Realisering af effektiviseringsgevinster på Sygehus Lillebælt

Transkript

1 Område: Sygehusstaben Udarbejdet af: Carina Brinch Rasmussen / Anna Egmose Larsen Afdeling: Økonomi og Planlægningsafdeling Carina.Brinch.Rasmussen@rsyd.dk Anna.Egmose@rsyd.dk Journal nr.: Telefon: / Dato: 2. februar 2016 Realisering af effektiviseringsgevinster på Sygehus Lillebælt Dette notat beskriver kort organiseringen af Kvalitetsfondsbyggeriet på Kolding Sygehus, herunder implementeringen af de kommende driftsmæssige effektiviseringsgevinster, der muliggøres med byggeprojektet og den nye fysik. Baggrund Regeringens ekspertpanel for sygehusbyggeri har bevilliget en investeringsramme på 912 mio. kr. (2009-PL) til udbygning med m 2 inkl. IT/apparatur og inventar på Kolding Sygehus. Det er en forudsætning, at Fredericia Sygehus nedlægges i forbindelse med gennemførelsen af byggeriet i Kolding. Det fremgår desuden af tilsagnsskrivelsen fra Kvalitetsfonden, at der skal realiseres en effektiviseringsgevinst på 6 pct. af driftsudgifterne i 2010 på Kolding-Fredericia Sygehus. Det svarer til 76 mio. kr.(p/l-2010), som udmøntes senest 1 år efter ibrugtagning af det nye sygehus. Med udbygningen af Kolding Sygehus kan akutstrukturen implementeres i Trekantsområdet. Det nye sygehusbyggeri er således med til at skabe forudsætningerne for et fremtidssikret sundhedsvæsen med sundhedsfaglig kvalitet, effektivitet og fleksibilitet i højsædet. Sygehus Lillebælt ser de nye rammer og strukturer, som en unik mulighed for at nytænke patientforløb, udnytte synergier og styrke fagligheden på tværs af specialer. Kvaliteten og den faglige robusthed styrkes ved at specialer og afdelinger samles på samme matrikel, hvor patienternes samlede sygdomsforløb kan håndteres af specialister døgnet rundt. Omdrejningspunktet bliver den nye Fælles Akut Modtagelse, som sikre ekspertise og specialiserede udredning og behandling af akutte patienter. Det nye sygehusbyggeri er endvidere designet med henblik på at forbedre patientsikkerheden. Det gælder såvel en arkitektur og indretning som forebygger utilsigtede hændelser som anvendelsen af materialer, der højner hygiejnen og reducere spredningen af smitte og infektionssygdomme. Gevinsterne ved at tænke sikkerheden ind i udformningen af byggeriet har et stort potentiale for både patienter og personalet. De nye rammer understøtter også en mere effektiv sygehusdrift. Indretningen af sygehuset, herunder placeringen af kliniske funktioner og støttefunktioner skaber mere sammenhængende patientforløb samt en optimeret logistik og arbejdstilrettelæggelse. Samtidig rummer en rationel anvendelse af ny teknologi og energibesparelse løsninger store muligheder. En effektiv drift hænger ligeledes sammen med den fleksible opbygning, som er kendetegnende for det nye Kolding Sygehus. Områderne og arealerne er på den ene side indrettet ensartet og standardiseret, således rummene kan anvendes til flere forskellige patientaktiviteter og kliniske specialer. På anden side er bygningerne designet til hurtigt og uden større omkostninger at kunne konverteres til andre formål. For at kunne løfte rollen som akutsygehus har Sygehus Lillebælt derfor sideløbende med byggeriet gennemgået en faglig og organisatorisk udvikling, hvor forløb og arbejdsgange inden for såvel de kliniske specialer som det servicelogistiske flow er optimeret og forbedret til gavn for patienterne. Desuden gennemføres der kontinuerligt fusionsprocesser mellem afdelinger og patientaktiviteter frem mod indflytningen i de nye rammer i Kolding i 2016 og 2017.

2 Byggeriet og Kvalitetsfondsprojektet Kvalitetsfondsprojektets er helt overordnet opdelt i 4 faser: Fase 1 (udførelse ): Mor/bar-center Fase 2 & 3 (udførelse ): Fælles akutmodtagelse, udvidelse af operationsafsnit og billeddiagnostik. Etablering af ny sengebygning. Fase 4 (udførelse ): Renovering og ombygning af eksisterende bygninger, herunder Dialyse, Intensivafsnit, ambulatorier og kontorer. Kvalitetsfondsprojektet har en række afhængigheder og sammenhænge, som er udslagsgivende for den nærmere timing og fremdrift i byggeriet. Det gælder først og fremmest momentum i de øvrige ombygninger og rokader i Sygehus Lillebælts masterplan, som binder byggeriet sammen med faglige og kliniske specialeflytninger. Herunder i særlig grad indflytningen og konsolideringen af aktiviteten fra Fredericia Sygehus. Kvalitetsfondsprojektet er endvidere tæt forbundet med andre planlægningsprocesser i Region Syddanmark, som spiller ind på gennemførelsen og tidsrækkefølgen af Sygehus Lillebælts rokader. Det drejer sig navnlig om frigørelsen af psykiatriens arealer i både Vejle og Kolding, som begge er væsentlige kapacitetsforudsætninger for planens gennemførelse. Organisering Kvalitetsfondsprojektet på Sygehus Lillebælt er overordnet organiseret omkring Styregruppen for udbygningen af Kolding Sygehus, som har været central og gennemgående i hele processen. Styregruppens overordnede opgave har været, at sikre fremdrift og overholdelse af tidsplan, økonomi og kvalitet i byggeriet. Det involverer en vedvarende vurdering af projektets robusthed, ændringshåndteringer samt opmærksomhed omkring, at effektiviseringsgevinsten kan realiseres. Sygehus Lillebælt har sideløbende organiseret sig med relevante fora, hvor aktiviteten løbende tilpasses behovet i den aktuelle fase. Det gælder de såkaldte tavlemøder, koordineringsgruppen, brugergrupperne og rokadegrupperne, jf. beskrivelse nedenfor. Det daglige og udførende arbejde er organiseret i Projektafdelingen for Byggeri, som varetager bygherreopgaver med relevant inddragelse af kliniske afdelinger og servicefunktioner. I den indledende projekteringsfase var der i regi af brugergrupperne en løbende og kontinuerlig inddragelse af relevante kliniske og ikke-kliniske funktioner. I forbindelse med brugergruppernes arbejde medtages aspekter som flow og driftsrationaler, og dermed indretning af de nye rammer med henblik på at understøtte driftsoptimeringer og effektiviseringer. Sygehus Lillebælt har fra begyndelsen af udførelsesfasen etableret såkaldte tavlemøder, som afholdes hver 4. uge. På disse møder koordineres kvalitetsfondsprojektet med de øvrige renoverings- og ombygningsprojekter på Sygehus Lillebælt. Der foretages på tavlemøderne en operationel og systematisk opfølgning på økonomi, tid, leverancer og afledte konsekvenser ud fra en samlet opgaveportefølje med markering af situationen i de enkelte projekter. Allerede fra de tidlige faser af projektet har Sygehus Lillebælt suppleret den overordnede organisering med en koordineringsgruppe omkring Masterplanen, der dels sikrer, at opgaverne indledningsvis placeres korrekt, dels Side 2 af 5

3 at de rette planforudsætninger og økonomiske rammer er på plads. Samtidig foretages overordnede, retningsgivende drøftelser og pejlinger vedrørende byggeri, planlægning, økonomi og proces. Koordineringsgruppen har således været det organ, som har etableret overblikket over rammeforudsætningerne og tidsrækkefølgen for realiseringen af effektiviseringsgevinsterne. Derudover indgår direktionen, med ugentlige direktionsmøder, som et centralt organ i forhold til opfølgning og konkret stilling- og beslutningstagning i projektet. Samtidig har de fælles afdelingsledelsesmøder løbende i processen været forum for strategiske drøftelser om fremtidige overordnede tiltag samt løbende konsolidering i forhold til koncepter og organisering. Således er det konkrete indflytnings- og effektiviseringsarbejde igangsat fra den fælles afdelingsledelseskreds ca. 1 år før indflytningen i de nye rammer. Den konkrete planlægning af indflytning, ibrugtagning og drift i de nye rammer foretages i regi af rokadegrupperne, som er nedsat i ibrugtagningsfasen. Rokadegrupperne skal, med afdelingsledelsen i spidsen, implementere effektiviseringsgevinsterne i afdelingerne. Det gælder fx effektiviseringer i forbindelse med samling af specialer, samdriftsmuligheder, samarbejde med og på tværs af service og øvrige kliniske funktioner. Effektiviseringsgevinst Parallelt og afstemt med Kvalitetsfondsbyggeriet har Sygehus Lillebælt arbejdet med forudsætningerne for effektiviseringsgevinsterne, som skal kunne realiseres, når de nye fysiske rammer tages i brug. Effektiviseringsgevinsterne omfatter initiativer inden for Sundhedsministeriets 3 kategorier: Organisatoriske effektiviseringer Bygningsrelaterede effektiviseringer Strukturelle effektiviseringer Arbejdet med disse tre effektiviseringsområder er et gennemgående tema i Styregruppen på Sygehus Lillebælt og effektiviseringsaspektet bliver løbende inddraget på tavlemøder og brugergrupper. I de indledende faser blev effektiviseringsindsatsen summeret i 22 tiltag. Sideløbende med byggeriets fremdrift og eventuelle ændringer er der foretaget en justering af effektiviseringsindsatsen, jf. de løbende beskrivelser af effektiviseringsindsatsen, senest indsendt i april Arbejdet med realiseringen af effektiviseringsgevinsten har siden byggeriets begyndelse været tæt integreret i sygehusets strategiske arbejde og udvikling. Det ses ved at der i den løbende økonomistyring samt i direktionens dialog med afdelingsledelserne holdes fokus på effektiviseringsarbejdet. Navnlig på de årlige fælles ledelsesseminarer er afdelingsledelseskredsen løbende blevet orienteret om status og har været med til at angive retning for det videre effektiviseringsarbejde. Ligeledes har effektiviseringsarbejdet været rodfæstet i de faglige og kliniske rokader og mageskift, som i overensstemmelse med akutstrukturen, har været gennemført de senere år på Sygehus Lillebælt. Disse planlægningsprocesser inden for ortopædkirurgi, organkirurgi og det samlede medicinske område har betydet forventede effektiviseringer og optimering af eksempelvis vagtstrukturerne ved sammenlægning af elektive og akutte funktioner. Med denne kliniske involvering er der ikke alene skabt øget ejerskab for indsatsen, men også en forventningsafstemning og et styringsgrundlag flere år ud i fremtiden for afdelingerne. Side 3 af 5

4 Tilsvarende processer har Direktionen via en fælles ledelsesgruppe igangsat på service- og stabsområdet, der igennem en årrække har afdækket og implementeret effektiviseringstiltag og driftsoptimeringer. Det konkrete effektiviseringsarbejde, hvor en optimeret fysik og dermed patientflow udmøntes i bemandingsplaner og arbejdstilrettelæggelsen, igangsættes ét år før indflytningen i det nye byggeri. På det fælles strategisk afdelingsledelsesseminar i efteråret 2015 blev der således samlet op på den hidtidige indsats og det videre arbejde frem mod indflytningen og ibrugtagningen af de nye rammer blev aftalt. Der blev efterfølgende udpeget fem overordnede effektiviseringsspor. Disse 5 tiltag er en opsamling og naturlig gruppering af de hidtidige 22 beskrevne og igangsatte tiltag. Kategoriseringen af tiltagene tager fortsat udgangspunkt i de tre effektiviseringskategorier og de 22 oprindelige tiltag, men er nu beskrevet og summeret i fem overordnet spor- og undergrupper. Formandskabet i disse undergrupper er centralt placeret og varetages af de enkelte medlemmer af direktionen eller servicechefen og chefen for Teknisk Afdeling, som har det overordnede ansvar for at effektiviseringsgevinsterne realiseres inden for deres pågældende område. Grupperne omfatter: Bygningsdrift (René Edslev, teknisk chef) Service (Martin Fejring, servicechef) Vagtberedskaber og Operationsgang (Mads Koch Hansen, lægelig direktør) Ambulatorier og receptioner (Helle Adolfsen, sygeplejefaglig direktør) Sengedrift (Helle Adolfsen) og klinisk service (Dorthe Gylling Crüger, adm. sygehusdirektør) De enkelte effektiviseringsspor beskrives i projektskemaform B, jf. vedlagte skemaer. Det samlede overblik over realiseringen af effektiviseringsgevinsterne dannes på direktionsniveau og indgår som en integreret del af økonomiopfølgningen på sygehusniveau. Herved sikres det, at effektiviseringsgevinsterne samles op og adskilles fra besparelsesinitiativer og den øvrige økonomistyring. Ligeledes sikres en tilbagemelding fra grupperne, og der følges op på, hvorvidt forslagene implementeres og udmøntes i konkrete, økonomiske gevinster. Det er gennem direktionen og Økonomi- og planlægningsafdelingens tværgående deltagelse i de ovennævnte fora, at det sikres en tilpasning og justering ift. sygehusets løbende økonomistyring. Til opfølgning på hvorvidt de bygnings- og rokademæssige forudsætninger gør det muligt at realisere effektiviseringerne benyttes tavlemøder samt koordineringsgruppe- og styregruppemøder. Det er en central opgave for grupperne at sikre en koordinering af effektiviseringsgevinsterne med andre igangværende projekter eksempelvis det strategiske partnerskab med Virginia Mason og arbejdet med patientsikkert sygehus. Hermed anvendes allerede indarbejdede metoder til realiseringen af effektiviseringsgevinsterne. Realiseringen af effektiviseringsarbejdet skal ses i sammenhæng med de mange rokader som følge af implementeringen af akut strukturen. Det er primært flytningen af akutte funktioner og Neurologisk Afdeling fra Vejle til Kolding Sygehus samt lukning af Fredericia Sygehus. Alle afdelinger på Kolding Sygehus er involverede i rokaderne, herunder samling af sengeafsnittene i den nye sengebygning, ambulatoriefunktionerne i blokkene, og ibrugtagningen af det nye OP-område og FAM. Side 4 af 5

5 Rokadearbejdet er organiseret i en styregruppe for rokadeplanlægning bestående af administrerende sygehusdirektør Dorthe Crüger, rokadechef Steen Schmidt og cheferne for sygehusets stabs- og servicefunktioner. De enkelte afdelingsledelser for de berørte afdelinger har ansvaret for planlægningen og udførelsen af deres pågældende rokade. Det sker med inddragelse af relevante medarbejdere og tværgående servicefunktioner, som assisterer med den konkrete og praktiske flytning. De fem overordnede effektiviseringsgrupper udstikker forudsætningerne og rammerne for de enkelte rokader. Det gælder antal af normeringer og personaler, som skal flyttes, og det gælder arbejdsgange og patientflow, der skal koordineres. Overblikket samles på tavlemøderne samt gennem inddragelse af relevante afdelingsledelser i de enkelte spor. Desuden sikres den løbende opfølgning via afdelingernes administrative kontaktpersoner, som støtter rokadeprocesserne med mål, forudsætninger og udarbejdelse af datamateriale. Samspillet mellem ibrugtagningen af de nye rammer på Kolding Sygehus og effektiviseringsarbejdet for de kliniske afdelinger og kliniske servicefunktioner er skitseret nedenfor. Flytninger og rokader Indflytning / ibrugtagning Effektiviseringsspor Service Sengedrift og klinisk service Vagtberedskaber & OP Bygningsdrift Ambulatorier og receptioner Ambulatorium, KS Blok 2 Uge 45, 2016 x X x Dagkirurgi og skopi, KS Blok 2 Uge 25, 2016 x x X x Ambulatorium, KS Blok 3 plan 2 Uge 40, 2016 x X x Velkomstreception, KS Blok 3 plan 2 Uge 40, 2016 X X x Ambulatorium, KS Blok 3 plan 3 Uge 48, 2016 X X x Blodprøvetagning, KS Blok 4 plan 2 Uge 23, 2016 X x X Ambulatorium, KS Blok 4 plan 3 Uge 48, 2016 X X x Dialyse, KS Blok 4 plan 3 Uge 48, 2016 X x X x Ambulatorium, KS Blok 5 plan 2 Uge 2, 2016 X x Ambulatorium, KS Blok 6 plan 2 Uge 25, 2016 X X x Lægevagt, KS Blok 6 plan 2 Uge 10, 2016 X x FAM, KS Blok 6+8 plan 2 Uge 47, 2015 X x x X x OP, KS Blok 6+8, plan 3 Uge 9, 2016 X x X Opvågning, KS Blok 8 plan 3 Uge 11, 2016 X x X Perioperativt afsnit, KS Blok 8 plan 3 Uge 36, 2016 X x x X Sengeafsnit, KS Blok 9 Uge 36-48, 2016 X x x X Daghospital, KS Blok 9 Uge 36-48, 2016 X x X Terapi, KS Blok 9 Uge 40, 2016 X X X Lagerautomat, KS Blok 9 Uge 36, 2016 X X X Rørpost, KS 2017 X X X x Lukning af Fredericia Sygehus 2017 X x x X x Børneafdelingen, KS Blok X x x X x Side 5 af 5