Kulturudvalget. Referat. Per Møller Jensen, Jon Pugholm, Gudrun Bjerregaard, Eva Pinnerup, Signe Munk

Transkript

1 Refer Mødedo: Torsdag den 6. september 2012 Mødetidspunkt: 16:00 Sluttidspunkt: 18:45 Mødelokale: Medlemmer: Fraværende: Viborg Musiksal, mødelokalet Per Møller Jensen, Jon Pugholm, Gudrun Bjerregaard, Eva Pinnerup, Signe Munk Ingen Bemærkninger: Jon Pugholm deltog ikke i behandlingen af sag nr. 4, 5, 6 og 7

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Meddelelser og gensidig orientering Orientering, projekt "Løb og motion" Møde med repræsentanter for Tinghallen a/s Frivillighed kalog over mulige initiiver Varetagelsen af den fremtidige arkæologiske virksomhed i Viborg Museums ansvarsområde MC Kværnen anmoder om tilladelse til forlænge lejekontrakt Tangokoncert og tangodans, ansøgning om tilskud Viborg Stadionhal 1. Godkendelse af administrionsgrundlag for aftaler med VHK a/s og Viborg HK Underskriftsside

3 1. Meddelelser og gensidig orientering Sagsnr.: 12/5807 Sagsansvarlig: Ole Brandt Pedersen 1. Meddelelser fra formanden. 2. White Wer Viborg VISION Henvendelse/not af 14. august 2012 fra White Wer Viborg er vedlagt som bilag Kulturby Orientering om stus. Not 2017 Europæisk Kulturhovedstad Viborgprojekter vedlægges som bilag Temamøder vedr. kultur afvikles. 5. Viborg B 67 flytning fra Sønæs til Finderuphøj. Orientering om stus. BILAG 1 Åben Henvendelse/not af 14/82012 fra White Wer Viborg Visionsoplæg /12 2 Åben 2017 Europæisk Kulturhovedstad Viborg projekter /12 2

4 2. Orientering, projekt "Løb og motion". Sagsnr.: 12/59434 Sagsansvarlig: Mona Guldhammer Kulturudvalget behandlede sidst sagen på mødet 01. december 2012, saq nr Projektmedarbejder Rolf Bücking orienterer om stus for projektet og bidrager med oplæg i forhold til koordinering og afvikling af løb i Rolf Bücking deltager fra kl sagen drøftes. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Projektmedarbejder Rolf Bucking mødte til behandlingen af denne sag og orienterede om stus for projektet og forslag til videreudvikling af projektet. Kulturudvalget besluttede, sagen genoptages på kommende møde med henblik på afklaring af projektet i forhold til

5 3. Møde med repræsentanter for Tinghallen a/s. Sagsnr.: 12/47231 Sagsansvarlig: Ole Brandt Pedersen Der er aftalt møde med repræsentanter for Tinghallen a/s i dag kl På mødet orienterer Tinghallen om stus, repertoireplaner, udviklingsplaner m.v. sagen drøftes. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Kulturudvalget drøftede sagen. 4

6 4. Frivillighed kalog over mulige initiiver Sagsnr.: 12/71867 Sagsansvarlig: Ole Brandt Pedersen Viborg Byråd vedtog på mødet 25. april 2012, sag nr. 93, en frivillighedsstregi for Viborg Kommune. Forinden havde der været afholdt forskellige former for seminarer og andre mødeaktiviteter for få input til udformningen af frivillighedsstregien for kommunen. I processen er fremkommet en række forskelligartede forslag til initiiver. Der er udarbejdet et bruttokalog med forslag til konkrete initiiver. Dette kalog er sorteret i forhold til forvaltningsområderne. I området Kultur, Service & Events indgår følgende forslag: Frivillige lokale borgerguider. Frivillig i musiklivet/ungekultur. Registrering af museets arkivalier. Flyver/servicepersoner på Rådhuset. Sundhedspiloter/basisuddannelse for frivillige. Idræts og motionsvenner. Herudover indgår en række forslag til tværgående initiiver. De anførte initiiver er beskrevet nærmere i bruttokaloget, som vedlægges som bilag. Bruttokaloget er opdelt i forhold til temaer i frivillighedsstregien. Det bemærkes, de her oplistede forslag dækker hele forvaltningsområdet og dermed såvel Kulturudvalgets, Demokriudvalgets, Forebyggelsesudvalgets og Økonomiudvalgets område. De enkelte initiiver er ikke gennembearbejdede, hvorfor der efter politisk behandling vil forestå et arbejde med nøjere beskrivelse af disse. I denne proces involveres MEDsystemet, relevante frivillige organisioner og foreninger m.fl. BILAG 1 Åben Bruttokalog over konkrete initiiver på frivillighedsområdet 50005/12 2 Åben Forslag til sortering af konkrete initiiver på frivillighedsområdet efter 50016/12 direktørområde 3 Åben Frivillighedsstregi godkendt april /12 Kulturudvalget drøfter forslagene og kommer med forslag til, hvilke opgaver og initiiver, der skal arbejdes videre med. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Fraværende: Jon Pugholm. Kulturudvalget beslutter foreslå, der arbejdes videre med følgende forslag: Idræts og motionsvenner Frivillige i musiklivet/ungekultur. 5

7 5. Varetagelsen af den fremtidige arkæologiske virksomhed i Viborg Museums ansvarsområde Sagsnr.: 12/16257 Sagsansvarlig: Henning RinggaardLauridsen Sagen blev sidst behandlet på udvalgsmødet den 21. juni 2012, hvor det bl.a. blev besluttet, Viborg Museum arbejder frem mod, inden den 1. oktober 2012 over for Kulturstyrelsen, kunne tilkendegive, museet som selvstændig, juridisk og økonomisk enhed er indstillet på opfylde forudsætninger og kvalitetskrav inden 1. januar 2016 og dermed forts varetage den arkæologiske virksomhed. Indholdet i denne tilkendegivelse forelægges forinden Kulturudvalget til godkendelse. Museet har formuleret en tilkendegivelse til Kulturstyrelsen, hvori der argumenteres for, Viborg Museum kan varetage de fremtidige arkæologiske opgaver. BILAG 1 Åben Brev til Kulturstyrelsen om den fremtidige varetagelse af den arkæologiske virksomhed i Viborg Museums ansvarsområde /12 brev til Kulturstyrelsen om varetagelsen af den arkæologiske virksomhed i Viborg Museums ansvarsområde godkendes. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Fraværende: Jon Pugholm Kulturudvalget beslutter, godkende det som bilag til sagen vedlagte forslag til brev til Kulturstyrelsen vedr. varetagelse af den arkæologiske virksomhed i Viborg Museums ansvarsområde. 6

8 6. MC Kværnen anmoder om tilladelse til forlænge lejekontrakt Sagsnr.: 12/40230 Sagsansvarlig: Anders Kristensen Motorcykelklubben MC Kværnen er en godkendt folkeoplysende forening. I 2008 købte foreningen et klubhus på Hjorthede Stadion, som ikke længere var i brug. Viborg Kommune indgik på baggrund heraf en 5årig lejekontrakt med MC Kværnen med udløb 1. oktober 2013 (KUsagen fremgår af bilagene). Beslutningen fra KUmødet 24. juni 2008 lød således: der indgås aftale om vederlagsfri leje af areal, hvorpå klubhuset er beliggende mellem MC Kværnen og Viborg Kommune på de i sagen beskrevne vilkår og foreløbig for en periode på 5 år med mulighed for forlængelse af lejeaftalen, idet det præciseres, det forudsættes, klubhus og arealer ved klubhus anvendes i overensstemmelse med MC Kværnens oplysninger i brev deret 25. april 2008 og i henhold til MC Kværnens vedtægt, som er vedlagt brev af 25. april 2008, og det forudsættes, såfremt anvendelsen ønskes ændret eller MC Kværnens vedtægts formålsparagraf m.v. ændres genoptages sagen i Kulturudvalget. MC Kværnen ønsker forlænge aftalen i foreløbig 5 år, og skriver i deres ansøgning, der er 11 medlemmer og foreningen er velfungerende. Kultur, Service & Events har hørt Hjorthede Borgerforening, som ikke har nogle indvendinger mod, MC Kværnen forlænger aftalen. Forvaltningen har ikke bemærkninger til sagen, og foreslår, aftalen forlænges med 5 år fra 1. oktober 2013 til 1. oktober BILAG 1 Åben Henvendelse fra "MC Kværnen" vedr. forlængelse af lejekontrakt 62012/12 2 Åben Lejekontrakt "MC Kværnen" (gammel) 75310/12 3 Åben KUsag fra 24. juni /12 Kulturudvalget forlænger aftalen om vederlagsfri leje af areal, hvorpå klubhuset er beliggende mellem MC Kværnen og Viborg Kommune på de i sagen beskrevne vilkår for en periode på 5 år med virkning fra 1. oktober 2013 med mulighed for forlængelse af lejeaftalen, og det som tidligere forudsættes, klubhus og arealer ved klubhus anvendes i overensstemmelse med MC Kværnen s vedtægter, som er vedlagt denne sag. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Fraværende: Jon Pugholm Kulturudvalget beslutter, 7

9 Kulturudvalget forlænger aftalen om vederlagsfri leje af areal, hvorpå klubhuset er beliggende mellem MC Kværnen og Viborg Kommune på de i sagen beskrevne vilkår for en periode på 5 år med virkning fra 1. oktober 2013 med mulighed for forlængelse af lejeaftalen, og det som tidligere forudsættes, klubhus og arealer ved klubhus anvendes i overensstemmelse med MC Kværnen s vedtægter, som er vedlagt denne sag. 8

10 7. Tangokoncert og tangodans, ansøgning om tilskud Sagsnr.: 12/72993 Sagsansvarlig: Karl Engelbrecht En priv arrangør planlægger en tangoaften i Viborg Musiksal 22. november Arrangementet består af en koncert med tangotrioen CheTango, en opvisning i dans, og en tangoworkshop for begyndere. Der ansøges om kr. i tilskud/underskudsgaranti. BILAG 1 Åben Ansøgning om tilskud til Tangokoncertforestilling i Viborg Musiksal Svenning H. Sørensen /12 Kulturudvalget drøfter ansøgningen. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Fraværende: Jon Pugholm Kulturudvalget beslutter, meddele afslag på ansøgningen. 9

11 8. Viborg Stadionhal 1. Godkendelse af administrionsgrundlag for aftaler med VHK a/s og Viborg HK. Sagsnr.: 12/9367 Sagsansvarlig: Ole Brandt Pedersen Byrådet behandlede sagen på mødet 20. juni 2012, hvor Byrådet på nærmere beskrevne vilkår besluttede, principgodkende, der indgås aftale med Viborg HK a/s (VHK a/s) og Viborg HK om overdragelse af brugsret til Viborg Stadionhal 1 for en 5årig periode gældende fra 1. juli Byrådssagen fra 20. juni 2012, hvor de detaljerede vilkår for aftalen indgår, vedlægges som bilag. Af Byrådets beslutning fremgår, et endeligt beslutningsgrundlag indenfor principbeslutningens rammer forelægges Kulturudvalget til godkendelse, idet det her skal indgå, Viborg Kommune har mulighed for booke hallen til større arrangementer. Med baggrund heri har Kultur, Service & Events, i samarbejde med juridisk afdeling, udarbejdet følgende: Forslag til lejekontrakt mellem Viborg Kommune og VHK a/s. Forslag til gebyraftale mellem Viborg Kommune og Viborg HK (foreningen). Forslag til kontrakt og forslag til aftale er nu godkendt af VHK a/s og Viborg HK og forelægges således Kulturudvalget til godkendelse, idet begge har virkning fra og med 1. juli Herudover er det aftalt, der afholdes månedlige møder indtil videre, hvor samarbejdet evalueres, og hvor de nærmere rammer for det administrive samarbejde om kontrakt og aftale afklares mellem parterne. Det bemærkes, der her har været enighed om, der ikke pt. udarbejdes en formel samarbejdsaftale, idet man er enige om, en sådan aftale skal tage udgangspunkt i samarbejdet efter en periode. Forvaltningen vil løbende vurdere behovet for en skriftlig samarbejdsaftale. Det forslås derfor, der primo 2013 tages endelig stilling til, om der er behov for supplere de to kontrakter/aftaler med en samarbejdsaftale. Endvidere bemærkes, der i lejekontrakten med VHK a/s er indarbejdet aftale om, Viborg Kommune, efter nærmere aftale med VHK a/s, har ret til benytte Viborg Stadionhal 1 ved afholdelse af større arrangementer i Viborg Kommune. Endelig bemærkes, Byrådet på mødet 20. juni 2012 også besluttede godkende, der gennemføres ombygninger i Viborg Stadionhal 1 indenfor en samlet anlægsbudgetramme på 4 mio. kr. Dette projekt realiseres pt. som foruds af Byrådet i sagen fra mødet 20. juni 2012 og i et samarbejde med VHK a/s, idet projektet vil kunne afsluttes primo BILAG 1 Åben Byrådets sag fra møde 20. juni Henvendelse fra Viborg HK a/s 42886/12 vedrørende Viborg Stadionhal 1 2 Åben Forslag til lejekontrakt vedr. Viborg Stadionhal /12 3 Åben Forslag til gebyraftale vedr. Viborg Stadionhal /12 4 Åben Viborg Stadioncenter, Hal 1, oversigtstegning /12 5 Åben Not fra COWI af vedr. projektomfang Viborg Stadionhal.pdf /12 10

12 Kulturudvalget godkender de som bilag til sagen vedlagte forslag til lejekontrakt vedr. Viborg Stadionhal 1 mellem Viborg Kommune og VHK a/s og forslag til gebyraftale vedr. Viborg Stadionhal 1 mellem Viborg Kommune og Viborg HK, og sagen genoptages primo 2013 med henblik på afklaring af, om der er behov for indgåelse af en mere formel samarbejdsaftale mellem parterne. BESLUTNING I KULTURUDVALGET DEN Kulturudvalget beslutter, Kulturudvalget godkender de som bilag til sagen vedlagte forslag til lejekontrakt vedr. Viborg Stadionhal 1 mellem Viborg Kommune og VHK a/s og forslag til gebyraftale vedr. Viborg Stadionhal 1 mellem Viborg Kommune og Viborg HK med følgende ændringer/tilføjelser: Lejekontrakt mellem Viborg HK a/s og Viborg Kommune: 2, stk. 5 formuleres således: Lejer er indforstået med, udlejer mod vederlag og efter nærmere aftale har ret til benytte det lejede ved afholdelse af større arrangementer i Viborg Kommune. Omfanget heraf fastsættes til 5 7 dage årligt og vederlag fastsættes svarende til gældende den timepris for leje af hallen, som var gældende ved aftalens indgåelse, som var 270 kr. pr. time. Der betales max. for 8 timer pr. dag. 4, stk. 2 formuleres således: Udlejer forestår rengøring af de lejede lokaler med undtagelse af rengøring i cafeteria og cafeområde, som lejer selv forestår. Som udgangspunkt udføres rengøringen på samme niveau som inden indgåelse af denne lejekontrakt. 1, stk. 1: Bilag 1 vedlægges aftalen. Bilaget er et tegningsbilag, som fastlægger det areal, som er omftet af lejeaftalen. Bilaget vedlægges sagen som bilag. 3, stk. 2: Bilag 2 vedlægges aftalen. Bilaget er et not, som beskriver de bygningsændringer, der foretages i 2. halvår 2012/1. halvår Bilaget vedlægges sagen som bilag. Gebyraftale mellem Viborg HK og Viborg Kommune Aftalens ændres, således det fremgår det i aftalen anførte gebyr pr. time skal følge den gebyrss, som Byrådet fastsætter ved den årlige budgetlægning og således, det indarbejdes i aftalen, parterne udarbejder en årlig dokumenteret opgørelse over antallet af timer omftet af aftalen og betaling af gebyr sker i forhold til det dokumenterede antal timer i denne opgørelse, sagen genoptages primo 2013 med henblik på afklaring af, om der er behov for indgåelse af en mere formel samarbejdsaftale mellem parterne. 11

13 Underskriftsside Per Møller Jensen Jon Pugholm Gudrun Bjerregaard Eva Pinnerup Signe Munk 12