Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 14. december 2017 kl Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 8.

Transkript

1 Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 14. december 2017 kl Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 8. december 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde 7. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Afbud: Mohammad Hadid p.t. sygemeldt.

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Protokol fra mødet den 9. november Underskrevet 2017

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmødet den 7. december 2017 Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 Mohammad Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 Per Administrativ orientering Møde med afd. 3,8,10 og 11 omkring budgettet ved renoveringer af enkelte badeværelser i afdelingen. Inspektøren er ved at undersøge en mulig løsning, hvor afd. låner penge af egne henlæggelser. Intet Intet Per havde været til ekstraordinært afdelingsmøde i afd 38 omkring lån af egne henlæggelser til varmepumper. Ej vedtaget. Poul har været på markvandringer med inspektøren på landet. Ny bestyrelse i afd 37. I afd 24 er der kommet væggelus i en lejlighed. Der pågår en bekæmpelse m.h.p. at begrænse skaden så hurtigt som muligt Markvandring i afd 13 og 17. Udfordringer i afd 17 med bl.a. asfalt og parkering. Afdelingsmøde i afd 23 mandat til at sælge 24 carporte. Mulig køber er afd 21. FU-møde gik godt. Beslutning om asfaltering af Hjortebroområdet udskudt til foråret fordelingsnøglen en udfordring. Personaleorientering. Mohammed Kheir er pr 1. december 2017 færdiguddannet og fastansat i HAB s administration. Der er indgået en aftale med Arbejdsmiljøcentret om at få gennemgået maskinparken i henhold til Arbejdsmiljølovens krav og regler. Servicecentret, synsmedarbejderne, det grønne og blå team vil også få besøg af en ekspert på arbejdsmiljøområdet m.h.p. screening af de daglige arbejdsopgaver og - rutiner. Vagtordningen uden for normal åbningstid træder som planlagt i kraft 15. januar. Der husstandsomdeles primo januar en beskrivelse af ordningen både på dansk, engelsk og arabisk ligesom der er vedlagt et klistermærke til opsætning et centralt sted, så nummeret på vagttelefonen altid er tilgængeligt. Der forhandles og arbejdes på at få udnyttet/udlejet SPICE-lokalerne til andet formål. Der en indgået en ny aftale med Conni og Christian Jessen om at være tilsynsførende for selskabslokalet i Varberg. Træder i kraft 1. januar 2018.

4 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Afd. 70 Vejen. Nedbrydningen påbegyndt. Første møde i byggeudvalget 7. december Afd 66 vinduesudskiftning. Se nedenfor Afd 20 tagudskiftning. Se nedenfor Afd 40 trækningsretten. Se nedenfor. Per, Mikael og Bent til møde sammen med Claus, Kuben og Ingeniørgruppen. Indkaldt til byggemøder det næste halve år. Ad pkt Sagsfremstilling. Afd 66 har ikke tilstrækkeligt med henlæggelser til en nødvendig og tiltrængt vinduesudskiftning, og da det er et erhvervslejemål, er det organisationsbestyrelsen, som godkender. Udover dette skal der asfalteres. Asfaltering og udskiftning af vinduer løber samlet op i ,- kr. Der vil betyde optagelse af kreditforeningslån med en hovedstol på ,- kr og en årlig ydelse på ,- kr. Det vil betyde en huslejestigning på 4,46 %. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovennævnte arbejde samt optagelse af kreditforeningslånet under forudsætning af, at brugerne godkender. Godkendt som indstillet. Ad pkt Sagsfremstilling. Der er konstateret utætheder i tagkonstruktionen på afd 20. Der kommer fugt ind, og ud over den ulempe, er der en latent risiko for skimmelangreb. Der er ikke tilstrækkelige midler på henlæggelserne, og derfor er det nødvendigt at optage et kreditforeningslån. Det er nødvendigt med et lån på 3,2 mill kr. Husleje efter den godkendte vinduesudskiftning er 653,09 kr/kvm. Huslejen efter tagudskiftning vil være 686,24 kr/kvm. LBF har vurderet huslejeniveauet i området for det budgetår vi er i gang med, og den ligger på 685,29 kr/kvm. Indstilling. Bestyrelsen godkender optagelse af kreditforeningslån på 3,2 mill kr under forudsætning af, at afdelingsmødet i afd 20 godkender tagudskiftningen og huslejestigningen. Dags dato er der via mail til formanden kommet en ansøgning fra afd 20 om midler fra dispositionsfonden. Denne ansøgning kunne ikke behandles på mødet sagen derfor udsat til januar mødet. Ad pkt Sagsfremstilling. I støttefastsættelsen for afd 40 var der forudsat en ansøgning fra egen trækningsret på ,- kr. Forlængst godkendt men LBF har strammet op på procedurerne. De har nu meget fokus på, at ansøgningen kommer inden, arbejdet igangsættes. Vi har, som i andre sager, indsendt den i byggefasen. Det har LBF nu indskærpet, og som en lille reminder godkender de så kun ,- kr. Det betyder, at HAB skal finansiere ,- kr. Indstilling. Bestyrelsen godkender, at restbeløber på ,- kr tages af dispositionsfonden. Godkendt som indstillet.

5 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Årsregnskabet p.t. under revision. Regnskabsmøde med revisor, organisationsbestyrelse og direktion den 21. december. Mødet afholdes i SPICE Forsøg med boligbutik i midtbyen. Et overslag viser, at det vil koste lige i underkanten af ,- pr måned at drifte en boligbutik i gågaden med åbningstider fredag og lørdag. Dertil kommer etableringsomkostninger Afd 48 Ottanggårdvej.. LBF var på besigtigelse i efteråret, ligesom vi har haft en valuar på m.h.p. at få afdelingen vurderet med evt. salg for øje. LBF har sendt HAB det svar, vi regnede med kommunen anmoder HAB om et oplæg med afsæt i dette. Se nedenfor Sponsorater i HAB. HAB har p.t. 2 direkte sponsorater. SønderjyskeE på ,- pr år og Kløften Festival med godt 4.000,- pr år. SønderjyskE s sponsorat giver HAB adgang til alle aftaler under SUSAM, hvilket giver HAB økonomisk fordelagtige indkøbsmuligheder på en lang række områder Dispositionsfond og trækningsretsmidler. Endelig opgørelse ikke klar ligger hos revisoren. Kommer med på regnskabsmødet den 21. december. Sættes i bero. Bilag udsendt til orientering. Efter GF 2018 vil bestyrelsen udarbejde en strategi for udmøntning af trækningsretsmidlerne Ad pkt Sagsfremstilling. Afd 48 var senest på dagsorden i organisationsbestyrelsen den 8. september 2016 med flg. sagsfremstilling og indstilling: Ad. pkt Sagsfremstilling: Kommunens Voksenudvalg holdt den møde om antallet af ældreboliger og det aktuelle behov for disse i kommunen. P.t. ikke det store behov, og i årene har kommunen i alt betalt kr i tomgangsleje til afd. 48, Ottanggaårdvej 1-27 i Hoptrup. Kommunens og HAB s administrationer holdt den møde om situationen, og kommunen ser gerne, at HAB undersøger mulighederne for et frasalg. Valuar Torben Strøm har den 25. august været på besigtigelse i afdelingen og også været fysisk inde i 2 lejemål. Konklusion: Afhændes boligerne på én gang vurderer han, at udbudsprisen vil være 4,5 mill. kr. kontant. HAB skal regne med et krav for udbedringer på ca. 1 mill. kr. og så omkostninger til advokat m.m. på ca ,- kr. plus moms. Pr. dags dato er der en prioritetsgæld i afdelingen på 6,7 mill. kr., og en henlæggelse på ,- kr. Indstilling: På det foreliggende grundlag anser bestyrelsen ikke et frasalg som en mulighed. Godkendt som indstillet

6 Tilbagemeldingen af 16. november 2017 fra LBF viser stadig, at et frasalg med den estimerede salgspris fratrukket salgsomkostninger, indfrielse af lånerestgæld, indfrielse af grundkapitallån og indfrielse af beboerindskud vil give HAB et negativt provenu på 3,737 mill kr. LBF fastslår, at ved salg af alle boliger har LBF ikke mulighed fora t yde kapitaltilførsel. LBF foreslår alternativt en sammenlægning med en anden eller flere afdelinger. Her vil LBF kunne yde kapitaltilførsel under forudsætning af tiltrædelse af HAB, kommune og kreditforening. Haderslev kommune anmoder på ovennævnte baggrund om et oplæg til at komme videre. Indstilling: Bestyrelsen læner sig op af den tidligere beslutning fra 8. september Uanset om der sker sammenlægning eller kapitaltilførsel, så vil udfordringerne med lejetab stadig være tilstede. Godkendt som indstillet.

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling Samarbejdsforum. Møde med alle formænd og Bjarne Zetterstrøm fra BL afholdt den 20. november. Der blev fremlagt et udkast til forretningsorden for det nye formandsforum, som blev døbt samarbejdsforum. Der var enkelte forslag til rettelser til forretningsordenen. Med disse rettelser blev forretningsordenen godkendt. Skal godkendes i organisationsbestyrelsen og efterfølgende på GF i Procedure for afholdelse af afdelingsmøder uden afdelingsbestyrelse. Sker i tæt dialog mellem områderepræsentanten og Mohammed Kheir i administrationen Aabenraavej 94 jf. pkt fra seneste bestyrelsesmøde. Haderslev kommune imødekommer HAB s forudsætninger, men ønsker ikke at sætte en tidsbegrænsning på en evt. skema A godkendelse. De ser dog frem til at samarbejde om et nybyggeri indenfor de i byudviklingsstrategien prioriterede udviklingsområder HAB vil kvittere for svaret og forsøge at holde kommunen så fast på den sidste sætning som overhovedet muligt Videoovervågning i HAB. P.t. er der videoovervågninger en del steder, men HAB har ingen fast og nedskrevne procedurer omkring anvendelsen. Med den nye persondatalov bliver det ekstra aktuelt Ledelsesgrundlag i HAB. Med afsæt i den igangværende trivselsproces har lederne i HAB udfærdiget et ledelsesgrundlag. Lederne er direktionen, de to inspektører og Poul Erik Kjær. Det er blevet offentliggjort for medarbejderne Prioriterede indsatsområder. HAB s organisationsbestyrelse samt direktionen har været på arbejdsseminar og udfundet 4 prioriterede indsatsområder i 2018/2019 nemlig IT, styrkelse af beboerdemokratiet, HAB som attraktiv arbejdsplads og offensiv boligstrategi. Derudover udformet en ny visions: Vi vil skabe og sikre rammerne for tidssvarende og trygge hjem til alle fordi mennesker er forskellige. Nyt og tilrettet forslag udsendt. Forslaget godkendt af organisationsbestyrelsen. Sættes på dagsordenen til GF Fast kontakt i.f.m. afdelingsmøder er Mohammed Kheir. Organisationsbestyrelsen har udfærdiget en svarskrivelse, som fremsendes til kommunen den Oversigt udsendt. Bestyrelsen forslår, at der udfærdiges et sæt retningslinjer for brug af videoovervågning i HAB. Disse vil tage afsæt i gældende lovgivning. Poul Erik Kjær er tovholder. Orientering Udsendt i sammenskrevet udgave Godkendt. Efter små redaktionelle justeringer, designes det godkendte og lægges op på hjemmesiden. PF og CSK tilretter det redaktionelle Etisk værdigrundlag. Udsendes inden mødet m.h.p. godkendelse på bestyrelsesmødet.

8 GF Godkendelse af dagsorden m.m. Godkendt evalueres løbende. Sættes op designmæssigt og lægges på hjemmesiden. Fremsendes herefter til kommunen. Formanden laver udkast til skriftlig beretning. Er tilgængelig for beboerne 14 dage før GF. Offentliggøres på hjemmesiden, samt kan afhentes i administrationen. Forretningsorden for Samarbejdsforum sættes på som forslag for organisationsbestyrelsen. Endvidere vil bestyrelsen foreslå en ændring af vedtægterne, således at det kun er muligt for beboere i HAB at blive valgt ind i organisationsbestyrelsen. Endelig dagsorden udfærdiges og offentliggøres jf. vedtægterne Status på serviceområdet Udsendes inden mødet. Ok med servicestrukturen ser frem til en præcis prissætning af ydelserne pr afdeling fuld gennemsigtighed. Hvis muligt, så gerne en visuel fordeling/oversigt med til forårets afdelingsmøder. Kommende møder Bestyrelsesmøder første halvår /1 og 1/2. Konstitueringsmøde den 15/2 Regnskabsmøde 21. december 2017 Nytårskur på Hotel Harmonien 10. januar 2018 kl

9 Dagsordenens punkt 6 Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde Beboertilfredshedsundersøgelse Årshjul for organisationsbestyrelsen

10 Dagsordenens punkt 7 Eventuelt Niels Vincent Andersen Mohammad Hadid Mikael Haas Sørensen Michael Mouritzen Per Friis Bent Wiuff Poul M. Jensen Christian Skovfoged