Rammeaftale om levering af ergonomiske hjælpemidler. Styrelsen for Undervisning og Kvalitet

Transkript

1 Rammeaftale om levering af ergonomiske hjælpemidler Styrelsen for Undervisning og Kvalitet

2 Indholdsfortegnelse 1. Rammeaftalens parter 1 2. Definitioner 1 3. Baggrund, formål og omfang 2 4. Omfattede leverancer Varer og ydelser 2 5. Ændringer Ændringer i varesammensætning, varesortiment Ændringer i ydelserne Ændringer som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering Nye og/eller ændrede retningslinjer hos kunden Øvrige ændringer Gennemførelse af ændringer 4 6. Leveringstid og -sted 4 7. Bestilling 4 8. Fejlbestillinger 4 9. Kvalitet Underretningspligt Kundens ydelser Samarbejde Krav til leverandørens medarbejdere Krav til miljø, arbejdsmiljø mv Overtagelsesdag Vederlag Priser Leveringsomkostninger Fakturering og betalingsbetingelser Tilbuds- eller kampagnepriser Generelle prisnedsættelser Prisregulering 9

3 17. Forsikring Forsinkelse Definition Misligholdelsesbeføjelser ved forsinkelse Mangler Definition Misligholdelsesbeføjelser ved mangler Misligholdelse i øvrigt Forventet misligholdelse Konkurs mv Ophævelse Leverandørens garantier Garantiperiode Underleverandører Erstatningspligt og ansvarsfraskrivelser Behandling af personoplysninger Behandlingssikkerhed Ret til indsigt Tredjemands rettigheder Rettigheder Kundens it-system Data Generel viden Tavshedspligt og fortrolighed Corporate Social Responsibility (CSR-krav) Force majeure Overdragelse Fortolkning Tvister, lovvalg og værneting Dansk ret Forhandling Mægling som led i voldgift Voldgift 19

4 35. Ændringer af rammeaftalen Ikrafttrædelse og varighed Annullation af beslutning om tildeling af Rammeaftalen og erklæring om, at Rammeaftalen er uden virkning Uden virkning Erstatning Forhold ved ophør Udlevering af Kundens ejendom Bistand ved overflytning Fortsat levering af de af Rammeaftalen omfattede Varer og Ydelser Underskrifter 22

5 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Kravspecifikation Leverandørens løsningsbeskrivelse Samarbejdsorganisation Priser og afregning

6 1. Rammeaftalens parter Denne Rammeaftales parter er Kontor for SPS og Tværgående Jura Frederiksholms Kanal 26 DK-1220 København K CVR nr (i det følgende benævnt Kunden) og [Navn] [Adresse] [DK-Adresse] [CVR nr.] (i det følgende benævnt Leverandøren) 2. Definitioner Ved arbejdsdag forstås mandag til fredag, bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Ved dag forstås kalenderdag. Ved leveringsdag forstås den dag, varerne og ydelserne leveres til støttemodtageren, på uddannelsesstedet eller på støttemodtagerens bopæl på det aftalte leveringssted, jf. kravene hertil i kravspecifikationen. Ved Kunden forstås. Ved initiativpligt forstås, at Leverandøren på eget initiativ og uden opfordring eller påkrav fra uddannelsesinstitutionen, støttemodtageren eller Kunden skal foretage en given aktivitet. Ved varer forstås samtlige de varer, som Leverandøren er forpligtet til at levere til Kunden i henhold til Rammeaftalen. Ved ydelser forstås samtlige de ydelser, som Leverandøren er forpligtet til at levere i henhold til Rammeaftalen. Medmindre sammenhængen tilsiger anden forståelse, skal definerede udtryk omfatte anvendelsen både i ental og flertal og i bestemt eller ubestemt form. Side 1

7 3. Baggrund, formål og omfang Denne Rammeaftale er indgået som led i et gennemført EU-udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler efter Udbudsdirektivet (2014/24/EU). Formålet med rammeaftalen er at sikre Kunden, at der i Rammeaftalens løbetid opnås sikkerhed for levering af de varer og ydelser, der er specificeret i bilag 1, og at denne levering sker på de mest fordelagtige vilkår. Leverandøren påtager sig ved underskrivelsen af nærværende Rammeaftale at levere de omfattede varer og ydelser på de vilkår, der er beskrevet i Rammeaftalen. Rammeaftalen giver uddannelsesstederne, støttemodtageren og Kunden ret men ikke pligt til at bestille varerne og ydelserne hos Leverandøren i overensstemmelse med Rammeaftalens vilkår. Rammeaftalen giver således ikke Leverandøren krav på eller garanti for tildeling af et bestemt antal konkrete opgaver eller bestillinger. Rammeaftalen udelukker ikke, at Kunden bestiller varer og ydelser inden for Rammeaftalens område hos andre Leverandører herunder foretager udbud af sådanne varer og ydelser. 4. Omfattede leverancer 4.1 Varer og ydelser Det påhviler Leverandøren at levere de varer og ydelser, der er specificeret i bilag 1, således at alle krav og beskrivelser, der fremgår af nærværende Rammeaftale, herunder de i bilag 1 angivne, opfyldes. Leverandøren skal levere sine varer og ydelser til tiden og med den kvalitet, som fremgår af Rammeaftalen, og som Kunden og støttemodtagerne med føje kan forvente. Leverandøren har i bilag 2 angivet, hvorledes Leverandøren vil levere de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser. Leverandøren kan ikke påberåbe sig, at det, der fremgår af bilag 2, medfører, at krav i bilag 1 ikke kan opfyldes. Leverandøren har, medmindre andet er aftalt, det totale ansvar for gennemførelsen af en leverance. Leverandøren har efter modtagelse af bestilling fra uddannelsesinstitutionen, støttemodtageren eller Kunden initiativpligt med hensyn til varetagelse af alle opgaver i medfør af nærværende Rammeaftale. Side 2

8 5. Ændringer Uanset nedenstående kan ændringer alene ske inden for rammerne af EU s udbudsregler og i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, herunder forhandlingsforbuddet. 5.1 Ændringer i varesammensætning, varesortiment Såfremt Leverandøren ophører med salg af de af Rammeaftalen omfattede varer, og de hermed udgår af Leverandørens varesortiment eller varesammensætning, skal leverandøren skriftligt underrette Kunden herom uden ugrundet ophold. Leverandøren skal på forlangende fremsende en produktliste til Kunden, således at Kunden kan kvalitetssikre de af Rammeaftalen omfattede produkter, herunder nye produkter i varesortimentet. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at erstatte udgåede varer med varer med samme funktionaliteter og kvalitet til samme pris, som opfylder kravene i bilag 1, således at disse varer herefter er omfattet af nærværende Rammeaftale. Prisnedsættelser skal komme Kunden til gode. 5.2 Ændringer i ydelserne Ændringer som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering Kunden kan forlange ændringer i de omfattede ydelser, såfremt dette følger af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering. Almindelige ændringer som følge af lovkrav eller ændret offentlig regulering er omfattet af de i bilag 4 angivne priser. For ekstraordinære ændringer som følge af lovkrav eller ændret offentlig regulering er Leverandøren berettiget til at få eventuelle afledte og dokumenterede merudgifter hertil honoreret Nye og/eller ændrede retningslinjer hos kunden I det omfang Kunden fastsætter nye og/eller ændrede retningslinjer, der gælder internt hos Kunden, og samtidig beslutter, at disse retningslinjer også skal omfatte de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser, har Kunden ret til at få disse retningslinjer tilføjet til Rammeaftalen. Leverandøren er berettiget til at få eventuelle afledte og dokumenterede merudgifter i forbindelse hermed honoreret. Kunden er berettiget til en prisreduktion svarende til den eventuelle besparelse, der opnås som følge af ændringen. Side 3

9 5.3 Øvrige ændringer Kunden er desuden til enhver tid berettiget til at kræve andre ændringer end de ovenfor nævnte, herunder eksempelvis ændringer i kvalitets- eller serviceniveauet eller it-baserede forretningsgange. Leverandøren er berettiget til at få eventuelle afledte og dokumenterede merudgifter i forbindelse hermed honoreret. Kunden er berettiget til en prisreduktion svarende til den eventuelle besparelse, der opnås som følge af ændringen. 5.4 Gennemførelse af ændringer Gennemførelse af ændringer skal ske inden for en rimelig frist fra fremsættelsen af kravet. Ændringer som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering skal dog senest gennemføres i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. Ingen ændring må iværksættes, før Kunden har samtykket deri. 6. Leveringstid og -sted Kravene til levering fremgår af bilag 1. Leveringssted er adresser overalt i Danmark, herunder også ikke-brofaste øer. Leveringen skal ske til den anviste adresse. Leverandøren bærer ansvaret for leverancens rettidige og mangelfrie levering. Leverandøren er forpligtet til at præstere leverancen til Kunden i overensstemmelse med den aftalte leveringstid. Leverandøren bærer risikoen for varernes hændelige undergang frem til varerne er leveret og opstillet på deres bestemmelsessted. 7. Bestilling For reglerne for bestilling af varer og ydelser henvises til bilag Fejlbestillinger Leverandøren er berettiget til at opkræve et fejlbestillingsgebyr pr. bestilling, hvis Kunden eller en uddannelsesinstitution ved en fejl bestiller et produkt eller en ydelse hos Leverandøren, som Kunden eller uddannelsesinstitutionen efterfølgende afbestiller senere end tre dage fra bestillingstidspunktet. Side 4

10 Der kan ikke afregnes et fejlbestillingsgebyr for hver enkel genstand og ydelse, når disse bestilles samlet. Der er således tale om et gebyr, hvor en samlet leverance afbestilles. Hvis et produkt sendes retur til Leverandøren inden for 14 dage (regnet fra levering) i uåbnet stand, eller hvis det tydeligt fremgår af pakningen, at produktet ikke har været ude af æsken/emballagen, vil Leverandøren også kunne opkræve fejlbestillingsgebyret, idet styrelsen anerkender, at returneringen giver en øget administration for Leverandøren, også selvom det tilbageleverede kan bruges af ny bruger uden yderligere tiltag. Uddannelsesinstitutionen skal modtage en kreditnota for det tilbageleverede, såfremt der er sket returnering inden for 14 dage (regnet fra levering), og emballagen i øvrigt ikke har været brudt. Leverandøren kan ikke kræve andre udgifter dækket i forbindelse med fejlbestillinger. Gebyret fastsættes ensidigt af Kunden og kan ikke ændres. 9. Kvalitet Leverandøren er forpligtet til at etablere de nødvendige rammer og procedurer til sikring af den kvalitet, hvormed Leverandøren leverer sine varer og ydelser. Leverandøren skal fastsætte egenkontrolprocedurer, der på en detaljeret måde internt i Leverandørens organisation skal sikre, at varerne og ydelserne leveres korrekt i overensstemmelse med kravene i bilag 1. Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelsen af de fastsatte kvalitetskrav i bilag 1. Kunden har til hensigt at følge op på kvaliteten af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser. 10. Underretningspligt Parterne er forpligtede til straks at underrette hinanden, såfremt der opstår tvivl om leveringen af de omfattede varer og ydelser. Leverandøren skal løbende orientere Kunden om alle forhold, som skønnes at være af betydning i relation til Rammeaftalen, herunder om enhver relevant ændring i Leverandørens organisation. Side 5

11 11. Kundens ydelser Kunden forpligter sig til generelt - i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne - at være behjælpelig med at stille de fornødne oplysninger til rådighed for Leverandøren, herunder især i tvivlsspørgsmål i forbindelse med de givne bevillinger. Kunden forpligter sig til gennem fornøden information fra uddannelsesstederne at medvirke til, at de enkelte varer og ydelser rekvireres så tidligt som muligt hos Leverandøren, efter at bevilling er givet. Kunden forpligter sig i den sammenhæng til at medvirke til, at der løbende udarbejdes hensigtsmæssige forretningsgange med hensyn til uddannelsesstedernes afholdelse af udgifter til varer og ydelser fra Leverandøren. Kunden forpligter sig endvidere til i god tid at advisere Leverandøren, hvis det viser sig, at antallet af støttemodtagere afviger væsentligt fra det skønnede. Leverandøren skal afgive skriftligt påkrav, såfremt Kunden ikke rettidigt stiller de relevante oplysninger til rådighed eller på anden måde ikke opfylder kontraktlige forpligtelser. 12. Samarbejde Parterne skal loyalt deltage i den samarbejdsorganisation, som er beskrevet i bilag 3. Parterne skal i øvrigt medvirke i opfyldelsen af nærværende Rammeaftale på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig levering af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser. 13. Krav til leverandørens medarbejdere Leverandøren skal i hele rammeaftalens løbetid have ansat personale med indgående og opdateret ekspertise i forhold til de varer og ydelser, som Rammeaftalen omfatter. Medarbejdere hos Leverandøren, som har kontakt med uddannelsesinstitutioner eller støttemodtagere, skal være samarbejdsorienterede, servicemindede og i stand til at svare på spørgsmål, der relaterer sig til levering af varer og ydelser i henhold til Rammeaftalen, på dansk og i et let forståeligt sprog, ligesom medarbejderen i øvrigt skal udvise respekt og forståelse for støttemodtagere og disses situation. Side 6

12 14. Krav til miljø, arbejdsmiljø mv. Varerne og ydelserne skal leveres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler og forskrifter, herunder miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter. 15. Overtagelsesdag Leverandøren overtager ansvaret for leveringen af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser den 1. august 2017 (overtagelsesdag). I perioden fra underskrift af Rammeaftalen til overtagelsesdagen er Leverandøren forpligtet til at forestå eller medvirke til de i bilag 1 angivne aktiviteter frem til overtagelsesdagen, herunder forberede påbegyndelsen af leveringen af de omfattede varer og ydelser i form af modtagelse af bestillinger, afprøvning og kontakt til uddannelsesinstitutioner mv. Leverandøren er ikke berettiget til vederlag før overtagelsesdagen. 16. Vederlag 16.1 Priser For varerne og ydelserne betales de i bilag 4 nærmere angivne priser. Herudover har Leverandøren kun krav på vederlag, såfremt det udtrykkeligt fremgår af nærværende Rammeaftales øvrige bestemmelser, at en vare eller ydelse erlægges mod særskilt betaling. Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet told og øvrige på aftaletidspunktet gældende afgifter, bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter eller ved indførelse af nye danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens af ændringerne, således at Leverandøren stilles uændret Leveringsomkostninger Leveringsomkostninger ved levering i Danmark er omfattet af de i bilag 4 angivne priser og kan således ikke faktureres særskilt Fakturering og betalingsbetingelser Faktureringstidspunktet for varerne og ydelserne er angivet i bilag 4. Leverandøren skal fakturere uddannelsesinstitutionerne for det leverede. Side 7

13 Leverandørens vederlag ifølge Rammeaftalen forfalder til betaling 30 dage fra uddannelsesinstitutionens modtagelse af fyldestgørende faktura. Leverandørens faktura skal opfylde de til enhver tid gældende regler, herunder regler om e-faktura. Af hensyn til finansårets afslutning skal Leverandøren bestræbe sig på, at alle fakturaer for det indeværende finansår er fremsendt til uddannelsesinstitutionerne senest den sidste hverdag før jul, og det forventes at Leverandøren fremsender fakturaer løbende. Leverandøren er tidligst berettiget til at fakturere uddannelsesinstitutionerne for produkter og ydelser omfattet af Rammeaftalen (herunder produkter m.v. indkøbt via statens indkøbsaftaler) fra leveringstidspunktet. Fakturering kan således først ske, når levering af hele ordren er gennemført. Fakturaer skal sendes til den uddannelsesinstitution, som støttemodtageren pt. er tilknyttet. Leverandørens faktura skal opfylde de til enhver tid gældende regler herunder regler om e-faktura, og fakturaen skal påføres EAN-nummer. Leverandøren er ikke berettiget til at kræve særskilt gebyr for e-faktura. En fyldestgørende faktura skal som minimum specificere følgende: Kundens navn, adresse, attentionperson Leverandørens navn, adresse, CVR-nr., telefon, fax, og att. person Kundens reference Leverandørens reference Præcis beskrivelse af ydelserne Evt. udspecificering af udstyr indkøbt gennem statens indkøbsaftaler og licenser Oplysninger om serienummer og andre nødvendige identifikationsoplysninger for såvel udstyr som licenser Samlet pris eksklusiv moms Momsbeløb Samlet pris inkl. moms Fakturanr. Evt. bankinformationer 16.4 Tilbuds- eller kampagnepriser Såfremt Leverandøren tilbyder de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser til tredjemand til tilbuds- eller kampagnepriser, som er lavere end de priser, der frem- Side 8

14 går af bilag 4, skal Leverandøren levere varerne og ydelserne til Kunden til den laveste pris. Prisfald skal uden ugrundet ophold komme Kunden til gode Generelle prisnedsættelser Såfremt der sker generelle prisnedsættelser af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser, skal Leverandøren levere varerne og ydelserne til Kunden til den nedsatte pris. Prisfald skal uden ugrundet ophold komme Kunden til gode Prisregulering Regulering af de i bilag 4 nævnte priser kan højst kræves på grundlag af den forholdsmæssige ændring i det i medfør af lovbekendtgørelse nr. 76/1999 fastsatte nettoprisindeks for april måned med virkning fra 1. august. Læs mere på Retsinformation: De i bilaget anførte priser er gældende pr. 1. august 2017 og er fastsat ud fra nettoprisindekset for april måned Regulering kan tidligst ske første gang den 1. august 2018, baseret på april måneds indeks (2018). 17. Forsikring Leverandøren har pligt til at have en sædvanlig produktansvarsforsikring og til at påtage sig produktansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren er endvidere forpligtet til at være dækket af sædvanlige og lovpligtige forsikringer. Kunden kan forlange dokumentation herfor. Betjener Leverandøren sig af underleverandører, er Leverandøren forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder de nævnte krav om forsikringsdækning. 18. Forsinkelse 18.1 Definition Der foreligger forsinkelse, såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides, eller såfremt øvrige aftalte frister overskrides, jf. bilag 1, og dette skyldes forhold, som Leverandøren er ansvarlig for. Det påhviler Leverandøren at give skriftlig og begrundet meddelelse straks, når Leverandøren må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse, eller for at Leverandøren i øvrigt ikke kan levere i henhold til Rammeaftalen. Det påhviler i den for- Side 9

15 bindelse Leverandøren at oplyse Kunden om den forventede varighed af forsinkelsen samt at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelsen eller, hvis dette ikke er muligt, at begrænse denne Misligholdelsesbeføjelser ved forsinkelse Ved væsentlige forsinkelser på mere end 30 dage betragtes varen/ydelsen som ikke leveret. Kunden kan herefter vederlagsfrit ophæve den pågældende bestilling hos Leverandøren og foretage et erstatningskøb hos en anden leverandør. Leverandøren er i den forbindelse forpligtet til at afholde Kundens rimelige og sædvanlige udgifter til erstatningskøbet, som overstiger den pris, Kunden ville have betalt for varen/ydelsen hos Leverandøren. Kunden er desuden berettiget til at hæve Rammeaftalen, hvis den aftalte overtagelsesdag overskrides med mere end 30 arbejdsdage, eller hvis der gentagne gange sker overskridelse af aftalte frister. Dette gælder også selvom Leverandøren på forhånd har meddelt Kunden, at forsinkelserne ville finde sted. 19. Mangler 19.1 Definition Der foreligger en mangel, såfremt leverancerne ikke opfylder kravene eller de af Leverandøren afgivne garantier, eller såfremt leverancerne i øvrigt ikke leveres, som Kunden med føje kunne forvente, og dette skyldes forhold, som Leverandøren er ansvarlig for. Det påhviler Leverandøren at give skriftlig og begrundet meddelelse straks, når Leverandøren må forudse, at levering ikke vil ske i henhold til Rammeaftalen Misligholdelsesbeføjelser ved mangler Uddannelsesstedet eller den studerende/eleven afgiver skriftlig reklamation, såfremt det konstateres, at en given leverance er mangelfuld. Reklamationen skal afgives inden for rimelig tid efter, at uddannelsesstedet eller den studerende er blevet bekendt med manglen. Leverandøren skal uden ugrundet ophold efter modtagelsen af en reklamation vederlagsfrit enten afhjælpe manglen eller foretage omlevering. Leverandøren skal foretage omlevering, hvis det konstateres, at det er samme del af hjælpemidlet, der skal repareres for anden gang. Omlevering eller afhjælpning skal gennemføres så hurtigt som muligt med behørig hensyntagen til modtageren. Leverandøren skal påbegynde afhjælpningen 5 arbejdsdage efter modtagelsen af Kundens påkrav. Er afhjælpning ikke gennemført Side 10

16 senest 15 arbejdsdage efter modtagelse af påkrav, er Kunden berettiget til at lade de konstaterede mangler udbedre for Leverandørens regning og risiko. Leverandøren skal uden yderligere vederlag afhjælpe manglen i overensstemmelse med god leverandørskik, hvilket som minimum omfatter en udskiftning af defekte dele med nye og fungerende dele, levering af supplerende varer og ydelser eller ombytning. Kunden er desuden berettiget til at hæve Rammeaftalen helt eller delvist, hvis Leverandørens leverancer gentagne gange er mangelfulde. Kunden er ligeledes berettiget til at kræve forholdsmæssigt afslag i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. 20. Misligholdelse i øvrigt 20.1 Forventet misligholdelse I overensstemmelse med dansk ret kan parterne bringe misligholdelsesbeføjelser i anvendelse, når det må stå klart, at en misligholdelse er uundgåelig Konkurs mv. I det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, kan Kunden hæve Rammeaftalen eller kræve fornøden sikkerhedsstillelse, såfremt Leverandøren går konkurs, standser sine betalinger, åbner forhandling om akkord, eller Leverandørens formueforhold i øvrigt viser sig at være sådanne, at Leverandøren må antages ikke at kunne opfylde Rammeaftalen. Det samme gælder, såfremt Leverandøren ophører med den virksomhed, som Rammeaftalen vedrører, eller der indtræffer andre omstændigheder, der bringer Rammeaftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Såfremt boet har ret til at indtræde i Rammeaftalen i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 10 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Såfremt Leverandøren kræves opløst af Erhvervsstyrelsen, kan Kunden hæve rammeaftalen. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, såfremt Leverandøren inden 10 arbejdsdage fra fremkomsten af et påkrav fra Kunden dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede. 21. Ophævelse En part kan hæve rammeaftalen, såfremt den anden part væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold hertil. Side 11

17 I tilfælde af misligholdelse skal den anden part inden 2 uger efter, at misligholdelsen er kommet til dennes kundskab, skriftligt meddele den misligholdende part, at den anden part vil påberåbe sig misligholdelse. Manglende påberåbelse af en misligholdelse medfører dog ikke, at parternes ret til at påberåbe sig en lignende misligholdelse i fremtiden bortfalder. Kunden kan beslutte, at Kundens ophævelse af nærværende Rammeaftale ikke får virkning for allerede indgåede aftaler om levering af de omfattede varer og ydelser, der medmindre den konkrete aftale selv ophæves som følge af misligholdelse skal fuldføres i overensstemmelse med det aftalte og på de i Rammeaftalen angivne vilkår. Såfremt Kunden vælger ikke at benytte sin ret til at hæve en konkret leveringsaftale, gælder bestemmelserne vedrørende Kundens ret til erstatning på samme måde, som hvis den konkrete leveringsaftale var hævet. I alle tilfælde sker ophævelse dog ikke med virkning for varer og ydelser, som Leverandøren allerede har leveret, og som opfylder samtlige Rammeaftalens krav og bestemmelser. I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler. 22. Leverandørens garantier Leverandøren garanterer, at leverancerne leveres i overensstemmelse med god skik på området og besidder de egenskaber, der må anses for sædvanlige for den pågældende type varer og ydelser og/eller som krævet i Rammeaftalen med bilag. Leverandøren garanterer desuden, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for leveringen af leverancerne. Leverandøren garanterer endvidere i hele nærværende Rammeaftales løbetid, at leverancerne opfylder de til enhver tid gældende lovgivning og relevante myndighedsforskrifter. Såfremt en eller flere garantier måtte vise sig ikke at være opfyldt, påhviler det Leverandøren uden forøgelse af noget vederlag og inden for eventuelle fastsatte tidsfrister at tage sådanne skridt, som måtte være nødvendige for at opfylde Rammeaftalen, herunder eventuelt at inddrage sådant andet eller yderligere udstyr, programmel og/eller personelle ressourcer, som måtte være fornødent. Kunden kan tillige gøre de misligholdelsesbeføjelser gældende, der i øvrigt fremgår af nærværende rammeaftale med bilag. Side 12

18 23. Garantiperiode Garantiperioden er på 1 år, der løber fra leveringsdagen, dog således at eventuelle udvidede garantier, der gives af Leverandøren eller producenten, tillige kan påberåbes af Kunden. Nye dele, der i garantiperioden leveres til udskiftning af mangelbehæftede dele, er undergivet garanti indtil udløbet af den oprindelige garantiperiode, dog mindst i 3 måneder regnet fra tidspunktet for udskiftningen. 24. Underleverandører Leverandøren kan kun med Kundens forudgående skriftlige samtykke overlade Rammeaftalens delvise opfyldelse til tredjemand. På forlangende skal Leverandøren udlevere de underleverandøraftaler, som Leverandøren har indgået med underleverandører i forbindelse med opfyldelse af nærværende Rammeaftale. Leverandøren skal i enhver henseende hæfte for underleverandører på samme måde som for egne forhold. 25. Erstatningspligt og ansvarsfraskrivelser Ved ophævelse af Rammeaftalen skal den part, hvis misligholdelse er årsag til ophævelsen erstatte modpartens dokumenterede og direkte tab. Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler, idet parterne dog ikke er ansvarlige for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. En parts samlede erstatningspligt kan maksimalt udgøre kr. Leverandøren har pligt til at opretholde sædvanlig produktansvarsforsikring og påtager sig produktansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren er desuden forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i det leveredes levetid. Rejses der krav om produktansvar, er parterne forpligtede til at underrette hinanden herom. 26. Behandling af personoplysninger 26.1 Behandlingssikkerhed Side 13

19 Kunden er dataansvarlig og Leverandøren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Reglerne i 41, stk. 3-5 i lov om behandling af personoplysninger skal tillige være gældende for Leverandøren. Leverandørens behandling af data må i øvrigt alene ske efter instruks fra Kunden, jf. 42, stk. 2 i lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Der henvises til Datatilsynets sikkerhedsvejledning nr. 37 af 2. april 2001 om foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger. Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Bestemmelserne i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 (som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 tillige med de ændringer hertil, der senere måtte blive vedtaget) om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er ligeledes gældende for Leverandøren Ret til indsigt Leverandøren er forpligtet til, i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om behandling af personoplysninger, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende og i øvrigt efterkomme de forpligtelser, der fremgår af lov om behandling af personoplysninger. 27. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår over for Kunden for, at Leverandørens leverancer i henhold til nærværende Rammeaftale ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsret og immaterielle rettigheder. Rejses der sag mod Kunden med påstand om retskrænkelse, giver Kunden Leverandøren skriftlig meddelelse herom, og Leverandøren overtager herefter sagens førelse og afholder samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren forpligter sig til at holde Kunden skadesløs for ethvert krav, der rejses af tredjemand mod kunden for Leverandørens tilsidesættelse af tredjemands rettigheder, herunder bl.a. erstatningsbeløb, godtgørelse og sagsomkostninger. Leveran- Side 14

20 døren skal tillige erstatte Kundens eventuelle rimelige advokatomkostninger, som Kunden med rimelighed har afholdt med henblik på varetagelse af sine interesser. 28. Rettigheder 28.1 Kundens it-system Kunden har alle rettigheder til det anvendte it-system, der stilles til rådighed for Leverandøren med henblik på varetagelsen af de af Rammeaftalen omfattede ydelser. Leverandøren får en brugsret til systemet, der alene må anvendes til brug for varetagelsen af de omfattede ydelser Data Kunden har alle rettigheder til de data, der indgår i it-systemet. Leverandøren er alene berettiget til at anvende Kundens data til brug for udførelse af de af rammeaftalen omfattede ydelser. Leverandøren skal behandle Kundens data fortroligt i overensstemmelse med aftalte sikkerhedsprocedurer og god edb-skik Generel viden Leverandøren er berettiget til at anvende den generelle viden, der erhverves ved leveringen af de i nærværende Rammeaftale anførte varer og ydelser, til brug for leverancer til tredjemand. 29. Tavshedspligt og fortrolighed Leverandøren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelsen af denne Rammeaftale. Leverandøren skal pålægge eventuelle underleverandører og andre, der bistår Leverandøren i forbindelse med denne Rammeaftale, en tilsvarende tavshedspligt. Brud på tavshedspligten hos Leverandøren eller Leverandørens underleverandører betragtes som en væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen. Kunden kan ved overtrædelser af tavshedspligten således vælge at gøre brug af dansk rets almindelige regler om misligholdelsesbeføjelser, herunder, men ikke begrænset til, ophævelse og erstatning. For Kunden gælder i øvrigt reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning om tavshedspligt. Side 15

21 Tavshedspligten er tillige gældende efter Rammeaftalens ophør uanset årsagen til ophøret. Leverandøren kan medtage Kunden på sin referenceliste, men må ikke derudover uden Kundens forudgående skriftlige samtykke bruge Kundens navn i markedsføringsøjemed. Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om denne Rammeaftale eller offentliggøre noget om Rammeaftalens indhold. 30. Corporate Social Responsibility (CSR-krav) Leverandøren skal overholde UN Global Compact principperne i forbindelse med opfyldelsen af denne Rammeaftale, og skal herunder konkret opfylde følgende krav: Menneskerettigheder Leverandøren skal i forhold til sin leverance af ydelserne overholde den til enhver tid gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, national, social eller etnisk oprindelse eller som tager sigte på at sikre etnisk ligestilling. Arbejdskraft Leverandøren skal i forhold til sin leverance af varer og ydelser under Rammeaftalen overholde de internationale konventioner om grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder: ILO-konvention nr. 29 og 105 om forbud mod tvangsarbejde, ILO konvention nr. 100 og 111 om forbud imod diskrimination i ansættelsesforhold, ILO-konvention nr. 138 og 182 om forbud mod børnearbejde, ILO-konvention nr. 87, 98 og 135 om retten til organisationsfrihed, ILO-konvention nr. 26 og 131 samt FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 23, der indeholder princippet om en rimelig aflønning, ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 24, der indeholder princippet om retten til rimelige arbejdstider ILO-konvention nr. 155 om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt Miljø Leverandøren skal i forhold til sin leverance af varer og ydelser under Rammeaftalen medvirke til at værne om natur og miljø, som fastlagt i princip 7, 8 og 9 i FN's Global Compact. Side 16

22 Anti-korruption Leverandøren må ikke på noget tidspunkt i Rammeaftalens løbetid have modtaget en endelig dom for korruption, herunder aktiv bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA. Ved korruption forstås alle tilfælde af misbrug af betroet magt med henblik på at opnå en fordel, f.eks.: Passiv bestikkelse Underslæb Bedrageri Mandatsvig Embedsmisbrug Kunden vil som hovedregel ikke herudover kræve egentlig dokumentation for Leverandørens overholdelse af ovenstående CSR-krav. Leverandøren skal dog omgående give Kunden meddelelser omkring eventuelle overtrædelser af ovenstående regler og principper i relation til ydelserne og varerne, som Leverandøren måtte blive bekendt med. Leverandøren skal samtidig til enhver tid levere sådanne yderligere oplysninger, som Kunden måtte kræve med henblik på at påvise overholdelse af CSRkravene. 31. Force majeure Hverken Leverandøren eller Kunden skal i henhold til denne Rammeaftale anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt den manglende opfyldelse af Rammeaftalen skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved Rammeaftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for leverandøren udskydes på grund af force majeure, da udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part hurtigst muligt. Den part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til at annullere Rammeaftalen med virkning for fremtiden, såfremt de aftalte varer og ydelser ikke bliver leveret i overensstemmelse med det fastlagte kvalitetsniveau i mere end 30 arbejdsdage, og såfremt situationen derefter ikke kan forventes at blive reetableret inden for en frist på 10 arbejdsdage. Dette gælder dog ikke ved landsdækkende strejke og/eller lockout eller forhold, der rammer begge parter. Side 17

23 I tilfælde af annullation tilbageleverer hver part, hvad der er modtaget fra den anden part. Eventuelle forfaldne beløb betales, og hvor der er sket betaling, uden at realvaren er leveret, tilbagebetales sådanne beløb. Der består herefter ikke yderligere krav mellem parterne. 32. Overdragelse I den udstrækning en overdragelse ikke vil være i strid med præceptive retsregler, herunder de til enhver tid gældende udbudsregler har Kunden ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne Rammeaftale til en anden offentlig institution, herunder i forbindelse organisationsændringer eller ressortomlægninger. Overdragelse kan på tilsvarende vis ske til en institution eller virksomhed, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne Rammeaftale til tredjemand. I den udstrækning udskiftning af kontraktpart kan ske indenfor rammerne af de til enhver tid gældende udbudsregler, er Kundens dog forpligtet til at acceptere overdragelse til en tredjemand, mod hvem Styrelsen ikke har berettigede indsigelser af økonomisk eller anden saglig karakter. 33. Fortolkning Rammeaftalen med de tilhørende bilag angiver de overordnede bestemmelser om parternes rettigheder og forpligtelser. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem Rammeaftalen og dens bilag skal følgende indbyrdes rangorden anvendes: 1. Rammeaftalen 2. Bilag 1 3. Øvrige bilag Bestemmelser indeholdt i tillæg til Rammeaftalen med bilag opnår samme rangorden, som de bestemmelser, tillægget erstatter eller supplerer. 34. Tvister, lovvalg og værneting 34.1 Dansk ret Rammeaftalen er undergivet dansk ret Forhandling Side 18

24 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med Rammeaftalen, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer Mægling som led i voldgift Såfremt parterne ikke kan opnå en løsning ved forhandling, skal tvisten søges løst ved mægling af en af parterne i fællesskab udpeget mægler. Mægling sker efter "Regler for frivillig mægling ved Det Danske Voldgiftsinstitut". Mægleren udpeges af Voldgiftsinstituttet efter høring af parterne i overensstemmelse med ovennævnte regler. Hvis mæglingen afsluttes, uden at tvisten er bilagt, skal tvisten afgøres endeligt ved voldgift efter "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut Voldgift Voldgiftsretten udpeges af Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut". Når tvisten skal afgøres af tre voldgiftsdommere, kan klageren i sit klageskrift komme med forslag til sin voldgiftdommer. Indklagede kan i sit svar komme med forslag til sin voldgiftsdommer. Den tredje voldgiftsdommer, der er voldgiftsrettens formand, bringes i forslag af Det Danske Voldgiftsinstitut, medmindre parterne inden udløb af fristen for indklagedes svar i fællesskab foreslår en formand. Stedet for voldgiftsretten er i den kommune, hvor Kunden er registreret. 35. Ændringer af Rammeaftalen Ændringer i Rammeaftalen kan kun ske med Kundens og Leverandørens skriftlige samtykke. Ændringer udarbejdes i form af nummererede, daterede og underskrevne tillæg til Rammeaftalen. 36. Ikrafttrædelse og varighed Rammeaftalen træder i kraft ved begge parters underskrift og løber i 2 år fra overtagelsesdagen. Side 19

25 Med et skriftligt varsel på 3 måneder til udgangen af ovennævnte aftaleperiode kan Kunden kræve Rammeaftalen forlænget på uændrede vilkår med 2 x 1 år for ét år ad gangen. Kunden er berettiget til at opsige Rammeaftalen med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned. Kunden kan dog opsige Rammeaftalen med en måneds varsel, såfremt Kundens beslutning om at tildele Rammeaftalen til Leverandøren annulleres af Klagenævnet for Udbud eller af domstolene. Endvidere kan Kunden opsige Rammeaftalen med en måneds varsel, såfremt det ved endelig afgørelse eller dom konstateres, at Leverandøren har fået tildelt Rammeaftalen ved afgivelse af et tilbud, hvis indhold strider mod præceptive retsregler, forudsat at det retsstridige indhold har haft betydning for tildelingen af Rammeaftalen. For Leverandøren er Rammeaftalen uopsigelig i aftaleperioden herunder i en eventuel forlængelsesperiode. 37. Annullation af beslutning om tildeling af Rammeaftalen og erklæring om, at Rammeaftalen er uden virkning 37.1 Uden virkning Såfremt Klagenævnet for Udbud erklærer Rammeaftalen for uden virkning og påbyder Kunden at bringe Rammeaftalen til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist, er Kunden berettiget til at opsige Rammeaftalen helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Rammeaftalen ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Kunden berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse Erstatning Såfremt der foreligger det fornødne ansvarsgrundlag, og Leverandøren har lidt et tab, har Leverandøren krav på erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at beslutning om at tildele Rammeaftalen annulleres, eller at Rammeaftalen er- Side 20

26 klæres for uden virkning og påbud om ophør udstedes, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Kunden har videreført i opsigelsen. Dog har parterne aftalt, at indirekte tab ikke erstattes, jf. punkt 25. Endelig er erstatningen begrænset i overensstemmelse med maksimeringen i Rammeaftalen punkt 25. Såfremt Leverandøren på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at beslutning om tildeling af Rammeaftalen annulleres eller at Rammeaftalen erklæres for uden virkning, kan Leverandøren ikke over for Kunden rejse krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge af, at beslutning om tildeling af Rammeaftalen annulleres eller at Rammeaftalen erklæres for uden virkning og påbud om ophør udstedes, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Kunden har videreført i opsigelsen. 38. Forhold ved ophør 38.1 Udlevering af Kundens ejendom Ved ophævelse eller anden form for ophør uanset årsag, skal Leverandøren straks på opfordring fra Kunden vederlagsfrit udlevere Kundens ejendom, herunder materiale og data. Leverandøren er uberettiget til at anvende Kundens ejendom, herunder data, og skal, når overdragelsen er afsluttet, slette/destruere alt materiale og alle data af enhver art. Destruktion må dog først finde sted, når Kunden har meddelt, at alt materiale og alle data er behørigt overdraget til Kunden. Materiale og data skal overdrages til Kunden i den mellem parterne aftalte form. I forbindelse med Rammeaftalens ophør uanset årsag, er Leverandøren ikke berettiget til at udøve tilbageholdsret i Kundens ejendom, herunder materiale og data, til sikkerhed for krav, som Leverandøren måtte have i forhold til Kunden i anledning af Rammeaftalens gennemførelse eller ophør eller i andre sammenhænge Bistand ved overflytning Leverandøren er i forbindelse med Rammeaftalens ophør uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage Kunden eller den udpegede tredjemand alt nødvendigt materiale samt alle øvrige oplysninger, der er nødvendige, for at Kunden og/eller tredjemand kan overtage udførelsen af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser, herunder stille de fornødne oplysninger til rådighed i forbindelse med et genudbud. Side 21

27 Leverandørens bistand skal sætte Kunden i stand til uden unødigt besvær at overdrage ansvaret for leveringen af varerne og ydelserne til tredjemand. Ansvaret for leveringen af varerne og ydelserne overdrages til en af Kunden udpeget tredjemand. Leverandøren skal aktivt medvirke til at sikre, at returneringen af ansvaret for leveringen af varerne og ydelserne kan ske enkelt og uden gener for Kunden Fortsat levering af de af Rammeaftalen omfattede varer og ydelser Ved Kundens ophævelse af Rammeaftalen er Leverandøren uanset om Leverandøren anerkender eller bestrider ophævelsen, indtil Kundens etablering af samarbejde med tredjemand i en periode på op til 6 måneder efter ophørstidspunktet af nærværende Rammeaftale, forpligtet til at fortsætte leveringen af de af nærværende Rammeaftale omfattede varer og ydelser til Kunden mod Kundens fortsatte betaling af de aftalte vederlag, jf. Rammeaftalens bestemmelser herom. I forbindelse med Kundens ophævelse skal Kunden senest samtidig med ophævelsen meddele Leverandøren, om nærværende Rammeaftale skal fortsætte ud over ophævelsestidspunktet samt, så vidt dette er muligt, i hvor lang en periode. De ovenfor anførte bestemmelser finder tillige anvendelse ved Leverandørens ophævelse uanset årsagen hertil, dog forudsat at Kunden fortsat erlægger det aftalte vederlag, jf. Rammeaftalens bestemmelser herom. 39. Underskrifter Nærværende Rammeaftale er udarbejdet og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf hver part besidder et. Dato: Dato: For For Side 22