Bilag 2 Medarbejder involvering, bølge 2. Januar 2018

Transkript

1 Bilag 2 Medarbejder involvering, bølge 2 Januar 2018

2 Output workshop 1 Afholdt 12. december 2017 Om m² i Faaborg

3 Ønsket effekt af bølge 2 Budgetaftalen fastslår: Færre m² Men vi vil også have: Højere medarbejdertrivsel og sikkerhed Flere faglige synergi-effekter Bedre udnyttelse af ressourcer Højere borgertilfredshed og højere oplevet service Højere retssikkerhed

4 Metode på workshoppen 5 værksteder Det objektive Det positive Det bekymrede Det følsomme Det alternative Brown paper til generelle kommentarer Proces Kommunikation interessenter

5 Fra data til viden DATA FUND TEMA INDSIGT Ren beskrivelse Analyse Fortolkning

6 Tematiseret input fra workshoppen OBS punkt om borgerperspektivet Hvordan sætter vi borgeren i centrum med vores indretning? Det er vigtigt at have for øje at der er behov for at kunne have borgersamtaler for at sikre anonymiteten Digitalisering er fint, men vores borgere kan ikke finde ud af det og skal have et sted at henvende sig

7 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele ved flytning, herunder af samlokalisering: Tættere på hinanden nemmere at se hinanden Faggrupper der hører sammen kan sidde nærmere hinanden Variation i siddemuligheder Mere videndeling - Bedre samarbejde Kan vi med en anden indretning stimulere endnu mere tværgående samarbejde? Risikerer man at bruge meget tid på meta bevidsthed omkring sine arbejdsopgaver?

8 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele ved flytning, herunder af samlokalisering: Der er brug for at få understøttet den tværfaglig hverdag Signals oplæg vil være medvirkende hertil. Stillezoner giver god mening for alle som har udekørende funktion vigtigt signal når man sætter sig i stillezone Det er vigtigt at få et overblik om hvordan man som faggruppe skal sidde sammen faglig sparring. Bekymret for monofagligheden Det er svært at være delt meget op indenfor samme team, og have flere forskellige tjenestesteder. Borgerservice kan bo sammen med alle så længe vi bor centralt Borgerservice vil opleve bedre kontakt og samarbejde på tværs, hvis omstillingen samles i Faaborg

9 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele: Små lokaler der kan bookes til eksterne møder i huset et problem i dag Behov for opbevaring af fælles udstyr (miljø) Der er mange brugere af huset, eks. Arbejdsmarked og opvækst og læring, som afvikler samtaler på Faaborg Rådhuset

10 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele: FFVs lokaler giver mulighed for at borgerne kan ankomme mere diskret (sygepleje). FFV giver gode p-muligheder. FFV giver mulighed for overdækning, når bilmanden rengør biler om vinteren Sygeplejedepot/beklædning/badeforhold/forflytningsrum deles af rehabgruppe i Bryggergaarden 4 rehabgruppe Bryggergaarden 6. Den tætte fysiske placering gør det nemmere at hjælpe hinanden i hverdagen.

11 Tematiseret input fra workshoppen De mulige ulemper på specifikke adresser: De nuværende mødelokaler er for lydt opmærksomhed på retssikkerhed. Dagslysforhold mangler i A-Gård Dårlig ventilation i Glasbure (mødelokaler) der bliver hurtigt tung luft Dårlig ventilation Drift og vedligeholdelse af bryggergården er dyr Ved at flytte folk ud af bryggergården løses parkeringsproblemer Højt støvniveau fra telefonsamtaler i Ejendom

12 Tematiseret input fra workshoppen De mulige ulemper på specifikke adresser: Der er mange støjgener i kantineområdet Hvis FFV s lokaler skal anvendes til Rusmiddelcentret, skal disse borger have egen adgang, som er adskilt fra øvrige medarbejderes adgang til deres lokaler Bekymring om, om alle kan være på FFV (rehab-gruppe sygepleje rusmiddelcentret) Behov for stillezoner, stillerum, samtalerum, som mangles nu på Bryggergården. Dårlig rumklang pga. gulvbelægning i stuen på Bryggergården. For nuværende mangler vi lokaler til medarbejderne i Bryggergården 4 Der er ikke mere plads i Bryggergården 6

13 Tematiseret input fra workshoppen Der kom ideer til alternativer: Call rooms? Kan man i stedet bringe Faaborg sygehus i spil? Fælles rådhus for alle Findes der andre løsninger end aktivitetsbaseret? 6 mands kontorer overalt med cafe skrivebord Digitale løsninger til sagsbehandling med store tegninger Dele skrivebord med en fast gruppe (fx 5 pers) Hjemmearbejdspladser med opprioritering af IT Smartboards i projektrum Skrivebordsbooking Stillezone hvorfor ikke arbejde hjemme? Faaborg Sygehus har egnede lokaler og p-muligheder til alle afdelinger og aktiviteter.

14 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række Obs. punkter og fakta-tjek: Medarbejdere bruger ikke kun PC men også mapper og tegninger (teknisk afdeling) Målinger i forhold til støj Der er et stort behov for at opretholde Faaborg rådhus for offentligheden Der er lige blevet bygget om på Mellemgade 15 for 3 år siden, hvilket ikke var nogen god proces Bekymret for nok pladser, og der er tale om meget forskellige arbejdsopgaver som skal udføres i samme bygning Bekymring for, at man er nødt til at flytte sig ved telefonsamtaler for ikke at forstyrre andre Ved at flytte rundt vil den sociale kontakt gå tabt Frygten for noget nyt- vi ved hvad vi har og ikke hvad vi får Storrum vil være det værste der kan ske Det menneskelige aspekt: Brug for tryghed og hygge

15 Tematiseret input fra workshoppen Obs. punkter og fakta-tjek: Byggelovgivning er den opfyldt ved mulighedsanalysen? Forskellige kerneopgaver er 80% ratio det rigtige? Analyse af den enkelte afdeling hvordan er arbejdsflowet ift Signal fremlægger? Er der noget hvor I er blevet klogere ift større fleksible zoner/arbejdspladser? Bekymring for at forstyrre andre mindre smalltalk om mindre opgaver mindre privat snak (vi lærer hinanden mindre at kende) Manglende vægplads til at skabe overblik Hørebøffer overalt osteklokker For meget larm i storrumskontorer Mødelokalemangel Enormt afbrudt arbejde pga skift i arbejdsopgaver og placering

16 Tematiseret input fra workshoppen Obs. punkter og fakta-tjek: Bryggergaarden nr. 6 indgår i mulighedsanalysen, men har ikke tidligere været en del af M2 analysen Rehab C skal bydes ind i forhold til fremtidigt arbejde. Lave udtræk på, hvor borgermængden er placeret i Faaborg og Omegn. De udekørende grupper kunne godt placeres i FFV bygningen adskilt fra administrationen. Det vil give mening at sygeplejen med specialistfunktionerne flytter med rehabgrupperne Sygeplejen kan ikke have borgere, som kommer og går i deres lokaler Tage kontakt til Socialtilsynet, som så skal godkende lokalerne til formålet, inden de tages i brug. Dette har 1. priorietet ift. Rusmiddelcentret. Rusmiddel skal være for sig selv.

17 Tematiseret input fra workshoppen Obs. punkter og fakta-tjek: Støjgener og lokalerne er ikke lydisolerede, hvilket betyder, at der kan ikke føres private samtaler. De nye lokaler skal være handicapvenlige lokaler (både borgere og medarbejdere) Bange for manglende medindflydelse - Er beslutningen truffet? Borgerservice sidder rigtig meget ved sin plads, da man hverken har møder inde eller ude af huset Borgerservice skal være let tilgængeligt for alle borgere, også handikappede Borgerservice har rigtig mange hurtige ekspeditioner Borgerservice har behov for vores lukkedag midt i ugen, til at drifte Frygter meget larm, Borgerservice er i forvejen udfordrede på hvordan skrankerne er indrettet idag

18 Tematiseret input fra workshoppen Der kom gode råd om IT- og teknologi Opmærksomhed på forskelligt IT udstyr, og evt. hjælpemidler i kontormiljøerne Hjemmearbejdsplads Der er behov for optimering af citrix, da denne er ustabil Mangler headset i stedet for IP telefoni (To hørebøffer) God IT indretning i flexrummene så det er nemt at ændre plads tale telefon væk fra pladsen

19 Tematiseret input fra workshoppen Der kom gode råd til fase 2 vedr. fysisk indretning: Der skal indtænkes faste pladser til dem, som har hjælpemidler Mangel på stillerum Opmærksomhed på behovet for mange små samtalerum især med flugtdøre Opmærksomhed på kulturændring i forhold til clean desk Behov for trolleyer Tænke på medarbejderes bopælsadresse i forbindelse med vagter/tjenestested? Kan man køre rotationsordning, eller skal der være faste Faaborg- og Ringe medarbejdere?

20 Output workshop 2 Afholdt 17. januar 2018 By, Land og Kultur Om m² i Faaborg

21 OBS punkter fra workshoppen Økonomi i forbindelse med flytning? Der skal være penge sat af til selve flytningen, uforudsete forhold, samt til lapperier efterfølgende (grundet erfaringer fra tidligere flytninger). Ventilationen skal følge med!! Økonomi? På Lindevej er man gået på kompromis pga. vægtykkelser, kan det undgås her? Efter flytning ønskes en periode hvor man afprøver den nye indretning med mulighed for refleksion og mulig korrigering økonomi? Økonomi såfremt den aktivitetsbaserede indretning vælges. I forhold til ens computere + dockingstationer, mobiltelefoner med digital omstilling via computer o.a. Ved salg af kommunens ejendomme vurderer man så på alle omkostninger? Vedligehold, drift osv.? Tilpas størrelse på skriveborde og flytbare møbler ved sagsbehandlinger, f.eks. sagsmapper, opslagsværker og store tegningsmaterialer. Der skal lægges vægt på det menneskelige aspekt ved en aktivitetsbaseret indretning med ratio 80%. Ved spidsbelastning vil der mangle pladser, så medarbejdere vil føle sig overflødige. Hvis man er ude af huset et par timer, kan man så forvente at komme retur til en plads?

22 OBS punkter fra workshoppen Plads til alle i hjemmezonen er et stort ønske! Individuelle behov f.eks. stole, skærme, armstøtter, tastatur, skrivebord med mavebue, hørehæmmet osv. Konkrete erfaringer fra andre der er gået over til aktivitetsbaseret indretning, hvor de har løst de udfordringer der har vist sig efterfølgende. F.eks. fra Lindevej i Ringe hører vi om medarbejdere der må gå forgæves og finde plads på anden adresse. Det har medført at medarbejderne er begyndt at møde tidligere og tidligere. De har endnu ikke løst deres nye udfordringer, hvilket påvirker medarbejdernes trivsel negativt. Hvem passer ens telefon når man går i stillezone? Plads i en fremtidig indretning til at kunne ansætte ny medarbejder? Vil gerne være tættere på hinanden, men bekymring for at det bliver for tæt. Behøver det at hedde 7 m2 pr. medarbejder? (Som er det mindste arbejdsmiljøloven tillader). Skal alle være aktivitetsbaseret eller kunne det være en kombination af både aktivitetsbaseret og faste pladser?

23 Output Workshop Afholdt 24. januar 2018 Borgerservice front Om m² i Faaborg

24 Opsamling og indstilling Medarbejderne i borgerservice front drøftede følgende 3 muligheder for lokation i Faaborg: Forslag 1: Uændret lokalisering Forslag 2: Samlokalisering med biblioteket i Faaborg fx i FFV bygningen eller på Slagterigrunden Forslag 3: Fremskudt borgerservice på flere adresser i lokalsamfundet (varierende) Medarbejderne ønsker, at det er forslag 1 om uændret lokation, som indstilles til politikerne

25 Forslag 1: Uændret lokalisering Fordele: Omstilling kan være sammen med borgerservice Trygt for borgerne Høj retssikkerhed Gode adgangsforhold God p-plads (til borgerne) Tæt på centrum Medvirke til at holde handel i centrum Samarbejde med teknik og miljø Udenlandske vielser er mulige Holde fast det er kun 2 år siden ombygning Medvirke til let adgang til bygning Ulemper: Medarbejder p-pladser mangler Samarbejdet med politiet, herunder inddragelse af rum

26 Forslag 2: Samlokalisering med Biblioteket Væk fra Mellemgade fx til FFV bygningen eller Slagterigrunden Fordele: Godt for biblioteket trækker flere brugere til Ulemper: Væk fra centrum Manglende p-pladser Offentlig transport usikker Mellemgade 15 fungerer godt, så hvorfor lave om Tæt samarbejde med BLK

27 Forslag 3: Fremskudt borgerservice På flere varierende adresser i lokalsamfundet Fordele: Nogle borgere vil blive glade Tid til tæt kontakt (1:1) Køre hjem til borgerne (findes allerede) Ulemper: Har borgerne behov? Kan vi bevare borgernes henvendelser? Bliver borgerservice isoleret? Borgerne kan ikke møde borgmesteren Hvor skal vielser så ske? Koster flere ressourcer fx at ekspedere sager Dårligt arbejdsmiljø og ringere faglige synergi effekter Risiko for krænkelse af borgernes retssikkerhed Mister viden om borgerne, som i dag gives videre til fx politik og strategi

28 Risikoanalyse Udarbejdet inden workshop den 17. januar 2018 Sundhed og Omsorg Om m² i Faaborg

29 Risikoanalyse Hvad kan gå galt? Konsekvens Sandsynlighed Risiko At der ikke tages tilstrækkelig højde for de afdelinger, der har en høj grad af borgerkontakt, herunder infrastruktur, adgangsforhold, transportmuligheder mv når det besluttes hvor afdelingerne skal placeres samt hvordan deres lokaler indrettes At der ikke tages højde for, at Rusmiddelcentret ikke kan dele indgang og lokaler med andre afdelinger At der ikke tages højde for, at de to rehabiliteringsgrupper allerede mangler plads i de nuværende rammer At der ikke tages højde for mulighed for fortrolige samtaler i telefon og ved møder med borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere. Herunder også fag- og specialistkontorer, undervisnings- og forflytningslokaler

30 Risikoanalyse Hvad kan gå galt? Konsekvens Sandsynlighed Risiko At der ikke tages højde for, at Socialtilsynet skal godkende Rusmiddelcentrets lokalitet før ibrugtagning At der ikke tages højde for de fysiske rammer, der er nødvendige for en rehab-gruppe, fx omklædning, bad, medicinrum/administration og medicinopbevaring for borgere At der ikke tages højde for Arbejdstilsynets anbefalinger for rammer for fysisk og psykisk arbejdsmiljø, herunder støjgener At der ikke tages højde for medarbejdere, som har behov for særligt indrettede arbejdspladser At der ikke tages højde for tilstrækkeligt store mødelokaler, som ikke er en del af kantine- og arbejdspladsområder

31 Risikoanalyse Hvad kan gå galt? Konsekvens Sandsynlighed Risiko At der ikke tages højde for tilstrækkelig mulighed for parkering af kommunens og medarbejdernes cykler og biler At der ikke tages højde for opbevaring af arbejdsplaner mv i nærheden af basen At der ikke tages højde for at administration/ledelse skal sidde samlet At der ikke tages højde for administration og ledelses behov for lokaler til koncentrationsarbejde og fortrolige samtaler At der ikke tages højde for at servicepersonalet kan rumme en større mængde medarbejdere

32 Output Bygningsbesigtigelse Afholdt 24. januar 2018 Sundhed og Omsorg Om m² i Faaborg

33 Følgende bygninger blev besøgt Biblioteket i Faaborg Nørregade 2 og 4 FFV Sundvænget

34 OBS punkter og generelle kommentarer Leder sektionen udtrykte bekymringer om, at de endnu ikke kender den endelige organisering hvilket gør det svært at vurderer bygningernes egnethed ift fremtidige behov. Eksempelvis er antallet af medarbejdere og arbejdets organisering lige nu er ukendt. Der bør vurderes på fremtidige behov ift at flere opgaver flyttes fra regionalt til kommunalt regi og udrulning af rehabilitering kommer til at ske i endnu højere grad. Der skal foretages konkrete vurderinger af borgermålgrupperne ift fortrolighed. Der bør indtænkes mulighederne for uddannelsesforløb samt mulighederne for at kunne have forflytnings træning i lokalerne.

35 Biblioteket i Faaborg Muligheder: Beliggenheden er optimal ift at indrette en sygeplejeklinik Der er gode adgangsforhold for borgere/brugere Der ligger et apotek ved siden af Der er gode parkeringsforhold for kommunebiler, såvel for borgerparkering Der vil være plads til mange medarbejdere, samt omklædning Der er gode lyd- og lysforhold Placeringen er central i Faaborg Udfordringer: Der skal etableres baderum for både mænd og kvinder, samt etablering af toilet forhold til mange kollegaer. Der er et behov for opdeling af lokalet, da der er tale om ét stort lokale samt 8 kontorer.

36 FFV Sundvænget inkl lokaler som i dag anvendes af FORUM Faaborg Muligheder: Der er mange kvadratmetre Der er en del rum, som kan benyttes til forskellige formål Der er garageplads, hvor bilerne både kan holde, og blive vedligeholdt Der er gode parkeringsmuligheder God central placering ift udkørsel til borgere Der er i forvejen etableret baderum/omklædningsrum til kollegerne Der vil kunne laves en sygeplejeklinik Udfordringer: Der er en stor kold hal Det kan blive en udfordring at få eks tøj i kælderen, da dette kommer i store portioner og skal bæres manuelt Lederne oplyser, at de har hørt, at det vil koste 6 mio at bygge FFV om Misbrug og alkohol kan ikke se sig selv i bygningen

37 Nørregade 2 og 4 Muligheder: Alkohol og misbrug vil kunne sammenlægges og benytte lokalerne. Der er gode faglige synergier i at sammenlægge disse Der er gode forhold, med hensyn til anonymitet, og at borgerne kan sidde diskret Der er mange kvadratmetre, som muligvis også vil kunne benyttes af andre samarbejdspartnere, eks socialrådgivere, mentorer m.fl. Dette hænger fint i tråd med visionen om tættere på, og skabe rammerne for at kunne arbejde langt mere helhedsorienteret og tværorganisatorisk Gode rammer til eks medicin udlevering mm Udfordringer: Der er meget lydt i stueplan ift borgersamtaler Der skal indtænkes mulighederne for flugtdøre Der er ikke elevator forhold Nørregade 2 vil kunne anvendes til administration for rehabilitering syd og muligvis anvende nogle af lokalerne i Nørregade 4. Dog skal man være opmærksom på, om dette kan godkendes i socialtilsynet.