Indholdsfortegnelse. Tema: Nøgletalsanalyse/ Benchmark / Best practice /Kontrolstatistikker. Marts 2014

Transkript

1 Tema: Nøgletalsanalyse/ Benchmark / Best practice /Kontrolstatistikker Marts 2014 Nøgletalsanalyse er inspireret af et projekt vi havde for en større kunde udenfor sundhedssektoren. Denne nye funktion er noget af det mest spændende vi har lavet i ClinicCare i nogle år. I vil blive overrasket over de muligheder det giver. ClinicCare indsamler masser af information, bl.a. hvormange sekunder journal og stamkort er åben. Nøgletalsanalyse går ud på, at indsamle statistiske data fra klinikkerne og give hver klinik får mulighed at sammenligne ("Benchmarke") sig med andre. Alle klinikker er anonyme. En anden hjørnesten i analysen er erfaringsudveksling. Det går ud på, at hvis man som behandler/klinik har et godt nøgletal, f.eks. holde restancer nede, så kan man skrive en kommentar om hvorfor, man mener at man gør det godt på dette område. Andre klinikker får adgang til disse kommentarer (uden dog at kunne se hvilken klinik der har skrevet kommentaren). På den måde er det målet at man kan se hvad "best practice" er. Da over 90 % af kiropraktorerne anvender ClinicCare giver det et stort og unikt datagrundlag. Et problem der også løses er, at regionens kontrolstatistikker kun kommer en gang i kvartalet (og sent). Med nøgletalsanalysen kan i per måned følge med i de parametre, som regionen også holder øje med. Statistikken viser data grafisk (se eksempler næste side). Vigtigere er det som vises i en tabel, hvor man kan sammenligne den enkelte behandler, og klinikken med gennemsnitsbehandleren og gennemsnitsklinikken i regionen og på landsplan - eksempel: Når best practice er aktiveret (sker i april), så vil de nøgletal, hvor klinikken ligger i top 10 % være markeret med en grøn farve. Ved klik på farven kan behandleren/klinikken indskrive en kommentar der efter deres mening forklare, hvorfor nøgletallet ligger godt. Det næste trin som kommer senere på året involvere et begreb kaldet datamining, hvor man igennem statistiske algorithmer kan lade IT-systemer finde sammenhænge. Der vil på det tidspunkt blive koblet flere nøgletal på, herunder diagnosekodningen. Indholdsfortegnelse Hvordan fungerer det?... 3 Hvordan kommer man i gang?... 3 Opsætning af nøgletalsanalyse... 3 Vedr. Regionens kontrolstatistikker... 4 De perfekte forudsætninger... 4 De forskellige nøgletal... 5

2 Eksempler på grafik Der er mange muligheder for at anskue sine nøgletal. Vi foreslår at man leger med mulighederne for derigennem også, at opdage interessante sammenhænge. Her nogle eksempler på udsøgninger:

3 Hvordan fungerer det? Som det er nu så sendes alle sygesikringsregninger til regionen via vores server. Det er data fra denne indsendelse der bruges i analysen. Det betyder at analysen vil være klar den 15. i hver måned, med foregående måneds tal. Hver klinik kan selv vælge om de vil være med i nøgletalsanalysen. Klinikken kan styre hvilke brugere der, i klinikken, har adgang til nøgletallene. Andre klinikker vil ikke kunne identificere hinanden i statistikkerne. Nøgletalsanalysen åbnes i en browser ved klik på menupunktet Værktøj/Nøgletalsanalyse (hvis menupunktet ikke er synligt, så er det fordi Se andres omsætning ikke er afkrydset for dig under Indstillinger/brugere ). Hvordan kommer man i gang? Alle klinikker kan uden yderligere opsætning få adgang til de fleste nøgletal. Hvis man vil have alle muligheder, skal man følge instruktionerne i næste kapitel ("Opsætning"). Bemærk også at nogle af nøgletallene først er tilgængelige i april, når flere og flere klinikker indtaster parametre. Opsætning af nøgletalsanalyse Nogle nøgletal vil først fungere i april måned, når klinikkerne, efterhånden, får opsat parametrene og indsender næste sygesikring. Bemærk også, at nogle nøgletal kræver anvendelse af kalendermodul og journalmodul. Under Indstillinger / Generel Feltet Nøgletalsanalyse : Angiv her i hvilken grad klinikken vil deltage. VI vil dog opfordre alle klinikker til at deltage, idet at det giver et godt statistisk grundlag. Bemærk at alle klinikkernes data håndteres fortroligt og, at hver klinik er anonym. Man kan i feltet vælge en af flg. muligheder: "Vil ikke deltage": Vælges hvis klinikken ikke vil deltage dvs. klinikkens data tælles ikke med i statistikkerne. Kun sygesikring : Kun nøgletal der kan udledes af sygesikringsregninger tages med i nøgletal. Alle nøgletal : Alle nøgletal vil blive sendt til vores server - f.eks. "antal aflysninger" Feltet Nøgletalssegment : Angiv her det segment klinikken vil indplaceres i (=antal behandlere). Hvis man er en gruppe af klinikker, der løbende ønsker at kunne sammenligne hinanden (på tværs af regioner), så er der mulighed for at man henvender sig til os - så kan vi samle disse klinikker i en gruppe for sig selv. Under Indstillinger / Brugere Der er nu kommet et nyt felt der hedder "Uddannet", hvis man udfylder dette kan man analysere anciennitet. Under Indstillinger / database / Indgangsvinkel Når I opretter en ny patient, kan man angive årsagen til at patienten har valgt jer (kan eks. være "anbefaling anden patient").

4 Da hver klinik selv kan oprette deres egen liste, kan indgangsvinkler ikke direkte sammenlignes. For at det kan sammenlignes skal man på hver af sine indgangsvinkler angive typen. Klik på "Indstillinger"-knappen, klik på "Database". Dobbeltklik på hver af de oprettede indgangsvinkler og angiv i feltet "Søg", hvilken type der er tale om. Under Fil/Prisliste Et af nøgletallene omhandler varesalg, for at det bliver korrekt skal i på alle vare i feltet Enhed vælge En vare. Tilsvarende hvis i har erklæringer skal i på disse vælge enheden Et dokument. Styring af hvem der skal have adgang til nøgletallene På hver bruger kan man angive om brugeren må Se andres omsætning. Det skal være afkrydset for at pågældende bruger kan se nøgletal. Hvis man ønsker at spærre for, at alle selv kan sætte kryds i dette felt, skal der være en/flere administratorer. Afkryds feltet "SystemAdm" på den/de administratorer der skal være. Såsnart man har sat kryds i SystemAdm på en bruger, så låses feltet Se andres omsætning for alle ikke-administratorer. Vedr. Regionens kontrolstatistikker En af de nøgletal der skal holdes øje med er Udgift per patient ikke overstiger 25% af gennemsnittet i regionen. For at få det nøgletal frem skal man i feltet Nøgletal vælge Omsætning, sygesik per pat.(12md). Det viser den sygesikringsandel der har været i gennemsnit per cprnr. Tallet er ganget med 12 for, at vise et forventet årligt beløb. Hvis der er står over 125% i Region -kolonnen, så ligger man statistisk over 25% af gennemsnittet. Bemærk at regionen ser på Total klinik -linien. To årsager til at nøgletallene ikke vil passe med de rigtige regnskabstal: a) Vi tager udgangspunkt i de regninger og beløb i indsender til vores server. Derfor kan vi ikke tage højde for eventuelle regninger som regionen måtte afvise. b) Formålet med statistikkerne er at kunne sammenligne og se trends. Derfor prøver vi at rense data for data, som vil påvirke statistikkerne forkert. Disse statistik-filtre bliver løbende justeret. De perfekte forudsætninger For at opnå det bedst mulige statistike grundlag er der her nogle råd: Brug feltet Indgangsvinkel (kan ændres under Andre info -knappen) Ankomst skal registreres senest på tidspunktet for aftalen. Dato+klokken skal være korrekt på computerne.

5 Når man sletter en aftale, så brug muligheden for, at angive årsag f.eks. Aflyst sent. Luk patient-stamkortet og journalen såsnart man er færdig med arbejdet omkring patienten. De forskellige nøgletal Nedenfor gennemgås hvad der ligger bag de forskellige nøgletal. "Omsætning, sygesik per pat.(12md)" Dette nøgletal kalder regionen "udgift" per patient. Tallet er et estimat for hvor meget den årlige udgift er per aktiv patient. (Det beregnes ved at tage månedens omsætning og gange med 12) Omsætning, total per time Den totale omsætning per time (taget fra kalenderen). Kan tolkes som en timeløn. "Antal konsultationer" Summen af antal konsultationer (regninger). "Patient, aktive behandlet" Viser hvor mange forskellige patienter der er behandlet i pågældende måned. "Patienter, Tilgang" Dannes på baggrund af oprettelsesdatoen på patientstamkortet. Man kan i "x-akse" vælge "Indgangsvinkel for, at kunne se hvor patienterne kommer fra. Patient, anciennitet Viser gennemsnitlig hvormange måneder siden patienterne blev oprettet. Et højt tal indikere at man har haft patienterne i lang tid. "Patient, aktive 12mdr" Viser hvor mange forskellige patienter der har fået en behandling indenfor de sidste 12 måneder. "Omsætning, total per time" (Kalender) Ud fra den tid der er afsat til aftalen, beregnes omsætningen per time. "Betaling, pct. betalt samme dg" Viser hvor stor en andel af konsultationerne der betales samme dag som konsultationen (kun konsultationer med patientandle tages i betragtning) Nøgletallet vil være et udtryk for hvor god man er til, at holde udestående nede. "Varighed gns. min. (Kalender)" Den gennemsnitlige tid der er afsat på aftalen. "Varighed gns. min. (Journal åben)" Når behandlere åbner journalen, tæller ClinicCare det antal sekunder journalen er åben. Tallet er ikke direkte et udtryk for, hvor lang tid man bruger på behandlingen. Det afhænger af behandlerens procedure, eksempelvis om journalen åbnes med det samme i konsultationen. (For at filtrere ikke-valide data ud, vil en behandling hvor journalen er åbnet mere end 45 min ikke tælle med). "Varighed gns. min. (Sekretær åben)" Når sekretæren åbner patientstamkortet tæller ClinicCare det antal sekunder stamkortet er åben. Tallet er ikke direkte et udtryk for, hvor lang tid man bruger på administration, men er en god indikator for den tid der bruges direkte på pågældende aftale (booke tiden, registrere ankomst og lave regningen).

6 "Aftaler, gns. min. ventetid" Her vises den gennemsnitlige ventetid, for de patienter, der venter mere end 4min, i forhold til deres aftalte tid. Tallet udregnes ud fra den aftalte tid og det tidspunkt journalen åbnes. Dvs. at man får korrekt nøgletal, hvis proceduren hos alle behandlere er, at man åbner journalen så snart konsultationen starter. "Aftaler, pct. der venter mere end 4 min" Her vises den procentandel af patienterne, som venter mere end 4 min., i forhold til deres aftale tid. "Aftaler, gns. min. mødt sent" De der er mødt senere end 4 min. efter aftalen - hvor mange minutter er de i gennemsnit mødt for sent. Tallet beregnes på baggrund af den aftalte tid og det tidspunkt man registrerer ankomst. Tallet er derfor følsomt overfor hvordan proceduren er omkring ankomstregistrering. (Nogle klinikker anvender først kortet når behandlingen er færdig, disse behandlinger indgår ikke i dette tal) "Aftaler, pct. mødt sent" De der er mødt senere end 4 min. efter aftalen - hvor mange procent udgør de af samtlige konsultationer. (Ellers som ovenstående) Hvis man, hver gang, registrerer ankomst med det samme at patienten ankommer, vil tallet være retvisende. Tallet er følsomt overfor hvordan proceduren er omkring ankomstregistrering. Det afhænger af behandlerens procedure, eksempelvis om journalen åbnes med det samme i konsultationen. "Aftaler, pct. aflyst/ej mødt", "Aftaler, pct. aflyst patient", "Aftaler, pct. aflyst sent", "Aftaler, pct. aflyst klinik", "Aftaler, pct. ej mødt" Når man sletter en aftale i ClinicCare kan man angive årsag til sletningen (f.eks. "Aflyst patient"). Nøgletallet fortæller hvor mange procent af samtlige aftaler, som aflyses. "Tab, udeblivelser" Nøgletallet giver en indkation af det beløb der tabes i omsætning per måned (Hver udeblivelse tæller med en gennemsnitlig omsætning per konsultation per måned). "SMS, effekt" Hvor meget bedre er de patienter, der får SMS, til at møde op. Det er et indextal, hvor 125 betyder, at patienter der får SMS er 25% bedre til at møde. 100 betyder at der ingen forskel er. De aftaler der får status "Ej mødt" eller "Aflyst sent" tæller som ikke mødt. Udover at få patienten til at møde, har SMS en også en service funktion, så rentabiliteten kan ikke alene afgøres på dette nøgletal. "Aftaler, gns. dg 1. konsultation" Angiver hvor mange dage der gennemsnitlig går til patienten kan få en tid. Tallet beregnes ud fra den dato, hvor aftalen laves, og den aftalte dato. "Aftaler, gns. dg mellem aftaler" Angiver hvor mange dage der gennemsnitlig går mellem aftalen oprettes og den aftalte dato. Tallet beregnes ud fra den dato, hvor aftalen laves, og den aftalte dato. *** SLUT ***