Indhold. Få styr på projektet. Få styr på ressourcerne. Læringsmål. Projektledelse (management) Projektarbejde

Transkript

1 Få styr på projektet Indhold Konflikthåndtering, oplæg fra alle grupper Værktøjer til ressourcestyring Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner. Projektledelse PV 7 Efteråret 2012 Bachelor i IT og informatik Gruppearbejde Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Billede: Læringsmål Få styr på ressourcerne At få ideer til hvordan konflikter bedst kan håndteres På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. Projektledelse (management) Projektarbejde Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat. 1

2 Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke! Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner Deadline is deadline! Gode råd til projektledelse, 5 gr. Udarbejde en tidsplan fra starten Hvad skal vi nå? Hvornår skal vi have skrevet så og så meget? Hvorfor? Tidsplaner er overskuelige. Hvordan? Gennem fælles, koordineret samarbejde! Koordiner med vejlederen skal du på ferie i perioden? Og i hvor lang tid? 2

3 Tidsplaner Planlæg med forskellige tidshorisonter: Langsigtet hele projektperioden overblik l Store opgaver, få milepæle Aktivitetsniveau fra milepæl til milepæl l Der hvor i er lige nu l Detaljeret aktivitetsplan med mange mindre opgaver l Deadlines Dag eller ugeplaner når der er travlt l Hvad skal vi nå i dag l To do lister Aktivitetsplaner Eksempel på aktivitetsplan Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = at gøre liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = at gøre liste på grafisk form) Ressourceplanlægning Fordél ressourcer hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. Gantt-kort X-aksen er en tidsakse een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug 3

4 Eksempler på tidsplaner Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) Tegnet af Helle Algreen Ussing Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004 Eksempler på milepælstidsplan Samle alt på skrift, læse det og lave disposition til arbejdsbladene og præsentationen til statusseminaret Udarbejde tids- og aktivitetsplan for tiden efter statusseminaret Udarbejdet overheads til fremlæggelsen Få sammenhæng i de arbejdsblade vi har valgt at sende, skriv spørgsmål op vi ønsker at diskutere og send dem til suppleringsgruppe og vejleder Øve fremlæggelse Mandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag Alle Pia Ole Signe Henrik Søren Robert Milepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43 Alle Alle Pia og Henrik har ansvaret for at sende arbejdsblade Alle Tidsplaner Et konkret eksempel 4

5 6X 10X 8X 14X 6X 2X 10X 4X 2X 2X Hvordan finder vi X? Vi skal bruge 70 X Der er 6 personer i gruppen Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X? X Ialt: 70X X 4X 25 X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage]? X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage] 26 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 29 Afslutning

6 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: Hvorfor har det taget længere tid? Kan vi arbejde forsinkelsen ind? Kan vi organisere arbejdet på en anden måde? Kan vi skære noget af projektet fra? Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder? Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller 31 Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 34 Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 35 I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 36 6

7 Projektledelse - citater PAUSE 15 min. Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager! Citat: Projektledelse i tværfaglige teams af Michael Karø s Projektledelse Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - funktioner Projektlederen en person Hvad er ledelse? Blake og Moutons def. fra 1985 Ledelse vil sige at opnå resultater målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejderne. Lederegenskaber Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress Klip fra Krøniken Møde i ledelsesgruppe Hvad foregår der? Hvordan praktiserer Hvordan praktiserer man ledelse? Hvordan er stemningen? Hvordan er kulturen? 7

8 Lederopgaver Agne Lundquist Instrumentelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Emotionelle Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne Lederopgaver Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil. Lederroller Producentrollen Adizes lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen i t (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til mismanagement. Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknologi, der skal til for at skabe resultater Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer. Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler 8

9 Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde. Opgaver Lav langsigtede tidsplaner for jeres projektarbejde (det overordnede niveau), start f.eks. med at lave et aktivitetsdiagram med de store overordnede opgaver Hvordan vil i håndtere projektledelses opgaverne i jeres gruppe: l Hvilke opgaver er der og hvem skal varetage dem l Tag f.eks. Adize s ledelsesstil test og diskuter om i har alle egenskaberne i gruppen og hvad i vil gøre hvis de ikke er til stede. Alle elementer i opgaverne er belyst og bearbejdet med øvelser og diskussioner under workshop en. Desuden kan der hentes inspiration fra: Adize s lederstiltest Ledelsesstiltest på papirform 9