Digitalisering: En trussel eller din nye bedste ven?

Transkript

1 Digitalisering: En trussel eller din nye bedste ven? Sådan passer du på medarbejdere, leverandører og beboere mens du effektiviserer driften og skærer i omkostningerne.

2 Hvordan effektiviserer vi det går ud over kvaliteten uдn Vi skal nå mere på kortere tid. Vi skal skære ned på omkostningerne. Effektivisering er på den offentlige dagsorden og lovmæssige krav betyder, at alle inden for bolig og byggeri er nødt til at følge med. Men hvordan effektiviserer vi uden, at det går ud over kvaliteten i arbejdet og den almene trivsel? Den bekymring står mange med i dag på et område, som traditionelt er kendt for nærhed, kvalitet og tætte relationer bygget op over mange år. I denne e-bog kigger vi nærmere på kravene til effektivisering, de oplagte fordele og barriererne på vejen dertil. Hør også, hvad nogle af de boligforeninger, vi har arbejdet med, især har lært i digitaliseringsprocessen. Få også de råd, de giver videre til andre, der står over for at skulle i gang.

3 Indhold Dilemmaet mellem nærhed og effektivisering 4 Hvad er egentlig kravene IKT og besparelser i driften 5 Derfor er det smart lidt om fordelene ved digitalisering 6 Fem helt reelle bekymringer om digitalisering 7 Det kommer til at være op ad bakke ude i afdelingerne 8 At gå i udbud går ud over kvaliteten af vedligeholdelsesopgaverne 9 Det går ud over nærheden til den enkelte beboer 10 Besparelserne lyder imponerende, men de gælder nok ikke os 11 Vi bliver lagt ned, og det kommer til at tage al vores tid 12 Fint nok med e-syn på fraflytninger, men hvad med resten 13 Sådan kommer du videre 14 W E M A K E BUIL DINGS T ALK

4 Dilemmaet mellem nærhed og effektivisering Den nye effektiviseringsdagsorden og den medfølgende digitalisering betyder ændrede arbejdsgange. Boligforeninger, der allerede har taget de digitale redskaber til sig, arbejder på nye måder. Det betyder i de fleste tilfælde omfattende forandringer, men når først de nye redskaber og den nemme adgang til information indgår i hverdagen, ønsker de færreste sig tilbage til gamle dage. De daglige arbejdsgange er effektiviserede, og vejen til viden er kortere. Det betyder hurtigere og mere præcise svar, mere effektiv service og kortere sagsbehandlinger. Boligforeningerne melder om færre beboerklager over eksempelvis istandsættelsesomkostninger, hurtigere besvarelser på beboerhenvendelser og et styrket samarbejdet med leverandører. Måske kan man tale om, at effektivisering og digitale redskaber giver nærheden en ny dimension. 4

5 Hvad er egentlig kravene? Den seneste årrække har vi set et stigende krav om effektivisering af bygningsdriften. Senest med nogle konkrete målsætninger, der øger behovet for digitalisering af boligmassen i de almene boligforeninger og i kommunerne. Særligt vigtige tiltag de seneste år er: Maj 2017: Henlæggelser til vedligehold skal ske på grundlag af en 30-årig vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der sammen med en rapport om ejendommens tilstand, skal granskes hvert 5. år af en ekstern uvildig byggesagkyndig. Første granskning inden 1. januar Juli 2016: Regeringen, Kommunernes Landsforening (KL) og Danmarks Almene Boliger (BL) aftaler, at almene boligselskaber skal skære 1.5 mia. af driftsbudgetterne frem mod En effektvisering, der svarer til 8 pct. i forhold til regnskaberne i April 2013: IKT-bekendtgørelse for regioner, kommuner og almenområdet træder i kraft og er et politisk krav til standarder inden for digital information i det offentlige byggeri. Juni 2012: Energimærkning - lovbekendtgørelse nr. 636 om fremme af energibesparelser i bygninger. Kravene til effektivisering er ikke til at komme uden om, og digitalisering lader til at være en effektiv vej til målet. Lad os kigge nærmere på fordelene. 5

6 Derfor er det smart lidt om fordelene ved digitalisering Områderne, hvor du kan høste fordele er utallige. Digitalisering giver dig mulighed for at få en indsigt og viden, der gør det nemmere at tage kloge beslutninger, opsætte realistiske mål og milepæle, samt vurdere affødte synergier. Data kan tilgås efter behov (i forbindelse med eksempelvis indhentning af tilbud), eller de kan bygges ind i digitale arbejdsgange (eksempelvis elektronisk fraflytningssyn), hvor de skaber grundlag for automatiserede processer. Nedenstående diagram illustrerer, hvordan et dynamisk datagrundlag, understøtter og skaber sammenhæng på tværs af en række driftsfunktioner. Et dynamisk datagrundlag bringer viden i spil LEDELSESREDSKABER: Overblik og planlægning DRIFT: Service og kvalitet BEBOERNE: Demokrati, service og viden PLANLÆGNING OG STYRING ØKONOMI- STYRING DRIFT OG VEDLIGEHOLD GRØNNE OMRÅDER EFFEKTIV IND- OG FRAFLYTNING BENCHMARKING OG ANALYSE SERVICEOPGAVER UDLEJNING DIALOG OG VIDEN SERVICE- AFTALER INDKØB OG UDBUD KONTROL- FUNKTIONER RENHOLD FORBEDRINGER: MULIGHEDER OG LØSNINGER BIG DATA (Strukturerede, relevante data. Diverse kilder) BYGGERI / DIGITAL AFLEVERING BYGNINGS- DATA DRIFTSDATA Fx forbrugsdata, tidsregistrering (pr. opgave) BRUGERDATA OG -BEHOV DYNAMISK DATAGRUNDLAG Smart drift med dynamiske data, Bygherreforeningen, 2017 Viden er grundlaget for at træffe velfunderede beslutninger, og et direkte anvendeligt datagrundlag er derfor et nødvendigt ledelsesredskab. Data skal imidlertid helst være opdaterede og retvisende og det betyder, at langt de fleste af disse data skal være dynamiske og opdateres i real time. 6

7 Seks helt reelle bekymringer om digitalisering i byggeriet Med så mange fordele og lovgivningsmæssige krav er det vel bare om at komme i gang? Men et digitaliseringsprojekt er en stor mundfuld, og bekymringerne inden opstart er helt reelle. En grundig afdækning af målsætninger, forudsætninger og evt. udfordringer stiller jer væsentligt stærkere. Forhold jer til det, der er udfordrende og vækker bekymring - kig på det, vurder omfanget og planlæg derefter. Se effektiviseringsmonstret direkte i øjnene Måske kan du nikke genkendende til et eller flere af følgende fem udbredte bekymringer i forhold til digitalisering: BEKYMRING #1 Det kommer til at være op ad bakke ude i afdelingerne BEKYMRING #2 At gå i udbud går ud over kvaliteten af vores vedligeholdelsesopgaver BEKYMRING #3 Det går ud over nærheden til den enkelte beboer BEKYMRING #4 Besparelserne lyder imponerende, men de gælder nok ikke os BEKYMRING #5 Vi bliver lagt ned, og det kommer til at tage al vores tid BEKYMRING #6 Fint nok med elektronisk syn på fraflytninger, men hvad med resten Du kommer ikke sovende igennem en digitalisering, men forholder du dig nøgternt til det faktuelle og håndterer det, du har indflydelse på, kommer du bedre fra start og kan styre sikkert i mål. Det behøver nemlig hverken at være farligt eller gøre ondt. 7

8 BEKYMRING #1 Det kommer til at være op ad bakke ude i afdelingerne Vi mennesker har generelt modstand mod forandringer. Derfor er det helt reelt at bekymre sig om, hvordan medarbejderne, der skal bruge de nye systemer kommer til at tage imod forandringerne. Hvad kommer frygten af: Utryghed ved brug af elektronik kan man nu regne med det, der kommer frem og bliver alt gemt og kommer videre i processen, som det skal? En følelse af at blive overflødig flere medarbejdere har arbejdet i den enkelte afdeling i mange år og kender til detaljer, som der ikke længere tages højde for. De spørger måske sig selv, om de ikke længere er vigtige. Sådan overkommer du barriere nummer et: Afsæt tid og forvent internt ressourcetræk tag højde for i jeres planlægning, at involvering og ny læring tager tid. Involver medarbejderne undervejs i processen træk på deres viden og afsæt tid til at svare på spørgsmål. Gradvis udrulning ændringerne skal fungere i en hverdag med mange opgaver, så tag det i skridt. God træning og effektiv support uddan eksempelvis superbrugere, så det altid er nemt at få hjælp Tal mindre om effektivisering fokuser på fordele som eksempelvis hurtigere bestilling af opgaver og mindre papirarbejde. DET HAR ANDRE GJORT Fyns Almennyttige Boligselskab, som administrerer ca boliger på Fyn, har automatiseret synsprocessen. Det at gennemgå en digitalisering og gå i udbud er ikke bare er en praktisk foranstaltning, men også et forandringsprojekt. Der sker mange ændringer på vores område i de her år, og vi lægger vægt på, at det skal være trygt for den enkelte. Flere medarbejdere var bekymrede for, hvordan omlægningen af synsprocessen ville påvirke deres egen arbejdsdag og samarbejdet med de lokale håndværkere. Med puljetilgangen sikrer vi en gradvis tilvænning, fortæller Jens Svane, teknisk chef i FAB. Læs hele casen, der beskriver FAB s erfaringer på eseebase.dk 8

9 BEKYMRING #2 At gå i udbud går ud over kvaliteten af vores vedligeholdelsesopgaver Typisk har boligselskaberne gode, solide og mangeårige samarbejder med håndværkere og servicefolk, som kender bygningerne godt, og hvor tilliden er stor. Du er måske bekymret for, om du sætter de gode relationer, tilliden og dernæst kvaliteten over styr, når du effektiviserer samarbejdet med jeres leverandører. Og ja, selvfølgelig sker der en udskiftning. Ikke alle vil med over i det nye set-up. Der kommer nye leverandører ind, og du vil opleve en indkøringsperiode. Hvad kommer frygten af: Et godt samarbejde opbygges over år de folk I arbejder med i dag kender jer, jeres bygninger og jeres kvalitetsniveau. Presser vi prisen ryger kvaliteten bekymring for, om det er en fair deal for leverandørerne. Sådan overkommer du barriere nummer to: Informer dine nuværende leverandører om ændringer så giver du dem bedre muligheder for at forstå, hvordan de byder ind. Vær tålmodig og følg op det tager altid tid, at etablere nye samarbejdsrelationer. Fokuser på fordelene leverandører sparer også tid og får større sikkerhed med eksempelvis fireårige rammeaftaler. DET HAR ANDRE GJORT Fyns Almennyttige Boligselskab (FAB) har med 1200 syn om året et omfattende netværk af samarbejdspartnere. Man har prioriteret at holde møder, hvor alle leverandører har haft mulighed for at blive opdateret og stille spørgsmål til eksempelvis udbudsprocessen. Efter FAB er gået i drift med den samlede løsning, er der også blevet fulgt op på leverandørerne: Fordi priserne ligger fast, og alt kører elektronisk, sparer både de og vi tid. Og de enkelte håndværkere ved, hvor mange opgaver de kan forvente. Vi har en pæn besparelse kroner-og-øre-mæssigt, og vores leverandører har stadig en fornuftig forretning. Det er en win-win! fortæller Jens Svane, FAB. Læs hele casen, der beskriver FAB s erfaringer på eseebase.dk NordvestBO, som administrerer ca lejemål i Midtjylland, var spændte på kvaliteten. Hvordan ville det påvirke istandsættelses- og rengøringsarbejdet at sende vedligeholdelsesopgaverne i udbud? Man kommer nok ikke uden om lidt bøvl, når man som os skifter leverandører på ca lejemål. I starten havde vi en del arbejde med at afstemme kvaliteten af arbejdet, men det har været besværet værd. I dag har vi samme gode kvalitet som tidligere, men til en brøkdel af prisen, vurderer Anders Vestergaard, som er direktør i NordvestBO. Læs hele casen, der beskriver NordvestBO s erfaringer på eseebase.dk 9

10 BEKYMRING #3 Det går ud over nærheden til den enkelte beboer Beboernes trivsel og tryghed i hverdagen er højere på boligforeningernes dagsorden end noget andet. Boliger handler om mennesker og effektivisering kan opleves som en trussel mod de nære relationer. Der er ingen tvivl om, at vi ser en udvikling væk fra en tid, hvor servicemedarbejderne ude i afdelingerne opfyldte langt mere end de praktiske funktioner. For nogle beboere er medarbejderne ude i afdelingen én at tale med. Det behov går ikke væk, og den sociale opgave skal stadig løftes, men måske på en anden måde. Besparelser på driften kommer i høj grad beboerne til gode i form af lavere omkostninger ved fraflytning og lavere huslejestigninger. Hvad kommer frygten af: Går det ud over trivsel og tryghed bliver den enkelte beboer bare et nummer og skal alt nu foregå elektronisk? Vi kender jo alle i dag effektivisering betyder muligvis færre folk ude i afdelingerne, og hvad er konsekvensen af det? Sådan overkommer du bekymring nummer tre: Bring nærvær ind i de enkelte møder hver interaktion giver mulighed for nærvær og en god oplevelse for beboeren Beskriv ansvar og formål med de nye roller - det skal være tydeligt for både medarbejdere og beboere, hvem der gør hvad. DET HAR ANDRE GJORT Frederikshavn Boligforening har valgt at centralisere driften. Det betyder, at fraflytningssynet i dag ligger hos tre medarbejdere, som dækker alle ejendomme. Det gør dem til eksperter på lige den del og de kan lede den enkelte beboer sikkert igennem synet. Beboerne er meget tilfredse med, at alt kan afklares på stedet. Og ud over, at vi sparer penge på fraflytningerne effektiviserer det vores arbejde markant, at hele fraflytningssynet nu kører digitalt, fortæller Jesper Nymark, som er teknisk chef hos Frederikshavn Boligforening. Læs hele casen, der beskriver Frederikshavn Boligforenings erfaringer på eseebase.dk 10

11 BEKYMRING #4 Besparelserne lyder imponerende, men de gælder nok ikke os Effektiv drift og vedligeholdelse af ejendomsporteføljen og et skarpt øje på udgifterne er hverdagen i de fleste boligforeninger. Har man allerede gode leverandøraftaler og effektive arbejdsgange, kan det være svært at tro, at der er yderligere besparelser at hente. Hvad kommer frygten af: Vi har allerede gode aftaler vi er skarpe på prisen og har gode samarbejdsaftaler med leverandører vi stoler på. Vores folk er erfarne og ved, hvordan de laver et overslag så meget kan der ikke være at hente i præcise opmålinger. Sådan overkommer du bekymring nummer fire: Få lavet en business case, så du reelt ser potentialet Hør fra andre, hvor de har hentet besparelserne Vær åben for, at digitalisering skaber nogle nye muligheder det I har gjort ind til nu er fint, men begrænset af de eksisterende rammer. DET HAR ANDRE GJORT NordvestBO glæder sig over kontante besparelser, men faktisk forventede de ikke i starten, at besparelserne ville være helt så store, som business casen lovede. Jeg var lidt skeptisk og tænkte, ahhh gælder det mon også for os? Vi havde allerede gode aftaler og nogle fornuftige priser. Men der må jeg sige at ja, det gælder også for os! Vi sparer i dag helt op mod 45% på vores fraflytninger, fortæller Anders Vestergaard. Læs hele casen, der beskriver NordvestBO s erfaringer på eseebase.dk 11

12 BEKYMRING #5 Vi bliver lagt ned, og det kommer til at tage al vores tid Det kan være svært at gennemskue, hvornår timingen er rigtig, og skrækhistorier om kuldsejlede it-projekter gør bekymringen større. Der er ingen tvivl om, at et digitaliseringsforløb tager tid og skal prioriteres på linje med andre projekter. Men i samarbejde med den rigtige leverandør er det også et meget forudsigeligt forløb, som I kan planlægge jer ud af. Hvad kommer frygten af: Ingen erfaring med digitalisering man kommer nemt til at føle sig i lommen på leverandøren Svært ved at overskue opgavens omfang det er omfattende arkiver af materialer og mange forskellige boligtyper, der skal sættes strøm til. Sådan overkommer du bekymring nummer fem: Gør jer nogle indledende erfaringer mange vælger at starte med et pilotprojekt Tal med andre om deres erfaringer lyt til kolleger i branchen Tag det i overkommelige bidder opdel boligmassen i puljer Afsæt ressourcer internt til at drive projektet. DET HAR ANDRE GJORT NordvestBO opdelte de lejemål i fire puljer, som i forlængelse af hinanden blev opmålt og digitaliseret. En fuldtidsmedarbejder fik ansvaret for at lede projektet sikkert i mål. Et godt råd til andre, der står over for et digitaliseringsprojekt, vil være at budgettere med interne ressourcer til at drive projektet. At involvere afdelingerne, samarbejde med eseebase og sikre intern forståelse for projektet tager tid. Det var en stor fordel, at vi fra starten havde en dedikeret ressource i huset, fortæller Anders Vestergaard. Læs hele casen, der beskriver NordvestBO s erfaringer på eseebase.dk 12

13 BEKYMRING #6 Fint nok med elektronisk syn på fraflytninger, men hvad med resten Kravene til bestyrelser i almene boligbyggerier er stigende. I dag skal der være fuld gennemsigtighed og styr på alle udgifter. Derfor er det ikke nok at spare ét sted, hvis det samtidig stikker af et andet sted. Driftsbekendtgørelsen fra 2017 kræver omfattende og 30-årig langsigtede vedligeholdelsesplaner. Henlæggelserne samt rapporten om ejendommens tilstand, skal granskes hvert 5. år af en ekstern uvildig byggesagkyndig. Der kan være en helt reel bekymring for at overse væsentlige poster eller ikke have de rette redskaber til at følge den økonomiske udvikling. Hvad kommer frygten af: Manglende viden om integration af systemer det kan være svært at gennemskue, om en løsning kun løfter dele af drift- og vedligeholdelsesopgaven og ikke giver fuldt udbytte af digitaliseringen. Usikkerhed omkring, hvordan man kommer videre en digitaliseringsstrategi, der dækker al drift og vedligehold kan virke overvældende, hvilket i sig selv er en barriere. Sådan overkommer du bekymring nummer seks: Bliv inspireret af andre se hvad kollegaer i branchen gør for at få fuldt udbytte af digitalisering. Hav en langsigtet strategi hav hele tiden for øje, hvad det på den helt lange bane er I forventer at få ud af jeres digitalisering. Lav en overkommelig handlingsplan selvom I har en ambitiøs langsigtet strategi, skal det også være overkommeligt her og nu. Fraflytning kan være et sted at starte. DET HAR ANDRE GJORT DAB udlejer og administrerer mere end boliger for almene boligselskaber og kommuner over hele landet. Som en af landets største boligorganisationer er optimeringspotentialet med digitalisering stort, og elektronisk syn bidrager til at finansiere fundamentet i en omfattende digitaliseringsstrategi, der også dækker udearealer og Facility Management. For os er det afgørende vigtigt, at vi kommer til at bruge bygningsmodellerne så bredt som muligt og derved indfrier kravene i den nye driftsbekendtgørelse. Hvis vi nu valgte kun at fokusere på fraflytninger, kunne vi halvere udgiften og nøjes med at digitalisere boligerne indvendig, men vi tager den helt store tur, hvor vi også opmåler og registrerer alle udvendige bygningsdele, fortæller Jan Juul Lorenzen, der er udviklingskonsulent i DAB. Læs hele casen, der beskriver DABs erfaringer på eseebase.dk 13

14 Sådan kommer du videre Der kan ligge en bekymring for at bruge penge på noget, der ikke tjener sig hjem, eller som I ikke forstår at bruge rigtigt. Men der ligger også et kæmpe potentiale for både besparelser og større arbejdsglæde. Gå nysgerrigt og legende til opgaven Find begejstringen for alle de muligheder digitalisering rummer. Meget kan gøres både billigere og bedre. Prøv at starte med en nysgerrig og legende tilgang. Skepsis og grundig evaluering af de forskellige muligheder i en solid business case, kan du altid bringe i spil den del slipper du såmænd slet ikke for. Vigtige overvejelser og brugbar viden Bygherreforeningen har lavet en god og meget overskuelig Guide til digitalisering. Trin for trin guider den dig igennem vigtige overvejelser på vejen mod digitalisering, der giver værdi for alle involverede parter. Vi bliver bedre, når vi deler erfaringer Bygherreforeningen opfordrer i deres rapport til en stor grad af vidensdeling og erfaringsudveksling. Inde på vores hjemmeside kan du finde cases, der beskriver, hvordan nogle af vores kunder arbejder med digitalisering. Flere af vores kunder stiller også gerne op til et referencebesøg, så spørg, hvis du har et særligt fokus ofte kan vi finde ud af det. Det vi har erfaret ind til nu Vores erfaring er, at selv veldrevne boligforeninger kan spare op mod 40% på fraflytninger, hvilket i sig selv gør netop det område til et godt sted at starte, da investeringen tjener sig selv hjem. Og når først arbejdet med at digitalisere hele boligmassen er gjort kommer afledt værdi i form af: lettere samarbejde med rådgivere (alle IKT krav er opfyldt) nemmere at lave langsigtede budgetter (30-års planen) sparer tid i administrationen (ved integration til ERP- og andre systemer) bedre online service for beboere og boligsøgende og med det som afsæt åbner der sig endnu flere muligheder. 14

15 Kilder til mere viden SMART DRIFT MED DYNAMISKE DATA På Bygherre Foreningens hjemmeside finder du en god trin for trin guide til strategisk digitalisering i den almene sektor (udgivet af Bygherre Foreningen i 2017) Erfaringer med digitalisering Alle eksempler gengivet i denne e-bog kan du læse i deres helhed på W E M A K E BUIL DINGS T ALK Om essebase: eseebase hjælper almene boligselskaber med at opfylde lovmæssige krav om digitalisering af boligmassen samtidig med, at de sparer tid og penge. Dokumenterede besparelser i vedligeholdelsen på op mod 45% betyder, at løsningen hurtigt tjener sig hjem. Med alle informationer samlet ét sted er der basis for sikre budgetter, solid projektledelse og effektiv drift i fremtiden.