Plan for fortsat drift Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Indledning Aktivering og drift af krisestab Alarmering Intern alarmering Ekstern alarmering Aktivering af krisestab Krisestabens sammensætning Krisestabens samlingssted Første møde i krisestaben Mødeafholdelse Afløsning Deaktivering af krisestaben Informationsindsamling Iværksættelse af intern rapportering Tilgang af informationer Dokumentation af informationer Udarbejdelse af det samlede situationsbillede Overblik over ressourcer Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Forholdsregler vedrørende bemyndigelse, handlinger og ressourceanvendelse Anmodning om bistand Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Kommunikation Afprøvning af planer og efterfølgende evaluering Bilag til generel plan...10 Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag Side 1 af 27

2 Indledning Plan for aktivering og drift af krisestaben er forankret i den kommunale topledelse. Det er en plan, der kan anvendes som et praktisk værktøj til at yde en forsvarlig indsats ved en ekstraordinær hændelse, for eksempel ved større ulykker eller katastrofer, som kan berøre flere centre, og som kræver flere ressourcer, og hvor beredskabsniveauet derfor er rødt. Man kan ikke have planer for alt, og ikke alle hændelser kan forudsiges. Derfor er en kommunal kriseledelse (krisestab) med veldefineret ansvar altafgørende. Krisestaben skal blandt andet være i stand til at samordne og koordinere med relevante myndigheder på andre niveauer og mellem forskellige sektorer samt sørge for, at de samlede ressourcer bliver udnyttet optimalt. Krisestaben er omdrejningspunktet for kommunens samlede krisestyring. Afhængigt af den konkrete krise løser krisestaben en række generelle opgaver, som kommunen er ansvarlig for. Rebild Kommune skal til enhver tid kunne aktivere krisestaben hurtigt og effektivt. Krisestaben skal kunne fungere i operationsberedskab snarest efter, at det er besluttet at aktivere den. Den skal derudover kunne drives på dette niveau, så længe det er nødvendigt. Hovedformålet med planen er: Løsning af hændelsen, hvis det er muligt. Fortsat drift af Rebild Kommunes kritiske ydelser Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er beredskabsloven. Ifølge loven er kommunen forpligtet til føltgende: 25. Kommunalbestyrelsen skal udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde. Stk. 3. De planer, der er nævnt i stk. 1 og 2 (regionens beredskab), skal revideres, i det omfang udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunale og regionale valgperiode. Stk. 4. Planer og revisioner heraf indsendes til Beredskabsstyrelsen. Side 2 af 27

3 1. Aktivering og drift af krisestab 1.1 Alarmering Intern alarmering Den medarbejder, der selv opdager en ekstraordinær hændelse eller modtager meddelelse om en sådan, giver straks give besked til sin nærmeste leder. Denne tager så kontakt til centerchefen. Centerchefen vurderer nu, afhængig af hændelsens omfang og følger, om om krisen kan håndteres i eget center, eller om direktionen skal alarmeres. I tvivlstilfælde bør man altid vælge det mest indgribende beredskabsniveau. Side 3 af 27

4 Hvis det vurderes, at hændelsen kan påvirke hele eller dele af Rebild Kommunes fortsatte drift, og at hændelsen ikke kan håndteres effektivt eller hurtigt nok af centrets egne planer, skal vedkommende kontakte direktionen, der evt. rådfører sig med borgmesteren Ekstern alarmering Meddelelse om en større ulykke eller katastrofe vil typisk indgå via politiets alarmcentral til Nordjyllands Beredskab, der alarmerer kommunen. Meddelelsen kan også indgå via en højere myndighed (eksempelvis fra Sundhedsstyrelsen i tilfælde af pandemisk influenza) til centerchef, direktør eller borgmester. Afhængig af den indkomne melding og af beredskabsniveauet iværksættes den nødvendige aktion. Typiske varsler og alarmer kan bestå i: Trusler om farligt vejr Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af NOST (National Operativ Stab) Varsler og alarmer fra internationale organisationer Medieomtale af større hændelser, der kan have relevans for Rebild Kommune Uheld eller andre hændelser, der kan henføres til kommunens sektoransvar 1.2 Aktivering af krisestab Plan for aktivering og drift af krisestaben sættes i værk, når kommunaldirektøren eller en af ham bemyndiget person giver besked om det. Centercheferne skal straks underrette deres centerområde om planens iværksættelse. De normale ledelsesforhold bevares i videst muligt omfang. Aktivering af krisestaben kan iværksættes af ethvert medlem af krisestaben jf. bilag 1. I tvivlstilfælde bør man altid vælge det mest indgribende beredskabsniveau. 1.3 Krisestabens sammensætning Krisestaben består i udgangspunktet af: Borgmesteren (formand for krisestaben) Kommunaldirektøren (stabschef) Den øvrige direktion (et eller flere medlemmer) Forbindelsesofficer fra Nordjyllands Beredskab Chef for Fællescenter Sekretariat Teamkoordinator for Kommunikation Hvis en eller flere af ovenstående ikke er tilgængelige, kontaktes vedkommendes stedfortræder dette princip gælder for alle dele af denne plan. Afhængig af den konkrete hændelse suppleres krisestaben med ledere og/eller fagpersoner fra de berørte centre, kommunale selskaber eller eksterne interessenter. Krisestyringsorganisationen er således situationsafhængig, og sammensætningen kan ændres løbende, afhængig af krisens udvikling. Fællescenter Sekretariat varetager støttefunktioner for krisestaben og bistår med praktiske og administrative opgaver, herunder forberedelse af mødefaciliteter, logbogsføring, koordineringsopgaver, opstilling af situationsbillede, kommunikationsrådgivning og håndtering samt informationsindsamling. Hent hjælp til disse opgaver i bilag 2, 5, 6 og 10. Eksterne interessenter kan eksempelvis være: Faglige administrative repræsentanter fra Region Nordjylland Repræsentant(er) fra forsyningsvirksomheder og lignende Side 4 af 27

5 Embedslægen i forbindelse med sundhedsfaglig rådgivning Miljøcenter Aalborg Diverse håndværkere og installatører, som kan rådgive om praktiske spørgsmål Analysefirmaer Arbejdstilsynet Fødevareregion Nord, Aalborg Arbejdsmedicinsk Klinik Politiet Nordjyllands Beredskab Beredskabsstyrelsens kemikalievagt Center for Biosikring og Bioberedskab Statslige styrelser 1.4 Krisestabens samlingssted Hvis det er hensigtsmæssigt og tilstrækkeligt, at krisestabens møde foregår telefonisk, sker dette. I dette tilfælde udpeges en tovholder fra Fællescenter Sekretariat, der skal have overblik over situationen. Ellers mødes krisestaben i: Byrådssalen, Rådhuset i Støvring, Hobrovej 110, 9530 Støvring Hvis dette samlingssted ikke er tilgængeligt eller ubrugeligt, er det alternative mødelokale: Byrådssalen, Administrationsbygningen i Terndrup, Skørpingvej 7, 9575 Terndrup Kommunikation og Intern Service forestår den praktiske opsætning og tekniske drift af stabsrummet i samarbejde med funktionsleder fra IT og Digitalisering, jf, bilag Første møde i krisestaben På første møde træffes beslutning om en række forhold, jf. bilag 3: Ansvar og roller o Omfattede centre og institutioner o Hvem varetager funktionerne som formand og talsmand (som udgangspunkt borgmesteren) Fælles situationsbillede Ressourceoverblik i krisestab og centre mv. Koordinering med andre relevante myndigheder og organisationer Opgaveoversigt og handlingsplan Kommunikationsindsats, herunder interessentanalyse 1.6 Mødeafholdelse Krisestaben aftaler mødeafholdelse i henhold til den aktuelle situation, dog mindst én gang i døgnet. Møder i krisestaben afvikles efter dagsorden for krisestaben, jf. bilag 4. Til krisetabsmøderne deltager altid en medarbejder fra Fællescenter Sekretariat, som fører logbogen, jf. bilag 10. Side 5 af 27

6 1.7 Afløsning Ved længerevarende indsatser har stabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af stabsmedlemmerne. Der gælder den grundregel, at hvis det 10 timer efter aktiveringen vurderes, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af krisestabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Alle berørte enheder er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for stabens bemanding i den konkrete situation og herunder, at der udpeges afløsere for de bemandede funktioner. Krisestabens støttefunktion indkalder afløserne og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. 1.8 Deaktivering af krisestaben Når der ikke længere er behov for krisestaben, og eventuelt resterende opgaver kan løses mere hensigtsmæssigt på centerniveau, træffer krisestabens medlemmer beslutning om deaktivering af staben og eventuelle stabsstøttefunktioner. 2. Informationsindsamling Informationer om den aktuelle hændelse og dens konsekvenser er en forudsætning for effektiv krisestyring. Det er vigtigt, at informationer når frem til krisestaben hurtigst muligt, og at verificering kan foretages effektivt. Det er derfor krævende at sikre et højt informationsniveau både at udarbejde, at modtage og at håndtere. Denne plan bygger på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne anvendes til koordination og beslutninger. 2.1 Iværksættelse af intern rapportering Krisestaben beder hurtigst muligt involverede decentrale enheder om at indsende en statusrapport. Efterfølgende indsendes statusrapporter hver tredje time eller efter aftale. Der gives endvidere besked til alle involverede om, at hastemeldinger skal indsende på ensartet vis, jf. bilag Tilgang af informationer I forbindelse med en hændelse, hvor krisestaben er aktiveret, vil staben løbende modtage information fra forskellige kilder. Information vil tilgå fra samarbejdspartnere og decentrale interne enheder. For at sikre, at relevante informationer kommer frem til staben, kan der iværksættes følgende foranstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner, diverse mailadresser og sikrede kommunikationsmidler. Decentrale enheder er selv ansvarlige for at overvåge egne tilgange af informationer Iværksættelse af medieovervågning Iværksættelse af rapportering fra eventuelt skadested, decentrale enheder m.fl. Det skal være muligt for alle at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Krisestaben kan forvente at modtage informationer fra: Den lokale beredskabsstab ved politiet - eventuelt via SINE (SIkkerhedsNEttet) i samarbejde Med Nordjyllands beredskab Beredskabsstyrelsen evt. via SINE i samarbejde med Nordjyllands Beredskab Kommunens decentrale enheder Direkte fra et/flere indsatssteder evt. via SINE i samarbejde med Nordjyllands Berdskab Side 6 af 27

7 Kommunens borgere Nationale og internationale medier Informationerne kan komme via: Telefon / mobiltelefon Mail SMS Sociale medier TV SINE (SIkkerhedsNEttet) i samarbejde med Nordjyllands Beredskab Indkomne mails og relevante telefonopkald til kommunens officielle kontaktmuligheder, vurderes af krisestabens støttefunktion. Relevante informationer føres ind i logbogen og forelægges derefter til stabslederen. Hastemeldinger afleveres direkte til stabslederen og føres i logbog snarest derefter med anmærkning om hasteinformation. Øvrige informationer indgår i det samlede situationsbillede og behandles på de berammede stabsmøder. 2.3 Dokumentation af informationer Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst og besluttet af krisestaben. Det er stabschefens ansvar under inddragelse af stabens støttefunktion at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres og gemmes. Dels til brug i selve krisestyringen, og dels til brug for en efterfølgende evaluering. En praktisk og simpel måde at lave en midlertidig registrering på er at sende relevante mails c.c. til mailadressen: krisestab@rebild.dk. Der tages beslutningsreferat under hvert krisestabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af stabens støttefunktion. Brug evt. dagsordensskabelonen til udarbejdelse af referat, jf. bilag 4. Referatet udsendes til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af stabschefen før udsendelse. Der udarbejdes en fortløbende aktionsliste, som indeholder informationer om hvilke tiltag, staben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ), jf. bilag Udarbejdelse af det samlede situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i krisestaben, skal der udarbejdes et fælles situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om hændelsen. Fællessekretariatet har ansvar for udarbejdelse af situationsbilledet under inddragelse af andre relevante enheder. At opstille og ajourføre situationsbilledet kan være omfattende og skal tage udgangspunkt i de informationer, som krisestaben har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdspartnere. Den første udgave af situationsbillede skal være klar senest en time efter aktivering af krisestaben. Efterfølgende opdateringer skal fordeles til krisestabens medlemmer senest 15 minutter før næste stabsmøde. Situationsbilledet bør: Side 7 af 27

8 tage udgangspunkt i informationer fra interne og eksterne kilder være så kortfattet som muligt fokusere på den konkrete krise være udarbejdet jævnfør bilag 6, samlet situationsbillede til krisestaben samt bilagene 7, 8 og 9 Ressourceoversigt Personale, Materiel og Forbrugsvarer beskrive ændringer i forhold til tidligere situationsbilleder eventuelt beskrive hvad der ikke bør offentliggøres vurdere særligt risikobetonede anlæg, institutioner og virksomheder, der kan blive berørt af hændelsen. 2.5 Overblik over ressourcer Krisestaben skal løbende have et generelt overblik over egne, decentrale og andres disponerede og ikkeaktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer, der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. For at krisestaben kan skabe overblik over indsatte-, klargjorte- og ikke aktiverede ressourcer, opstilles følgende kategorier, der indgår i det samlede situationsbillede: Indsat personel og materiel Aktuelle og klargjorte ressourcer af personel og materiel forberedt til umiddelbar indsættelse Ikke aktiverede ressourcer (reserver af personel og materiel) Til brug for opstilling af ressourceoversigt anvendes bilagene 7, 8 og 9 Ressourceoversigt Personale, Materiel og Forbrugsvarer. 3. Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krisestaben skal koordinere handlinger og disponering af ressourcer for at opnå bedst mulig udnyttelse af kommunens kapaciteter, så en krise kan begrænses, og der hurtigst muligt sker en normalisering. Krisestaben skal sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for, at den operative indsats kan forløbe effektivt. Krisestaben bør være særlig opmærksom på følgende forhold: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for kommunen, andre aktører eller for samfundet som helhed 3.1 Forholdsregler vedrørende bemyndigelse, handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben kan inddrage ressourcer fra decentrale enheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. Det enkelte center eller institution iværksætter selv egne handlinger og ressourceanvendelse, indtil krisestaben beslutter andet. Handlinger skal så vidt muligt følge relevante underliggende planer. Krisestaben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse i hele kommunen. Side 8 af 27

9 3.2 Anmodning om bistand Ved relevante anmodninger om bistand fra decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet, enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Alle anmodninger om hjælp forelægges hurtigst mulig krisestaben, der tager stilling til de konkrete anmodninger ud fra situationsbilledet. 3.3 Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende kommunens handlinger og anvendelse af ressourcer. De enkelte anmodninger om bistand drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Ved akut behov for at iværksætte tiltag træffer stabschefen en beslutning og orienterer staben om det på næste stabsmøde. Alle beslutninger noteres i logbogen og udarbejdes i nødvendigt omfang som skriftlige ordrer. 4. Kommunikation Ved hændelser, hvor liv/førlighed og større værdier er truede, skal der hurtigst muligt informeres om den opståede krise til kommunens borgere og brugere. Målet er i disse situationer at gøre borgerne i stand til at varetage egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde. Sekundært at formidle relevante informationer om hændelsen og dennes udvikling til borgere, ansatte og medier. Ved andre hændelser, hvor der ikke umiddelbart er fare for liv og større værdier, vurderer krisestaben den hensigtsmæssige kommunikationsindsats. Det er vigtigt, at så få personer som muligt udtaler sig om situationen for at undgå misforståelser. Udtalelser foretages derfor alene af talsmanden for krisestaben samt andre af krisestaben bemyndigede. De kommunikationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet, eksempelvis i tilfælde af terror. Detaljer vedrørende kommunikationsindsatsen fremgår af indsatsplan om krisekommunikation samt actioncard om samme emne, jr. bilag 12 og Afprøvning af planer og efterfølgende evaluering Én gang om året gennemføres en øvelse, der involverer krisestaben. Øvelserne kan variere i skala og er for eksempel: Procedureøvelse Dilemmaøvelse Krisestyringsøvelse Fuldskalaøvelse Øvelsen tager udgangspunkt i en hændelse, som er relevant og sandsynlig for de involverede medarbejdere. Over tid afprøves forskellige hændelsestyper. Øvelserne bør variere, således at det er forskellige hændelsestyper og krisestyringsopgaver, der afprøves. Øvelser har til formål at træne medarbejderne, medlemmerne af krisestaben, afprøve planerne, teste materiale og teknik. Øvelser er en god måde at lære håndtering af ekstraordinære hændelser. Planer og procedurer, materiel og teknologien samt arbejdsrelationerne bliver afprøvet og udviklet. Øvelserne evalueres af de involverede, eller af ekstern bistand, og der tages stilling til, om planerne skal ajourføres Side 9 af 27

10 6. Bilag til generel plan Bilag 1 Aktivering af krisestab - kontaktoplysninger Bilag 2 Klargøring af krisestabens mødelokale Bilag 3 Dagsorden for 1. stabsmøde Bilag 4 Dagsorden for efterfølgende stabsmøder Bilag 5 Situationsmelding Bilag 6 Samlet situationsbillede Bilag 7 Ressourceoversigt personale Bilag 8 Ressourceoversigt materiel Bilag 9 Ressourceoversigt forbrugsvarer Bilag 10 Logbogsskabelon Bilag 11 Aktionsliste Bilag 12 Indsatsplan om krisekommunikation Bilag 13 Actioncard om krisekommunikation Side 10 af 27

11 Bilag 1 Aktivering af krisestab Situation Rødt beredskabsniveau. Kommunens normale drift kan ikke opretholdes. Aktivering af kommunens krisestab og nøglepersoner Kommunaldirektøren beslutter i samarbejde med borgmesteren følgende: Hvem indgår i krisestaben? Foregår møderne i krisestaben telefonisk eller i et mødelokale? Kommunaldirektøren informerer chef for Fællescenter Sekretariat hvem, der skal indkaldes. Centerchefen sørger for, at dette sker. Nøglepersonerne kontaktes i arbejdstiden via arbejdstelefon. Uden for arbejdstiden på personernes mobiltelefon / private telefon. Er telekommunikationen afbrudt kontaktes nøglepersonerne ved ordonnans. Direktionen sikrer gennem centercheferne kontakten til nøglepersoner i de enkelte centre. Intern kontaktliste Funktion, navn og adresse Telefon nummer Mailadresse Medlemmer af krisestaben, deres stedfortrædere og stabens støttefunktioner Borgmester Leon Sebbelin 1. viceborgmester Allan Busk 2. viceborgmester Gert Fischer Kommunaldirektør Jes Lunde Direktør Anne Krøjer Direktør Anne Krøjer Centerchef Claus Holm, Center Sundhed Direktør Vibeke Lei Stoustrup Centerchef Niels Sandemann, Center Familie & Handi blese@rebild.dk balbu@rebild.dk lok bgefi@rebild.dk jelu@rebild.dk akja@rebild.dk akja@rebild.dk clho@rebild.dk vlst@rebild.dk nisa@rebild.dk Side 11 af 27

12 cap Direktør Flemming Lehbert Sørensen Centerchef Claus Riber Knudsen, Center Natur & Miljø Centerchef Susy Lausesen, Fællescenter Sekretariat Funktionsleder Pernille Bay Petersen Kommunikationskoordinator Anne Kyllingsbæk Kommunikationskonsulent Allan Pinnerup Støttefunktion: Logbogsfører, referent Overassistent Bettina Holm Knudsen Sekretariatskonsulent Bente Christensen Støttefunktion: Informationskoordinator mv. Sekretariatskonsulent Lone Zinck Jacobsen Forsikringskoordinator Lotte Nøhr Centerchefer og deres stedfortrædere Centerchef, Peter Jensen, Fællescenter Økonomi & IT Funtionsleder Charles Skovhus Lydersen Centerchef Claus Riber Knudsen, Center Natur & Miljø Funktionsleder Karin Bak Centerchef Hanne Breitenbauch, Center Plan, Byg & Vej Orionvej 7, 9200 Aalborg SV Driftsleder Henrik Høyrup Centerchef Claus Holm, Center Sundhed Side 12 af 27

13 Funktionsleder Janne Kristine Møller Olesen Centerchef Bolette Abrahamsen Toft, Center Kultur og Fritid Biblioteksleder Lone Skov Centerchef Gytte Gade, Center Pleje og Omsorg Leder af sygeplejen Hanne Eriksen Centerchef Susanne Nielsen, Center Arbejdsmarked og Borgerservice Funtionsleder Eva Otte Johansen Centerchef Mads Rune Jørgensen, Center Børn og Unge Kst. Leder Helle Grynderup Centerchef Niels Sandemann, Center Familie og Handicap Funktionsleder Lis Otkjær Termansen Ekstern kontaktliste Nordjyllands Politi, vagtcentralen Nordjyllands Beredsskab, chefvagten, medlem af Den Lokale Krisestab Nordjyllands Beredskab, Klynge Syd Beredskabschef Johnnes Iversen Rebild Forsyning, vagttelefon Styrelsen for patientsikkerhed, Tilsyn og rådgivning, døgntelefon Danmark Vest Embedslægeinstitutionen Nord - normal arbejdstid Side 13 af 27

14 Miljøcenter Aalborg Arbejdstilsynet Fødevareregion Nord, Aalborg Arbejdsmedicinsk Enhed, Aalborg Universitetshospital Beredskabsstyrelsens kemikalievagt Center for Biosikring og Bioberedskab Side 14 af 27

15 Bilag 2 Krisestabens mødelokale Byrådssalen, Rådhuset i Støvring Internetforbindelse For ansatte, der er tilsluttet rebild.dk, er der automatisk trådløs netforbindelse. Adgang til Wi-Fi for gæster. Gæster kan søge et netværk. Vælg RK-GUEST-SMS. Send mobilnummer, derefter modtager telefonen en adgangskode til det trådløse net via sms. Medlemmer af krisestaben medbringer i udgangspunktet egne telefoner, pc er og ipads. Husk opladere. Projektor og lærred er installeret. SINE radioer. Er der behov for yderligere kommunikationsmidler, kan man rekvirere SINE radioer fra Nordjyllands Beredskab. Rebild Kommune råder i udgangspunktet over tre SINE radioer. Derudover kan rekvireres yderligere fem, hvis dette skønnes nødvendigt. Radioerne rekvireres gennem Nordjyllands Bredskabs chefvagt, telefon Whiteboardtavle og flip-over gøres klar står i sidelokale. Husk friske tuscher. Kontorartikler hentes fra kælder, Intern Service Ved strømafbrydelse: Nødstrømsanlæg til servere og køleanlæg og batterinødstrøm til alle døre i rådhuset. Assistance: Funktionsleder for It og digitalisering - assistance ved it-tekniske problemer og behov for supplerende itudstyr: Telefon / Teamleder for Intern Service praktisk assistance: Telefon / Alternativt mødelokale Byrådssalen, administrationsbygningen i Terndrup Samme forhold som ovenstående. Side 15 af 27

16 Bilag 3 Dagsorden for 1. stabsmøde 1. Fastlæggelse af ansvar og roller Chef for krisestaben Talsmand for krisestaben Referent Øvrige 2. Opstilling og vurdering af situationsbillede 3. Kortlægning af involverede centre/stabe samt øvrige interessenter 4. Ressourceoverblik Behov og status 5. Opgaveoversigt og handlingsplan 6. Særlige procedurer indsamling og fordeling af informationer iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder økonomi bemyndigelser 7. Koordinering i forhold til andre krisestyringsfora 8. Krisekommunikation 9. Eventuelt 10. Opsummering af væsentlige beslutninger 11. Næste møde Side 16 af 27

17 Bilag 4 Dagsorden for efterfølgende stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Side 17 af 27

18 Bilag 5 Blanket til status- og situationsrapporter (SITREP) Melding nr. til : Dato : Kl. : 1. Fra: 2. Tidspunkt for hændelsen: 3. Hvad er der sket? 4. Hvor er det sket? 5. Hvordan er situationen? 6. Hvad er der iværksat? 7. Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse 8. Bemærkninger Side 18 af 27

19 Bilag 6 Samlet situationsbillede Kommunens samlede situationsbillede Udarbejdet: dag den / 20 kl. Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse om hvad der er sket): 2. Faktuelle oplysninger : Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/-erne sket 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne) 5. Kommunens beredskabsniveau Rød/Gul/Grøn 6. Kommunens beredskabsforanstaltninger og tiltag 7. Kommunens ressourceanvendelse: Aktuelle ressourcer (personale og materiel) klar til umiddelbar indsættelse: Disponerede ressourcer (personale og materiel) indsat hvor: Reserver (personel og materiel) klargøringstid: 8. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 9. Mediebilledet og krisekommunikation: 10. Kort og illustrationer Side 19 af 27

20 Bilag 7 Ressourceoversigt Personel Ressourceoversigt nr. Dato: Kl.: Total antal Leder ( L) Øvrige (Ø) Afsat i krisestab og støttefunktion Aktuel bemanding Reserve (kan tilkaldes) Bemærkninger (f.eks. tilkaldelsestid) Direktion Fællescenter Sekretariat Fællescenter Økonomi, it og Digitalisering Center Arbejdsmarked og Borgerserv. Center Familie og Handicap Center Børn og Unge Center Sundhed Center Pleje og Omsorg Center Plan, Byg og Vej Center Teknik og Miljø Side 20 af 27

21 Bilag 8 Ressourceoversigt Materiel Ressourceoversigt nr. Dato: Kl.: Art af Materiel Antal til rådighed I brug Disponibel Mangel Bemærkninger (f.eks. hvor kan der skaffes yderligere) Fællescenter Sekretariat Fællescenter Økonomi, it og Digitalisering Center Arbejdsmarked og Borgerserv. Center Familie og Handicap Center Børn og Unge Center Sundhed Center Pleje og Omsorg Center Plan, Byg og Vej Center Teknik og Miljø Side 21 af 27

22 Bilag 9 Ressourceoversigt Forbrugsvarer Ressourceoversigt nr. Dato: Kl.: Art af Materiel Antal til rådighed I brug Disponibel Mangel Bemærkninger (f.eks. hvor kan der skaffes yderligere) Fællescenter Sekretariat Fællescenter Økonomi, it og Digitalisering Center Arbejdsmarked og Borgerserv. Center Familie og Handicap Center Børn og Unge Center Sundhed Center Pleje og Omsorg Center Plan, Byg og Vej Center Teknik og Miljø Side 22 af 27

23 Bilag 10 Logbog Hændelse: Dato / Tidspunkt Bemærkninger : (oplysninger/beslutninger/notater m.m.) Logbogsfører Side 23 af 27

24 Bilag 11 Aktionsliste Hændelse: Tiltag Nr. Dato / Tidspunkt Beslutning og status for beslutningen: Gennemført/under udførelse/afventer Logbogsfører Side 24 af 27

25 Bilag 12 Indsatsplan for krisekommunikation Alarmering Kommunikationsteamet modtager alarm fra direktion, centerchefer eller øvrige ledere. Kommunikationsteamlederen danner sammen med kriseledelsen et overblik over kommunikationsopgavens omfang og fastlægger på den baggrund, hvor stor en del af Krisekommunikationsteamet der skal aktiveres. Ved grønt beredskab varetages intern og ekstern kommunikation af eget center med støtte fra Kommunikation. Ved gult beredskab varetages intern og ekstern kommunikation af eget center med støtte fra krisekommunikationsteamet. Ved rødt beredskab varetages intern og ekstern kommunikation i krisestaben i samarbejde med krisekommunikationsteamet. Opgaver Nedsætte krisekommunikationsteam Kortlægge interessenter Definere budskaber Pressekontakt Intern og ekstern kommunikation Overvåge mediebilledet Krisekommunikationsteamet er ansvarligt for intern og ekstern kommunikation herunder pressehåndtering samt opdatering af kommunens egne medier. Ledelse og organisation Kommunikationskoordinatoren indgår i kriseledelsen alt efter, hvilket niveau opgaven løses på: Ved grønt og gult beredskab indgår kommunikationskoordinatoren i centernes egen kriseledelse. Ved rødt beredskab indgår kommunikationskoordinatoren i krisestaben. I forbindelse med særligt kritiske situationer eller hændelser (gult og rødt beredskab) nedsætter Kommunikation et særligt Krisekommunikationsteam (KKT) som samarbejder med kriseledelsen/krisestaben. KKT aktiveres efter beslutning i kriseledelsen. Teamet refererer til kriseledelsen/krisestaben. Bemanding og udstyr KKT består af: Kommunikationskoordinatoren En kommunikationskonsulent En til to medarbejdere, der kan lægge opslag på relevante digitale medier KKT kan inddrage øvrige kommunikationskonsulenter efter behov. Efter samråd med kriseledelsen er det muligt at inddrage eksterne konsulenter. Kommunikationskonsulenter medbringer: Side 25 af 27

26 Egen computer inkl. strømforsyning Egen mobiltelefon inkl. strømforsyning Side 26 af 27

27 Bilag 13 Actioncard krisekommunikation Hvis der opstår en vanskelig eller kritisk situation i dit center eller på din arbejdsplads, er det vigtigst først og fremmest at skabe kontrol og overblik over situationen. Dernæst skal I styre kommunikationen om krisen, så de vigtigste målgrupper får den rigtige information, og I undgår, at krisen forværres på grund af for dårlig eller mangelfuld kommunikation. Kommunikationsteamet kan hjælpe jer med at skabe et overblik over kommunikationen, for eksempel budskaber, målgrupper og relevante medier. Sådan gør du, når krisen opstår: Medarbejder: 1. Tag hånd om den akutte situation, og skab dig et første overblik over situationen. 2. Kontakt til din nærmeste leder, og aftal den videre indsats og kommunikation. Ledelse: 1. Nærmeste leder kontakter centerchef og vurderer kontakt til direktionen/borgmester/udvalgsformand afhængig af krisens omfang. 2. Leder/centerchef kontakter kommunikationskoordinator direkte på telefon , mobil Uden for arbejdstid kontaktes chef for Fællescenter Sekretariat på telefon , mobil Kommunikation nedsætter krisekommunikationsteam, som organiserer arbejdet og fordeler opgaver efter den plan, der er beskrevet i planen for krisekommunikation. 4. Saml de mest relevante medarbejdere til et lokalt kriseteam, som koordinerer med en eventuel central krisestab. 5. Fordel rollerne hvem gør hvad, hvem er talsmand, hvem deltager i kriseledelsen. Kommunikationskoordinatoren indgår i kriseledelsen alt efter, hvilket niveau opgaven løses på: Ved grønt og gult beredskab indgår kommunikationskoordinatoren i centernes egen kriseledelse. Ved rødt beredskab indgår kommunikationskoordinatoren i krisestaben. 6. Sammen med krisekommunikationsteamet skaber I et overblik over situationen: Hvad er der sket? hvad, hvor, hvornår, hvor mange, hvor længe, hvorfor (formodet årsag?) Hvad er seneste nyt? Hvad ved vi endnu ikke? Hvordan skal borgerne forholde sig? Hvad gør kommunen nu? Hvem kan man kontakte for mere information? Hvornår opdaterer vi information næste gang? For eksempel på nettet eller ved pressemøde Side 27 af 27