ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN

Transkript

1 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN Hørsholm Kommune Maj 2018

2 INDHOLD 1. INDLEDNING 2 2. PROCES OG METODE 2 3. RESULTATER Generelle observationer og overordnet vurdering Aktivitetsudvikling Dokumentation, udmåling og levering af ydelser Vagtplanlægning og koordinering 6

3 2 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ INDLEDNING Med afsæt i budgetlægning for 2019 har Center for Sundhed og Omsorg i Hørsholm Kommune ønsket at gennemføre en analyse af hjemmesygeplejen og træningsområdet. Analysen har det overordnede formål at skabe indsigt i opgaveløsningen og driften med henblik på at anvise forbedring- og effektiviseringspotentialer og konkrete handlemuligheder til at indfri dette. Til analysen er der opstillet følgende succeskriterier: At Hørsholm Kommune har et klart og konkret overblik over aktivitet og arbejdsgange At Hørsholm kommune anvises handlemuligheder og forbedrings- og effektiviseringspotentialer på området At Hørsholm Kommune har klare anvisninger til, hvordan disse potentialer kan indfries Nærværende notat handler om hjemmesygeplejen og er opbygget med en kort beskrivelse af proces og metode for analysen, hvorefter selve resultaterne af analysen følger. Resultatafsnittet er opbygget med BDO s generelle observationer og overordnet vurdering, hvorefter resultater af analysen i forhold til aktivitetsudvikling, praksis for visitation og ydelser samt praksis for vagtplanlægning og koordinering præsenteres. På baggrund af ovenstående anvises et potentiale for forbedringer og effektiviseringer i opgaveløsningen samt de konkrete handlemuligheder til at indfri dette. 2. PROCES OG METODE BDO har anvendt et analysedesign bestående af flere metoder og analyseelementer. Dette har sigtet mod at tilvejebringe det fornødne datagrundlag og indsigt i arbejdsgange og opgaveløsning for at anvise konkrete handlemuligheder til en optimeret drift af hjemmesygeplejen. Analysedesignet er illustreret i nedenstående figur: BDO s tilgang til analysen er baseret på en kombination af kvantitative og kvalitative analyser, hvorigennem flere forskellige analyseelementer er anvendt. De kvantitative datakilder har bestået af aktivitetsdata fra omsorgssystemet om udviklingen i sygeplejeydelser og delegeret sygeplejeydelser, økonomidata fra økonomisystemet samt en analyse af vagtplanlægningen. Derudover er der foretaget en brugertidsprocent-måling (BTP-måling), hvor samtlige medarbejdere i hjemmesygeplejen i perioden fra den 8. til den 21. marts har registreret deres anvendte tid i opgaveløsningen. Formålet er at få et detaljeret indblik i hjemmesygeplejens opgaver og prioriteringer. Den kvalitative tilgang har bestået af en audit af 30 selvudvalgte borgerjournaler med henblik på vurdering af kvaliteten i dokumentation i journalerne. Derudover har BDO gennemført tre observationsdage i hjemmesygeplejen, hvor en konsulent fra BDO har fulgt en sygeplejerske for med egne øje at få et indblik i hverdagens arbejdsgange og planlægning. Endvidere er der foretaget interviews med udvalgte medarbejdere fra de tre distrikter samt den overordnede leder på området. Afslutningsvis er analyser, observationer og resultater i form handlemuligheder og potentialer blevet fremlagt for og drøftet med projektets styregruppe. Samlet er det BDO s vurdering, at analysedesignet og de anvendte metoder, indenfor de givne rammer, giver et godt og solidt grundlag for indfrielse af analysens succeskriterier om at give Hørsholm Kommune et klart og konkret overblik over aktivitet og arbejdsgange, anvise handlemuligheder og forbedrings- og effektiviseringspotentialer samt klare anvisninger til, hvordan hjemmesygeplejen kan indfri disse potentialer.

4 3 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ RESULTATER 3.1 Generelle observationer og overordnet vurdering Det er BDO s overordnede indtryk via observationsdage, hvor vi har fulgt medarbejdere i hjemmesygeplejen, via interviews med udvalgte medarbejdere og leder og via dataanalysen, at hjemmesygeplejen i de tre distrikter overordnet er karakteriseret af at være generelt veldrevne og effektive med en sund kultur og engagerede medarbejdere. Dette skal samtidig ses i lyset af, at BDO anerkender, at hjemmesygeplejen er præget af en høj kompleksitet og en stor uforudsigelighed i opgaveløsningen. På de gennemførte observationer og interviews i hjemmesygeplejen har vi særligt hæftet os ved, at medarbejderne har en professionel og faglig tilgang med fokus på borgeren. Hjemmesygeplejerskerne er sammen med hjemmeplejen - for nylig flyttet i nye lokaler, hvor der indledningsvist har været visse udfordringer. Det er dog vurderingen, at de fysiske rammer skaber gode muligheder for samarbejde og relationer mellem de tre distrikter og internt i de tre distrikter, hvor hjemmesygeplejerskerne er godt integrerede i de respektive distrikter og der opleves et godt konstruktivt samarbejde og en god kommunikation. 3.2 Aktivitetsudvikling For at få et overordnet overblik over aktiviteterne i hjemmesygeplejen har BDO opgjort aktivitetsudviklingen som visiterede sygeplejeydelser for Nedenstående graf viser således de samlede visiterede sygeplejeydelser i timer om ugen (rød graf), sygeplejeydelser leveret af sygeplejersker i timer om ugen (grøn graf) og sygeplejeydelser delegeret til hjemmeplejen i timer om ugen (blå graf). Figur 1: Udviklingen i sygeplejeydelser (timer) ,00 700,00 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 0,00 Sygepleje i alt Delegeret sygeplejeopgave sygepleje Kilde: Hørsholm Kommune: data fra omsorgssystem Figur 1 viser samlet, at aktivitetsudviklingen i hjemmesygeplejen i Hørsholm Kommune er relativ stabilt over de to seneste år ( ), og endda med en smule faldende tendens. Denne aktivitetsudvikling i hjemmesygeplejeydelser står i modsætning til BDO s erfaring fra tilsvarende analyser i andre kommuner, som oplever en stigende tendens. Det relative stabile ydelsesomfang i hjemmesygeplejen i Hørsholm Kommune vurderes at give et godt grundlag for en god økonomiske og faglig styring og planlægning i hjemmesygeplejen. Af figur 1 fremgår det endvidere, at en andel af sygeplejeydelserne leveres til borgerne som delegerede sygeplejeopgaver. For Hørsholm Kommunens vedkommende er delegeringsgraden opgjort til 32/68 det vil sige, at 32 % af sygeplejeydelserne leveres af sygeplejersker, mens 68 % leveres af SOSU-assistenter eller -hjælpere. I tabel 2 har BDO sammenlignet Hørsholm Kommunes delegeringsgrad med andre kommuner, som BDO har foretaget tilsvarende analyser i. Sammenlignet med disse kommuner placerer Hørsholm Kommune sig lidt over middel i delegeringsgrad. Det skal bemærkes, at det er vanskeligt at sige, hvor stor eller lille graden af delegering bør være, da dette på den ene side afhænger af hensynet til kompetenceniveau og faglighed i forhold til at løse opgaven og på den anden side afhænger af hensynet til at løse opgaven på lavest effektive omkostningsniveau (LEON). I dette lys er det BDO s vurdering, at Hørsholm Kommune overordnet set har en hensigtsmæssig delegeringsgrad. Der henvises i øvrigt til afsnit 3.4.

5 4 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ 2018 Tabel 2: Sammenligning af delegeringsgrad K1 K2 K3 K4 K5 Kilde: Baseret på BDO s erfaringer fra sammenlignelige kommuner. Hørsholm (2017) Opsummerende viser analysen af Hørsholm Kommunes aktivitetsudvikling i hjemmesygeplejeydelser, at sygeplejeydelserne de seneste to år har været relativt stabile. Dette vurderes at give optimale betingelser for en god økonomisk og faglig styring og planlægning. Derudover vurderes det, at Hørsholm Kommune har en rimelig balance omkring delegering af sygeplejeydelser i forhold til effektivitet og faglighed. 3.3 Dokumentation, udmåling og levering af ydelser Som et led i analysen har en uddannet sygeplejerske og visitator foretaget en audit af i alt 30 journaler 10 i hver af de tre sygeplejegrupper - med henblik på at vurdere kvaliteten af dokumentationen i journalerne. Journalerne er vurderet på nedenstående definerede undersøgelsespunkter: 1. Er der sket en optimal udredning? 2. Er der udarbejdet mål og handleplaner på de oprettede indsatser? 3. Er der slut og -/ opfølgningsdato? 4. Kunne der have været alternative leveringsmuligheder i forhold til de oprettede indsatser - herunder om borgeren kunne komme i kommunens sygeplejeklinik eller overgå til dosisdispenseret medicin? 5. Leveres indsatsen med rette faglige kompetencer? 6. Er det afsatte tidsforbrug og koordinering i forhold til levering af indsatsen i overensstemmelse med kommunens retningslinjer på området Det samlede billede af kvaliteten i dokumentation i journalerne er på et mindre tilfredsstillende niveau til et tilfredsstillende niveau. Det skal dog bemærkes, at der alene er set på selve kvaliteten af dokumentationen for de sygeplejefaglige indsatser, og ikke på den udførte sygeplejeindsats over for borgeren. I den forbindelse er det fundet, at der i flere tilfælde mangler sammenhæng mellem sygeplejefaglig udredning, handleplaner og sundhedslovsindsatser, der indikerer, at journalen ikke anvendes som et brugbart redskab i hverdagen til at sikre borgerne får den optimale indsats. I forlængelse heraf arbejdes, der ikke systematisk med handleplaner, mål og slutdatoer på indsatserne, der kan sikre en optimal tilrettelæggelse af indsatsen. K6 K7 K8 K9 Sygeplejersker 60 % 55 % 51 % 44 % 41 % 32 % 30 % 30 % 24 % 21 % SOSU 40 % 45 % 49 % 56 % 59 % 68 % 70 % 70 % 76 % 79 % Tabel 3: Sygepleje audit - samlet faglig vurdering Når det kommer til selve tidsudmålingen af sygeplejeydelser er disse generelt ensartet og afstemt med Hørsholm Kommunes vedtagne vejledende tider på området. Det er dog fundet, at tidsudmålingen for de enkelte ydelser ikke er mindre, når flere indsatser sammenlægges og der er ligeledes i gennemgangen fundet vejtid på ydelser, der gives i forlængelse af hinanden til samme borger. Dertil kommer, at tidsudmålingen ofte ikke er mindre, når sygeplejeydelser delegeres til SOSU-assistenter, og der dermed ikke er en tydelig synergieffekt ved, at sygeplejeindsatsen leveres i kombination med servicelovens 83 ydelser. Samlet er det på baggrund af journal audit BDO s vurdering, at Hørsholm Kommunes tidsudmåling generelt ligger på et højt niveau Tabel 4: Sammenligning af tidsudmåling set i forhold til andre kommuner, som BDO har kendskab til. På observationer og interviews har sygeplejersker endvidere tilkendegivet, at de oplever et relativt godt serviceniveau overfor borgerne i kommunen, når de sammenligner med andre kommuner, som de har kendskab til. I forlængelse heraf har BDO sammenholdt Kommune Hørsholm K1 K2 Timer sygeplejeydelse pr. borger om ugen 1,8 1,2 1,2 den gennemsnitlige visiterede tid pr. borger om ugen i Hørsholm Kommune med andre kommuner, hvor BDO har haft tilgængelige data fra gennemførsel af lignende analyser. Denne sammenligning synes at Kilde: Hørsholm Kommunes omsorgssystem; andre kommunernes omsorgssystem, hvor BDO har foretaget lignende analyser. bekræfte den vurdering fra journal audit, da borgerne i Hørsholm Kommune i gennemsnit får mere sygeplejefaglig indsats end BDO s to sammenligningskommuner. BDO har i analysen haft fokus på om der eksisterer en alternativ mulighed for levering af sygeplejeydelser. Hørsholm Kommune har allerede en sygeplejeklinik, men der er en anerkendelse af, at der er et potentiale i at anvende sygeplejeklinikken i højere grad end det sker i dag. Sygeplejerskerne vurderer, at flere borgere rent helbredsmæssigt godt vil være i stand til at møde op i kommunens sygeplejeklinik, men sygeplejerskerne møder modstand fra Skala Antal journaler 1 - Ikke acceptabel kvalitet Mindre god kvalitet Tilfredsstillende kvalitet God kvalitet Meget god kvalitet 0

6 5 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ 2018 borgerne, som foretrækker at modtage sygeplejeydelser i eget hjem. Det er BDO s vurdering, at en øget anvendelse af klinikken bør være et indsatsområde, da det dels vil betyde en mere effektiv opgaveløsning da der ingen vejtid er for sygeplejerskerne -, dels at borgerens transport til sygeplejeklinik hænger godt sammen med den rehabiliterende indsats. Hørsholm Kommune har arbejdet med rehabilitering i hjemmet - såvel som sygeplejen. Det er dog vurderingen, at den rehabiliterende tilgang fortsat kan indarbejdes i forhold til hjemmesygeplejen. Dette vil bidrage til at gøre borgerne mere selvhjulpne. Det kunne også være brug af dosisdispensering i de tilfælde, hvor medicinen har været stabil gennem en længere periode. Det bemærkes, at dette forudsætter samarbejde med læger og apotek. Handlemuligheder (veje at gå) Samlet set er det BDO s vurdering, at der er et forbedrings- og effektiviseringsmuligheder i at arbejde med følgende indsatsområder: 1. Den sundhedsfaglige dokumentation 2. Tidsudmåling af ydelser 3. Øget anvendelse af sygeplejeklinik For det første kan der med fordel arbejdes med den sundhedsfaglige dokumentation med henblik på en mere fyldestgørende og kvalificeret dokumentation. Dette forventes på sigt at have en positiv effekt for borgerens forløb. Det er BDO s forståelse, at Hørsholm Kommune er i gang med oplæringen til Fælles Sprog III, som kommunen overgår til i den nærmeste fremtid. Overgangen til Fælles Sprog III giver mulighed for i øget grad at bruge journalen som et brugbart redskab i hverdagen og i højere grad systematisk at arbejde med handleplaner, mål og slutdatoer på indsatserne, der kan sikre en mere effektiv indsats og dermed hurtigere afslutning af forløb. For det andet er der et potentiale i at Hørsholm Kommune har fokus på udmåling af ydelser. Det er BDO s vurdering, at Hørsholm Kommune kan nedbringe sygeplejeydelserne gennem et øget fokus på dette og særligt med et øget fokus på, tidsudmålingen for ydelser reduceres, når to eller flere ydelser leveres hos samme borger. Det vil altså være muligt at opnå en synergieffekt ved et større fokus på at de delegerede indsatser planlægges og leveres i kombination med servicelovsydelser. En samlet nedbringelse af tidsudmålingen vil også kunne opnås gennem fokus på opfølgnings- og slutdatoer, hvorved afslutning af enkelte ydelser sandsynligvis vil kunne ske tidligere. Endelig vil et rehabiliterende fokus også kunne medvirke til en samlet nedbringelse af ydelser. For det tredje har Hørsholm Kommune et muligt potentiale i at benytte kommunens sygeplejeklinik i højere grad. En øget anvendelse af sygeplejeklinikken kræver for det første, at medarbejderne i hjemmesygeplejen i højere grad tænker sygeplejeklinikken som en mulighed for levering af ydelsen frem for i borgerens eget hjem. Dette har sygeplejerskerne også selv har peget på som muligt. For det andet kræver det, at borgerne er i stand til og villige til at transportere sig til sygeplejeklinikken. Her anbefales det, at Hørsholm Kommune klart kommunikerer til borgeren, at sygeplejeklinikken er kommunens tilbud, hvilket vil hjælpe i forhold til sygeplejerskernes daglige dialog med borgerne. For det tredje kræver det, at der er den fornødne kapacitet i klinikken og en eventuel ny klinik oprettes, samt at klinikken fyldes op, så sygeplejerskerne i klinikken i mindst muligt omfang skal ud til borgerne. Potentialeestimat BDO har estimeret, at et øget fokus på den sundhedsfaglige dokumentation, herunder opfølgning og afslutning, og fokus på udmåling af sygeplejeydelserne har et potentiale på mellem ca kr. afhængig af, om der tages udgangspunkt i reduktion af de samlede årlige sygeplejeydelser(timer) på 1 %, 2 % eller 3 %. Potentialet er baseret på, at Hørsholm Kommune i 2017 visiterede ca. 615 timers sygeplejeydelser om ugen (sygepleje og delegeret sygepleje) til i gennemsnit ca. 350 borgere om ugen. En reduktion på 1 % svarer altså til en reduktion på ca. seks timer om ugen eller 3-4 borger med en gennemsnits ydelsestyngde 1. Det bemærkes, at som følge af delegeringen vil en del af reduktionen omfatte hjemmeplejen. Derudover vurderer BDO, at der er et potentiale på omkring kr. om året ved en øget anvendelse sygeplejeklinikken. Potentialet er baseret på, at transporttid kan frigøres fra sygeplejersker, som i dag transporterer sig mellem borgere, og i stedet udnyttes til borgertid i sygeplejeklinik 2. Det bemærkes, at Hørsholm Kommune ikke for nuværende har de nødvendige faciliteter til en ny sygeplejerske i klinik, hvorfor det skønnes, at potentialet er forbundet med en engangsudgift på ca kr. til istandsættelse m.m. af lokaler til en sygeplejeklinik. Det bemærkes, at sygeplejersken i klinikken i perioden januar 2017 til og med april 2018 i gennemsnit har 7-8 borgere pr. 1 Potentialeberegningen er baseret på, at sygeplejerskernes direkte tid med borgeren er opgjort til ca. 3 timer i gennemsnit pr. vagt i den foretaget BTP-måling. Antaget at en medarbejder har ca. 200 vagter årligt, og en reduktion på 1 % i sygeplejeydelser er lig med ca. seks timer om ugen, så kan der frigøres to vagter om ugen eller 100 vagter om året svarende til ca. halvt årsværk. 2 Potentialeberegningen er baseret på, at sygeplejerskernes transporttid er opgjort til ca. 47 minutter i gennemsnit i den foretaget BTP-måling. Antaget at en medarbejder har 200 vagter med ca. 47 minutters transporttid i gennemsnit, så kan ca. 155 timer som i dag bruges på transporttid bruges til direkte tid med borgeren. Det kan frigøre ca. 50 vagter på et år svarende til et kvart årsværk baseret på, at der leveres ca. 3 timers direkte borgertid pr. vagt.

7 6 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ 2018 vagt hvor hun dog også i et mindre omfang har kørt ud til borgere. En forudsætning for potentialet er dermed, at Hørsholm Kommune kan få ca. 7-8 borgere flere til at benytte klinikken om dagen. 3.4 Vagtplanlægning og koordinering Et yderligere element i analysen er BTP-målingen, hvor medarbejderne i hjemmesygeplejen i 14 dage har registeret deres tidsforbrug på dagens opgaver. Dette har resulteret i mere end 100 skemaer over de 14 dage, hvor tidsregistreringen blev gennemført, hvilket er omsat i nedenstående tabel. Resultatet viser, at en hjemmesygeplejerske i Hørsholm Kommune i gennemsnit har en direkte borgertid på 38,3 % i dagvagt og på 43,5 % i aften-/nattevagt. Det er BDO s erfaring, at en andel direkte tid i hjemmesygeplejen på mellem 38 og 42% i dagvagt kan betragtes som tilfredsstillende, hvorfor det er vurderingen, at en direkte borgertid på 38,3% kan anses som tilfredsstillende. Tabel 5: BTP-måling sygeplejersker (ekskl. Udviklingssygeplejerske) Rådhuset Rungsted Sophielund Klinik Dagvagt Samlet Aften/nat Sundhedslovsydelser 35,7% 33,7% 37,7% 39,9% 36,4% 33,8% Servicelovsydelser 0,9% 0,1% 0,0% 0,0% 0,4% 8,5% Tilkald/nødkald 0,4% 1,6% 0,1% 0,4% 0,5% 0,5% Dokumentation ude hos borger/*7 0,4% 0,0% 0,0% 0,0% 0,1% 0,7% Andre borgerrettede opgaver sammen med borger 0,9% 0,3% 1,0% 0,8% 0,9% 0,1% Direkte tid 38,3% 35,7% 38,8% 41,1% 38,3% 43,5% Dokumentation i personalerum mv. 8,3% 7,9% 8,5% 15,7% 8,7% 10,1% Kontakt til pårørende og samarbejdspartnere om borger(e) 2,4% 2,1% 4,6% 4,8% 3,3% 2,2% Møder med samarbejdspartnere og pårørende om borger(e) 6,5% 1,3% 3,6% 1,0% 3,9% 2,8% Daglig planlægning og koordinering 12,5% 20,3% 10,1% 12,7% 13,2% 9,0% Medicinhåndtering 1,6% 0,5% 1,6% 0,1% 1,3% 1,2% FMK-opdatering 2,6% 3,3% 4,2% 2,8% 3,4% 1,0% Andre borgerrelaterede opgaver 1,3% 1,3% 3,0% 0,7% 1,9% 0,5% Vejtid mellem borgere 10,6% 11,4% 8,5% 7,7% 9,7% 11,6% Indirekte tid 45,8% 48,1% 44,1% 45,4% 45,4% 38,4% Andre møder (når de ikke handler om konkrete borgere) 1,9% 3,8% 1,7% 1,3% 2,1% 0,6% Øvrig vejtid 2,2% 0,3% 0,6% 1,7% 1,2% 5,4% Kurser og uddannelse 0,0% 1,9% 0,0% 0,0% 0,4% 0,2% Vejledning og uddannelse af kollegaer og elever 1,5% 1,7% 3,7% 0,5% 2,3% 0,3% Planlægning 1,1% 2,7% 3,0% 1,9% 2,2% 0,6% Pauser og personlig tid 5,6% 3,0% 4,9% 4,9% 4,8% 5,0% Beredskabs- og ledig tid 0,0% 0,3% 0,4% 0,0% 0,2% 3,1% Øvrige opgaver (TR, AMR osv.) 0,2% 0,3% 0,5% 1,1% 0,4% 0,2% Tidsregistrering 3,5% 2,2% 2,3% 2,0% 2,7% 2,7% Øvrig tid 15,9% 16,2% 17,1% 13,5% 16,3% 18,1% I tabel 5 er Hørsholms Kommune BTP-måling opdelt på hovedkategorierne direkte tid, indirekte tid og øvrig tid indsat sammen med seks øvrige kommuner, hvor BDO også har gennemført BTP-måling. Trods en tilfredsstillende andel direkte borgertid, så vurderes det dog, at der er mulighed for forbedringer, hvis der rettes fokus på opgaver under den indirekte tid.

8 7 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ 2018 Når vi dykker ned i resultatet af tidsregistreringen ses det, at der er en smule variation mellem distrikterne. Den laveste direkte tid er i distrikt Rungsted, som delvist kan forklares ved en højere andel anvendt på daglig planlægning og koordinering, som dækker over den daglige planlægning og koordineringsopgaver, herunder fx morgenmøder, formiddagsmøder og i i døren - koordinering eller via telefonen til en kollega. Samlet anvendes i gennemsnit 13,2% af fremmødetiden på daglig planlægning og koordinering, hvilket BDO vurderer er i den høje ende, hvilket bør give anledning til refleksion om processerne herfor. På baggrund af de gennemførte interviews er BDO blevet bekræftet i, at det kan være relevant at foretage en vurdering af om de nuværende arbejdsgange omkring daglig planlægning og koordinering kan forbedres. Her fremgik det blandt andet, at der er forskellige tilgange og aftaler i forhold til deres daglige planlægning og koordinering, og at der generelt er et relativt lavt kendskab mellem distrikter i relation til arbejdsprocesser og praksis. Denne lave grad af kendskab og relation til de to øvrige distrikter kommer også til udtryk i, at medarbejdere ikke har en klar forståelse af og indblik i vagtplanlægningen og herunder, hvornår det er planlagt med en, to eller tre medarbejder i fremmøde, samt hvornår det er tiltænkt, at medarbejderne skal arbejde på tværs af hinanden. Det skal bemærkes, at der trods den lave grad af kendskab og relationer på tværs af distrikter, opleves en god kommunikation og et godt samarbejde mellem sygeplejerskerne på tværs af distrikter. BDO har gennemgået 14 dages vagtplaner for hjemmesygeplejen med henblik på at afdække planlægningen, hvor figur 2 viser variationen i fremmøde henover en 14 dages periode. BDO kan konstatere at vagtplanen bekræfter, at der er forskel mellem, hvor mange der er på arbejde i hvert distrikt, hvilket blev fremhævet på interviews, ligesom der ses en variation mellem de enkelte dage og uger. En del af variationen vurderes at bunde i planlagte aktiviteter såsom personalemøder, kurser og uddannelse, hvorfor et jævnt fremmøde over ugen ikke nødvendigvis er at stræbe efter. Det Tabel 6: BTP sammenlignet med andre kommuner Dagvagt Direkte tid Indirekte tid Øvrig tid K1 28% 41% 31% K2 31% 43% 26% K3 31% 50% 19% K4 38% 41% 21% Hørsholm Kommune 38% 45% 16% K5 38% 47% 15% K6 42% 39% 19% Figur 2: Antal medarbejdertimer fordelt over ugen er dog BDO s vurdering, på baggrund af interviews, at der med fordel kan ses nærmere på, om proceduren for planlægningen samlet set er hensigtsmæssig for en optimal koordinering på tværs af distrikter og opgaver. Sygepleje klinik Vikarer Sophielund Rådhus Rungsted Af opgaverne under indirekte tid fremgår det endvidere, at der i gennemsnit anvendes 8,7% i dagvagt til dokumentation. BDO er oplyst om, at der aktuelt implementeres en ipad-løsning, hvorved sygeplejerskerne fremadrettet vil kunne foretages en del af deres arbejde med dokumentation hjemme hos borgerne. Det vurderes, at dette vil have en positiv effekt på den direkte tid, såvel som det vurderes at kunne gavne kvaliteten af dokumentationen, idet den derved kan foretages løbende. Det bemærkes, at BDO på de gennemførte observationer oplevede en god og effektiv afvikling af det koordinerende morgenmøde, hvor det anses hensigtsmæssigt at minimum én sygeplejersker deltager i. Det fremgik dog af interviews og observationer, at sygeplejerskerne oplever, at de er involveret i mange møder. Disse er indarbejdet i deres kørelister, men det står ikke klart hvilke møder og formål samt hvornår disse foregår de står bare i vores kalender. Handlemuligheder (veje at gå) Til trods for en tilfredsstillende direkte brugertidsprocent på 38,3 %, er det BDO s vurdering, at hjemmesygeplejen har en mulighed for at forbedre den daglige koordinering og planlægning, at hjemmesygeplejen kan minimere tid på dokumentation og optimere de møder, som sygeplejerskerne deltager i. Dette for herigennem at mindske tiden anvendt herpå og dermed frigive tid. BDO anerkender, at der her vil være tale om mindre justeringer.

9 8 ANALYSE AF HJEMMESYGEPLEJEN MAJ 2018 For at reducere tiden anvendt på daglig koordinering og planlægning vurderer BDO, at det kunne være gavnligt for de tre distrikter at udveksle erfaringer omkring praksis og arbejdsprocesser i relation til planlægning og koordinering. Dette kunne specifikt være omkring praksis for forud disponering og efterfølgende individuel tilretning af den enkelte medarbejder. Det vurderes ligeledes, at der er et øget behov for at sikre et samlet kendskab til vagtplanlægningen, således at der kan sikre en bedre koordinering mellem distrikterne, og ressourcerne herved kan fordeles bedst muligt. Derudover vil BDO konkret foreslå, at hjemmesygeplejen gennemgår hvilke møder, der fast indgår i deres planlægning, og at der på baggrund heraf ses på formål med sygeplejerskers deltagelse. Dette eventuelt i dialog mellem sygeplejerskerne og øvrige deltagere. Dette kunne således resultere i en revurdering af behov eller omfang for deltagelse. Yderligere vil BDO anbefale, at der for de resterende møder, sikres en effektiv mødestyring, hvor formålet med mødet står klart og mødets varighed er afstemt. Potentialeestimat Ved fokus på ovennævnte arbejdsgange og processer er det BDO s vurdering, at det er muligt for hjemmesygeplejen at øge deres direkte tid med borgeren til 40 % gennem nedbringelse af tid på koordinering og planlægning, dokumentation og møder. Dette estimeres til et økonomisk potentiale på kr. årligt 3. 3 Potentialeberegningen er baseret på, at der er registreret fremmøde 605 timer i dagvagt i de 14 dage, hvor BTP-målingen blev foretaget, hvilket på årsplan vil svare til ca timer fremmøde. En direkte tid med borgeren på 40 % giver mulighed for en reduktion i fremmødetid på ca. 2 % svarende til ca. 315 timer årligt, hvilket svarer til omkring 1/5 af et årsværk.

10 KONTAKT THOMAS PELCH Senior Manager e: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr