R a m m e a f t a l e

Transkript

1 R a m m e a f t a l e Kapitel 1 - PARTERNE 1 Imellem undertegnede, Erhvervsstyrelsen Vejlsøvej Silkeborg CVR-nr.: Region Syddanmark Damhaven Vejle CVR-nr.: Region Nordjylland Niels Bohrs vej Aalborg Ø. CVR: Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød CVR-nr.: Region Sjælland Alléen Sorø CVR-nr.:

2 Region Midtjylland Skottenborg 26 Postboks Viborg CVR-nr.: Bornholms Regionskommune Landemærket Rønne CVR-nr.: (i det følgende benævnt de ordregivende myndigheder ) og [Virksomhed + form] (kan være konsortium) [Forretningsadresse] CVR-nr.: xxxxxxxx (i det følgende benævnt NN) er indgået følgende Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats. Side 2 af 13

3 Kapitel 2 - OPGAVEBESKRIVELSE 2 NN skal varetage alle opgaver som beskrevet i bilag 1 (Tilbud) og bilag 2 (Kravspecifikation). Nødvendige præciseringer af opgavens indhold og tilrettelæggelse aftales mellem de ordregivende myndigheder og NN inden for rammerne af denne Rammeaftale og NN s tilbud af xx.xx I det omfang denne Rammeaftale med bilag ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal opgaven udføres fagmæssigt korrekt. NN er til enhver tid forpligtet til at overholde myndighedskrav og gældende lovgivning i forbindelse med løsningen af opgaven, jf. stk. 1. Evalueringsopgaven omfatter social- og regionalfondsprojekter, som får (eller har fået) tilsagn om strukturfondsmidler i samt REM-projekter, som får (eller har fået) tilsagn om regionale udviklingsmidler i Selve evalueringsopgaverne vil strække sig længere end til 2017, idet der kan indgås aftale om evalueringsopgaver frem til Rammeaftalens udløb 4 år efter underskrivning heraf, jf. 17, stk. 1. De enkelte evalueringsopgaver kan således godt have en løbetid, der går ud over Rammeaftaleperioden, forudsat aftale om evalueringsopgavens gennemførelse er indgået inden udløbet af Rammeaftalen. Ved udarbejdelse af evalueringsdesign, midtvejsevaluering og slutevaluering af enkeltprojekter samt læring på tværs af projekter inden for samme indsatsområde i strukturfondsprogrammerne gennemgår og godkender Erhvervsstyrelsen (projekter under den nationale pulje) og det relevante vækstforumsekretariat (alle øvrige projekter) den samlede, endelige, leverede aftalte ydelse for hvert projekt. Ved tværgående temaevalueringer gennemgår og godkender alle de ordregivende myndigheder den samlede leverede aftalte ydelse. Stk. 5. Ferie, frokost, pauser, sygdom og lignende indgår ikke i opgørelsen over det leverede timetal. Kapitel 3 - SAMARBEJDE OG OPGAVENS BEMANDING 3 De ordregivende myndigheders opgaveansvarlige er Hans Henrik Nørgaard, Erhvervsstyrelsen. Daglige kontaktpersoner i de ordregivende myndigheder er: Kirstine Halken (Erhvervsstyrelsen), Niklas Dalsjø (Bornholms Regionskommune), Erling Nielsen Side 3 af 13

4 (Region Nordjylland), Niels Dahl Christensen (Region Midtjylland), Lars Tomlinson (Region Sjælland), Thomas Zelt (Region Hovedstaden), Rune Christoffer Olesen (Region Syddanmark). NN s opgaveansvarlige er [navn]. Daglige kontaktpersoner hos NN er: [navn] og [navn]. [NN s øvrige bemanding på opgaven følger af bilag [x], med tilhørende CV er]. De ordregivende myndigheder skal løbende holdes orienteret om tilrettelæggelse og fremdrift af opgaver efter denne Rammeaftale. De ordregivende myndigheder skal endvidere forelægges udkast til evalueringsrapporter, der udfærdiges på baggrund af Rammeaftalen. Parterne aftaler nærmere om tidsplan og formkrav til denne orientering. NN skal løbende deltage i møder med de ordregivende myndigheder med henblik på statusafrapportering og kvalitetssikring. NN har pligt til straks at underrette de ordregivende myndigheder, såfremt der under arbejdet opstår tvivl om opgavens forudsætninger, formål eller gennemførelse. 4 Opgaveansvarlige for NN varetager også den overordnede projektledelse og koordinering. NN skal af hensyn til kontinuiteten i arbejdet, kvaliteten af opgaveløsningen og med henblik på at undgå en udskydelse af tidspunktet for aflevering af den aftalte ydelse i videst muligt omfang undgå udskiftning af de medarbejdere, der er udpeget til at udføre opgaven. Såfremt NN undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder, skal NN udpege en ny medarbejder med mindst samme faglige kvalifikationer, som den tidligere medarbejder var i besiddelse af. (Dette godtgøres ved forevisning af et fuldstændigt og detaljeret CV for den nye medarbejder). Udskiftningen må ikke påføre de ordregivende myndigheder omkostninger eller forsinkelser. De ordregivende myndigheder skal således eksempelvis ikke betale for, at nye medarbejdere opnår indsigt i opgaven, svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde. De ordregivende myndigheder forbeholder sig ret til at afvise en ny medarbejder, hvis denne eksempelvis ikke skønnes at have samme kvalifikationer som den oprindelige. Stk. 5. Efter sagligt begrundet anmodning fra de ordregivende myndigheder, skal NN udskifte en medarbejder. Side 4 af 13

5 5 NN er forpligtet til at sikre, at de medarbejdere, som er udpeget til at udføre opgaven, holder sig ajour med udviklingen inden for hver deres respektive kompetenceområder. Det påhviler endvidere NN at sikre, at deres medarbejdere følger eventuelle instrukser fra de ordregivende myndigheder for opgavens udførelse. Kapitel 4 - HONORERING 6 NN skal føre timeregnskab for hver enkelt person, der bidrager til løsning af opgaven, efter de ordregivende myndigheders nærmere anvisninger. NN skal føre regnskab pr. projekt for de foretagne evalueringer. For hvert projekt laves en særskilt opgørelse, hvoraf projektets titel og sagsnummer (for strukturfondsprojekter både regionens og Erhvervsstyrelsens sagsnummer) fremgår, og om projektet skal både midtvejs- og slutevalueres eller udelukkende midtvejs- eller slutevalueres. NN registrerer løbende for hvert enkelt projekt, om 1) evaluerings- og læringsdesign for projektet er afleveret og godkendt, 2) midtvejsevaluering er afleveret og godkendt samt 3) slutevaluering er afleveret og godkendt. Honoraret beregnes med en fast pris pr. projekt, jf. bilag 3 (Pris). Prisen for en midtvejsevaluering af henholdsvis et strukturfondsprojekt og et REM-projekt er [indsæt pris fra vindende tilbud] kr. Prisen for en slutevaluering af henholdsvis et strukturfondsprojekt og et REM-projekt er [indsæt pris fra vindende tilbud] kr. Prisen for både en midtvejs- og en slutevaluering af henholdsvis et strukturfondsprojekt og et REM-projekt er [indsæt pris fra vindende tilbud] kr. Beløbene inkluderer alle på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse gældende afgifter m.v. bortset fra moms. 7. Prisen på tværgående temaevalueringer beregnes pr. evaluering på grundlag af de timesatser, der er anført i bilag 3 (Pris), og faktureres til de ordregivende myndigheder efter en nærmere angivet fordelingsnøgle. Ved bestillinger af tværgående temaevalueringer skal NN beskrive, hvorledes opgaven vil blive løst og give et pris- og et tidsestimat for opgaveløsningen. De enkelte medarbejderes forventede tidsforbrug i forbindelse med opgaveløsningen skal fremgå heraf. Såfremt der opstår risiko for, at pris- eller tidsestimatet overskrides, skal NN straks underrette de ordregivende myndigheder skriftligt herom. Underretningen skal indeholde en nærmere redegørelse for årsagen til den forventede overskridelse og et specificeret pris- Side 5 af 13

6 og/eller tidsestimat for den resterende del af arbejdet, såfremt overskridelsen skyldes uforudsete forhold. NN kan ikke kræve større vederlag end det estimerede, medmindre risiko for overskridelse af prisestimatet er meddelt de ordregivende myndigheder skriftligt forud for overskridelsen, og de ordregivende myndigheder skriftligt har godkendt, at NN s vederlag reguleres i overensstemmelse med et specificeret prisestimat for den resterende del af arbejdet med den pågældende opgave, jf. stk Der beregnes ikke særskilt betaling for sekretærbistand, mangfoldiggørelse og andre kontorholdsudgifter eller rejseomkostninger, som NN afholder i forbindelse med Rammeaftalens opfyldelse. Betalingen pr. projekt falder i rater af to (tre, hvis der er midtvejsevaluering af projektet): 1. rate (10 pct.), når projektets evaluerings- og læringsdesign er afleveret og godkendt 2. rate (40 pct.), når midtvejsevaluering er afleveret og godkendt (gælder kun projekter der midtvejsevalueres) 3. rate (50 pct.) (2. rate (90 pct.) for projekter, der udelukkende slutevalueres), når slutevaluering er afleveret og godkendt. Honoraret faktureres hvert kvartal på baggrund af faktisk gennemførte og godkendte evalueringsaktiviteter. Af den fremsendte faktura skal det fremgå, hvilke projekter fakturaen omfatter, og hvilke rater der faktureres for de enkelte projekter. Faktureringen foretages til den eller de ordregivende myndigheder, som projekterne vedrører. For strukturfondsprojekter foretages fakturering til den region, som projektet tilhører. Dog skal evalueringer af strukturfondsprojekter fra den nationale pulje faktureres Erhvervsstyrelsen. Faktura påført kontaktperson i de ordregivende myndigheder Thomas Dissing (Erhvervsstyrelsen), Pia Sonne Jensen (Bornholms Regionskommune), Erling Nielsen (Region Nordjylland), Niels Dahl Christensen (Region Midtjylland), Lars Tomlinson (Region Sjælland), Thomas Zelt (Region Hovedstaden), Martin Broberg (Region Syddanmark) sendes til den enkelte ordregivende myndighed, jf. stk. 2. Fakturering skal ske elektronisk under henvisning til de ordregivende myndigheders EAN-nr.: (Erhvervsstyrelsen), (Region Nordjylland), (Region Sjælland), med personreference 00DOB (Region Syddanmark), Side 6 af 13

7 (Region Hovedstaden), (Region Midtjylland) og (Bornholms Regionskommune). NN opfordres til at anvende fakturablanketten på Virk.dk: mhandel_fakturablanket. Sammen med faktura sendes opgørelse af gennemførte evalueringer, jf. 6, stk. 1 og 7, stk. 1. Såfremt de ordregivende myndigheder godkender regnskabet, betales fakturaen netto kontant inden 30 dage efter fakturaens datering. Hvis de ordregivende myndigheder er uenig med NN om regnskabet og betalingens størrelse, skal de ordregivende myndigheder gøre indsigelse herom inden 8 dage efter modtagelse af fakturaen. Den omstridte del af kravet skal betales uanset indsigelsen. Kapitel 5 ÆNDRING AF RAMMEAFTALEN 9 Ændringer i kontakten skal aftales skriftligt, med gensidig underskrift. Ændring vedhæftes Rammeaftalen som et tillæg. Stk. 5. Stk. 6. Stk. 7. Hver af parterne skal give medkontrahenten skriftlig underretning ved adresseændring, senest 14 dage før ændring sker. Hver af parterne skal straks give medkontrahenten underretning, hvis parten ændrer status som juridisk person eller tages under konkursbehandling eller rekonstruktionsbehandling (åbning af akkordforhandlinger) eller frivillig likvidation. Begge Rammeaftaleparter kan forlange ændringer i den aftalte art, omfang og leveringstidspunkt, når behovet for ændringerne følger direkte af nye lovkrav eller ændringer i offentlig regulering. Sådanne ændringer skal ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. Begge Rammeaftaleparter kan forlange, at ændringer jf. stk. 4, skal medføre ændringer i den aftalte ydelses pris, når ændringerne konkret medfører en fordyrelse eller billiggørelse af leveringen af den aftalte ydelse, jf. 2. Begge Rammeaftaleparter kan forlange ændringer i den aftalte ydelses pris, når nye lovkrav eller ændret offentlig regulering ud over de i stk. 5 nævnte tilfælde bevirker en fordyrelse eller billiggørelse af leveringen af den aftalte ydelse, jf. 2. Ændringer efter stk. 5 og 6 får virkning fra det tidspunkt, hvor de nye lovkrav eller den ændrede offentlige regulering konkret fordyrer eller billiggør leveringen af den aftalte ydelse, jf. 2. Side 7 af 13

8 Kapitel 6 OVERDRAGELSE AF OPGAVEN OG ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER 10 NN kan kun med de ordregivende myndigheders skriftlige godkendelse overdrage sine forpligtigelser i henhold til denne Rammeaftale. NN kan kun med de ordregivende myndigheders skriftlige godkendelse, anvende underleverandører til opfyldelse af kontakten. Anvendelse af underleverandører ændrer ikke NN s ansvar og forpligtigelser i henhold til denne Rammeaftale. NN hæfter således for underleverandørers produkter, tjenesteydelser og vedligeholdelse af denne Rammeaftale på samme måde som for egne forhold. De ordregivende myndigheder har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til denne Rammeaftale til anden offentlig institution, en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. Kapitel 7 OPHAVSRET- OG EJENDOMSRET 11 De ordregivende myndigheder erhverver ophavsret, ejendomsret og enhver anden rettighed til alt, herunder evalueringsrapporter, eventuelle delrapporter, data, bilag og andet eventuelt undersøgelsesmateriale, som NN leverer eller frembringer som led i Rammeaftalens opfyldelse. Dette gælder også datamaterialet, som ligger til grund for analyserne, i det omfang materialet udarbejdes af NN. de ordregivende myndigheders erhvervelse af rettighederne sker løbende i takt med NN s udfærdigelse af materialet. De ordregivende myndigheder har den fulde eneret til at publicere alle evalueringsrapporter eller det arbejdsmateriale, som er grundlag for rapporterne samt resultaterne af undersøgelserne og kan helt eller deltvist anvende evalueringerne og resultaterne i alle sammenhænge, hvor de ordregivende myndigheder finder det relevant. Kapitel 8 REPRÆSENTATION OG HABILITET 12 Hverken NN, NN s medarbejdere eller underleverandører, jf. 10, stk. 2, må overfor tredjemand give udtryk for at handle på de ordregivende myndigheders vegne, medmindre dette er skriftligt aftalt med de ordregivende myndigheder. Side 8 af 13

9 Bliver NN, medarbejdere hos NN eller underleverandører, jf. 10, stk. 2, inhabile i forhold til udførelsen af rammeaftalen, jf. 2, skal de ordregivende myndigheder straks underrettes herom. Ved inhabilitet forstås det forhold, at der foreligger en situation, hvor der kan rejses tvivl om NN s, medarbejdernes eller underleverandørens upartiskhed eller uafhængighed, fx hvis vedkommende har en personlig eller økonomisk interesse i resultatet af Rammeaftalens udførelse. Kapitel 9 TAVSHEDSPLIGT OG FORTROLIGHED 13 NN, NN s medarbejdere og underleverandører, jf. 10, stk. 2, pålægges ubetinget tavshedspligt med hensyn til konsulentopgavens forløb, resultatet af arbejdet og dele heraf både under selve opgaveforløbet og efter opgavens afslutning. De ordregivende myndigheder kan forlange, at hver enkelt medarbejder og underleverandørers medarbejdere skal underskrive tavshedspligtserklæringer. Stk. 5. Herudover pålægges NN, NN s medarbejdere og underleverandører, jf. 10, stk. 2, ubetinget tavshedspligt med hensyn til andre oplysninger vedrørende de ordregivende myndigheder eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med denne aftale. Tilsvarende gælder for materiale, der er modtaget fra de ordregivende myndigheder med henblik på opgavens udførelse. NN må ikke uden de ordregivende myndigheders forudgående samtykke bruge de ordregivende myndigheder som reference. NN må endvidere ikke uden de ordregivende myndigheders forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne aftale eller offentliggøre noget om Rammeaftalens indhold. NN, NN s medarbejdere og underleverandører, jf. 10, stk. 2, er undergivet tavshedspligt efter straffelovens 152 a og c, jf Principperne om fortrolighed i forvaltningslovens 27 finder tilsvarende anvendelse for denne Rammeaftale. Kapitel 10 PERSONDATALOVEN 14 Hvis der etableres registre, databaser og lignede eller i øvrigt udveksles oplysninger med de ordregivende myndigheder, der indeholder personhenførbare oplysninger i persondatalovens forstand, skal NN indhente samtykke hertil fra de ordregivende myndigheder. Såfremt samtykke meddeles, vil NN modtage en instruks fra de ordregivende myndigheder, som indeholder Side 9 af 13

10 nærmere bestemmelser om, hvorledes oplysningerne skal håndteres. NN skal under alle omstændigheder træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personhenførbare oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til en hver tid gældende lovgivning, jf. Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 (som senest ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001) om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. Kapitel 11 KONTROL 15 De ordregivende myndigheder kan føre kontrol med NN s opfyldelse af Rammeaftalen. De ordregivende myndigheder og NN fastsætter i forening de nærmere vilkår herfor. Kontrol fra de ordregivende myndigheder fritager ikke NN fra selv at føre kontrol og sørge for rigtig opfyldelse af Rammeaftalen. 16 NN skal sikre, at ansatte hos NN og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Rammeaftalen, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. NN skal ligeledes sikre, at NN s ansatte og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. De ordregivende myndigheder kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til NN s forpligtelse i relation hertil. De ordregivende myndigheder kan kræve, at NN efter skriftligt påkrav herom inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom lønog timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Hvis NN ikke overholder ovenstående, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan De ordregivende myndigheder tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav. Side 10 af 13

11 Kapitel 12 IKRAFTTRÆDELSE, OPSIGELSE OG OPHØR 17 Denne Rammeaftale træder i kraft på tidspunktet for begge parters underskrift af Rammeaftalen og har en varighed af 4 år. Rammeaftalen er uopsigelig fra NN s side. De ordregivende myndigheder kan opsige Rammeaftalen med et skriftligt varsel på 3 måneder. De ordregivende myndigheder kan endvidere opsige Rammeaftalen uden varsel i tilfælde af udskrivelse af folketingsvalg eller ved gennemførelse af ressortomlægning i den offentlige administration af betydning for opgaven. Ved de ordregivende myndigheders opsigelse af Rammeaftalen påhviler det hver af parterne at erlægge hver deres ydelse indtil opsigelsestidspunktet. De ordregivende myndigheder betaler NN for det udførte og af de ordregivende myndigheder godkendte arbejde frem til Rammeaftalens opsigelse. Kapitel 13 MISLIGHOLDELSE, ERSTATNING, BOD OG KONKURS 18 Misligholder en part Rammeaftalen, tillægges den anden part misligholdelsesbeføjelser efter dansk rets almindelige regler. Den ikke-misligholdende part kan eksempelvis forlange at få et forholdsmæssigt afslag, at få den aftalte ydelse leveret, at hæve aftalen og kræve erstatning for det som følge af misligholdelsen lidte tab, eller at blive stillet, som om aftalen ikke var indgået. Ansvarsgrundlaget og erstatningens beregning overfor de ordregivende myndigheder følger af dansk rets kontraktretlige grundsætninger og almindelige regler om rådgiveransvar samt erstatningsansvar i kontrakt, jf. dog stk. 4. Ved en parts misligholdelse forstås, at den pågældende part ikke har leveret den aftalte ydelse til den aftalte tid på den aftalte måde. Parterne tager forbehold for force majeure efter principperne i købeloven. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeuresituationen varer. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure-situationen er den påberåbende part bekendt. Side 11 af 13

12 19 I tilfælde af, at aflevering forsinkes med mere end 10 kalenderdage i forhold til den aftalte afleveringsdato, jf. 2, skal NN betale bod på 5 pct. af det samlede honorar, jf. 6, stk. 1, og 7, stk. 1. Herefter svares for hver kalenderdags forsinkelse udover de 10 kalenderdage en dagbod på 0,5 pct. af det samlede honorar. Denne bestemmelse minimerer ikke de ordregivende myndigheders ret til erstatning jf. 18, stk Ved indgivelse af begæring om en Rammeaftaleparts konkurs kan den anden part straks hæve aftalen, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor. Hvis boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist af 7 arbejdsdage give meddelelse herom, hvorvidt det vil indtræde. Reglen i stk. 1 gælder tillige ved rekonstruktionsbehandling, eller hvis partens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at parten antages at være ude af stand til at opfylde Rammeaftalen. Kapitel 14 LOVVALG OG VÆRNETING 21 Denne Rammeaftale er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med aftalen, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelserne afgjort ved Københavns Byret som første instans. Kapitel 15 DATO OG UNDERSKRIFT 22 Denne Rammeaftale, som parterne er enige om at behandle som et fortroligt forhold mellem parterne, er underskrevet i to enslydende eksemplarer, der har samme gyldighed, og hvoraf hver part har modtaget et eksemplar. [By] den, xx.xx.2015 For de ordregivende myndigheder: [By] den, xx.xx.2015 For NN: [Digital underskrift kan også anvendes] Side 12 af 13

13 Bilag: Bilag 1: NN s tilbud af xx.yy.zz Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Pris Side 13 af 13