Møde i ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 8. maj 2018 kl :00. Sted:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 10. MAJ 2018 Forum Møde i ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 8. maj 2018 kl :00. KAREN BLIXENS PLADS 8, Sted: 13B KØBENHAVN S Referent: Mia Dabelsteen Til stede: Sniff Andersen-Nexø, formand for ph.d.-udvalget, SAXO, Julie Sommerlund, ph.d.-skoleleder og prodekan for omverdensrelationer, Cecilie Ullerup Schmidt, næstformand i ph.d.-udvalget, ph.d.-studerende IKK, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, TLF phdschool@hum.ku.dk REF: MD Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Anne Jerslev, MEF, Jack Andersen, INF, Trine Brox, ToRS, Janus Møller, NORS, Pia Schwartz Lausten, ENGEROM, Mads Bjelke Damgaard, ph.d.-studerende, ENGEROM, Casper Toftgaard, ph.d.-studerende, SAXO, Mia Mathiasson, ph.d.-studerende, INF, Erik Sporon Fiedler, ph.d.-studerende ToRS, Nina Toudal Jessen, ph.d.-studerende, suppleant, SAXO. Afbud: Alexandra McCrow-Young, ph.d.-studerende, MEF.

2 Simon Bierring Lange, ph.d.-studerende, NORS. SIDE 2 AF 6 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. 3) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen. 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. 5) Drøftelse af ph.d.-udvalgets input til Strategi 2023, herunder: Kommentarer til dokumentet. Diskussion af det videre arbejde, herunder hvad udvalget selv kan/vil iværksætte. Nedsættelse af arbejdsgruppe(r) til videre implementeringsarbejde i efteråret. (Se bilag 1). 6) Ph.d.-stipendiaters afvikling af undervisningsforpligtigelsen (særligt fokusområde også i tilknytning til Strategi2023): Indsamling af erfaringer barrierer og velfungerende modeller/løsninger. Nedsættelse af arbejdsgruppe mhp. at dokumentere udfordringerne og formulere forslag til fakultetet, (se bilag 2a eller 2b t.o.). 7) Forberedelse af international evaluering af ph.d.-området i foråret 2019 (se bilag 3). 8) Evt. Ad 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad 2) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sniff meddelte følgende: - At Mia Dabelsteen har meddelt, at hun stopper med månedens udgang, da hun har fået nyt job som specialkonsulent på ph.d.-skolen på SUND, KU. Sniff og resten af udvalget ønskede tillykke og takkede for yderst kvalificeret arbejde. Mia har arbejdet for ph.d.- skolen i næsten syv år heraf de 4,5 som sekretær for ph.d.- udvalget. - At Anja Ritto Krajberg Knudsen fra ph.d.-teamet i HR Søndre City (HRSC) også har sagt op efter 11 års ansættelse som fuldmægtig, tidligere tilknyttet JUR. Anjas stilling er allerede genbesat og nu arbejdes der på, at få Mias stilling besat. Det er blevet påpeget overfor sektionslederen for ph.d.-teamet i HR Jeppe Bjørn Pedersen, at det vil være formålstjenligt om den nye person, der ansættes har erfaring og kompetencer inden for studieadministration/universitetsverdenen og et højt niveau i engelsk. - At der fortsat er store udfordringer med at få ph.d.-administrationen til at fungere. Der har været flere langtidssygemeldinger, de ansatte 2

3 er præget af stress pga. de store omstruktureringer og for meget arbejde. - At det går godt med at få ekspederet evalueringsrapporterne. Indimellem dukker der dog stadig noget op, der har ligget for længe i HRSC, men det er blevet bedre. - At ph.d.-teamet netop er fraflyttet CSS og er flyttet sammen med det øvrige HR, så hele HR for hhv. HUM, JUR, SAMF og TEO fremover har til huse på KUA 3, bygning 4. Sniff udtrykte tilfredshed med, at de er kommet tættere på. Det giver en bedre løsning for de tre fakulteter på Søndre Campus. - At Julie og Sniff overvejer et ledelsesmøde med Jeppe om at udarbejde en tjekliste for diverse hastende opgaver vedrørende bedømmelsesudvalg, legalitetslæsning mv. - At ansøgningsrunden til de frie stipendier på hhv. ENGEROM, MEF og NORS ikke er afsluttet endnu. Der er indkommet 95 ansøgere til ENGEROM, 136 til MEF og 61 til NORS. Der er dog to ansøgere, der har trukket sig på ENGEROM. Der har været flere udfordringer med håndteringen af denne ansøgningsrunde i ph.d.-sektionen i HRSC (bl.a. manuel optælling af anslag i ansøgninger i stedet for brug af word count, problemer med shortlistningsproceduren m.v.) og det skal der samles op på når runden er færdigbehandlet, så det kan forløbe mere effektivt til næste runde. SIDE 3 AF 6 Ad 3) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen. Julie meddelte følgende: - At en del af arbejdet med at effektivisere ph.d.-administrationen også handler om at nedbringe antallet af godkendere i de forskellige sagsbehandlingsprocesser. - At Julie har haft møde med repræsentanter fra The University of Manchester omkring joint og dual degrees. Hun havde meddelt dem, at HUM gerne vil gerne arbejde sammen med dem, men at det er vanskeligt administrativt at etablere joint og dual degrees. Ad 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende De ph.d.-studerende meddelte følgende: - At det er et problem for de udenlandske ph.d.-studerende, at deres indskrivning ophører ved indlevering af afhandlingen. Dette betyder for nogle, at de ikke kan blive i Danmark i perioden frem til de skal forsvare deres afhandling. Der var enighed i ph.d.-udvalget om, at få 3

4 undersøgt hvad man gør på JURA i denne henseende, så det tjekkes hvad praksis kunne være fremadrettet. Sniff følger op på dette og melder tilbage til ph.d.-udvalget. SIDE 4 AF 6 - At det kunne være spændende at invitere den nye forskningsminister til at gæste Det Humanistiske Fakultet. De ph.d.-studerende vil tage forslaget med videre på deres kommende møde med rektor. De ph.d.-studerende melder tilbage til ph.d.-udvalget. Ad 5) Drøftelse af ph.d.-udvalgets input til Strategi 2023, herunder: Kommentarer til dokumentet. Diskussion af det videre arbejde, herunder hvad udvalget selv kan/vil iværksætte. Nedsættelse af arbejdsgruppe(r) til videre implementeringsarbejde i efteråret. Sniff indledte med at forklare, at det skriftlige input, der er spillet ind fra ph.d.-udvalget til strategi 2023 (se bilag 1 til dagsordenen) tager afsæt i et ønske om gøre noget positivt for at lette ph.d. ernes forløb på forskellige punkter. Det er fokuseret omkring to hovedpunkter: Karriereveje Undervisningsforpligtelser Det må som udgangspunkt ikke koste ekstra penge, men det er Sniffs vurdering, at meget af det, der er meldt ind, kan der arbejdes med uden at bruge ekstra midler. Hun opfordrede udvalget til at nedsætte to arbejdsgrupper, der kunne arbejde videre med hvert sit punkt. Det skriftlige bilag blev drøftet og der var opbakning til at nedsætte to arbejdsgrupper, som efter sommerferien kan arbejde videre med at konkretisere og prioritere i at omsætte idéerne til input til en handlingsplan. Arbejdsgruppernes input vil blive drøftet i hele udvalget igen inden de bliver nedskrevet og sendt afsted. Arbejdsgrupperne består af følgende: 1. Karriereveje: Cecilie, Casper, Erik, Pia og Sniff. 2. Undervisning: Trine, Mia M., Jack og Sniff. Der var enighed om, at de konkrete input til efterårets handlingsplan fra ph.d.-udvalget til Strategi 2023 skal evne på én gang at opstille nogle attraktive mål vi skal arbejde henimod for ph.d.-området og samtidig være realistiske og afstemt de givne rammer, der er for det humanistiske fakultet. Der 4

5 skal således arbejdes for at forbedre de ph.d.-studerendes vilkår såvel som for at bidrage til at forbedre rammerne og strukturerne på fakultetet. SIDE 5 AF 6 Ad 6) Ph.d.-stipendiaters afvikling af undervisningsforpligtigelsen (særligt fokusområde også i tilknytning til Strategi2023): Indsamling af erfaringer barrierer og velfungerende modeller/løsninger. Nedsættelse af arbejdsgruppe mhp. at dokumentere udfordringerne og formulere forslag til fakultetet. Dette punkt blev behandlet under forrige punkt. Der vil således blive arbejdet videre med dette som led i anden arbejdsgruppe om undervisningsforpligtelsen. Ad 7) Forberedelse af international evaluering af ph.d.-området i foråret Mads forklarede indledningsvist, at det blev besluttet på sidste møde i ph.d.- KUFIR, at der skal være en ny international evaluering af ph.d.-uddannelsen på alle fakulteter på KU i foråret Den sidste internationale evaluering blev gennemført i Mads nævnte, at der pt. er store problemer med administrationen af ph.d.- uddannelsen på HUM pga. omstruktureringerne fra at have administrationen på fakultetet til at sammenlægge denne med ph.d.-administrationen fra hhv. JUR, SAMF og TEO i HRSC. Dette er ikke forløbet problemløst og der er endnu mange ting, der ikke er på plads. Samtidig med, at den internationale evaluering skal finde sted, vil ph.d.-teamet i HRSC efter planen også skulle implementere det nye IT-system (PhD Planner), som pt. bliver afprøvet på Science. Endvidere vil den næste APV efter planen skulle finde sted i sommeren Mads fremhævede til slut, at der pt. er en god gennemførselsrate, gode kurser og han ser derfor frem til en spændende international evaluering. Julie bad om input til skabelonen for evalueringsrapporten. Hun skal til møde om denne mandag den 14. maj og nævnte derfor, at hvis der er noget i skabelonen som bør tilpasses/ændres inden den endelige skabelon bliver lavet, bedes udvalgsmedlemmerne skrive til hende forinden. Det blev nævnt, at der generelt er et problem for Humaniora med BFIopgørelser. Julie nævnte, at man netop i Akademisk råd er ved at drøfte nye retningslinjer for CURIS-opgørelser. 5

6 Henrik spurgte til om man har overvejet hvem, der skal være i det internationale evalueringsudvalg og kom med forslag hertil, som Julie vil tage med videre. SIDE 6 AF 6 Julie nævnte afslutningsvist, at vi skal få det bedste ud af den internationale evaluering og give input til at sammensætte evalueringsudvalget med nogle professionelle, indsigtsrige folk, der kan give os feedback vi kan bruge til at arbejde konstruktivt videre med efterfølgende. Ad 8) Evt. Mads nævnte, at der for nylig har været afholdt en workshop om stress i regi af ph.d.-kufir. Her fremkom Morten Pejrup, ph.d.-skoleleder på Science, med den pointe, at de ph.d.-studerende har ret til at takke nej hvis de er for stressede mod til gengæld at gå ned i løn og forkorte indskrivningsperioden. Det er KU, der tilbyder arbejdet og de ph.d.-studerende har ret til at sige nej. Henrik bekræftede dette. Han mente dog, at den forhandling skal ske ved indgåelse af kontrakten og ikke midt i forløbet. Sniff uddybede, at ud af en 3-årig ansættelse som ph.d. er et halvt år svarende til 840 timer afsat til arbejdsforpligtelse. Ifølge fakultetets regelhåndbog og ph.d.-bekendtgørelsen kan reduktion af arbejdsforpligtelsen godkendes efter begrundet ansøgning mod tilsvarende reduktion i lønnen. Hun påpegede afslutningsvist, at det er i både stipendiaternes og fakultetets interesse, at ph.d.-studerende indgår i undervisningsfladen. Mødet blev hævet kl. 12:00. 6