Anbefalinger bølge 1. Om m2 i Ryslinge, Gislev og Ringe 3. januar 2018

Transkript

1 Anbefalinger bølge 1 Om m2 i Ryslinge, Gislev og Ringe 3. januar 2018

2 Baggrunden for arbejdet med M 2 Baggrunden for m 2 var et politisk ønske om at udnytte kommunens mange kvadratmetre smartere. Med udgangspunkt i Sammen om færre kvadratmeter, udviklingsstrategien og målsætningen om at komme tættere på borgerne har konsulentfirmaet Brøndum og Fliess derfor udarbejdet et inspirations-katalog, som indeholder forslag til en smartere udnyttelse af FMKs m 2.

3 Formålet med bølge 1 I bølge 1 er de administrative arbejdspladser i Ryslinge, Gislev og Ringe undersøgt med det formål at opnå de ønskede gevinster.

4 Leverancerne i bølge 1 Leverancerne i bølge 1 handler om anbefalinger til Kommunalbestyrelsen om beslutninger på baggrund af undersøgelse af en række konkrete administrative arbejdspladser (herunder spor 2 og 3 i Brøndum og Fliess rapporten). Det drejer sig konkret om: Fraflytning af Graabjergvej 3a (rådhuset i Ryslinge) Indflytning eller fraflytning Faaborgvej 19, Gislev Indflytning og fraflytning Tinghøj Allé 2 (rådhuset i Ringe). Indflytning Nørrevænget, Gislev Indflytning Lindevej, Ringe Fraflytning Mellemgade 15, Faaborg Derudover er undersøgt salg af (spor 12 i Brøndum og Fliess rapporten): Snurretoppen, Gislev Skovtrolden, Broby Tandlægeklinikken, Årslev.

5 Processen i bølge 1 Oversigt over indhold oktober 2017 Workshop vedr. evt. flytninger 9/ Kontakt vedr. salg november 2017 Mulighedsanalyse uge Drøfte det med lederne uge Opfølgningsworkshop 3. januar 2018 Udkast til sagsfremstilling med forslag og fordele/ulemper 20. december 2017 Drøftelse på personalemøder/lokalmed uge 50/51 Konkret forslag til hvad vi gør uge 49 Drøfte med Lokalråd uge MEDbehandling HU 16. Januar 2018 Høring af Lokalråd svarfrist ultimo januar 2018 Endelig sagsfremstilling til ØU/KB 25. januar 2018 I ØU og KB 5. og 19. februar 2018 Implementeringsplan og gevinstrealiseringsplan udarbejdes på de berørte arbejdspladser. Ultimo februar

6 Interessenterne i bølge 1 Som skal informeres: * Borgerne i Ryslinge og Gislev (via borgermøde) * Medarbejdere og ledere i FMK (på InfoLet) * Koncernledelsen (kcl møder) Som skal involveres: * Kommunalbestyrelsen (sagsfremstilling) * HU og lokalmed (møder og workshops) * Medarbejdere og ledere på de berørte arbejdspladser (møder og workshops) Interessenter Som skal orienteres: Som skal høres: * Borgerne i FMK (via fmk.dk, pressemeddelelser) * Lokalråd (møder og høring vedr. lokalsamfundsvurdering)

7 Hvad får I og har I fået indflydelse på? I får indflydelse på, hvordan vi opnår de besparelser, som politikerne har bestemt. I får mulighed for at fortælle fordele og ulemper ved de forskellige forslag i M2 rapporten. De kommer med til politikerne. I har fået mulighed for at komme med nye forslag, som undersøges. Det er politikerne, som træffer beslutning om salg af ejendomme. Det er politikerne, som træffer beslutning om borgeradgang til kommunale bygninger. Det er koncernledelsen, som træffer beslutning om lokalisering af administrative enheder.

8 Det her har vi fået ud af det Forslag og pointer, som er inddraget i løsningsforslagene Fokus på effekten for lokalsamfund og borgere Opmærksomhedspunkter om IT Ønsker og behov til fysisk indretning, som medtages i mulighedsanalyserne Fakta, som tjekkes og bruges til bl.a. business casen En masse gode råd til fase 2 om forandringsprocessen og forandringsledelse

9 Gevinsterne, som skal nås med bølge 1 For hver konkret flytning laves en opgørelse af gevinster og tab/omkostninger, som tilsammen udgør gevinsterne af bølge 1. Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Faglighed Medarbejdertrivsel Den faglige løsning af opgaverne, tværfaglig opgaveløsning og samarbejde på tværs. Udvalgte spørgsmål fra TU og fysisk APV Baseline udgøres af de drøftelser, som har været i MEDudvalg om faglighed, tværfaglighed og samarbejde på tværs. Spørgsmål fra TU17 og nuværende fysisk APV Enten uændret eller forbedret faglighed, tværfagligt samarbejde samt samarbejde på tværs. Uændret eller højere TU19 samt APV Hvornår måles der? Baseline fastlægges primo 2018 og gevinst medio 2019 Baseline efterår 2017 (TU17) og gevinst primo 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum, efter drøftelse i MED. HR samt den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum, efter drøftelse i MED

10 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Retssikkerhed (de fysiske rammer) Borgernes formelle og oplevede retssikkerhed, som påvirkes af de fysiske rammer. Måles som: Hvad er medarbejdernes indtryk af borgernes retssikkerhed i de nye fysiske rammer? Borgere, som er født den 1. og 15., spørges om: 3) Er du tilfreds med de fysiske rammers mulighed for fortrolighed? Medarbejdernes vurdering primo 2018 Borgernes vurdering primo 2018 Enten uændret eller forbedret retssikkerhed. Hvornår måles der? Baseline primo 2018 og gevinst medio 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum

11 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Borgernes serviceoplevelse (de fysiske rammer) Borgertilfredsheden, herunder adgang til enheden. Måles som: Udvikling i relevante indikatorer, som I måler på alligevel. Hvad er medarbejdernes indtryk af borgernes oplevelse med de nye fysiske rammer? Borgere, som er født den 1. og 15., spørges om: 1) Hvordan oplever du de fysiske rammer? 2) Hvordan oplever du mulighederne for parkering/offentlig transport hertil? Borgertilfredshed med de fysiske rammer pr. 1/ Enten uændret eller forbedret borgertilfredshed Hvornår måles der? Baseline primo 2018 og gevinst medio 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum.

12 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Lokalsamfundet I Ryslinge og Gislev - påvirkning af antal offentlige arbejdspladser fritids- og kulturaktiviteter kollektiv trafik og p- pladser befolkningsudvikling detailhandel og ejendomspriser Lokalsamfundsanal yse gennemføres primo 2018 Enten uændret eller forbedret lokalsamfundsakti vitet Hvornår måles der? Baseline primo 2018 og gevinst medio 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? BLK

13 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Økonomi Driftsudgifter og salgsprovenu Antal m 2 Udviklingsomkostninger Implementeringsomkost ninger De nuværende driftsudgifter og antal m2 Budget18 fastlægger en sparet driftsudgift af bølge 1 på 0,7 kr. i 2018 og 1,4 mill. kr. i 2019 og frem samt og 1,4 mill. kr. i salgsprovenu i 2018 og i 2019, Der er afsat 3,7 mill. kr. til anlæg (udvikling og implementering) Hvornår måles der? Baseline fastlægges ultimo 2017 og gevinst ultimo 2018 Hvem er ansvarlig for målingen? Økonomi og Løn sammen med Ejendom. De lokale ledere bidrager med tal for udviklings- og implementeringsomkostningerne. Oplysningerne gives til Ejendomsforum.

14 Identificerede risici i bølge 1 Risici 1) Tidsplan skrider pga. kompleksitet 2) Salgsprovenu er overvurderet og implementeringsomkostninger er undervurderet 3) Medarbejdernes trivsel falder 4) Det faglige arbejde udføres med lavere kvalitet 5) Borgernes bliver utilfredse 6) Lokalsamfundene i Gislev og Ryslinge skades Handlinger, som skal afbøde risici 1) Tæt opfølgning af tidsplan 2) Stram styring af business-cases 3) Stor fokus på inddragelse og kommunikation 4) Stort fokus på den faglige opgaveløsning 5) Stort fokus på borgernes serviceoplevelse og retssikkerhed 6) Inddragelse af Lokalråd

15 Kommunikation Pressemeddelelse om rapporten (august) Rapporten og nyhed på InfoLet (august) Nyhed om bølge 1 på InfoLet (november) Site på InfoLet (yderligere udbygget i december) Alle akter i SBSys Info på møder og HU og LokalMED Status på bølge 1 og 2 på InfoLet og nyhedsbrevet Indblik (21/12) Opfølgningsmøde for workshopdeltagere (3/1)

16 Business case for bølge 1 Gevinster Udviklingsudgifter Implementeringsudgifter X kr. i sparet drift Afholdelse af workshop (direkte omkostninger og medarbejderressourcer) x kr. Ombygningsudgifter X kr. i salgsprovenu Konsulentbistand Signal x kr. Indretningsarkitekt Faglige (synergi)effekter Ejendomsforum x kr. Nye møbler og flytteudgifter Medarbejdertrivsel Borgeroplevelse Projektstyringsomkostning inkl. styregruppe x kr. Medarbejderressourcer i Ryslinge, Gislev og Ringe x kr. IT udgifter (hardware og systemtilpasning) Afledte udgifter fx i form af produktivitetstab

17 Alle løsningsforslag indeholder Salg af Tandklinikken i Årslev Salg af Skovtrolden Salg eller brugsretsoverdragelse af Snurretoppen Ejendom og Service placeres ikke på Nørrevænget, men indgår i bølge 2 i Mellemgade i Faaborg.

18 Løsningsforslag A i bølge 1 Salg af Graabjergvej 3A, rådhuset i Ryslinge (spor 2), 11 medarbejdere fra FIF til Tinghøj Allé 2 (spor 2), 100 SO-medarbejdere (enhederne Sekretariat, Handicap & Psykiatri; Forebyggelse & Visitation samt Hjælpemiddelterapeuter & depot) flyttes til Faaborgvej 19 (spor 2), Sundhedsteamet flytter til Nørrevænget CAIs Sundhedsfaglige team flytter fra Faaborgvej 19 til Nørrevænget (spor 3) Beskæftigelsesindsatserne i køkken og værksteder samt rengøring forbliver på Faaborgvej 19. Ungeindsatsen forbliver på Faaborgvej 19. Ungdomsskolen forbliver på Faaborgvej 19. Kursuslokalerne forbliver på Faaborgvej 19.

19 Effekt af løsningsforslag A Økonomi Faglighed Medarbejdertrivsel Borgernes serviceoplevelse og retssikkerhed Lokalsamfund 1,08 mio. kr. i sparet drift årligt Graabjergvej 3A 2,66 mio. kr. i salgsprovenu Graabjergvej 3A kr. i sparet drift årligt Snurretoppen, Skovtrolden og Tandklinikken kr. salgsprovenu Snurretoppen, Skovtrolden og Tandklinikken Afhændede kvm: Udviklingsomkostninger Implementeringsomkostninger Øget samarbejde om indkøb og dermed øget effekt af indkøbsanalysen Helhedsorienteret indsats, tværfagligt og øget samarbejde på tværs om borgernes genoptræning (Nørrevænget) Evt. andre fordele som nævnt på workshoppen afhænger af den konkrete fysiske løsning OBS! Effekt på arbejdspladser som ikke flytter fra CAI Spørgsmål fra TU Spørgsmål fra APV OBS! Effekt afhænger i høj grad af fase 2 forandringsprocessen på den enkelte arbejdsplads. OBS! Effekt på arbejdspladser som ikke flytter fra CAI Obs. På få borgerfremmøder fysisk Resultatet af interview med borgerne Medarbejdernes oplevelse, herunder telefonsamtaler, samtalerum, om mindre lydt og anonymitet antal offentlige arbejdspladser fritids- og kulturaktiviteter kollektiv trafik og p- pladser befolkningsudvikling detailhandel og ejendomspriser Overdragelse af Snurretoppen

20 Løsningsforslag B i bølge 1 Salg af Graabjergvej 3A, rådhuset i Ryslinge (spor 2), 11 medarbejdere fra FIF til Tinghøj Allé 2 (spor 2), 100 SO-medarbejdere (enhederne Sekretariat, Handicap & Psykiatri; Forebyggelse & Visitation samt Hjælpemiddelterapeuter & depot) flyttes til Tinghøj Allé 2 Sundhedsteamet flytter til Nørrevænget Faaborgvej 19 sælges (evt. til Gislev Friskole) (spor 3): FMK lejer følgende arealer køkken, værksteder, ungdomsskolens arealer og fløj med nuværende idrætsfaciliteter, som fremover anvendes til kursuslokaler. CAI køkken beskæftigelsesprojekt beholdes på CAI (og leverer evt. også mad til børnene) CAI værksteder beholdes på CAI (og sammentænkes evt. med sløjdundervisningen) CAI rengøring-beskæftigelse fastholdes på adressen (og leverer evt. rengøring til friskolen) Ungdomsskolen bliver i kælderen Kursuslokaler bliver helt eller delvist CAI Ungeindsats flytter til xx (fx Nørregade 4 i Faaborg) CAIs Sundhedsfaglig team flytter fra Faaborgvej 19 til Nørrevænget Borgerservice i Ringe flytter til Lindevej eller Biblioteket

21 Effekt af løsningsforslag B Økonomi Faglighed Medarbejdertrivsel Borgernes serviceoplevelse og retssikkerhed Lokalsamfund 2,18 mio. kr. i sparet drift årligt på Graabjergvej 3A og Faaborgvej 19 8,43 mio. kr. i salgsprovenu Graabjergvej 3A og Faaborgvej kr. i sparet drift årligt Snurretop, Skovtrolden og Tandklinikken kr. i salgsprovenu Snurretop, Skovtrolden og Tandklinikken Afhændede kvm: Udviklings-omkostninger Implementeringsomkostninger Øget samarbejde om indkøb og dermed øget effekt af indkøbsanalysen Helhedsorienteret indsats, tværfagligt og øget samarbejde på tværs om borgernes genoptræning (Nørrevænget) Øget faglighed mv. af samlokalisering af enkeltdele af CAI og evt. mindsket sammenhæng i beskæftigelsesindsatsen. Evt. andre fordele som nævnt på workshoppen afhænger af den konkrete fysiske løsning OBS! Effekt på arbejdspladser som ikke flytter fra CAI Spørgsmål fra TU Spørgsmål fra APV OBS! Effekt afhænger i høj grad af fase 2 forandringsprocessen på den enkelte arbejdsplads. OBS! Effekt på arbejdspladser som ikke flytter fra CAI Obs. På få borgerfremmøder fysisk Resultatet af interview med borgerne Medarbejdernes oplevelse, herunder telefonsamtaler, samtalerum, om mindre lydt og anonymitet antal offentlige arbejdspladser fritids- og kulturaktiviteter kollektiv trafik og p- pladser befolkningsudvikling detailhandel og ejendomspriser Samarbejde med Friskolen Overdragelse af Snurretoppen

22 Bevarelse af arbejdspladser på Graabjergvej 3A Ejendomsforum har overvejet om Graabjergvej 3A kan fastholdes som arbejdspladslokation. Det er blevet fravalgt, da der er renoveringsudgifter til ventilation til ca. 5 mio. kr. Dette beløb overstiger anlægsmidlerne i bølge 1.

23 Flytning til Lindevej Ejendomsforum har drøftet et forslag om at flytte Socialtilsyn Syd fra Lindevej og i stedet anvende bygningerne til de 100 SO-medarbejdere (enhederne Sekretariat, Handicap & Psykiatri; Forebyggelse & Visitation samt Hjælpemiddelterapeuter & depot) i Ryslinge. Det er blevet fravalgt at gå videre med, da: Medarbejderne ikke kan være i bygningerne med en ratio 0,8 De faglige synergi-effekter med Arbejdsmarked vurderes til at være mindre end de omkostninger, der pålægges STS. STS har ombygget for ca. 5 mio. kr. på Lindevej, og hvis de skal flytte skal FMK afholde alle udgifter, da man ikke endnu engang kan opkræve dem hos de andre kommuner. STS har de seneste år gennemført en forandring i arbejdskulturen, som har hængt tæt sammen med tilpasning af de nuværende fysiske rammer. En flytning vil både betyde fornyet uro både i forhold til medarbejderne og opgavevaretagelsen og dermed og produktivitetstab netop som der er kommet ro på.

24 Genoptræning Tinghøj Allé 2 Ejendomsforum har drøftet et forslag om at flytte genoptræningens administrative pladser fra Tingager til Tinghøj Allé 2 eller Lindevej. Det er ikke blevet fremrykket til bølge 1, da der vurderes at være mulighed for at indrette Tingager med fælles faciliteter. Drøftelserne herom tages i bølge 3.

25 Utilsigtede gevinster Øget opmærksomhed på samarbejde på tværs af områder fx om køkken, genoptræning, biler, IT. Større fokus på god forandringsledelse Implementering af projektarbejdsform Implementering af at arbejde med effekter (gevinstrealisering)

26 Spor som involverer rådhuset i Ringe Optimal udnyttelse af pladsen på rådhuset i Ringe (hvilke afhænger af løsningsforslag i bølge 1): I Brøndum og Fliess rapporten er Tinghøj Allé 2 nævnt som indflytningsmulighed i følgende senere spor: Spor 13.2 Rusmiddelcenteret fra Guldhøj Spor 14 Ti træningsterapeuter fra Tingager Ældrecenter og Opvækst&Lærings kontorhotel flyttes fra Guldhøj IT til rådhuset i Ringe fra Ryslinge (nyt forslag)

27 Bilag 1: Opfølgning på workshop 9/11 Om m2 i Ryslinge, Gislev og Ringe

28 Deltagere Spor 2: MEDrepræsentanter m.fl. fra rådhuset i Ryslinge, som evt. skal sælges MEDrepræsentanter m.fl. fra arbejdspladser, som evt. skal modtage kollegaer rådhuset i Ringe og Faaborgvej 19 (CAI) Spor 3 MEDrepræsentanter m.fl. fra Faaborgvej 19 (CAI), som evt. skal sælges MEDrepræsentanter m.fl. fra arbejdspladser, som evt. skal modtage kollegaer Nørrevænget

29 Deltagere, der manglede Ungdomsskolen (Helle Vibeke har holdt møde med lederen) FIF (Helle Vibeke har holdt møde med lederen) Rengøringspersonalet (inddrages af i fase 2 af den lokale leder) Borgere, som bor i nærheden af, eller kommer eller gerne vil komme på de berørte adresser (inddrages lokalsamfundsanalysen)

30 Ønsket effekt af bølge 1 Budgetaftalen fastslår: Færre m2 1,3 mio. i driftsbesparelse og 3,3 mio. kr. i salgsprovenu i 2018 Men vi vil også have: Højere medarbejdertrivsel og sikkerhed Flere faglige synergi-effekter Bedre udnyttelse af ressourcer Højere borgertilfredshed og højere oplevet service Højere retssikkerhed

31 Metode på workshoppen 5 værksteder Det objektive Det positive Det bekymrede Det følsomme Det alternative Brown paper til generelle kommentarer Proces Kommunikation interessenter

32 Fra data til viden DATA FUND TEMA INDSIGT Ren beskrivelse Analyse Fortolkning

33 Generel feedback Proces: Ingen afsender på invitationen Proces fase 2: Kan vi have ambassadører ude på ny lokation før flytning? Praktiske forhold skal være på plads inden flytning. Hvornår skal vi flytte? Ved salg eller 1. juli 2018? Tættere på borgerne: Brug for lokalsamfundsvurderinger Borgeradgang til ny adresse offentlig transport

34 Tematiseret input fra workshoppen Der kom flere obs. punkter borgerperspektivet ved flytning (medtages i lokalsamfundsanalysen): Borgerne skal have gode muligheder for at kunne transportere sig til eks. Sundhed og omsorg og CAI. Der er dårlige transportmuligheder til Nørrevænget. Tættere på, vigtigt at de afdelinger med borgerkontakt flytter til centrale steder i kommunen Pas på vi ikke affolker Ryslinge og Gislev. Hvis man sælger bygningen i Gislev skaber man mere udkants Danmark. Der er gode ressourcer i Gislevområdet Man skal følge kommunens overordnede vision om at være borgernær og derfor ikke lukker/sælger alt i de mindre byer, eks. Gislev Se overordnet på adgangsforhold for borgere og offentlig trafik og P-pladser

35 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele ved flytning, herunder af samlokalisering (medtages i løsningsforslag): Faglige synergier optimeres og forbedres Nye samarbejdsrelationer og få bedre samarbejdsrelateringer mellem ansatte på tværs i organisationen samt forbedring af det tværfaglige samarbejde Bedre fysisk arbejdsmiljø Arbejdspladser hvor man kan håndtere/tale telefon og gennemføre personfølsomme samtaler uden borgere udefra kan overhøre dette (borgerens retssikkerhed) Bedre mødelokaler, bedre lokaleudnyttelse, bedre udnyttelse af gode kvm Bedre adgangsforhold for borgere Mulighed for at samle myndighedssagsbehandlere ét sted Mulighed for at bryde gamle vaner Mulighed for at fremtidssikre sundhedsområdet lokalemæssigt til kommende udfordringer, fx færdiggørelse af nyt OUH 2022 Yderligere anvendelse af de digitale muligheder Ledere der sidder sammen med deres team nærværende ledelse Mulighed for at sundhedspersonalet decentraliseres får satellitter tættere på borgerne En mere omkostnings-effektiv kommune

36 Tematiseret input fra workshoppen De mulige fordele på specifikke adresser (medtages i løsningsforslagene): CAI er et fantastisk sted til interne kurser og undervisning, og rigtige god udenomsplads samt et fantastisk køkken CAI er ikke handicapvenligt i forhold til borger der besøger Sundhed og omsorg Indflytning giver mulighed for at gentænke udnyttelsen og brugen af huset i Ringe (rådhus) Ombygning på Nørrevænget = fjerne udenoms-matrikler, som ikke bliver brugt og omdanne kontorarbejdspladser Positivt at borgere møder borgmesteren på Ringe Rådhus Understøtter administrativ sammenlægning mellem det mobile sundhedscenter og træningsafdeling Positivt hvis TIP/TIV sagsbehandlere flytter til bedre lokaler på Nørrevænget og derved er tættere på træningsafdelingen At der kommer medarbejdere til Nørrevænget, som ikke har samarbejdsflader til plejehjem og træningsmiljøet er bekymrende. CAI på Nørrevænget er dødsdømt Der er ikke plads til borgere og medarbejdere, plus målgruppen harmonerer slet ikke.

37 Tematiseret input fra workshoppen Der kom ideer til alternativ lokalisering (medtages i løsningsforslag): Lindevej Team CAI flyttes til Lindevej (ingen begrundelse) Borgerservice på rådhuset i Ringe flyttes til Lindevej (ingen begrundelse) Sundhed og Omsorg (Ryslinge) flytter til Lindevej, fordi det giver mulighed for at tænke tværfagligt og styrker samarbejdsrelationerne med Arbejdsmarkedet. Dertil kommer mulighed for at samle myndighed og skabe sammenhængende borgerforløb, være tættere på depot og have fælles bilpark. Det vil også gøre det lettere for borgerne at møde frem. Konsekvens: STS skal relokaliseres, hvilket de dog ikke umiddelbart ønsker. Træningsfaciliter fra Tinghøj Plejecenter flyttes til Lindevej, da man pt. lejer sig ind til en årlig udgift på kr. og lokaler er meget velegnede til træningsområdet med mulighed for samtalerum m.m

38 Tematiseret input fra workshoppen Der kom ideer til alternativ lokalisering (medtages i løsningsforslag): Tinghøj Allé Rådhuset i Ringe anvendes til administration ift. borgere, da adgangsforholdene er fine. IT flyttes til rådhuset i Ringe Andre lokationer Faaborg sygehus kan anvendes To rådhuse et i Nord og et i Syd med borgerrelaterede opgaver samt 1 centralt i kommunen til ikke-borgerelaterede myndighedsopgaver. Et samlet Rådhus. CAI rives ned og omdannes til smuk park.

39 Tematiseret input fra workshoppen Obs. punkter og fakta-tjek (medtænkes i løsningsforslag): Det er svært at rekruttere dygtige medarbejdere pas på med at flytte langt væk fra infrastruktur Fremtidssyn få kigget hele vejen rundt så vi ikke skal flytte igen, men fx på sigt vil samle myndighederne sammen Flertallet i sundhed og omsorg ønsker ikke at flytte til Gislev, men vil hellere til Ringe Team CAI kan være på flere adresser fleksibel ledelse Er beredskabsplanerne opdaterede? Virker tvungne fællesskaber?

40 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række gode råd om IT- og teknologi (medtages i løsningsforslag og særskilt henvendelse til IT): Vær obs på IT-husets afhængighed af Graabjergvej 3A Skal IT blive i Ryslinge? Opmærksomhed på fiberforbindelser i bygninger vi flytter fra og til (kapacitet) IT dækning på CAI er ikke god nok, fx i Salen. Bekymret for dårlig IT i Gislev

41 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række fakta-tjek om Rumindretning (medtages i mulighedsanalysen): Sidste nye undersøgelser viser af 2 og 3 rumskontorer giver bedst trivsel. Højest 4 mandskontorer på myndighedsområdet Evidens viser, at storrumskontorer IKKE er optimalt effektive arbejdsmæssigt. Omgivelser og hygge i Ryslinge er vigtigst i forhold til trivsel. Vigtigt at man indtænker omgivelsernes betydning. CAI har behov for fleksible rum muligheder for udvidelse af tilbud Pladsmangel for køkken og borgeraktivitet Hotelpladser kan integreres i afdelinger så vi knytter flere bånd og styrker sammenhængskraft på tværs i organisationen Opmærksomhed på ventilationssystemer ved sammensætning af kontorer på rådhus se APV Varme og ventilation passer til rummet Ryslinge lille hus Der er meget lydt i lokalerne på 1. sal på Nørrevænget Nørrevænget er ikke godt med borger aktivitet, da dette vil larme for meget

42 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række gode råd til fase 2 vedr. fysisk indretning (medtages i mulighedsanalysen): Husk at etablere hotelarbejdspladser de centrale steder Opmærksomhed på kantine faciliteter og struktur lange køer og manglende pladser Husk telefonrum ved storrumskontor for at mindske støj Opmærksomhed på opmagniseringsplads af eks. valgmateriale på Guldhøj Opmærksomhed på udekørende funktioner kontra arbejdspladser hvor medarbejdere sidder fast på kontorer hver dag Hvis vi ikke skal have faste pladser, hvor vi så af vores materiale, som vi i dag har fast stående ved pladserne? At der er borde/stole, IT udstyr inden man flytter, og udstyret skal være tilpasset den enkelte afdelings behov Fleksible arbejdspladser: Udstyr og skånehensyn mange har særlig mus, stol, tastatur mm

43 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række gode råd til fase 2 vedr. fysisk indretning (medtages i mulighedsanalysen): Husk adgangsforhold for handicappede inkl. Handicapparkering Flere mennesker OBS på akustik Hvis storrum obs. på små møderum Obs. På at vi generelt har nok møderum Mobiltelefoner duer ikke for sagsbehandlere som måde skal tale i telefon og se journaler samtidig Hvor skulle inventar fra Ryslinge rådhus evt. hen? Man har lige brugt Mange penge på bedre kontormiljøer. Medarbejderinddragelse med indretning af kontorer ønsker og behov. Formål: at medarbejderne føler ejerskab og glæde ved at møde ind på ny matrikel

44 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række gode råd til fase 2 vedr. forandringsledelse: Får vi taget hånd om de medarbejdere, som synes det er svært at flytte? Lederne skal huske at anerkende de følelser, som kan opstå i en flytteproces. Fokus både på ikke-forandringsparate medarbejdere og på de medarbejdere der gerne vil. Balance mellem beslutning og få den til at ske og at give plads til de følelsesmæssige reaktioner At ledelsen på flere niveauer fjernes/placeres langt væk fra hinanden hvis adm. Bygning i Ryslinge sælges. Det vil gå i mod samarbejde på tværs der SKAL understøttes af nærværende ledelse At ledelsen på flere niveauer fjernes/placeres langt væk fra hinanden hvis adm. Bygning i Ryslinge sælges. Det vil gå imod samarbejde på tværs der SKAL understøttes af nærværende ledelse. Nøglesnore skal skelne borger og medarbejdere hvad med sikkerheden i det? Husk at nogle medarbejdere kan have fysiske såvel som psykiske skånehensyn og frygten kan være stor frygt at det ikke bliver imødekommet

45 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række gode råd til fase 2 vedr. forandringsledelse: Det gode ved nye kollegaer og ved nye rutiner (ryste posen) Ny viden om kollegaers arbejdsområde(r) Tid til at ændre vaner og viden om de følelser der opstår i forandringerne, der kræver nye vaner Husk fejringer indflytterfest Konstante forandringer kan føles som kaos Vigtig med information og så tidligt som muligt Tidsplan for eventuelle flytninger skal meldes ud og overholdes

46 Tematiseret input fra workshoppen Der kom en lang række fakta-tjek om Økonomi (til business-case/økonomi-opgørelsen): Tidsperspektiv det koster tid og effektivitet at flytte. Dette vil betyde længere ventetid for borgere i en periode (Ryslinge) Opmærksomhed på at man ikke får så meget for at sælge bygningen i Gislev, men den har en væsentlig værdi i kommunen Fakta CAI: kommunens kursuscenter, inhouse, billig Fakta CAI: M2 analysens forslag bygger på forkerte data og antagelser (CAI). Der skal hentes update på antal af pladser i beskæftigelsesprojektet; (FVU undervisning, ansatte 32, aftalt plads til borgere 91 Rengøring 5, køkken 13, nyttejob 23) Ofte bliver offentlige bygninger dyrere end beregnet. Det er vigtigt at alle faktiske krav er belyst af medarbejdere og prissat inden der laves indstilling Fakta om økonomiske beregninger mangler på CAI, mangler viden om hvordan kollegaer arbejder eks. Skifteholdsarbejde Der skal tages højde for brug af mere tid/kørsel på landevejen De afledte økonomiske effekter på CAI s køkkenprojekt afhængige af indtægter fra kursister Er der tænkt på øget drift på bygningen teknisk service osv? Hvis salget af ejendom ikke kan realiseres, skal pengene så komme af andet i 2018?