Skrivelse. Målgruppe: rapportadministratorer i LDV samt den indsigtsansøgende. Indsigtsbegæringsrapport. Juli Side 1 af 5

Transkript

1 Skrivelse Indsigtsbegæringsrapport Målgruppe: rapportadministratorer i LDV samt den indsigtsansøgende Juli 2018 Side 1 af 5

2 1. Skrivelse om Indsigtsbegæringsrapport Denne skrivelse beskriver udformningen og indholdet af rapporten Indsigtsbegæring. Skrivelsen behandler dels baggrunden for rapporten, dens tekniske opsætning, samt indholdet af rapporten for hvert enkelt af de kildesystemer, den trækker data fra. Rapporten Indsigtsbegæring (herfra blot rapporten ) i LDV er tilgængelig via institutionens lokale rapportserver under mappen Dokumentation. Rapportens formål er at håndtere indsigtsbegæringer fra enkeltpersoner på vedkommendes egne registrerede data i LDV og i den forbindelse at afdække hvilke data om pågældende, der er registreret i institutionens LDV. Hensigten er at sikre, at den pågældende institution er i stand til at efterkomme Databeskyttelsesforordningens krav til behandling af almindelige personoplysninger for så vidt angår dens LDV. Rapportens parameter og fælles nøgle er CPR-nummer, og rapporten afvikles ved at klikke på den, indtaste CPR-nummer (uden bindestreg) og klikke View Report. Herved genereres den egentlige rapport, som indeholder et kapitel for hver af LDV s kildesystemer (IndFak, Navision Stat, RejsUd og Statens Lønsystem) med underliggende tabeller for de enkelte posteringer. Bemærk at kørsel af rapporten forudsætter, at rapportafvikleren har adgang til alle de aktuelle kildesystemer. Rapporten omfatter udelukkende data relateret til det anvendte CPR-nummer, og derfor kan den udleveres til pågældende uden øvrig hensyntagen til, om den medtager data relateret til andre CPR numre. Indholdet af rapporten samt de enkelte kildesystemer beskrives i nærmere detaljer nedenfor. Bemærk at LDV er et opsamlingssystem for kildedata fra Moderniseringsstyrelsens administrative systemer. LDV er designet til at udvælge visse data fra de relevante kildesystemer til analytiske formål, og derfor er der en mængde data fra de anvendte kildesystemer, som LDV ikke anvender. Det betyder, at rapporten ikke kan stå alene i behandling af en bredspektret indsigtsbegæringssag. Der er udviklet rapporter i Moderniseringsstyrelsens øvrige systemer til at håndtere indsigtsbegæringer specifikt heri. Der vil være et naturligt overlap af data mellem rapporten her og dem udviklet specifikt til kildesystemerne. Side 2 af 5

3 Rapporten indeholder kun data fra LDV, og eftersom LDV i skrivende stund er begrænset til de fire ovennævnte systemer, er dette også rapportens sigte. I takt med at LDV udbygges med data fra flere kildesystemer, vil rapporten også blive udbygget. Eftersom rapporten indhenter data fra samtlige af Moderniseringsstyrelsens kildesystemer, vil den være et godt og naturligt udgangspunkt for behandling af en indsigtsbegæring, fordi den giver et hurtigt overblik over hvilke systemer, den pågældendes data er registreret i. Bemærk at rapporten ikke indeholder nogen aggregeringer af data (ressourceposter fra NS undtaget). Data fremstilles derfor på lavest mulige niveau. Som udgangspunkt indeholder rapporten alle data, hvor CPR-nummeret er entyd ident. I visse tilfælde af mere teoretisk karakter kan dette forsage en inklusion af ikke-relevant data eller en eksklusion af relevant data. Denne problemstilling kan illustreres på følgende vis: - I førstnævnte tilfælde kan der eksempelvis være tale om en posteringslinje i IndFak (se nedenfor), som indeholder et tal (eksempelvis et telefonnummer eller et beløb), som matcher pågældendes CPR-nummer. Dette vil producere en irrelevant række i rapporten. - Sidstnævnte tilfælde omfatter en fejlindtastning af CPR nummer i et felt eller en tabel, som ligger uden for rapportens sigte. Et eksempel kunne være en fejlagtig indtastning af CPRnummer i CVR-nummerfeltet i Leverandørtabellen i IndFak. Rapportens kildekode leder udelukkende efter CPR numre i de tabeller og felter i LDV, der er blevet identificeret til potentielt at kunne indeholde CPR numre. Fremgår CPR-nummeret af en tabel eller et felt uden for kildekodens sigte, vil disse data ikke blive inkluderet i rapporten. Denne afvejning af inklusion og eksklusion er foretaget for at gøre rapporten mulig at køre. Kildekoden kan ganske enkelt ikke meningsfyldt skrives, og rapporten designes til at tage hensyn til samtlige tænkelige og utænkelige scenarier, hvor et CPR-nummer indgår eller frasorteres fejlagtigt. 2. IndFak IndFak er et fælles system for statslige og selvejende institutioner, som anvendes til fakturahåndtering og digitale indkøb. LDV anvender data fra indfak til at lave rapporter på bl.a. compliance og rettidig betaling. Side 3 af 5

4 Rapporten udstiller relevant data fra IndFak fra institutionens LDV for det pågældende CPR-nummer i - Fakturaer, hvor det pågældende CPR-nummer er registreret i leverandørbeskrivelsen. Dette kunne eksempelvis forekomme i tilfælde, hvor institutionen har købt konsulentydelser hos en privatperson. Her vil vedkommendes navn blive registreret som virksomhedsnavn og CPR nummeret anvendes som erstatning for et manglende CVR nummer. - Fakturaer, hvor det pågældende CPR-nummer indgår i fakturalinjebeskrivelsen. Et eksempel herpå kunne være en faktura sendt til den pågældende institution fra en privat sundhedsprofessionel som afslutning på et behandlingsforløb for en af institutionens ansatte. I fakturalinjebeskrivelsen på fakturaen har behandleren noteret den ansattes CPR-nummer som reference, hvorfor det også vil fremgå af rapporten. 3. Navision Stat Navision Stat (NS) er det decentrale statslige økonomistyringssystem. LDV anvender data fra NS til en mængde analytiske formål, herunder standardrapporter på anlægs- og budgetopfølgning, løn- og omkostningsfordeling samt sagsstyring. Rapporten udstiller relevant data fra NS fra institutionens LDV for det pågældende CPR-nummer i - Ressourceposter for det aktuelle CPR-nummer. Ressourceposter i NS opsættes med integration til det lokale tidsregistreringssystem og oprettes for at lave ressourcestyring. - Kreditor- og debitorposter hvor det aktuelle CPR-nummer er registret som kreditor eller debitor. Optræder CPR-nummeret som kreditor betyder det typisk, at den pågældende institution har anvendt vedkommende som leverandør på en vare eller ydelse. Hvis CPRnummeret optræder som debitor betyder det omvendt, at vedkommende har anvendt den pågældende institutionen som leverandør på en vare eller ydelse. 4. RejsUd RejsUd er et rejseafregningssystem for de statslige og selvejende institutioner. Systemet har til formål at lette administrationen af rejser og andre udgifter for både brugere og institutioner. LDV anvender data fra RejsUd til standardrapporter på bl.a. rejser på udvalgte lande samt rejseudgifter per medarbejder. Side 4 af 5

5 Rapporten udstiller relevant data fra RejsUd fra institutionens LDV for det pågældende CPR- nummer i en samlet tabel. Heraf fremgår omkostninger/udlæg samt tid og sted i forbindelse med tjenesterejser og kørselsgodtgørelser. 5. Statens Lønsystem Statens Lønsystem (SLS) anvendes til at beregne, anvise og kontere løn til ansatte i statens og de selvejende institutioner. I LDV anvendes data fra SLS til at udstille data og bygge rapporter på en mængde personalerelaterede formål såsom til- og fratrædelser, løn og ferie/fravær. Rapporten udstiller relevant data fra NS fra institutionens LDV for det pågældende CPR-nummer i - Ansættelsesforhold baseret på lønkørsler/lønposteringer. Tabellen indeholder oplysninger om bl.a. adresse, forhandlingsberettiget organisation og personalekategori for det pågældende CPRnummer. Hver lønpostering er en række i tabellen, og indholdet af rækkerne i tabellen relaterer hertil. For overskuelighedens skyld er tabellen delt op i tre seperate undertabeller, hvor den første hovedsageligt indeholder oplysninger om medarbejderens mere private forhold, den næste om medarbejderens tekniske ansættelsesforhold, og den sidste de mere praktiske ansættelsesforhold. Øverste række i hhv. den første, anden og tredje tabel er således relaterede til samme lønpostering. - Fraværsposter. Heraf fremgår det, hvornår vedkommende har været fraværende samt hvorfor. - Lønudtræk baseret på løngenerationer. Denne tabel viser navnlig oplysninger om normtid og lønbeløb. Ligesom tabellen med ansættelsesforhold er denne også opdelt i to undertabeller, og den er ligeledes baseret på lønposteringer fra SLS. Side 5 af 5