienterede fra møderne, hvor der helt overordnet er set på fælles problemer på tværs af fakultetets uddannelser. Webgovernance: Fælles retningslinjer for institut- og fakultetshjemmesider på Health Siri fortalte, at instituttet har været med i et pilotprojekt om eksterne hjemmesider. Det er besluttet, at alle eksterne sider skal oversættes til engelsk.

8 Det skal i samarbejde med Kommunikation afgøres, hvad der er relevant at oversætte fra de interne sider. Arbejdet foregår nu og frem til december. Inspektionsbesøg på videreuddannelsen den 24. november Eva orienterede: Der var sidst besøg for 3 år siden. Der udarbejdes i den forbindelse en selvevaluering. Eva forventer, at det resulterer i en god vurdering. Rektors besøgsrunde: 10. oktober kl Siri oplyste, at rektors besøg tages op i LSU: Hvilke spørgsmål skal tages op? Institutledelsen har allerede drøftet dette, men flere ideer er velkomne. Vibeke pegede på parkeringsforhold, som vi efterhånden ikke kan være bekendt at tilbyde patienter. Vi bør få flere pladser allokeret. Mariann oplyste, at der er sendt henvendelse om parkering videre op i systemet. Deltagere til panelbesøg i forbindelse med institutionsakkreditering er udpeget: Ellen Frandsen Lau Dorte Haubek Helle Tolboe Louise Hauge Matzen Side 8/8 Orientering fra aktuelle møder Fakultetsledelsen 27. september Siri orienterede: Opfølgning på APV havde høj prioritet hos fakultetsledelsen. Den nye ansættelsesprocedure skal evalueres med henblik på en finjustering. Siri opfordrede derfor til at sende bemærkninger (send til Winnie). Processen kører fra november til marts, og der vil bliver nedsat en gruppe på IOOS med henblik på at melde vores ønsker til ændringer ind. Fælles IOOS LSU/ LAMU- møde d.28. september Siri fortalte, at handleplaner for opfølgning på psykisk APV blev godkendt. Der skal laves detaljerede handleplaner for forebyggelse af stress, god, daglig ledelse, anerkendende kommunikation og god omgangsform. Rygepolitik: Det skal drøftes, om man skal skifte tøj i forbindelse med rygning. Er det et problem i forhold til patienter, at rygernes tøj lugter? Mariann mindede om, at man kun har én pause på 29 minutter (=frokost) på en arbejdsdag, med mindre andet er aftalt med lederen. Punktet kommer på dagsordenen til drøftelse på det næste institutledelsesmøde. Eventuelt Der var intet under eventuelt.