Hovedsamarbejdsudvalget. Hovedsamarbejdsudvalget. Forum. Møde afholdt: 22. juni Sted: Udvalgsværelse 1. Martin Dahl Nielsen/Lisbeth Møller

Transkript

1 Hovedsamarbejdsudvalget MØDEREFERAT GODKENDT 31. AUGUST 2011 Forum Hovedsamarbejdsudvalget Møde afholdt: 22. juni 2011 Sted: Udvalgsværelse 1 TLF DIR Referent: Martin Dahl Nielsen/Lisbeth Møller FAX MOB Til stede: Fra ledelsessiden: Rektor Ralf Hemmingsen (formand), Prorektor Thomas Bjørnholm, dekan Henrik Dam (Jura), dekan Kirsten Refsing (Hum), dekan Nils O. Andersen (Science), dekan Sven Frøkjær (Farma), universitetsdirektør Jørgen Honoré, dekan Steffen Kjeldgaard-Pedersen (Teo), dekan Ulla Wewer (Sund), dekan Troels Østergaard Sørensen (Samf), prodekan Grete Bertelsen (LIFE). Fra medarbejdersiden: Poul Erik Krogshave (næstformand, TL), Ingrid Kryhlmand (HK-Kontor), Thomas Vils Pedersen (DM-VIP), Søren Fransén (DM-AC-TAP), Joan Lykkeaa (HK-Lab), Lone Landgreen (FFT), Anders Milhøj (DJØF-VIP), Lars Palmgren-Salomonsson (Dansk Metal), Allan Randrup Thomsen (FAS), Tina Wandall (Dbio), Bjarne Andresen (DM-VIP, suppleant), Ole Bested (Dansk Metal). Fraværende med afbud: Dekan Per Holten-Andersen (LIFE), Leif Søndergaard (DM-VIP). Øvrige deltagere: Fra HR og Organisation: konstitueret vicedirektør Lisbeth Møller. Karen Boesen (under punkt 6, 7 og 10.2) og Karen Poder (under punkt 8). Fra Koncernøkonomi: vicedirektør Antonino Castrone (under punkt 4). Desuden var Vicedirektør Jasper Steen Winkel og Lene Düwel fra Kommunikation til stede under punkt 3 og 4. REF: SAG:

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af forhåndsgodkendt referat fra HSU-møde 18. maj 2011 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. Drøftelse af opsamlende notat vedr. rammer for HSU s arbejde Den 27. maj 2011 blev der afholdt et møde mellem rektoratet og repræsentanter fra medarbejdersiden i HSU. Mødet omhandlede rammerne for HSU s arbejde. Mødets konklusioner er samlet i bilag 3 til dette møde. Rektor sagde, at det er klart, at beslutninger der træffes skal respektere rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde. Ledelsen skal altid tage stilling til, om en beslutning har personalemæssige konsekvenser, og dermed skal forelægges for samarbejdsudvalget. Dette gælder også, når administrationen forelægger indstillinger til beslutning. Poul Erik Krogshave sagde, at notatet gav udtryk for drøftelser, der dog ikke endnu er afsluttede. Medarbejdersiden kan tilslutte sig notatet, men bemærkede samtidig, at notatet var forholdsvist intetsigende og ikke løste de problemer, som medarbejdersiden har rejst. Rektor syntes derimod, at notatet er meget klart og det følges bl.a. op med et hyrdebrev til ledelsesstrengen samt et HSU-seminar den 31. august om medinddragelse. Rektor bemærkede endvidere, at han forventer, at bestyrelsen vil bede HSU levere indspil om medindflydelse / medinddragelse i forbindelse med revision af vedtægterne. Rektor bemærkede, at sagen om fælles KU vil blive drøftet i følgegruppen efter en omfattende høring af de decentrale samarbejdsudvalg. Herefter drøftedes håndteringen af sagen om reorganisering af økonomiområdet. Rektor understregede, at han på de seneste bestyrelsesmøder, har sagt, at orientering af bestyrelsen om sagen ikke tilsidesætter KU s personalepolitik og retningslinjer, herunder behandling i de relevante samarbejdsudvalg, som eksempelvis HSU. Thomas Vils Pedersen sagde, at medarbejdersiden er uenige i, at der har været en tilfredsstillende sagsbehandling af den ændrede økonomiorganisering. Den mener ikke, at SU-aftalen er blevet respekteret. Han bemærkede herudover, at SU-inddragelsen skal tænkes ind allerede i projektplanlægningen. Thomas Vils Pedersen opfordrede til, at medarbejdersiden involveres direkte i bestyrelsens vedtægtsudvalg. Joan Lykkeaa gav udtryk for at det hastede med at få færdiggjort HSUretningslinjen vedr. medarbejderes deltagelse i projekt- og arbejdsgrupper, ligesom hun understregede, at der skal tages stilling til SU-inddragelse i hver enkelt sag. Rektor understregede, at der skal sendes kraftigt signal til alle organisationens niveauer om vigtigheden af SU-inddragelse. Rektor sagde, at han for- SIDE 2 AF 9

3 ventede, at PPU når frem til et forslag til en retningslinje, der kan behandles i HSU. Thomas Vils Pedersen opfordrede ledelsen til løbende at involvere samarbejdsudvalgene i vurderingen af nye projekters evt. personalemæssige konsekvenser, frem for at lade dette bero på et ledelsesskøn. Rektor svarede, at det ikke var realistisk at alle store som små initiativer forelægges SU. Ingrid Kryhlmand fandt, at de 4 punkter vedr. organiseringen af økonomisøjlen burde have været drøftet i HSU inden forelæggelsen for bestyrelsen, og hun måtte således konstatere, at HSU ikke havde været inddraget rettidigt. Der kunne have været indkaldt til et ekstraordinært HSU-møde og så undrede hastværket hende i øvrigt, da det ikke kan læses ud af Rigsrevisionens rapport at implementeringen er af hastende karakter. Jørgen Honoré forklarede hvorfor det hastede med en ændring af referenceveje. KU s ledelse havde tidligt i processen gjort hvad der var muligt for at afbøde virkningerne af en forventet meget kritisk rapport. De ændrede referenceforhold vurderedes at være af begrænset omfang og dermed hurtigt implementerbart. Ledelsen havde haft særligt fokus på at sikre at eksterne fonde og andre offentlige myndigheder bevarer tilliden til KU s økonomistyring. Planen med økonomi-centre er endnu ikke fastlagt, men ledelsen anbefaler at det er den vej vi skal gå. Konkrete organisatoriske ændringer på institut og fakultetsniveau, vil blive behandlet i de lokale samarbejdsudvalg. Ulla Wewer sagde, at FSU drøftelserne på SUND er sket under forudsætning af, at sagen drøftes i HSU i dag, og at denne forudsætning er kommunikeret. Poul Erik Krogshave sagde at han var glad for at høre, at planen vedr. økonomicentrene endnu ikke er endeligt besluttet. Medarbejdersiden er ikke imod damage control, men forudsætter at SU-rammerne respekteres. Han meddelte desuden, at Samarbejdssekretariatet har givet tilsagn om at kunne deltage på det aftalte HSU-seminar om medinddragelse 31. august (op til HSU-mødet kl. 10). Rektor afsluttede punktet med at konkludere, at der udarbejdes et hyrdebrev, der forelægges næstformanden inden udsendelse. SIDE 3 AF 9 4. Aktuel økonomi 4.1 Orientering og drøftelse af revisionsrapport fra Rigsrevisionen og opfølgning på KU Jørgen Honoré indledte punktet med et kort resumé af hovedpunkterne i Rigsrevisionens betragtninger. Det er umiddelbart en ganske voldsom kritik, men Rigsrevisionen er samtidig opmærksom på, at KU er en organisation i udvikling med øget fokus på styring og retningslinjer, og det er vigtigt at

4 fortsætte den gode kadence. Det konstateres dog også, at retningslinjerne ikke følges alle steder i organisationen. Det er helt afgørende, at KU sikrer sig at hhv. kompetencer, retningslinjer samt sikkerheden i økonomihåndteringen er i orden. Det var ledelsens klare vurdering, at det var strengt nødvendigt at handle hurtigt på punktet omkring ændret organisation på økonomiområdet. Det var et af hovedpunkterne i indstillingen til bestyrelsen og efterfølgende har universitetsdirektøren og Koncernøkonomi holdt møde med fakulteterne, for at finde frem til hvilken model KU kan være fælles om. Der blev handlet hurtigt pga. MP-sagen og den manglende funktionsadskillelse samt revisionens tilbagevendende kritik. En situation hvor den enkelte regnskabsmedarbejder refererer direkte til bevillingshavere er helt uacceptabel. Jørgen Honoré bemærkede, at funktionsadskillelse er en afgørende forudsætning, og helt normalt andre steder end på KU. Universitetsledelsen anbefaler en model med fakultetsbaserede økonomicentre. Det er ekstremt vigtigt, at fakultetsledelsen kan flytte rundt på økonomimedarbejderne og herved sikre optimal sagsbehandling. KU skal i stigende omfang kunne håndtere store internationale projekter og sikker administration heraf stiller krav til de ansattes kompetencer. Jørgen Honoré understregede vigtigheden af at sikre den fremadrettede kompetenceudvikling for økonomimedarbejdere, så KU har et højt kompetenceniveau. Rektor understregede vigtigheden af, at modellen for organiseringen ikke bare drøftes i HSU, men også FSU skal inddrages. Thomas Vils Pedersen havde ikke problemer med de ændrede referenceforhold, men sagde at han synes at KU s ledelse har lagt sig for meget ned overfor Rigsrevisionens krav. Han mener at der er god grund til forskellighed på KU. Det kunne virke som om at man benytter lejligheden til at rydde op og etablere en ensartet struktur. Rektor replicerede, at Rigsrevisionen 4 år i træk har påtalt økonomiorganiseringen på KU. Det skal en bestyrelse reagere på og det giver et meget smalt spillerum for KU. Bjarne Andresen fandt ikke at one size fits all kan fungere på KU. Forskerne har ofte brug for at få informationer om deres økonomi hurtigt og af medarbejdere, der kender vedkommende projekt. Derfor er det uheldigt, hvis fakultetsledelsen skulle begynde at flytte kendte kompenetnte økonomimedarbejdere væk til andre opgaver. Rektor bad medarbejdersiden om at komme mere substantielt ind i diskussionen: Hvad er bekymringspunkterne på substanssiden? Allan Randrup Thomsen kom med de første input til en liste over bekymringspunkter: I. Overadministration af mindre bevillinger På SUND ligger 25 % af bevillingerne på kr. eller under. Han efterlyser en mere håndterbar fremgangsmåde til små bevillinger. Er der en bagatelgrænse mht. administration af mindre beløb? F.eks. gaver/donationer på under kr.? SIDE 4 AF 9

5 II. Regnskabsprogram Det eksisterende regnskabssystem fungerer ikke for bevillingshavere. Der er pt. reelt behov for lokale medarbejdere med regnskabsmæssig indsigt til at bistå den enkelte bevillingshaver. Jørgen Honoré og Antonino Castrone svarede i fællesskab på ovenstående: ad I. Store og små bevillinger skal administreres ud fra den måde de er bevilliget på, dvs. som det er forudsat i bevillingsskrivelsen. Samlesagsnumre/samleprojekter, der blev brugt meget førhen, er ikke længere muligt/lovligt. Hvad angår administrationen af rene gaver (hvor der ikke skal aflægges regnskab), kan de gå på ordinær virksomhed og bruges (uden projektadministration). KU står over for implementering af Navision. Det indeholder bl.a. et rekvisitionssystem, hvor den enkelte forsker vil kunne se en saldo dags dato i form af hvor mange udgifter, der i alt er disponeret for. Dette system vil være implementeret indenfor en realistisk tidshorisont, dvs. 2-3 år. Ingrid Kryhlmand spurgte, hvor medarbejdernes indflydelse kommer ind. Økonomimedarbejderne, der arbejder med økonomihåndtering ude på institutterne til daglig, sidder og venter, uden f.eks. at blive taget med til workshops og lignende. De føler sig ikke hørt. Hun mindede ledelsen om at HSU, som samarbejdsudvalg på KU har et ansvar for det psykiske arbejdsmiljø på KU og dette aspekt håndteres tilsyneladende ikke. Sven Frøkjær og Ulla Wewer sagde begge, at økonomimedarbejderne i hvert fald blev involveret på deres respektive fakulteter. Thomas Vils Pedersen kom med endnu et par bekymringspunkter: III. Fysisk nærhed Frygten er, at økonomihåndteringen ender som den nuværende ITservice, hvor man skal oprette en sag, for at få oplysninger om økonomi. Det er en stor fordel at kunne gå ned og banke på døren hos den økonomimedarbejder man har brug for hjælp fra, så man kan tale om tingene tidligt i processen. IV. Rekruttering og fastholdelse Mange har søgt administrative job på KU fordi de ser det som en spændende arbejdsplads med tæt kontakt til kerneydelserne og variation i arbejdsopgaverne. Lønnen er bedre andre steder. Han troede at KU vil miste mange kvalificerede medarbejdere pga. omstrukturering. V. Tilhørsforhold Institutlederens formelle ansvar for økonomiområdet kan sløres, når instituttets lokale økonomimedarbejdere (og deres loyalitet) forsvinder. Joan Lykkeaa sagde at hun var i tvivl om og hvad der reelt er besluttet om økonomiorganiseringen og hvad hun kunne sige til sit lokale SU på næste møde. Tina Wandall påpegede at der bør informeres om, at der selvfølgelig tages størst muligt personalemæssigt hensyn mht. ny organisering. Dette ville hjælpe rigtig meget, der hvor folk er usikre. Rektor sagde at han var SIDE 5 AF 9

6 helt enig. Der var fra HSU opbakning til at formulere følgende personalepolitiske tilkendegivelse som et helt centralt fokuspunkt for fakulteterne: I den igangværende proces må der tages de maksimale hensyn til den enkelte medarbejders situation og opgaver. Det tilstræbes så vidt muligt at finde andre relevante arbejdsopgaver for de medarbejdere, der ikke længere skal beskæftiges med økonomi. Rektor opsummerede punktet og sagde at der er en række væsentlige brugerhensyn der skal iagttages; listen over bekymringspunkter medtages i den videre proces. Det er vigtigt at decentrale SU er involveres i de videre drøftelser. SIDE 6 AF Status for proces vedr. Budget 2012 Rektor sagde indledningsvis, at sparekravet for regeringens genopretningsplan havde været kendt i længere tid og allerede var indarbejdet med 30 mio. kr. i 2011 netop for at foregribe besparelserne i 2012 og Det nye er at Finansministeriet / UBST har besluttet at man skal gennemføre besparelser på et detailstyret niveau inkl. en handleplan med afleveringsfrist 1. september og efterfølgende halvårlige opfølgningsrunder. Det bliver umuligt at komme udenom administrative personalereduktioner. KU og andre universiteter har kritiseret fremgangsmåden overfor ministeriet gennem længere tid, men altså uden effekt. Der er i universitetskredse en klar opfattelse af at detailstyringen er et brud på det universitære selvstyre, men KU må levere handlingsplanen til UBST inden for den fastsatte frist. Jørgen Honoré supplerede med at gøre opmærksom på at afleveringsfristen for en handleplan er 1. september 2011, hvilket betyder at det bliver en forceret proces for at sikre den fornødne SU-inddragelse. KU bør allerede nu tage bestik af den endnu voldsommere besparelse i LT drøfter den videre håndtering og der planlægges en proces hvor der hen over sommeren udarbejdes en plan, der med forbehold for bestyrelsens godkendelse af KU-budget, afleveres til UBST den Jørgen Honoré oplyste, at sagen er politisk styret, og ekstremt sensitivt. Der blev gennemført en måling af PWC i 2009, hvor KU ligger på middeltallene. Der forventes en ny måling, muligvis i 2013 og det er vigtigt at KU som minimum bevarer placeringen i forhold til de andre, så yderligere besparelser undgås. Ingrid Kryhlmand syntes ikke at 2013-besparelserne skal ind i billedet allerede nu. Det må være 2012-besparelserne alene der skal indarbejdes i Budget Hun påpegede desuden at der ikke kun er tale om besparelser på administration, men også generel ledelse. Det er vigtigt at besparelserne kommunikeres rigtigt ud for at undgå misforståelser. Rektor svarede, at der også vil blive set på ledelseslaget, da besparelserne skal findes på 'generel ledelse og administration'.

7 Jørgen Honoré sagde, at det vil blive meldt ud at KU skal spare 40 millioner kroner i 2012, og yderligere 40 millioner kroner i 2013 og i årene fremover (i forhold til 2009-budgettet). Årsagen til besparelserne er regeringens genopretningsplan, som tvinger universiteterne til at skære i udgifterne til 'generel ledelse og administration'. Der er tale om faste nedskæringer på budgetterne i 2012 og fremover og altså ikke om engangsbesparelser. Kirsten Refsing fandt ministeriets udmelding helt uacceptabel og i direkte strid med universitetsloven. Anders Milhøj sagde at ministeriets plan ikke kun drejer sig om besparelser på administration, men også lettelse af administrative processer. Han opfordrede til nedsættelse af en følgegruppe for at sikre ejerskab i organisationen for processen. Det bliver en stor udfordring for organisationen at finde de relevante effektiviseringer. Tina Wandall kunne ikke se sammenhængen mellem de politiske krav om besparelser på administration, og Rigsrevisionens rapport der kræver mere administration. Hun spurgte til muligheden for at reagere mod udmeldingen. Bjarne Andresen pointerede, at besparelserne ikke må opnås ved at vælte yderligere administrative opgaver over på forskerne. Poul Erik Krogshave mener at det er oplagt at HSU s budgetfølgegruppe involveres i den videre proces. Medarbejdersiden ønskede desuden at der kunne udpeges en TR fra det administrative område, som kunne deltage i de kommende møder i budgetfølgegruppen. (Søren Fransén er efterfølgende udpeget). Joan Lykkeaa kunne ikke se hvordan en så stor og så låst besparelse på administration skulle kunne overholde det samtidige krav om, at initiativerne ikke påvirker kerneaktiviteterne som fx forskning og uddannelse. Kirsten Refsing undrede sig over hvordan ministeriet kan tro, at der kan spares så meget på administration uden at det får konsekvens for forskning og uddannelse. Troels Østergaard mente at det er grotesk i hvilken grad der skal afrapporteres mht. både besparelser og MP-sagen, når politikerne vil have at vi skal spare på administrationen. Det er et meget stort problem mht. måling af hvad vi har sparet, når KU samtidig er i vækst. Ingrid Kryhlmand mente at der burde komme en fælles udmelding fra HSU om, at vi er enige om at dette her er fuldstændig utilstedeligt. Rektor sagde at KU s ledelse ikke kan gå videre end bestyrelsen allerede har gjort, men at han vil viderebringe HSU s bekymring for konsekvenserne for det universitære selvstyre. Han konkluderede desuden, at der skal orienteres om og arbejdes videre med handlingsplanen; enten på et budgetfølgegruppemøde, eller på et ekstraordinært HSU-møde i august. Det vil være illusorisk at tro at effektiviseringerne kan undgå at ramme formelle forpligtelser eller berøre forskning / uddannelse. SIDE 7 AF 9

8 5. Rapportering fra tre-partsgruppen om Universitetsavisens fremtid Rektor indledte med at fortælle, at der, i konklusionerne fra trepartsgruppens møde 14. juni 2011, bl.a. tilkendegives at Universitetsavisens budget, i perioden , forhøjes med kr., således at det samlede tilskud bliver knap 4 mio. kr. pr. år. Heraf skal en vis fraktion bruges til forbedringer af den elektroniske version. Det er desuden en tilkendegivelse af, at der ikke detailstyres hvordan bladudvalget planlægger. Poul Erik Krogshave mente at ønsket om at bevare den trykte udgave burde understreges i konklusionerne og foreslog tilføjelsen med både elektronisk og trykte papirudgaver i sidste afsnit af Vision for Universitetsavisen. Rektor tilsluttede sig tilføjelsen og bemærkede, at Bladudvalget der bestemmer hvordan, altså om det f.eks. skal postomdeles. Flere fra medarbejdersiden syntes at det er kritisabelt, at det lægges ud til et bladudvalg, om der skal bruges penge på at postomdele avisen, eller om der f.eks. skal være færre journalister. Desuden viste spørgeskemaundersøgelsen at postomdeling er vigtigt for KU s medarbejdere. Joan Lykkeaa mente ikke at det var muligt at udføre en ordentlig vurdering af målgruppen og hvilket medie der gav flest læsere, som aftalt, da sandsynligheden for at få postomdelt avisen var lille i og med at økonomien ikke er synligt forbedret. Rektor var ikke enig. Han så det nye papir som en modifikation af det tidligere udkast. Papiret indeholder ikke længere en forudsætning om at den trykte udgave skal afskaffes. Prorektor sagde, at det er vigtigt at have Universitetsavisen som et samlende organ. Man kan jo ikke beslutte nu, om det skal postomdeles om 5 år eller ej. Rammerne hæves, og evalueres om 2 år. HSU tilsluttede sig aftalen og tog til efterretning at notatet er grundlaget for det videre arbejde i udvalget. SIDE 8 AF 9 6. Graviditetspolitik for KU revideret udgave fsva. mærkningsregler, fremlægges til godkendelse 7. Drøftelse af Arbejdsskadestatistik for 2010 på KU 8. Drøftelse af Lederudviklingsprogram (LUKU 2.0)

9 9. Drøftelse af forslag om udviklingsseminarer for KU s samarbejdsudvalg SIDE 9 AF Meddelelser 10.1 Orientering om status for faglig opfølgning på fusionen (kemi) Prorektor fortalte at der har været holdt møder med fagmiljøerne på de 3 fakulteter, hvor der var en god åbenhjertig debat. Processen forløber fint. Der er nedsat et visionsudvalg. Ingrid Kryhlmand mindede om, at det er blevet aftalt i udvalget, at det er vigtigt at man indskriver i planerne, hvilke personalepolitiske konsekvenser der vil være af de beslutninger man tager. Prorektor var enig. Næste følgegruppemøde er 23. juni. Sven Frøkjær fortalte, at netop de personalepolitiske konsekvenser er et fast punkt på SU-møderne på FARMA, da der er usikkerhed og røre i baglandet Status for APV-handlingsplaner på KU Joan Lykkeaa opfordrede til at der kigges nærmere på opfølgningen på handlingsplanerne i stedet for kun at se på, hvor mange der var indtastet i Defgonet Sygefravær på KU 1. kvartal Orientering om Feriefondens regnskab for 2010, og udlejningsstatistik Orientering fra CFU, Personalestyrelsen, Samarbejdssekretariatet og SCK KU har ansøgt FUSA om tilskud til projektet: Kompetence- og kapacitetsløft i KU s økonomiorganisation. HSU godkendte ansøgningen og der var stor ros til de involverede, der på rekordtid muliggjorde ansøgningens udarbejdelse. Der blev dog udtrykt utilfredshed med, at SCK melder ansøgningsfrister sent ud. HR & O følger op på dette Øvrige meddelelser Der var intet til dette punkt. 11. Eventuelt Der var intet til dette punkt. Mødet sluttede kl