Møde i Ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 5. oktober 2016 kl :00. 15B Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 25. OKTOBER 2016 Forum Møde i Ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 5. oktober 2016 kl :00. KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15B.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, ph.d.-skoleleder, formand for ph.d.-udvalget, INSS, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Michael Lerche Nielsen, NFI, Pia Borlund, IVA, Anne Jerslev, MEF, Inge Birgitte Siegumfeldt, Engerom, Trine Brox, ToRS. phdschool@hum.ku.dk REF: MD Mads Damgaard, Næstformand i ph.d.-udvalget, Ph.d.-studerende, ENGEROM, Astrid Ravn Skovse, Ph.d.-studerende, NFI, Jes Heise Rasmussen, Ph.d.-studerende ToRS Thomas Rørbeck Nørreby, Ph.d.-studerende INSS.. Afbud: Dorthe Gert Simonsen, SAXO, Claus Povlsen, NFI/CST, Nicklas Freisleben Lund, Ph.d.-studerende, IKK, Jesper Steen Andersen, Ph.d.-studerende IVA,

2 Jesper Vestermark Køber, Ph.d.-studerende SAXO, Sofie Rosengaard, Ph.d.-studerende, MEF. SIDE 2 AF 7 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Præsentation af individuel karriererådgivning ved Birgitte Grundtvig Huber, Chef for Strategienheden. 3) Drøftelse af ph.d.-områdets nye referenceforhold med Julie Sommerlund. 4) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. 6) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og varetagelse (Se bilag 1). 7) Kan minimumstiden fra modtagelse af den foreløbige indstilling til forsvarets afholdelse sættes op? (Se bilag 2) 8) Mangelfuldt skema i forbindelse med nye rejseregler for ophold over 28 dage (Punkt fra ph.d.-koordinatorerne se bilag 3). 9) Evt. Julie Sommerlund deltager i første time af mødet. Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2) Præsentation af individuel karriererådgivning ved Birgitte Grundtvig Huber, Chef for Strategienheden Birgitte Grundtvig Huber holdt et oplæg (se vedhæftede bilag) om ændringerne i det danske forskningsfinaniseringslandskab og fortalte herunder om et nyt pilotprojekt, der i samarbejde med ph.d.-skolen vil blive sat i værk for at tilbyde de ph.d.-studerende på fakultetet en mere individuel, skræddersyet karriererådgivning omkring bl.a. at søge ekstern funding. Det er pt. i udviklingsfasen, og idéen er i første omgang at afprøve konceptet på de ph.d.- studerende i ph.d.-udvalget. Birgitte understregede, at byggestenene til at opnå ekstern funding længe har været de samme som til en succesfuld akademisk karriere: en excellent forskningsidé, et stærkt CV, gerne publikationer i peer reviewede tidsskrifter og forlag, samt et solidt internationalt netværk. Internationalisering af dansk forskning har således længe været et nøglepunkt og det har været stærkt anbefalet de senere år. Nu er det så taget skridtet videre: Både Carlsbergfondet og Det Frie Forskningsråd har indført et internationaliseringssti- 2

3 pendium for postdocs, der maksimalt kan inkludere et halvt års ophold ved et dansk universitet og ellers skal resten af projektet foregå i udlandet. Hun understregede, at det dermed er blevet vigtigt at opbygge et internationalt netværk allerede som ph.d.-studerende, så den enkelte har kontakterne på plads, når vedkommende skal til at søge om postdoc. Det er desuden en fordel for ph.d. erne at komme udenlands og få noget relevant erfaring, som kan kvalificere dem til at komme i betragtning til tenure track i konkurrence med de øvrige internationale kandidater til disse stillinger. SIDE 3 AF 7 Birgitte henviste i denne forbindelse til nogle karriereinterviews, de har udarbejdet i Strategienheden, som ligger på fakultetets hjemmeside (se dette link: Dette kan læses som inspiration. De ph.d.-studerende i ph.d.-udvalget var interesserede i at medvirke til at afprøve konceptet, og det blev aftalt, at Birgitte i samarbejde med Mia sørger for at kontakte de ph.d.-studerende når der er mulighed for at afprøve det. Det blev også bemærket, at når konceptet er afprøvet, kan det kommunikeres bredt ud som et tilbud til de ph.d.-studerende, som det er frivilligt at deltage i. Målgruppen er ph.d.-studerende på ca. 4. semester. Sune bemærkede, at det eventuelt kan undersøges, om det er noget, institutlederne vil kunne give arbejdsforpligtelsestimer for deltagelse i. Ad 3) Drøftelse af ph.d.-områdets nye referenceforhold med Julie Sommerlund. Julie Sommerlund indledte punktet med at fortælle, at hun er meget glad for at have fået ph.d.-området. Hun har længe repræsenteret fakultetet i Københavns Universitets Forskning og Innovationsråd (KUFIR) og er her blevet briefet om området af Sune, men nu får hun lejlighed til at komme dybere ind i området, og det er hun meget glad for. Julie ville derfor gerne have en overordnet drøftelse af ph.d.-området og hvad der rører sig pt. Det blev nævnt, at det store bekymringspunkt pt. er nedskæringerne på ph.d.-området, som gør det endnu vigtigere at finde nye veje til at skaffe flere ph.d.-studerende blandt andet via ekstern finansiering fx som samfinansierede ph.d.-projekter og erhvervsph.d.-projekter. De økonomiske nedskæringer påvirker nogle fagmiljøer mere end andre, specielt der, hvor fagmiljøerne er meget små. Eksempelvis på ToRS er der opstået et stort ønske om, at de erfarne ph.d.-studerende kan tage imod de nye ph.d.-studerende og hjælpe dem til rette. 3

4 Nogle steder giver de økonomiske nedskæringer også anledning til alvorlige tanker om, hvorvidt ens forskningsfelt reelt eksisterer bare få år ude i fremtiden og nogle netværk risikerer at forsvinde. SIDE 4 AF 7 Det blev i den forbindelse nævnt, at det kunne være en god idé at se på at lave nogle flere trivselsfremmende tiltag for de ph.d.-studerende og få dem til at smelte sammen som gruppe. Det blev også nævnt, at ph.d.-området har ændret sig gradvist i mere positiv retning over de sidste ti år: Langt de fleste ph.d.-studerende gennemfører og der er ikke de helt store nedsmeltninger. Hvor der tidligere var diskussioner om meget fraværende vejledere, der fyldte en del, så er det i dag mere specifikke, enkeltstående problemer som fx at holde sig ajour med progressionen og trivslen hos de eksternt ansatte ph.d.-studerende, der ikke har deres dagligdag på universitetet. Det blev også nævnt, at fagmiljøerne er blevet hurtigere til at opdage problemer og til at søge hjælp. De ph.d.-studerende er stadig den mest sygdomsramte gruppe, hvis man ser på de ansatte som helhed, men antallet af sygemeldinger er faldet. Det blev yderligere nævnt, at der er store forskelle på ph.d.-området på de forskellige fakulteter på KU. Eksempelvis er overgangsfrekvensen på SUND omkring 45%, hvor den på HUM kun er på omkring 4-5%. Endelig blev det nævnt, at det kunne være godt, at se på, hvordan KU samlet set kan hjælpe de ph.d.-studerende i job efter endt uddannelse og om man kan yde en indsats i den henseende på KU-niveau. Julie takkede for drøftelsen og muligheden for at stille åbne spørgsmål til udvalget. Ad. 4) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sune meddelte, at han skal på barsel fra anden halvdel af oktober og hele november måned. I denne periode vil den stedfortrædende formand Henrik Reeh overtage posten som ph.d.-udvalgsformand. Dernæst meddelte Sune, at det kommende ph.d.-optag kommer til at være på ca. 16 fordelt med fire på fire institutter. Reelt er der tale om en reduktionen fra stipendier til 16 stipendier. De institutter, der får stipendiater i første runde er: IVA, IKK, SAXO og ToRS. Det er endnu uvist hvad der sker i anden runde ved den netop meddelte fusion mellem NFI og INSS. 4

5 Michael bemærkede herpå, at ph.d.-koordinatorerne fra ENGEROM; NFI og INSS på sidste koordinatormøde alle havde udtrykt deres ærgrelse over ikke at være med i første runde, da antallet af stipendiater på de tre institutter er kraftigt faldende, og ph.d.-miljøet derfor reduceres kraftigt. SIDE 5 AF 7 Mads tilføjede, at der ikke længere vil være andre ph.d.-studerende tilbage på ENGEROM når de fire nye stipendiater starter i Han nævnte også, at han havde sendt en indvending mod forslaget til direktionen den 10. Juni (Se mail i bilag 2. Dette er dog ikke sendt til sekretæren for ph.d.- udvalget, som først har modtaget det i forbindelse med dette referat). Han påpegede videre, at en drøftelse af fordelingen af institutter i de to fordelingsrunder burde have fundet sted i ph.d.-udvalget. Inge Birgitte spurgte til hvilke kriterier, der var lagt til grund for beslutningen. Sune svarede, at man administrativt har set på at fordele mængden af ansøgere nogenlunde ligeligt, at IVA skulle med i første runde fordi de fra 2017 bliver del af fakultetets økonomi og at beslutningen om rækkefølgen lå i direktionen. Han understregede, at noget af det ph.d.-skolens administration gerne er behjælpelig med er at hjælpe institutter med at skaffe flere eksterne ph.d. er. Det har der været succes med på andre institutter og det kan også gavne ENGEROM når de skaffer midler til sig selv. Astrid fremhævede herpå, at der også bør gives fire + fire = i alt otte stipendier til det fusionerede INSS og NFI, da det ellers ikke er retfærdigt ifht. den ansøgermæssige fordeling, som gruppeinddelingen er baseret på. Sune svarede, at det ikke er noget han har nogen indflydelse på og understregede, at ph.d.-området i meget vidt omfang har båret de nedskæringer, der har været i 2016 og at vi yderligere skal skære 35% fra 2017 og frem ved at gå ned på ca. 16 fakultetsstipendier. Han påpegede, at det er ph.d.- koordinatorernes opgave at lægge et vedholdende pres på det lokale forskningsudvalg, så man kan forankre en interesse på instituttet for at søge om eksterne midler og derigennem få flere eksterne ph.d.-stipendiater. Der er flere fonde at søge, men da vi allerede er noget nær det bedste humanistiske fakultet i Europa til at skaffe eksterne bevillinger, er der måske også grænser for hvor meget mere man kan hive hjem. Herpå lukkede Sune punktet. Ad. 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. Mads meddelte, at der er opstået en ny sag om processen for at bruge rejsemidler på MEF, hvor ph.d.-studerende ikke længere må bruge rejsud eller bestille hotel selv. Dette spilder både institutsekretærens og de ph.d.- studerendes egen tid, at det skal gå igennem institusekretæren og derpå 5

6 CWT - og det gør også, at de ph.d.-studerende ikke kan få de billigste billetter eller bruge billige løsninger som airbnb m.v. Mads lovede at fremsende en mail til Mia og Sune vil efterfølgende tage dette punkt op med Julie Sommerlund. SIDE 6 AF 7 Ad. 6) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og varetagelse (Se bilag 1). Der var en forholdsvis kort drøftelse af dette punkt. Det blev drøftet, om ph.d.-koordinatorfunktionen skal evalueres og med hvilket formål. Funktionen varetages i dag forskelligt på de forskellige institutter: Der er en overordnet opgavebeskrivelse på ph.d.-skolens hjemmeside, men dette er en liste over opgaver koordinatoren som minimum bør varetage; det enkelte institut kan på baggrund af listen afpasse koordinatorens funktioner ift. lokale behov. Ph.d.-koordinatorfunktionen har en catch-all funktion på institutterne, og der bør ikke være noget ph.d.-relateret, der er irrelevant for ph.d.- koordinatoren. De skal således være bindeled mellem ph.d.-skolen, institutleder, vejleder, forskningsudvalg, studieleder og de ph.d.-studerende både enkeltvis og som gruppe. Det er dog institutleder, der udstikker rammerne for, hvor meget tid ph.d.-koordinatoren kan bruge på opgaven og dermed bliver opgavevaretagelsen også forskellig. Det fremgår af de indsendte ph.d.-koordinatorbeskrivelser, at der er meget, der fungerer godt på institutterne. Der var på mødet ikke enighed om, hvorvidt der skal iværksættes en evaluering af ph.d.-koordinatorerne og det fremgik, at det kunne være godt at tage punktet op til drøftelse igen på næste møde i ph.d.-udvalget. Det blev også nævnt, at ph.d.-koordinatorerne selv bør tage en drøftelse af de indsendte beskrivelser samt af deres funktion, opgaver og varetagelse heraf. Dette vil blive sat på dagsordenen på det næste ph.d.-koordinatormøde, der finder sted den 14. december 2016 en uge efter næste ph.d.-udvalgsmøde. Mads lovede, at han ville tænke over nogle mulige modeller til en eventuel evaluering til næste møde den 7/12. (Dette er efterfølgende modtaget og vil blive sat på dagsordenen for næste ph.d.-udvalgsmøde sammen med bilagene: referatet fra dette ph.d.-udvalgsmøde, opgavebeskrivelsen fra hjemmesiden og koordinatorernes egne beskrivelser). Ad. 7) Kan minimumstiden fra modtagelse af den foreløbige indstilling til forsvarets afholdelse sættes op? (Se bilag 2) Dette punkt blev på grund af tidsmangel udsat til næste møde i ph.d.- udvalget den 7. december Ad. 8) Mangelfuldt skema i forbindelse med nye rejseregler for ophold 6

7 over 28 dage (Punkt fra ph.d.-koordinatorerne se bilag 3). Sune opridsede hurtigt punktet: SAXO synes, at skemaerne er et problem, da de ikke er tilpasset ph.d.-studerende. De vil gerne have tilpasset skemaerne. Ph.d.-udvalget tiltrådte forslag. Dette vil efterfølgende blive kommunikeret til de relevante parter i forsøg på at få tilpasset skemaerne. SIDE 7 AF 7 Ad. 9) Evt. Sune nævnte, at valget til ph.d.-udvalget blev skudt i gang mandag den 3. oktober Han opfordrede til, at repræsentanterne får tjekket listerne på institutterne og sørget for at komme i gang med arbejdet for at få valgt nye repræsentanter og henviste til KUnet under Valg, hvor der er en liste over de relevante datoer. Sune takkede for et engageret møde med gode drøftelser. 7