INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 30. november 2017 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. december 2017 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:15 18:00 a. Opfølgning på bestyrelsesseminar den 4. november (B) * b. Status på nybyggeri (FORTROLIGT) (O) * 2. Beslutningspunkter kl. 18:00 18:20 a. Opfølgning på beboerundersøgelse 2017 (B) * b. Implementering af justeringer i driftsbekendtgørelsen (B) * c. Organisationsbestyrelsens rolle i forbindelse med renoveringssager (D) * 3. Orienteringspunkter kl. 18:20 19:00 (B) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Opfølgning fremtidssikring (O) * d. Opfølgning udviklingssamtale direktør (B) * e. Opfølgning nye udlejningsredskaber (O) * f. Orientering fra udvalgene (O) 4. Mødeevaluering kl. 19:00 19:10 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder og kurser kl. 19:10 19:20 a. Emner til næste møde, der holdes den 4. januar 2018 (B) b. Mødeplan (O) * c. Opfølgning på uddannelsesplaner (O) * d. Evt. deltagelse i BL s kursus for organisationsbestyrelser (B) 6. Eventuelt (O) EFTERFØLGENDE JULEMIDDAG KL. 20 PÅ: RESTAURANT KÖD, ÅBOULEVARDEN 23, 8000 AARHUS C Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Bilag med + eftersendes. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Opsamling på bestyrelsesseminar 4. november 2017 DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Sociale medier Bestyrelsen nedsatte en arbejdsgruppe bestående af Søren, Olav og Aske samt repræsentation fra administrationen. Administrationen har udarbejdet et skitseagtigt notat til gruppens videre arbejde Fælles om BKÅ Bestyrelsen fandt, at det var en god idé at lave arrangementer som de skitserede interessebaserede og adskilt fra det formelle beboerdemokratiske arbejde. Arrangementerne skal ikke opdages fordi man er beboerdemokrat, men fordi man er interesseret og engageret beboer. Gruppen Søren, Peter og Olav arbejder videre med 2-3 årlige arrangementer. Emner kunne være: Affald og affaldssortering hvorfor? hvordan? etc. Spare penge på bæredygtighed! Kunst i vores afdelinger Internet og tv Ny BKÅ Portalen Bestyrelsens materiale flyttes herover i løbet af december. Opsamling på afdelingsmøder Kursusudvalget indkalder et informations/dialogmøde i maj/juni forud for næste års afdelingsmøder for at klæde afdelingsbestyrelserne bedst muligt på. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager opsamlingen til efterretning.

3 NOTAT TIL PKT 2.a Resultat af kundeundersøgelse 2017 DATO 30. november 2017 MODTAGER Organisationsbestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Hvert år følger det som en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der gennemføres undersøgelser af tilfredsheden hos beboere. Som tidligere år er der udvalgt ca. 250 tilfældelige beboere, som har modtaget et spørgeskema på papir. På samme måde som sidste år har beboerne haft mulighed for at svare på papir eller digitalt via webadresse og QR-kode. Samlet har det dog betydet en pæn fremgang i svarandel til 22 pct. mod kun 14 pct. i 2016 (og 27 pct og 30 pct. i 2014). Det er et ganske lavt tal for den slags kundeundersøgelser, og det gør undersøgelsen mindre valid. Dog er det som tidligere muligt at bruge undersøgelsen, herunder ikke mindst tekstbemærkningerne, som fingerpeg om beboernes holdning til Boligkontoret Århus service. Der var som sidste år udlovet en gave blandt de indkomne svar. Stort set alle besvarelser deltog i lodtrækningen. 31 afdelinger var repræsenteret blandt svarene i år mod 22 sidste år og 38 i Der måles generelt på fire parametre: Oplevet boligkvalitet ift. pris, tilfredshed med service fra administrationen, tilfredshed med service fra ejendomsfunktionærerne samt tilfredshed med information fra Boligkontoret Århus.

4 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1, ,5 0,0 Boligkvalitet vs. pris Service administration Service ejendomsfunktionær TIlfredshed med information Niveauet er sammenligneligt med tidligere år, idet resultaterne i 2016 var mindre valide på grund af et exceptionelt lavt antal besvarelser. Betragtes tendensen over lidt flere år, er der tale om en svag stigning vedr. opfattelse af boligkvalitet samt status quo vedr. tilfredsheden med ejendomsfunktionærer og med information. Tilfredshed med service fra administrationen er på niveau eller måske marginalt lavere end tidligere år. Alle ligger således på eller over de mål, organisationsbestyrelsen har sat på 3,0 (skala 0-4) på alle parametre. Dertil kommer mange gode konkrete kommentarer og rigtig mange roser til specielt ejendomsfunktionærerne. 2/3

5 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Der blev spurgt til beboernes oplevelse af om det er nemt hhv. fælles at bo hos Boligkontoret Århus. Værdien for nemt er 3,2, hvilket ligger over bestyrelsens mål på 3,0 (vurderet på alle kundeundersøgelser i årets løb) og over sidste år, hvor den lå på 3,1. Værdien for fælles er ligeledes steget fra 2,1 til 2,8, hvilket ligger klart over bestyrelsens mål på 2,5. Langt hovedparten af tekstbemærkningerne er positive i alle fire kategorier. Der er selvfølgelig også kritikpunkter til videre arbejde, og af mere generel karakter blandt disse er flg. de væsentligste: Frustration over, at klager over beboere ikke nødvendigvis fører til resultater Kritik af informationsniveauet i renoveringssager Skabe en større ansvarsfølelse for fællesarealerne Der følges op på tilbagemeldingerne overordnet og i de enkelte afdelinger. INDSTILLING Notatet er til bestyrelsens orientering 3/3

6 NOTAT TIL PKT 2.b Implementering af justeringer i driftsbekendtgørelsen DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING En ny driftsbekendtgørelse er trådt i kraft, som giver boligorganisationen og bestyrelsen en række nye opgaver ift. særligt effektivisering og fremtidssikring. Nedenfor gennemgås ændringerne, og der indstilles opfølgningsinitiativer.» 12 a. Boligorganisationens bestyrelse skal påse, at boligorganisationen udøver god økonomistyring og egenkontrol samt løbende fremmer kvalitet og effektivitet under hensyn til almenboliglovens formål og målsætninger. Stk. 2. Boligorganisationens økonomistyring skal baseres på den fornødne ledelsesinformation, herunder om finansiering, kapacitet og aktiviteter. Stk. 3. Boligorganisationens bestyrelse skal sikre, at boligorganisationen gennemfører løbende egenkontrol med henblik på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, herunder ved tilbagevendende gennemgang af alle forretningsområder samt dokumentation heraf, jf. 70. Der skal herunder gennemføres de fornødne tiltag, hvis der på grundlag af effektivitetstal og øvrige analyser er fundet forbedringsområder. Stk. 4. Det skal ved egenkontrollen af et forretningsområde vurderes, om konkurrenceudsættelse af nogle eller alle delopgaver vil være hensigtsmæssigt og omkostningsreducerende. Stk. 5. Boligorganisationens bestyrelse skal påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen. Stk. 6. Boligorganisationens bestyrelse skal fastsætte mål for udviklingen i hver afdelings samlede driftsudgifter for den kommende 4 års periode, jf. 70, stk. 1«Vedr. stk. 1-3 er det i overensstemmelse med hidtidig praksis. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen årligt får tilsendt oversigt over effektivitetstal i boligorganisationen (notat fra Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen november 2017 er vedlagt), som kan danne grundlag for en prioritering af indsatser vedr. effektivisering. Vedr. stk. 4 er den analyse gennemført for indeværende, hvorfor der pågår eller er gennemført udbud af normalistandsættelse, gulvbehandling, rengøring samt de store håndværksområder. Overvejelser om udbud indgår i den ovennævnte årlige drøftelse. Stk. 5 er gentagelse af hidtidig praksis. Vedr. stk. 6 er der i et bilag opført måltal for udviklingen i den enkelte afdelings driftsudgifter i 2018 (budgetlagt) til og med Udgangspunktet er at udgifterne holdes konstant i faste priser. Det afspejler, at der naturligt sker en udgiftsstigning som et led i lønudviklingen og den generelle prisudvikling i samfundet, samtidig med, at der er iværksat en række effektiviseringstiltag i boligorganisationen. For enkelte afdelinger, der jf. benchmarkrapporten ligger med større effektiviseringspotentiale, er målsætningerne for udgiftsudviklingen sat med en større besparelse for øje.

7 Der er taget udgangspunkt i fremtidssikringsstrategierne samt i de driftsudgifter, der ligger til grund for Trafik-, Bygge og Boligstyrelsens notat 1.» 20 a. Boligorganisationen skal ved præsentationen af forslag til driftsbudget og årsregnskab tilstræbe en forståelig og overskuelig fremstilling. Det skal herunder sikres, at væsentlige konti og ydelser er beskrevet, og at de stemmeberettigede er gjort bekendt med relevante udgiftssammenligninger. Stk. 2. Udgiftskrævende forslag, der behandles på møder som nævnt i 18-20, skal indeholde oplysning om konsekvenser for huslejen. «Stk. 1. er imødekommet med den pædagogiske fremlæggelse af budget og vedligeholdelsesplan. Det kan dog overvejes, om der også skal optrykkes benchmarktal i budgetmaterialet. Alternativt kan de indgå i grundlaget for drøftelserne med afdelingsbestyrelsen om budgettet. Bestyrelsen opfordres til at tilkendegive sine synspunkter om dette emne. Stk. 2 er allerede implementeret for flere år siden.»henlæggelsernes størrelse efter stk. 1 og 2 fastsættes på baggrund af en vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der pr. 1. januar 2018 omfatter mindst de kommende 15 år, pr. 1. januar 2020 omfatter mindst de kommende 20 år, pr. 1. januar 2022 omfatter mindst de kommende 25 år og pr. 1. januar 2024 omfatter mindst de kommende 30 år.«der opereres allerede med rullende vedligeholdelsesplaner, der principielt set har uendelig planlægningshorisont. En afdeling har rejst spørgsmålet om, hvorvidt det er korrekt, at der i kraft af fremtidssikringsstrategierne også opereres med henlæggelsesplaner på over 50 års sigt, som altså overstiger de mindstemål, der er angivet i bestemmelsen. Spørgsmålet er forelagt tilsynet med almene boliger i Aarhus Kommune, der udtaler: En stabil husleje dvs. uden for store udsving er det centrale formål med henlæggelsessystemet. Det opnår man f.eks. ved at operere med levetidshenlæggelser på bygningsdele og opgørelse af samlede vedligeholdelsesomkostninger i bygningens levetid helt i overensstemmelse med Jeres praksis. Boligorganisationen skal hvert år henlægge passende beløb til fornyelse af tekniske installationer og hovedistandsættelse. Jeg har ikke set eksempler på, at organisationer, der efter minimumsperioden på 10 år får henlæggelser til at gå i 0. Alle opererer med en betydelig slutsaldo ultimo år 10 til imødegåelse af større udgifter efter år 10. Med andre ord er den holdning du er blevet præsenteret for ikke korrekt. Jeg gør også opmærksom på, at driftsvejledningen anbefaler, at større arbejder efter planperiodens udløb skal fremgå af eventualforpligtelser i budget/regnskab i tilfælde af at udgiften ikke er indregnet i planen. Jeres metode er efter vores bedste overbevisning den korrekte i forhold til opgørelse af passende henlæggelser. Hvis et afdelingsmøde forkaster et budget pga. at henlæggelser er fastsat efter Jeres fremtidssikringsstrategi-koncept (med evigt rullende vedligeholdelsesplaner), vil det jf. almenlovens 42 skulle indbringes for tilsynet. 1 Konto 109, 110, 111, 112.1, 114, 115, 117, 121 og /6

8 » 61 a. Den rapport om ejendommens tilstand, der er nævnt i 60, stk. 1, og den vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der er nævnt i 61, stk. 3, skal hvert 5. år granskes af en ekstern uvildig byggesagkyndig med henblik på at vurdere, om rapport og plan er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter 2 «Det indstilles, at denne gennemgang udskydes til 2021 i forhåbning om en ændring af bekendtgørelsen, således at boligorganisationer med vedligeholdelsesplaner af en høj kvalitet muligvis vil kunne undgå denne unødige meromkostning.» 70. I tilslutning til regnskabet afgiver den almene boligorganisations bestyrelse en årsberetning, hvori nærmere redegøres for den økonomiske udvikling samt den udøvede økonomistyring og egenkontrol i boligorganisationen og dens afdelinger i regnskabsåret. Herunder redegøres for: 1) Eventuelle særlige økonomiske problemer i boligorganisationen og dens afdelinger, og de foranstaltninger, der er eller påtænkes iværksat til imødegåelse heraf. 2) Den udøvede økonomistyring, herunder eventuelt ændret ledelsesinformation. 3) Den gennemførte egenkontrol, herunder de omfattede forretningsområder, undersøgelser og foranstaltninger. 4) De fastsatte 4-årige mål for hver afdelings samlede driftsudgifter, jf. 12 a, stk. 6. 5) Forhold, som revisor måtte have påtalt.«det indstilles, at årsberetningen til repræsentantskabsmødet 2018 udvides med de nævnte områder. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter implementeringsplanen, herunder måltal i bilag. 2 Senest 1. januar /6

9 Bilag: Måltal Det skal understreges, at der kun er tale om de samlede udgifter pr. m 2 i den enkelte afdeling. Konkrete forhold gør, at de ikke umiddelbart er sammenlignelige. Der henvises i stedet til benchmarknotat fra Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen. Afdeling Udgift pr. m Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej-Otto Benzons Vej Chr. Molbechs Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund /6

10 Afdeling Udgift pr. m Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej /6

11 Afdeling Udgift pr. m Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Herningvej /6

12 Rapport for Boligkontoret Århus Hovedkonklusioner Edvard Thomsens Vej København S Effektiviseringsenheden Center for Bolig Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Benchmarkanalysen indikerer, at flere afdelinger i Boligkontoret Århus har effektiviseringspotentiale. Afdelingernes gennemsnitlige effektivitet er 88 pct., hvilket er over Region Midtjyllands gennemsnit på 79 pct. Sammenlignet med regionens bedste praksis er det samlede effektiviseringspotentiale for afdelingerne på de medtagne konti 10,3 mio. kr. Lars Otto Signe Fosgaard Telefon sif@tbst.dk Notat 9. november 2017 Om datagrundlaget Der analyseres 68 afdelinger med boliger heraf familie-, 719 ungdoms- og 6 ældreboliger med regnskabsdata for Der benchmarkes på konto 109, 110, 111, 112.1, 114, 115, 117h. 117h er summen af konto 117, 121 og 122. I videst muligt omfang benchmarkes mod samme afdelingsstørrelse og mod samme afdelingstype (familie-, ungdoms- og ældreboliger). Afdelinger med familieboliger og blandede boliger sammenlignes med tilsvarende afdelinger i regionen. Afdelinger med primært ungdoms eller ældreboliger sammenlignes med tilsvarende afdelinger i hele landet. Hver afdeling benchmarkes mod mindst 30 lignende afdelinger og oftest mod langt flere. Om benchmarkmetoden Effektivitetstallene angiver hvor meget af en afdelings udgifter, der svarer til bedste praksis udgiftsniveau. Tallene viser dermed bedste praksis minus afdelingens effektiviseringspotentiale. Bedste praksis er de billigste, sammenlignelige afdelingers udgiftsniveau. Bedste praksis skal have lavere udgifter på alle de medtagne konti. Effektiviseringspotentialet er hvor meget afdelingens udgiftsniveau skal sænkes, for at opnå bedste praksis udgiftsniveau. For mere information om benchmarkmetoden, se Side 1 (4)

13 Resultater Figur 1: Effektivitetsfordeling Figur 1 viser effektivitetsfordelingen for afdelingerne i Boligkontoret Århus. Den stiplede linje viser gennemsnitlig effektivitet for organisationen. Den fuldt optrukne linje viser gennemsnitlig effektivitet for Region Midtjylland. Det fremgår af figuren, at den gennemsnitlige effektivitet for organisationen er 88 pct., hvilket er over Region Midtjyllands gennemsnit på 79 pct. Der er tre afdelinger i det røde felt. Om disse afdelinger gælder, at på alle de medtagne konti er afdelingernes udgifter mere end 30 pct. højere end bedste praksis. En del af afdelingerne ligger i det gule felt med effektivitetsresultat på mellem 70 og 90 pct. På de medtagne konti er disse afdelingers udgifter mellem 10 og 30 pct. højere end bedste praksis. Der er 30 afdelinger i det grønne felt. Afdelinger i det grønne felt er blandt regionens billigste og har derfor begrænset effektiviseringspotentiale. Det vil sige, at det ikke har været muligt at finde sammenlignelige afdelinger, hvis udgifter på alle de medtagne konti er mere end 10 pct. lavere. Selv om der kan være forhold der gør, at driften i nogle afdelinger er dyrere end andre, så indikerer analysen, at der er effektiviseringspotentiale i en del af afdelingerne. På de medtagne konti er det samlede effektiviseringspotentiale for afdelingerne i forhold til regionens bedste praksis 10,3 mio. kr. Side 2 (4)

14 Figur 2: Udgifter per bolig fordelt på konti Figur 2 viser udgifter per bolig for afdelinger beliggende i Region Midtjylland, og for afdelinger i Boligkontoret Århus. Region Midtjylland er markeret med sort, og Boligkontoret Århus er markeret med rødt. Alle afdelinger er ordnet efter udgift per bolig på den givne konto. Det ses, at der er stor forskel på hvor høj udgift per bolig den enkelte afdeling har på de forskellige konti. Ud for hver konto er der en boks. Denne boks viser udgiftsniveauet for de midterste halvtreds procent af afdelingerne i regionen. Boksen viser dermed, hvilket udgiftsniveau en stor del af regionens afdelinger har på pågældende konto. Der er stiplede sorte linjer ud fra hver boks. Disse linjer markerer hvor 95 pct. af alle regionens afdelinger ligger. De sorte stiplede linjer viser derfor, hvor stor forskel der er fra den billigste til den dyreste afdeling i regionen. I grafen er der også to vandrette streger, en sort og en rød, ud for hver konto. Den sorte vandrette streg viser gennemsnitligt udgiftsniveau for afdelinger i regionen, og den røde vandrette streg viser gennemsnitligt udgiftsniveau for afdelingerne i organisationen. Ved at sammenligne disse to streger kan det ses, om regionens eller organisationens gennemsnit er højest. De røde prikker viser udgift per bolig på de enkelte konti for afdelingerne i Boligkontoret Århus. Det ses, at udgiftsfordelingen for afdelingerne i Boligkontoret Side 3 (4)

15 Århus i nogen grad minder om Region Midtjylland. Dog har afdelingerne gennemsnitligt lavere udgifter på især konto for renovation (109) og fraflytning (117h). Figur 3 herunder viser effektivitetsfordeling for organisationer og administrationsorganisationer med over boliger og over 15 afdelinger. I figuren er Boligkontoret Århus fremhævet med en mørkere blå farve. Figur 3: Effektivitet for store organisationer Side 4 (4)

16 NOTAT TIL PKT 2.c Organisationsbestyrelsens rolle i renoveringssager DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/JDE PROBLEMSTILLING Jf. organisationsbestyrelsens beslutninger om sit strategiske fokus er den væsentligste rolle at bidrage til den overordnede ledelse af boligorganisationen. Det vil konkret sige, at: Sikre, at organisationsbestyrelsens politiske prioriteringer afspejler sig i boligorganisationens arbejdsgange Sikre at der til enhver tid er den fornødne ledelsesmæssige fokus på emneområdet i lyset af organisationens strategiske fokusområder Sikre, at der ikke forekommer systematiske fejl eller uhensigtsmæssigheder i boligorganisationens praksis, som ikke adresseres af den administrative ledelse Dette gælder i almindelighed og således også ift. nybyggeri- og renoveringssager. I nybyggerisagerne og i de større renoveringssager, er der tillige nedsat byggeudvalg med repræsentation af organisationsbestyrelsen. I andre sager kan der tillige ske det, at beboere eller afdelingsbestyrelsesmedlemmer rejser konkrete problemstillinger overfor organisationsbestyrelsens medlemmer. I så tilfælde er det organisationsbestyrelsesmedlemmets opgave at rejse spørgsmålet i byggeudvalget eller overfor direktøren med henblik på, at problemstillingen kan besvares, og at der om nødvendigt kan drages omsorg om løsning af evt. problemer i byggesagen. Det er dog væsentligt, at den primære kommunikationskanal er direkte mellem afdelingsbestyrelse/byggeudvalg og projektleder, idet det er her den største viden og umiddelbare handlekraft er til stede. Såfremt der i den gensidige dialog opstår problemstillinger, der ikke blot har relevans for den konkrete byggesag, men som har principiel og generel betydning og fx bør føre til justering af forretningsgange, bør sagen rejses i organisationsbestyrelsen. Anstændigvis og for at afklare evt. faktuelle forhold samt for at forberede bestyrelsens behandling af sagen, bør spørgsmålet dog først præsenteres for direktøren, der i samarbejde med forretningsudvalget får sagen sat på organisationsbestyrelsens dagsorden. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager beskrivelsen til efterretning.

17 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 6 Risvang Alle Murbinderene i de gamle huse er tæret bort flere steder i en sådan grad at der her i en vinterstorm væltede gavl. Vi er i gang med at forstærke facaderne ved at ibore nye rustfaste bindere. Arbejdet er afsluttet. Afdeling 11 Helge Rodes Vej Afdeling Trøjborg Afdeling Hammershusvej Afdeling 13 Hammershusvej Altanrenoveringen samt maling af træværk er afsluttet i oktober måned. Adgangskontrol igangsat med ABS alarm som vandt rammeudbuddet. Haveplan til udskiftning af facadebede godkendt og igangsat. Tagudskiftningen er færdiggjort på blok 1 og knap halvvej på næste blok. Arbejderne afsluttet efter flere justeringer af tidsplanen i januar Forsinkelse skyldes hovedsagelig vejrlig. Afdeling 22 Illerupvej Afstemning omkring udearealerne inkl. legeplads og affalds håndtering, blev udsat fra det ordinær afdelingsmøde til et ekstra ordinær afdelingsmøde pga. det ikke var færdig bearbejdet. Dato er ikke afklaret endnu men forventes at holde det i 1 kvartal Strømpeforring af kld. arealerne i garagen er ved sin afslutning, så er hele afdelingens kloakker blevet renoveret.

18 Afdeling 24 Kirkedammen Der bliver indkaldt til ekstra ordinær afdelingsmøde i oktober, pga. der skal godkendes brug af midler til at få strømpeforring af ventilations kanalerne, som består af beton. Det har vist sig ved undersøgelser af ventilations kanalerne, at de er i dårligstand og utætte, som resultere i at mad lugt og røg kan spredes her fra til andre lejemål. Det skal laves samtidig med at emhætter bliver skiftet. Afdeling 27 Frydenlund De sidste dokumentationer til Energinet er nu endelig på plads for de 2 mindre solcelleanlæg på høgevej og anlæggene nu i drift. Nu har vi også fået det store anlæg i gang med at producere strøm. Vi begynder så småt at hente tilbud hjem på at få udskiftet entredøre og renoveret opgangene i afdelingen. Arbejdet skal udføres i Afdeling 28 Lindholmparken Der skal skiftes forbrugsmålere i afdelingens lejligheder. Der er indhentet tilbud og det forventes at arbejdet bliver sat i gang først i det nye år. Afdeling 30 Nørreskovvej Rør og faldstammeudskiftning er veloverstået. Dog kom der en lille vandskade i sidste opgang. Varmevekslere mangler at blive tilsluttet i 1 blok, men kan muligvis melder færdig under det budgetterede inden jul. Afdeling 31 Rydevænget Rørudskiftning færdig 4 uger før tid under det budgetterede. Adgangskontrol igangsat med ABS alarm som vandt rammeudbuddet. Afdeling 34 Salonikivej Køkkenudskiftning pågår vi forventer trods lettere forsinkelse at være færdige med udskiftningen inden december Afdeling 35 Skelagervej Der er udskiftet tagpap på alle skure og fælleshuse. Mureren er omtrent færdig med at udskifte tegloverliggere ved vinduer og terrassedøre, her er omfanget noget større end forventet, der er udskiftet ca dobbelt så mange som opgjort ved oprindelig gennemgang. De overliggere der ikke er skiftet pt må forventes at skulle udskiftes i de kommende år. Udskiftning af vinduer og terrassedøre pågår, vi forventer her en mindre forlængelse af byggeperioden med ca. 3 uger udover det planlagte til uge 45. 2/4

19 Afdeling 38 Visbjerg Hegn Køkken udskiftning i ungdomsboligerne afsluttes her i slutningen af september. 1 årsgennemgang med byggeskadefonden vedr. klimaskærm projekt med udskiftning af hhv. vinduer, lette facader, tagrender og ståltrapper er afholdt med BSF. Der blev påtalt små ting som bliver udbedret snarest. Pilot projekt vedr. at afprøve at etablere Micro ventilations anlæg i 2 boliger blev godkendt og i gang sættes til næste år. Afdeling 39 Attikavej Køkkenudskiftningen i afdelingen er næsten afsluttet, der er få mangler der mangler udbedring sammen med udskiftning af køkkenet i Fælleshuset. Afdeling 42 Hjelmagerparken Her er konstateret skader på betontrappeløb. Cowi undersøger omfang og kommer med løsningsforslag. Afdeling 44 Hjulby Hegn Renovering af klimaskærm: Der er afholdt afleveringsforretning med hovedentreprenøren Bolind den 1. september 2017 med frist for mangelafhjælpning til den 1. oktober Udskiftning af loftlemme i de høje blokke i alt 17 stk. efter rådgiver fejl, samt imprægnering af murværk forventes afsluttet af Bolind senest den 1. november Afdeling 46 Vistoftparken Det er vedtaget, at der skal skifts vinduer i afdelingen i I den forbindes blev det ligeledes besluttet, at der skal opsættes et prøve genvex ventilationsanlæg i en lejlighed. Vi vil gerne se i hvor høj en grad et sådan anlæg har en positiv effekt på indeklimaet i boligen. Vi er i gang med at måle på fugt, C02 og radon i boligen før og efter anlægget er etableret. Det er vedtaget på afdelingsmødet at gamle køkkener udskiftes i flyttelejligheder. Afdeling 52 Viborgvej Kort information omkring status på lokalplan ifbm. Helhedsplan for afdelingen er fremsendt til alle beboere. Afdeling 53 Julsøvej Afdelingen har vedtaget en tiltrængt udskiftning af tag i 2018 Der vil sammen med denne udskiftning blive gennemført et projekt med solcelle energi som der er ydet tilskud til. 3/4

20 Afdeling 55 Skæringparkvej Pilot projekt vedr. at afprøve at etablere ventilations vinduet i 3 boliger og logger der skal måle på indeklimaet, temp. og fugt mm. i 6 boliger blev godkendt og i gang sættes i efteråret Afdeling 57 Åvænget Anlæg af nye terrasser og have hegn er næsten afsluttet, det har givet afdelingen et gevaldigt løft i udseende. Øvrige arbejder omkring skure mm. afventer sagen som BSF skal gemmen føre med renovering af kloaker i blok 4 hvor de ophængte kloakledninger pt. er tæt på svigt. Afdeling 67 Hørretløkken Projekt med at lave dræn på gangstier samt i nogle haver, har løst problem stilling med vand oversvømmelse på gangstierne og afhjulpet problemet med blankt vand på græs plænerne. Afdeling 71 Damgårdstoften Positivt møde med afdelingsbestyrelsen 15. november med henblik på udarbejdelse af fremtidssikringsstrategi til afdelingsmødet Afdeling 73 Virup Skovvej Vandindtrængning i boliger: I perioden fra den 2. december 2016 til den 27. juni 2017 er der ikke fra beboer side rapporteret om fornyet vandindtrængning i boliger. Bolig nr.: 161 indberettede den 27. juni 2017 dryp fra drænhul i beton huldækelementer placeret over 2 værelser på 1. sal. Efterfølgende blev verificeret frit vand i to huldækkanaler, i en kanal blev der tømt ca.100 liter vand ud, og i en anden kanal blev der tømt ca. 5 liter vand ud. De to tømte huldækkanaler dryppede derpå af over en 3 ugers periode og stod efterfølgende tørre i ca. 10 dage, hvorefter de igen begyndte at dryppe fra kanalerne ultimo uge 36 efter der i dagene forinden, hvor der ifølge DMI i uge 36 og i postnr. 8xxx i gennemsnit faldt ca. 56 mm regn, hvoraf der på et døgn alene faldt i gennemsnit ca. 35 mm regn. Der arbejdes målrettet på og indtil videre i en god og samarbejdende ånd, med såvel beboerne i 161 og sagens entreprenører (Hustømrerne og VO- Tag), at finde årsagen til vandindtrængningen og få den elimineret, herunder en mulig lækage i tagdækningen, som forventeligt skal findes over nr.: 161 eller i en af dens nabo boliger. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

21 NOTAT TIL PKT 3.b Orientering fra administrationen DATO 23. april 2018 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Aarhus Kommune har fremsendt udkast til referat af styringsdialog den 2. november 2017, som er vedlagt til bestyrelsens orientering. B. Klimapartnerskabsaftale med Aarhus Kommune blev underskrevet den 23. november 2017 og forventes offentliggjort i uge 49. C. EY har udgivet sin årlige benchmarkrapport over de økonomiske nøgletal for boligorganisationerne i Århus. Rapporten er vedlagt til orientering. D. Virksomhedsnævnet har drøftet opfølgning på årets Great Place to Work-undersøgelse og fokuserer på primært: Fysisk arbejdsmiljø Karriereveje og retfærdighed og sekundært: Kommunikation Fællesskabsfølelse Unge medarbejdere På baggrund af undersøgelsen af medarbejdertilfredshed er Boligkontoret Århus igen i år optaget på listen over Danmarks bedste arbejdspladser med en placering som nr virksomheder deltog. E. Boligkontoret Århus samarbejde med Vindstød om enkel og effektiv (og grøn!) administration af elaftaler har er fremhævnet som et projekt med stort potentiale i Almennets og Bygherreforeningens konkurrence Digitale frontløbere den 22. november.

22 F. Der er indgået aftale om revision af lokalaftaler vedr. inspektør- og ejendomsfunktionærområderne baseret på de seneste landsdækkende overenskomster. Der orienteres nærmere på bestyrelsesmødet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

23

24 BenchMark 2016 Indhold 1 Indledning 2 2 Nøgletal for boligorganisationer Mødeudgifter, kontingenter m.v Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Kontorlokaleudgifter Afskrivninger på driftsmidler m.v Revision Tilskud til afdelingerne Rente til afdelingerne Tilskud og rente til afdelingerne Administrationsbidrag Egenkapital Gæld til afdelingerne Soliditet 16 Ernst & Young P/S - Værkmestergade 25 - Postboks Aarhus C - CVR-nr

25 BenchMark Indledning Til brug for vurderingen af de enkelte boligorganisationers målopfyldelse på forvaltningsområderne er udarbejdelse af relevante sammenligningsgrundlag et væsentligt element. EY har beregnet en række økonomiske nøgletal for regnskabsåret 2016 på baggrund af regnskabsoplysninger fra boligorganisationer i Aarhus og omegn. For at danne det bedst mulige sammenligningsgrundlag, er analysen udarbejdet med udgangspunkt i en opdeling af boligorganisationerne efter antal administrerede lejemålsenheder. Boligorganisationerne er opdelt som følger: Boligorganisationer, der administrerer mere end lejemålsenheder Boligorganisationer, der administrerer mellem og lejemålsenheder Boligorganisationer, der administrerer under lejemålsenheder. Beregningsmetoder Ved beregningen af de gennemsnitlige økonomiske nøgletal for boligorganisationer for henholdsvis 2015 og 2016 er der anvendt vægtede gennemsnit, således at boligorganisationernes udgifter medtages i forhold til organisationens andel af det samlede antal lejemålsenheder for alle de aarhusianske boligorganisationer. Lejemålsenhederne for 2015 og 2016 er som følger: Arbejdernes Andels Boligforening (AAB) ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand Boligforening AL2bolig Boligforeningen Ringgården AlmenBo Aarhus Boligforeningen Århus Omegn Østjysk Boligadministration Kollegiekontoret i Aarhus DOMI Bolig (Beder-Malling Boligforening) Boligforeningen 10. marts Idet Kollegiekontoret i Aarhus forestår udlejning af ungdomsboliger i Aarhus-området gennem udlejningssamarbejdet Kollegie8000.dk, er nøgletallene for konto for Kollegiekontoret i Aarhus beregnet med udgangspunkt i administrerede lejemålsenheder for 2016 og for AL2Bolig forestår administrationen af 391 eksterne boliger for 2016 og 368 for Som følge heraf er nøgletallene for konto for AL2Bolig beregnet med udgangspunkt i administrerede lejemålsenheder for 2016 og for

26 BenchMark 2016 Da beregningen af de økonomiske nøgletal alene har til formål at skabe et relevant sammenligningsgrundlag som led i forvaltningsrevisionen og i de enkelte boligorganisationers forvaltningsproces, har vi kun i meget begrænset omfang kommenteret de viste økonomiske nøgletal. God læselyst! Aarhus, den ##. november 2017 ERNST & YOUNG Godkendt Revisionspartnerselskab CVR-nr Tom B. Lassen statsaut. revisor Jane Haugaard statsaut. revisor Direkte tlf.: Direkte tlf.: Tom.B.Lassen@dk.ey.com Jane.Haugaard@dk.ey.com 3

27 BenchMark Nøgletal for boligorganisationer 2.1 Mødeudgifter, kontingenter m.v. Illustrationen viser konto 502 Mødeudgifter, kontingenter m.v. pr. lejemålsenhed. Regnskabsposten omfatter møde- og rejseudgifter m.v. vedrørende bestyrelse og repræsentantskab samt øvrige møder. Indeholdt heri er sædvanligvis udgifter til repræsentation, konferencer, kontingenter, kurser, gaver og rejseudgifter. Mødeudgifter, kontigenter m.v Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 4

28 BenchMark Personaleudgifter Illustrationen viser konto 511 Personaleudgifter pr. lejemålsenhed. Personaleudgifter omfatter gager til administrationen, inspektører og forretningsfører/direktører, pensionsbidrag, kørselsudgifter, drift af biler m.v. Personaleudgifter Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 5

29 BenchMark Kontorholdsudgifter Illustrationen viser konto 513 Kontorholdsudgifter pr. lejemålsenhed. Kontorholdsudgifter omfatter udgifter til blandt andet kontorartikler, telefon, porto, it-udgifter og juridisk assistance. Kontorholdsudgifter Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 6

30 BenchMark Kontorlokaleudgifter Illustrationen viser konto 514 Kontorlokaleudgifter pr. lejemålsenhed. Kontorlokaleudgifter omfatter udgifter til vedligeholdelse, rengøring, renovation, lys og varme. Derudover indeholder regnskabsposten udgifter til såvel leje af fremmede lokaler som udgifter vedrørende egne lokaler. For de boligorganisationer der ejer egne lokaler indgår endvidere afskrivninger på administrationsejendomme samt intern forrentning af den kapital, der er bundet i lokalerne. Kontorlokaleudgifter AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Kr./lejemålsenhed Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 7

31 BenchMark Afskrivninger på driftsmidler m.v. Illustrationen viser konto 515 Afskrivninger pr. lejemålsenhed. Regnskabsposten indeholder afskrivninger på inventar, biler, it m.v. 350 Afskrivninger på driftsmidler m.v. 300 Kr./lejemålsenhed Store Mellem 50 Små 0 AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Gns. Egne kommentarer: 8

32 BenchMark Revision Illustrationen viser konto 521 Revision pr. afdeling. Antal afdelinger pr. boligorganisation er medtaget ud fra antal indberettede afdelinger til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. Regnskabsposten indeholder kun udgifter til revision. Dvs. at udgifter til anden regnskabsmæssig assistance ikke indgår på denne konto. Revision AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Kr./afdeling Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 9

33 BenchMark Tilskud til afdelingerne Illustrationen viser konto 531 Tilskud til afdelingerne pr. lejemålsenhed. Illustrationen bør ses i sammenhæng med den forrentning, som de enkelte boligorganisationer har ydet vedrørende afdelingsmidler i fællesforvaltning. Der henvises til afsnit Tilskud til afdelingerne 300 Kr./lejemålsenhed Store Mellem 50 Små 0 AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Gns. Egne kommentarer: 10

34 BenchMark Rente til afdelingerne Illustrationen viser konto Renteudgifter til afdelingerne fordelt pr. lejemålsenhed. Illustrationen bør ses i sammenhæng med det tilskud, som de enkelte boligorganisationer har ydet til afdelingerne. Der henvises til afsnit Rente til afdelingerne Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 11

35 BenchMark Tilskud og rente til afdelingerne Illustrationen viser konto 531 Tilskud til afdelinger tillagt konto Renteudgifter til afdelingerne pr. lejemålsenhed. Tilskud og rente til afdelingerne Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Tilskud til afdelinger Rente til afdelinger Egne kommentarer: 12

36 BenchMark Administrationsbidrag Illustrationen viser nettoadministrationsudgifter pr. lejemålsenhed sammenholdt med det opkrævede administrationsbidrag pr. lejemålsenhed. Nettoadministrationsudgifterne pr. lejemålsenhed fremgår af note til årsregnskabet. Det opkrævede administrationsbidrag fremgår af konto Bidrag fra anden administration, konto er ikke medtaget Administrationsbidrag AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Nettoadministrationsudgift Administrationsbidrag Egne kommentarer: 13

37 BenchMark Egenkapital Illustrationen viser egenkapital pr. lejemålsenhed fordelt på boligforeningsandele, dispositionsfond samt opskrivningshenlæggelser og arbejdskapital. Grundlaget for illustrationen er årsregnskabets konto 801, 802, 803, 804 samt 805. Egenkapital Kr./lejemålsenhed AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Boligforeningsandele Dispositionsfond Opskrivningshenlæggelser og arbejdskapital Egne kommentarer: 14

38 BenchMark Gæld til afdelingerne Illustrationen viser konto 821 Gæld til afdelingerne pr. lejemålsenhed Gæld til afdelingerne Kr./lejemålsenhed Store Mellem Små 0 AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Gns Gns. Egne kommentarer: 15

39 BenchMark Soliditet Illustrationen viser egenkapitalens andel af den samlede balancesum. Grundlaget for illustrationen er årsregnskabets konto 810 og 850. Soliditet AAB ALBOA Boligkontoret Århus Brabrand AL2bolig Ringgården AlmenBo Aarhus Århus Omegn Østjysk Bolig Kollegiekontoret DOMI Bolig 10. marts 1943 Gns Procent Gns Store Mellem Små Gns. Egne kommentarer: 16

40 EY Assurance Tax Transactions Advisory Om EY EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning. Den indsigt og de ydelser, vi leverer, hjælper med at opbygge tillid til kapitalmarkederne og den globale økonomi. Vi udvikler dygtige ledere og medarbejdere, som sammen leverer det, vi lover vores interessenter og bidrager til, at arbejdsverdenen og arbejdslivet fungerer bedre - for vores medarbejdere, vores kunder og det omgivende samfund. EY henviser til den globale organisation og kan referere til et eller flere medlemsfirmaer inden for Ernst & Young Global Limited, som hver især udgør en selvstændig juridisk enhed. Ernst & Young Global Limited, som er et engelsk company limited by guarantee, yder ikke kunderådgivning. Flere oplysninger om vores organisation kan findes på ey.com 2017 Ernst & Young P/S. CVR-nr All Rights Reserved. Dette materiale er udarbejdet alene til orientering, og oplysningerne i det tilsigter ikke at være fyldestgørende, og de træder ikke i stedet for udførlige analyser eller udøvelsen af professionelle skøn. I konkrete sager opfordres brugere til at henvende sig til EY s rådgivere. ey.com/dk

41

42

43

44

45 UDKAST Styringsdialog Boligkontoret Århus 2017 Mødedato: 2. november 2017 Mødetid: 10:00 Mødsted: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Formand Søren Høgsberg Næstformand Henrik Autzen Direktør Morten Homann 2. november 2017 Side 1 af 7 TEKNIK OG MILJØ Bolig og Projektudvikling Aarhus Kommune Resumè Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Bo Jensen Mette Krog-Jensen Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Direkte metkr@aarhus.dk I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialog 2017 effektivisering og bevarelse af billige boliger. Sag: 17/ Sagsbehandler: Mette Krog-Jensen Endvidere er fastsat yderligere tre generelle tema for dialogen regnskabspraksis, håndtering af eventuel overfinansiering samt bestyrelsens ansvar og opgaver, herunder habilitet og direktørkontrakt. Boligkontoret oplyser, at organisationen har fokus på effektivisering af driften, herunder i forhold til medarbejderes kompetencer og ansvar samt systematisk indkøb og udbud Boligkontorets årsregnskab for 2016 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2017 vurderet behov for aftale mellem Boligkontoret og Aarhus Kommune. Mødet tog udgangspunkt i følgende dagsorden: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Regnskabspraksis 4. Effektivisering 5. Bevarelse af billige boliger

46 6. Renoveringer og nybyggeri 7. Ledelse og beboerdemokrati 8. Diverse 9. Evt. aftale 2. november 2017 Side 2 af 7 1. Baggrund I 2017 er der for 6 år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Drøftelserne tager udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2016, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. Redegørelse bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside. 2. Økonomi, drift og regnskab Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Årsregnskab 2016 Årsregnskab 2015 Årsregnskab 2014 Årsregnskab Dispositionsfonden udgør kr. pr. lejemålsenhed (benchmark kr.). Der er krav om beboerindbetaling indtil fonden udgør kr. pr. lejemålsenhed.

47 Boligkontoret oplyser, at det er et mål at dispositionsfonden til alle tider har en størrelse der gør, at der ikke skal opkræves bidrag. 2. november 2017 Side 3 af 7 Der er to afdelinger der skal likvideres og byggeretten bliver solgt til nybyggeri, hvilket medfører, at dispositionsfonden vil få tilført midler på mellem 9 og 10 mio. kr. Tilgangen til dispositionsfonden har i regnskabsåret samlet set været på ca. 3,4 mio. kr. Der er bevilget tilskud til afdelingerne fra dispositionsfonden på 2,6 mio. kr. Endvidere er der ydet tilskud til tab ved lejeledighed og fraflytning på 1,44 mio. kr. Revisors likviditetskontrol viser en overskydende likviditet på 18,6 mio. kr. Egenkapital pr. lejemålsenhed Regnskabsår Egenkapital kr./lejemålsenhed Samlet egenkapital Regnskab 2016 I alt Disponibel Arbejdskapital (kr.) Dispositionsfond (kr.) Årets resultat er et overskud på 1,7 mio. kr. som er tilgået arbejdskapitalen. Afdelingernes midler i fællesforvaltning er forrentet med 3,17% i 2016 mod - 0,22% i Boligkontoret har Danske Bank, Sydbank, SEB og Nordea som kapitalforvaltere. Der foretages en årlig benchmarking på rullende 3 års gennemsnit op i mod otte andre kapitalforvaltere. De fire kapital forvaltere har præsteret bedst. Man anvender en varighed på 3-5. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål Årsregnskab 2016 Årsregnskab 2015 Årsregnskab 2014 Årsregnskab

48 Administrationsbidraget har de senere år ligget nogenlunde konstant og ligger lidt over benchmark i styringsrapporten. 2. november 2017 Side 4 af 7 Det er bevidst at boligorganisationen har holdt administrationsbidraget i ro, da man har en strategi om at være tilbageholdende med omkostningerne. For 2018 vil administrationsbidraget blive sænket en smule. 3. Regnskabspraksis Landsbyggefonden har foretaget regnskabsgennemgang af årsregnskab 2016 og har nogle bemærkninger ved gennemgangen til kontering. Boligkontoret har besvaret Landsbyggefondens henvendelse og Landsbyggefonden har herefter afsluttet regnskabsgennemgangen. 4. Effektivisering I den nye lovgivning på almenboligområdet er der fastsat nogle krav som boligorganisationerne fremover skal være opmærksom på. Det er implementering af mål, økonomistyring/egenkontrol, henlæggelser og vedligeholdelsesplan for mindst 15 år, ejendomstilstandsrapport, årsrapport, årsberetning om 4-årige mål for afdelinger samt forvaltningsrevision. Boligorganisationen oplyser, at man ikke har lavet driftscentre, men opnået besparelser på anden vis. Organisering af personalet er ændret således, at der er geografiske områder med selvorganisering. Endvidere er brug af afløsere reduceret betydeligt, hvilket har medført en stor besparelse. I forhold til indkøb, så har boligorganisationen lavet udbud på istandsættelser inkl. gulvarbejde som har medført en besparelse på omkring 20%. Håndværksydelser og rengøring udbydes også. Der er flere tiltag i gang som vil reducere omkostningerne og give pæne besparelser. Boligorganisationen har øget henlæggelserne i afdelingerne efter en trappestigningsmodel, idet der har været et behov for at hæve henlæggelsesniveauet. Boligorganisationens lånebehov er reduceret fra 45% til 33%. Boligorganisationen har rullende vedligeholdelsesplaner der kan strækkes ud i overensstemmelse med de nye regler på området. Henlæggelserne har generelt et fint niveau, kun to nyere afdelinger ligger lavt. Fremover vil der i nybyggeri også bliver henlagt i forhold til livstidsanalyser. Ejendomstilstandsrapporter opfatter boligorganisationen som overflødig, idet boligorganisationen laver planer for alle bygningsdele.

49 5. Bevarelse af billige boliger 2. november 2017 Side 5 af 7 Kommunen har fokus på bevarelse af billige boliger både i forhold til renoveringer og råderet. Endvidere er der fokus på renovering ved fraflytning, da det kan medføre at der forsvinder billige boliger. Boligorganisationen markedsfører muligheden for kollektiv råderet i familieboligafdelinger. Der er mulighed for at låne i afdelingen af egne midler. Der er fastsat en grænse for lån pr. afdeling i forhold til hvor mange henlæggelser der er i afdelingen. Hvis der er mulighed for at optage et realkreditlån, så det det det boligorganisationen gør. Der er i hver afdeling angivet et max på hvor meget huslejen må være. Køkkener bliver skiftet ved fraflytning når der er tale om gamle køkkener. 6. Renoveringer og nybyggeri Boligkontoret har mere fokus på nybyggeri og det fylder også en del på personalefronten. Skema A for Bassin 7, Randersvej og muligvis Jens Baggesensvej forventes at kunne fremsendes i indeværende år. Skema A for Nye og Knudrigsgade forventes ikke at kunne nås i indeværende år. Byggesagshåndtering er i fokus og der er ugentlige møder for at få overblik over byggesager. Der er indført et system med milepæle der registreres og opfølgning på økonomi. Byggesagshonorar burde kunne dække omkostningerne efter der er udarbejdet nye budgetter for byggesagshonorar. Håndtering af overfinansiering på nybyggeri blev drøftet og kommunen oplyste, at lån skal afvikles hvis der er en overfinansiering. Boligkontoret oplyste, at det ikke er noget de oplever, de har haft en enkelt sag 5 år tilbage med en overfinansiering på kr. som blev afklaret. 7. Ledelse og beboerdemokrati I styringsdialogen for 2017 er bestyrelsens opgaver og ansvar, habilitetsspørgsmål samt ansættelsesforhold (lønningsniveau) og direktørkontrakten sat på dagsordenen som et generelt tema til drøftelse med alle boligorganisationerne. Kommunen vil følge op på teamet i styringsdialogen i efterfølgende år.

50 Bestyrelses opgaver og ansvar 2. november 2017 Side 6 af 7 Bestyrelsen har ansvar for ansættelse af en direktør. Bestyrelsen og direktøren samarbejder om ledelsen af boligorganisationen, men bestyrelsen skal samtidig føre kontrol med direktøren, der har ansvaret for den daglige drift. Kommunen lægger stor vægt på den beboerdemokratiske indflydelse som beskrevet i almenboliglovens formålsbestemmelse for den almene sektor. Kommunen lægger samtidig vægt på, at det sikres, at bestyrelsen i den enkelte boligorganisation har de nødvendige kompetencer til at kunne løfte bestyrelsens opgaver og ansvar på betryggende vis. Habilitet Kommunen anbefaler generelt, at boligorganisationerne sikrer, at der internt er opmærksomhed omkring risikoen for inhabilitet og at indberetninger om habilitetsforhold i boligorganisationen sker skriftligt. Kommunen skal gøre opmærksom på, at boligorganisationens bestyrelse og ledelsen efter ændringen af almenboligloven i 2009 har et udvidet ansvar for at påse risikoen for inhabilitet. Før lovændringen i 2009 skulle kommunen godkende en række aftale med en mulig interessekonflikt. Med lovændringen blev bestemmelsen ophævet. Baggrund herfor var, at det var vurderingen at lovens generelle habilitetsregler var tilstrækkelige og det blev endvidere lagt til grund, at den enkelte boligorganisation har interne retningslinjer, der indeholder pligt for bestemte persongrupper til at oplyse boligorganisationen om relevante interesser eller engagementer uden for boligorganisationen. Ansættelsesforhold I henhold til almenboliglovens bestemmelser skal boligorganisationens ledelse (bestyrelsen og direktør) sikre en forsvarlig drift af boligorganisationen. Følgende fremgår endvidere af driftsvejledningen: Boligorganisationernes aflønning af de ansatte, herunder lønnings- og pensionsforhold for den øverste administrative ledelse, skal stå i rimeligt forhold til boligorganisationens størrelse og arbejdsopgaver. Udgifterne må ikke overstige, hvad der efter markedsforholdene er nødvendigt for at sikre en fuldt forsvarlig og rationel drift.

51 Angående bestyrelsens habilitet, så oplyser boligorganisationen, at der arrangeres et informationsmøde for nye bestyrelsesmedlemmer omkring habilitet mv. 2. november 2017 Side 7 af 7 I forhold til direktøren så fremgår det af ansættelseskontrakten, at direktøren ikke må påtage sig opgaver uden for boligorganisationen der kan medføre inhabilitet. Kommunen foreslår, at boligorganisationen kan overveje at bestyrelsesmedlemmer skriver under på et dokument om habilitet samt bestyrelsesansvar mv. 8. Diverse Delebilsordningen er etableret i 17 afdelinger. Organisationsbestyrelsen har besluttet at udgifter til etablering af delebilsordninger i afdelingerne bliver afholdt af boligorganisationen. Endvidere har boligkontoret et samarbejde med AlmenBo hvor der er naboafdelinger. Der er mulighed for at aftale med boligkontoret at man som beboer kan udleje sin bolig i op til 6 uger om året. Beboeren hæfter selv for skader ved udlejning. Boligorganisationen kan se på Airbnb, at mange boliger udlejes uden aftale med boligorganisationen, men det er umuligt at kontrollere dette. Boligorganisationen har indgået aftale om levering af strøm fra Vindstød, som er leverandør af vindmøllestrøm. De er billigere i forhold til andre leverandører. Alt foregår digitalt hvilket også er en besparelse. 9. Evt. aftale mellem Boligorganisationen og Kommunen Der er ikke i styringsdialog 2017 vurderet behov for aftaler.

52 NOTAT TIL PKT 3.c Opfølgning fremtidssikring DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På afdelingsmøderne i 2017 blev der vedtaget fremtidssikringsstrategier i alle afdelinger på nær afdeling 29 Kalmargade og 67 Hørretløkken, hvor det var aftalt at udskyde beslutningen til Derudover blev strategien forkastet i afdeling 6 Risvangs Allé, 7 Vestre Ringgade og 71 Damgårdstoften. Alle steder er der opfølgning med afdelingsbestyrelsen. I alle de afdelinger, hvor strategien er vedtaget, har dette betydet et samlet fald i låneandelen af renoveringsarbejder fra 40 pct. i 2016 over 37 pct. i 2017 til 33 pct. beregnet på budget De enkelte afdelingers situation kan sammenfattes således:

53 Henl. Stigning Henlæggelser 1-10 år Låneoptag 1-10 år 2/3

54 INDSTILLING Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

55 NOTAT TIL PKT 3.e Opfølgning på drøftelser om udlejningsredskaber DATO 30. november 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Forretningsudvalget drøftede på sit møde den 27. november oplægget til kredsrepræsentantskabsmødet den 28. november, som det blev rundsendt til organisationsbestyrelsen den 15. november. Forretningsudvalget tilsluttede sig på Boligkontoret Århus vegne oplægget, dog med den bemærkning, at beboerfortrin bør fastholdes uændret såvel afdelings- som organisationsinternt. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

56 STRATEGI FOR UDLEJNINGSREDSKABER 10. november 2017 Side 1 af 11 Aftale mellem Aarhus Kommune og BL Danmarks Almene Boliger, 5. kreds vedr. rammer for udlejning af almene boliger i perioden Aftalen omfatter almene familieboliger i Aarhus Kommune og udmøntes efterfølgende i konkrete aftaler mellem Aarhus Kommune og de enkelte boligorganisationer. TEKNIK OG MILJØ Bolig og Projektudvikling Aarhus Kommune 1. STRATEGIENS FORMÅL Denne strategi fastsætter rammerne for udlejning af almene familieboliger i perioden Strategiens overordnede målsætning er, at målrette og konkretisere anvendelsen af udlejningsredskaberne for at styrke de udsatte boligområders udvikling mod at blive attraktive bydele med en alsidig beboersammensætning, der nærmer sig kommunens gennemsnit. Parterne har siden 2013 haft en fælles aftale om principperne for anvendelsen af udlejningsredskaber. I denne aftale stod der også, at den skulle evalueres efter fire års anvendelse. Der er således gennemført en evaluering af Teknik og Miljø i Aarhus Kommune og Det Boligsociale Fællessekretariat. Resultaterne fra evalueringen har overordnet været positive. Evalueringen har vist, at udlejningsredskabet fleksibel udlejning har den tilsigtede effekt. Af væsentligste resultater kan nævnes, at Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Telefon: Direkte telefon: post@mtm.aarhus.dk Direkte jubs@aarhus.dk Sag: 17/ Sagsbehandler: Julia Beck Søndergaard fleksibel udlejning medvirker til at balancere beboersammensætningen, men der er tale om en inkrementel effekt. Fleksibel udlejning har balanceret beboersammensætningen med 3,05 procentpoint fra ift. udviklingen i sammenlignelige boligområder. fortrinskriterierne for beskæftigede og studerende er de eneste som anvendes i udlejningen. Det er også de fortrinskriterier som boligorganisationerne finder mest meningsgivende ift. målsætningen. brugen af fortrinskriterierne har været stigende siden 2013 og effekten har først været synlig siden Boligorganisationerne vurderer at det er et langt sejt træk at ændre beboersammensætningen, men de bakker op om udlejningsredskabets effekt. De fremhæver, at de boligsøgende først nu responderer på fortrinsmulighederne i deres boligsøgen. Boligorganisationerne ønsker at fortrinskriterierne i udlejningsaftalerne fortsat er få og simple, samt ensrettet på tværs af udlejningsaftalerne.

57 2. UDLEJNINGSMODEL Til at definere hvilke områder, der kan omfattes af udlejningsaftalerne, anvendes den årlige kategoriseringsmodel, som inddeler almene boligområder med mere end 500 beboere i fire kategorier efter deres grad af udsathed. Med udgangspunkt i kategoriseringsmodellens inddeling af boligområder, anvendes fleksibel udlejning alene til at balancere beboersammensætningen i 'særligt udsatte boligområder', 'udsatte boligområder' og 'risiko områder'. De neutrale områder' kan som udgangspunkt ikke anvende fleksibel udlejning. 10. november 2017 Side 2 af 11 Figur 1: Kategoriseringsmodellens inddeling af boligområder Fleksibel udlejning anvendes fokuseret i færre afdelinger, med formålet om at skabe mest mulig effekt i de boligområder, hvor udlejningsredskabet indføres. Omfanget af fleksibel udlejning er 100% af de ledigblevne boliger uanset boligområdets grad af udsathed defineret i kategoriseringsmodellen. Ydermere vil alle boligafdelinger i et sammenhængende boligområde blive omfattet af fleksibel udlejning. Efter lovgivningens regler kan udlejningsaftalerne være gældende i op til fire år, men aftalen kan ophøre før dens udløb, hvis alle aftalens parter finder det hensigtsmæssigt. For de boligområder, der får indført fleksibel udlejning vil der være en særlig opmærksomhed og nødvendigvis samarbejde omkring omfanget af kommunal anvisning. Der vil være mulighed for at indgå konkrete aftaler om forsøgsvis friholdelse fra anvisningsretten i nogen områder mod øget anvisning i andre under hensyn til målet om balanceret beboersammensætning, der nærmer sig kommunens gennemsnit.