Besparelser i administrationen

Transkript

1 Koncern HR, Viborg, NS April Besparelser i administrationen Oplæg til drejebog for omplacering / afskedigelse af medarbejdere i administrationen i regionshusene Drejebogen vil blive behandlet på møde i Hoved-MEDudvalget for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling den 4. maj. Formålet med denne drejebog er at bidrage til en lige behandling af de berørte medarbejdere. Drejebogen følger de retningslinjer for omplacering og eventuel afsked af medarbejdere, som er aftalt i RMU, og følger et mindsteindgrebs-princip. Se En samlet oversigt over tidsplanen for processen findes sidst i denne drejebog. Under forbehold af at Regionsrådet i forbindelse med budgetforligsdrøftelserne den 9. juni godkender direktionens spareforslag vedrørende administrationen og bemyndiger direktionen til at arbejde videre med forslagene, fremlægger direktionen snarest muligt efter den 24. juni en endelig oversigt over den fremtidige ledelsesmæssige bemanding i administrationen. 1. Forberedende ledelsesarbejde frem til senest den 10. august. Ved besparelser og omstruktureringer skal ledelsen skaffe sig et ledelsesmæssigt overblik over handlemuligheder, herunder muligheder for omplaceringer inden for egen afdeling /LMU område. Der er i denne fase ikke drøftelser med enkeltpersoner eller MED-system. Ledelsen skal overveje: a. Ny eller ændret organisation i forhold til de fremtidige opgaver og funktioner b. Hvordan skal den fremtidige sammensætning af personale være, herunder fremtidige krav til kompetencer? c. Ved flytning af opgaver i forbindelse med omlægninger og/eller besparelser, overvejes om den / de medarbejdere, der i dag løser opgaven, skal følge opgaven. d. Er der vakante stillinger? Er der mulighed for frivillige ordninger? Er der muligheder for at konvertere budgetterede vikarmidler til faste stillinger? e. Hvilke kriterier skal der være for udvælgelse til omplacering? 1

2 f. Hvilke medarbejdere/medarbejdergrupper kan/skal tilbydes omplacering? Se i øvrigt RMU s retningslinjer. g. Hvilke støtteforanstaltninger skal der etableres? h. Hvordan er tidsplanen for implementering? i. Hvordan kommunikerer ledelsen med relevante parter? Hvor i forløbet er der evt. behov for tavshedspligt? Særligt vedr. tillidsrepræsentantbeskyttelsen. Tillidsrepræsentanter og deres suppleanter, MEDudvalgsmedlemmer og deres suppleanter og arbejdsmiljørepræsentanter må kun afskediges eller omplaceres (hvis det indebærer at de mister deres hverv), hvis der er tvingende årsager jf. Region Midtjyllands MEDaftale 33. Det betyder, at hvis en anden medarbejder (herunder også tjenestemænd) kan omplaceres eller afskediges, så må den beskyttede ikke omplaceres eller afskediges. Ved vurderingen af, om en medarbejder med tillidsrepræsentantbeskyttelsen kan omplaceres eller afskediges, skal det indgå, om denne ved en oplæring /eller efteruddannelse i en periode på op til 6 måneder, vil kunne varetage en af de stillinger, der er tilbage i området. Den følgende tidsplan kan efter aftale i det enkelte LMU fraviges eller præciseres. 2. Information og inddragelse af medarbejdere efter afslutning af ledelsens forberedende overvejelser Fra den juni eller i perioden august Når de ledelsesmæssige forberedelser er afsluttet giver ledelsen uopfordret - inden iværksættelse af omplaceringer information til MEDsystemet om: Baggrunden for besparelse/omstrukturering RMU s vedtagne retningslinjer og procedurer for omplacering og afskedigelse af de medarbejdere, som bliver berørt af besparelser eller omstruktureringer. De lokale MEDudvalg behandler ledelsens forslag til kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der skal løse de fremtidige opgaver og kriterier for de medarbejdere, der forventes omplaceret eller afskediget Antal af påtænkte omplaceringer/afskedigelser og den konkrete fremgangsmåde (tidsplan og udvælgelsesprocedure) ved den forestående personalereduktion, samt hvilke støtteforanstaltninger afdelingen/ arbejdspladsen ønsker at benytte. Ledelsen skal sikre, at tillidsrepræsentanter, for berørte medarbejdere, hvor tillidsrepræsentanten ikke er en del af MEDudvalget, er orienteret. Ledelsen giver tilsvarende information på personalemøder på arbejdspladsen. Der kan være situationer, hvor den planlagte personalereduktion peger på konkrete funktioner og dermed på konkrete medarbejdere, eller hvor det er tydeligt i forhold til opgave bort fald at det er en konkret medarbejder der vil blive berørt. I disse tilfælde skal denne /disse medarbejdere orienteres så tidligt som muligt i forløbet, f.eks. umiddelbart før personalemøde eller møde i MEDudvalget. 3. Indkaldelse til samtaler om evt. omplacering august 2

3 Der kan lokalt aftales (i LMU eller OLMU) andre datoer disse skal være kendt af alle medarbejdere indenfor området Lederen vurderer ud fra de i RMU aftalte retningslinjer der evt. er suppleret med retningslinjer fastlagt af HMU og LMU - hvilke medarbejdere der skal indkaldes til samtale om påtænkt omplacering/afsked i forhold til de områder, der berøres af personalereduktionen (mindsteindgrebs-princippet). Inden der tages konkrete skridt til indkaldelse til samtaler om evt. omplacering, skal lederen orientere de respektive tillidsrepræsentanter/faglige organisationer om, hvem der vil blive indkaldt og tidspunkter for afholdelse af samtaler. Formålet er, at give mulighed for at tillidsrepræsentanten kan deltage, såfremt medarbejderen ønsker dette. Ledelsen indkalder pr. brev de pågældende medarbejdere til en orienteringssamtale med oplysning om baggrunden for samtalen og med opfordring til at tage en bisidder med se skabelon til brev. Så vidt det overhovedet er muligt, skal indkaldelsesbrevet afleveres personligt af lederen. Samtalerne afvikles først med de medarbejdere, som tænkes tilbudt en omplacering inden for egen afdeling. Hvis medarbejderen tilkendegiver, at det ønsker den pågældende ikke, så kan tilbuddet om omplacering givers en anden medarbejder. I forbindelse med omplacering inddrager lederen Koncern HR med henblik på rådgivning vedrørende løn- og ansættelsesvilkår ved omplacering i henhold til regionale retningslinjer Koncern HR inddrages ligeledes med henblik på afdækning af, om der er mulighed for omplacering indenfor HMU området eller i regionen i øvrigt. 4. Samtaler om omplaceringer eller eventuel afskedigelse og udlevering af høringsbrev, august OBS bemærk disse samtaler afholdes indenfor en meget kort periode. Der kan lokalt aftales (i LMU eller OLMU) andre datoer disse skal være kendt af alle medarbejdere indenfor området Der afholdes ikke samtaler eller sendes breve op til fridag/ferie eller mærkedage med mindre andet er aftalt. Under samtalen orienterer ledelsen medarbejderen om begrundelsen for, at det er pågældende, der er udpeget til påtænkt omplacering eller eventuelt afsked. a. Hvis der er muligheder for omplacering indenfor eget LMU område, tager ledelsen en drøftelse med medarbejderen om disse muligheder. b. Hvis omplaceringstilbuddet betyder en væsentlig stillingsændring, skal medarbejderen under hensyntagen til andre medarbejdere, som vil kunne tilbydes stillingen - have en rimelig tid til at overveje tilbuddet. 3

4 c. Hvis det ikke er muligt at omplacere medarbejderen inden for LMU-området, orienteres medarbejderen om, at Koncern HR som administrationens lokale HR-afdeling kan inddrages hvis medarbejderen ønsker det - med henblik på at undersøge omplaceringsmuligheder inden for HMU-området og efterfølgende i regionen i øvrigt. Ledelsen giver medarbejderen en høringsskrivelse og udleverer pjecen: Omplacering og evt. afsked. I høringsskrivelsen redegøres for begrundelsen og kort for forsøget på omplacering inden for regionen. Høringsperioden giver medarbejderen mulighed for at komme med bemærkninger til, at det netop er pågældende, som man påtænker at omplacere eller afskedige. Hvis medarbejderen ønsker det, aftales et opfølgende møde, hvor medarbejder og evt. bisidder mødes med ledelsen og kan afgive sine bemærkninger til omplacering/evt. afsked. Medarbejderen kan komme med ønske om et sådan møde indenfor parthøringsperioden se nedenfor. I forbindelse med samtalerne om omplacering udarbejder lederen et kort notat om eventuelt indgåede aftaler f.eks. om omplacering opgaver i opsigelsesperioden el. a.. Notatet udleveres til medarbejderen. 5. Partshørings periode og undersøgelse af muligheder for omplacering inden for HMU-området og regionen i øvrigt inden en eventuel opsigelse ultimo august medio september Der kan lokalt aftales (i LMU eller OLMU) en præcis start dato for partshøringsperioden denne skal være kendt af alle medarbejdere indenfor området Hvis det ikke er muligt at omplacere en medarbejder inden for eget LMU-område, kontakter lederen Koncern HR med oplysninger om de medarbejdere (navn, fødselsdato), hvor det skal undersøges, om det er mulighed for at omplacere indenfor HMU-området og regionen jf. de generelle retningslinjer om omplacering. Koncern HR kan vælge at tage kontakt til de pågældende medarbejdere med henblik på evt. at få præciseret medarbejdernes holdninger og ønsker f.eks. i forhold til geografi, samt for at orientere medarbejderen om eventuelle aktuelle muligheder Hvis der er mulighed for omplacering afholdes en samtale mellem ledelsen af den eventuelt kommende afdeling/arbejdsplads og medarbejderen. Hvis der er flere medarbejdere til samme stilling, vælger ledelsen af afdelingen, hvem der skal indkaldes til samtale. Herefter vælger ledelsen hvem der skal indkaldes til samtale. Medarbejderen fremsender eventuelle bemærkninger til partshøringsbrev. Medarbejderen evt. med bisidder afholder møde med ledelsen for at afgive bemærkninger til partshøringsbrevet. 4

5 Umiddelbart inden afsendelse af afskedigelsesskrivelsen undersøger Koncern HR, om der i høringsperioden er blevet opslået stillinger, der (nu) giver mulighed for en omplacering. For at sikre at processen omkring omplacering og afskedigelse gennemføres så smidigt som muligt og med mindst mulig forsinkelse, er det vigtigt at ledige stillinger slås op internt på Region Midtjyllands jobside. 6. Afskedigelse ultimo august eller ultimo september Hvis afsøgning af muligheder for omplacering ikke giver resultat, eller en medarbejder afviser et passende, relevant tilbud fortsætter processen for afskedigelse. Hvis ledelsen finder, at medarbejderen skal afskediges, sender ledelsen en opsigelse, hvor begrundelsen for opsigelsen gentages, der redegøres for de manglende muligheder for omplacering og ledelsen forholder sig til medarbejderens eventuelle bemærkninger. I forbindelse med drøftelse af processen i de enkelte LMU gøres opmærksom på at opsigelser sendes til e-boks eller som mail på regionens mailsystem. Medarbejderen fortsætter med sit arbejde i opsigelsesperioden, med mindre andet aftales. Fritagelse fra arbejdet i opsigelsesperioden kan kun ske efter godkendelse i Direktionen. 7. Afsøgning af muligheder for omplacering i opsigelsesperioden. 1. september/ 1. oktober 1. januar/februar/ marts/ april Hvis en medarbejder efter meddelelse om omplacering eller afsked tilkendegiver, at den pågældende ikke ønsker sig omplaceret til en eventuel ledig stilling i Region Midtjylland i henhold til retningslinjerne, skal denne tilkendegivelse være skriftlig og skal journaliseres på medarbejderens personalesag. Den relevante tillidsrepræsentant skal orienteres. Medarbejdere, der ønsker sig omplaceret i henhold til retningslinjerne skal selv via og holde sig orienteret om ledige job i Region Midtjylland Koncern HR kan gøre en medarbejder opmærksom på en passende ledig stilling og opfordre medarbejderen til at søge denne Hvis der er et eller flere - ledige job, som medarbejderen mener er relevant for den pågældende, kontakter medarbejderen sin HR afdeling og orienterer denne Koncern HR orienterer den HR afdeling, som den ledige stilling hører under, om at der kommer en ansøgning fra en ansøger med fortrinsret Medarbejderen søger stillingen og gør opmærksom på sin fortrinsret 5

6 Arbejdspladsen med den ledige stilling indkalder medarbejderen til samtale - se retningslinjerne Lønnen i den nye stilling aftales se retningslinjerne Hvis en medarbejder siger nej til relevant tilbud om omplacering inddrages den relevante TR / faglige organisation. Et afslag på et relevant tilbud vil som regel indebære, at den pågældende ikke yderligere er omfattet af retningslinjerne om omplacering 11. Der kan ske omplacering til en midlertidig stilling. Muligheden for en eventuel fornyet omplaceringsret efter udløbet af den tidsbegrænsede stilling, skal aftales inden tiltrædelsen. 8. Støtte til medarbejderen i opsigelsesperioden Det er meget vigtigt, at ledelsen drager omsorg for medarbejderen i opsigelsesperioden, f.eks. ved at lederen eller andre har samtaler med medarbejderen vedrørende personlige, kollegiale og faglige problemstillinger i forbindelse med fratræden. Lederen fortsætter sammen med medarbejderen med at afsøge relevante omplaceringsmuligheder og overvejer, hvem der i øvrigt kan rådgive/støtte medarbejderen - tillidsrepræsentant, fagforening, A-kasse m.fl.. 9. Støtteforanstaltninger Medarbejdere og ledere kan i hele forløbet få støtte fra deres nærmeste leder og Koncern HR i forhold til de problemer, som måtte opstå. Herudover har Koncern HR en række specifikke tilbud i forbindelse med gennemførelse af omstillings- og spareplaner støttemuligheder. Tidsplan: 16. juni 10. august Forberedende arbejde med udarbejdelse af forslag til fremtidig medarbejder bemanding juni eller august Inddragelse af LMU er og HMU? LMU og HMU august Indkaldelse til omplaceringssamtale med berørte medarbejdere au- Omplaceringssamtaler 6

7 gust Medio august medio september Ultimo august eller medio september Ultimo august eller ultimo september september april 2016 Høring af medarbejdere, der skal omplaceres eller afskediges Eventuelle møder med ansatte og organisationerne om konkrete påtænkte omplaceringer eller afskedigelser Meddelelse om omplacering eller afskedigelse Fortsat undersøgelse af mulighed for omplacering i opsigelsesperioden Kan indebære et fortsat ansættelsesstop Direktionen / Afdelingsledelser/ Kommende ledelse Direktionen / Afdelingsledelser/ Kommende ledelse Koncern HR og øvrige HR og personaleafdelingen 7