Fra medarbejdersiden: Karen Boesen, Lisbeth Østerby, Karen-Marie Ellersgaard, Uffe Bo Petersen, Signe Møller Johansen og Jørgen Ditlevsen

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T CSU MØDEREFERAT 31. OKTOBER 2008 Forum CSU HR OG ORGANISATION Møde afholdt: 24. oktober 2008 Sted: Udvalgsværelse 4 Referent: Til stede: Pearl Boberg Henriksen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe Vicedirektør for Koncern-Økonomi Antonino Castrone NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K TLF DIR FAX pbhe@adm.ku.dk Fra medarbejdersiden: Karen Boesen, Lisbeth Østerby, Karen-Marie Ellersgaard, Uffe Bo Petersen, Signe Møller Johansen og Jørgen Ditlevsen

2 Dagsorden: SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt med to kommentarer. Under meddelelser punkt 3.0 vil Niels B. Wendelboe orientere om status på leverandørudbudsrunden i forbindelse med ledelsesudviklingsprojektet. Jørgen Honoré vil orientere om status for organisationsændringer. 2. Godkendelse af referat (bilag 1) Referat blev godkendt uden bemærkninger. 3. Meddelelser 3.1. Orientering om status på leverandørudbudsrunden til ledelsesudviklingsprojektet Niels Wendelboe orienterede omkring, at 1. runde i udbudsprocessen sluttede i går. Der er kommet 13 tilbud, hvoraf de 12 har været rigtig gode. Processen fra nu af er, at der inden for de næste 2 uger udvælges en leverandør. Derudover kører HR & O i øjeblikket pilot på lederevalueringen, hvor US deltager. I begyndelsen af 2009 starter de første hold op, som er institutlederne og Top 43 (øverste ledelse på KU). Jørgen Ditlevsen spurgte ind til om fx projektchefer og projektledere skal evalueres. Niels Wendelboe forklarede, at alle ledere med minimum 5 medarbejdere skal igennem evalueringen. Derudover skal ledere med særlige ledelsesopgaver også evalueres, dvs. fx pro-dekaner og studieledere. Jørgen Ditlevsen spurgte, om projektledere ikke havde et særligt ledelsesansvar, hvortil Niels Wendelboe svarede, at vi må starte med linjeledelsen. Karen Boesen supplerede med, at projektlederen ikke er en del af ledergruppen, men kun er ansvarlig for en leverance. Endvidere supplerede Antonino med, at man som projektleder heller ikke har linieledelsen for projektdeltagerne Status organisatoriske ændringer Jørgen Honoré løb kort de enkelte ændringer, der er gennemført i 2008 igennem. Personalesektionen lægges ind under HR & O per 1. januar. Ph.d. administrationen er lagt ind under US, men var i principplanen forventet lagt i Forskning og Innovationsservice. Biolock rykker til FARMA fra januar og på IT til økonomisk styring er der også sket en justering, som nævnt på sidste CSU møde. Samlet set er billedet nu, at FA er på plads indtil videre. Nu drejer det sig om at få hovedprocesser og it-understøttelse til at fungere godt og effektivt i hele organisationen og på fakulteter og institutter.

3 4. Økonomi 4.1 Status for budget 2009 Antonino Castrone orienterede kort omkring status for budgettet Hele KU budgettet vil blive konsolideret primo november. Det foreløbige budget har været fremlagt i LT. Det udestår stadig hvor mange midler, der vil tilkomme KU fra Globaliseringspuljen. Mht. FA budgettet arbejdes der også stadig med dette. I næste uge skal FA ledere aflevere deres udkast og 5. november er fristen for KUs samlede budget. Derefter vil budgettet blive opdateret i budgetsystemet. Jørgen Ditlevsen spurgte ind til, hvornår man ville kunne se budgettet. Dertil svarede Jørgen Honoré, at så snart budgettet foreligger i et læsbart format, vil det blive gjort tilgængeligt og i alle tilfælde sat på dagsordenen på næste CSU møde. Jørgen Honoré, Karen Boesen og Antonino Castrone vil vurdere, om det bliver nødvendigt med et ekstra CSU møde. Jørgen Honoré supplerede med at budgettet for 2009 er større end budgettet for Det nuværende problem består i, afdelingernes første indmeldinger er blevet for høje. Samtidig er budgetprocessen blevet vanskeliggjort af, at vi endnu ikke ved, hvordan VTU fordeler midlerne. Den politiske indblanding i år er større end normalt, og det kan give uheldige resultater. Signe Møller Johansen spurgte ind til, om der vil blive skåret ned på nogle bestemte områder? Dertil svarede Jørgen Honoré, at der vil blive skåret ned der, hvor det gør mindst ondt og at der fortsat skal være råd til at efteruddanne vores personale. Der er fokus på at 3 krav skal være opfyldt: Kompetenceudvikling, bedre processer og bedre itunderstøttelse. Jørgen Ditlevsen spurgte, om det kunne få konsekvenser for medarbejdere, altså en lønsums besparelse? Dertil svarede Jørgen Honoré at sådan noget altid kan ske, men at hvis det skulle blive tilfældet, vil der blive indkaldt til et ekstra CSU møde. Videre forklarede Jørgen Honoré at nogle af de ting, som afdelinger har sat på deres budgetter, vil blive sat over på en direktionsliste, som så må prioriteres. Jørgen Ditlevsen fulgte op med at konstatere, at der ikke længere bliver udsendt til- og afgangslister, men at han have en fornemmelse af, at der har været stor tilgang, hvilket er mærkeligt, hvis vi så pludselig skal indskrænke. Dertil svarede Jørgen Honoré, at tilgangen skyldes, at vi skal løse de opgaver, der er nødvendige, og der er mange nye, da KU skal indstille sig på flere konkurrencemidler ude fra og en mere effektiv organisation på de indre linjer. I KIT er det fx anskaffelse af nye it- SIDE 3 AF 7

4 systemer og i HR & O er det ledelsesudviklingsprojektet, hvilket gør, at budgettet bliver dyrere i 2009, end det er i Niels Wendelboe supplerede med, at han også havde skåret i sit budget, men ikke lønsummen. Og at selv om han har skåret, så er budgettet stadig større end i Processen har nærmest været at skrive en ønskeliste, som ikke har været realistisk. Derudover har vi flere aktivitetstiltag i 2009 end i 2008 samtidig med at vi stadig ikke ved, hvad VTU gør med midlerne. Jørgen Honoré summerede op at budgettet for 2009 stadig er større end for Hvis der alligevel vil blive tale om nedskæringer blandt personalet vil der naturligvis blive indkaldt til et ekstraordinært CSU møde. Jørgen Ditlevsen supplerede med, at han gerne ville kende budgettet. At nyansatte er dyrere end dem, der har forladt os. Dertil svarede Niels Wendelboe, at det ikke kun er markedets skyld, men at de folk vi ansætter også er dygtigere, hvilket er nødvendigt når kravene til FA er steget. Hvis vi skal levere kræver det stærke kompetencer. Antonino Castrone tilføjede, at det ikke er besparelser der skal i talesættes, men stigningen i aktiviteter og kompetencer i de forskellige afdelinger. Karen Boesen foreslog, at der næste gang gives en ramme for budgettet. Dette var Jørgen Honoré enig i, samtidig med at han forklarede, at processen heller ikke har været nem, da FA-cheferne er nye og kun har haft sidste års budget at skele til og så kombineret med alle de nye tiltag. Ønskebudgetter er problematiske og derfor skal de også ned på et mere realistisk niveau. Næste gang vil vi i budgetprocessen i højere grad basere os på prognoserne for året før, så alle har erfaringstal at støtte sig til. Jørgen Honoré gentog, at udvalget vil få budgettet fremsendt, når det foreligger i et læsbart format og at hvis der sker nogle særlige ændringer etc. vil der blive indkaldt til et ekstraordinært CSU møde. SIDE 4 AF 7 5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1 De personalepolitiske grundprincipper (bilag 2) prioritering: Kontinuerlig faglig udvikling Pearl Boberg Henriksen startede punktet med at omdele bilag 3 og 4. Bilag 3 er den handlingsplan som CSU skal aflevere til HSU den 31. december. Bilag 4 var opsamling på de input, som CSU medlemmerne har givet i forbindelse med princippet Kontinuerlig faglig udvikling. Der blev givet 5 min. til at læse, hvorefter det blev taget en runde for umiddelbare kommentarer fra medlemmerne.

5 Signe Møller Johansen pegede på to ting: Dels at det er vigtigt med en startpakke for nystartede medarbejdere, dels at karrierevejene i FA bliver klare. Jørgen Ditlevsen pegede på vigtigheden af, at det som medarbejder er vigtigt både at have drift- og udviklingsopgaver, hvilket nok gælder for alle FA afdelinger. For at forstå helheden skal man have prøvet begge dele. Derudover kunne han fortælle at IT- afdelingen i næste uge har et stort fællesmøde, hvor kompetenceudvikling også skal drøftes. Karen Boesen reflekterede over, hvad Lean betyder for FA? Endvidere påpegede hun vigtigheden af, at en fælles projektmodul bliver for hele KU og ikke kun FA. Pearl Boberg Henriksen orienterede omkring, at der i PUMA regi arbejdes på næste års kurser, hvor kurser i projektledelse og kurser for projektdeltagere er højt på listen og hvor der arbejdes på at implementere KU-projektmodellen. Derudover er der ved at blive udarbejdet en skabelon til et velkomstbrev, som kan vedlægges alle ansættelsesbeviser, hvor man som nyansat bliver gjort opmærksom på bl.a. Velkomst kurset. Sidst men ikke mindst vil det nye intranet kunne åbne for nogle muligheder mht. e-learning. Karen Marie Ellersgaard var rigtig glad for at høre, at de nynasatte vil blive orienteret direkte om disse kurser. Lisbeth Østerby nævnte jobrotation som en god og lærerig proces, noget hun selv har prøvet. Dog har det været ude for KUs mure. Jørgen Honoré understregede vigtigheden af udviklingen af medarbejderne, så de kan blive endnu bedre, men dog indenfor eget faglige område. Jørgen Honoré lavede en prioritering af de opstillede områder i bilag prioritet MUS. Jørgen Honoré bad sekretariatet om at vedlægge den samlede kompetenceafrapporteringsrapport ved næste CSU møde. 2. og 3. prioriteten er Lean og projektledelse. Endvidere vil Lean fremadrettet blive omtalt som Procesforbedring. Derudover var Jørgen Honoré enig med Karen Boesen i, at projektmodellen skal implementeres i hele organisationen, men at vi blot må starte her i FA. Mht. e-learning var Jørgen Honoré enig i, at der må ses på, hvad det nye intranet kan give af muligheder. Sidst, men ikke mindst vil jobrotation også være en mulighed, så længe det er inden for eget fagområde fx kan en kommunikationsmedarbejdere i FA lave rotation med kommunikationsmedarbejder på et fakultet. Mht. Signe Møller Johansens efterspørgsel på klare karriereveje kommenterede Jørgen Honoré, at det ikke ville blive nu men senere, da der er travlt med meget andet. SIDE 5 AF 7

6 Niels Wendelboe pegede på vigtigheden af at sætte fokus på de fælles behov i FA. Fx procesforbedringer på tværs af FA, projektlederuddannelser og uddannelse for projektdeltagere og ikke mindst en projekt kick-off pakke er vigtigt. Derudover understregede Niels Wendelboe, at HR & O afdelingen ikke kan supportere FA særligt, da afdelingen skal have fokus på sine kunder i fakulteterne. Antonino Castrone tilsluttede sig forslaget omkring jobrotation indenfor ens eget fagområde. Derudover var kurser vha. et e-learning system et ønske. Lisbeth Østerby kunne her supplere med, at det pt. i Punkt KU er muligt at tage e-learningkurser i Microsoft office pakken, hvilket ikke alle i udvalget var klar over. Pearl Boberg Henriksen har efterfølgende undersøgt status på disse kurser og da de er forældede, vil de blive fjernet fra Punkt KU. Signe Møller Johansen var enig i Jørgen Honorés prioritering af punkter men supplerede med, at det også er vigtigt, at lederne ved noget om projektledelse. Derudover påpegede hun igen vigtigheden af at få klare karriereveje. Jørgen Honoré gentog, at der ikke pt. er mulighed for at se på det store billede, men opfordrede til at de enkelte chefer må tage dialogen med de medarbejdere, der ønsker afklaring. Jørgen Honoré summerede runden op og det blev besluttet at bilag 3 og 4 dels skal vendes med de øvrige chefer i FA12, dels at medlemmerne tager bilagene med tilbage til deres bagland til videre drøftelser. På næste CSU møde den 12. december vil det blive drøftet, hvad der skrives i den endelige handlingsplan, der skal afleveres til HSU senest den 31. december. SIDE 6 AF 7 6. Arbejdsforhold og organisation 6.1. APV i FA Karen Boesen foreslog, at APV en sættes på dagsordenen på næste møde, hvilket der var enighed omkring. Karen laver en plan for hvordan der skal arbejdes med APV en i CSU. Planen vedlægges som bilag til næste møde. Signe Møller Johansen spurgte ind til hvordan US skal vurdere det fysiske arbejdsmiljø, når de skal flytte til sommer? Dertil svarede Niels Wendelboe, at vi ikke kan vente med at gennemføre APV en, men at det det stadig er muligt for US, at vurdere det psykiske arbejdsmiljø.

7 6.2 Psykisk krisehjælp Karen Boesen orienterede omkring den nye ordning med psykisk krisehjælp, som er besluttet i LT. Fremadrettet er det ikke længere Arbejdsmiljø og Samarbejdes sektionen i HR & O, at man ringer til, men direkte til et eksternt firma. Ordningen træder i kraft 1. januar SIDE 7 AF 7 7. Eventuelt 7.1 Datoer for forårets møder i CSU meldt ud Pearl Boberg Henriksen orienterede omkring, at forårets møder er fastlagt og annonceret på Punkt KU. Derudover blev det besluttet, at de faste medlemmer i CSU og deres suppleanter fremadrettet skal indkaldes via outlook, da det gør det væsentligt nemmere, hvis der er ændringer i mødetidspunkter etc. 7.2 Orientering om den stiftende generalforsamling for KU løbeklubben Pearl Boberg Henriksen orienterede omkring generalforsamlingen som skal afholdes den 27. oktober kl i Hovedbygningen, HO3. Jørgen Honoré kommenterede, at det var et fremragende initiativ. Jørgen Ditlevsen spurgte, om der vil kunne gives økonomisk støtte til løbeklubben? Dertil svarede Jørgen Honoré, at DHL stafetten fortsat vil få økonomisk støtte som en event, der samler KU s medarbejdere, men ikke løbeklubben. 7.3 Julefrokosten Jørgen Honoré spurgte ind til, om der var styr på festudvalget til julefrokosten og det var der enighed omkring, at der var. Endvidere takkede Jørgen Honoré alle for en rigtig god FA sommerfest der både havde været faglig og festlig. Mødet sluttede med et på gensyn til næste møde den 12. december kl i udvalgsværelse 4. Med venlig hilsen Pearl Boberg Henriksen, HR-konsulent