PRODUKTIONSSTYRING OG JOBRETTEDE SAMTALE. Netværksdag 21. november 2018

Transkript

1 PRODUKTIONSSTYRING OG JOBRETTEDE SAMTALE Netværksdag 21. november 2018

2 HVOR STÅR VI PT. IFT. ARBEJDET MED SAMTALER? Tilbage i var der massiv fokus på rettidigheden i samtaler I de seneste år har de fleste jobcentre sat massiv fokus på at udvikle indholdet i samtaler samt styrke medarbejdernes kompetencer og brug af metoder og redskaber i samtaler Ministeren har i det seneste år sat øget fokus på om kommunerne lever op til lovgivningens krav til antallet af samtaler En forenklet beskæftigelsesindsats træder i kraft 1. juli 2019 med nye krav til og rammer for arbejdet med samtaleindsatsen I dag vil vi sætte fokus på, hvordan der kan arbejdes med en god balance ml. fokus på indhold og antal af samtaler i samtaleindsatsen det gælder både her og nu og efter den 1. juli 2019

3 DEN RETTE BALANCE I SAMTALEINDSATSEN Gode effekter og god kvalitet af samtaler afhænger af den rette balance ml. indhold, metoder, intensitet og tidsmæssig placering Tidspunkter og hyppighed i samtaler (inden for lovgivningen) Fokus, indhold og metoder i samtaler (inden for lovgivningen) Gode effekter og god kvalitet

4 BUD PÅ CENTRALE OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER I STYRINGEN Bud på centrale opmærksomhedspunkter i styringen af samtaler: Hvordan opnår vi størst mulig effekt af vores samtaler? Hvordan målretter vi indhold, metoder og intensitet i samtaler mod den enkelte borger? Hvordan sikrer vi, at alle borgere får opfyldt rettidigheder? / vi lever op til lovgivningen? Hvordan placerer vi samtalerne tidsmæssigt, så de giver effekt? (-og skaber progression) Hvordan udnytter og arbejde vi bedst med de nye frihedsgrader efter 1. juli 2019? Hvordan kan vi give større frihedsgrader til medarbejderne uden at miste styringen? Hvordan sikrer vi den nødvendige kapacitet og fleksibilitet i samtaleafviklingen?

5 DEN JOBRETTEDE SAMTALE PRODUKTIONSSTYRING AF ANTAL OG RETTIDIGHED

6 PRODUKTIONSSTYRING AF SAMTALER OG KONTAKTFORLØB Holdninger Registrering Planlægning Rammer Bygger på interviews og erfaringer fra arbejdet med produktionsstyring Det er en god ide at kigge ned i alle 9 områder, når der skal sikres en effektiv produktionsstyring og rettidighed Kvalitet i samtalen Ledelses fokus Opfølgning I dag kigger vi på udvalgte områder og Kalundborg og Høje Taastrup supplerer med eksempler fra praksis Kompetencer Kapacitet

7 PRODUKTIONSPLANLÆGNING - STRATEGISK BRUG AF RESSOURCER Produktionsplanlægning - går ud på at planlægge, hvordan der med de givne ressourcer leves op til mål og krav for effekter, indhold, hyppighed og rettidighed i samtaleforløbet Produktionsplanlægning Typiske spørgsmål i planlægningen: Hvor hyppigt skal borger til samtaler? (lov, lokale mål,mv.) Hvordan vil vi differentiere samtaleforløbet? Hvor lang tid må en samtale tage? Hvordan er vi belastet hen over året? Hvor mange ressourcer, er der til rådighed? Vigtige nøgletal ift. planlægningen Til- og afgang af borgere - antal borgere Tal for sæsonudsving (tidligere år) Tal for aflyste samtaler / manglende fremmøde Fremadrettet skøn på overgange ml. ydelser PRODUKT Samtaleplan/samtalestrategi fordelt på teams Normtal for samtaler pr. sagsbeh. hen over året

8 POINTER FRA KOMMUNER I arbejdet med planlægning er det vigtigt: at skabe rum for, og italesætte behovet for løbende tilpasninger - normtal for samtaler er ikke stationært - både behov og ressourcer kan ændre sig at planlægge efter højsæson/med en vis buffer, så antallet af samtaler ikke løbende skal justeres/fylde i dialogen - (udsving på ca. 300 personer på tværs af kvartaler) at være opmærksom på at rammerne for planlægning er forskellige på tværs af målgrupper Eksempel på forskelle mellem områder i omfang af personer, der skal Næstved have tæt samtaleforløb Antal personer under 6 mdr. Andel under 6 mdr. Hele gruppen Sygedagpenge ,8 977 Dagpenge , Kontanthjælp- Aktivitetsparat 53 8,3 641 Kontanthjælp - Jobparate ,9 409 Uddannelseshjælp- Uddannelsesparat ,5 270 Uddannelseshjælp- Aktivitetsparat 15 5,2 289

9 STYRING OG OPFØLGNING PÅ SAMTALER Produktionsstyring og opfølgning går ud på at styre og optimere afviklingen af samtaleindsatsen følge op og tage initiativ, hvis målene ikke nås Styring og -opfølgning Centrale opmærksomhedspunkter i styring og opfølgning: Sætte mål/normtal for samtaler / tider i kalender Afvikler vi de planlagte / nødvendige samtaler? Er der teams eller medarbejdere der hænger? Er der noget, som forhindrer den planlagte indsats? Er der flaskehalse og efterslæb i indsatsen Etablering af nødvendig ledelsesinformation Cpr.nr. lister / oversigter med frister mv. Dashboards / oversigter over sagsstamme Fagligt ledelsestilsyn styring af sagsstamme Reaktion ved problemer Ofte behov for at gå tæt på den daglige opgaveløsning eks. brug af lister, indkaldelser, bookning af tider, forberedelse, afvikling og opsamling på samtaler, arbejdsgange, mv.

10 AFGØRENDE MED RELEVANT OG TIDSNÆR STYRINGSINFORMATION Ledelsesinformation Etablering af den nødvendige LIS eks. Udvikling i antal og flow af borgere tilgang og afgang Hvilke borgere, som skal til samtaler og hvornår? Hvilke borgere mangler samtaler? Planlagte og afviklede antal samtaler pr. uge målopfyldelse og belastning pr. medarbejder Hvor mange samtaler aflyses/udsættes? Etablering af fagligt ledelsestilsyn eks.: Indhold og fokus i samtaler Antal samtaler og rettidighed Styring af og opfølgning på sagsstamme Brug af lister og kalender mv. til at styre og følge op Brug af joblog, JobNet CV og selvbook

11 OPTIMALE RAMMER FOR SAMTALEINDSATSEN Optimale rammer for samtaleindsatsen Typiske opmærksomhedspunkter: Opgavefordeling og arbejdsgange ift. at indkalde, booke tider i kalender, følge op på selvbook, manglende fremmøde, mv. Opgavefordeling ift. samtaler fx indkaldefunktion, fast/skiftende sagsbehandler, brug af fællessamtaler, mv. Opgavefordeling ift. at udtrække og kvalitetssikre lister og data Typiske opmærksomhedspunkter ift. risikohåndtering Beredskab til at tackle situationer med arbejdspukler Beredskab ift. planlagt/ikke-planlagt fravær (makker, bagvagt mv) Beredskab som sikrer opgaver løses også ved systemnedbrud. Håndtering af datafejl og dataproblemer leverancer fra DFDG, kvalitetssikring af Facit oplysninger mv.

12 ORGANISATORISKE MODELLER PÅ DAGPENGE Indgang og første samtalebooking Indkaldefunktion Model afhænger f.eks. af behov for hastighed og styring af hvilke aktiviteter borger deltager i Central samtalestyring/ løbende kvalitetssikring Faste eller flydende sagsstammer Selvbook

13 RESSOURCER OG KAPACITET Kapacitet Der er ofte en tæt sammenhæng mellem mængden af ressourcer til opgaveløsningen, og den rettidighed der kan realiseres. Hvad kan der sættes fokus på? : Optimere produktivitet og effektivitet Udvikle og optimere nye metoder og/eller omprioritere opgaveløsningen Skærme ressourcer / tydeliggøre konsekvenser ved nye prioriteringer Tilføre ressourcer til opgaveløsningen i jobcentret

14 ENHEDSOMKOSTNINGER / RESSOURCER I DAGPENGEINDSATSEN Enhedsomkostninger til sagsbehandling varierer ml kr. til kr. pr. fuldtidsperson Tendens til at kommuner med høje enhedsomkostninger også har højere samtaleintensitet men det er ikke entydigt

15 MEDARBEJDERKOMPETENCER IFT. STYRING AF SAMTALEINDSATSEN Medarbejderkompetencer Eksempler på kompetencer ift. styring af samtaler: Overblik over mål for og krav til samtaler Overblik over borgere i egen sagsstamme Styre sagsstamme herunder planlægge samtaler, samtaletider, kalendertider, registreringer, mv Rent bord sikre registreringer i samtalen Optimal brug af it-systemer / LIS Optimal brug af arbejdsgange Registreringspraksis mv.

16 EKSEMPLER PÅ HVORDAN DER ARBEJDES MED KOMPETENCER Kommuner bruger bla. følgende greb til at sætte fokus på kompetencer: Løbende møder med leder eller faglig koordinator, hvor der fx sættes fokus på kvalitet og omfang af indsats typisk med baggrund i et ledelsestilsyn her tales der bl.a. om personlig effektivitet. Leder/faglig koordinator deltager i samtaler - feed back og sparring på samtalens forløb og udbytte herunder både samtalens indhold og effektivitet i samtalens afvikling. Let adgang til udtræk fra systemet, der kan hjælpe i deres planlægning. Fx udtræk at antal samtaler på sagsbestanden inden for seneste år og planlagte samtaler. Medarbejderspecifikke dashboards, som giver overblik over sagsbestand, til og afgang og status i forhold til tilbud.

17 HOLDNINGER TIL OG ACCEPT AF PRODUKTIONSSTYRINGEN Holdninger Ledernes og medarbejdernes holdninger til produktionsstyring kan have betydning for i hvilket omfang det lykkes at levere en effektiv samtaleindsats. Det kan være væsentligt at sætte fokus på: At skabe enighed blandt ledere og medarbejdere om, at produktionsstyring er nødvendigt At skabe enighed om at samtalevolumen og -kadence samt rettidighed er vigtige styringsparametre. At skabe sammenhæng mellem volumen, kadence, rettidighed og kvalitet i indsatsen. At gøre volumen, kadence og rettidighed til en succes i indsatsen. At vægte planlægnings og styringskompetencer hos medarbejderne

18 LEDELSESFOKUS ER HELT AFGØRENDE FOR AT LYKKES Ledelsesfokus: Helt afgørende, at ledelsen går forrest og sætter fokus på produktionsstyring og rettidighed: Kommunikation og meningsskabelse hvorfor samtaler?, hvorfor produktionsstyring og rettidighed?, hvad vil vi opnå? Sæt mål og delmål også for antal samtaler og rettidighed Følge op på team- og medarbejderniveau resultattavler, tavlemøder, én til én samtaler, fagligt ledelsestilsyn, mv. Gå tæt på opgaveløsningen hvordan arbejdes med styring af sagsstamme?, hvordan bruges IT-redskaber?, hvordan løser vi udfordringer, mv. Skabe gode rammer for træning og læring ift. produktionsstyring og rettidighed Opbyg medarbejderkapacitet ved at involvere medarbejderne i at udvikle og optimere indsatsen Indgå aftaler om mål og følge op i ledergruppen

19 EKSEMPLER PÅ HVORDAN DER ARBEJDES MED LEDELSESFOKUS Alle ledelsesniveauer har fokus på rettidige samtaler med høj kvalitet. Antal samtaler og kvalitet i samtaler fylder i dialogen med medarbejdere i forskellige sammenhænge personalemøder, teammøder, tavlemøder osv. Et omfattende og dynamiske ledelsestilsyn, der anvendes aktivt i den daglige ledelse. Ledelsen har viden om udviklingen i samtaler, sagsbestand mv. bruges aktivt i dialogen og sparringen med medarbejdere Tid og rum til sparring og individuel feed back på samtaler. Leder/faglig koordinator deltager i samtaler med faste mellemrum. Der følges løbende op på, om der er rette samtalekapacitet i selvbook.

20 DEBAT

21 SPØRGSMÅL TIL DRØFTELSE 1) Hvor oplever I de største udfordringer ift. en effektiv produktionsstyring og ift. at få samtaler gennemført i rette omfang? (tag eventuelt afsæt i de 9 områder) 2) Hvad er den vigtigste læring / erfaring fra jeres hidtidige arbejde med at sikre effektiv produktionsstyring og ift. at få samtaler gennemført i rette omfang?

22 DEN JOBRETTEDE SAMTALE STYRING AF INDHOLD OG TILGANGE

23 FOKUSOMRÅDER I ARBEJDET MED DEN JOBRETTEDE SAMTALE Samtaleteknikker Observation sparring og aktionslæring mv. Ledelsesfokus Optimal brug af ITredskaber Viden om arbejdsmarkedet

24 Udviklingen på arbejdsmarkedet og i lokale virksomheder Efterspørgslen efter arbejdskraft Krav til kompetencer og ledige jobs Match ml. job og de ledige Kultur i virksomheder Indhold og teknikker i samtaler Viden om arbejdsmarkedet Ledelsesfokus Klare rammer for og fokus i samtaler Målrettet rådgivning om job, jobsøgning mv. Brug af samtaleteknikker ejerskab og indflydelse til borgeren, klar aftaler om mål og opfølgning, ressourcefokus, mv. Træning aktionslæring, observation og sparring på samtaler, læringsgrupper mv. Optimal brug af ITredskaber Træne via konkrete samtaler Udpeg læringstemaer og mål Kollega observerer og giver sparring Faciliterede læringsgruppemøder Logbog over læring Mv. Observation sparring og aktionslæring mv. Selvbookning informer, tilbyd hjælp, klarhed om deadline og opfølgning Joblog værdi af joblog, den lediges opgaver, kobling af joblog og ABC-plan, opfølgning på jobsøgningsadfærd, mv. JobNetCV værdi af CV, den lediges opgaver, kobling til jobsøgning mv.

25 LEDELSESFOKUS I ARBEJDET MED DEN JOBRETTEDE SAMTALE Observation sparring og aktionslæring mv. Samtaleteknikker Ledelsesfokus Viden om arbejdsmarkedet Optimal brug af ITredskaber Meningsskabelse for medarbejdere og ledige hvorfor skal vi arbejde med samtaler?, hvorfor redskaber?, mv. Sæt mål og delmål for arbejdet med samtaler Følge op på arbejdet med samtaler hvor langt er vi?, hvad er gået godt?, hvad skal vi have fokus på?, mv. Skab klarhed om hvem der gør hvad? skab gode organisatoriske rammer? Skab en tydelig sammenhæng ml. samtaler og ITredskaber hvad kan IT hjælpe os med?, hvordan bruger vi bedst IT?, mv. Sørg for den nødvendige kompetenceudvikling Skabe gode rammer for træning og læring Skab gode rammer for vidensdeling i organisationen Prioriter tid og ressourcer

26 SPØRGSMÅL TIL DRØFTELSE 1) Hvordan arbejder I med at sikre den rette balance ml. fokus på volumen og fokus på indholdet i samtaler i jeres daglige styring og opfølgning? 2) Hvordan arbejder I med at integrere joblog i samtalerne? og hvordan er I lykkes med at få joblog til at understøtte det rette fokus i samtalerne?

27 MPLOY A/S GOTHERSGADE 103,STUEN 1123 KØBENHAVN K TEL MPLOY@MPLOY.DK