INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 27. oktober 2017 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes lørdag den 4. november 2017 kl. 10:00 på Comwell, Værkmestergade 2, 8000 Aarhus C med følgende dagsorden: 0. Morgenmad kl. 9:30 10:00 1. Strategiske punkter kl. 10:00 10:45 a. Godkendelse af klimapartnerskabsaftale (B) * b. Status på nybyggerier (O) FORTROLIGT * 2. Beslutningspunkter kl. 10:45 11:15 a. Tilskud afdeling 68 Østergade (B) eftersendes * b. Handleplan radonscreening (B) * c. Udviklingssamtale direktør (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 11:15 11:55 a. Økonomisk orientering 3. kvartal (O) * b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Opfølgning fremtidssikring (O) * e. Orientering fra udvalgene (O) 4. Mødeevaluering kl. 11:55 12:10 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder kl. 12:10 12:20 a. Emner til næste møde, der holdes den 7. december 2017 (B) b. Mødeplan (O) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Klimapartnerskabsaftale med Aarhus Kommune DATO 26. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen og administrationen forsøgte i 2014 i medfør af energistrategien at etablere en klimapartnerskabsaftale med Aarhus Kommune, men efter den administrative godkendelse trak kommunen støtten til at etablere nye aftaler. Bl.a. gennem et meget tæt samarbejde med kommunens klimasekretariat er det nu lykkedes at få en aftale i stand, som bl.a. giver adgang til deltagelse i et advisory board om klimapolitik i Aarhus Kommune med særlig fokus på bygnings- og boligområdet samt til at bruge det officielle slogan Go green with us. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder aftalen.

3 Klimapartnerskabsaftale mellem Mellem undertegnede parter: Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N CVR nr og Aarhus Kommune CVR. Nr Boligkontoret Århus og Aarhus Kommune er der dags dato indgået en partnerskabsaftale, som i det følgende benævnes Klimapartnerskabsaftalen. Boligkontoret Århus og Aarhus Kommune benævnes i følgende ligeledes part eller partnerne. 4. september 2017 Side 1 af 4 TEKNIK OG MILJØ Center for Miljø og Energi Aarhus Kommune AffaldVarme Klimasekretariatet Bautavej Aarhus V Telefon: Direkte telefon: Direkte hdhm@aarhus.dk Sag: 17/ Sagsbehandler: Henrik D. H. Müller *** INDHOLD: 1. Vision og formål 2. Specifikke indsatsområder og forpligtigelser 3. Klimapartnerskabernes overordnede organisering 4. Habilitet 5. Ikrafttrædelse og opsigelse

4 1. Vision og formål Klimaforandringer er en af vores tids største udfordringer. For at undgå alvorlige klimaforandringer er det vigtigt, at vores samfund omstilles til en bæredygtig fremtid så hurtigt og effektivt som muligt. En fremtid, hvor blandt andet fossile brændstoffer er erstattet af vedvarende energi. 4. september 2017 Side 2 af 4 Byrådet i Aarhus har formuleret en overordnet vision for Aarhus som bæredygtigt samfund med det mål, at Aarhus er CO2-neutral i Kommunen arbejder løbende igennem egne aktiviteter og samarbejde med lokale aktører på at nå dette mål. Boligkontoret Århus forpligtiger sig igennem denne aftale på, at gå foran og bidrage til målet om et bæredygtigt bysamfund. Herigennem nedbringe CO2- udledningen fra egne og afledte aktiviteter. Målet er igennem partnerskabet at finde og udnytte de muligheder, der ligger i at samarbejde om den grønne omstilling. Dette skal både øge hastigheden på omstillingen i samfundet, men også bidrage til at skabe merværdi hos de enkelte partnere. F.eks. mere effektiv drift, udvikling af nye produkter og ydelser eller øget eksport af grøn viden og teknologi. Aarhus Kommune bidrager til partnerskabet ved følgende: - At facilitetere vidensdeling, netværk og udviklingsaktiviteter mellem klimapartnere, egne enheder og andre aktører i samfundet, - Aktivt at arbejde med omstilling af egne aktiviteter og krav til leverandører - Bringe egne faciliteter og aktiviteter i spil som platform for udvikling og test af nye løsninger - Formidle viden og erfaringer med lokale løsninger til resten af verden, for blandt andet at øge eksport af grønne løsninger. Boligkontoret Århus bidrager til partnerskabet ved følgende: - Aktivt at arbejde for den grønne omstilling igennem egne aktiviteter og med beboerne - Deltage i fælles partneraktiviteter efter relevans - Deltage i udvikling og test af teknologi og løsninger der fremmer den grønne omstilling med egne bygninger, aktiviteter og beboere efter konkret aftale - Være inspirator for andre ved at dele erfaringer og gode historier, f.eks. igennem formidling af gode historier i presse og fagmedier eller fremvisning af løsninger for andre - Fremme den grønne omstilling ved at stille krav til omverdenen, f.eks. igennem indkøb og udbud - Være aktiv i styregruppe/advisory board for fælles indsats med grøn omstilling i almene boliger

5 2. Specifikke indsatsområder og forpligtigelser Med henblik på at realisere klimapartnerskabets visioner, er Boligkontoret Århus forpligtiget til at arbejde målrettet med følgende emner: - Nedbringe energi og ressourceforbrug - Fremme fleksibelt energiforbrug - Øge egen lokal energiproduktion - Øge genbrug af materialer (cirkulær økonomi) - Adfærd og forbrug i afdelinger og hos beboere - Minimering og elektrificering af transport - Viden og uddannelse af personale og beboere 4. september 2017 Side 3 af 4 Aarhus Kommune forpligtiger sig til og giver Boligkontoret Århus ret til - At reklamere med at være klimapartner GoGreenWithAarhUs Partner og bruge logo mm. efter konkret aftale - Vidensdeling mellem partnere ift. ny viden, løsninger, fundingmuligheder mm. - Adgang til deltagelse i arrangementer med klimapartnere, så som ideudvikling, modning og test af nye løsninger - Kommunikation i fællesskab omkring resultater og nye løsninger på sociale medier, fagpresse, lokal presse, hjemmeside, - Beskrivelse på hjemmeside af Boligkontoret Aarhus som klimapartner Aftalen omfatter og regulerer kun klimapartneraftalen mellem Boligkontoret Aarhus og Aarhus Kommune. Øvrige aftaler mellem parterne er således ikke omfattet af aftalen eller en forudsætning for aftalen. 3. Klimapartnerskabernes overordnede organisering Klimasekretariatet og dermed Aarhus Kommune etablerer og driver partnerskabsnetværket. Netværkets arbejde består i en række årlige arrangementer af forskellig karakter og samarbejder omkring konkrete projekter og indsatser mellem partnerne. 4. Boligkontoret Århus habilitet i forbindelse med udbud, indhentning af tilbud samt levering af ydelser Klimapartnerskabsaftalen medfører ingen forpligtigelser for Aarhus Kommune eller Boligkontoret Aarhus ud over de i aftalen anførte. Gældende regler om udbud og konkurrence er således ikke påvirket af denne aftale. Aftalen medfører således ingen forpligtigelser til, at Aarhus Kommune benytter eller vælger Boligkontoret Aarhus som rådgiver/entreprenør el.lign. i forbindelse med udførelse af tiltag, der er identificeret som led i klimapartnerskabet. Aarhus Kommune anerkender på denne baggrund, at det er af væsentlig betydning, at Boligkonteret Århus ikke som følge af klimapartnerskabet afskæres fra at deltage i udbud, afgive tilbud eller indgå i aftaler om udførelse

6 af ydelser og leverancer til tiltag, der identificeres som led i klimapartnerskabet. Parterne er enige om at klimapartnerskabet og omfanget af Boligkontoret Århus ydelser som led heri til stadighed skal søges tilrettelagt således, at Boligkontoret Århus og evt. selskaber i Boligkontoret Århus koncernen ikke bliver inhabile i forbindelse med Aarhus Kommunes udbud, indhentning af tilbud og indgåelse af aftale om udførelse af leverancer og ydelser til konkrete tiltag identificeret som led i klimapartnerskabet. 4. september 2017 Side 4 af 4 Parterne er enige om, at i fælles udbud, vil materialet der udarbejdes i forbindelse med klimapartnerskabet, blive stillet fuldt til rådighed for potentielle tilbudsgivere, således at en eventuel konkurrencemæssig fordel for boligkontoret Århus vil blive udlignet. 5. Ikrafttrædelse og opsigelse Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af begge parter, og er gældende i klimaplansperioden frem til og med udgangen af 2020 eller til den opsiges af en af parterne. En ny partnerskabsaftale kan genforhandles ifm. en kommende klimaplansperiode, men aftalen eller dele heraf kan dog altid gensidigt opsiges med tre måneders skriftligt varsel til den først i hver måned. For Boligkontoret Århus *** Dato Direktør Morten Homann For Aarhus Kommune Dato Klimachef Henrik Müller

7 NOTAT TIL PKT 2.b Radonscreening af boliger reservering af midler til udbedring DATO 25. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen PROBLEMSTILLING I notat af 23. maj 2017 besluttede organisationsbestyrelsen den 1. juni 2017 at bevillige kr til screening af radon i udvalgte boliger, og til en undersøgelse af alle varmemesterkontorer, velfærdsfaciliteter og øvrige fælleslokaler i kældre. Bygningsreglementet anbefaler for eksisterende bygninger, at der etableres enkle og billige foranstaltninger, hvis niveauet af radon i indeluften ligger mellem 100 Bq/m³ og 200 Bq/m³. Ifølge Teknologisk Institut skal vi statistisk forvente at finde + 40 boliger med et radonindhold over 200 Bq/m³. Måles radonindholdet i indeluften til over 200 Bq/m³ anbefales det, at der iværksættes mere effektive foranstaltninger, der kan reducere radon i indeluften. Alt efter hvilke afdelinger, der er berørt, er det som udgangspunkt afdelingerne selv, der skal afholde udgifterne til at sikre nogle effektive foranstaltninger, der reducerer radon i indeluften. Det kan komme på tale, at give et økonomisk tilskud til projektering og udbedring, hvis afdelingens økonomi vurderes at være utilstrækkelig. Det er vigtigt at sende et signal til de berørte lejere, at vi iværksætter projektering/udbedring hurtigst muligt, når vi kender resultaterne af screeningerne. Derfor foreslås det, at der reserveres et beløb på ca til dette, som senere dækkes af de respektive berørte afdelinger via ekstraordinære afdelingsmøder, når den endelige økonomi til udbedring kendes. INDSTILLING Det indstilles at organisationsbestyrelsen reserverer et midlertidigt tilskud på kr til at iværksætte projektering og udbedring hurtigst muligt, når resultaterne af screeningerne foreligger. Det midlertidige tilskud dækkes af de respektive berørte afdelinger via ekstraordinære afdelingsmøder, når den endelige økonomi til udbedring kendes. Det indstilles samtidig, at der først informeres om resultaterne af undersøgelsen, når alle data foreligger, således at der samtidig kan oplyses om en samlet plan for udbedring. I den forbindelse iagttages de anbefaler om genhusning, der fremgår af lovgivning og officielle vejledninger.

8 Direktørudviklingssamtale

9 Indhold Hvad er en DUS, og hvad er formålet? 3 Grundlaget: Eksisterende aftale og kontraktforhold 4-5 Hvem deltager fra bestyrelsen? 5 Tip Tip til forberedelsen for bestyrelsen/formandskabet 6-7 Tip til forberedelsen for direktøren Tip til samtalens forløb og inspiration fra samtaleskema 13 Aftalegrundlag for det fremtidige samarbejde mellem bestyrelse og direktør 14 UDGIVER 2 Direktørudviklingssamtale BL Danmarks Almene Boliger Studiestræde København V Telefon: bl@bl.dk

10 Hvad er en DUS, og hvad er formålet? God og professionel ledelse af en boligorganisation eller et administrationsselskab er afhængigt af et tæt samarbejde mellem organisationsbestyrelse og direktør. Enhver organisationsbestyrelse og enhver administrationsselskabsbestyrelse bør derfor tage ansvar for at sikre et tæt og konstruktivt samspil og etablere rammer for, at begge parter drøfter sam arbejdet i relation til boligorganisationens eller administrationsselskabets udvikling. og at direktøren støttes i sit arbejdsgiveransvar for alle medarbejdere. Samtalen skal medvirke til, at tingene i boligorganisationen udvikler sig i overensstemmelse med begge parters mål og ønsker. En direktørudviklingssamtale er således til gavn både for bestyrelse og direktør og et centralt udgangspunkt for, at bestyrelsen kan løfte sit ansvar som arbejdsgiver for direktøren. Ét tiltag er en årlig bestyrelsesevaluering* fulgt op af en dialog om samarbejdet med direktøren. Et andet tiltag er en direktørudviklingssamtale (DUS). * Link til BL s bestyrelsesevaluering Hvad er en DUS, og hvad er formålet? Direktørudviklingssamtale mellem direktør og bestyrelse i boligorganisationerne er en åben og ligefrem dialog mellem få repræsentanter fra bestyrelsen og direktøren, der med fordel finder sted én gang årligt. For direktøren er det en mulighed for at drøfte eget bidrag til boligorganisationen. For bestyrelsen er det en mulighed for at overveje, hvordan man, både som samlet bestyrelse, men også som formandskab kan støtte direktørens udvikling og tilfredshed i jobbet. Formålet med en DUS er at sætte fokus på udvikling af direktøren og dermed boligorganisationen. Med direktørudviklingssamtalen åbnes mulighed for, at den samlede ledelse i boligorganisationen holder fokus på fremtidsvisioner, mål samt værdier, Direktørudviklingssamtale 3

11 Grundlaget: Eksisterende aftale og kontrakt forhold En direktørudviklingssamtale vil altid tage sit udgangspunkt i det eksisterende aftalegrundlag i kontrakten og i de erfaringer, man har med hinanden. Inden samtalen med direktøren bør bestyrelsen og/eller formandskabet gennemgå kontrakten og forberede sig på: Hvilke aftaler der er indgået tidligere eller i forbindelse med selve ansættelsen? Om der er aftaleforhold, som mangler at blive præciseret? Om der er en fælles forståelse af ansvar og kompetencer hos direktøren? Om der er gensidig tilfredshed med løn, pension og arbejdstid? Om der er kontraktlige aftaler (f.eks. ferie, sygdom, tavshedspligt, forsikringer, kørselsgodtgørelse og frynsegoder), som skal justeres? Om der har været emner til drøftelser, som direktør og bestyrelse ikke er nået til aftale om? Hvis det er første samtale mellem direktør og bestyrelse: hvilke udfordringer giver det så evt. anledning til? Når man drøfter udvikling, trivsel, resultater og samarbejde om fælles mål i den samlede ledelse i boligorganisationen, er det afgørende, at en lønforhandling ikke tager fokus. Vi anbefaler derfor, at drøftelser vedrørende direktørens lønpakke gennemføres på et andet aftalt møde, som bestyrelsen inviterer til. BL anbefaler, at direktørens løn i kontrakten fastsættes med henvisning til et offentligt kendt overenskomstområde som KTO (Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte). De offentliggør deres løntabeller på: På lønoversigten kan man finde det aktuelle lønniveau, som parterne er blevet enige om. Ved at henvise til en bestemt tabel, og ikke kun angive den aktuelle faktiske løn i kontrakten, opnår man, at lønnen løbende pristalsreguleres, uden at der er behov for nye forhandlinger mellem bestyrelsen og direktøren. Behovet for genforhandling af løn m.v. for direktøren vil efter denne model kun opstå, når andre forhold giver grundlag for forhandling af ændrede vilkår. Det kan være i forbindelse med større fusioner, efter veludstået introduktionsperiode, eller hvis andre særlige forhold berettiger til en genforhandling. Hver af parterne kan anmode om genforhandling. Der er derfor ikke behov for i kontrakten at indføje aftaler om regelmæssige lønforhandlinger. Direktørens vilkår bør ikke knyttes parallelt til de vilkår, som øvrige medarbejdere i boligorganisationen har opnået eller vil opnå fremover. Direktørens vilkår aftales individuelt mellem bestyrelsen (eller 4 Direktørudviklingssamtale

12 Hvem deltager fra bestyrelsen? repræsentanter for bestyrelsen efter bemyndigelse) og direktøren. De øvrige medarbejderes vilkår forhandles dels centralt mellem BL og de faglige organisationer, dels lokalt mellem direktøren og medarbejderrepræsentanter/fagforeninger. Da direktøren på arbejdsgiverside forhandler vilkårene for de øvrige medarbejdere, vil direktøren være inhabil, såfremt direktøren også selv ville være omfattet af de vilkår, der aftales lokalt for øvrige medarbejdere. Der er ikke centrale forhandlinger om ansættelsesvilkår for direktører i den almene boligsektor, og der eksisterer ikke statistikker på området. Såvel bestyrelse som direktør kan ved henvendelse til BL få vejledning om niveauer, som oftest knytter sig til boligorganisationens størrelse og direktørens erfaring og opnåede resultater. Organisationsbestyrelsens medlemmer bør kende indholdet af direktørens kontrakt og sikre, at den er tidssvarende. Kontakt gerne BL og få sparring, rådgivning og hjælp til proces, ansættelsesretlige regler og kontraktforhold m.m. Bestyrelsen bør først og fremmest indgå en aftale om, hvilke få personer der skal afholde DUS med direktøren. Enten bør man udpege formanden, formandskabet, et FU eller medlemmer af FU som repræsentanter for bestyrelsen. En DUS mellem direktør og en hel bestyrelse er uhensigtsmæssig og frarådes. Hele bestyrelsens samlede bidrag til input kan sikres på en årlig bestyrelsesevaluering*, hvor hele bestyrelsen kan drøfte samarbejdet mellem den administrative ledelse og bestyrelsen og dermed også ønsker og ideer til det fortsatte samarbejde mellem direktør og den samlede bestyrelse. Med udgangspunkt i hele bestyrelsens input til ønsker og anbefalinger, kan de få udpegede bestyrelsesmedlemmer, som gennemfører samtalen med direktøren, have et sikkert og velovervejet mandat med til dialogen om samarbejde og direktørens trivsel i fortsættelsen af arbejdet med at drive og udvikle organisationen. * Link til BL s bestyrelsesevaluering Direktørudviklingssamtale 5

13 Tip til forberedelsen for bestyrelsen og formandskabet En årlig samtale med direktøren om varetagelsen af jobbet som den administrative leder af organisationen kan være en hurdle at skulle i gang med, og det kan blive betragtet som en svær samtale. For mange kan det være et helt nyt initiativ, mens det for andre er en tilbagevendende begivenhed. En direktør, som trives i jobbet, er det optimale for hele boligorganisationen. Ansvaret herfor påhviler bestyrelsen i samarbejde med direktøren. Når man som bestyrelse/formandskab vælger at gennemføre en årlig status og udviklingssnak som arbejdsgiver, kan det anbefales: 6 Direktørudviklingssamtale

14 At forberede sig godt og gøre op (i bestyrelsen f.eks. under bestyrelsesevalueringen), hvilken tilfredshed og hvilke ønsker man har til det frem tidige arbejde og samarbejde med direktøren: At overveje eget ansvar for, at ledelsen af boligorganisationen er central og vigtig, og derfor konstant bør hjælpes til at være velfungerende: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: Hvordan er tilfredsheden og, hvad ønsker man fremadrettet ift.: Det generelle samarbejde (mødekulturen, tonen og mødefrekvensen)? Direktørens information/opdatering med indstillinger og nyheder? Direktørens informationsniveau mellem bestyrelsesmøderne? Direktørens bidrag, engagement og personlige samspil med bestyrelsen? Direktørens støtte af formandskabet med indstillinger, information og nyheder? Direktørens positive påvirkning og indflydelse på bestyrelsesmøderne? Hvad kan bestyrelsen og formandskabet gøre selv for at styrke ledelsen af boligorganisationen fremadrettet ift.: Fokus på bestyrelsens visioner og strategi og dermed ønsker og mål for boligorganisationens fremtid? Fokus på bestyrelsens opfølgning af aftalte mål og strategier? Fokus på årligt strategiseminar? Fokus på, at der er ressourcer i organisationen til at nå de valgte mål? Fokus på, om bestyrelse og formandskab giver direktøren tilpas faglig sparring og hjælp til at tage de nødvendige beslutninger? >> Direktørudviklingssamtale 7

15 ... fortsat At sikre, at direktøren får tilbagemeldinger både fagligt og personligt i forhold til samarbejdet og løsning af opgaverne: At lytte til direktørens ønsker, udviklingsideer og faglige vurderinger af behov for egen faglig og personlig udvikling: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: Hvordan kan bestyrelsen og formandskabet påtage sig en bedre sparringsrolle og give feedback til direktøren ift.: Det faglige samarbejde med bestyrelsen? Den personlige indsats i forhold til arbejdet som samarbejdspartner med bestyrelsen? Den personlige indsats i forhold til at lede og udvikle en professionel arbejdsplads med trivsel? Hvordan kan bestyrelsen og formandskabet få spurgt og lyttet vedr.: Direktørens behov og ønsker for faglig efteruddannelse? Direktørens behov og ønsker for personlige udviklingsforløb? Direktørens arbejdsbelastning og generelle jobtilfredshed? Den faglige understøttelse af samarbejdet med eksterne parter? 8 Direktørudviklingssamtale

16 At lytte til direktørens ønsker, udviklingsideer og faglige vurderinger af behov i organisationen: At være ekstrem opmærksom på at adskille fortid nutid og fremtid under drøftelser af de forskellige emner og temaer under samtalen, så parterne ikke taler forbi hinanden: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: Hvordan kan bestyrelsen og formandskabet få spurgt og lyttet vedr.: Direktørens tanker vedrørende udvikling af organisationen i takt med visioner og mål? Direktørens faglige forslag til visioner og mål for organisationen? Direktørens faglige forbehold, kritiske perspektiver og løsningsmuligheder i forbindelse med beslutningsoplæg? Under samtalen er det vigtigt hele tiden at have øje for, om parterne drøfter, hvordan de synes det var førhen eller om man drøfter, hvordan det er i dag eller om man drøfter hvordan man synes, det skal være. Hvis flere personer debatterer et tema, og ikke alle er obs på, om det er hukommelse, der debatteres et billede af dagens standard, eller om det er holdninger til fremtidsperspektiver/muligheder, der debatteres PÅ SAMME TID kan samtalen løbe løbsk. Resultatet er, at parterne ikke har talt sammen. Risikoen er frustration over, at emner ikke er drøftet, og at personer ikke blev hørt. Meningen med DUS-samtalen udvandes. Direktørudviklingssamtale 9

17 Tip til forberedelsen for direktøren En årlig samtale med formandskabet/bestyrelsen om egen varetagelse af jobbet som direktør for boligorganisationen, giver direktøren mulighed for at bringe sig selv i spil og tage ansvar for at påvirke egen jobtilfredshed under ansættelsen. Uanset om det kan være uvant alene at skulle mødes og drøfte direktørens arbejde, resultater og gensidig tilfredshed med samarbejdet, har man selv et ansvar for at gennemføre samtalen og skabe god tradition for, at ansættelsesforhold og samarbejde drøftes løbende. Til direktøren kan det anbefales: 10 Direktørudviklingssamtale

18 At overveje egne præstationer i jobbet, evt. præstationsmål i forhold til personlige udviklingsmål eller mål for boligorganisationen, f.eks. visioner, strategier og handlingsplaner: At overveje tilfredshed og definere ønsker til det fremtidige samarbejde med formandskab/ FU: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: Inden DUS kan man som direktør selvevaluere følgende: Med hvilke tiltag, indsatser og resultater bedrives ledelse af arbejdspladsen? Med hvilke tiltag, indsatser og resultater bedrives professionel arbejdsplads med trivsel blandt de ansatte? Med hvilke tiltag, indsatser og resultater styrker man som direktør det strategiske arbejde i organisationen? Kan samarbejdet styrkes ift.: Det generelle samarbejde (mødekulturen, tonen og mødefrekvensen)? Styrker ved samarbejde med formandskab? Ønsker til noget mere af..? Ønsker til ændringer af..? >> Direktørudviklingssamtale 11

19 ... fortsat At overveje tilfredshed og definere ønsker til det fremtidige samarbejde med bestyrelsen: At være ekstrem opmærksom på at adskille fortid, nutid og fremtid i konkrete snakke under samtalen, så parterne ikke taler forbi hinanden: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: INSPIRATION TIL OVERVEJELSER FØR BRUG AF SAMTALESKEMAET: Kan samarbejdet styrkes ift.: Det generelle samarbejde (mødekulturen, tonen og mødefrekvensen)? Styrker ved samarbejdet med bestyrelsen øg ønsker til ændringer af..? Ønsker til noget mere af..? Ønsker til ændringer af..? Under samtalen er det vigtigt hele tiden at have øje for, om parterne drøfter, hvordan de synes, det var førhen eller om man drøfter, hvordan det er i dag eller om man drøfter, hvordan man synes, det skal være. Hvis flere personer debatterer et tema, og ikke alle er obs på, om det er hukommelse, der debatteres et billede af dagens standard, eller om det er holdninger til fremtidsperspektiver/muligheder, der debatteres PÅ SAMME TID kan samtalen løbe løbsk. Resultatet er, at parterne ikke har talt sammen. Risikoen er frustration over, at emner ikke er drøftet, og at personer ikke blev hørt. Resultatet kan blive, at meningen med DUS- samtalen udvandes. 12 Direktørudviklingssamtale

20 Tip til samtalens forløb og inspiration fra samtaleskema En konstruktiv samtale forudsætter, at konteksten er klar, at alle samtaledeltagere kender en fælles dagsorden, og at ingen grundlæggende er i tvivl om, hvad der er til debat. Samtalen bør tilrettelægges, så både bestyrelsens og direktørens behov og forventninger kan komme i spil. Formandskab og direktør kan vælge at føre sam talen som en uformel samtale med en afslappet atmosfære. Man bør dog være opmærksom på, at en ustruktureret samtale rummer risiko for, at man hverken når hele vejen rundt eller i dybden med væsentlige problemstillinger. boligorganisation, f.eks. ved en generel indledende snak om det forgangne år. Skemaet kan fungere som en huskeseddel, der sikrer, at begge parter har en fælles opfattelse af, hvad samtalen skal dreje sig om. Dermed skabes en fælles dagsorden med forberedelse, der matcher mødeindholdet, og overensstemmelse mellem begge parters forventninger til mødet. * Link til fælles samtaleskema Vi anbefaler derfor, at man sikrer en fælles ramme om mødet, og at der tages udgangspunkt i det fælles samtaleskema*, som naturligvis skal tilpasses forholdene i den enkelte Direktørudviklingssamtale 13

21 Aftalegrundlag for det fremtidige samarbejde mellem bestyrelse og direktør Vi anbefaler, at man i fællesskab udfærdiger et aftaledokument, som refererer til de konstateringer og de evalueringer, der har været på mødet. Man kan udpege en referent inden mødet og som afslutning på mødet læse det op. Derved kan alle godkende ønsker og beslutninger om udviklingspunkter for organisationen og kompetenceudvikling for direktøren, men også eventuelle uenigheder og emner, der måske mangler en drøftelse. Indholdet vil være individuelt tilpasset den enkelte boligorganisation og dennes direktør og kan f.eks. indeholde følgende emner: Aftale om fremtidige opgaver og funktioner for direktøren (f.eks. som en del af boligorganisationens vision, mål og strategi). Aftale om fremtidig tilpasning og udvikling af samarbejdet mellem direktører og bestyrelse/formandskab/fu (f.eks. på baggrund af drøftelser fra bestyrelsesevalueringen og konklusioner om samarbejdet men også omkring bestyrelsens indsats og beslutninger i forhold til boligorganisationens vision, mål og strategiarbejde). Aftale om faglig og personlig udvikling (f.eks. dygtiggørelse i konkrete fag, juridiske almene forhold eller ledelsesuddannelse). Fastsættelse af dato for næste DUS med opfølgning på aftaledokumentet og ny samtale (vi anbefaler, at det aftales, hvor ofte man ønsker en DUS om det er hvert eller hvert andet år). Tilbagemelding til bestyrelsen Efter en gennemført DUS med direktøren har de personer (formanden, formandskabet, et FU eller medlemmer af FU), som har gennemført samtalen, et ansvar for at give den samlede bestyrelse en tilbagemelding. BL anbefaler, at den tilbagemelding netop tager udgangspunkt i det aftalegrundlag, som refererer til konstateringer, evalueringer og aftaler fra mødet. Det er afgørende, at alle er bekendte med den tavshedspligt, der knytter sig til samtalens indhold, og at man som samlet bestyrelse bakker op om de initiativer, som bestyrelsen fremadrettet har med direktøren. BL tilbyder rådgivning og proceshjælp Det kan være en stor mundfuld for medlemmer af en organisationsbestyrelse at skulle forestå en direktørudviklingssamtale, og det kan også være udfordrende for en direktør at fremføre forhold fra sine daglige oplevelser som den administrative leder af boligorganisationen. I BL tilbyder vi hjælp til at facilitere hele processen. Vi tilbyder en DUS-pakke, som indeholder en forberedende samtale med bestyrelsen og en forberedende samtale med direktøren samt deltagelse i selve DUS-samtalen. Konsulentens opgave vil udelukkende være at sikre, at de forhold, som hver af parterne har fremført, også kommer til debat, og at debatten føres frem til en aftale/konklusion. BL tilbyder også at formulere aftaledokumentet til parternes godkendelse. BL-konsulenten er selvsagt om- 14 Direktørudviklingssamtale

22 fattet af tavshedspligt. Vi tilbyder denne pakke til en fast pris på kr. + moms samt dækning af transportomkostninger. I BL kan I desuden henvende jer og få telefonisk rådgivning, bl.a. fra vores konsulenter med ansættelsesretlig ekspertise og erfaring med kontrakter, og I kan få korte svar på til BL s juridiske Hotline. Denne rådgivning, som ikke medfører egentlig sagsbehandling, tilbydes BL s medlemmer uden beregning. Direktørudviklingssamtale 15

23 BL Danmarks Almene Boliger, Studiestræde 50, 1554 København V, Telefon , Fax , Tryk: Damgaard-Jensen, november 2014

24 NOTAT TIL PKT 3.a Økonomisk orientering 3. kvartal DATO 27. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Udgifter Resultat 3. kvartal 2017 Budget 3. kvartal 2017 Resultat 3. kvartal Bestyrelsesvederlag Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelse og udvalg Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon og internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto EDB-udgifter Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt

25 Udgifter Resultat 3. kvartal 2017 Budget 3. kvartal 2017 Resultat 3. kvartal 2016 Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm "Frøen" Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse dispositionsfond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag Dispositionsfond og pligtmæssige bidrag i alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapital Udgifter i alt /3

26 Indtægter Resultat 3. kvartal 2017 Budget 3. kvartal 2017 Resultat 3. kvartal Administrationsbidrag Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte m.v Trækningsret Renteindtægter i alt Udamortiseret ydelse dispositionsfond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag Dispositionsfond og pligtmæssige bidrag i alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forbedringsarbejder Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Konto 541 dækker etablering af ladestandere til elbiler i Rydevænget, Kongsvang og Charlottehøj. Der henvises derudover til bemærkningerne til konto 511, 513 og 514 fra økonomisk oversigt 2. kvartal Vedr. konto 511 kan der supplerende anføres, at udgifter til kurser og personalearrangementer, jf. Great Place to Work, er højere end i tidligere år. I øvrigt er udgifterne til efteruddannelse ca. 10 gange højere end i INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

27 NOTAT TIL PKT 3.b Orientering vedr. afdelinger DATO 27. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 6 Risvang Alle Murbinderene i de gamle huse er tæret bort flere steder i en sådan grad at der her i en vinterstorm væltede gavl. Vi er i gang med at forstærke facaderne ved at ibore nye rustfaste bindere. Arbejdet afsluttes medio november. Afdeling 22 Illerupvej Afstemning omkring udearealerne inkl. legeplads og affalds håndtering, blev udsat fra det ordinær afdelingsmøde til et ekstra ordinær afdelingsmøde pga. det ikke var færdig bearbejdet. Dato er ikke afklaret endnu men forventes at holde det i 1 kvartal Strømpeforring af kld. arealerne i garagen er ved sin afslutning, så er hele afdelingens kloakker blevet renoveret. Afdeling 24 Kirkedammen Der bliver indkaldt til ekstra ordinær afdelingsmøde i oktober, pga. der skal godkendes brug af midler til at få strømpeforring af ventilations kanalerne, som består af beton. Det har vist sig ved undersøgelser af ventilations kanalerne, at de er i dårligstand og utætte, som resultere i at mad lugt og røg kan spredes her fra til andre lejemål. Det skal laves samtidig med at emhætter bliver skiftet.

28 Afdeling 27 Frydenlund De sidste dokumentationer til Energinet er nu endelig på plads for de 2 mindre solcelleanlæg på høgevej og anlæggene nu i drift. Dog kæmper vi stadig med at få godkendt det store anlæg på Høgevej. (Anlægget er sådanset klar til at blive sat i drift - men da anlægget er over 50 kw skal der nu ekstra dokumentation vedr. converteren til, før der kan gives tilladelse til, at solcellerne må tilsluttes el-nettet) Vi begynder så småt at hente tilbud hjem på at få udskiftet entredøre og renoveret opgangene i afdelingen. Arbejdet skal udføres i 2018 Afdeling 34 Salonikivej Køkkenudskiftning pågår vi forventer trods lettere forsinkelse at være færdige med udskiftningen inden december Afdeling 35 Skelagervej Der er udskiftet tagpap på alle skure og fælleshuse. Mureren er omtrent færdig med at udskifte tegloverliggere ved vinduer og terrassedøre, her er omfanget noget større end forventet, der er udskiftet ca dobbelt så mange som opgjort ved oprindelig gennemgang. De overliggere der ikke er skiftet pt må forventes at skulle udskiftes i de kommende år. Udskiftning af vinduer og terrassedøre pågår, vi forventer her en mindre forlængelse af byggeperioden med ca. 3 uger udover det planlagte til uge 45. Afdeling 38 Visbjerg Hegn Køkken udskiftning i ungdomsboligerne afsluttes her i slutningen af september. 1 årsgennemgang med byggeskadefonden vedr. klimaskærm projekt med udskiftning af hhv. vinduer, lette facader, tagrender og ståltrapper er afholdt med BSF. Der blev påtalt små ting som bliver udbedret snarest. Pilot projekt vedr. at afprøve at etablere Micro ventilations anlæg i 2 boliger blev godkendt og i gang sættes til næste år. Afdeling 39 Attikavej Køkkenudskiftningen i afdelingen er næsten afsluttet, der er få mangler der mangler udbedring sammen med udskiftning af køkkenet i Fælleshuset. Afdeling 42 Hjelmagerparken Her er konstateret skader på betontrappeløb. Cowi undersøger omfang og kommer med løsningsforslag. 2/4

29 Afdeling 44 Hjulby Hegn Renovering af klimaskærm: Der er afholdt afleveringsforretning med hovedentreprenøren Bolind den 1. september 2017 med frist for mangelafhjælpning til den 1. oktober Udskiftning af loftlemme i de høje blokke i alt 17 stk. efter rådgiver fejl, samt imprægnering af murværk forventes afsluttet af Bolind senest den 1. november Afdeling 46 Vistoftparken Det er vedtaget, at der skal skifts vinduer i afdelingen i I den forbindes blev det ligeledes besluttet, at der skal opsættes et prøve genvex ventilationsanlæg i en lejlighed. Vi vil gerne se i hvor høj en grad et sådan anlæg har en positiv effekt på indeklimaet i boligen. Når de nye vinduer bliver isat, bliver husene mere tætte og dermed bliver behovet for ventilation af boligen tilsvarende større. Vi vil måle på fugt, C02 og radon i boligen før og efter anlægget er etableret. Afdeling 53 Julsøvej Afdelingen har vedtaget en tiltrængt udskiftning af tag i 2018 Der vil sammen med denne udskiftning blive gennemført et projekt med solcelle energi som der er ydet tilskud til. Afdeling 55 Skæringparkvej Pilot projekt vedr. at afprøve at etablere ventilations vinduet i 3 boliger og logger der skal måle på indeklimaet, temp. og fugt mm. i 6 boliger blev godkendt og i gang sættes i efteråret Afdeling 57 Åvænget Anlæg af nye terrasser og have hegn er næsten afsluttet, det har givet afdelingen et gevaldigt løft i udseende. Øvrige arbejder omkring skure mm. afventer sagen som BSF skal gemmen føre med renovering af kloaker i blok 4 hvor de ophængte kloakledninger pt. er tæt på svigt. Afdeling 67 Hørretløkken Projekt med at lave dræn på gangstier samt i nogle haver, har løst problem stilling med vand oversvømmelse på gangstierne og afhjulpet problemet med blankt vand på græs plænerne. 3/4

30 Afdeling 73 Virup Skovvej Vandindtrængning i boliger: I perioden fra den 2. december 2016 til den 27. juni 2017 er der ikke fra beboer side rapporteret om fornyet vandindtrængning i boliger. Bolig nr.: 161 indberettede den 27. juni 2017 dryp fra drænhul i beton huldækelementer placeret over 2 værelser på 1. sal. Efterfølgende blev verificeret frit vand i to huldækkanaler, i en kanal blev der tømt ca.100 liter vand ud, og i en anden kanal blev der tømt ca. 5 liter vand ud. De to tømte huldækkanaler dryppede derpå af over en 3 ugers periode og stod efterfølgende tørre i ca. 10 dage, hvorefter de igen begyndte at dryppe fra kanalerne ultimo uge 36 efter der i dagene forinden, hvor der ifølge DMI i uge 36 og i postnr. 8xxx i gennemsnit faldt ca. 56 mm regn, hvoraf der på et døgn alene faldt i gennemsnit ca. 35 mm regn. Der arbejdes målrettet på og indtil videre i en god og samarbejdende ånd, med såvel beboerne i 161 og sagens entreprenører (Hustømrerne og VO- Tag), at finde årsagen til vandindtrængningen og få den elimineret, herunder en mulig lækage i tagdækningen, som forventeligt skal findes over nr.: 161 eller i en af dens nabo boliger. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

31 NOTAT TIL PKT 3.c Orientering fra administrationen DATO 23. april 2018 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Strategi A. I forlængelse af lovændringen i efteråret 2016, som muliggjorde er administrationen i samråd med IT/multimedieudvalget i færd med at udarbejde et grundlag for at kunne rådgive afdelinger om helt at afvikle kollektive tv-aftaler evt. til fordel for alene kollektive internetaftaler. Samtidig er det ambitionen at få udarbejdet nye kontrakter med tv- og internetleverandørerne efter følgende principper: Mest muligt fremtidssikrede teknologi for internetforbindelse, fortrinsvis enten fibernet eller en opgraderet kabelforbindelse coax-forbindelse (Docsis 3.1) Lavest mulige omkostninger for afdelingen Kortest mulige bindingsperiode Velbeskrevet grundlag for anlæggets overgang til afdelingens eller en anden leverandørs ejerskab efter kontraktophør Al administration ligger hos leverandøren Tilsvarende vil der være behov for at afdække grundlaget for at håndtere afvikling af fastnettelefonianlæg i afdelingen, i takt med at efterspørgsel og afdelingens omkostninger tilsiger det. B. Boligkontoret Århus er relativt synlig på Almene boligdage, herunder med: Indlæg på BL s workshop om samarbejde med private udviklere om nuybyggeri Indlæg på Aarhus Kommunes workshop om innovative klimaløsninger i almene boliger Indlæg på BL s workshop om konflikthåndtering og mægling Præsentation af bæredygtige nybyggerier efter DGNB-standarden C. De seneste BoSoc-tal viser, at området Vistoftparken-Ranunkelvej-Højagervej i Sabro er kravlet op blandt de mere belastede i kommunen, hvilket ikke mindst skyldes børns skolefravær, der er kommunens højeste.

32 På den baggrund har administrationen i samarbejde med AlmenBo indgivet en ansøgning til Aarhus Kommune om kr. til et treårigt projekt med en forebyggende indsats ift. skolefravær. D. Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 5. januar 2017 på baggrund af en indstilling fra råderetsudvalget at indlede et forsøg med at tilbyde en indretningsrådgiver til en lav beboerbetaling til interesserede beboere. Trods to gange annoncering i Kvarteret og via Råderetsudvalget har der imidlertid kun været én beboer, der har ønsket at benytte sig af ordning. Ordningen stilles derfor i bero, men udvalget arbejder videre med at inspirere med indretningsrådgivning bl.a. med aftenmøder. Personale E. Overenskomsterne for perioden er faldet på plads, og i den forbindelse implementeres bl.a. fritvalgsordninger for alle medarbejdere og en udvidet adgang til seniorfridage. Implementering i lokalaftaler pågår stadig. F. Virksomhedsnævnet modtog den 10. oktober resultaterne af dette års Great Place to Workundersøgelse, og som ventet var tilfredsheden noget lavere end de senere år, selv om den samlede tilfredshed fortsat er meget høj. Ikke mindst var tilfredsheden i Økonomi og udlejning uacceptabelt lav, og virksomhedsnævnet besluttede i enighed at iværksætte en særskilt indsats for denne afdeling. Holdes denne afdelings resultater ude af de samlede resultater, er niveauet helt som sidste år, og der har været klare fremskridt på netop de områder, hvor virksomhedsnævnet på baggrund af undersøgelsen i 2016 valgte at sætte ind, fx kommunikation og fællesskabsfølelse i organisationen. For den kommende periode prioriteres særligt at opnå forbedringer vedr. oplevelse af retfærdighed ift. forfremmelser og karrieveje samt fysisk arbejdsmiljø Drift G. I forlængelse af orienteringen på sidste bestyrelsesmøde har administrationen opsagt samarbejdet med vores hiditidige webbureau, Scandesigns, og overfører over de kommende måneder sitet til en ny leverandør, Peytz. Der må formodes at tilløbe omkostninger på ca kr. i den forbindelse, men det skal ses i sammenhæng med, at der alligevel skulle betales ca kr. til en helt nødvendig sikkerhedsopgradering af sitet. På lidt længere sigt revurderes den teknologiske platform for sitet i lyset af det øvrige setup og arkitektur på it-området. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

33 NOTAT TIL PKT Opfølgning fremtidssikring DATO 26. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På afdelingsmøderne i 2017 blev der vedtaget fremtidssikringsstrategier i alle afdelinger på nær afdeling 29 Kalmargade og 67 Hørretløkken, hvor det var aftalt at udskyde beslutningen til Derudover blev strategien forkastet i afdeling 6 Risvangs Allé, 7 Vestre Ringgade og 71 Damgårdstoften. Alle steder er der opfølgning med afdelingsbestyrelsen. I alle de afdelinger, hvor strategien er vedtaget, har dette betydet et samlet fald i låneandelen af renoveringsarbejder fra 40 pct. i 2016 over 37 pct. i 2017 til 33 pct. beregnet på budget De enkelte afdelingers situation kan sammenfattes således:

34 Henl. Stigning Henlæggelser 1-10 år Låneoptag 1-10 år 2/3

35 INDSTILLING Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

36 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 27. oktober 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2017 og første halvdel af Dato Arrangement Indhold november Almene Boligdage 22. november Kassererkursus 7. december Bestyrelsesmøde Opsamling på bestyrelsesseminar Julemiddag 4. januar Bestyrelsesmøde Realisering af strategiske mål Strategiske mål februar Bestyrelsesmøde 1. marts Bestyrelsesmøde 12. april Bestyrelsesmøde Budget og regnskab Koncept for afdelingsmøder 17. maj Repræsentantskabsmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.