Afdelingsbestyrelsesmøde TaB Nørreby

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde TaB Nørreby 15/ AFDELINGSBESTYRELSESKONTORET MØDE INDKALDT AF MØDETYPE AFBUD: REFERENT: DELTAGERE: SUPPLEANTER: Jesper Therkildsen Afdelingsbestyrelsesmøde Lene Gall Susanne Frantzen Jesper Therkildsen- Flemming Poulsen Susanne Frantzen - Ove Svendsen Henrik Andersen EJENDOMSKONTORET: Michael Vegeberg. Dagsorden: GENNEMGANG AF REFERAT FRA SIDSTE MØDE: EJENOMSKONTORETS PUNKTER: STORSKRALD: JULETRÆER: UDELYS VED BEBOERNE: VASKERI SÆBE: HÆKSNITTER: GULV I FÆLLESHUS: Susanne bad om, at referatet blev gennemgået, da der var udtrykt forskellige opfattelser af hvad der skulle stå i dette referat. Referat blev gennemgået, og herefter enstemmigt vedtaget. Sendes til alle som bilag. Der er møde med HTK d. 23. november 2017, der er pt. aftalt at der kommer 4 containere der placeres på egnede pladser i Nørreby. Juletræ på Nørreby Torv stilles op i slutningen af uge 46, vil være mellem 6 8 meter højt, der er også bestilt til fælleshuset og Seniorklubben. Inge Sørensen har på Seniorklubbens vegne tilbudt, at Seniorklubben selv afholder udgiften til køb af juletræ. Michael oplyste, at ejendomskontoret vender lamperne så de lyser, og vender korrekt, når de skifter pærer i lamperne, en del beboere drejer lampeskærmene. Michael fortalte, at der søges efter billigere sæbe og bedre service til vaskerierne. Kommer med tilbuddene når de er indhentet. Vores traktor skal forberedes på hæksnitter, det koster kr., det tages med på budgetmødet. Inden vi handler skal der foreligge 3 tilbud på forberedelse af traktoren, der er pt. 1 tilbud fra vores faste leverandør. Der er indhentet 2 tilbud på nyt gulv i henholdsvis selskabslokalet i fælleshuset og Seniorklubben. TBP Snedker: kr. eskl. moms til selskabslokalet Juul Nielsen: kr. eksl. moms til selskabslokalet. TBP Snedker: kr. eksl. moms til Seniorklubben. Juul Nielsen: kr. eksl. moms til Seniorklubben.

2 MØBLER I FÆLLESHUS: OVERVÅGNING: BADEVÆRELSE: SAMARBEJDE MED DAB: SNE-OVERVÅGNING: UNDERTAG PÅ IDBYGNINGER VED KØKKEN: PERSONALE: JULEFROKOST: BELYSNING UDENDØRS LYS: OPMAGASINERING PÅ TRAPPEOPGANGE: BREVE DER ER OMDELT I NØRREBY: TILBUD PÅ BYGNINGSARBEJDER: Der kommer ligeledes nye riste i gulvet, paneler bliver slebet ned, og efterfølgende lakeret. Der var enighed om, at NDBK også trængte til nyt gulv, hvorfor der indhentes tilbud på gulv til NDBK i samme tilbud. Michael medbragte bord og stol fra Streamline, venligst udlånt fra Østerby, der var enighed om at vi skal bestille samme slags. Der bestilles flere stole end de 60 der anvendes ved f.eks. fester, da der ved møder kan være flere deltagere, der bestilles både runde og rektangulære borde. Michael finder ud af hvor meget der skal indkøbes. Overvågningskamera er fjernet iht. gældende lovgivning. Der er en aktuel sag, og der er lavet opmålinger for en del år siden, de ligger hos DAB, Michael orienterede om den aktuelle sag, og der er kommet påbud fra HTK, om at sagen skal bringes i orden iht. gældende bestemmelser. Det skal behandles på TAB Repræsentantskabsmøde. Det bliver fortsat ejendomskontoret der har opgaven, der har været eksternt tilbud på opgaven, hvor der har været syn på opgaven af 2 mænd fra firmaet, der efterfølgende har meldt fra på opgaven. Der er et enkelt indertag der har været utæt, ejendomskontoret har efterfølgende været ude og reparere taget. Michael orienterede om sagen. Der er spurgt efter julefrokosten, Jesper lovende at, på mandag d. 20. november 2017 vil have forslag klar til afholdelse af julefrokost. Er overgået til Nørreby, Jesper foreslog at vi afskaffende LED pærer, måske en mindre stærk LED pærer, det vil sparer på udgiften på vores udendørs lamper. Der er efterhånden en del beboere der stiller skoreoler, barnevogne, skraldeposer m.m. ud på trapper i ejendommene med flere etager. Der må ikke stå noget. Michael vil gerne have udfærdiget et brev til omdeling. Susanne skriver brevet, og ejendomskontoret printer dem og omdeler dem efterfølgende. Fremover sørges der for, at ejendomskontoret får en portion breve, af de breve der omdeles, så de kan udlevere breve til beboere der ikke mener de har fået det. Tilbud på større bygningsarbejder, kan godt foretages sammen med en eller flere af de andre byer i Torstorp, men regningen skal fra udbyder passe til Nørreby størrelse vedr. tilbud. FORMANDEN HAR ORDET: STYRINGSDIALOG MED HTK: Jesper har deltaget i mødet i dag, der blev bl.a. spurgt om hvorfor der ikke er hørt fra HTK på forespørgsler der er sendt til HTK, det vil blive undersøgt og svaret på de forespørgsler der ikke allerede er besvaret. Vedr. oversættelser ved tolk, er det os selv, der skal afholde udgiften og ikke HTK, men at boligselskabet har lov til at henvise beboere der har behov for det til danskundervisning i

3 HTK, hvis de ikke forstår dansk. Ejendomskontoret skal ligeledes på kursus omkring psykisk syge, så de har en forståelse og redskaber til at håndtere problemer omkring dette. Der er efterlyst en plan for HTK omkring affaldshåndtering, der findes pt. ingen planer. HTK vil gerne have flere blandet boliger a la Torstorp, da der er rigtige gode erfaringer med den slags bebyggelser med en blanding af ejer- og andelsboliger sammen med udlejning af boliger. HTK efterlyser ledige grunde hos TaB til billige boliger, men der er ikke plads til flere boliger i Nørreby. Jesper skal til møde med Seniorklubben, deres behov skal afdækkes for det næste år. Uddeling af eventuelle overskud fra klubber i Nørreby til andre klubber i Nørreby foretages i slutningen af januar DIALOGMØDE MED KLUBBER: Jesper tager et dialogmøde med klubberne i Nørreby, så vi kan afdække klubbernes behov og forventninger til afdelingen/afdelingsbestyrelsen, i det kommende år Ligeledes for fastsættelse af datoer for fællesmøde med klubberne, samt uddeling af evt. overskud fra automatforeningen. Det sidst nævnte skal være årligt tilbagevendende. Det første møde er d. 5. december 2017 kl med Seniorklubben, Susanne deltager i stedet for Flemming. GRØN OPGRADRING: BUDGETSEMINAR: Jf. fra Musse Rønnov (se Jespers fra d. 14. november 2017) Det er temmelig skuffende forslag Musse Rønnov der er modtaget, da der ingen priser er på, og som først vil fremgå senere når tilbud er indhentet, det gælder både parkeringspladser og legepladser. Jesper kontakter Musse Rønnov, og vi må nok arbejder videre på at opsige vores abonnement, da vi ikke får nok for pengene. Afholdes på onsdag d. 22. november 2017 i Østerby. Vi fremlægger forslag om at få nyt gulv lavet i Autoklubben, da det nuværende ikke længere er lovlig iht. gældende lovgivning på området. Der blev også talt om, at lave en langstidsopsparing til vores 40 års jubilæum, flisebelægning til havemøbler/bænke på fælles områder og flisebelægning på parkeringsområder. ORDENSREGLEMENT: Udsættes til mødet i december 2017 TAB MØDE: BEBOERMAPPER: DAB MØDE: Jesper orienterede om kommende mødedatoer. Der er ikke sket noget siden det sidst var oppe på mødet, vi skal alle komme med input til indholdsfortegnelsen i beboermappen, så vi efterfølgende kan arbejde ud fra den. DAB har ingen mapper vi kan få til dette formål. DAB vil gerne have et møde med afdelingsbestyrelsen, om deres og vores forventninger til hinanden, og omkring DAB arbejdsgange. DAB ønsker at have en forventningsdialog med

4 afdelingsbestyrelserne, samt skrive nogle samarbejdskontrakter med bestyrelserne/ejendomskontorerne og disse imellem, forventer afdelingsbestyrelserne det samme som ejendomskontorerne og omvendt. Møde aftalt med DAB til d. 14. februar 2018 kl i Nørreby. (dog ikke bekræftet endnu). KLUBBER: KALENDERE: AKTIVITETER: Susanne fortalte om hvordan den stiftende generalforsamling for banko var gået, Nørreby Banko Klub. Det blev taget til efterretning af bestyrelsen. Klubben ønskede sig en pengeboks til at gemme byttepenge i, da klubben ellers skal betale gebyr, når de indsætter penge i banken, og ved køb af møntruller m.m. Det er i orden at klubben køber en pengeboks, og det er for egen regning. Ove blev pålagt, at computerklubben snarest afholder den ordinære generalforsamling og inden det årlige afdelingsmøde, hvis det formelle ikke bliver bragt i orden vil klubben kunne lukkes. Kalender til brugt for reservation af lokaler til mødeaktiviter m.m. nedlægges da kalenderen ikke fungere efter hensigten. Jesper vil finde en applikation så der kan findes et brugbart kalendersystem, for både bestyrelseskontoret og It lokalet ved Genbrugscentralen. Lene har reserveret bestyrelseslokalet d. 23. december 2017 kl. 16. Der er følgende aktiviter der er i gang med planlægning; juletræsfesten, Luciaoptog, lørdagsjazz, frivillighedsdag og 90 er fest. Juletræsfesten har fået bevilliget et tilskud til afholdelsen af festen. Luciaoptog har fået bevilliget et tilskud til afholdelsen af optoget. Lørdagsjazz, går lidt trægt med salget af billetter, men vi afventer og ser hvordan det ser ud senere. Frivillighedsdag, der sendes en føler ud til alle klubber i Nørreby, for at se hvor stor interessen er for at deltage. Susanne sender det til samtlige klubber (formænd), vi kan efterfølgende måske spørge Østerby, Sønderby og Vesterby om de kunne være interesserede i at deltage mod betaling. Der skal foreligge budget til 90 erfesten, Susanne får lavet et budget snarest muligt, og sender det efterfølgende til Jesper. INDLÆG/NYE FORSLAG FRA BESTYRELSESENS MEDLEMMER: SUSANNE: OPRYDNING PÅ KONTOR INCL. OPVASK: Susanne efterlyste nogen der uopfordret gad tage hånd om opvask og oprydning på kontoret. Der er enighed om, at alle rydder op efter brug af kontoret incl. opvask, og ellers er det den mødeansvarlige der skal står med ansvar og fordeling af opgaven straks efter mødet herunder tømning af skraldespande. Når der kommer varer fra ejendomskontoret, skal det stilles på

5 plads i rummet bagved. VEJLEDNING TIL NYE KLUBBER: OPSLAGSKASSER: FLEMMING: ISTERNINGSMASKINE: 90 ER FEST: KØLESKAB PÅ KONTORET: HENRIK: UDTRÆDER TIL JANUAR: NÆSTE MØDE: Fast vejledning når nye klubber oprettes i Nørreby, den gamle vejledning revideres og sættes i beboermappen, og på hjemmesiden med bl.a. hvordan en klub stiftes med generalforsamling m.m. Dette arbejde går i gang efter vores afdelingsmøde i januar Susanne har fået oplyst fra anden side, at opslagskasse ved indgangen til fælleshuset ved Nørreby Torv og Timianhaven 3 er forbeholdt Seniorklubben, dette er ikke korrekt alle opslag skal i samtlige opslagskasser, undtaget er dog den der er forbeholdt afdelingsbestyrelsens meddelelser ved indgangen i Timianhaven. Flemming foreslog at der indkøbes en isternings maskine til brug for klubarrangementer i Nørreby. Dette blev vedtaget af de tilstedeværende. Det er en mulighed at Automatforeningen vil står for købet. Flemming arbejder videre med at finde priser og størrelser. Flemming spurgte Jesper om hvad der kan handles ind gennem automatforeningen til festen, Jesper finder relevante kataloger frem til Flemming, så arrangørerne kan se hvad der kan købes. Ove skal sørge for at køleskabet altid er fyldt op med drikkevarer, det er ikke godt nok, at det bliver gjort samtidigt med møderne afholdes. Henrik oplyste, at han ikke stiller op til bestyrelsen/suppleant til det kommende afdelingsmøde. Vi skal derfor tænke på, at finde 2 nye suppleanter, og gerne nogen der er forholdsvis unge, så vi får et bredt spektrum i bestyrelsen. Onsdag d. 13. december 2017, da vi har Luciaoptog samme dag starter mødet først kl OPGAVEFORDELING I AFDELINGSBESTYRELSEN. HANDLING: DEADLINES: Jesper Therkildsen Formand Julefrokost med ejendomskontoret Uge 46 (2017) 13. december 2017 Flemming Poulsen Næstformand Ove Svendsen Kasserer Priser/størrelse på isterningsmaskine 13. december december2017

6 Susanne Frantzen Sekretær Lene Gall Redaktør Henrik Andersen suppleant Vakant suppleant Skriver brev omkring opgange for ejendomskontoret 22. november december december december2017

7 Referat Mødt: Jesper, Ove, Henrik, Susanne, Fraværende: Lene Start kl Næste møde d. 13. December 1917 kl pga. Luciaoptog Referat fra sidste møde: gennemgået og rettet, og herefter godkendt. Ejendomskontoret: Storskrald, der er møde d , med HTK der kommer 4 container. Juletræer: juletræ sættes op i slutningen af næste uge, mellem 6 til 8 meter, og der er bestilt til fælleshuset 3 meter, og Seniorklubben. Inge har tilbudt at klubben selv betaler. Udelys ved beboerne: lamper vendes som de skal, når ejk. Skifter dem. Vaskeri sæbe: der sørges efter billigere sæbe og service, de skifter selv, m Ichael kommer med indhentet tilbud. Hæksnitter: traktoren skal forberedes på hæksnitter, det koster kr., det tages med på budgetmødet, inden vi handler skal der foreligge 3 tilbud, det første er fra vores faste leverandør. Gulv i fælleshus: Der er indhentet 2 tilbud på gulvet i henholdsvis fælleshuset og Seniorklubben. TBP SNEDKER: u/moms og kr, Juul Nielsen: kr, Der kommer nye rister i gulvet, panellle bliver slebet ned, og lakeret efterfølgende. Der indhentes tilbud på et nyt gulv til NDBK i samme tilbud. Møbler i fælleshus: Michael har bord og stol med fra Streamline. Der bestilles, flere stole end 60; runde og ret, borde. Michael finder ud af hvor meget der skal indkøbes. Overvågning: glem det, kamera er fjernet. Badeværelser lavet opmåling for mange År tilbage (ligger hos DAB): Michael orienteret om den aktuelle sag, der er påbud fra HTK, om at sagen skal bringes i orden.

8 Samarbejde DAB: orienteret om sagen. Sne- overvågning: det bliver fortsat os selv der har opgaven, der har været 2mand ude og kigge på opgaven, de har efterfølgende meldt fra på opgaven. Undertag på udbygninger ved køkkener: der er et indertag der har været i stykker, ejk. Har været ude og lave det. Personale: Michael har orienteret om sagen. Julefrokost: på mandag har Jesper forslag klar. Belysning: Jesper foreslå at få ledpærer, måske få en mindre pærer, det sparer på vores udendørs lamper. Brev til beboerne om at sko, barnevogne m.m. Ikke må stå i opgangene, Susanne skriver brevet, og ejk. Deler dem ud. Fremover sørges der for af kontoret får en lille stak af omdelte breve. Tilbud på bygningensarbejde kan godt foretages sammen med de andre byer, men regningen skal passe til Nørreby vedr, tilbud FORMAND: Styringsdialog med kommune: Jesper har deltaget i mødet i dag, det blev bl.a. Spurgt om hvorfor der ikke er hørt på forespørgsler, det blev lovet svar. Vedr. Oversættelse ved tolk, boligselskabet har lov til alt sende folk til danskundervisning, hvis de ikke forstår det. Ejk. Skal ligeledes på kursus omkring psykiske syge. Der er efterlyst en plan for Taastrup omkring affaldshåndtering, der findes pt. Ingen HTK. Vil gerne have blandet boliger a la Torstorp, da der er rigtige gode erfaringer. HTK efterlyste ledige grunde hos TAB til billige boliger, der er ingen plads ledig i Nørreby. Dialogmøde med klubber: Jesper skal til dialogmøde med Seniorklubben, deres behov skal afdækkes for det næste år. Uddeling til klubberne foretages forholdsmæssig i slutningen af januar.

9 Grøn opgradering: jf. fra Musse (Jespersen mail fra ) det er temmelig skuffende forslag der er sendt fra Musse, der er uden priser m.m. Jesper kontakter Musse, og vi arbejder videre på, at opsige vores abb. Da vi ikke får nok for pengene. Budgetseminar:afholdes på onsdag, vi fremlægger forslag til at gulv laves i autoklubben, da det nuværende er ulovligt. Langtidsopsparing til 40 års jubilæum Udvendige facader er allerede med i langstidsbudgettet. Flisebelægning til havemøbler/bænke m.m Flisebelægning til parkering Belysning Ordensreglement udsættes: december TaB møde: orienteret om kommende mødedatoer. Beboermapper: Der er ikke sket noget, vi skal alle komme med forslag input til indholdsfortegnelsen til beboermappen, så vi kan arbejde ud fra det, DAB har ingen mapper vi kan få i løbet af 14 dage. DAB møde:dab VIL GERNE HAVE et møde om forventninger til hinanden, og vedr. TaB arbejdsgange, DAB har oplevet at flere af funktionærerne har en kultur, der gør at samarbejdet er besværligt, bl.a. Skrives der ikke rekvisationer, vi får ikke den arbejdstid der betales for, så kulturen ændres. Der er aftalt at der tales om problemet. D. 14. februar 2018 kl. 17 med DAB D. 13. December 2017 kl. 19 eget møde i december Klubber banko, computerklub: Susanne fortalte lidt om hvordan den stiftende generalforsamling var gået, taget til efterretning af bestyrelsen. Det er I orden at der købes et pengeboks for klubbens egen regning. Computerklubben skal bringes formelt korden, og afholde generalforsamling inden det årlige afdelingsmøde, hvis det formelle ikke er i orden, efter klubbens vedtægter, vil klubben kunne lukkes. Kalendere: nedlægges da den ikke fungere efter hensigten. Jesper vil finde en applikation så der kan findes et kalendersystem for bestyrelseskontoret og it lokalet. Lene skal bruge lokalet d. 23. November kl. 16

10 Affald: Aktiviteter jul Lucia- jazz- frivillig- 90 fest: Juletræsfesten kr. Lucia kr. 90fest der skal fremvises et budget til Jesper, Susanne laver let budget snarest. Frivillighedsdag der sendes en føler ud til alle frivillige i Nørreby, for at se hvor mange der har lyst til at deltage, vi kan efterfølgende måske spørge Østerby, Sønderby og Vesterby. Programmet ØVRIGE: Oprydning og opvask på kontoret: den mødeansvarelige der står for ansvaret og uddeling for oprydning. Fast vejledning når nye klubber oprettes i Nørreby: rettes til og sættes i beboermappen, og oplysninger om hvordan en klub stiftes med generalforsamling m.m. Den revideres efter afdelingsmødet. Er deropslagskasser, der alene tilhører Seniorklubben: Seniorklubben har ikke egne opslagskasser, hvorfor alle må bruge det. NDBK foreslog at der indkøbes en isterningemaskine til brug for arrangementer i Nørreby, Flemming arbejder videre med at finde priser og størrelser, det er en mulighed at automatforeningen står for købet. 90 fest Flemming spurgte Jesper hvad der kan handles ind til festen, Jesper finder kataloger OL. Frem til Flemming så arrangørerne kan se hvad der kan købes. Ove skal sørge for at køleskabet er fuldt med med lidt af hvert. Henrik stiller ikke op til bestyrelsen/suppleant til næste afdelingsmøde, vi skal derfor finde 2 nye suppleanter, og gerne i en forholdsvis ung alder.