INDHOLDSFORTEGNELSE. Forord 2. Kontrakt om overtagelse af vedligeholdelse og videreudvikling af It-system(er) Bilag 0 43.

Transkript

1 INDHOLDSFORTEGNELSE Overskrift Side Forord 2 Kontrakt om overtagelse af vedligeholdelse og videreudvikling af It-system(er) 3 Bilag 0 43 Vejledning 46

2 FORORD Denne publikation indeholder en standardaftale for overdragelse af opgaven med at vedligeholde og videreudvikle et eller flere (eksisterende) it-system(-er) også kaldet "Application Management" - til en ny leverandør samt en vejledning om brugen af aftalen (herefter kaldet AM-standardaftalen). AM-standardaftalen er udarbejdet i et samarbejde mellem advokatfirmaerne Bird & Bird og DAHL samt it-konsulenthuset Trustworks, idet der hidtil ikke har foreligget en standardaftale for sådanne projekter. AM-standardaftalen er således (i modsætning til f.eks. K01 og K02), ikke et "agreed document" (dvs. et kompromis forhandlet på plads mellem kunde- og leverandørorganisationer). Aftalens målgruppe er kunder i den offentlige sektor. Kontrakten kan dog med fornødne tilpasninger tillige anvendes af kunder i den private sektor. Den tilhørende vejledning indeholder råd og vejledning til udformning af de enkelte bilag til aftalen. Der foreligger således ikke egentlige modelbilag udover bilag 0 indeholdende AM-standardaftalens definitioner. AM-standardaftalen kan vederlagsfrit benyttes og ændres af enhver, der måtte have interesse heri. En redigérbar version af både AM-standardaftalen og denne vejledning kan rekvireres hos hver af nedenstående forfattere. Enhver brug af Kontrakten sker uden ansvar for forfatterne/bird & Bird, DAHL og Trustworks. Spørgsmål vedrørende AM-standardaftalens indhold, formål og anvendelse mv. kan rettes til hver af nedenstående. Ligeledes modtager vi gerne kommentarer og forslag til forbedringer. Det er vores håb, at AM-standardaftalen og den tilhørende vejledning kan tjene som nyttig inspiration for både kunder, leverandører og rådgivere, der arbejder med AMprojekter. København, januar 2016 Jesper Langemark, Claus Sørensen og Paula Høiby Side 2 af 84

3 Version 1.0, januar 2016 KONTRAKT OM OVERTAGELSE AF VEDLIGEHOLDELSE, SUPPORT OG VIDEREUDVIKLING AF IT-SYSTEM(ER) ("AM-AFTALE") Mellem [Navn på Kunden] [Adresse] [Adresse 1] [CVR.nr.] ( Kunden ) og [Navn på Leverandøren] [Adresse] [Adresse 1] [CVR.nr.: [**]] ( Leverandøren ) Side 3 af 84

4 INDHOLDSFORTEGNELSE Overskrift Side KAPITEL I: BAGGRUND OG FORMÅL BAGGRUND OG FORMÅL... 7 KAPITEL II: ANALYSE- OG AFKLARINGSFASEN SAMT TRANSITIONEN ANALYSE- OG AFKLARINGSFASE TRANSITIONEN... 8 KAPITEL III: AM-YDELSERNE GENERELT FOREBYGGELSE OG AFHJÆLPNING AF INCIDENTS OG PROBLEMS SUPPORT LOVVEDLIGEHOLDELSE KAPITEL IV: PERSONDATA OG SIKKERHED ADGANG TIL DATA OG SIKKERHED KAPITEL V: DOKUMENTATION, AFPRØVNING OG KVALITETSSIKRING DOKUMENTATION AFPRØVNING KVALITETSSIKRING KAPITEL VI: ÆNDRINGER OG VIDEREUDVIKLING ÆNDRINGER BESTILLING AF VIDEREUDVIKLINGSOPGAVER GERENELLE PRINCIPPER FOR LEVERING AF VIDEREUDVIKLINGSOPGAVER KAPITEL VII: SAMARBEJDET SAMARBEJDSORGANISATION KUNDENS MEDVIRKEN SAMARBEJDET MED ØVRIGE LEVERANDØRER OG GRÆNSEFLADER KAPITEL VII: TIDSPLANER, VEDERLAG OG FAKTURERING LEVERINGSTID TIDSPLANER VEDERLAG KAPITEL X: ALMINDELIGE BESTEMMELSER GARANTIER AFHJÆLPNING AF MANGLER FORSINKELSE OPHÆVELSE INDTRÆDELSESRET Side 4 af 84

5 26. KUNDENS MISLIGHOLDELSE ERSTATNING FORCE MAJEURE FORSIKRING MYNDIGHEDSKRAV RETTIGHEDER TREDJEMANDS RETTIGHEDER TAVSHEDSPLIGT OVERDRAGELSE IKRAFTTRÆDELSE OG VARIGHED FORTOLKNING TVISTER FORPLIGTELSER TIL OPFYLDELSE VED TVIST ELLER OPHØR UNDERSKRIFTER Side 5 af 84

6 BILAGSFORTEGNELSE BILAGS- NUMMER Bilag 0 Bilag 1 Underbilag 1.A Underbilag 1.B Underbilag 1.C Underbilag 1.D Underbilag 1.E: Bilag 2 Underbilag 2.A Underbilag 2.B Bilag 3 Underbilag 3.A Bilag 4 Bilag 5 Underbilag 5.A Bilag 6 Bilag 7 Underbilag 7.A Underbilag 7.B Bilag 8 Underbilag 8.A Underbilag 8.B Bilag 9 Underbilag 9.A Underbilag 9.B Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bilag 13 BILAGSNAVN Definitioner Tidsplan Detaljeret tidsplan for Analyse- og afklaringsfasen Detaljeret tidsplan for Transitionsfasen Afklaringsrapport Risikolog (evt.) Samarbejdshåndbog (evt.) Situationsbeskrivelse og Kundens IT-miljø Oversigt over eksisterende systemdokumentation Eksisterende statistik inden Transitionen Bestilling af videreudvikling og bestilling af nye opgaver Bestillingsblanket Dokumentation Priser og betalingsplaner Leverandørens priser Prøver og test Ydelser og Servicemål Leverandørens specifikation af Ydelserne Leverandørens kvalitetssikring (evt.) Samarbejdsorganisation, Kundens medvirken og rapportering Beskrivelse af Leverandørens samarbejdsorganisation Oversigt over Leverandørens nøglepersoner Licensbetingelser Licensbetingelser for Programmel, der indgår i Systemet Eventuelle øvrige licensbetingelser Kundens sikkerhedspolitik CSR (evt.) Spørgsmål og svar i tilbudsfasen Materiale i datarum Side 6 af 84

7 KAPITEL I: BAGGRUND OG FORMÅL 1. BAGGRUND OG FORMÅL Udbud: Kontrakten er tildelt Leverandøren på baggrund af et forudgående EU-udbud (nr. **/**). Transition og Application Management: Formålet med Kontrakten er dels at fastsætte vilkårene for Transitionen fra den eksisterende leverandør til Leverandøren, og dels vilkårene for Leverandørens efterfølgende support, vedligeholdelse og videreudvikling (Application Management) af Systemet. Forretningsmæssige mål: Kontrakten skal navnlig sikre: En smidig Transition af AM-ydelserne fra den eksisterende leverandør til Leverandøren. Mulighed for fortsat løbende tilpasning og videreudviking af Systemet. Adgang til rådgivning om muligheder for forbedringer og videreudvikling af Systemet samt relevant teknologisk udvikling, jf. punkt Samarbejde: Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af et samarbejde som det foreliggende. Information: Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. Herunder skal de loyalt udveksle information i det omfang, det er relevant for Kontraktens opfyldelse. Parternes forpligtelse til at stille oplysninger til rådighed gælder alene med de begrænsninger, der følger af Parternes lovmæssige eller sædvanlige aftalebestemte tavshedsforpligtelser overfor tredjemand. KAPITEL II: ANALYSE- OG AFKLARINGSFASEN SAMT TRANSITIONEN 2. ANALYSE- OG AFKLARINGSFASE Overblik: Vilkårene i punkt 2 og 3 regulerer forløbet fra indgåelsen af Kontrakten til Overtagelsesdagen. Denne periode er opdelt i dels Analyseog afklaringsfasen, dels Transitionen. Analyse- og afklaringsfasen påbegyndes ved Kontraktens indgåelse og afsluttes, når Kunden har godkendt Leverandørens analyse- og afklaringsrapport. Herefter påbegyndes Transitionen, som løber frem til Overtagelsesdagen. Generelt: Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse igangsættes Analyse- og afklaringsfasen, som har til formål at fastlægge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere Kundens krav til Transitionen. Aktiviteterne i Analyse- og afklaringsfasen er nærmere beskrevet i tidsplanen i bilag 1. Side 7 af 84

8 2.3 Gennemgang af eksisterende system- og vedligeholdelsesdokumentation: Leverandøren har forud for indgåelsen af Kontrakten gennemgået den af Kunden tilvejebragte dokumentation vedrørende Systemet og dets vedligeholdelse, jf. bilag 2 og bilag 13, og skal under Afklarings- og analysefasen foretage en yderligere gennemgang heraf. Såfremt Leverandøren bliver opmærksom på Fejl eller manglende oplysninger i Dokumentationen, skal Leverandøren under Transitionen foretage de eventuelle justeringer af Dokumentationen, som disse bemærkninger nødvendiggør. Såfremt Parterne efterfølgende bliver opmærksomme på sådanne Fejl eller manglende oplysninger, skal disse udbedres som en del af Leverandørens vedligeholdelsesforpligtelser efter Transitionen. 2.4 Analyse- og afklaringsrapport: Leverandøren skal udarbejde en analyseog afklaringsrapport i overensstemmelse med tidsplanen i bilag 1. Krav til analyse- og afklaringsrapportens indhold fremgår af bilag 1. Udkast til analyse- og afklaringsrapport samt eventuelle udkast til opdateringer af Kontraktens bilag skal forelægges Kunden med henblik på dennes godkendelse. Kunden skal senest 10 Arbejdsdage efter modtagelsen skriftligt meddele, om udkastet kan godkendes eller ej. Såfremt godkendelse ikke kan gives, er Leverandøren forpligtet til implementere Kundens saglige indvendinger. Kundens godkendelse fritager ikke Leverandøren fra ansvaret for at opfylde Kundens krav til Leverandørens Ydelser og Kontrakten i øvrigt, med mindre det klart fremgår af analyse- og afklaringsrapporten, at disse er ændret. Analyse- og afklaringsfasen anses for afsluttet, når Kunden har godkendt Leverandørens analyse- og afklaringsrapport. 2.5 Udtrædelse: Frem til Kundens godkendelse af analyse- og afklaringsrapporten har Kunden ret til ved skriftlig meddelelse til Leverandøren og ved betaling af det aftalte udtrædelsesvederlag, jf. bilag 5, at udtræde af Kontrakten som helhed og uden varsel. Materiale, såsom rapporter, skemaer og diagrammer, samt viden, der er frembragt frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kunden anvende til alternativ opfyldelse af Kundens behov. Anvendelsesretten er betinget af, at Kunden har udredt det aftalte udtrædelsesvederlag. Udnyttelsesretten omfatter ikke Leverandørens Erhvervshemmeligheder. 3. TRANSITIONEN 3.1 Generelt: Med henblik på at overtage vedligeholdelse og videreudvikling af Systemet skal Leverandøren gennemføre de aktiviteter, der er fastsat for Transitionen, jf. bilag 1. Leverandøren er ansvarlig for Transitionens fremdrift og gennemførelse i overensstemmelse med bilag 1. Side 8 af 84

9 Kunden stiller ressourcer til rådighed for Leverandøren med henblik på opfyldelsen af Leverandørens forpligtelser, jf. punkt 16 nedenfor. Transitionen afsluttes på Overtagelsesdagen ved Kundens godkendelse af transitionsprøven, jf. bilag Etablering af it-miljøer: Kunden etablerer i Transitionen på baggrund af Leverandørens anvisninger de it-miljøer, der er nødvendige for at kunne forestå Application Management på Systemet, jf. bilag 7. Leverandøren skal i henhold til tidsplanen overfor Kunden bekræfte, at de nødvendige it-miljøer er etableret rettidigt og i overensstemmele med de aftalte specifikationer således, at Transitionen kan afsluttes på Overtagelsesdagen. KAPITEL III: AM-YDELSERNE 4. GENERELT Ydelserne: Ydelserne og Servicemålene herfor er nærmere reguleret i bilag 7. Leverandøren har i underbilag 7.A udarbejdet en beskrivelse af, hvordan Kundens krav til Ydelserne i bilag 7 vil blive opfyldt. Leverandøren kan ikke påberåbe sig, at Leverandørens beskrivelser i underbilag 7.A medfører, at Kundens krav til Ydelserne i bilag 7 ikke skal opfyldes, medmindre dette tydeligt fremgår af Leverandørens beskrivelse i underbilag 7.A. Application Management fra Overtagelsesdagen: Leverandøren er fra Overtagelsesdagen til Overdragelsesdagen ansvarlig for at udføre Application Management på Systemet i overensstemmelse med Kontrakten, herunder navnlig kravene i bilag 7. Servicemål: Leverandøren er fra Overtagelsesdagen forpligtet til at opfylde samtlige krav og Servicemål i henhold til Kontrakten. Rapportering: Leverandøren skal foretage rapportering til Kunden vedrørende levering af Ydelserne, herunder opnåede Servicemål, relevante aktiviteter og eventuelle risici i det kommende kalenderkvartal. Rapportering skal ske skriftligt med de aftalte intervaller. Rapporteringen skal sætte Kunden i stand til at vurdere, i hvilket omfang Leverandøren har levet op til Kontraktens krav i den forløbne periode og eventuelle fremtidige risici. Ingen forringelse: Leverandøren må ikke uden forudgående skriftlig accept fra Kunden reducere serviceniveauer eller anvendelighed af og funktionalitet i Systemet, idet Leverandøren dog ikke er ansvarlig for ændringer i funktionaliteten i nye Versioner eller Relases af Standardprogrammel, der indgår i Systemet. Leverandørens brug af data: Leverandøren må ikke anvende Kundens data til andet end opfyldelse af Kontrakten. Side 9 af 84

10 Initiativpligt: Medmindre andet er aftalt, har Leverandøren initiativpligten i relation til Ydelserne. Aktiv rådgivning: Leverandøren skal proaktivt rådgive Kunden og derved fremme den kontinuerlige opfyldelse af Kontrakten. Leverandøren skal herunder rådgive Kunden om mulige forbedringer, der kan medvirke til at øge kvaliteten og stabiliteten i de leverede Ydelser. Leverandøren skal informere og rådgive Kunden, såfremt der identificeres aktuelle eller forventede negative effekter for Kundens brug af Systemet, herunder om mulige løsninger. Dokumentation: Leverandøren skal udarbejde og vedligeholde Dokumentationen i overensstemmelse med punkt FOREBYGGELSE OG AFHJÆLPNING AF INCIDENTS OG PROBLEMS Forebyggende vedligeholdelse: Såfremt Leverandøren skal udføre forebyggende vedligeholdelse, er dette specificeret i bilag 7. Konstatering af Incidents og Problems: Incidents og Problems kan enten konstateres af Leverandøren eller indberettes til Leverandøren på den i bilag 7 beskrevne måde. Servicemål vedrørende Incidents og Problems fremgår ligeledes af bilag 7. Incidents og Problems: Incidents og Problems skal i Kontraktens løbetid løses i henhold til de Servicemål, der fremgår af bilag 7. Nye Versioner og Releases: Leverandøren udarbejder i samarbejde med Kunden en årlig plan for installation af Releases og Versioner af Standardprogrammel, jf. bilag 7. Planen skal opdateres løbende og godkendes af Kunden. Leverandøren kan kun idriftsætte nye Releases og Versioner i overensstemmelse med årsplanen eller alternativt efter skriftlig aftale med Kunden. Leverandøren skal derudover altid skriftligt varsle Kunden om idriftsættelse af nye Releases og Versioner mindst 30 Arbejdsdage før idriftsættelsestidspunktet. Bilag 7 indeholder de nærmere procedurer, som skal tilgodeses i forbindelse med varsling, forberedele og gennemførelse af idriftsætning af nye Releases og Versioner af Standardprogrammel. Hvis Leverandøren har grund til at forvente, at en ny Release eller Version forudsætter opdateringer af Driftsmiljøet, Integrationer eller Kundens øvrige it-systemer, er Leverandøren forpligtet til at varsle dette over for Kunden som led i forberedelsesaktiviteterne. Ved levering af nye Releases og Versioner af Standardprogrammel skal Leverandøren sørge for, at der inden idriftsættelse er foretaget de fornødne tilpasninger af andet Programmel, så det er kompatibelt med sådanne Releases og Versioner. Det forudsættes i den forbindelse, at Kunden sikrer, at Leverandøren har alle nødvendige rettigheder samt adgang til kildekode og andet materiale, som er nødvendigt for opfyldelsen af dette. Leverandøren skal forud for idriftsættelsen af nye Releases og Versioner afprøve disse i de relevante testmiljøer og overfor Kunden dokumentere Side 10 af 84

11 resultatet heraf. Inden afprøvningen skal der udarbejdes en risikovurdering til Kunden. Såfremt Kunden har bemærkninger til risikovurderingen, skal dette meddeles skriftligt til Leverandøren inden 5 Arbejdsdage efter modtagelsen heraf. Leverandøren garanterer, at hvis Parterne ikke aftaler andet, og forudsat at Kunden iværksætter de anbefalinger m.v, Leverandøren fremkommer med i forbindelse med ovenstående aktiviteter, vil Servicemål, funktionalitet samt Integrationer opretholdes efter opgraderinger af Systemet med nye Releases og Versioner Patches og hotfixes: I det omfang der frigives patches og hotfixes til det Standardprogrammel, som indgår i Systemet, skal Leverandøren efter Kundens anmodning ligeledes assistere Kunden med installationen af disse, jf. bilag 7. Tredjepartsprogrammel: Mangel i Tredjepartsprogrammel, som Leverandøren ikke har kildekoden til, skal straks af Leverandøren rapporteres til den pågældende Tredjepartsleverandør med anmodning om udbedring, idet Leverandøren i øvrigt skal opfylde de i bilag 7 anførte krav i forhold til håndtering, opfølgning mv. i relation til Mangler i Tredjepartsprogrammel, som Leverandøren ikke har kildekoden til. 6. SUPPORT Supportydelser: Leverandøren skal levere support til brugerne af Systemet. Leverandørens supportydelser og Servicemålene herfor er beskrevet i bilag 7. Service Desk: Leverandøren skal benytte et service-desk system til kommunikationen mellem Leverandøren og brugerne som beskrevet i bilag LOVVEDLIGEHOLDELSE Lovvedligeholdelse: Kunden kan til enhver tid forlange en sådan ændring eller videreudvikling af Systemet, som måtte være påkrævet som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering ( Lovvedligeholdelse ). Lovvedligeholdelse håndteres som Videreudviklingsanmodninger, jf. punkt 12 nedenfor og bilag 3, idet der dog gælder nedenstående særlige betingelser. Varsel: Kunden skal på det tidligst mulige tidspunkt varsle Leverandøren i forbindelse med kommende ændringer af love, bekendtgørelser og ændringer i administrativ praksis, der nødvendiggør ændringer i Systemet. Foreløbig løsningsbeskrivelse: Ønsker Kunden, når der foreligger udkast til ændring af en lov, bekendtgørelse eller administrativ praksis, at modtage en foreløbig løsningsbeskrivelse, tidsplan samt estimat, på at få implementeret de nødvendige ændringer, kan Kunden inden den egentlige videreudvikling bestilles, anmode Leverandøren om at udarbejde en sådan foreløbig løsningsbeskrivelse på baggrund af en af Kunden udarbejdet foreløbig behovsopgørelse. Side 11 af 84

12 7.4 Forsinkelse: Leverandøren har pligt til straks skriftligt at orientere Kunden, såfremt der opstår forsinkelser eller risiko for forsinkelser med udførelse af opgaven; i særdeleshed, hvis der opstår risiko for, at Leverandøren ikke vil være i stand til at implementere en ændring af en lov, bekendtgørelse eller administrativ praksis, inden ændringen træder i kraft. I sådanne tilfælde skal Leverandøren endvidere straks indkalde til et ekstraordinært styregruppemøde til drøftelse af, hvordan forsinkelsen kan indhentes eller reduceres. KAPITEL IV: PERSONDATA OG SIKKERHED 1 8. ADGANG TIL DATA OG SIKKERHED Rettigheder til data: Kunden alene har råderet, adkomst, ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed over de data, der i medfør af Kontrakten gøres tilgængelige for Leverandøren. For så vidt angår Leverandørens behandling af personoplysninger som databehandler henvises til punkt 8.4. Sletning af data efter behandling: Leverandøren skal straks slette alle data, der er overladt til Leverandøren, når Leverandøren har leveret/afsluttet Ydelsen, som har nødvendiggjort overladelsen af dataene. Sletningen skal opfylde persondatalovgivningens og Datatilsynets krav til effektiv sletning af personoplysninger. Leverandøren skal på Kundens anmodning skriftligt bekræfte, at alle data er slettet i overensstemmelse med dette punkt 8.2. Sikkerhedsforskrifter: Leverandøren skal overholde de gældende sikkerhedsforskrifter, beredskabsplaner, sikkerhedsprocedurer og regulativer, således som disse foreligger på aftaletidspunktet. De gældende sikkerhedsforskrifter m.v. er vedlagt som bilag 10. Kunden skal med rimeligt varsel orientere Leverandøren om ændringer til sikkerhedspolitikken samt efter forudgående drøftelse med Leverandøren fastsætte et rimeligt varsel for Leverandørens implementering af ændringer. Såfremt ændringen påfører Leverandøren yderligere omkostninger eller i øvrigt har indflydelsen på opfyldelsen af Kontrakten, skal forholdet behandles som en ændring i overensstemmelse med punkt Persondata - dataansvar: Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, som Kunden lader behandle i Systemet, mens Leverandøren er databehandler for Kunden og dermed underlagt Kundens instruktionsbeføjelse. Persondata - datasikkerhed: Leverandøren skal træffe fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger og den tilhørende sikkerhedsbekendtgørelse (bekendtgørelse nr. 528/2000) og/eller anden 1 Hvis der som forudsat i bilagsfortegnelsen - vedlægges en særskilt databehandleraftale skal hele dette afsnit tilpasses, så det stemmer overens med databehandleraftalen. En del af indholdet vil formentlig kunne slettes og erstattes af en henvisning til databehandleraftalen. Side 12 af 84

13 dansk persondatalovgivning, rets- eller administrativ praksis, der måtte supplere og/eller erstatte disse regler. Leverandøren skal på anmodning fra Kunden give Kunden tilstrækkelige oplysninger og kontroladgang til, at denne kan verificere Leverandørens overholdelse af Kontraktens krav til sikkerhedsforanstaltninger. Leverandøren må kun overlade behandling af personoplysninger på Kundens vegne til tredjemand, hvis Kunden har givet forudgående skriftligt samtykke hertil, hvis den pågældende tredjemand underlægges samme pligter, som gælder for Leverandøren i relation til Kunden, og overladelsen ikke er i strid med lov om behandling af personoplysninger og tilhørende bekendtgørelser og vejledninger. Leverandøren må ikke flytte Kundens data til en anden lokation end Leverandørens uden Kundens forudgående skriftlige godkendelse, der dog ikke må nægtes uden saglig grund. 8.6 Sikkerhedsrevision: Leverandøren skal efter Transitionens afslutning til Kunden én gang årligt i Kontraktens løbetid levere en itsikkerhedsrevisionserklæring, såfremt Leverandøren som led i Kontraktens opfyldelse behandler personoplysninger for Kunden. Erklæringen skal udarbejdes i henhold til en relevant it-sikkerhedsstandard. Revisionserklæringen skal bekræfte, at Kundens sikkerhedspolitik, jf. punkt 8.3, er opfyldt. Udgiften til sikkerhedsrevision afholdes af Kunden. Leverandøren skal gennemføre sådanne tiltag til forbedring af itsikkerheden, som it-sikkerhedsrevisionserklæringen måtte give anledning til. KAPITEL V: DOKUMENTATION, AFPRØVNING OG KVALITETSSIKRING 9. DOKUMENTATION 9.1 Generelt: Dokumentationen skal have et omfang og en kvalitet, der vil gøre det muligt for en anden professionel leverandør at overtage leveringen af Kontraktens Ydelser. Dokumentation betragtes som en integreret del af Leverandørens Ydelser. Dokumentationen skal løbende og fyldestgørende ajourføres i forbindelse med leveringen af Ydelserne. Leverandøren er forpligtet til at levere Dokumentationen på den måde og på de tidspunkter, som følger af bilag 4. Kunden er forpligtet til løbende at gennemgå Dokumentationen med henblik på at vurdere, om denne efterlever de i Aftalen stillede krav. Kundens eventuelle accept af Dokumentationen begrænser ikke Kundens mulighed for senere at påberåbe sig Mangler ved Dokumentationen. Side 13 af 84

14 9.2 Dokumentation af Systemet: Kunden stiller kopi af den eksisterende Dokumentation til rådighed for Leverandøren til brug for Leverandørens gennemførelse af Transitionen og levering af Ydelserne, jf. bilag 2. Leverandøren skal fra Overtagelsesdagen løbende udarbejde og levere fyldestgørende Dokumentation for de dele af Systemet, hvor Leverandøren forestår videreudviklingen, så Dokumentationen til stadighed i form, indhold og kvalitet er i overensstemmelse med god skik i it-branchen samt opdateret til den kørende version af Systemet. Kunden har ret til med et skriftligt varsel på 15 Arbejdsdage at få udleveret en kopi af den til enhver tid gældende Dokumentation. 10. AFPRØVNING 10.1 Generelt: Kunden har i bilag 6 angivet hvilke prøver, der skal gennemføres ved Transitionens afslutning og i forbindelse med leveringen af opgaver vedrørende Systemets videreudvikling. Afprøvningen af Leverandørens Leverancer skal generelt være egnet til at sikre, at Leverancerne opfylder kravene i Kontrakten. Når en prøve er afsluttet, udarbejder Leverandøren en rapport over resultaterne, i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag 6. Det er en forudsætning for Kundens godkendelse af en prøve, at prøven har omfattet alle dele af det, der ifølge bilag 6 skulle afprøves, at rapporten viser dette, og at kravene til rapportens indhold i øvrigt er opfyldt. Kunden skal uden ugrundet ophold, efter at en prøve er godkendt, udstede skriftlig godkendelse heraf til Leverandøren. Ingen gennemgang, kommentering eller godkendelse fra Kundens side af nogen prøve kan tages som udtryk for en ændring af de krav og Servicemål, der kan stilles efter Kontrakten Transitionsprøve: Vilkår for afprøvning ved Transitionens afslutning fremgår af bilag 6. Formålet med transitionsprøven er primært at konstatere, om Leverandøren er klar til overtagelse af Application Management på Systemet. Transitionsprøven gennemføres af Leverandøren med Kundens aktive deltagelse. Transitionsprøvens procedure, indhold og godkendelseskriterier er fastsat i bilag Transitionsdriftsprøve: Vilkår for en eventuel transitionsdriftsprøve fremgår af bilag 6. Formålet med transitionsdriftsprøven er at teste, om aftalte procedurer for bl.a. rapportering, release management, fakturering og service levels overholdes efter Leverandørens overtagelse af AM-ydelserne. Godkendelseskriterier fremgår af bilag 6. Side 14 af 84

15 Manglende beståen kan ikke føre til Kontraktens ophævelse, eller at Leverandøren ifalder bod, men alene at op til 1/3 af Leverandørens løbende vederlag kan tilbageholdes, indtil de påpegede forhold er udbedrede. Når forholdene er udbedret, udbetales det tilbageholdte beløb til Leverandøren uden tillæg af renter Afprøvning i forbindelse med videreudviklingsopgaver: Vilkår for afprøvning i forbindelse med videreudvikling af Systemet fremgår af punkt 14 nedenfor og bilag 3. Parterne kan på ad hoc-basis aftale en anden procedure for afprøvning og derved fravige de udfyldende vilkår i bilag KVALITETSSIKRING 11.1 Generelt: Leverandøren skal oprette et kvalitetssikringssystem, der dokumenterer og sikrer Ydelsernes kvalitet. Leverandørens kvalitetssikringssystem er beskrevet i underbilag 7.C Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at Leverandøren anvender de aftalte procedurer og metoder til sikring af kvaliteten af Ydelserne Kvalitetssikring i forbindelse med Transition og videreudviklingsopgaver: Leverandørens kvalitetssikringssystem skal også omfatte Leverancer relateret til Transitionen og den efterfølgende videreudvikling. Kunden har som led i Transitionen og under Transitionsprøven adgang til gennemgang af kvalitetssikringssystemet Revisionserklæring: Kunden kan én gang i Kontraktens initiale 4-årige løbetid endvidere kræve, at der gennemføres en ekstern audit af Ydelserne, herunder Leverandørens overholdelse af kvalitetssikringsmetoder, Servicemål, og krav til Dokumentation. Auditten skal resultere i en revisionserklæring. Forlænges Kontrakten, jf. punkt 35, kan Kunden kræve en specifik ekstern audit af Ydelserne gennemført yderligere én gang for hver forlængelse, idet sådanne audits dog tidligst kan kræves 24 kalendermåneder efter sidst afholdte specifikke audit. Ved audits efter nærværende punkt gælder følgende: Leverandøren skal til de eksterne audits anvende en uvildig tredjepart, der er anerkendt og godkendt til at udføre sådanne audits. Såfremt Leverandøren benytter Underleverandører, skal disse omfattes af auditten. Alternativt skal der leveres revisionserklæringer for hver enkelt Underleverandør. Udgiften til audits afholdes af Kunden. Revisionserklæringerne skal af Leverandøren fremsendes i kopi til Kunden uden ugrundet ophold efter deres færdiggørelse. Såfremt en revionsionserklæring indeholder anmærkninger, skal Leverandøren samtidig med fremsendelsen af revisionserklæringen sende en Side 15 af 84

16 handlingsplan, som beskriver, hvordan og hvornår de omhandlede forhold bringes i orden, hvilket skal ske uden ugrundet ophold efter Leverandørens modtagelse af revisionserklæringen. Leverandøren skal i rimeligt omfang gennemføre sådanne tiltag til forbedring af Leverandørens overholdelse af kvalitetssikringsmetoder og Servicemål m.v., som revisionserklæringen måtte give anledning til efter nærmere drøftelse og aftale med Kunden. KAPITEL VI: ÆNDRINGER OG VIDEREUDVIKLING 12. ÆNDRINGER Generelt: Begge Parter kan fremsætte anmodninger om ændringer til Kontrakten efter nedenstående retningslinjer. Kundens ændringsanmodninger: Kundens ændringsanmodninger skal fremsættes skriftligt overfor Leverandøren, der herefter senest 10 Arbejdsdage skal fremsende et løsningsforslag med et mindsteindhold som beskrevet i bilag 3. Såfremt løsningsforslaget ikke accepteres, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslaget. Såfremt Leverandøren i løsningsforslaget påviser, at ændringsanmodningen af tekniske eller væsentlige funktionsmæssige hensyn ikke kan gennemføres, kan denne nægte at efterkomme en ændringsanmodning Leverandørens ændringsanmodninger: Såfremt Leverandøren ønsker at foretage ændringer i forhold til det aftalte, fremsættes anmodning herom til Kunden. Leverandørens ændringsanmodning skal have et mindsteindhold som beskrevet i bilag 3. Kunden skal senest 10 Arbejdsdage efter modtagelsen behandle denne forespørgsel og meddele, hvorvidt ændringsanmodningen kan imødekommes. I tilfælde hvor det er nødvendigt for at undgå væsentlige tab for Leverandøren, er Kunden forpligtet til at acceptere ændringer, der kun i ubetydelig grad påvirker Kundens nytte af Systemet, og som ikke påfører Kunden omkostninger eller tab. 13. BESTILLING AF VIDEREUDVIKLINGSOPGAVER Videreudviklingsanmodning: Kunden kan fremsætte anmodninger om videreudvikling af Systemet (herefter Videreudviklingsanmodninger ) i overensstemmelse med de vilkår, som fremgår af bilag 3. Videreudviklingsanmodningens indhold: Videreudviklingsanmodninger skal som minimum indeholde de oplysninger, som fremgår af bilag 3. Leverandørens estimat: Leverandøren skal inden 5 Arbejdsdage fra modtagelsen af Kundens Videreudviklingsanmodning fremsende et estimat på det tidsforbrug og vederlag, der er forbundet med udarbejdelsen af en løsningsbeskrivelse. Side 16 af 84

17 13.4 Løsningsbeskrivelse: Hvis Kunden godkender estimatet, skal Leverandøren senest 10 Arbejdsdage herefter udarbejde og sende sin løsningsbeskrivelse til Kunden, medmindre andet er aftalt. Minimumsindholdet af løsningsbeskrivelsen fremgår af bilag 3. Leverandøren må først iværksætte videreudviklingsopgaven, når der foreligger en endelig Videreudviklingsaftale herom Vederlag: Såfremt løsningsbeskrivelsen accepteres af Kunden, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelsen. Såfremt løsningsbeskrivelsen ikke accepteres, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsbeskrivelsen. Vederlaget opgøres efter dokumenteret medgået tid og til de i bilag 5 anførte timepriser samt under hensyntagen til Leverandørens estimat. Videreudviklingslog: Leverandøren skal etablere en videreudviklingslog og heri registrere al relevant Dokumentation vedrørende videreudviklingsopgaver, herunder daterede Videreudviklingsanmodninger, løsningsbeskrivelser og Videreudviklingsaftaler. Rådgivningspligt: Leverandøren skal rådgive Kunden om Systemets videreudvikling i det omfang, det ud fra Kontrakten, de konkrete omstændigheder og god it-skik er rimeligt og relevant, herunder om relevant teknologisk udvikling. [Årligt vederlag til videreudvikling: Der er afsat et årligt vederlag for videreudviklingsopgaver, som Kunden som minimum forpligter sig til at bestille videreudviklingsydelser for, jf. punkt 20.6]. 14. GENERELLE PRINCIPPER FOR LEVERING AF VIDEREUDVIKLINGSOPGAVER Indledning: Dette punkt 14 indeholder de generelle vilkår for videreudviklingsopgaver og supplerer således bilag 3, som finder anvendelse på videreudviklingsopgaver, medmindre andet aftales i Videreudviklingsaftalen. Projektledelse: Leverandøren skal i forbindelse med Systemets videreudvikling levere kvalificeret projektledelse, herunder bemande opgaven med medarbejdere med dokumenteret projektlederuddannelse og erfaring fra lignende projekter. Leverandørens projektledelse omfatter (i) projektledelse og administration af Parternes samarbejde, (ii) rapportering og opfølgning, (iii) kvalitetssikring af Kundens ydelser, (iv) kvalitetssikring af bidrag fra Leverandørens Underleverandører, (v) udarbejdelse af tids- og aktivitetsplaner, (vi) kvalitetsstyring, (vii) konfigurationsstyring og (viii) afprøvning. Kvalitetssikring og god skik: Leverandøren skal i forbindelse med videreudvikling af Systemet løbende anvende forsvarlige og relevante procedurer, der sikrer kvaliteten af alle projektbidrag. Den nærmere beskrivelse heraf fremgår af bilag 8. Leverandøren skal i øvrigt sikre, at videreudviklingsleverancer udføres i overensstemmelse med god it-skik. Koordinering og sammenhæng: Leverandøren skal sørge for den indbyrdes koordinering af alle projektaktiviteter i forbindelse med Systemets Side 17 af 84

18 videreudvikling. Leverandøren skal som led heri sikre den indbyrdes sammenhæng i Systemets arkitektur og sammenhæng i øvrigt mellem de enkelte dele Underretningspligt: Leverandøren skal uden ugrundet ophold skriftligt give en begrundet meddelelse til Kunden, såfremt Leverandøren må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse med færdiggørelsen af en videreudviklingsopgave eller for, at Videreudviklingsaftalen ikke i øvrigt bliver behørigt opfyldt. Tids- og arbejdsplaner: Som led i sin projektledelse skal Leverandøren sørge for, at der til stadighed foreligger detaljerede tids- og arbejdsplaner for arbejdet med videreudviklingsopgaven, som løbende opdateres og godkendes af Kunden. Heraf skal bl.a. fremgå, hvilken indsats Kunden skal yde, på hvilke tidspunkter og med hvilke medarbejdere og/eller kompetencer. Prioritering og omprioritering: Leverandøren skal i forbindelse med videreudviklingsopgaver fokusere på de aktiviteter og etablering af den funktionalitet, der understøtter opfyldelsen af Videreudviklingsaftalen. Leverandøren skal imødekomme Kundens ønsker til prioritering eller omprioritering af aktiviteter i forbindelse med opfyldelsen af Videreudviklingsaftalen. Sådanne ønsker behandles som ændringer, med mindre Parterne er enige om, at ønsket ikke har nogen indflydelse på Leverandørens ressourceindsats eller forpligtelser i øvrigt. Overholdelse af tidsplan og styring af ressourceforbrug: Hver Part er forpligtet til at indrette sin projektledelse således, at risikoen for, at tidsplanen for videreudviklingsopgaven overskrides, minimeres. Kan Leverandøren forudse risiko for, at videreudviklingen ikke kan færdiggøres inden for tidsplanen herfor, skal Leverandøren anbefale en ændret prioritering af opgaver, som gør det muligt at etablere en løsning indenfor tidsplanen og med overholdelse af eventuelle fastsatte minimumskrav til videreudviklingsopgaven. Styringen af ressourceforbrug skal varetages således, at (i) tidsplanen kan overholdes, (ii) overholdelse af de i Videreudviklingsaftalen eventuelle beskrevne mindstekrav er muligt, og (iii) de i Videreudviklingsaftalen anførte ressourcer er tilstrækkelige til opgavens udførelse. Omfattet af Systemet: Når videreudviklingsopgaver vedrørende Systemet er leveret og idriftsat, skal sådanne videreudviklede komponenter i enhver henseende betragtes som værende en del af Systemet og Kontraktens bestemmelser om garantier, Servicemål m.v. finder således tillige anvendelse herpå, medmindre andet specifikt er aftalt. Sted: Videreudviklingsopgaver udføres hos Leverandøren, medmindre andet aftales. Kunden skal kun stille kapacitet, lokaliteter, licenser, Dokumentation, udstyr, forplejning og andre projektfaciliteter til rådighed i det omfang, det konkret aftales. Kunden kan kræve, at visse projektaktiviteter så som møder og workshops m.v. udføres hos Kunden. Kontrol: Kunden eller en af Kunden udpeget uvildig og uafhængig tredjemand skal efter passende forudgående skriftligt varsel have adgang til kontrol af Leverandørens udførelse af en videreudviklingsopgave samt de dele af Leverandørens organisation, som er relevante i forhold til Side 18 af 84

19 videreudviklingsopgaven, herunder fysisk adgang til lokaler og Dokumentation. Kontrollen skal ske med 10 Arbejdsdages varsel. Hver Part afholder egne udgifter i forbindelse med kontrollen. Hver Part er forpligtet til i rimeligt omfang og uden særskilt vederlag at yde den bistand, der er nødvendig til gennemførelse af kontrollen. Kontrollen skal så vidt muligt tilrettelægges, så den er til mindst mulig gene for videreudviklingsopgavens gennemførelse, og må maksimalt vare 2 Arbejdsdage. Kontrollen reducerer ikke Leverandørens ansvar for, at videreudviklingsydelserne opfylder Videreudviklingsaftalen eller Kontrakten i øvrigt. Såfremt Kunden udpeger en tredjemand til at gennemføre kontrol, må denne tredjemand ikke være en konkurrent til Leverandøren. Leverandøren kan forlange, at Kunden udpeger en anden tredjemand, såfremt Leverandøren kan sandsynliggøre, at den af Kunden udpegede tredjemand er konkurrent til Leverandøren. Leverandøren kan forlange, at de personer, der deltager i kontrollen, underskriver en sædvanlig fortrolighedserklæring. Kunden må højest gennemføre kontrol to gange pr. kalenderår Overtagelsesprøve: Medmindre andet aftales, sker afprøvning af en videreudviklingsopgave ved gennemførelse af en overtagelsesprøve, som skal gennemføres under forhold, der i videst muligt omfang svarer til en normal driftssituation. Formålet med overtagelsesprøven er primært at konstatere, om den aftalte funktionalitet og tilhørende Dokumentation for videreudviklingsopgaven opfylder Videreudviklingsaftalens og Kontraktens krav. Overtagelsesprøven gennemføres af Leverandøren med Kundens aktive deltagelse. Tidspunktet for overtagelsesprøvens gennemførelse fremgår af tidsplanen for videreudviklingsopgaven. Når overtagelsesprøven er afsluttet, udarbejder Leverandøren straks en rapport over prøveforløbet med angivelse af eventuelle konstaterede Mangel i en liste. Overtagelsesprøven er bestået, når kravene til prøvens resultat er opfyldt. De nærmere vilkår og frister for overtagelsesprøvens godkendelse fremgår af bilag 6 og den konkrete Videreudviklingsaftale. Kunden skal uden ugrundet ophold, efter at overtagelsesprøven er bestået, udstede skriftlig godkendelse heraf til Leverandøren. Side 19 af 84

20 Såfremt Kunden udsteder godkendelse af overtagelsesprøven, uanset at der består Mangel, som Parterne er opmærksomme på, skal disse anføres på en liste. Manglende optagelse i denne liste indebærer intet afkald fra Kundens side på at kræve en Mangel afhjulpet. Det påhviler Leverandøren at rette sådanne Mangel, som Parterne var opmærksomme på, men som ikke har hindret godkendelse af overtagelsesprøven. Er der ikke aftalt en tidsplan herfor i forbindelse med godkendelse af overtagelsesprøven, rettes Mangel i overensstemmelse med de i vedligeholdelsesordningen fastsatte tidsfrister. Leverandøren skal i fornødent omfang over for Kunden dokumentere, at afhjælpning er sket. Såfremt overtagelsesprøven ikke bestås, er Leverandøren berettiget til at gentage denne prøve, indtil Kunden måtte hæve Videreudviklingsaftalen helt eller delvist efter bestemmelserne herom. Gentagelse af overtagelsesprøven skal ske med et varsel på mindst fem (5) Arbejdsdage. Leverandøren er når som helst i forløbet berettiget til at standse overtagelsesprøven, såfremt godkendelseskriterierne for overtagelsesprøven ikke er opfyldt, således at alle ressourcer kan anvendes på at rette Mangelen. Ved en sådan standsning betragtes prøven som ikke bestået, og Kunden har ret til at kræve hele prøven gentaget. KAPITEL VII: SAMARBEJDET 15. SAMARBEJDSORGANISATION 15.1 Overblik: Nærværende vilkår i punkt 15, 16 og 17 (Samarbejdet med øvrige leverandører og grænseflader) samt bilag 8 finder anvendelse under Analyse- og afklaringsfasen samt Transitionen. Punkt 15, 16 og 17 samt bilag 8 finder desuden anvendelse på Leverandørens efterfølgende levering af Ydelserne samt videreudviklingsopgaver medmindre Parterne aftaler andet Generelt: Parterne er forpligtet til loyalt at deltage i samarbejdsorganisationen i overensstemmelse med bilag 8, samt at inddrage organisationen i i det omfang, det følger af Kontrakten eller i øvrigt måtte være relevant. Al kommunikation foregår på dansk, medmindre andet aftales Beslutningsdygtighed /-kompetence: Opfyldelsen af forpligtelserne i henhold til Kontrakten kræver, at begge Parter er i stand til at træffe beslutninger med kort varsel. Med mindre en Part konkret har indrømmet en længere frist i henhold til Kontrakten, forventes det således, at en Part med 5 Arbejdsdages varsel er i stand til at kunne træffe de nødvendige beslutninger eller godkende fremlagte dokumenter m.v. med henblik på sikringen af fremdriften i opgaverne. Hver Part bærer ansvaret for, at de i samarbejdet involverede medarbejdere har den fornødne bemyndigelse. Kvalificerede medarbejdere: Det af Parternes personale og eventuelle Underleverandører, der deltager i Kontraktens opfyldelse, skal være kompetente fagfolk med en fyldestgørende og relevant uddannelse, erfaring og viden set i forhold til udfyldelse af deres rolle i forbindelse med Side 20 af 84

21 Kontraktens opfyldelse. Personalet skal i relevant omfang have kendskab til: (i) Kontraktens krav, (ii) de aftalte samarbejdsprocedurer og metoder samt (iii) Systemet og Driftsmiljøet. Af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten skal Parterne i videst muligt omfang undgå udskiftning af nøglemedarbejdere. Såfremt en part undtagelsesvist er nødsaget til at udskifte en nøglemedarbejder, skal den nye nøglemedarbejder have mindst tilsvarende kvalifikationer, og udskiftningen må ikke påføre den anden part omkostninger. Hver Part skal til enhver tid og uden omkostninger for den anden Part sikre den nødvendige vidensoverdragelse og oplæring blandt Partens medarbejdere, således at afhængighed af bestemte medarbejdere mindskes mest muligt Udskiftning: De i underbilag 8.A anførte nøglemedarbejdere må kun udskiftes efter den anden Parts godkendelse, medmindre udskiftning skyldes medarbejderens personlige forhold, f.eks. ophør af ansættelsesforhold, orlov eller lignende omstændigheder. En Part skal efter anmodning fra den anden Part udskifte en nøgleperson, såfremt anmodningen er rimeligt begrundet, f.eks. i samarbejdsvanskeligheder. En ny nøgleperson skal samlet set mindst have samme kvalifikationer som den fratrædende, ligesom den nye medarbejder skal tilføres behørig viden om alle de dele af Kundens organisation og forretningsprocesser, Kontraktens krav, Systemet og øvrige elementer, der har relevans for medarbejderens rolle ved Kontraktens opfyldelse. Ved udskiftning skal en Part for egen regning sørge for, at den nye nøgleperson i god tid opnår den relevante viden. Parterne må ikke reducere antallet af medarbejdere, der er beskæftiget med Transitionen, såfremt dette medfører fare for forsinkelse eller forringelse af Transitionen. Skyldes en forsinkelse eller fare for forsinkelse Mangel på kvalificeret personale, er hver af Parterne forpligtet til efter bedste evne at forøge antallet af medarbejdere, der er beskæftiget med Leverancen. Der påhviler hver af Parterne en tilsvarende forpligtelse i tilfælde af mangelfulde Leverancer eller fare herfor, der skyldes Mangel på kvalificeret personale. Den anden Part skal i sådanne tilfælde ikke betale for, at yderligere medarbejdere sætter sig ind i opgaverne Støtte til Kunden: Kunden kan når som helst inddrage en tredjemand til støtte for Kunden i forbindelse med samarbejdet eller dets ophør. En sådan tredjemand har adgang til samme møder, oplysninger og dokumenter som Kunden selv. Kunden dækker selv sine omkostninger forbundet hermed. Kunden sikrer, at en sådan tredjemand er underlagt tavshedspligt, og Leverandøren kan kræve, at tredjemand underskriver en erklæring, hvoraf fremgår, at den viden og det materiale, vedkommende får adgang til, ikke må anvendes i anden sammenhæng end ved opfyldelsen af Kontrakten. Udpegning af tredjemand: I det omfang Kunden under Kontrakten er berettiget til at udpege tredjemænd til at foretage kontrol af Leverandørens Ydelser eller på anden måde udpege tredjemænd til at repræsentere Kunden over for Leverandøren, må denne tredjemand ikke være konkurrent til Side 21 af 84

22 Leverandøren. Ved udpegning af sådanne tredjemænd skal Kunden identificere tredjemanden over for Leverandøren, idet Leverandøren herefter uden ugrundet ophold skal gøre indsigelser mod den pågældende tredjemand, hvis Leverandøren anser den pågældende som konkurrent. Hvis Leverandørens indsigelse forekommer rimelig eller saglig, skal Kunden herefter udpege en anden tredjemand. 16. KUNDENS MEDVIRKEN Indledning: Vilkårene for Kundens medvirken i dette punkt finder anvendelse på Transitionen og den efterfølgende Application Management. Vilkårene finder desuden anvendelse på videreudviklingsopgaver, medmindre Parterne aftaler andet i Videreudviklingsaftalen. Kundens opgaver: Kunden skal medvirke til Leverandørens opfyldelse af Kontrakten i det omfang, det er angivet i bilag 8 og bilag 1, herunder ved at stille oplysninger, medarbejdere, lokaler og udstyr m.v. til rådighed samt deltage i prøver, hvor Kundens deltagelse er nødvendig. Herudover skal Kunden yde almindelig medvirken, som man med føje kan forvente, og som er forudsat i samarbejdsorganisationen, jf. bilag 8. De tidsmæssige krav til Kundens deltagelse i Transitionen fremgår af tidsplanen i bilag 1. I forbindelse med bestilling af en videreudviklingsopgave, jf. punkt 12, skal Leverandøren estimere Kundens medvirken i forbindelse hermed og tillige angive tidspunkterne for Kundens medvirken i tidplanen for videreudviklingsopgaven Justeringer: Angivelsen i bilag 1 og bilag 8 skal opfattes som estimater for Kundens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både angående omfang og indhold. Såfremt disse justeringer påfører Kunden væsentligt forøgede omkostninger, skal sådanne omkostninger godtgøres af Leverandøren. Det er en forudsætning for Kundens ret til godtgørelse, at Kunden forudgående har givet underretning til Leverandøren herom. Manglende medvirken: Leverandøren skal straks give skriftligt besked til Kunden, såfremt Leverandøren konstaterer, at Kunden eller Kundens øvrige leverandører ikke medvirker som aftalt. Såfremt Leverandøren ikke fremsender skriftligt påkrav, anses Kunden for at medvirke som aftalt. Kundens manglende medvirken fritager i givet fald Leverandøren for ansvar og levering af aftalte ydelser i det omfang, der består en rimelig sammenhæng mellem den manglende medvirken og opfyldelsen af Kontraktens forpligtelser. 17. SAMARBEJDET MED ØVRIGE LEVERANDØRER OG GRÆNSEFLADER 17.1 Samarbejde med øvrige leverandører: Leverandøren skal som led i opfyldelsen af Kontrakten samarbejde med Kundens øvrige leverandører samt øvrige relevante Interessenter, herunder med Kundens eventuelle driftsleverandør, med henblik på reduktion af risiko for Incidents og Problems samt problemer i forbindelse med implementering og idriftsættelse af nye Versioner, videreudvikling eller ændringer foretaget af andre af Side 22 af 84

23 Kundens leverandører samt i forbindelse med integration og grænseflader til andre systemer. Leverandøren skal bidrage til, at identificering og løsning af Incidents og afhjælpning af Problems kan udføres så effektivt som muligt, samt bidrage til gennemførelsen af eventuelle Prøver i forbindelse med andre leverandørers arbejde i Systemet. Leverandøren er med nedennævnte begrænsninger berettiget til at kræve særskilt vederlag for opfyldelsen af disse samarbejdsforpligtelser. Vederlaget opgøres på baggrund af medgået tid og til de i bilag 5 anførte timepriser. Leverandøren skal løbende holde Kunden orienteret om Leverandørens dialog med Kundens øvrige leverandører. Såfremt Leverandørens medgået tid til samarbejde med Kundens øvrige leverandører overstiger [10] arbejdstimer for en given måned, skal Leverandøren uden ugrundet ophold skriftlig anmode om Kundens godkendelse heraf, medmindre andet aftales mellem Parterne. Leverandøren er forpligtet til at stille alle relevante oplysninger og Dokumentation om Ydelserne til rådighed for Kunden og Kundens øvrige leverandører med henblik på at sikre den fornødne integration mellem Ydelserne og ydelser fra Kundens øvrige leverandører. Oplysnings- eller udleveringspligten omfatter ikke Erhvervshemmeligheder Andre leverandørers forhold: Såfremt Leverandøren som følge af én eller flere af Kundens leverandørers, herunder Kundens eventuelle driftsleverandørs, forhold er forhindret eller potentielt bliver forhindret i at levere en Ydelse under Kontrakten, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere både Kunden og de(n) pågældende leverandør(er) skriftligt herom. Giver Leverandøren ikke en sådan skriftlig orientering, kan Leverandøren ikke påberåbe sig de omhandlede forhold hos andre leverandører som årsag til og/eller ansvarsfraskrivelse for Leverandørens manglende eller mangelfulde levering af Ydelserne. Mener Leverandøren i øvrigt, at Leverandørens manglende opfyldelse af Kontrakten skyldes forhold hos en anden af Kundens leverandører, skal Leverandøren sansynliggøre sådanne forhold for at undgå ansvar for den manglende opfyldelse af Kontrakten. Krav til Systemets grænseflader: Alle Systemets eksisterende og nye grænseflader skal være som beskrevet i Kontrakten. Leverandøren skal samarbejde loyalt med Kunden samt Kundens eventuelle driftsleverandør om Integrationer til andre systemer. Leverandøren er berettiget til at kræve særskilt vederlag for opfyldelsen af disse samarbejdsforpligtelser. Vederlaget opgøres på baggrund af medgået tid og til de i bilag 5 anførte timepriser. Leverandøren må ikke ændre Systemets grænseflader uden forudgående skriftlig godkendelse fra Kunden Ændringer i Kundens øvrige systemer eller grænseflader: Kunden skal I god tid og med et varsel på mindst 30 Arbejdsdage skriftligt varsle Leverandøren om eventuelle ændringer eller udskiftninger i de it-systemer, som Systemet udveksler data med, herunder ændrede grænseflader. Ved Side 23 af 84