- principper og retningslinjer mv. for udbygning af Kolding Sygehus til akutsygehus

Transkript

1 Styringsmanual - principper og retningslinjer mv. for udbygning af Kolding Sygehus til akutsygehus Projektorganisationen for Sygehusbyggeri Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Sommeren Styringsmanual Kolding_1 1

2 Indholdsfortegnelse Indledning...4 Formålet med udarbejdelse af en særlig styringsmanual... 4 Styringsmanualen tilblivelse, godkendelse, revision og dokumentation Baggrunden for det kommende byggeprojekt ved Kolding Sygehus regeringens udmeldinger, regionsrådets beslutninger og centralt udmeldte krav til det videre arbejde Regionsrådets akutplan og psykiatriplan Fremtidens sygehusstruktur Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Erik Juhl Udvalget Vision og målsætninger for byggeriet ved Kolding Sygehus Udbygning af Kolding Sygehus organisering, milepæle og strategiske beslutninger Organisation og ansvar Delegation af beslutningskompetence Krav til projektstyring i forbindelse med kvalitetsfondsprojekter Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet ved Kolding Sygehus herunder milepæle for strategiske beslutninger Den overordnede organisering af projektet ved Kolding Sygehus Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Styregruppen for udbygningen af Kolding Sygehus/Direktionen for Sygehus Lillebælt Bygherrerådgiver Totalrådgiver Overordnet tidsplan for realisering af byggeprojektet ved Kolding Sygehus Økonomistyring Den foreliggende styringsopgave Den organisatoriske tilrettelæggelse af økonomistyringen af udbygningen af Kolding Sygehus Etablering af controlling-enheder i Sundhedsdirektørens stab og i Projektafdelingen ved Kolding Sygehus Inddragelse af den eksterne revision i forbindelse med projektopfølgning og regnskabsaflæggelse Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Økonomisystemet og andre interne styringssystemer Udformning af kontoplan herunder krav fra centrale myndigheder Tilrettelæggelse af bilagskontrol/ bilagsopbevaring/ bogføring/ revision etablering af byggeadministrationssystem Systemunderstøttelse og systemadgang til Økonomisystemet og projektmodul Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser Udarbejdelse af likviditetsbudget Afstemning/interne kontroller Meddelelse af budgetter til delprojektansvarlige Udarbejdelse af anlægsregnskaber registrering i anlægskartotek Håndtering af kreditorer/debitorer Forsikringsdækning af rådgivnings- og byggearbejder Revision/Uvildig Controlling Styringsmanual Kolding_1 2

3 4.0 Risikohåndtering Risikostyringsmål Risikostyringsmetodik Organisering af risikostyringen / risikorapportering Status vedr. risikohåndtering i forbindelse med udbygningen af Kolding Sygehus Den videre proces Rapportering Rapporteringsindhold, målgrupper og rapporteringsansvar Styringsmodel som anvendes ved budgetopfølgningen Andre rapporteksempler Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Dokumentation, arkivering mv Region Syddanmarks registreringspligt Særlige dokumentationskrav i forbindelse med om- og tilbygningen ved Kolding Sygehus Bilag 1 Oversigt over elementer til ansøgning om endeligt tilsagn Bilag 2 Regler for byggeri i Region Syddanmark Bilag 3 Kolding Kommunes Kommuneplan og lokalplanafsnit vedr. Kolding Sygehus Bilag 5 Udkast til kontoplan for udbygning af Kolding Sygehus Bilag 6 Bilagsgang fakturahåndtering i byggefasen Bilag 7 Budgettering og styring af administrative udgifter og rådgiverydelser Bilag 8 Rapportering om om- og tilbygningen ved Kolding Sygehus i forbindelse med økonomi- og aktivitetsrapportering til forretningsudvalg/regionsråd Bilag 9 Oversigt over risikoelementer i forbindelse med udbygning af Kolding Sygehus Styringsmanual Kolding_1 3

4 Indledning Formålet med udarbejdelse af en særlig styringsmanual Formålet med denne styringsmanual er at skabe det administrative grundlag for gennemførelsen af Region Syddanmarks kommende meget store byggeprojekter, som udspringer af den vedtagne gennemførelsesplan Fremtidens Sygehus fra plan til virkelighed, som vedtaget af Regionsrådet i sommeren og efteråret Regionsrådet vedtog allerede i februar 2007 Regler for byggeri i Region Syddanmark, som sammen med Regionens Byggehåndbog udgør Region Syddanmarks byggestyringsregler. Byggestyringsreglerne er gældende for alle byggerier i Region Syddanmark, hvortil der skal søges om særskilt anlægsbevilling. I de kommende store projekter, som forudsættes medfinansieret af den statslige Kvalitetsfond, vil Regionens byggestyringsregler blive erstattet/suppleret med en særskilt styringsmanual for det enkelte projekt. I Region Syddanmark udarbejdes en styringsmanual for følgende projekter: Nyt OUH Udbygning af Kolding Sygehus Udbygning af Aabenraa Sygehus Styringsmanualen skal specifikt redegøre for, hvorledes projekterne tænkes gennemført, herunder 1. Hvornår og hvordan den politiske inddragelse vil ske i forhold til projektets fremdrift i form af redegørelser/beslutninger i strategisk afgørende faser under projektets forløb 2. Hvordan projektorganisationen om det enkelte projekt vil blive tilrettelagt og udviklet i løbet af gennemførelsesperioden 3. Hvordan der opbygges en systematisk risikostyring om væsentlige dele af projektet 4. Hvordan rapporteringen om det enkelte projekt tilrettelægges, herunder hvordan der sikres en projektcontrolling, som er uafhængig af den etablerede projektorganisation Opbygningen af styringsmanualen om ovenstående 4 punkter sker i overensstemmelse med de anbefalinger som udspringer af en redegørelse, som er udarbejdet i regi af Danske Regioner, og som bygger på en gennemgang af regionernes eksisterende byggestyringssystemer og med inddragelse af erfaringer fra gennemførelsen både nationalt og internationalt - af store anlægsprojekter over de senere år. Det skal nævnes, at styringsmanualen vil blive suppleret af mere specifikke retningslinjer og beskrivelser både med hensyn til projektets organisering, risikostyring og økonomistyring. Denne styringsmanual vil henvise til, hvor det supplerende materiale kan findes. Styringsmanualen tilblivelse, godkendelse, revision og dokumentation Som nævnt vil der blive udarbejdet en særlig styringsmanual for hver af de store anlægsprojekter, som alle forudsættes medfinansieret fra statslig side med Kvalitetsfondsmidler. Styringsmanualerne Styringsmanual Kolding_1 4

5 vil blive udarbejdet ud fra det samme paradigma tilsvarende nærværende styringsmanual for udbygningen af Kolding Sygehus. Idet de store projekter alle befinder sig i en tidlig projektfase, kan der forventes et behov for en løbende tilpasning af styringsmanualerne i takt med erkendelsen af nye styringsbehov. Disse tilpasninger forventes at give sig udslag i revisioner af styringsmanualen. Godkendelse heraf vil blive forelagt for Regionsrådet i forbindelse med den tilbagevendende rapportering fra projektet. Den foreliggende version 1.0 af styringsmanualen er godkendt på Regionsrådets møde den Økonomidirektøren bemyndiges til at godkende nødvendige korrektioner og præciseringer af denne styringsmanual. Regionsrådet og Ekspertpanelet/Sundhedsministeriet orienteres i det omfang det skønnes påkrævet Styringsmanualen vil efter godkendelse være tilgængelig på Region Syddanmarks intranet under økonomiområdet parallelt med de gældende Regler for Byggeri i Region Syddanmark Styringsmanual Kolding_1 5

6 1.0 Baggrunden for det kommende byggeprojekt ved Kolding Sygehus regeringens udmeldinger, regionsrådets beslutninger og centralt udmeldte krav til det videre arbejde Projektet til etablering af Kolding Sygehus har sit afsæt i. Sundhedsstyrelsens udmeldinger i december 2006 og foråret 2007 om grundlaget for tilrettelæggelse af den fremtidige akutmodtagelse på landets sygehus forliget i Regionsrådet for Region Syddanmark af november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark og den efterfølgende konkretisering i form af akutplan med tilhørende gennemførelsesplan for det somatiske område, samt psykiatriplan med tilhørende implementeringsplan for fremtidens psykiatri. 1.1 Regionsrådets akutplan og psykiatriplan Med regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område foreligger en plan for det præhospitale område og en plan for den kommende sygehusstruktur. Tilsvarende foreligger inden for det psykiatriske område en psykiatriplan betegnet Fremtiden psykiatri. Visionen for den nye sygehusstruktur er at sikre højst mulig kvalitet i modtagelse, udredning og behandling af akutte patienter. 1.2 Fremtidens sygehusstruktur Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Erik Juhl Udvalget Med indgåelse af økonomiaftalen for 2008 udtrykte regeringen og Danske Regioner enighed om, at fremtidens sygehusstruktur skal sikre et sundhedsvæsen, der er drevet af professionalisme, leverer høj kvalitet samt sikrer sammenhæng og tilgængelighed for patienterne. For at understøtte målsætningerne for fremtidens sygehusstruktur var der enighed om, at der skal realiseres betydelige investeringer over en længere årrække. For at sikre et grundigt beslutningsgrundlag i processen vedrørende regionernes ændringer i af strukturen i sygehussektoren nedsatte de to parter et ekspertpanel, der frem til ultimo 2008 gennemførte en screening af de fem regioners større strukturelle anlægsprojekter. Ekspertpanelet afgav derefter indstilling til regeringen om, hvorvidt disse anlægsprojekter lever op til principperne (defineret i økonomiaftalen for 2008) for moderne sygehusstruktur og en sammenhængende sygehusstruktur. I ekspertudvalgets betænkning fra september 2008 og senere i Regeringens udmelding af januar 2009 fremgik, at regionsrådets planer om udbygning af Kolding Sygehus til akutsygehus kunne anbefales. Samtidig fastlagde regeringen på baggrund af ekspertpanelets anbefalinger, at den samlede økonomiske ramme for dette byggeri fastlægges til 900 mio. kr. I regeringsudmeldingen blev samtidig udmeldt en række betingelser, som forudsættes opfyldt i forbindelse med ansøgning fra regionsrådet om endeligt tilsagn: Styringsmanual Kolding_1 6

7 At der foreligger en detaljeret projektbeskrivelse som kan realiseres indenfor de fastlagte udmeldte investeringsrammer At der foreligger detaljerede planer for udviklingen af den præhospitale indsats i takt med samlingen af sygehusets opgaver At der realiseres driftsmæssige besparelser i de berørte sygehusenheder, som ligger udover de almindelige løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsnet Ved regeringens udmelding blev samtidig fastlagt, at finansieringen af de sker med 60% fra den statslige kvalitetsfond, mens regionerne skal egenfinansiere de resterende 40%. I en opfølgningsskrivelse til regeringens udmelding af 26. januar 2009 har ekspertudvalget i en skrivelse af 17. april 2009 fastlagt yderligere krav til det materiale som forudsættes indsendt ved ansøgning om det endelige tilsagn. Disse krav fremgår af vedlagte bilag 1: Oversigt over elementer til ansøgning om endeligt tilsagn I forbindelse med økonomiaftalen for 2010 aftalt mellem regionerne og regeringen i juni måned 2009 blev fastlagt, at der for 2010 hensættes 1,0 mia. kr. som en opsparingsordning til den forudsatte regionale egenfinansiering af projekter med statslig medfinansiering fra kvalitetsfonden. Fra Danske Regioner udlægges denne aftale således, at der fremover forventes hensat et tilsvarende årligt opsparingsbeløb, som tildeles de enkelte regioner i henhold til bloktilskudsfordelingsnøglen (således at Region Syddanmarks andel udgør 21,59 %). 1.3 Vision og målsætninger for byggeriet ved Kolding Sygehus. På baggrund af ekspertpanelets anbefalinger til regeringen i november 2008 besluttede regionsrådet på sit møde i december 2008 at igangsætte et generalplanarbejde for sygehusene i i de tre jyske sygehusområder Sygehus, Sønderjylland, Sygehus Lillebælt og Sygehus Sydvestjylland. Disse generalplaner har haft til opgave at skitsere en række alternative udbygningsmuligheder på sygehusene under de forudsætninger som ekspertpanelet har lagt til grund for sine anbefalinger, dels med hensyn til økonomi, og dels med hensyn til forventninger til den fremtidige aktivitet. For Kolding Sygehus er herved udarbejdet en generalplan som er godkendt af regionsrådet den 28. september Sygehusledelsen har i denne Generalplan formuleret nedenstående udgangspunkt: Udbygningen og udviklingen af Kolding Sygehus skal ses i sammenhæng med de muligheder og potentialer, der ligger i, at et sammenhængende Sygehus Lillebælt i fremtiden skal bygges op om sygehuslokaliteterne i Vejle og Kolding, samt et regionalt tværfagligt Rygcenter i Middelfart. Det betyder, også at de nuværende aktiviteter i hhv. Give og Fredericia skal flytte til de blivende lokaliteter i Vejle og Kolding. Akutaktiviteterne skal have omdrejningspunkt i Kolding med specialefunktioner placeret i Vejle. Sygehus Lillebælt står således i de kommende år med en række ændringer i arbejdsdelingen mellem lokaliteterne samt en fusionsproces, der vil strække sig frem mod de nye rammer i Kolding er realiseret. Denne opgave (missionen) har Sygehus Lillebælt kort formuleret som: Sygehus Lillebælt - sammen om sundhed Styringsmanual Kolding_1 7

8 Sygehus Lillebælt har primo 2009 vedtaget et sæt fremtidige værdier, en vision og en række veje til at nå visionen. Sygehus Lillebælt - en rejse værd Det betyder bl. a. at Sygehus Lillebælt vil Sætte standarden i patientforløb Dække bredden og dyrke dybden Levere løsninger til tiden Tiltrække de bedste medarbejdere Sygehus Lillebælt har udpeget 5 strategiske veje hen mod realiseringen af visionen Resultater Ekspertise Dynamik Nærvær Dialog Generalplanen indeholder en beskrivelse af tre forslag til udbygning af sygehuset, dog således at der i planen peges på et forslag benævnt overbygningsmodellen som anbefales som skitse for den fremtidige udbygning. En udarbejdet skitse for denne udbygningsmodel er vist nedenstående: Styringsmanual Kolding_1 8

9 Styringsmanual Kolding_1 9

10 2. 0 Udbygning af Kolding Sygehus organisering, milepæle og strategiske beslutninger 2.1 Organisation og ansvar Fra både Regionsrådet og regeringens side er udtrykt at byggeriet af de kommende store sygehuse og herunder byggeriet ved Kolding Sygehus af styringsmæssige årsager vil blive fulgt på meget nært hold. Dette skal naturligvis ses i lyset af de udfordringer, der er knyttet til styringen af store anlægsprojekter. Det kan indledningsvis fastslås, at regionsrådet i henhold til Regionsloven har tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af anlægsprojekter i eget regi, ligesom Region Syddanmark er underlagt tilsyn fra Statsforvaltningen Syddanmark i henhold til Regionslovens 30. I praksis sker regionens tilsyn via forretningsudvalget og vil bl.a. omfatte tilsikring af følgende: At byggeorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende måde At organisering og ansvarsfordeling tilsikrer en effektiv og troværdig byggestyring At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. At risikopolitikken er defineret, og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret At procedurer for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende Delegation af beslutningskompetence Af Regler for byggeri i Region Syddanmark fremgår en beskrivelse af den beslutningsproces, der som udgangspunkt skal følges i anlægssager i regionen. Regulativet finder anvendelse på alle projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvor der i henhold til bevillingsreglerne skal søges særskilt anlægsbevilling. Formålet med byggeregulativet er at skabe klare og ensartede retningslinjer for den administrative og politiske behandling af alle regionens bygge- og anlægssager. Det kommende byggeri ved Kolding Sygehus forudsættes at ske indenfor de rammer som byggeregulativet fastlægger, således at Regionsrådet er bygherre for projektet og Sygehus Lillebælt varetager bygherrefunktionen. Bygherrefunktionen omfatter som beskrevet i Regler for byggeri i Region Syddanmark ansvaret for planlægning, projektering, valg af rådgivere og entreprenører, udførelse af det planlagte byggeri og indhentning af de i regulativet foreskrevne godkendelser og bevillinger Styringsmanual Kolding_1 10

11 I nedenstående afsnit 2.2 er i detaljer beskrevet hvordan projekter på Kolding Sygehus er organiseret Krav til projektstyring i forbindelse med kvalitetsfondsprojekter I forbindelse med gennemførelsen af byggeprojekter med finansiering fra den statslige Kvalitetsfond har Ekspertudvalget/Finans- og Sundhedsministeriet ligeledes tilkendegivet at der vil blive stillet krav til projektstyringen både i forbindelse med endeligt tilsagn om igangsætning af byggeriet og i den løbende opfølgning af byggesagerne. De pt. kendte krav fremgår af bilag 1. Det forudsættes at de centrale myndigheders krav vil være opfyldt med den foreliggende styringsmanual Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet ved Kolding Sygehus herunder milepæle for strategiske beslutninger Afvejningen af, hvilke af byggeprojektets emner/forhold Regionsrådet skal godkende i forbindelse med større anlægsprojekter handler om på den ene side at Regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig styring af igangsatte anlægsprojekter mod på den anden side, at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål som lader sig delegere til administrativ afgørelse enten fordi forholdet principielt er uden politisk betydning, eller fordi der forholdsvis entydigt kan opstilles kriterier for den administrative afgørelse. Erfaringerne viser, at et afgørende succeskriterium for organisering af større byggeprojekter er, at der ikke opstår beslutningsmæssige flaskehalse, det vil sige at man skal - sikre en kompetent og entydig byggeorganisation - undgå kortsigtede beslutningstomrum, som vil påvirke fremdriften og økonomien i projektet negativt - sikre at det politiske niveau involveres i tide og ikke i utide I den sammenhæng er det relevant at særlige kritiske beslutninger identificeres, således at Regionsrådet kan forholde sig til, hvilke beslutninger man skal involveres i, herunder hvilke krav der skal indgå i beslutningsgrundlaget. I forbindelse med udbygning af Kolding Sygehus har Regionsrådet forud for stillingtagen til denne styringsmanual været inddraget i forbindelse med godkendelsen af den foreliggende generalplan for Kolding Sygehus, som blev forelagt ved Regionsrådets møde den 28. september Denne generalplan beskriver et forslag til udbygningsløsning for Kolding Sygehus, som en del af det materiale, som vil blive forelagt regeringens ekspertudvalg med henblik på at opnå endeligt tilsagn. Sideløbende hermed pågår en totalrådgiverkonkurrence med henblik på at udvælge totalrådgiver til planlægning, projektering og styring af realiseringen af generalplanens fase 2-5, jvf tidsplanen i afsnit 2.3 at få konkurrencedeltagernes bud på alternative udbygningsløsninger end det der fremgår af generalplanen Styringsmanual Kolding_1 11

12 Som konkrete beslutningspunkter for udbygningen af Kolding Sygehus, hvor regionsrådet har været/vil blive inddraget kan foreløbigt opstilles følgende punkter - 1. Ved fastlæggelse af de foreløbige rammer for byggeprojektet i form af Generalplanen for Kolding Sygehus og den samtidige godkendelse af bygeprogrammet for fase 1, som består af et Mor-Barn-Center dette skete som nævnt den 25. september Ved regionsrådets beslutning om afholdelse af totalrådgiverkonkurrence som grundlag for udvælgelse af rådgiver til projektet på mødet den 1. marts Ved godkendelse/forelæggelse af ansøgning til Ekspertpanelet. Den fremlagte dagsorden forventes at indeholde Det foreløbige byggeprogram med en overordnet projektbeskrivelse, som redegør for - dimensionering og økonomi, - den valgte strategi for sikring af fleksibilitet i byggeriet - forhold om patientsikkerhed og patientforhold Den foreliggende endelige styringsmanual Øvrige særlige forhold som skal indgå i ansøgningsmateriale - redegørelse for forventede effektiviseringsgevinster i forbindelse med ny teknologi og logistik - redegørelse for den præhospitale indsats Ved forelæggelse af resultatet af projektkonkurrence for udbygningen af Kolding Sygehus, hvorved der skal kåres en vinder af projektkonkurrencen og samtidig udpeges en totalrådgiver, som skal forestå projekteringen af generalplanens etape 2 og 3 5. Når endeligt tilsagn fra Ekspertudvalget foreligger, hvor der orienteres om de endelige betingelser for det meddelte tilsagn mv. 6. Ved forelæggelse/godkendelse af endeligt projektforslag med forslag til etapeopdeling samt godkendelse af anlægsbevilling for det samlede projekt 7. Efterfølgende i projektets byggefase - i henhold til de terminer, som er angives i de efterfølgende afsnit i denne styringsmanual Herudover kan rapportering være nødvendig, hvis der opstår særlige situationer, som kræver en politisk afklaring herunder situationer, der nødvendiggør væsentlige afvigelser i forhold til tidligere trufne beslutninger i regionsrådet. Forretningsudvalget/Regionsrådet vil herudover med virkning fra 1. december 2010 få forelagt en kort statusrapportering vedr. igangværende kvalitetsfondsprojekter i forbindelse med den ordinære økonomi- og aktivitetsrapportering. 2.2 Den overordnede organisering af projektet ved Kolding Sygehus Nedenstående figur viser den overordnede organisering af projektet om udbygning af Kolding Sygehus. Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt (PSL) er her det primære omdrejningspunkt for den operative/udførende funktion, som forestår opgaven med at få projektet gennemført ud fra de retningslinjer som udstikkes af Regionsrådet / Forretningsudvalget og Direktionen / Koncernledelsen for Region Syddanmark og Direktionen for Sygehus Lillebælt Styringsmanual Kolding_1 12

13 Beskrivelsen af ansvarsfordelingen mellem det politiske og administrative niveau fremgår af kompetencebeskrivelsen i de fastlagte Regler for byggeri i Region Syddanmark, således at regionsrådet godkender projekternes materielle indhold i form af byggeprogrammer og tidsplaner mv. samt de bevillinger der knytter sig hertil. Som beskrevet ovenstående er Sygehus Lillebælt bygherre for gennemførelsen af udbygningen af Kolding Sygehus og således direkte ansvarlig overfor Sundhedsdirektionen i Region Syddanmark for projektets gennemførelse. Der er etableret en styregruppe vedr. udbygningen af Kolding Sygehus som er rådgivende overfor direktionen på Sygehus Lillebælt, og således forudsættes at fungere i hele projektets løbetid. Politisk og administrativ organisationsplan for udbygningen af Kolding Sygehus Regionsrådet/ Forretningsudvalg Koncernledelse/ Direktion/ Sundhedsdirektør Styregruppe vedr. udbygning af Kolding Sygehus Sygehus Lillebælt Direktionen Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt (PSL) som er operationel ansvarlig for gennemførelsen af byggeprojektet for udbygningen af Kolding Sygehus - understøttes af et rådgiverteam, bestående af Bygningsafdelingen (BYG) i Region Syddanmark (bygherrerådgiver), eksterne rådgivere, som tilknyttes ad hoc i forbindelse med særlige opgaver og en totalrådgiver, som forventes antaget på baggrund af en projektkonkurrence medio Disse enheder udgør til sammen projektledelsesgruppen for gennemførelsen af udbygningen af Kolding Sygehus Den konkrete projektgennemførelse vil blive ledet af en projektledelsesgruppe bestående af repræsentanter fra Projektafdelingen og bygherrerådgiver med tilknyttede eksterne rådgivere / totalrådgiver afhængig af hvilken fase projektet befinder sig i (for fase 1 udgøres totalrådgiverteamet af Rambøll og C. F. Møller, mens rådgiverteamet til fase 2-3 skal vælges i forbindelse med den forestående totalrådgiverkonkurrence) Styringsmanual Kolding_1 13

14 Projektledelsesgruppen ved udbygningen af Kolding Sygehus Bygherrerådgiver (Bygningsafdelingen) Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Øvrige rådgivere Totalrådgiver (valgt efter udbud) Den samlede projektorganisering ved udbygningen af Kolding Sygehus i henholdsvis Planlægnings- og projekteringsfasen og Udførelsesfasen forventes herefter at se ud som vist i nedenstående organisationsdiagrammer. Cirkelmarkeringen angiver, at projektledelsesgruppen udgøres af ledelserne for hhv. bygherren og de tilknyttede rådgivere. Projektledelsesgruppen vil i både planlægnings- og projekteringsfasen og udførelsesfasen blive styret af Projektafdelingen på Kolding Sygehus Projektorganiseringen i planlægnings- og projekteringsafsen vil i meget stor udstrækning bygge på samarbejdet mellem projektledelsesgruppen og de viste samarbejdsparter. Den vigtigste samarbejdspartner er de kliniske- og ikke-kliniske afdelinger på Sygehus Lillebælt, Projektorganisering i planlægningsfasen Samarbejdsparter Bruger- og projektgrupper Projektledelsesgruppen Kliniske afdelinger på Sygehus Lillebælt Ikke-kliniske afd. på Sygehus Lillebælt Kolding Kommune Kommune Forsyningsvirksomhe der Andre eksterne samarbejdsparter Projekt vedr Projekt vedr delprojekt delprojekt Brugergruppe vedr. Brugergruppe vedr. Brugergruppe vedr. Brugergruppe vedr. Projektafdelingen på Kolding Sygehus Bygherrerådgiver Interne rådgivere Totalrådgiver Styringsmanual Kolding_1 14

15 idet den eksisterende organisation i meget stor udstrækning leverer faglig og organisatorisk know how den eksisterende driftsorganisation skal yderligere overtage driften af det kommende sygehus, hvorfor der er etableret en række samarbejdsfora i form af projekt- og brugergrupper. Samarbejdet med øvrige parter er tilsvarende organiseret i diverse projektgrupper I udførelsesfasen vil totalrådgiveren have et selvstændigt ledelsesansvar overfor de byggeetaper der sættes i gang, ligesom de interne rådgivere vil få et ledelsesansvar overfor de leverancer som disse rådgivere vil få til ansvar at styre der henvises til nedenstående afsnit Projektorganisering i udførelsesfasen Bygherrerådgiver (Bygningsafdelingen) Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Øvrige rådgivere Totalrådgiver Projektledelsesgruppen Leverandører af medicoteknisk Leverandører udstyr af medicoteknisk og andre Leverandører udstyr af bygherreleverancer medicoteknisk og andre udstyr bygherreleverancer og andre bygherreleverancer Delprojekt 1 Entreprenør Entreprenør Entreprenør Delprojekt 2 Byggeprojekt x Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Organisatorisk er Projektafdelingen placeret som en stabsafdeling under Sygehus Lillebælts direktion. Projektafdelingen er fysisk placeret på Kolding Sygehus. Projektafdelingen, som er bygherrens udførende og ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet ledes af projektchef Edith Høybye. Projektperioden forventes at strække sig over en ca. 10-årig periode. I foråret 2010 er der ansat 6 medarbejdere i projektafdelingen. Afdelingen håndterer alle byggesager i Sygehus Lillebælts regi. Der vil blive udarbejdet funktionsbeskrivelser for projektafdelingens medarbejdere i takt med at organisationen udbygges til at håndtere projektets fase 2 og 3, som vil udgøre mere end 2/3 af den samlede udbygning af Kolding Sygehus. Den samlede udbygning af projektafdelingen forventes at være på plads i løbet af efteråret Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt forudsættes at tilkøbe intern rådgivning i andre afdelinger af Region Syddanmark. Dette forudsættes således at ske efter særskilt aftale med Styringsmanual Kolding_1 15

16 Medicoteknisk afdeling De kliniske/ikke-kliniske afdelinger på Sygehus Lillebælt Styregruppen for udbygningen af Kolding Sygehus/Direktionen for Sygehus Lillebælt Styregruppen for Kolding Sygehus er efter samråd mellem Sundhedsdirektøren og direktionen for Sygehus Lillebælt etableret som en permanent rådgivende gruppe, som rådgiver direktionen for Sygehus Lillebælt i forbindelse med udbygningen af Kolding Sygehus(det etablerede kvalitetsfondsprojekt). Af den viste organisationsplan fremgår, at bygherreansvaret for gennemførelsen af projektet alene er tillagt direktionen for Sygehus Lillebælt som også formelt er bevillingsmodtager for de anlægsbevillinger regionsrådet afgiver på baggrund af de materielle forudsætninger, der vil fremgå af byggeprogrammer (incl. tidsplaner). I praksis vil styregruppen og projektafdelingen imidlertid optræde som udøver af bevillingsretten. Direktionens og i sidste ende regionsrådets tilsyn med udøvelsen af bevillingsretten skal sikres gennem opbygningen af projektets løbende rapportering. Styregruppen drøfter som et fast punkt på sine møder, hvornår Sundhedsdirektøren for Region Syddanmark inddrages i forbindelse med principielle spørgsmål. Dette kan fx være i forbindelse med særlige strategiske forhold, som udfordrer rammerne for det godkendte projekt. Styregruppen for udbygningen af Sygehus Lillebælt består indtil videre af Adm. sygehusdirektør Niels Nørgaard Pedersen, Sygehus Lillebælt (formand) Lægelig direktør H. C. Thyregod, Sygehus Lillebælt Sygeplejefaglig direktør Helle Adolfsen, Sygehus Lillebælt Lægelig direktør Dorthe Crüger, Sygehus Lillebælt Næstformand for FMU, Inge Raal, Sygehus Lillebælt Projektchef Poul Bisgaard, Projektorganisationen for Sygehusbyggeri Afdelingschef Peter Holm, Bygningsafdelingen Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt fungerer som sekretariat for styregruppen Bygherrerådgiver Der foreligger en intern projektaftale indgået mellem Sundhedsdirektøren, Sygehus Lillebælt og Bygningsafdelingen om Bygningsafdelingens medvirken i som bygherrerådgiver i forbindelse med fase 1 for udbygningen af Kolding Sygehus. Denne aftale beskriver bygherrerådgiverens opgaver i forhold til bygherre(projektafdelingen) og totalrådgiver (se næste afsnit) aftalen følger det paradigma for udarbejdelse af interne projektaftaler, som fremgår af Regler for byggeri i Region Syddanmark. Der påregnes udarbejdet interne projektaftaler for de efterfølgende byggefaser efter samme model som den underskrevne aftale vedr. fase 1. I henhold til den underskrevne aftale overgår ansvaret for projektledelsen for gennemførelsen af fase 1 fra Bygningsafdelingen til Projektafdelingen i forbindelse med underskrivelse af entrepriseaftaler Styringsmanual Kolding_1 16

17 2.2.4 Totalrådgiver Der vil blive tilknyttet en eller flere totalrådgivere til det samlede udbygningsprojekt ved Kolding Sygehus. I forhold til den udpegede bygherrerådgiver er totalrådgivers opgaver væsentligst koncentreret om projekteringen og den konkrete byggestyring ved udbygningen af Kolding Sygehus Til fase 1, som omfatter etablering af mor/barn-center er indgået rådgiveraftale med Rambøll og med Arkitektfirmaet C. F. Møller, som har forstået udarbejdelse af udbudsmateriale på baggrund af det byggeprogram, som er udarbejdet af Projektafdelingen og de tilknyttede interne rådgivere. Opgaverne for totalrådgiver i forbindelse med udførelsen af etape 1 fremgår af den underskrevne aftale om teknisk bistand. Til fase 2 og 3 forudsættes rådgivere tilknyttet i forbindelse med den forestående totalrådgiverkonkurrence. Region Syddanmarks paradigma for totalrådgivningskontrakt vil blive lagt til grund for aftalerne med de kommende totalrådgivere Overordnet tidsplan for realisering af byggeprojektet ved Kolding Sygehus Den efterfølgende tidsplan er baseret på en kontinuerlig gennemførsel af byggeaktiviteten og er opdelt i faser. Fase 1: Etablering af Mor-barn center, herunder tilbygning til børneafdelingen og etablering af pædiatrisk ambulatorium Fase 2: Tilbygning mod vest til akutmodtagelse, operation og billeddiagnostik Fase 3: Nybygning af sengebygning over hovedkorridor Fase 4: Ombygning af eksisterende bygninger Tidsplanen fremgår nedenstående. Udførelsen af fase 1 er startet i maj 2010 og afsluttes i 4. kvartal Styringsmanual Kolding_1 17

18 Tidsplan, udbygning af Kolding Sygehus Planlægning programmering og projektering Samlet udførelse Planlægning, programmering og projektering, Fase 1 Udførelse Fase 1 - Planlægning, programmering og projektering, Fase 2 Udførelse Fase 2 - Planlægning, programmering og projektering, Fase 3 Udførelse Fase 3 - Planlægning, programmering og projektering, Fase 4 Udførelse Fase 4 - Fase 1, Mor/bar-center incl pædiatrisk ambulatorium Fase 2, Fælles akutmodtagelse incl. udvidelse af operationsafsnit og billeddiagnostik Fase 3, Etablering af ny sengebygning Fase 4, Ombygning af eksisterende bygninger Der foreligger en detaljeret tidsplan for fase 1-3 som løbende revideres Styringsmanual Kolding_1 18

19 3. 0 Økonomistyring 3.1 Den foreliggende styringsopgave Byggeprojekt ved Kolding Sygehus adskiller sig fra Region Syddanmarks sædvanlige byggeprojekter ved den udmelding Sundheds- og Finansministeriet har givet som forudsætning for projektet, der skal medfinansieres fra den statslige Kvalitetsfond. Der foreligger således ultimo 2009 en statslig udmelding om en maksimal samlet byggeudgift på 0,9 mia. kr., baseret på et forudsat aktivitetsniveau og et afledt byggeomfang udtrykt i sygehusets forventede areal. Det angivne budgettal på 0,9 mia. kr. er udmeldt på baggrund af et forventet byggeomfang på m 2 incl. kælder, en gennemsnitlig kvadratmeterpris incl inventar, IT og medicoteknisk udstyr på kr. og et byggeomkostningsindeks svarende til pl-niveau Det er ligeledes meddelt, at der ikke kan forventes givet tillægsbevillinger til den udmeldte tilsagnsramme på 0,9 mia. kr Sundheds- og Finansministeriet har ved udmelding af tilsagnsramme til byggeri ved Kolding Sygehus meddelt, at Region Syddanmark skal ansøge om en specifik bevilling på baggrund af et mere detaljeret projekt. De opstillede krav til projektansøgningen fremgår af Ekspertpanelets brev til regionerne herom af 17. april 2009, jf. vedhæftede bilag 1. I det nu foreliggende program for udbygningen af Kolding Sygehus Generalplanen, som regionsrådet godkendte på sit møde i august 2009 er anslået følgende byggeomfang art Brutto m2 pris pr m2 I alt Nybyggeri Ombygning Parkering 500 pladser a Anlægsudgifter i alt Den udarbejdede generalplan er lagt til grund for udarbejdelsen af ansøgning om endeligt tilsagn fra regeringen/ekspertudvalget, hvorved der er sket en marginal ændring i opgørelsen af de samlede anlægsudgifter, der heri er opgjort til kr. Af det udarbejdede byggeprogram som indgår i bilagsmaterialet til ansøgningen til ekspertudvalget fremgår en detaljeret redegørelse for kalkulationsforudsætningerne for dette budgetoverslag. I nedenstående skema er vist en fasemodel for den forventede udvikling af det økonomiske overslag for den forestående byggeopgave samt de budgetdokumenter, som forudsættes produceret i hver af de opstillede faser Budgetmodel - model for udvikling i økonomioverslag (budget/regnskab) Fase Grundlag for budget/ Afledte budgetdokumenter økonomisk overslag 0. Statslig udmelding Statslig udmeldt budgetramme Udarbejdet Generalplan på baggrund af ekspertpanelets budget-forudsætninger Styringsmanual Kolding_1 19

20 1. Programoplæg/ Byggeprogram/ Overslag på baggrund af planlagt areal jf. generalplan( m 2 / pris) 2. Projektkonkurrence Godkendt projektansøgning Projektansøgning til Ekspertpanel, som indeholder Planlægningsbudget Risikoanalyse I Overslag over effektiviseringsgevinster 3. Projektforslag fra valgt totalrådgiver Overslag på baggrund af konkurrenceforslag ( m 2 / pris) Styringsbudget Risikoanalyse II 4. Hovedprojekt Overslag på baggrund af endeligt projekt (m 2 / konstruktioner / materialer mm.) 4. Detailprojekt opdelt på delprojekter 5. a Licitation på delprojekt a.. 5.b Licitation på delprojekt b Overslag på baggrund af detailprojekter: Specifikation af tekniske løsninger Overslag over mængder Detailleret tidsplan Tilslutningsafgifter mv. Tilbudspriser fra entreprenører Tilslutningsafgifter, omkostninger, bygherreudgifter mv. Tilbudspriser fra entreprenører Tilslutningsafgifter, omkostninger, bygherreudgifter mv. Anlægsbevilling i regionsråd Revideret styringsbudget Risikoanalyse III Budget for delprojekt a Risikoanalyse IV a Budget for delprojekt b Risikoanalyse IV b.. 6. Byggefasen Opgørelser af forventet regnskab for delprojekter og total Risikoanalyser 7. Ibrugtagning Foreløbigt regnskab 8. 1-års-gennemgang Endeligt regnskab I denne model vil der ske en trinvis forbedring/kvalificering af det økonomiske overslag.. Projektets endelige omfang/ambitionsniveau fastlægges her i fase 3/4. Det forudsættes ligeledes, at der på baggrund af projektforslaget udarbejdes et oplæg til endeligt anlægsbudget til Regionsrådet. Budgetteringen af bygherrens administrative udgifter og udgifter til alle typer af rådgivere skal indtil afholdelse af projektkonkurrence og fastlæggelse af byggeriets fysiske udformning ske på baggrund af nøgletal for tilsvarende byggerier. Af bilag 7 fremgår en foreløbig budgetmodel herfor. Der vil i alle faser indtil der foreligger entreprisekontrakter på baggrund af afholdte licitationer (i modellen vist i fase 5) være en vis usikkerhed om budgettet for det samlede byggeri. Som følge heraf forudsættes alle udarbejdede budgetter suppleret med risikoanalyser til belysning af risikofaktorer og usikkerhedsniveau. Der henvises til afsnit 4. for en nærmere beskrivelse af håndtering af risikoanalyser Styringsmanual Kolding_1 20

21 Det vil for den overordnede økonomistyring være væsentligt til stadighed at dokumentere budgetgrundlaget i hver af projektets faser. I byggefasen skal der ske opgørelse af det forventede regnskab for delprojekter og for totalprojektet til forelæggelse for forretningsudvalg/regionsråd. Opgørelserne forelægges forretningsudvalg/regionsråd i forbindelse med økonomi- og aktivitetsrapportering, hhv. ultimo maj, august og november måned. Opgørelserne i byggefasen skal suppleres med en revideret risikoanalyse og eventuelle ændringer af tidsplaner mv. 3.2 Den organisatoriske tilrettelæggelse af økonomistyringen af udbygningen af Kolding Sygehus Der skelnes med hensyn til økonomistyringen i det fortsatte mellem Den overordnede bevillingsstyring også kaldet finansiel controlling. Styringsopgaverne omfatter på dette punkt bevillingskontrol, overordnet risikorapportering og kontrol med overholdelse af procedurer herunder ledelsestilsyn jf. regionens økonomistyringsregler. Denne kontrol og heraf afledte rapportering sker primært overfor regionsråd, statslige myndigheder og andre centrale instanser mv.. Den operative økonomistyring også kaldet operativ eller business controlling. Styringsopgaverne er her udarbejdelse af budgetter, analyser af omkostninger, bistand med økonomikompetence til projektledelse, opfølgning på entreprise- og rådgiverkontrakter. Kontrol og rapportering sker her primært til de interne projektdeltagere Etablering af controlling-enheder i Sundhedsdirektørens stab og i Projektafdelingen ved Kolding Sygehus Udførelsen af den finansielle controlling placeres organisatorisk uafhængigt af Projektafdelingen ved Sygehus Lillebælt i sundhedsdirektørens stab. Opgaven varetages af Projektorganisationen for Sygehusbyggeri. Den operative controlling af udbygningen af Kolding Sygehus forudsættes at ske i en funktion, der oprettes som en del af Projektafdelingen, jf. nedenstående oversigt: Styringsmanual Kolding_1 21

22 Regionsråd/ Forretningsudv. Sundhedsdirektør Finansiel controlling Sygehus Lillebælt Projektafdelingen ved Kolding Sygehus Operationel controlling Bygherrerådgiver Interne rådgivere Totalrådgiver for Udbygning af KS Projektledelsesgruppe Projektcontrollerens opgaver vil i forhold til den overordnede økonomistyringsopgave bestå i: At sikre at budgetoverslag og risikoanalyser udarbejdes og dokumenteres At forestå administrationen af økonomirelaterede systemer, herunder i samarbejde med Økonomiafdelingen på Sygehus Lillebælt at forestå bogholderi og udbetalinger ved hjælp af regionens Økonomisystem. I samarbejde med Regionshusets stabe at forestå kommunikation om budgetter og analyser mv., herunder 1. udarbejdelse af dagsordner til forelæggelse i besluttende organer, 2. ansøgninger mv. overfor statslige myndigheder I samarbejde med bygherrerådgiver og totalrådgiver at kvalitetssikre dokumentation og datagrundlag for budgetter og analyser At servicere projektdeltagere med nødvendige oplysninger om økonomi, adgang til edbsystemer og andre informationssystemer mv. herunder at være systemadministrator for anvendte informationssystemer Sammen med bygherrerådgiver at forestå projektcontrolling, som forudsætning for udbetalinger i henhold til indgåede aftaler Inddragelse af den eksterne revision i forbindelse med projektopfølgning og regnskabsaflæggelse For at sikre det uvildige element i forbindelse med den løbende rapportering overfor forretningsudvalget og regionsrådet inddrages regionens eksterne revision i vurderingen af sundhedsstabens fremdriftsrapportering og rapportering om økonomi og risikoforhold. Der etableres herved en controlling i 3 niveauer som skitseret i nedenstående figur: Styringsmanual Kolding_1 22

23 I vedlagte bilag 8 er opstillet en skitse for indholdet i den kommende rapportering om kvalitetsfondsprojekter, som vil indgå i forbindelse med de 3 årlige økonomi- og aktivitetsrapporteringer til forretningsudvalg/regionsråd. Som beskrevet omfatter denne rapportering fremdrifts- og risiko- og økonomirapportering. Region Syddanmarks eksterne revision pt. Revisionsfirmaet Deloitte A/S inddrages herudover i henhold til de gældende regler for økonomistyring og regnskabspraksis ved påtegning af det endelige anlægsregnskab. 3.3 Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen omfatter alle opgaver i forbindelse med registrering af økonomiske hændelser (bogholderi, registrering og vedligeholdelse af styrende budgetter, likviditetsbudgetter, debitorer og kreditorer mv.) Det forudsættes, at den overordnede økonomistyring tilrettelægges inden for rammerne af Region Syddanmarks Økonomisystem. Det forudsættes, at bogføring og bevillingskontrol skal ske i Økonomisystemet og ligeledes at alle udbetalinger til leverandører og entreprenører sker i Økonomisystemets udbetalingsdel. Bilagskontrol og arkivering sker som følge heraf som en integreret del af den sædvanlige bogføringsproces I tilknytning til Økonomisystemet forudsættes etableret et parallelt budget- og rapporteringssystem og et entreprisestyringssystem som skal anvendes til den detaljerede entreprisestyring og til registrering af alle projektinterne dokumenter og kommunikation Økonomisystemet og andre interne styringssystemer Region Syddanmarks Økonomisystem skal anvendes til registrering af afgivne bevillinger og til registreringer af alle regnskabstransaktioner i forbindelse med projektgennemførelsen Styringsmanual Kolding_1 23

24 Økonomisystemet omfatter imidlertid ikke (i sommeren 2010) den fornødne funktionalitet til at kunne understøtte bygge- og entreprisestyring samt anlægsprojektbudgettering. Derfor er det besluttet at udbygge den eksisterende it-platform for at understøtte disse opgaver. Dette vil ske ved udbygning af Økonomisystemet med det projektmodul som er tilgængeligt i det eksisterende Økonomisystem og med etablering af en portal som muliggør af rådgiver og andre brugere kan få adgang til det samlede Økonomisystem via en web-baseret løsning. Den planlagte udbygning som skal ske i løbet af efteråret 2010 er skitseret nedenfor: Funktioner i det eksisterende Økonomisystem Oprettelse af kontoplaner Oprettelse af budgetter Oprettelse af bevillinger Prisregulering af bevillinger Fakturaer fra rådgivere og entreprenører Indkøbs- og lagersystem ILS/SRM Bogføring af betalinger RSDs Økonomisystem Bogføringssystem Bevillingskontrol Betaling af leverandører Arkivering af bogføringsbilag betalinger til leverandører forespørgsler papirudskrifter Udbygning af funktioner i Økonomisystemet Projektmodulet nye funktioner Sharepoint portal for ekstern adgang til projektmodul/økonomisysytem registrering og låsning af budgetversioner håndtering af prisindeksering håndtering af entreprisekontrakter håndtering af aftalesedler håndtering af budgetreserver rapportering om budgetter, dispositioner og regnskab adgangskontrol/brugerrettigheder forespørgsler mod ØS/projektmodul fakturakontrol/godkendelse oprettelse af udgiftsdispositioner oprettelse af aftaler Udformning af kontoplan herunder krav fra centrale myndigheder Tilrettelæggelsen af den økonomiske registrering ved projektgennemførelsen skal leve op til de statslige krav som stilles i henhold til Budget- og regnskabssystemet for regionerne. Økonomi og Finans i den centrale økonomistab fastlægger de nærmere krav hertil i samarbejde med Økonomiafdelingen ved Kolding Sygehus Styringsmanual Kolding_1 24

25 Da de samlede anlægsinvesteringer fremadrettet skal danne baggrund for beregning af omkostningerne for anvendelse af disse anlægsgoder (afskrivninger) skal registreringen af udgifterne hertil ske i henhold til det registreringsbehov, der fastlægges af den centrale Økonomiafdeling. Udgifterne i forbindelse med den overordnede planlægning registreres som følge heraf sker indledningsvis på dette overordnede niveau, mens den detaillerede registrering på bygningsafsnit og bygningsdele først igangsættes når den overordnede bygningsstruktur er fastlagt. Hovedopdelingen af kontoplanen for udbygningen af Kolding Sygehus skal derfor ske med den nedenfor vist hovedopdeling i Planlægningsudgifter bygherrens administrative udgifter Projekteringsudgifter og Egentlige byggeudgifter, herunder udgifter til grundkøb mv. Planlægningsudgifter bygherrens administrative udgifter Udgifter til projektorganisationen Udgifter til bygherrerådgiver og andre rådgivere Udgifter til udbud, licitationer, forsikringer mv. Projekteringsudgifter Udgifter til Totalrådgiver - rådgivernes udgifter fordeles på bygningsafsnit og bygningsdele i det omfang det er henførbart hertil Byggeudgifter disse udgifter opdeles på etaper/bygningsafsnit mv. grundudgifter tilslutningsudgifter registreres på matrikel-/bygningsdel- /projektniveau entrepriseudgifter registreres på bygningsdel- /projektniveau apparaturanskaffelser registreres på bygningsdel- /afdelings-/projektniveau Fra statslig side stilles krav om at alle anlægsudgifter registreres på grupperingsniveau med anvendelse af nedenstående opdeling, 010 Anlægstilskud (ikke aktuel) 020 Køb/salg af jord 030 Køb/salg af bygninger 040 Ejendomme 050 Anskaffelser, inventar, apparatur Udgifterne registreres ligeledes med anvendelse af den autoriserede artsinddeling. Registrering af udgifter til anskaffelser, inventar og apparatur skal af hensyn til gennemførelse af omkostningsregistrering (beregning af afskrivninger) ske med angivelse af bruger/afdeling. Sammenfattende kan opgøres, at de (overordnede) statslige krav til udformning af kontoplanen alene stiller krav om anvendelse af autoriseret gruppering (020, 030, 040 eller 050 er relevante) samt anvendelse af autoriseret artsinddeling. Dette skyldes, at alle udgifter i forbindelse med planlægning og projektering af udbygningen af Kolding Sygehus registreres som anlægsudgifter på den autoriserede dranst 3 = anlægsudgifter Kontoplanen for projektet udformes ud fra samme princip som har været anvendt for kontoplanen for Nyt OUH med en opdeling som vist nedenstående ved anvendelse af sted 5. niveau og gruppering 3. niveau Styringsmanual Kolding_1 25

26 01 Personale 010 Personale herunder løn 020 Kurser 110 Materiale og aktivitetsudgifter 310 Anskaffelser, inventar, apparatur 320 Drift- og vedligeholdelse 02 Studieture 03 Konsulent/rådgivning 04 Lokaler 310 Anskaffelser, inventar og apparatur 410 Ejendomsudgifter Alle udgifter registreres indtil videre på autoriseret gruppering 040 Ejendomme (grup. 1. niv.) I forbindelse med igangsætningen af egentlige byggeprojekter forudsættes kontoplanen udbygget i overensstemmelse med den projektstruktur der fastlægges på dette tidspunkt. Af bilag 5 fremgår et foreløbigt forslag til hovedstruktur for kontoplanen for udbygning af Kolding Sygehus Tilrettelæggelse af bilagskontrol/ bilagsopbevaring/ bogføring/ revision etablering af byggeadministrationssystem I forbindelse med gennemførelsen af planlægningen og udførelsen af byggeriet skal de ansvarlige for projekter/entrepriser sikre, at der kun modtages elektroniske fakturaer fra rådgivere, entreprenører og leverandører, som efter attestation fremsendes til Økonomiafdelingen på Kolding Sygehus til anvisning og betaling via Region Syddanmarks økonomisystem. I bilag 6 er vist den forventede bilagsgang, som skal sikre en entydig bilagsgang for de fakturaer, som modtages fra leverandører/entreprenører på igangværende entrepriser. Udgifter til medicotekniske anskaffelser, IT og inventar skal håndteres på tilsvarende måde, idet de projektansvarlige for disse anskaffelser har samme rolle i fakturahåndteringen som den øvrige byggeledelse. Udgifter til rådgivere både bygherrerådgiver, totalrådgiver og andre ad hoc-tilknyttede rådgivere styres direkte af bygherren, hvilket i praksis er Økonomiafdelingen på Kolding Sygehus. Etableringen af system til styring af rådgiverkontrakter forudsættes at ske i det beskrevne projektmodul, jf. afsnit Styringsmanual Kolding_1 26

27 Økonomisystemet skal fortsat indeholde den fulde dokumentation for de afholdte udgifter, og registreringerne i økonomisystemet kan derfor danne baggrund for den overordnede bevillingskontrol og aflæggelse af anlægsregnskaber. Revisionen af byggeregnskabet skal tilsvarende ske på baggrund af registreringerne i økonomisystemet/projektmodulet Systemunderstøttelse og systemadgang til Økonomisystemet og projektmodul Kun medarbejdere i Økonomiafdelingen på Sygehus Lillebælt vil få brugerrettigheder til direkte adgang til økonomisystemet, og kun disse medarbejdere vil elektronisk kunne anvise betalinger via økonomisystemet. De af regionsrådet vedtagne Regler for økonomistyring og registreringspraksis gælder for adgangen til økonomisystemet. Der forudsættes udarbejdet en særlig revisionsinstruks om ledelsestilsynet i forbindelse med realiseringen af projektet ved Kolding Sygehus i samarbejde med Økonomiafdelingen på Sygehus Lillebælt og den centrale Økonomiafdeling.. For eksterne rådgivere mv. forventes etableret adgang til Økonomisystemet via Sharepoint med de den restriktion der etableres hermed. Økonomiafdelingen ved Sygehus Lillebælt vil være ansvarlig for denne oprettelse af systemadgang og vedligeholdelse af brugerrettigheder via Sharpoint og for nødvendig undervisning af brugerne - i samarbejde med den centrale økonomi- og IT-stab Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser I forbindelse med meddelelse af anlægsbevilling fra Regionsrådet/Sundhedsministeriet skal de meddelte beløbsstørrelser at være angivet i et fast prisniveau (i henhold til byggeprisindeks for boligbyggeri). Alle entreprisekontrakter med entreprenører vil blive indgået på det regelgrundlag der er fastlagt i AB92/ABT93. Heri er angivet, at entreprisekontrakten indgås som en fastpriskontrakt, hvor entrepriserne prisreguleres for den del af arbejdet, som udføres senere end et år efter licitationsdagen. AB92/ABT93 fastlægger pristalsreguleringen, således at entreprisebeløbet reguleres i forhold til det beregnede pristal på 6 måneders dagen for afholdelse af licitation. Alle meddelte budgetter/entreprisekontrakter meddeles som en fastpriskontrakt. I forbindelse med udbetalinger af prisregulering af entreprisebeløb skal de budgetansvarlige/tilsynsførende fremsende særskilt anmodning om udbetaling af pristalsregulering til Økonomiafdelingen på Sygehus Lillebælt Udarbejdelse af likviditetsbudget Afsnittet udarbejdes i en senere fase Afstemning/interne kontroller Afsnittet udarbejdes i en senere fase Styringsmanual Kolding_1 27

28 3.3.7 Meddelelse af budgetter til delprojektansvarlige Afsnittet udarbejdes i en senere fase Udarbejdelse af anlægsregnskaber registrering i anlægskartotek Ved afslutningen af byggesagen aflægges et revideret anlægsregnskab og samtidig registreres den opgjorte anskaffelsesværdi i status. Opgørelserne for kvalitetsfondsprojekterne skal følge den gældende regnskabspraksis i Region Syddanmark. Da der som en del af det samlede kvalitetsfondsprojekt afholdes en række fælles administrative udgifter skal der tages stilling til, hvordan disse udgifter fordeles når der skal aktiveres på flere statuskonti. Denne stillingtagen forventes forelagt regionsrådet i forbindelse med førstkommende revision af denne styringsmanual Håndtering af kreditorer/debitorer Afsnittet udarbejdes i en senere fase Forsikringsdækning af rådgivnings- og byggearbejder Senest i forbindelse med tilknytning af totalrådgiver skal der tages stilling til, hvordan byggeprojektets risikoforhold kan imødegås ves etablering af forsikringsdækninger. Der tages i den forbindelse kontakt til ekstern forsikringskyndig bistand for at sikre en nødvendig og tilstrækkelig dækning heraf. 3.4 Revision/Uvildig Controlling Det forudsættes, at den ekstern revision af regnskaber mv. for byggeprojektet ved Kolding Sygehus foretages af Region Syddanmarks normale revision som en del af udførelsen af den normale revisionsopgave. 4.0 Risikohåndtering Det er formålet med risikohåndteringen at man med en løbende overvågning af planlægnings- og byggeprocessen skal skaffe sig et rettidigt billede af styringen af projektet, således at man ved at sætte fokus på aktuelle og fremtidige kritiske forhold kan forhindre eller fjerne risici for en succesfuld realisering af projektet. Risikohåndteringen kan ikke fjerne alle ubekendte forhold fra et så omfattende og komplekst byggeri som udbygningen af Kolding Sygehus vil udgøre. Det er imidlertid formålet med risikohåndteringen og styringen at afdække og foregribe sådanne forhold og hændelser som på forhånd kan udpeges som kritiske. Som beskrevet nedenstående organiseres risikostyringen i en særlig risikostyringsgruppe. På sigt forudsættes udpeget en særlig risikoansvarlig, som vil få til ansvar at organisere arbejdet med udarbejdelse af risikovurdering og risikorapportering. 4.1 Risikostyringsmål Det er besluttet, at de umiddelbare risikostyringsmål angives i flg. 3 parametre Styringsmanual Kolding_1 28

29 Økonomi Tid Kvalitet som efterfølgende kan underopdeles i delmål : Anlægsbudget for hoved- og delprojekter. Tidsplaner for hoved- og delprojekter Kvalitet af det udførte byggeri, af rådgiveropgavens løsning og af selve byggeprocessen (entreprenørernes arbejde) 4.2 Risikostyringsmetodik Det er risikostyringens metodik: At identificere hændelser/emner, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet At skabe grundlag for at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici At skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen Det er hensigten, at der i forbindelse med en løbende registrering skal opbygges et risikoregister, hvor de identificerede risici kan dokumenteres. Samtidig skal udarbejdes en risikohåndbog, hvori der gives en samlende beskrivelse af de anvendte risikostyringsmetodikker og af de politikker, som tages i anvendelse i forbindelse med iværksættelse af risikoimødegåelse (mitigation), herunder evt. afsættelse af reserver. For hver identificeret risiko opgøres: 1. en beskrivelse af den identificerede risiko og årsagen til at en risiko kan optræde 2. en kategorisering af risikoen( hvor, hvordan og hvornår risikoen kan optræde i projektforløbet) 3. en beskrivelse af udførte tiltag(aktion), der har til formål at minimere sandsynligheden og konsekvenserne af at den pågældende risiko optræder 4. Vurdering af risikoens potentielle effekt på projektet i form af en bedømmelse af; Sandsynligheden for at risikoen vil forekomme under hensyntagen til de allerede foretagne tiltag Konsekvensen, hvis risikoen forekommer. Konsekvensen beskrives i henhold til de opstillede risikomål ( eksempelvis en forsinkelse af tidsplanen eller en merudgift af en given størrelse) 5. Forslag til evt. yderligere tiltag til risikoreduktion 6. en risikoejer, der har ansvaret for, at aktioner relateret til risikoen bliver udført Risikoregisteret giver dermed et overblik over risici. For hver enkelt risiko skal registeret give en beskrivelse af risikoen et scenarie for hvordan risikoelementet kan udvikle sig en placering af ansvaret for overvågning/udførelse af foregribende handlinger beskrivelse af hvilke aktioner der er taget til imødegåelse af risikoen en beskrivelse af sandsynlighed og konsekvens for risikoelementet, Styringsmanual Kolding_1 29

30 Vurderingen af den samlede effekt består i en vurdering af den mulige konsekvens og sandsynlighed af de identificerede risici som vist i nedenstående figur:. Risikoprofil matrix Effekt / Sandsynlighed Meget lav Lav Middel Høj Meget høj Meget usandsynligt Usandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt 4.3 Organisering af risikostyringen / risikorapportering Det fastlægges, at bygherren og det vil sige Projektafdelingen på Kolding Sygehus har ansvaret for tilrettelæggelsen af risikostyring og rapportering i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Der etableres derfor en særlig risikofunktion som en del af projektafdelingen. Den risikoansvarlige vil som følge heraf have til opgave At tilrettelægge det samlede risikoarbejde, herunder At igangsætte identifikation og beskrivelse af nye risikoelementer og iværksætte revisioner af disse beskrivelse på fastsatte terminer At forestå udarbejdelse af risikolog og risikohåndbog, som i detaljer beskriver ansvar og opgaver i forbindelse med risikostyringen At sekretariatsbetjene en risikokoordinationsgruppe, som etableres som en del af den samlede projektledelse At rapportere om risikoforhold i forhold til projektdeltagere, sundhedsstab og styregruppe Den samlede risikoorganisation er skitseret i nedenstående organisationsdiagram Styringsmanual Kolding_1 30

31 Risikoorganisationen ved udbygning af Kolding Sygehus Projektledelsesgruppe risikokoordinationsgruppe Bygherrerådgiver (Bygningsafdelingen) Projektafdelingen på Sygehus Lillebælt Risikoansvarlig Øvrige rådgivere Totalrådgiver Leverandører af medicoteknisk Leverandører udstyr af medicoteknisk og andre Leverandører udstyr af bygherreleverancer medicoteknisk og andre udstyr bygherreleverancer og andre bygherreleverancer Delprojekt 1 Entreprenør Entreprenør Entreprenør Delprojekt 2 Byggeprojekt x Som nævnt i afsnit 1.2 udarbejdes en indledende risikorapport, som indgår i ansøgningen til Sundhedsministeriet om tilsagn om Kvalitetsfondsmidler til udbygningen af Kolding Sygehus. Der sker en løbende opfølgning på risikohåndteringen i forbindelse med økonomi- og aktivitetsopfølgningen, jf. bilag Status vedr. risikohåndtering i forbindelse med udbygningen af Kolding Sygehus I forbindelse med udarbejdelse af ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertudvalget/Sundhedsministeriet til igangsætning af udbygningen af Kolding Sygehus er der igangsat et arbejde med risikohåndtering i 3 trin 1. Identifikation og beskrivelse af risikoelementer igennem interview med projektets centrale aktører 2. Afholdelse af workshop med projektets styre- og projektgruppe, hvor de beskrevne risikoelementer(eventualhændelser) forelægges, drøftes og rangordnes 3. Udarbejdelse af risikovurdering (risikoregister og statusrapport) på baggrund af workshop mv. Den foreløbige beskrivelse af risikoelementer fremgår af bilag 9 for de risici som er identificeret i projektets indledende fase. Som beskrevet vil der ske en løbende opfølgning med identifikation af evt. yderligere risikoelementer samt en beskrivelse af konsekvenser og sandsynligheder samt vurdering af påkrævede aktioner Styringsmanual Kolding_1 31

32 4.5 Den videre proces Arbejdet med risikostyringen i forbindelse med udbygningen af Kolding Sygehus vil i den kommende periode blive tilrettelagt i 2 spor Et spor som skal udbygge risikostyringssystemet gennem udarbejdelse af en risikohåndbog og en egentlig risikopolitik, jvf beskrivelsen i afsnit 4.2. Et andet spor som reviderer og følger op på den allerede gennemførte risikoidentifikation og risikobeskrivelse vedrørende projektets strukturelle og planlægningsmæssige forudsætninger. Det første spor vedrørende risikohåndbog og risikopolitik skal afklare og beskrive hvordan projektet overordnet skal forholde sig til risikoforhold, herunder hvilke foranstaltninger der kan iværksættes for imødegåelse af risici og hvilket niveau af reserver, der skal afsættes til betaling for risici/uforudsete udgifter. Det andet spor vedrørende opfølgning på den allerede gennemførte risikoidentifikation skal medvirke til, at disse risikoforhold håndteres og om muligt minimeres. I denne proces skal det ligeledes sikres, at der bliver taget hånd om alle de risikoforhold. som det er muligt at håndtere på nuværende stade i projektet, og ligeledes at alle projektets parter projektorganisationen, bygherrerådgiver, forsyningsvirksomheder, Kolding Kommune og andre myndigheder har den samme opfattelse af de beskrevne kritiske forudsætninger/risici. Samlet skal de to spor forberede, at den hermed etablerede risikoorganisation er forberedt for den efterfølgende fase i projektet, hvor der skal afdækkes og håndteres risici i forbindelse med projekteringen af det nye sygehus Styringsmanual Kolding_1 32

33 5.0 Rapportering 5.1 Rapporteringsindhold, målgrupper og rapporteringsansvar Rapportering om projektet vedr. Udbygning af Kolding Sygehus skal sikre at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. Frem til tidspunktet hvor projektet går ind i sin byggefase vil rapportering ske som angivet i afsnit i forbindelse med de forekommende strategiske beslutningspunkter. Efter afholdelse af projektkonkurrence og udarbejdelse af endeligt projektforslag vil der blive udarbejdet mere detaljerede budgetter som minimum på etapeniveau indeholder specifikke budgetter. Disse budgetter vil løbende udfyldes af entreprisekontrakter, overslag/entrepriser for inventar og medicoanskaffelser og afsatte reserver mv. til uforudsete udgifter, bygherreudgifter mv. På dette tidspunkt, hvor projektet går ind i sin byggefase skal det sikres, at der tilrettelægges en løbende rapportering om fremdriften af byggeprojektet, med størst mulig grad af genkendelighed i kontoplaner, regnskabsprincipper og valg af rapportform. Projektets finansielle controller med organisatorisk placering i sundhedsdirektørens stab har ansvaret for den løbende rapportering overfor regionsråd/forretningsudvalg og direktion/koncernledelse. Projektets operationelle controller med organisatorisk placering i projektafdelingen for Sygehus Lillebælt har ansvaret for den løbende rapportering overfor projektets styregruppe, projektledelse og øvrige interne projektdeltagere. Rapporteringen overfor regionsråd/forretningsudvalg og direktion/koncernledelse, som har hovedfokus i denne styringsmanual vil primært ske som en opfølgning i forhold til Økonomi Tid Risikoforhold Opfølgning i forhold til afgivne bevillinger og mere detaljerede budgetter Opfølgning på den fremdriftsplan der ligger til grund for de lagte budgetter Opfølgning og revision af de kortlagte risikofaktorer og de beskrevne handlingsplaner Af bilag 8 fremgår en skitse til rapporteringens indhold. 5.2 Styringsmodel som anvendes ved budgetopfølgningen Til brug i budgetopfølgningen overfor regionsråd/forretningsudvalg tænkes anvendt en styringsmodel, således at rapportering om projektets økonomiske stade sker ved at sammenholde det aktuelle forbrug med det samlede budget. Det aktuelle forbrug angives med både det bogførte forbrug samt det bogførte forbrug + summen af disponerede udgifter. Rapporteringen om det økonomiske stade tænkes således opbygget som vist i nedenstående Styringsmanual Kolding_1 33

34 skitse, hvor totalbudgettet løbende kan sammenlignes med summen af hhv. forbrug og forbrug + disponerede udgifter. Forbrugs-% angiver således hvor stor en del af budgettet som rent faktisk er betalt, mens disp-% angiver hvor stor en del af budgettet der er disponeret over enten forbrugt eller med underskrevne aftaler mv. Budgetopfølgning vedr. udbygning af Kolding Sygehus pr alle beløb i 1000 kr 1. Totalbud- 2. Totalfor- 3. Forbrugt Forbrugs-% Disp-% get i lb. priser brug til dato og disponeret 2. i % af i % af 1. A. Bygherrens administrative udgifter ,6 62,1 B. Udgifter til bygherrerådgiver ,3 81,6 C. Udgifter til Totalrådgiver ,7 71,0 11 Totalrådgiver vedr. etape 1 - CFM mm ,3 98,4 12 Totalrådgiver vedr. etape 2/3 - endnu ukendt ,0 11,0 13 Totalrådgiver vedr. etape 4/5 endnu ukendt ,0 D. Byggeudgifter ,1 45,0 22 Grundudgifter ,9 91,8 010 Matrikulære udgifter ,0 89,6 020 Udgifter til klargøring af byggeri ,0 73,0 030 Tilslutningsafgifter ,4 96,0 23 Bygnings- og installationsudgifter ,2 6,8 001 Etape 1 Mor-barn-center m pædiatrisk amb ,1 58,1 010 Konstruktionsarbejder ,3 100,0 10 Grave- og støbeentreprise ,7 100,0 20 Betonelemententreprise ,7 100, Komplettering ,0 82,9 030 Installationer ,4 100,0 040 Særinstallationer ,9 100,0 050 Reserver afsat vedr. etape ,9 94,3 002 Etape 2 Fælles Akutmodtagelse mv , Etape 5 Ombygning fase ,0 008 Centralt afsatte reserver vedr bygnings- og install.u ,0 24 Inventar ,3 179,1 010 Inventar til bygningsdrift ,7 10,0 001 Etape 1 Mor-barn-center m pædiatrisk ,0 88, Medicoteknisk apparatur mv ,3 247,5 030 Løst inventar, IT mv ,5 157,1 040 Skiltning ,3 439,9 050 Reserver afsat vedr. inventar ,9 0,9 25 Kunstnerisk udsmykning ,6 5,6 001 Etape 1 Mor-barn-center m pædiatrisk amb ,5 57,5 002 Etape 2 Fælles Akutmodtagelse mv I alt Udbygning af Kolding Sygehus ,0 48,3 Af den viste budgetoversigt fremgår ligeledes, hvilke reserver der er afsat til imødegåelse af uforudsete udgifter og andre usikkerheder i de enkelte etaper af byggeriet. Herudover fremgår, hvor stor en del af disse reserver, som enten er forbrugt eller disponeret over med indgåede aftaler Styringsmanual Kolding_1 34

35 5.3 Andre rapporteksempler Som beskrevet i afsnit skal Økonomisystemet i løbet af efteråret 2010 udbygges ved anvendelse af det projektmodul som er tilgængeligt i systemet. I forbindelse hermed skal fastlægges en række foruddefinerede rapporter, som skal være tilgængelig for projektets forskellige parter. 6.0 Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Parallelt med den tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet skal det sikres, at byggeriet leveres med det indhold og den kvalitet som aftales mellem parterne, det vil sige mellem bygherren, rådgivere og leverandører. Det vil indgå som et element i den kommende projektkonkurrence og eo i forhandlingerne om rådgiverkontrakt, hvorledes kvalitetsstyringen tilrettelægges. Det aftalte indhold herom skal beskrives i den endelige totalrådgiveraftale. Det indgår i bygherrens overvejelser at anskaffe et web-baseret databasesystem til dokumentation af rum- og inventar- og medicoudstyr til brug i planlægnings- bygge- og driftsfasen. 7.0 Dokumentation, arkivering mv. Der skal foretages en systematisk dokumentation og arkivering både fordi Region Syddanmark som offentlig myndighed har pligt til dette og fordi en rationel og hensigtsmæssig opgavevaretagelse tilsiger at man skal være i stand til at genfinde afsendte og modtagne dokumenter og interne arbejdspapirer. 7.1 Region Syddanmarks registreringspligt. Region Syddanmarks registreringspligt indebærer, at regionen har et ansvar for at registrere og dokumentere sit arbejde. I forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndering (EDSH) skal organisationen således leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Styringsmanual Kolding_1 35

36 Arkivloven (herunder bekendtgørelse om aflevering af elektroniske arkivalier). Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommende og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt. For en nærmere beskrivelse af krav i medfør af de nævnte love henvises til Region Syddanmark intranet, hvor dette er beskrevet. De stillede krav til dokumentation og arkivering løses i Region Syddanmark ved anvendelse af det elektroniske arkivsystem Acadre, hvor det i et sagsmappesystem er muligt for den enkelte medarbejder at registrere indgående og udgående dokumenter. De generelt stillede krav til arkivering i Region Syddanmark vil ligeledes være gældende for byggeprojektet ved Kolding Sygehus. Projektafdelingen på Kolding Sygehus benytter indtil videre et papirbaseret manuelt arkivsystem, mens alle dokumenter herunder beslutninger i forretningsudvalg/regionsråd og korrespondance med eksterne parter vedr. byggesagen - der er håndteret af Sundhedsstaben/Bygningsafdelingen er registreret i Region Syddanmarks elektroniske arkivsystem Acadre. 7.2 Særlige dokumentationskrav i forbindelse med om- og tilbygningen ved Kolding Sygehus I forbindelse med gennemførelsen af den kommende store byggesag er det en særlig udfordring for dokumentations- og arkiveringssystemet at håndtere de mange interne og eksterne parter der deltager undervejs i processen. Det er derfor nødvendigt at opbygge et særskilt arkivsystem parallelt med Acadre, hvortil der er adgang til at forespørge og arkivere dokumenter for både medarbejdere ansat i Region Syddanmark og hos tilknyttede rådgivere mv. I forbindelse med opbygning af dette system skal der udarbejdes retningslinjer for, hvilke typer af dokumenter der skal arkiveres i det fælles Arkivsystem Acadre, og hvilke typer af dokumenter der ikke arkiveres i Acadre For at undgå tvivl om senest gældende version af dokumenter er der behov for at opbygge et system kan håndtere forskellige versioner af samme dokument og kan udføre logning af hvem der har arkiveret og redigeret et givet dokument. Til at imødekomme dette behov er der indgået en midlertidig aftale om brug af det webbaserede arkivsystem PROJEKTWEB, som muliggør at eksterne projektdeltager fra deres edbarbejdsplads kan registrere og søge efter dokumenter som e registreret i en database i dette system. Der pågår pt. (sommeren 2010) afklaring om hvilken elektronisk løsning der skal vælges til dokumenthåndtering og arkivering i forbindelse med gennemførelsen af det samlede byggeprojekt. Der forventes truffet en beslutning om valg af en løsning som er fælles for kvalitetsfondsprojekterne i Region Syddanmarks regi. Det forventes endvidere, at denne løsning fremadrettet skal anvendes i forbindelse med alle byggeprojekter i regionens regi Styringsmanual Kolding_1 36

37 Bilag 1 Oversigt over elementer til ansøgning om endeligt tilsagn Styringsmanual Kolding_1 37

38 Styringsmanual Kolding_1 38

39 Styringsmanual Kolding_1 39

40 Styringsmanual Kolding_1 40

41 Styringsmanual Kolding_1 41

42 Styringsmanual Kolding_1 42