Udbudsbetingelser BUT Servicering af saltspredere og sneplove Maj 2017

Transkript

1 Udbudsbetingelser BUT Servicering af saltspredere og sneplove 2017 Maj 2017

2 Dokumentnr. 16/ af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE BUT Servicering af saltspredere og sneplove BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) Alment Orientering Udbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet...9

3 3 af 10 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. Alment Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. Orientering Ordregiver er Vejdirektoratet. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er opdelt i en række delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn. Udbuddet er benævnt Udbud af rammeaftale Servicering af saltspredere og sneplove og omfatter servicering og reparationer af Vejdirektoratets saltspredere og sneplove, herunder instruktion af chauffører i brug af materiel, håndtering af garantisager og forsikringssager m.m.. Rammeaftalen er opdelt geografisk i 3 delaftaler: Norddanmark Syddanmark Østdanmark Der henvises til Rammeaftalen for en beskrivelse af opgavens omfang. Der henvises til Ydelsesbeskrivelsens afsnit 3.4 for krav til antal værksteder og servicevogne, tilbudsgiver skal råde over ved aftalens opstart. Den bydende skal være opmærksom på, at mængder er afhængig af vinterens hårdhed. Rammeaftalerne forventes indgået i 1. september 2017 med en løbetid på 48 måneder. 3. Udbud 3.1 Udbudsform Arbejdet udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. 3.2 Kontraktform Opgaven udbydes som rammeaftale.

4 4 af Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. Rammeaftale. Tilbudsliste. Ydelsesbeskrivelse. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. Der sker en bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Betingelser for deltagelse Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem ordregiver agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1-3 samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører/underentreprenører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af mindstekrav Mindstekrav til de bydende (egnethed) Mindstekrav fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.6 Tildeling Generelt Der gennemføres en separat evaluering og tildeling af hver delkontrakt, idet det bemærkes, at der ikke kan tilbydes rabat ved overdragelse af flere delaftaler. Kriterium for tildeling er bedste forhold mellem pris og kvalitet.

5 5 af Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A - Pris B - Kvalitet Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud på de enkelte delaftaler beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet, således at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den/de tilbudsgiver/-e, der har opnået den laveste samlede evalueringspris på hver af de tre delaftaler. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt 5 x opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende opfyldelse 4 x af underkriteriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende opfyldelse 3 x af underkriteriet 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 2 x Gives for tilbud med lidt over middel opfyldelse af underkriteriet 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse 0 af underkriteriet 4 Gives for tilbud med lidt under middel opfyldelse af underkriteriet 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse + 2 x af underkriteriet 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende opfyldelse af + 3 x underkriteriet 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende opfyldelse + 4 x af underkriteriet 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) + 5 x

6 6 af 10 Underkriterium B Kvalitet I bedømmelsen af dette underkriterium vil følgende konkurrenceparametre indgå: I hvor høj grad, de montører tilbudsgiver allokerer til opgaven, har kompetencer og erfaring med servicering af entreprenørmaskiner, landbrugsmaskiner eller tilsvarende, gerne vintermateriel. I hvilket omfang og på hvilket niveau tilbudsgivers organisation kan håndtere at arbejde i døgndrift, på hverdage såvel som på helligdage og i weekender, og tilpasse bemanding efter opgavemængden fleksibelt og hurtigt. I hvilket omfang og på hvilket niveau tilbudsgiver har erfaring med koordinering og administrering af de i Ydelsesbeskrivelsen beskrevne ydelser over for chauffører, ordregivere og leverandører af materiel. Det tillægges værdi, at leverandøren har erfaring med instruering og oplæring af kørebaneentreprenører/chauffører i brug af entreprenørmaskiner, landbrugsmaskiner eller tilsvarende, gerne vintermateriel. I hvor høj grad tilbudsgiver tilbyder en fleksibel opgaveløsning for Vejdirektoratet ved strategisk placering af værksteder og brug af servicevogne i forhold til statsvejnettet, særligt motorvejsnettet. Det tillægges værdi, at der tilbydes en hurtig og effektiv servicering af Vejdirektoratets materiel, og at de enkelte opgaver planlægges og udføres mest fordelagtigt for VD. Hvordan tilbudsgiver vil opfylde de i Ydelsesbeskrivelsen beskrevne kvalitets- og miljøledelseskrav. Det tillægges værdi, at tilbudsgiver har erfaring med lignende kvalitetssystemer over for offentlige myndigheder. For hver delaftale, der gives tilbud på, indsendes dokumentation for opfyldelse af underkriterium B, jf. afsnit 6 (Bilag vedr. underkriterium B). 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til ordregiver senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb.

7 7 af 10 Alle henvendelser skal ske skriftligt via til med kopi til og Ordregiver vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Ordregiver forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på ordregiver eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Udbud af rammeaftale servicering af saltspredere og sneplove Spørgsmål vedr. 4.1 Orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde den 22. maj 2017 kl , Vejdirektoratet, Teglgårdsparken 102, Middelfart. På mødet vil Vejdirektoratet orientere om opgaven, og der vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt muligt stillet ved inden mødet, og spørgsmål, som stilles på mødet, bedes efterfølgende fremsendt pr. . Der afholdes besigtigelse af spreder- og sneplovstyper den 23. maj 2017 fra kl til kl på Ribe saltdepot, Ørstedsvej 41, 6760 Ribe, hvor de interesserede bydende vil have mulighed for at besigtige materieltyperne og stille spørgsmål til materiellet til Vejdirektoratets repræsentant. Spørgsmål bedes efterfølgende fremsendes pr Tilbud De bydende bedes tilmelde sig orienteringsmødet og/eller besigtigelsen med antal deltagere senest 18. maj 2017 pr. til apan@vd.dk og hbap_k@vd.dk. 5.1 Alternative tilbud 5.2 Forbehold Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II Opmærksomheden henledes på, at ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at ordregiver vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist.

8 8 af 10 Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Udbud af rammeaftale servicering af saltspredere og sneplove. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kurverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 1 eksemplar. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet), både som pdf med underskrift og som Excel. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudslisterne er papirudgaven gældende. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Att.: Agnieszka Pawlowska-Andersen senest på tidspunktet anført på Vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Tidspunktet for åbning af priskuverter fastlægges efter gennemførelse af bedømmelsens 2 første faser. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Se udbudsbekendtgørelsens pkt. IV.2.6). 5.5 Tilbud på flere delaftaler Samme tilbudsgiver kan afgive tilbud til én eller flere delaftaler. Der vil kun komme én leverandør på hver delaftale. Der er ingen begrænsninger på, hvor mange delaftaler samme tilbudsgiver kan vinde. Der indgås én rammeaftale med hver vindende tilbudsgiver, og hver rammeaftale vil så omfatte den eller de delaftaler, som den pågældende tilbudsgiver har vundet.

9 9 af Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. Underkriterium A: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. OBS Hovedpost 1 (HP 1) må maksimalt udgøre 15 % af tilbudssummen for HP 1, 2, 3, 4 og 5 på de enkelte delaftaler. Bilag vedr. underkriterium B: CV'er på nøglepersoner (Leveranceleder og ledende montør) (maks. 3 A4-sider pr. person). Korte CV'er på øvrige medarbejdere på opgaven (maks. 1 A4-side pr. person) Beskrivelse af leverandørens organisation og håndtering af opgaven (maks. 5 A4-sider, inkl. bilag). Dokumenteres vha. beskrivelse af tilbudsgiverens set up, herunder antal og placering af leverandørens værksteder, antal og placering af servicevogne, antal og placering af medarbejdere med de rette kompetencer samt en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiveren vil planlægge og udføre de enkelte opgaver, således at det udføres mest fordelagtigt for VD. (maks. 5 A4-sider, inkl. bilag). Beskrivelse af leverandørens kvalitetsstyringssystem (maks. 5 A4-sider, inkl. bilag). Bilag vedr. betingelser for deltagelse: Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår (revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab). o For virksomheder, der har været etableret i mindre end 3 år, fremsendes oplysningerne for så lang en periode som muligt. o Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde mindstekravet. o Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste med servicering af saltspredere, sneplove og lignende entreprenørmaskiner, indenfor de seneste 3 år. Referencelisten bør indeholde oplysninger om kunde, udførelsessted, ordrestørrelse (beløb i DKK), beskrivelse af den udførte opgave, tidspunkt for udførelse af opgaven. o Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde mindstekravet. o Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder om deres forpligtelser i så henseende.

10 10 af 10 Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) xml-fil til elektronisk udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2

11 Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk