Hovedsamarbejdsudvalget. Hovedsamarbejdsudvalget. Forum. Møde afholdt: 30. september Sted: Udvalgsværelse 1. Ingrid Skovsmose.

Transkript

1 Hovedsamarbejdsudvalget MØDEREFERAT GODKENDT 10. NOVEMBER 2010 Forum Hovedsamarbejdsudvalget Møde afholdt: 30. september 2010 Sted: Udvalgsværelse 1 TLF DIR Referent: Ingrid Skovsmose FAX MOB Til stede: Fra ledelsessiden: Rektor Ralf Hemmingsen (formand), prorektor Thomas Bjørnholm, prodekan Henrik Busch (SCIENCE), institutleder Jan Riis Flor (HUM), fakultetsdirektør Søren Hartz (LIFE), universitetsdirektør Jørgen Honoré, dekan Steffen Kjeldgaard-Pedersen (Teo), institutleder Ole William Petersen (SUND), prodekan Jørn Vestergaard (Jura). Fra medarbejdersiden: Poul Erik Krogshave (næstformand, TL), Ole Bested (Dansk Metal), Dorte Brix (suppl. HK-lab), Søren Fransén (DM-AC-TAP), Ole Jørgensen (suppl.- BF/VIP), Ingrid Kryhlmand (HK-Kontor), Ulla Dahl Lindberg (HK-Lab), Anders Milhøj (DJØF-VIP), Lars Palmgren-Salomonsson (Dansk Metal), Thomas Vils Pedersen (DM-VIP), Allan Randrup Thomsen (FAS),Tina Wandall (dbio). Fraværende med afbud: dekan Nils O. Andersen (Science), dekan Henrik Dam (Jura), dekan Sven Frøkjær (Farma), dekan Per Holten-Andersen (Biovidenskab), Lone Landgreen (FFT), Joan Lykkeaa (HK-Lab), Karsten Fledelius (DM/VIP), dekan Kirsten Refsing (Hum), Erik Riise (DM-VIP), Leif Søndergaard (DM-VIP), dekan Ulla Wewer (Sund), dekan Troels Østergaard Sørensen (Samf). Øvrige deltagere: Fra HR og Organisation: vicedirektør Niels Balslev Wendelboe og personalechef Lisbeth Møller. Under punkt 3: fra Koncernøko- REF: SAG:

2 nomi: budgetchef Thomas Vind og chefkonsulent Malene Kjærsgaard. Under punkt 6: leder af uddannelses-it Asbjørn Jessen, Uddannelsesservice. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden kommentarer. Rektor fortalte, at ledelsen desværre er ramt af stort mandefald pga. sygdom. Det er ikke i alle tilfælde lykkedes at finde suppleanter der kan deltage med så kort varsel. 2. Godkendelse af forhåndsgodkendt referat fra HSU-møde 1. september 2010 Referatet blev godkendt uden kommentarer. 3. Aktuel økonomi 3.1 Status for økonomi, herunder budgetproces og perspektiver for budget 2011 Rektor fortalte, at der ikke er indtruffet markante ændrede forudsætninger for 2011-budgettet siden sidste HSU-møde. Budgettet bygger dermed fortsat på forudsætninger om at KU modtager en passende del af globaliseringspuljen. Det skal endnu engang understreges, at KU ikke planlægger store institutionelle afskedigelsesrunder, men der kan være tale om lokale tilpasninger, hvor stillinger nedlægges eller ligesom der i visse tilfælde kan ske afskedigelser. Da budgettet er afhængigt af udfaldet af forhandlinger om globaliseringsmidler vil budgettet fortsat være usikkert indtil november måned. Når KU s situation ikke er værre end den er skyldes det også, at der er trykket hårdt på bremsen i forhold til forbrug i år ved det kvalificerede stillingsstop og dispositionsbegrænsninger. Jørgen Honoré fortalte, at 1. budgetkørsel er meldt ud til fakulteterne, der arbejder med budgettet ud fra de nuværende forudsætninger. Næste budgetkørsel vil blive kørt i oktober, hvor de nye tal for taxameterbetalinger er lagt ind. Vi forventer, at taxametertallene vil betyde, at 2. budgetkørsel vil vise en forbedring. Det er rigtig godt, at der er stigning i taxametrene. Derefter afventer KU, som rektor fortalte, at resultatet af globaliseringsforhandlingerne bliver meldt ud til universiteterne. Vi ved ikke, hvornår resultatet meldes ud, men hvis det bliver som sidste år vil det ske primo november, hvorfor der er relativt kort tid for fakulteterne til at indarbejde konsekvenserne i deres budgetter. Thomas Vils Pedersen sagde, at det ikke er en hemmelighed, at HSU sidste år var utilfredse med den proces, der blev kørt omkring budgettet for I år er den proces forbedret, så HSU føler sig inddraget passende, bl.a. ved nedsættelse af en mindre følgegruppe. Medarbejdersiden ville opfordre fakulteterne til at køre en lignende proces for at sikre at medarbejderne følte sig inddraget. Rektor svarede, at han forudsatte, at fakulteterne følger SUcirkulæret og løbende drøfter budget og økonomi med samarbejdsudvalgene. Thomas Vils Pedersen opfordrede ledelsen til at gøre alt hvad der er muligt for at undgå afskedigelsesrunder, ikke mindst for at bevare KU s mulighed SIDE 2 AF 12

3 for at tiltrække dygtige medarbejdere. Nogle steder er der sket afskedigelser to år i træk. Han bad om at man så nøje på anvendelsen af de udisponerede midler der er sat af i budgettet, og at man også så på om egenkapitalen har den rette størrelse, eller kan sættes ned. Rektor svarede, at de udisponerede midler ikke er tænkt som midler, der kan dække enkelte områders problemer med at få budgettet til at hænge sammen og undgå afskedigelser. De skal anvendes til at dække den brede drift på KU. Anders Milhøj sagde, at ledelsen gerne må turde lægge budgetter der går til kanten, da kvartalsrapporter igen i år viser at vi ikke har lagt et budget der holder. Det er vigtigt at ledelsen har is i maven, i stedet for at træffe hårdhændede beslutninger. Jørgen Honoré svarede, at det er korrekt at resultatet for 2010 ser lidt bedre ud end først antaget, og det skal vi være glade for. Når det er svært at lægge realistiske budgetter hænger det nok bl.a. sammen med en generel forsigtighed lokalt kombineret med KU s størrelse: hvis 50 institutter er forsigtige og regner med at have brug for ½-1 mio.kr mere end de reelt ender med at forbruge, så summer det sammen til et stort beløb på KU. Poul Erik Krogshave var glad for at der er etableret en følgegruppe vedr. budgettet, og for den information der bliver givet der. Det betyder, at medarbejdersiden har større viden og dermed har bedre muligheder for at komme med input til budgettet. Han fandt at rektors melding om at budgettet ser udmærket ud harmonerer dårligt med at man lokalt forbereder afskedigelser. For 3. år i træk er der lokalt tale om at afskedige medarbejdere, og han så gerne at der gøres alt for at undgå at det bliver en realitet. Han mente, at man bør bruge opsparede midler, bl.a. afsættelser til feriepenge og det mindre forbrug KU får i 2010, så man lokalt kan få lukket hullerne i budgettet og undgå afskedigelser. Jørgen Honoré svarede, at de penge Poul Erik Krogshave henviser til ikke er konkrete penge, som KU kan vælge at bruge til det formål. Der er tale om værdisættelse af konkrete aktiver, som f.eks. feriepenge. Vi går over en til ny metodik ved opgørelse af behovet for feriepenge og opskriver dermed værdien af denne post, men det er ikke penge vi kan bruge konkret. Rektor foreslog derefter, at HSU inddrog egenkapitalen og principperne for dennes fordeling i debatten, jfr. Punkt Drøftelse af principper for egenkapitalens fordeling Thomas Vind gennemgik principper for egenkapitalens fordeling med udgangspunkt i en fremstilling om KU s opsparingsmodel, der var en del af bilagsmaterialet til mødet. Fremstillingen søger at formidle det svære stof på en lettere tilgængelig måde. Modellen træder i kraft 1. januar 2011 og skal evalueres efter 2 år for at se om den har skabt den fornødne fleksibilitet. Modellen består af tre dele: KU s centrale opsparing, fakulteternes obligatoriske opsparing og fakulteternes frivillige opsparing. Opsparingsmodellen indfases ved at alle fakulteter starter med opsparing svarende til minimum den obligatoriske opsparing. KU s opsparing udenfor fakulteterne genskabes ved at opspare 15 mio.kr. af finanslovsindtægterne, samtidig med at fa- SIDE 3 AF 12

4 kulteterne kan trække i alt 15 mio.kr. Hvis et fakultet sparer op ud over fakultetets obligatoriske opsparing i kan fakultetet nedspare samme beløb i Der skabes dermed et incitament for fakulteterne til at spare op. Modellen skal skabe større fleksibilitet og gennemsigtighed omkring, hvor meget fakulteterne kan bruge. Rektor takkede for gennemgangen, og tilføjede, at der ved modellen er skabt en situation, hvor alle fakulteter er sikret at de ikke skal starte med at afskedige medarbejdere for at opnå et acceptabelt niveau for egenkapitalen. Opgaven med at skabe en ny model for egenkapitalens fordeling er løst meget dygtigt. Thomas Vils Pedersen spurgte, hvad der sker med videreførselsbeløbene. Thomas Vind svarede, at de indgår i det samlede regnestykke, hvor fakulteterne har fået lagt aktiver ud som en del af deres opsparing. Thomas Vils Pedersen sagde, at nogle medarbejdere vil hævde, at KU stjal fakulteternes indefrosne opsparing, og de har svært ved at tro på en garanti om at de nu kan beholde en evt. opsparing. Rektor fortalte, at der nu er tale om en model, der er vedtaget af bestyrelsen, og som man derfor ikke kan ændre uden at bestyrelsen tager sagen op igen. Den nye model er dermed mere solid overfor den tidligere, hvor praksis var mere svingende. Thomas Vils Pedersen sagde, at han synes modellen er fin. Det er vigtigt, at modellen formidles ud til medarbejdere og ledere så de kan forstå hvad den går ud på. Rektor svarede, at spørgsmål om lokale tilpasninger skal tages op lokalt i FSU og LSU. Det er ikke noget der kan styres centralt. Poul Erik Krogshave fandt det uhyre svært at forstå og acceptere at man lokalt går i gang med afskedigelser når det angives at der ikke er problemer med økonomien. Rektor svarede, at der ikke skal afskediges for at nå modellens opsparingsniveau. Tilpasninger til budget 2011 kan stadig være relevant lokalt, men det hænger ikke sammen med opsparingsmodellen, der er en teknisk måde at sikre egenkapitalen og planhorisonten decentralt. Thomas Vils Pedersen gentog, at det skal kommunikeres ud til medarbejderne, også hvor forskellene er i forhold til den tidligere model. Det kunne f.eks. ske i universitetsavisen eller ved direkte mails til FSU/LSU. Rektor svarede, at han var enig i at det skal formidles, og fandt det mest relevant at det indgår som et ekstra bilag i budgettet, hvor det er relevant at beskrive den ændrede model for fordeling af egenkapitalen. Anders Milhøj roste modellen og den pædagogiske måde den er fremstillet på overfor HSU. Det er ikke let stof at formidle, hverken til HSU eller medarbejdere og ledere rundt omkring på KU: Det vil altid være svært at formidle, at der er tale om penge, der reelt ikke er der til konkret forbrug. Poul Erik Krogshave sagde, at nogle af de uldne videreførselsbeløb, der har været gemt må i spil. Han bad om tilkendegivelser fra fakulteterne omkring hvor der er lavvande i forhold til budget Rektor svarede, at fakulteternes pt. arbejder med budget 2011, og det er kun første budgetkørsel der fo- SIDE 4 AF 12

5 religger, jfr. Debatten under punkt 3.1. Der er dermed ikke så mange konkrete svar at give på det. Søren Hartz fortalte, at om de udfordringer, der er på LIFE i forbindelse med overgang til den nye model for egenkapitalen: 1) stigende udgifter begrundet i finansloven, 2) belønning af institutter der sparer op honoreres i 2011 og 3) ændringer i personalesammensætningen som følge af forudsætninger for modtagelse af midler via globaliseringsmidler betyder eksempelvis, at der ansættes flere ph.d. ere. I 2010 skal findes 17 mio.kr. der skal gå til dækning af ekstra ph.d.studerende. Det betyder, at fakultetet er nødt til at varsle afskedigelser i nogle personalegrupper for at skabe plads til andre. Ingrid Kryhlmand fortalte, at Statens Naturhistoriske Museum også er ude i en afskedigelsesrunde. Hun fandt det mærkværdigt, at den slags holdes hemmeligt, og at HSU ikke orienteres herom. Med hensyn til opsparingsmodellen ville hun opfordre til at alle ledere klædes på, at de siger det samme. Som det er nu har de alle hver sin måde at forklare og fortolke situationen omkring opsparingsmodellen og egenkapitalen. Det kan let udvikle sig til at der skabes tvivl om hvem der har ret i sin udlægning. Rektor svarede, at denne udgave af forklaringen omkring opsparingsmodellen vil være tilgængelig for alle. Modellen vil desuden blive forklaret i tillæg til budget Han svarede desuden, at lokale tilpasninger ikke er hemmelige som Ingrid Kryhlmand siger, men de behandles lokalt og ikke i HSU. Rektor håbede, at gennemgang af modellen havde skabt klarhed. Der er tale om et kompliceret stof, som det kan være vanskeligt forstå i detaljen. Rektor var tilfreds med, at det er lykkedes at skabe en model, der ikke forudsætter afskedigelser. Rektor og HSU takkede herefter Thomas Vind, der forlader KU, for et solidt og godt arbejde for HSU. 3.3 Drøftelse af evaluering af afskedigelsesrunden i forbindelse med budget 2010 Poul Erik Krogshave sagde, at notatet viser, at det var klogt at foretage en evaluering af afskedigelsesrunden på KU. Han fandt det dog uheldigt, at noget af det medarbejdersiden havde fremført ikke var kommet med i notatet. Synspunkter fra mødet med medarbejdersiden var ikke taget med, mens ledelsens synspunkter var fremhævet. Han fandt det desuden uheldigt, at HSU kommer til at stå som en instans der forsinker processen. Anders Milhøj sagde, at det ikke bare er uheldigt, men helt forkert, at HSU forsinkede processen. Tværtimod er det nødvendigt at HSU er en del af en sådan afskedigelsesrunde. Han foreslog derfor, at man slettede sætningen om HSU som forsinkende led. Rektor svarede, at sætningen kan slettes. Poul Erik Krogshave fandt, at et ønske om åbenhed skal respekteres, så medarbejdere der selv ønsker åbenhed omkring deres afskedigelse kan få dette opfyldt. Rektor sagde, at notatet ikke er et notat, der skal vedtages af HSU, men skal afspejle de synspunkter der har været fra forskellige parter omkring afskedigelsesrunden. SIDE 5 AF 12

6 Anders Milhøj fortalte, at han havde oplevet det som et problem, at der ikke blev givet konkrete begrundelser til den enkelte afskedigede. Han var klar over, at beslutningen var taget på grund af en højesteretsdom, men han ønskede, at baggrunden for beslutningen om ikke at give konkrete begrundelser blev gjort klart for både ledere og ansatte. Lisbeth Møller fortalte, at evalueringen er sket ved at Personalesektionen har holdt møder med repræsentanter fra medarbejdersiden og fakultetspersonalecheferne. Notatet er derefter sendt til udtalelse på til de berørte ledere på fakulteter / institutter. HSU skal drøfte evalueringen i dag, så vi bliver klogere på hvordan afskedigelsesrunden gik, hvad vi har lært og hvad vi kan gøre bedre, hvis vi skulle komme i en lignende situation igen. Rektor sagde, at det er vigtigt at vi ser på hvad vi kan lære af sidste runde, men der er ikke tale om at HSU skal vedtage nye retningslinjer, men om at lave en slags huskeseddel. Han var i øvrigt enig i at HSU ikke forsinkede processen, idet HSU tværtimod bakkede op om, at afskedigelserne burde meldes ud før jul i stedet for at vente til efter nytår. Bestyrelsen tog beslutningen om at udskyde processen. Det er klart at HSU spiller en stor rolle i den slags situationer, hvor det handler om institutionelle afskedigelsesrunder. Det er ligeledes HSU der tager stilling til fælles afværgeforanstaltninger. Ingrid Kryhlmand foreslog, at papiret ses igennem, så det fremstår mere pædagogisk så det kan bruges fremover. Det kunne f.eks. ske ved at henvise til SU-cirkulæret mv. Hun foreslog desuden at HSU på et tidspunkt tog en særskilt drøftelse af om HSU støtter, at afskedigede medarbejdere får afslag på længerevarende uddannelsesforløb i afskedigelsesperioden. Hun savnede at notatet nævnte, at opgaver der ikke længere kan udføres fordi der er afskediget medarbejdere heller ikke skal udføres. Det er vigtigt, at opgaver bortfalder, når der skæres ned på medarbejdere. Rektor spurgte Lisbeth Møller, hvad sagsnotatet skal bruges til. Lisbeth Møller svarede, at det er vigtigt, at samle op på forløbet, og sørge for at lære af de erfaringer der er gjort i afskedigelsesrunden. Det er ikke tanken, at sende notatet ud til hele KU nu, men at tage det med i de vejledninger og procedurer der i forvejen udarbejdes omkring afskedigelse mv. Rektor sagde, at opgaver der bortfalder ved afskedigelser kan nævnes i papiret samt de andre kommentarer der er kommet i dag. HSU kan få papiret forelagt en gang til. Thomas Vils Pedersen sagde, at det er trist at papiret ikke indeholder kritik af bestyrelsens forsinkende rolle i processen. HSU var utilfreds med at være nødt til at trille tommelfingre fordi der ikke kunne afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde primo december. Det ville have givet os 14 dage mere. Ingrid Kryhlmand sagde, at det vist kan siges at bestyrelsens beslutning i det tilfælde ikke stemte overens med de holdninger HSU havde udtrykt. Lisbeth Møller spurgte Poul Erik Krogshave, hvilke synspunkter fra medarbejdersiden der manglede. Poul Erik Krogshave svarede, at der var flere SIDE 6 AF 12

7 ting, som han ikke kunne opregne her. Rektor svarede, at alle har mulighed for at melde ind til Lisbeth Møller inden for den næste uge. SIDE 7 AF Drøftelse af Copenhagen Summer University (CSU) et nyt efteruddannelsesinitiativ på Københavns Universitet Rektor fortalte, at papiret siden sidste HSU-møde er rettet til to steder, idet det er skrevet ind at overhead fordeles til fakultet/institut og en præcisering af, at den deltagende underviser kan honoreres i tidligere udgave stod enkelte. Papiret er ikke er juridisk dokument, men sender et signal om at KU gerne vil have at medarbejderne deltager i Copenhagen Summer University. Anders Milhøj sagde, at det stadig fremstår som om honoreringen besluttes alene af lederen. Det vil altid være en idé at tale med medarbejderen også. Rektor var enig i, at det er vigtigt med en dialog om tingene, og han forudsatte da også t medarbejderne bliver spurgt. Men der er ikke tvivl om, at efter- og videreuddannelse er en del af et universitets kerneopgaver. Deltagelse kan derfor godt pålægges undervisere, men foreløbig bygger det på undervisere der selv laver kurserne. Vi får se om ikke det viser sig at fungere. Søren Fransén sagde, at han håbede, at der er blevet set på, hvad det koster af administration, og gjorde opmærksom på, at det er opgaver, der lægges oveni de opgaver medarbejderne har i forvejen. Ingrid Kryhlmand spurgte, hvordan dette ekstra arbejde harmonerer med at der visse steder i forvejen er fyldt rigeligt op i kalenderen hos underviserne, og det dermed er svært at se, hvordan den samlede arbejdstid kan holdes indenfor 37 timer. Rektor svarede, at CSU indgår i fakulteternes samlede portefølje for undervisning mv. Anders Milhøj sagde, at han havde været bange for at det ikke blev til noget, og da han fandt at Summer University er en god idé, der nødig skal tabes på gulvet, er det vigtigt at præsentere CSU som et godt tiltag. Det skal være muligt at gennemføre på en måde så det ikke går ud over de studerende, der allerede er indskrevet, og samtidig er værdifuldt for de der betaler for at gå på CSU. Rektor erklærede sig enig i synspunktet. 5. Drøftelse af resultatet af undersøgelse af medinddragelse/medbestemmelse på KU Rektor fortalte indledningsvist, at temperaturmålingen tager temperaturen på medindflydelse på KU og bygger på de rapporter der er sendt ind fra fakulteter og institutter.indmeldingerne danner grundlaget for de vurderinger/anbefalinger han ville lægge frem for bestyrelsen ved næste møde. Det er vigtigt, at se på hvor KU vil hen med ledelse, og her menes at det er vigtigt at KU ser på ledelse som en individuel relation mellem medarbejder og leder. Vi er på vej fra et valgt system, til et system, hvor den enkelte medarbejder skal føle sig set og være i interaktion med lederen. Det er ikke det samme som at der ikke er behov for diverse organer til at sikre medindflydelse. De relevante organer, der nævnes i notatet er at betragte som en brut-

8 toliste over de organer der er nævnt af institutterne i deres indmeldinger. Det er ikke sådan at de alle skal eksistere alle vegne. Det er vigtigt at se på, hvor medarbejderne kan få indflydelse og på hvordan de fungerer i det daglige. Det er ikke holdbart hvis der ikke er fast rammer omkring arbejdet, som f.eks. klarhed omkring formål med et organ og hvem der indgår og hvorfor, ligesom der skal være indkaldelser, skrives referater etc. Et formelt system skal være klart og gennemskueligt. Ingrid Kryhlmand var enig i, at det er vigtigt at den enkelte medarbejder føler sig set, men sådan er det ikke alle steder i dag. Baggrunden for undersøgelsen skal søges i at en international rapport slog fast at universiteterne ikke har indført medbestemmelse i tilstrækkelig grad. Når man ser på sagsnotatet der er lagt frem er der flest udvalg der handler om videnskabelige temaer. Samarbejdsudvalg mv. er nævnt, men får ikke meget plads Hun oplevede f.eks., at samarbejdsudvalg inddrages for sent, og at indflydelsen dermed visse steder er begrænset. Det kunne være relevant at komme med hensigtserklæring om at stramme op lokalt i samarbejdsudvalg. Rektor svarede, at han anbefaler overfor bestyrelsen, at der eksempelvis laves årshjul, der sikrer at man husker at drøfte relevante temaer på de rigtige tidspunkter. Thomas Vils Pedersen sagde, at de forslag der er lagt frem kunne være anvendt på enhver arbejdsplads. Han var skuffet over, at det ikke er afspejlet vilkårene på et universitet. Han konstaterede, at ledelsen ikke vil anbefale at der etableres institutråd, og på det punkt er medarbejdersiden ikke enige med ledelsen. Det er efter medarbejdersidens synspunkt nødvendigt med sådanne formelle organer for at sikre reel indflydelse. Rektor svarede, at Akademisk Råd efter hans opfattelse er undervurderet, idet det kan være meget slagkraftigt ved at sætte alle relevante punkter på dagsordenen. Thomas Vils Pedersen sagde, at han ville foretrække at disse akademiske råd blev rullet ud på institutniveau. Rektor svarede, at han personligt ville være bekymret ved at genetablere valgte institutråd. Det vil være et tilbageskridt i forhold til nu. Medarbejdere efterspørger i dag en mere relationel ledelsesstil. Desuden vil der være spørgsmålet om, hvordan institutråd skulle fungere i forhold til SU og de andre formelle organer. Han troede ikke det ville fremme den retning KU ønsker at gå med hensyn til ledelse og ledelseskvalitet. Thomas Vils Pedersen svarede, at der er ledelse og medarbejdere så bare uenige. Søren Fransén fortalte, at der set fra hans stol er voldsomme problemer i dele af SU-strengen. På fire fakulteter er der eksempelvis ikke valgt TR for de administrativt ansatte akademikere. Mange fortæller, at de er bange for at engagere sig i fagligt arbejde og i samarbejdsudvalg. Rektor svarede, at temaet er på dagsordenen den 11. oktober Han fandt, at det bl.a. skyldes, at der skal skabes en kultur, hvor det er forbundet med prestige at være valgt som TR. Der skal være en god dialog mellem ledere og TR omkring omfanget af TR-hvervet og hvad det kræver at være TR eller medlem af et SIDE 8 AF 12

9 samarbejdsudvalg. Det skal helst ikke ses som at være en hindring for karrieren. Søren Fransén sagde, at der bliver gjort et stort stykke arbejde for at finde repræsentanter, men man møder megen modstand lokalt. Det kan f.eks. ske at dekanen støtter fint op om TR, men samme imødekommenhed møder den enkelte ikke når det handler om den umiddelbare ledelse, der skal undvære TR i hverdagen. Rektor fortalte, at han på et møde med institutlederne har taget temaet op. De anerkender generelt problematikkerne, og hører gerne om konkrete tilfælde, hvor ting går skævt. Poul Erik Krogshave sagde, at han savnede lidt mere om samarbejdsudvalgene og deres arbejde i notatet. Der bør gøres mere ud af det afsnit. Det er nyttigt med samarbejdsudvalg. Men nogle steder er man tøvende overfor arbejdet i samarbejdsudvalg, og han ønskede derfor at rektor understreger, at samarbejdsudvalgene er vigtige, så der sættes gang i arbejdet. Rektor svarede, at afsnittet om samarbejdsudvalg kan udvides, og at det også beskriver TR s rolle for medindflydelse. Allan Randrup Thomsen fortalte, at den type arbejde ikke prioriteres særlig højt i hans bagland. Der bør gøres noget for at gøre det tydeligt, at man får reel indflydelse, for ellers vil de ikke være med. Det er vigtigt, at der bliver sluttet op omkring SU-strengen, hvis beslutninger trækkes ind i det forum. Det skal være tydeligt, at man opnår reel indflydelse, hvis man er med i et samarbejdsudvalg eller er TR. Rektor sagde, at det er helt centralt at der leveres eksempler på hvor det går mindre godt. Samtidig er det vigtigt at huske at Akademisk Råd og samarbejdsudvalgene kan tage centrale temaer og problematikker op på deres møder. Rektor hører gerne om det, hvis der er konkrete eksempler på, at tillidsrepræsentanter eller samarbejdsudvalg ikke bliver taget alvorligt. Institutlederne bakkede på før nævnte møde op omkring at tage temaet op, men var irriterede over, at der er tale om en noget diffus kritik, når det sker uden konkrete eksempler. Det er vigtigt, at det bliver så konkret som muligt, så problemerne bliver løst. Søren Fransén var enig i, at det er nødvendigt at styrke samarbejdsudvalgene, ikke mindst fordi en dårlig kommunikation kan ende med at medarbejdere kører sager i aviserne, hvis de ikke føler, at de bliver hørt i samarbejdsudvalgene. Jørn Vestergaard sagde, at samarbejdsudvalgene har fået en ændret betydning efter indførelse af den nye universitetslov. Han havde svært ved at forstå, hvis en tilbagevenden til de gamle institutråd blev set som det der kunne løse problemerne med at rekruttere tillidsrepræsentanter. Samarbejdsudvalgene har et kæmpe potentiale til at løse de opgaver, der tidligere lå i institutrådene. Hvis de bliver genindført vil det være svært at forudse, hvilken funktion samarbejdsudvalgene ville få, og man kan risikere at der sker en forrykkelse af samarbejdsudvalgenes position. Han fandt, at det var bedre at skabe en klarere beskrivelse af, hvilken rolle samarbejdsudvalgene har. SIDE 9 AF 12

10 Institutråd vil ikke løse problemerne, men i stedet udhule det potentiale samarbejdsudvalgene har. Niels Balslev Wendelboe sagde, at der i øjeblikket er sat et arbejde i gang med at sætte fokus på tillidsrepræsentanter og samarbejdsudvalgenes arbejde. Såvel formalia som realia omkring begge dele skal være klart, så der er et godt samarbejde i praksis. Ledelse og medarbejdere har en fælles interesse i at få det arbejde fremmet. Rektor konkluderede, at sagsnotatet foldes ud mht. samarbejdsudvalgene og tillidsrepræsentanternes rolle. Det skal ikke beskrives i detaljer, men der skal gives en retning for hvad vi ønsker mht. både samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter på KU. Rektor forlod herefter mødet og overlod mødeledelsen til næstformanden Poul Erik Krogshave. 6. Præsentation af udrulning af STADS v/ vicedirektør Hanne Harmsen, Uddannelsesservice Hanne Harmsen var syg, og i stedet deltog leder af uddannelses-it Asbjørn Jessen. Asbjørn Jessen fortalte om status for udrulning af det studieadminstrative system STADS på KU. 15. oktober starter STADS med at blive benyttet. Beslutningen om at indføre STADS som fælles system blev truffet i forbindelse med fusionen for at skabe en solid fælles platform, der kan levere fælles studiestatistik. Kernemedarbejdere på fakulteterne har været inddraget i hele forløbet med at indføre STADS. Det har været meget vigtigt for processen, at de berørte medarbejdere er blevet hørt gennem alle faser. Der er ikke tale om et organisatorisk projekt, så det er overladt til fakulteterne at vurdere om indførelse af STADS medfører organisatoriske ændringer. De personalemæssige konsekvenser behandles derfor lokalt i fakultetsregi. Poul Erik Krogshave takkede for gennemgangen og var spændt på hvordan systemet fungerer, når det går i luften. Søren Fransén sagde, at han var tilfreds med medarbejderinddragelsen i projektet. Det er et fint eksempel på, hvor godt det kan gå, når medarbejderne tages med på råd. Men fakulteterne har oplevet, at der er noget galt i arbejdsgangen, hvor det ser ud som om beslutninger der er truffet i projektet bliver modarbejdet af Koncern-it. Det virker som om der er tale om magtkampe mellem forskellige direktører. Han savnede, at der var klarhed omkring projektejer for STADS, og at denne kunne sætte folk på plads. Han fortalte, at STADS ikke lever op til kravet om at kunne trække oplysninger på tværs af KU, og det er dermed ikke muligt at trække data ud til en fælles statistik. Asbjørn Jessen svarede, at han slet ikke kunne genkende det billeder der tegner sig. Der er tale om et meget stort projekt, der gennemføres i en tid, hvor der er flere andre store it-projekter. Der ydes fra alle sider et stort arbejde, der spænder organisationen hårdt. Søren Hartz fortalte, at han heller ikke kan genkende det billede Søren Fransén tegner om STADS. Der er i værste fald tale om overgangsproblemer, SIDE 10 AF 12

11 der løses hen ad vejen. Eksempelvis vil LIFE være på med alle data i løbet af det næste år. Søren Fransén sagde, at data ikke er blevet konverteret ens fakulteterne imellem og at dette medfører problemer i forhold til udtræk af data til f.eks. ledelsesinformation, hvortil Søren Hartz gentog, at der er tale om en overgangsfase. Allan Randrup Thomsen sagde, at man kunne ønske, at KU ville koncentrere sig om at indføre færre nye systemer, og få disse til at fungere i stedet for at indføre mange på én gang. KUnet fungerer ikke så godt som de tidligere systemer, og det er beklageligt. Anders Milhøj sagde, at vi har ventet i mange år på STADS, og så må man håbe at det kommer til at fungere, selv om der er stor skepsis rundt omkring. Han var enig i, at KUnet ikke fungerer særlig godt, og han havde oplevet at blive behandlet dårligt, når man henvendte sig for at påpege et problem ved KUnet. Jørgen Honoré fortalte, at KU skifter langt flere it-systemer i disse år end andre har gjort. Derfor kan der opstå frustrationer, men heldigvis er det meste gået rigtig godt. Systemerne indføres for at løse konkrete problemer, og der har oven i købet været forslag om langt flere systemer. De projekter der nu gennemføres er dem der er prioriteret højest. Han opfordrede HSU til at støtte i stedet for at anvende en meget kritisk tone når projekter præsenteres. Poul Erik Krogshave kaldte temaet for en varm kartoffel. HSU kan ikke løse problemerne, med håbede, at ledelsen vil tage HSU s synspunkter med tilbage til fagfolkene, så systemerne kan blive justeret og forbedret til gavn for alle. Søren Fransén sagde, at den kritik han havde fremført af STADS ikke var rettet mod medarbejderne, da disse yder et meget stort arbejde. Kritikken gælder det han oplevede som manglende ledelse af systemet. Jørgen Honoré svarede, at den kritik var malplaceret og forkert. Uddannelsesservice er systemejer for STADS, og det gælder for alle projekter, at projektejer er den afdeling, der ejer de data der er omfattet af et givet system. Søren Fransén sagde, at hans kritik gælder samspillet mellem Koncernøkonomi, Uddannelsesservice og Koncern-it. Han oplevede, at ting bliver besværlige, når de skal køres forbi Koncern-it. Jørgen Honoré fortalte, at Koncern-it driver systemerne når de er implementeret. De stiller sig ikke på bagbenene, som Søren Fransén antyder, men de vil i enkelte tilfælde have forbehold overfor løsninger. Han fandt det upassende, at HSU fører en kurs som behandlingen af denne sag har taget. Det er ikke befordrende for samarbejdet. Søren Fransén spurgte hvor man skal henvende sig, hvis skrivelser fra projektgrupperne ikke blev taget alvorligt og problemerne heller ikke kan drøftes i HSU. Jørgen Honoré svarede, at han var velkommen til at ringe direkte til direktøren. SIDE 11 AF 12

12 Ole Bested gjorde opmærksom på, at medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Søren Hartz sagde, at Koncern-it har været med i styregruppen for STADS, og han fandt at det havde været et af de bedst ledede projekter han kendte til. Men det er et vanskeligt projekt, da der skal ryddes op i mange års processer og data, så der har været mange udfordringer. Ulla Lindberg opfordrede til at der informeres åbent til de administrative medarbejdere og tilkendegives at der har været, og stadig er problemer. Hvad der er løst undervejs og hvilke konkrete udfordringer der stadig skal løftes. Asbjørn Jessen fortalte, at der er lagt mange kræfter i support, herunder udsendelse af informations- og vejledningsmateriale og oprettelse af en særlig supportdesk der besvarer spørgsmål. 7.4 Orientering om HSU s medlemmer af arbejdsgruppen vedr. den nye arbejdsmiljølov Medarbejdersiden meddelte, at de peger på følgende medlemmer til arbejdsgruppen vedr. den nye arbejdsmiljølov: Ditlev Jan-Finn Ditlevsen, Anders Milhøj, Lars Palmgreen-Salomonsen og Poul Erik Krogshave. Ledelsessiden meddeler deres medlemmer snarest. På grund af den fremskredne tid nåede HSU ikke at behandle punkterne: , eller punkt 8. Disse punkter udskydes til næste HSU-møde. Mødet sluttede kl SIDE 12 AF 12