Referat Kommunalbestyrelsen mandag den 27. januar 2014

Transkript

1 Referat mandag den 27. januar 2014 Kl. 18:00 i Rådssalen, Allerslev Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V)

2 Indholdsfortegnelse 1. KB - Godkendelse af dagsorden KB - Spørgetid KB - Orientering KB - Mødeplan for KB - Fodgængerovergang i Hvalsø KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamling KB - Indstilling af 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant ØU - Samling af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer (vejmandslønninger) ØU - Forventet Regnskab ØU- Forpligtende indkøbsaftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer ØU - Videre proces for rådhusprojektet ØU - Ændring af kommunegrænse på Ledreborg Allé TM - Igangsættelse af energibesparelsestiltag TM - Frigivelse af midler til ejendomsvedligeholdelse SSÆ - Godkendelse af medlemmer og stedfortrædere til Handicaprådet JA - Beskæftigelsesplan 2014: Fastsættelse af mål for beskæftigelsesplan KF - Billedkunstråd efter høring KF - Plan for implementering af Kultur-, Fritids- og Turismepolitikken Lukket - ØU- Udbud daglige Bankforretning-resultat...50

3 Side 1 1. KB - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den : Godkendt. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

4 Side 2 2. KB - Spørgetid Sagsnr.: 14/2 Resumé: s åbne møder indledes med spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til. Der er kun spørgetid ved s ordinære møder. Der er ikke spørgetid i forbindelse med s 2. behandling af budgettet. Indstilling: Beslutning den : Karin Zwisler stillede spørgsmål om Lejre Kommune vil lave om på praksis, jf. spørgsmål stillet på mødet den 16. december Borgmester Mette Touborg svarede, at der vil blive tilsendt svar. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Spørgsmålet kan stilles skriftligt eller mundtligt. Enhver borger i Lejre Kommune bortset fra s medlemmer kan stille spørgsmål til. Borgmesteren svarer på vegne af. Borgmesteren kan give ordet til ét af s øvrige medlemmer. Borgmesteren kan som mødeleder fastsætte begrænsninger i den spørgendes og den svarendes taletid. Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før s møde. Skriftlige spørgsmål besvares kun, hvis spørgeren er til stede blandt tilhørerne. Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold. Spørgsmålet skal dog have en generel interesse for lokalbefolkningen, og besvarelserne skal respektere tavshedspligt. Hvis et spørgsmål ikke umiddelbart kan besvares, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter s møde. Selvom spørgetiden ikke er en del af s møde, noteres spørgsmål og svar i s protokol. Skriftlige besvarelser tilstilles kommunalbestyrelsens medlemmer. Besvarelse af spørgsmål stillet på kommunalbestyrelsesmøde: Kopi af brev til Karin Zwisler er vedlagt dagsordenen. Administrationens vurdering:

5 Side 3 Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Karin Zwisler - svarbrev af

6 Side 4 3. KB - Orientering Sagsnr.: 14/3 Resumé: Siden sidste Kommunalbestyrelsesmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under: Post/Orientering: Referat Bestyrelsesmøde i Roskilde Museum den 19. december 2013 (vedlagt) Årsberetning 2013 for Handicaprådet i Lejre Kommune (vedlagt) Protokol fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde i HMN Naturgas I/S den 2. december 2013 (vedlagt) Nyhedsbrev fra Lejre Kommunes venskabsbyer i Kandava Mersrags og Talsi (vedlagt) KL s notat af 20. december 2013 om arbejdsklausuler og EU-retten Dansk Arbejdsgiverforening har den 13. november 2013 udsendt et brev til alle landets kommunalbestyrelsesmedlemmer om lovligheden af brugen af arbejdsklausuler. Notatet er vedlagt. Pressemeddelelse Flere penge til økologiske jordbrug i Lejre (vedlagt) Udsendelse af dagsorden Kommunestyrelsesloven er ændret per 1. januar 2014, sådan at dagsorden med bilag samt udvalgserklæringer skal være fremsendt 4 hverdage inden s møder (i denne sammenhæng regnes lørdag for en hverdag). Hvis denne frist overholdes, er der som udgangspunkt givet behørig tid til sagsforberedelse. Det er væsentligt at være opmærksom på, at kommunalbestyrelsesmødet den 27. januar 2014 er foreslået placeret på en sådan måde, at der ikke er de lovpligtige 4 hverdage fra Økonomiudvalgets møde og frem til kommunalbestyrelsesmødet. Det skyldes, at hele mødeplanen for januar måned er blevet forskubbet på grund af oprettelsen af Udvalget for Erhverv & Turisme. Selve dagsordenen med bilag til kommunalbestyrelsesmødet vil blive fremsendt rettidigt den 22. januar 2014, men beslutningerne fra udvalgene Teknik & Miljø, Kultur & Fritid samt Økonomiudvalget vil første blive fremsendt den 23. januar En afvigelse i forberedelsestiden kræver enighed i det betyder, at hvis ikke alle kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige om at behandle dagsordenen på mødet den 27. januar 2014, vil kommunalbestyrelsesmødet blive udsat til den 28. januar Indstilling: Beslutning den : Orientering til efterretning. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling:

7 Side 5 Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Referat - Bestyrelsesmøde i Roskilde Museum den 19. december 2013.pdf 2. Protokol fra repræsentantskabsmøde den 2. december 2013.pdf 3. Årsberetning om Handicaprådets virke i Nyhedsbrev dec (final).pdf 5. Pressemeddelelse: Flere penge til økologiske jordbrug i lejre - PM_penge_økologi.dec.13.docx 6. KL's notat om arbejdsklausuler og EU-retten.pdf

8 Side 6 4. KB - Mødeplan for 2014 Sagsnr.: 13/20462 Resumé: Administrationen udarbejder hvert år et forslag til politisk mødeplan for det kommende år. Forslag til politisk mødeplan blev forelagt til orientering på det konstituerende møde den 9. december Siden da er der aftalt mindre justeringer, som er indarbejdet i den mødeplan, som nu forelægges til godkendelse. Fagudvalgene og Økonomiudvalget godkender sin mødeplan med virkning fra februar måned Der forelægges en samlet sag til til mødet den 27. januar Udvalgene for Børn & Ungdom, Social, Sundhed & Ældre og Job & Arbejdsmarked har godkendt egen mødeplan herunder ønsker til introforløb. Udvalgene for Teknik & Miljø, Kultur & Fritid og Økonomiudvalget behandler først mødeplanen på deres møde hhv. onsdag den 22. januar og torsdag den 23. januar Derudover skal ønsker til introforløb drøftes i de forskellige udvalg og om nødvendigt indarbejdes i mødeplanen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at godkender sin mødeplan med virkning fra februar måned Beslutning den : Mødeplanen for 2014 godkendes, idet det bemærkes at fagudvalgene holder møde på følgende dage: SSÆ mandag JA mandag ET mandag BU tirsdag KF onsdag TM onsdag ØU - tirsdag Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Den samlede mødeplan indeholder forslag til s, Økonomiudvalgets og fagudvalgenes møder. Det enkelte udvalg drøfter egen mødeplan. Der er udarbejdet forslag til mødeplan for 2014 med udgangspunkt i: at fagudvalgsmøder afholdes mandag-onsdag i den første uge af måneden at Økonomiudvalgsmøder afholdes tirsdag i ugen inden møder i

9 Side 7 at Kommunalbestyrelsesmøder afholdes sidste mandag i måneden at der f.eks. afholdes 3 budgetseminarer at der f.eks. afholdes Kommunalbestyrelsestemamøder torsdage i samme uge som der er Økonomiudvalgsmøde - dog ikke i måneder, hvor der er budgettemamøder. Den endelige beslutning om afholdelse af budgetseminar vedtages ved behandling af sagen om budgetprocedure i økonomiudvalget i februarmødet. Ved udarbejdelsen af mødeplanen er der så vidt muligt taget hensyn til skolernes ferie, helligdage og administrationens arbejdsgange i forbindelse med udsendelse af dagsordener. I juni måned falder Kommunalbestyrelsesmødet på sankthansaften den 23. juni og rykkes derfor til tirsdag den 24. juni Foreslåede mødetidspunkter: Udvalget for Social, Sundhed & Ældre holder møder på rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl Udvalget for Børn & Ungdom holder møder på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl Udvalget for Teknik & Miljø holder møder på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl Udvalget for Job & Arbejdsmarked holder møder på rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl Udvalget for Kultur & Fritid holder møder på Rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl Udvalget for Erhverv & Turisme holder møder på Rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl Økonomiudvalgets møder afholdes på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl s møder afholdes på Rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl Tilrettelæggelse af introduktionsforløb Udvalgene tilrettelægger selv hver især deres introduktionsforløb. Forslag til tidspunkter for introduktion er indarbejdet i forslag til mødeplan som en del af de ordinære møder. Hvis udvalgene har ønsket yderligere møder til brug for introduktion, tilføjes dette til mødeplanen som en del af udvalgets beslutning om mødeplan. Materiale og mulige temaer til introduktionsforløb er vedlagt som bilag, såfremt de er udarbejdet på udvalgets område. Det samlede introduktionsmateriale for alle udvalg vil blive publiceret på PolitikerPortalen. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske perspektiver.

10 Side 8 Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Forslag til kalender 2014.pdf

11 Side 9 5. KB - Fodgængerovergang i Hvalsø Sagsnr.: 14/1065 Resumé: Der er indgivet anmodning om, at der sættes sag om etablering af yderligere sikringsforanstaltninger ved forgængerovergang i Hvalsø på s dagsorden. Anmodningen er indgivet rettidigt. skal herefter beslutte, hvordan den ønsker at forholde sig til sagen herunder om der skal ske realitetsbehandling, udsættelse, henvisning til udvalg/administration eller andet processuelt. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at beslutter, om sagen skal undergives en politisk behandling, 2. at i givet fald, at sagen overdrages til behandling i Udvalget for Teknik & Miljø. Beslutning den : Sagen overdrages til behandling i Udvalget for Teknik & Miljø. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Line Jacobsen (V) har anvendt sin initiativret i henhold til Kommunestyrelseslovens 11, stk. 1 og anmodet om, at vedlagte sag sættes på dagsordenen til førstkommende møde i. Anmodningen er indgivet den 13. december I henhold til bestemmelserne i Kommunestyrelsesloven skal anmodningen være indgivet senest 8 hverdage inden afholdelsen af kommunalbestyrelsesmødet. Kommunalbestyrelsesmødet afholdes den 27. januar 2014 og anmodningen er derfor rettidigt indgivet. Det er herefter der skal beslutte, hvordan sagen skal håndteres. har mulighed for at træffe en række forskellige beslutninger af processuel karakter herunder om sagen skal realitetsbehandles på mødet eller udsættes eventuelt med henblik på yderligere sagsoplysning. Det er også, der skal beslutte, om er det rette forum til at afgøre sagen eller om sagen skal henvises til udvalgsbehandling eller til administrationens behandling. På samme måde har mulighed for at beslutte, at der ikke skal foretages yderligere i sagen og at den derfor afsluttes. Anmodning af 13. januar 2014 er vedlagt som bilag. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at sagen om etablering af yderligere sikringsforanstaltninger ved fodgængerovergang i Hvalsø kan behandles i Udvalget for Teknik & Miljø, som varetager:..den umiddelbare forvaltning af sager på det tekniske, forsyningsmæssige og miljømæssige område og på arealanvendelsesområdet, herunder opgaver vedrørende:

12 Side 10. Veje. Det er ligeledes administrationens vurdering, at sagen med fordel kan oplyses yderligere med økonomiske og anlægsmæssige vurderinger af de foreslåede løsningsforslag. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Uafklaret Beslutningskompetence: Bilag: 1. Til borgmester Mette Touborg fra Line Jacobsen

13 Side KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamling Sagsnr.: 13/1618 Resumé: Der skal afholdes ekstraordinær generalforsamling for Lejre Forsyning Holding således, at der kan udpeges bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen. Det foreslås, at bemyndige Borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne til at foretage den formelle udpegning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne bemyndiges til at agere på generalforsamlingens vegne på den ekstraordinære generalforsamling i Lejre Forsyning Holding og udpege følgende til bestyrelsen: a. Julie Hermind (F) Formand b. Erik Falkenberg (O) Næstformand c. Mikael Ralf Larsen (F) d. Stefan Vestergaard - Repræsentant for erhvervslivet e. Kasper Nørbjerg - Medarbejderrepræsentant Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Som følge af de nye regler om forbrugerrepræsentanter i forsyningsselskaber, har Lejre Forsyning fået nye vedtægter som har medført en ændring af bestyrelsessammensætningen. Vedtægtsændringen blev besluttet af den 18. marts 2013 og vedtaget på den efterfølgende generalforsamling og betød, at bestyrelsen for Lejre Forsynings selskaber fra 2014 består af 5 generalforsamlingsvalgte medlemmer og 2 forbrugerrepræsentanter (i selskaberne Service og Holding er forbrugerrepræsentanterne dog kun observatører). Der skal gennemføres ekstraordinær generalforsamling for Lejre Forsyning Holding med henblik på, at generalforsamlingen udpeger bestyrelsesmedlemmerne. Generalforsamlingen skal samtidig udpege formand og næstformand. Det foreslås i den forbindelse, at bemyndigelsen til at udpege bestyrelsesmedlemmer overdrages til borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne i forening. Mette Touborg og Inger Marie Vynne vil herefter i fællesskab kunne agere generalforsamling og udpege: 1. Julie Hermind (F) - Formand 2. Erik Falkenberg (O) - Næstformand 3. Mikael Ralf Larsen (F) 4. Stefan Vestergaard - Repræsentant for erhvervslivet 5. Kasper Nørbjerg - Medarbejderrepræsentant

14 Side 12 De foreslåede udpegninger er i overensstemmelse med beslutning om valg af medlemmer til Forsyningsselskabet, som truffet på det konstituerende møde den 9. december Lejre Forsyning indkalder til generalforsamling og de efterfølgende bestyrelsesmøder. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence:

15 Side KB - Indstilling af 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant Sagsnr.: 13/20237 Resumé: På det konstituerende møde den 9. december 2013, blev Bjarne Ego Jørgensen (A) udpeget som medlem, med Jan Hovmand (C) som suppleant til Vurderingsankenævn Vestsjælland samt til Skatteankenævn Lejre-Roskilde. Ved indberetning af de udpegede til Skat, gøres administrationen opmærksom på, at der ikke kan udpeges de samme personer til både skatteankenævnet og vurderingsankenævnet, hvilket er sket på det konstituerende møde. Der skal derfor foretages en ny udpegning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der vælges 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant. Beslutning den : 1 medlem Parti 1 suppleant Parti Poul Christensen A Ole Meibom C Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: På det konstituerende møde den 9. december 2013, blev Bjarne Ego Jørgensen (A) udpeget som medlem af Vurderingsankenævn Vestsjælland, med Jan Hovmand (C) som suppleant. Begge blev samtidig udpeget til henholdsvis medlem og suppleant til Skatteankenævn Lejre-Roskilde. Udpegningerne blev herefter indrapporteret til SKAT, som foretager den praktiske administration af nævnene. SKAT oplyste her, at det ikke er muligt at udpege de samme personer til henholdsvis Skatteankenævn og Vurderingsankenævn. Dette fremgik ikke af skrivelsen fra SKAT hvori de anmodede kommunen om at foretage udpegning. SKAT oplyste supplerende, at det ikke er muligt at udpege suppleant som medlem i det ene udvalg der må slet ikke være personsammenfald. Skat har ikke ved indstillingen af ankenævnsmedlemmer- og suppleanter gjort opmærksom på, at der ikke må udpeges de samme personer til begge udvalg. Der skal derfor udpeges 1 nyt medlem og 1 ny suppleant til Vurderingsankenævn Vestsjælland. De nye medlemmers funktionsperiode begynder den 1. juli 2014, og efter den nuværende lovgivning bliver medlemmer og suppleanter valgt for en 4-årig periode. Kommunalbestyrelserne skal i henhold til skatteforvaltningslovens 8 indstille kandidater som medlem/suppleant til kommunens pladser i ankenævnene. Det er et krav, at den enkelte kandidat er valgbar til, men ikke et krav, at kandidaten er medlem af.

16 Side 14 De personer, som indstilles, har pligt til at modtage skatteministerens udnævnelse medmindre de er afskåret herfra jf. skatteforvaltningslovens 15 - idet udnævnelsen er borgerligt ombud. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Indstilling af ankenævnsmedlemmer og -suppleanter til skatte- og vurderingsankenævn

17 Side ØU - Samling af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer (vejmandslønninger) Sagsnr.: 13/20714 Resumé: Siden kommunesammenlægningen har der ikke været en entydig praksis for finansieringen til vedligeholdelse af grønne arealer mv. på kommunens virksomheder og institutioner. De nuværende budgetter er et resultat af tidligere budgetter fra de tre sammenlagte kommuner, med hver deres serviceniveau og praksis for afregning. Det har betydet, at vilkår og serviceniveau er forskelligt. Den anvendte praksis har medført, at virksomheder har afholdt udgifter, som har belastet kassen ved årets afslutning. I 2012 medførte modellen således et kassetræk på over 1 mio. kr. Det er styringsmæssigt uhensigtsmæssigt og økonomisk uholdbart. Med henblik på at harmonisere praksis på tværs af hele kommunen foreslås det at samle vedligeholdelse af grønne arealer i én tværgående bevilling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer samles på én bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø, 2. at budget til vedligeholdelse af grønne arealer flyttes fra de eksisterende bevillinger til den nye samlede bevilling (jf. bilag 1). Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingerne anbefales. Beslutning den : Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt, idet der når Center for Veje og Trafik har været i dialog med de enkelte institutioner og virksomheder, gives en redegørelse for udmøntningen på de enkelte serviceområder, så fagudvalgene har mulighed for at drøfte serviceniveauet. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: På de fleste af kommunens virksomheder bliver vedligeholdelse af grønne arealer foretaget af vejmænd fra Center for Veje & Trafik, som herefter fakturerer udgifterne til den pågældende institution. Et fåtal af virksomhederne anvender ikke Materielgårdens vejmænd, men køber efter egne aftaler ydelserne andetsteds. Uanset hvor ydelserne kommer fra, konteres det som udgifter til vedligeholdelse af grønne arealer mv. Imidlertid har kun nogle af virksomheder budget til vejmænd. På andre virksomheder må ydelserne derfor finansieres af andre midler inden for virksomhedens budgetramme. Det har betydet et uens serviceniveau for kommunens virksomheder. Siden kommunesammenlægningen har udgifter til vejmænd desuden været holdt ude af virksomhedernes budgetansvar og er blevet modregnet i de årlige driftsoverførselssager.

18 Side 16 En bevilling har altså fået overført et mindreforbrug uanset, om der er et merforbrug på udgifterne til vejmænd. Den nuværende model betyder i praksis, at alle udgifter til vejmænd udover budgettet har belastet kassen; den samlede kassebelastning i 2012 var altså omkring 1 mio. kr. Ny model til vedligeholdelse af grønne arealer For at få lige vilkår samt sikre en bedre økonomistyring foreslås det, at vedligeholdelsen af grønne arealer samles i én bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø (Center for Veje & Trafik / Materielgården). Fra denne bevilling vil skoler, SFO er, daginstitutioner, ungdomsklubber, idrætsanlæg, haller, rådhuse og kulturbygninger blive serviceret på baggrund af konkrete serviceaftaler mellem Center for Veje & Trafik og virksomheden/institutionen. Inden for serviceaftalen vil være regelmæssige opgaver, såsom beskæringsopgaver, lugning og opsamling af affald/papir, men også uregelmæssige opgaver, såsom småreparationer på legepladsredskaber, bortfjernelse af storskrald/affald og større reparationer eller udskiftninger på udstyr og beplantninger. Virksomhederne vil fortsat kunne tilkøbe ydelser uden for serviceaftalen, fx opsætning af ny legeplads. Alle serviceaftaler forventes at kunne blive indgået i løbet af 1. og 2. kvartal af Uden for den samlede bevilling foreslås fortsat lejeboliger, udlejningsboliger og ældreboliger. Disse bevillinger er en del af Lejre Kommune, men skal økonomiske set holdes adskilt. Center for Veje & Trafik kan fortsat købes til at yde services, ligesom ydelser kan købes andetstedsfra. Der flyttes ingen budgetbeløb fra disse bevillinger. De merforbrug, som der hidtidigt har været på virksomhederne inden for den samlede bevilling, forventes at kunne håndteres inden for Center for Veje & Trafik, grundet effektiviseringsgevinster ved at samle budgetterne og få besluttet klare serviceaftaler med de enkelte virksomheder. Modellen bør dog evalueres i løbet af 2014, hvilket vil blive taget op i de forventede regnskaber for Administrationens vurdering: Bevillingen samles ved at flytte budgetbeløb fra de enkelte virksomheder. Administrationen vurderer konsekvenserne heraf til at være: A. At virksomheder ikke længere kan bruge vejmandstimer, uden at det har økonomiske konsekvenser for institutionen selv eller for den nye tværgående bevilling. Det vil medføre, at enkelte institutioner vil opleve et nedsat serviceniveau i forhold til tidligere. Det bør dog bemærkes, at det højere serviceniveau i de tidligere år er blevet finansieret af kassen ved overførselssagerne. B. Serviceniveauer vil blive ensartet, men med fortsat mulighed for individuelle tilpasninger. Hovedparten forventes ikke at kunne mærke ændringer. C. Ganske få virksomheder med budget til vejmandslønninger benytter sig ikke af Center for Veje & Trafik. Det vil de blive nødt til videre frem, idet budgettet til vedligeholdelse af grønne områder flyttes til den samlede bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø. Center for Veje & Trafik vil indgå i dialog med de berørte institutioner, for at finde en gensidigt passende proces for overgangen. Det er administrationens vurdering, at konsekvenserne ved at samle opgaven i én bevilling opvejes af de styringsmæssige fordele. Hvor den nuværende praksis desuden har medført årlige kassetræk som følge af merbruget til vejmænd mv., så vil den nye model reducere risikoen for budgetoverskridelser. Dette vil styrke kommunens økonomistyring og gøre såvel regnskabs- som overførselssager mere overskuelige. Forslaget er behandlet af den samlede Koncernledelse.

19 Side 17 Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Samlingen af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer på én bevilling kræver, at der flyttes en række budgetbeløb fra de enkelte virksomheder. De konkrete beløb og bevillinger fremgår af bilag 1. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Bilag 1 - Budgetændringer

20 Side ØU - Forventet Regnskab Sagsnr.: 14/327 Resumé: Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab pr. 1. januar Der er ikke tale om en budgetopfølgning på baggrund af forbrug, men om en vurdering af risici i forhold til at overholde Budget Forventet Regnskab konkluderer, at der på flere områder er risiko for merforbrug i 2014; selvom der fortsat arbejdes med omkostningsreducerende tiltag og handleplaner, så forventes merforbrugene på de specialiserede socialområder og på sundhedsområdet (aktivitetsbestemt medfinansiering) ikke at kunne nedbringes fuldt ud. Derfor anbefaler administrationen, at der allerede nu sættes en proces i gang for at finde råderum i størrelsesordenen 15 mio. kr., som reserveres under Økonomiudvalget. Samtidig igangsættes en række initiativer til forbedret økonomistyring, som skal validere og kvalitetssikre kommunens budgetter samt føre til et effektiviserings- og sparekatalog for samtlige budgetområder. Disse initiativer er i december 2013 besluttet af ØU og forelægges her til orientering og i en nærmere detaljeringsgrad. Endelig anbefaler administrationen, at den tidligere besluttede pulje til omstilling på dagtilbudsområdet (1,18 mio. kr.) flyttes fra Udvalget for Børn & Ungdom til Økonomiudvalget, sådan som det var forudsat i Økonomiudvalgets beslutning på mødet i juni Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at Forventet Regnskab godkendes, 2. at administrationen i forbindelse med Forventet Regnskab forelægger forslag til råderum på 15 mio. kr. inden for rammerne af budget 2014, 3. at status på indsatser til bedre økonomistyring tages til efterretning, 4. at omstillingspuljen til dagplejen (1,18 mio. kr.) flyttes fra Bevilling Fællesudgifter Dagtilbud mv. til Bevilling Sparekrav, rammebesparelse & ledelsesudviklingsprojekt. Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingerne anbefales. Beslutning den : Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Forventet Regnskab er en overordnet risikovurdering af Budget Formålet er at gøre opmærksom på de områder, hvor der ved årets start vurderes at være risiko for overskridelse af budgettet, fx på grund af ny lovgivning eller som følge af konstaterede ændringer i budgetteringsforudsætningerne. Samtidig tager risikovurderingen afsæt i det forventede regnskabsresultat for 2013, som det blev fremlagt i Forventet Regnskab Det endelige regnskabsresultat for 2013 foreligger først i foråret 2014.

21 Side 19 I det følgende præsenteres først baggrund for Forventet Regnskab , dernæst de tværgående konklusioner på baggrund af risikovurderingen. Endelig opridses de økonomifaglige indsatser, der vil blive gennemført i foråret 2014 med henblik på at validere budgetterne og forbedre økonomistyringen. 1. Baggrund for Forventet Regnskab Lejre Kommune har i 2013 været stærkt udfordret økonomisk på en række områder. Det drejer sig særligt om dagtilbudsområdet, det specialiserede socialområde (børn og voksen), den aktivitetsbestemte medfinansiering og de sociale ydelser under Borgerservice. I løbet af 2013 blev der udarbejdet og iværksat handleplaner med henblik på at reducere omkostningerne på de udfordrede områder. Handleplanerne havde imidlertid ikke fuld effekt i 2013, da flere af tiltagene kræver længere tid for at kunne effektueres fuldt ud, herunder bl.a. politiske beslutninger om ændret serviceniveau. Årets sidste Forventede Regnskab (2013-3, pr. 31. oktober) viste et samlet forventet merforbrug på bevillinger uden overførselsadgang (inkl. det specialiserede voksensocialområde) på ca. 33,5 mio. kr. For ikke at påvirke årsresultatet for 2013, og altså belaste kassen med 33,5 mio. kr. i 2013, blev der ved Forventet Regnskab fundet finansiering på andre bevillinger til at imødegå disse udfordringer. Finansieringen kom fra råderum på andre områder som følge af udgiftstilbageholdenhed, besparelser samt fra ekstraordinære indtægter og mindreforbrug. Den pressede økonomiske situation i 2013 er ikke løst ved indgangen til 2014, og forventes også at være gældende i de kommende år. 2. Risikoområder Forventet Regnskab identificerer en række områder, hvor der er risiko for budgetoverskridelser. De fleste af de beskrevne risici forventes at kunne blive håndteret, idet der allerede ligger en plan for omkostningsreduktioner inden for området. Risikoen på disse områder handler dermed om at få gennemført de omstillinger og effektiviseringer, som er nødvendige for at sikre omkostningsreduktionerne. Følgende tre områder udgør den største risiko, vurderet i forhold økonomisk volumen samt omfanget af de nødvendige omstillinger: a) Dagtilbud: Dagplejens budget er fortsat stærkt udfordret af det faldende børnetal, og deraf reduceret driftsbudget med i alt 8,9 mio. kr. fra Budget 2013 til Budget Det betyder, at der løbende må ske tilpasninger i antallet af dagplejere, hvilket medfører risiko for øgede omkostninger i forbindelse med varsling og opsigelser samt forventet periodisk fravær. Der blev på dagtilbudsområdet (dagpleje og børnehaver) i 2013 gennemført en budgetanalyse som viser, at budgetoverholdelse i 2014 er mulig, men forudsætter betydelige omstillinger og reduktioner inden for især dagplejen. Der er afsat en omstillingspulje på 1,18 mio. Analysen viste desuden potentiale for råderum fra 2015 og frem, hvilket indgår i administrationens videre arbejde med en langsigtet effektiviseringsstrategi. Forudsætningen for at realisere et råderum på dagtilbudsområdet er budgetoverholdelse i b) Arbejdsmarkedsområdet: Vedtagelsen af en række reformer på arbejdsmarkedsområdet betyder, at der fortsat er stor usikkerhed omkring det økonomiske pres på området. Fx var det ved budgetlægningen for 2014 ikke muligt at indregne, hvordan implementeringen af ny kontanthjælpsreform med ændrede forsørgelses,-og alderskrav vil påvirke udgifterne. Hertil kommer, at der forventes en reform af området i 2014 som følge af Carsten Koch-udvalgets rapport; de økonomiske konsekvenser kendes endnu ikke indgående.

22 Side 20 c) Sociale ydelser: I 2013 var der betydelige merforbrug på de sociale ydelser. Grundet førtidspensionsreformen er presset dog faldet, og på nuværende tidspunkt vurderes risikoen for uhåndterbart merforbrug ikke at være stor. På to områder (det specialiserede socialområde og sundhedsområdet) vurderes udgiftsniveauerne ikke at kunne nedbringes i tilstrækkelig grad til, at de økonomiske udfordringer kan håndteres inden for områderne selv. Risikoen er på disse områder derfor reelt en forventning om et merforbrug: d) Det specialiserede socialområde (børn og voksne): Der skønnes aktuelt en samlet udfordring i størrelsesordenen 10 mio. kr. i 2014, som ikke forventes at kunne håndteres inden for området selv. Både børne- og voksenområdet har haft betydelige merforbrug i 2012 og 2013, og udgiftspresset vurderes fortsat til at være vanskeligt at imødekomme fuldt ud i Dog er udfordringerne omtrent halveret fra 2013 til 2014 (fra omkring 18 mio. kr. til forventet 10 mio. kr.), hvilket viser at handleplanerne er begyndt at have effekt. Der er som et led i handleplanen iværksat en intensiv indsats for at forbedre styringen og nedbringe omkostningerne varigt, bl.a. med ekstern konsulentbistand. Udvalget for Børn & Ungdom samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre forelægges resultaterne af analysen og indsatserne i løbet af foråret 2014, hvorefter sagen tilgår Økonomiudvalget. e) Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet. Udgifterne til aktivitetsbestemt medfinansiering er steget de seneste år, og hvis ikke dette bremses i 2014 er der risiko for, at området igen overskrider budgettet. Risikoen vurderes at være op til 6 mio. kr., men der er igangsat en analyse af indlæggelses- og genindlæggelsesmønstre samt fakturakontrol, som forventes at reducere risikoen. Det samlede merforbrug, der ikke forventes at kunne håndteres inden for området er derfor 4-5 mio. kr. Der er en række andre mindre udfordringer til Budget 2014, som dog forventes at kunne håndteres inden for de enkelte områder selv. En beskrivelse af alle risici fremgår af Bilag 1: Risikovurderinger. 3. Fortsat arbejde med handleplanerne og skabelsen af råderum i 2014 Samlet set tegner der sig således nu et forventet merforbrug i størrelsesordenen 15 mio. kr. samt en række øvrige risikoområder. Forudsætningen herfor er, at de igangsatte handleplaner gennemføres fuldt ud og med effekt i år, og at der på alle områder praktiseres en stram omkostningsstyring hele året. Der er afsat en robusthedspulje på 8 mio. kr. i budgettet. Koncerndirektionen vurderer ikke at robusthedspuljen er tilstrækkelig og anbefaler derfor at der nu tidligt på året skabes et råderum på 15 mio. kr. gennem besparelser, som reserveres under ØU. Handleplaner Arbejdet med at reducere udgifterne på de områder, hvor der tegner sig et merforbrug, vil fortsætte igennem hele I løbet af februar og marts vil de relevante fagudvalg få forelagt de handleplaner, som blev udarbejdet i 2013; og der vil i de forventede regnskaber blive givet en status på deres gennemførelse. Forudsætningen for risikovurderingen i FR-0 er, at handleplanernes elementer godkendes politisk og eksekveres. I modsat fald vil det forventede merforbrug i 2014 vokse. Råderum på 15 mio. kr. For at sikre rettidig omhu i forhold til at håndtere de merforbrug, der uanset indsats forventes at være i 2014, anbefales det desuden, at Økonomiudvalget allerede nu beder administrationen om at skabe et råderum på 15 mio. kr. inden for rammerne af budget Råderummets størrelse er beregnet med udgangspunkt i de forventede merforbrug på det specialiserede socialområde og på sundhedsområdet. Det vurderes, at

23 Side 21 råderummet vil blive nødvendigt for at sikre kommunens samlede budgetoverholdelse, og derfor bør processen sættes i gang så tidligt på året som muligt, hvor muligheden for at omprioritere inden for kommunen som helhed er størst. Formålet med en meget tidlig proces er at undgå besparelser sidst på året, sådan som det var tilfældet i både 2012 og Et råderum på 15 mio. kr. udgør omkring 1 % af Lejre Kommens samlede budget. Råderummet kan kun findes ved at gennemføre besparelser på alle kommunens politikområder, herunder kommunens virksomheder. Alt andet lige er det på dette tidlige tidspunkt af året dog muligt at foretage besparelser, som i mindst muligt omfang berører de borgerrettede aktiviteter. Eksempler på besparelser er udskydelse af ledige stillingers genbesættelse, udisponerede overførsler (mindreforbrug) fra 2013 og øvrige udisponerede puljer. Kravet om råderum vil ikke blive udsendt som rammebesparelse, og konkrete forslag til besparelser vil blive forelagt fagudvalgene forslag om råderum i forbindelse med Forventet Regnskab Nedenstående tabel viser fordelingen af de 15 mio. kr. på udvalg og politikområder. Fordelingen skal ses som pejlemærke for de samlede besparelser og viser en nedbrydelse af de 15 mio. kr. på de enkelte områder. Det er klart, at nogle udvalg i forvejen er presset pga. af områder med merforbrug; her må forslagene til besparelser forventes at blive mere vidtgående og kan indeholde direkte serviceforringelser. (mio. kr.) Samlet Budget Fordeling af 15 mio. kr. 1 Økonomiudvalg 178,4 1,9 10 Politisk organisation 5,8 0,1 20 Administrativ organisation 121,9 1,3 35 Lejre brandvæsen 4,3 0,0 38 IT og kommunikation 22,0 0,2 40 Forsikringer og vikarpuljer 16,6 0,2 70 Puljer til sparemål 27,5 0,3 2 Udvalget for kultur og fritid 31,9 0,3 10 Kultur & Fritid 31,9 0,3 3 Udvalget for Børn og Ungdom 472,6 4,9 10 Skoletilbud 231,4 2,4 20 Social & Familie 133,7 1,4 30 Dagtilbud 107,5 1,1 4 Udvalget for Teknik og Miljø 119,2 1,2 10 Byg & Miljø 2,7 0,0 20 Veje & Trafik 72,5 0,8 25 Forsyningsvirksomhed 1,7 0,0 30 Ejendomsdrift 42,4 0,4 5 Udvalget for Job og Arbejdsmarked 165,0 1,7 10 Jobcenter 165,0 1,7 6 Udvalget for social, sundhed og ældre 470,7 4,9 10 Velfærd & omsorg 293,2 3,1 20 Social & Familie 89,8 0,9 30 Sociale ydelser mv. 87,7 0,9 I alt 1437,8 15,0 For at fastholde og understøtte kravet om fortsatte udgiftsreduktioner på de udfordrede områder anbefales det, at råderummet på de 15 mio. kr. ikke omplaceres til de

24 Side 22 udfordrede områder, men i stedet flyttes til en central bevilling under Økonomiudvalget, Herfra kan Økonomiudvalget i løbet af året omprioritere midlerne til udfordrede områder eller tilbageføre dem til de oprindelige bevillinger. 4. Bedre økonomistyring og korrekt budgettering For at understøtte budgetoverholdelse i 2014 og samtidig forbedre den økonomiske styring vil der blive iværksat en række initiativer i løbet af foråret Det indebærer først og fremmest en budgetvalidering af samtlige politikområder, som gennemføres af eksterne konsulenter i samarbejde med kommunens økonomiafdeling og fagcentre. Budgetvalideringerne vil kvalificere vurderingerne i de følgende forventede regnskaber i 2014, og give et billede af budgetternes robusthed. Samtidig vil analyserne indgå i udarbejdelsen af et effektiviserings- og sparekatalog, som skal synliggøre det politiske råderum og mulighed for omprioriteringer. Effektiviseringsog sparekataloget vil blive bragt ind i den politiske proces for Budget og skal videre frem udgøre et beredskab i forhold til fremtidige økonomiske udfordringer samt synliggøre det politiske prioriteringsrum på tværs. Af tabellen nedenfor fremgår tidsplanen for de forskellige initiativer på kort og langt sigt: Indhold Fortsat arbejde med handleplaner Indsamling af råderum 2014 via besparelser Råderum for 2014 fremlægges politisk Budgetvalidering færdig Forventet Regnskab for fagudvalg + ØU Der tages stilling til hvorvidt midler skal flyttes til pulje under ØU Proces for udarbejdelse af effektiviserings- og sparekatalog via besparelser og effektiviseringer Effektiviserings- og sparekatalog fremlægges politisk Tid Løbende Januar februar April April Maj April - maj Juni Initiativerne fremgår nedenfor og er yderligere uddybet i bilag 2: Sag om økonomistyringsinitiativer, som blev forelagt Økonomiudvalget i december 2013: Budgetvalidering på politikområder (januar februar) Tilvejebringer et samlet og validt overblik over potentielle ubalancer i budgettet, herunder en risikovurdering og et skøn for eventuelle nødvendige budgettilpasninger og/eller besparelseskrav for at få balance i Budgetvalideringen vil samtidig give et godt afsæt for dels arbejdet med budgetmodeller, dels arbejdet med udarbejdelse af et effektiviserings- og sparekatalog samt for et retvisende budgetoplæg for 2015 med mere klare budgetforudsætninger. Budgetproces 2015 (forelægges ØU i februar og marts) Beskriver principper for og konkrete aktiviteter i forbindelse med budgetproces Det er væsentligt at budgetprocessen bliver tilrettelagt med henblik på at opnå et så gennemsigtigt og retvisende budget som muligt. Udarbejdelse af budgetmodeller for samtlige budgetområder (marts april) Sikrer et overblik og en øget gennemsigtighed i anvendelsen af budgetmodeller på de forskellige serviceområder. Det vil på sigt forbedre vurderingen af budgetternes validitet og robusthed. Arbejdet med budgetmodeller skal samtidig ses i forlængelse af budgetvalideringen, i det budgetmodeller giver et grundlag for bedre budgetopfølgninger, der har fokus på udviklingen i budgetforudsætningerne. Forventet Regnskab (forelægges fagudvalg i maj)

25 Side 23 Følger op på risici, udfordringer og prioriteringsmuligheder. FR vil tilgå de enkelte fagudvalg på møderække i maj. Her vil administrationens anbefalinger tage udgangspunkt i den gennemførte budgetvalidering og til dels i effektiviserings- og sparekataloget, som er under udarbejdelse frem til juni. Effektiviserings- og sparekatalog (forelægges fagudvalg i juni) Beskriver de handlemuligheder, har i forbindelse med merforbrug (i 2014) eller politiske ønsker om råderum til omprioriteringer (i 2015). Der udarbejdes forslag om effektiviseringer eller besparelser på samtlige områder. Arbejdet med kataloget tager afsæt i budgetvalideringen Eksekvering af handleplanerne på de udfordrede områder (løbende) Elementerne i handleplanerne skal udfoldes og forberedes, sådan at de efterfølgende reelt kan gennemføres. Der følges op på handleplanerne i forbindelse med Forventet Regnskab Ramme for risikovurderingen Forventet Regnskab har udgangspunkt i de to fokuspunkter, der indgår i principperne for styring af Lejre Kommunes økonomi: a) Overholdelse af det budgetterede kasseresultat b) Overholdelse af de budgetterede serviceudgifter Det er et krav, at de løbende indtægter i budgettet som minimum skal balancere med de skattefinansierede udgifter i budgettet. I Budget 2014 er den budgetterede kasseopbygning på 0,1 mio. kr. Skal denne kasseopbygning realiseres, kan der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger i løbet af året. Administrationen vil sikre, at alle forslag om budgettilpasninger på ét område anvises finansiering enten inden for området selv eller inden for et andet område. Nødvendigheden af at overholde de budgetterede serviceudgifter er blevet skærpet af, at Folketinget i 2012 vedtog budgetloven for de offentlige udgifter, hvilket for kommunerne indeholder en regnskabssanktion. Denne indebærer, at en overskridelse af den samlede kommunale serviceramme i 2014 vil medføre en reduktion af kommunernes bloktilskud. En sanktion fordeles med 60 % til de kommuner, der har overskredet budgettet og 40 % kollektivt. Skal Lejre Kommunes budgetterede kasseresultat og serviceudgifter overholdes, er det nødvendigt med en tidlig identificering og håndtering af forhold, der udfordrer budgettet. Forventet Regnskab har udgangspunkt i centerchefernes vurdering af risici og udfordringer. I flere tilfælde er der ikke sat konkret tal på risikoen, da der på dette tidlige tidspunkt af året er en betydelig usikkerhed. Samtidig indeholder Forventet Regnskab kun risici for merforbrug. Det mindreforbrug, som erfaringsmæssigt vil opstå i løbet af året, kan ikke beregnes på nuværende tidspunkt. Alle forventninger vil blive genvurderet i årets forventede regnskaber. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at Lejre Kommune fortsat er økonomisk udfordret på flere områder. Budgetoverholdelse kræver derfor en vedvarende indsats for at nedbringe risikoen for merudgifter. Det er administrationens vurdering, at det gennem 1) fortsat arbejde med handleplanerne på de mest udfordrede områder, 2) en tidlig proces med at skabe råderum inden for de øvrige områder, samt 3) en dybdegående validering af alle budgetområder med henblik på synliggørelse af effektiviserings- og besparelsespotentialer er muligt at sikre budgetoverholdelse i 2014 for kommunen samlet set samt budgetsikkerhed og politisk prioriteringsrum på længere sigt.

26 Side 24 Handicappolitik: Sagen har ingen betydning for kommunens handicappolitik. Økonomi og finansiering: Forventet Regnskab giver ikke anledning til, at der på nuværende tidspunkt iværksættes yderligere initiativer til imødegåelse af budgetudfordringerne. Derfor har sagen på det foreliggende grundlag ingen økonomiske eller servicemæssige konsekvenser. Dog indstilles det, at omstillingspuljen på dagtilbudsområdet på 1,18 mio. kr. flyttes til Økonomiudvalget, sådan som det var forudsat i Økonomiudvalget beslutning på mødet i juni Puljen er ved en fejl blevet lagt under Udvalget for Børn & Ungdom i budgetprocessen. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Bilag 1 - Forventet Regnskab Bilag 2 - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune, ØU december 2013

27 Side ØU- Forpligtende indkøbsaftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer Sagsnr.: 14/229 Resumé: skal tage stilling til Lejre Kommunes deltagelse i en flerårlig obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer, hvor Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen frem til 31. oktober Udbuddet gennemføres af Indkøbsfællesskabet Fælles Udbud Sjælland (FUS). Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Lejre Kommune deltager i miniudbuddet og efterfølgende benytter en obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer, 2. at Lejre Kommune oplyser en estimeret årlig indkøbsvolumen på kr. og i perioden 1. juni 2014 til 31. oktober 2016 forpligter sig til at købe hobby og beskæftigelsesmaterialer for kr., 3. at Centerchef for Servicecenter Allerslev underskriver fuldmagten for deltagelse i miniudbuddet og underskriver periodekøbsaftalen. Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingerne anbefales. Beslutning den : Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: skal tage stilling til Lejre Kommunes deltagelse i en flerårlig obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer, hvor Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen frem til 31. oktober Udbuddet gennemføres af Indkøbsfællesskabet Fælles Udbud Sjælland (FUS). Udbuddet omfatter en periodekøbsaftale uden mulighed for forlængelse. I miniudbuddet stilles krav om et element af forpligtelse. Det betyder at Lejre Kommune skal oplyse en estimeret indkøbsvolumen når udbuddet offentliggøres. Da Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen ud over indeværende budgetår, skal aftalen godkendes i. Lejre Kommune skal købe for minimum 50 % af volumen og må max købe for 50 % over den estimerede volumen. I 2012 købte Lejre Kommune for kr. hobby og beskæftigelsesmaterialer. Ud fra dette beløb vurderes det, at en årlig forpligtelse på kr. vil være dækkende for indgåelse af aftalen, jf. indstillingspunkt 2. Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, som afgiver tilbud til laveste pris.

28 Side 26 Lejre Kommune er i dag aftaledækket via et FUS udbud, hvor aftalen udløber 31. maj Udtalelser: For at sikre at den udbudte varekurv er såvel dækkende som relevant for brugerne i Lejre Kommune, er sortimentslisterne forelagt fagpersoner som køber disse produkter. En Fællesleder fra Center for Dagtilbud samt en Gruppeleder fra Center for Velfærd & Omsorg har godkendt sortimentet. Administrationens vurdering: Når der gennemføres et miniudbud genåbnes konkurrence blandt de to leverandører som er på SKI aftalen. Der forventes en økonomisk gevinst på ca % ved at gennemføre et fælles miniudbud for 16 kommuner, idet de relevante leverandører har vist stor interesse for udbuddet. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Der er ingen økonomiske konsekvenser ved at tilslutte sig aftalen. Aftalen er obligatorisk og skal anvendes til indkøb i kontraktperioden, og Lejre Kommune er forpligtet til at købe for kr. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Notat miniudbud hobby og beskæftigelsesmaterialer

29 Side ØU - Videre proces for rådhusprojektet Sagsnr.: 12/539 Resumé: Administrationen har med baggrund i beslutning i den 25. november 2013 udarbejdet forslag til den videre proces for rådhusprojektet. Rådhusprojektet omfatter renovering og energioptimering på Allerslev Rådhus og Hvalsø Rådhus samt en tilbygning til Hvalsø Rådhus, som skal rumme Center for Social & Familie, som i dag sidder på Lyndby Rådhus. Administration forelægger flere mulige scenarier til drøftelse og beslutning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. At scenarie 2, som indebærer ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene, godkendes. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales med den præcisering, at det kommende forslag til lokalplan skal kunne rumme netop det projekt, som vedtog den 24. juni 2013 med henblik på at dette projekt realiseres. Venstre tog forbehold. Beslutning den : Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt. Afbud: Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Rådhusprojektet, der vedrører samling af administrationen på to rådhuse, blev initieret i 2010 som led i arbejdet med organisationsændringerne i Lejre Kommune. Tidsforløbet for rådhusprojektet fremgår af Bilag 1: Tidslinje for rådhusprojektet. besluttede den 25. november 2013, ikke at tiltræde forslagene til en tilbygning til Hvalsø Rådhus, og at en sag om det videre rådhusprojekt genoptages på Økonomiudvalgets første møde i Det blev besluttet, at sagen skal redegøre for de økonomiske konsekvenser ved at stoppe udvidelsen i Hvalsø, og oplyse om gældende lokalplaner for området. Administrationen har afdækket muligheder for den videre proces for rådhusprojektet og skitserer i nærværende sag fem mulige scenarier. Forudsætningerne er, at projektet oprindeligt er tænkt som ét samlet udbud af renovering, energioptimering og tilbygningen, idet et samlet udbud med stor sandsynlighed vil give en bedre pris ved indhentning af tilbud og færre omkostninger til selve byggestyringen- og processen. Scenarie 1 Ny lokalplan for tilbygningen og udskydelse af det samlede projekt: Der udarbejdes en ny lokalplan, som giver mulighed for den arkitektur, som ønsker. Nuværende totalrådgiver udarbejder et eller flere projekter med udgangspunkt i den nye lokalplan, som udarbejdes for området. Udarbejdelse af ny lokalplan vil medføre en udskydelse af det samlede projektet på 7-13

30 Side 28 måneder. Den store usikkerhed i tidshorisonten skyldes, at det skal afklares, hvordan grundlaget for lokalplanen skal udarbejdes. Scenarie 2 Ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene: Der udarbejdes ny lokalplan, som giver mulighed for den arkitektur, som ønsker. Nuværende totalrådgiver udarbejder et eller flere projekter med udgangspunkt i den nye lokalplan, som udarbejdes for området. Udarbejdelse af ny lokalplan vil medføre en udskydelse af det samlede projektet på 7-13 måneder. Den store usikkerhed i tidshorisonten skyldes, at det skal afklares, hvordan grundlaget for lokalplanen skal udarbejdes. Det resterende projekt med renovering og energioptimering vil blive forsinket ca. to måneder. Scenarie 3 Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og udskydelse af det samlede projekt. Den nuværende totalrådgiver udarbejder tre nye forslag indenfor de rammer, den nuværende lokalplan giver. Projektet udbydes fortsat som ét samlet projekt. Dette forventes at forlænge projektperioden med tre-fire måneder. Scenarie 4: Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og fortsættelse af renoveringstiltagene: Den nuværende totalrådgiver udarbejder tre nye forslag indenfor de rammer, den nuværende lokalplan giver. Renovering og energioptimering fortsætter og udbydes uafhængigt af tilbygningen. Dette forventes at forlænge projektperioden med 3-4 måneder. Scenarie 5: Tilbygningen gennemføres på bagrund af arkitektkonkurrence: Der gennemføres en arkitektkonkurrence for tilbygningen, som udgangspunkt for et nyt tilbygningsprojekt og ny lokalplan. Dette forventes at forlænge projektperioden for renovering og energitiltag med 3-4 måneder, mens selve tilbygningen forventes at blive forlænget med 7-13 måneder. Administrationens vurdering: Uanset scenarie er der administrationens vurdering, den videre proces for rådhusprojektet vil være forbundet med en merudgift. Det er administrationens vurdering, at hvis merudgiften afholdes inden for den nuværende anlægsramme, bliver det på bekostning af konkrete, planlagte tiltag, eller på størrelsen på tilbygningen på Hvalsø Rådhus. Administrationen gør opmærksom på, at rådhusprojektet har været undervejs siden Det er et udtalt ønske fra rådhuspersonalets ca. 260 medarbejdere, at imødekomme de kritikpunkter, som er fremført i de sidste to udførte APV er på rådhusene. Det er administrationens vurdering, at de besluttede tiltag giver både miljømæssige og arbejdsmiljømæssige forbedringer, herunder hvad angår ventilation, kulde og belysning. Administrationen vurderer således, at energi- og renoveringstiltagene bør igangsættes af hensyn til arbejdsmiljøet. Det er administrationens vurdering, at udbudsmaterialet for renovering og energioptimeringstiltag af de to rådhuse næsten er klar til at blive sendt i udbud, og at der ikke skal tilføjes større ændringer til renoveringsdelen. Det er administrationens vurdering, at planløsningen i rådhusprojektet er fremtidssikret, idet kontorindretningen er tilpas fleksibel til organiseringen af rådhuspersonalet og samtidig er centeruafhængig. Administrationen vurderer, at det er muligt at udarbejde en ny lokalplan for området. Hvalsø rådhus er i dag omfattet af Lokalplan 22, som blandt andet stiller krav til facadematerialer og taghældning. Administrationen vurderer, at gældende lokalplaner for