SOLRØD KOMMUNE JOB- OG SOCIALCENTERET NOTAT. Emne: Fremtidssikring af Social- og arbejdsmarkedsområdet. Til: Økonomi-, teknik- og miljøudvalget

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "SOLRØD KOMMUNE JOB- OG SOCIALCENTERET NOTAT. Emne: Fremtidssikring af Social- og arbejdsmarkedsområdet. Til: Økonomi-, teknik- og miljøudvalget"

Thorvald Lindegaard
8 år siden
Visninger:

1 SOLRØD KOMMUNE JOB- OG SOCIALCENTERET NOTAT Emne: Til: Fremtidssikring af Social- og arbejdsmarkedsområdet Økonomi-, teknik- og miljøudvalget Dato: 1. april 2013 Sagsbeh.: Maibritt Kuszon Sagsnr.: Der har gennem det seneste år vist sig tegn på forskellige udfordringer i Job- og SocialCenteret. Eksempelvis har Job- og SocialCenteret ved seneste årsrevision modtaget bemærkninger, der for et vist omfang var præget af gentagelser fra tidligere. Udvalgte nøgletal for Job- og SocialCenteret har vist tegn på udviklingspotentialer i indsatsen, og oplevelsen af et øget antal klager viser tegn på udfordringer. Overordnet set har Job- og SocialCenteret gennem de seneste år været præget af: Markant aktivitetsstigning målt i antallet af borgere tilknyttet Job- og SocialCenteret grundet den gældende økonomiske krise. F.eks. er antallet af fuldtidspersoner på a-dagpenge i Solrød Kommune steget med 139 % fra 2008 til 2011, og antallet af fuldtidspersoner på kontanthjælp er steget med 46 %. Gentagende lovændringer på området både i form af større reformer, større indsats-pakker og projekter samt mindre lovmæssige justeringer. Et eksempel er, at af de 11 punkter, som KL har summeret finanslovsforslaget for 2013 sammen til, vedrører de 7 af dem Job- og SocialCenterets områder. Der er naturligvis igangsat en bred vifte af forskellige initiativer i forhold til at løfte udfordringerne og sikre en effektiv drift i Job- og SocialCenteret. Indsatsen er en bredere vifte af tiltag inden for emnerne: 1. Økonomi og styring med fokus på økonomi- og aktivitetsopfølgning, implementering af nye love mv., revisionsbemærkninger og organisering. 2. Faglighed med fokus på viden og uddannelsesniveau, men også gennem styrkelse af (nye) forskellige borgerrettede indsatser. 3. Arbejdsmiljø med fokus på medarbejdernes trivsel og sikkerhed. Det er vigtig at understregne, at der hele tiden har pågået et stort og godt arbejde i Jobog SocialCenteret i forhold til at tilpasse sig og løse de markante aktivitetsstigninger og lovændringer mv. inden for den givne ramme, samt at de viste udfordringer er løsbare. Medio oktober 2012 blev direktionen på baggrund af arbejdspres på de to ansatte på økonomi, personale og administrationsområdet anmodet om, at tilføre ressourcer til området i form af en fuldtids administrativ medarbejder. Direktionen besluttede, at der med ekstern hjælp fra Kommunens nye revision skulle udredes om der bør iværksættes yderligere end det allerede initierede og forelagte forslag eller sagt på en anden måde: Det skal undersøges om der bliver der skruet på de rigtige knapper ift. at få løst Job- og Socialcentrets udfordringer. C:\Temp\4daa330d-48fb-4231-b10c-5f5f673c3e67.docxC:\Users\mkk\Desktop\Til direktionen\fremtidens JOBS.docx

Eksempelvis har Job- og SocialCenteret ved seneste årsrevision modtaget bemærkninger, der for et vist omfang var præget af gentagelser fra tidligere.

2 Økonomiudvalget blev medio november 2012 orienteret om ovenstående og efterfølgende er nedenstående iværksat. Revisionsarbejdet Det igangsatte revisionsarbejde var delt i to. 1. Afdækning af behovet for ny kontoplan ift. forbedret styring af området 2. En temperaturmåling på beskæftigelsesområdet ved faglig gennemgang af forretningsgange, ledelsestilsyn, administration og sagsbehandling. Afdækning af behov for ny kontoplan Der blev primo december 2012 afholdt møde med Revisionen og Økonomiafdelingen hvor konklusionen blev, at der ikke var behov for en helt ny kontoplan, men måske mindre tilpasninger. Derimod blev der afdækket et behov for omfattende oprydning i fagsystemet KMD-aktiv og den dertilhørende omsætningstabel mellem dette system og økonomisystemet. I en risikoanalyse af driftsikkerhed og fejlfødekæder var det især her der kunne lokaliseres fejl. Et større systemteknisk oprydningsarbejde i KMD-aktivsystemet og omsætningstabel blev iværksat og er pågået fra medio december til ultimo februar, sideløbende med: Implementering af ny finanslov og flex- og førtidspensionreform i systemet og dertilhørende omsætningstabel Udredning og omkonteringer til regnskabsafslutning grundet forkert opsat KMDaktivsystem og omsætningstabel Kvalitetsudviklingsindsats vedr. status-afstemningerne Den almindelige regnskabsafslutning Det vurderes, at målet er nået på tilfredsstillende vis, samtidig med at der er etableret en forbedret samarbejdsrelation og en driftsikring ved fremtidige ændringer gennem en tydelig ansvarsfordeling samt opdatering af personalet ift. f.eks. den gode afstemning. Der har i perioden været ansat en vikar til økonomipersonalet (jf. anmodning til direktionen medio oktober) samt en vikar til ydelsesenheden der har det systemtekniske ansvar og dele af statusafstemningsansvaret, hvor en del af arbejdet er pågået. Temperaturmåling på beskæftigelsesområdet Revisionen har samtidig foretaget en temperaturmåling på beskæftigelsesområdet ved faglig gennemgang af forretningsgange, ledelsestilsyn, administration og sagsbehandling. Udgangspunktet for analysen er, at sikker drift forudsætter: Efterlevelse af gældende regler og retningslinjer Formaliserede og vedtagne interne forretningsgange og planlægning Internt ledelsestilsyn, kontrol og ledelsesinformation Faglig og personlig kompetenceudvikling og ressourcemæssig tilpasning KPMG s konklusion er: På baggrund af dels de forretningsgange og administrative procedurer, dels gennemgangen af en række sager er det KPMGs vurdering, at Solrød Kommune for så vidt angår områderne sygedagpenge, kontanthjælp og revalidering i al væsentlighed efterlever gældende minimumsregler og retningslinjer 2

En temperaturmåling på beskæftigelsesområdet ved faglig gennemgang af forretningsgange, ledelsestilsyn, administration og sagsbehandling.

3 Det er KPMG s anbefaling, at der arbejdes på at målrette de beskrevne forretningsgange, så de i højere grad afspejler den beskæftigelsesplan, kommunen har vedtaget og samtidig afspejler de lovgivningsmæssige krav. Dvs., at beskæftigelsesplanen bliver gjort operationel og mulig at udmønte i konkrete aktiviteter og sagsbehandling. Videre er det KPMG s anbefaling, at kommunen fastholder og udvikler de vedtagne forretningsgange om tilsyn, og at tilsynet afvikles på en sådan måde, at det til enhver tid afspejler status på driften. Herunder, at tilsynet opsamles løbende og anvendes som retningsgivende for driften. Herudover står i revisionsrapporten: Det skal i den anledning (faglig og personlig kompetenceudvikling og ressourcemæssig tilpasning) bemærkes, at Solrød Kommune, på trods af få sager på beskæftigelsesområdet sammenlignet med andre og større kommuner, har samme faglige udfordringer som andre kommuner uanset størrelse. Det er derfor i planlægningen af den faglige opkvalificering og vedligeholdelse af medarbejdernes kompetencer vigtigt at være opmærksom på, at de mange lovændringer og tilpasninger på området fordrer, at der findes de fornødne ressourcer i organisationen til at implementere, vedligeholde og udvikle det faglige niveau. Mundligt orienteret er følgende anbefalinger noteret: At vi får skrevet og tydeliggjort de ledelsesmæssige kvalitetskrav samt beskæftigelsesplanens målsætninger i vores nedskrevne forretningsgange At rådgivere og sagsbehandlere styrkes i og tydeliggør deres socialefaglige vurderinger og at mål- og indsatsarbejdet fremhæves og fremgår af journalskrivning At det faglige tilsyn justeres og tilpasses et mere kvalitativt indhold Vi er en minimumskommune der overholder lovgivningen, men ikke meget mere. Vi spiller i ikke i superligaen, men kan finde vej til banen og kender spillets regler. Bemærkning og indstilling: Revisionen peger især på en faglig kvalificering af de ledelsesmæssige krav i arbejdsgangsbeskrivelser og daglig drift samt den sagsbehandlende indsats med en forbedret sammenhæng til Beskæftigelsesplanen. Der er allerede jf. notat til Økonomiudvalget beskrevet fagligt udviklende initiativer og tiltag ift. operationalisering af beskæftigelsesplanen. Disse tiltag er et skridt på vejen, men bør dog suppleres med de af revisionen foreslåede mere kvalitative beskrivende arbejdsgange / retningslinjer samt opfølgning og faglige tilsyn / nærværende ledelse i øvrigt. Indstilling: For at sikre rammerne for: Implementeringen af revisions anbefalinger Sikre sikker drift i fremtiden med øget fokus på økonomi og aktivitetsstyring, faglighed og kvalitet, arbejdsmiljø samt bedre sammenhænge i opgaveløsningen Et minimums udviklingsrum og kraft til at implementere de kommende store varslede reformer på området indstilles, at: 3

Videre er det KPMG s anbefaling, at kommunen fastholder og udvikler de vedtagne forretningsgange om tilsyn, og at tilsynet afvikles på en sådan måde, at det til enhver tid afspejler status på driften.

4 Den i oktober fremsatte anmodning om ressourcer til yderligere en fuldtids medarbejder til området økonomi, personale og anden administration til det øgede arbejdspres grundet stigende aktivitet og ændret indsatser (f.eks. mentor). Særligt indsats ift. kvalificering af arbejdet mellem økonomi og KMD-aktiv (refusion). At den nuværende psykiatri- og misbrugskoordinatorstilling ændres til en lederstilling med drifts- og personaleansvar for SocialService, misbrug og Sygedagpengeteam. Det betyder, at de to eksisterende lederstillinger på Rådhuset gøres mindre mhp. smallere og mere fokuseret opgaveportefølje og dermed mere ledelseskraft. Dette for at realisere revisionens anbefaling samt skabe rammer og muligheder for: Øget økonomisk og aktivitetsmæssig indblik og overblik (fundament for styring og udvikling), sikker drift, ledelsesmæssig nærvær og øget strategisk planlægning og. Opgaveporteføljerne fremgår af nedenstående organisationsdiagram. Forslaget holdes indenfor rammen. En AC stilling til sikring af mere kvalitativt orienterede retningslinjer med rød tråd til beskæftigelsesplan, bedre ledelseskontroller, implementering af lovforslag og reformer, dannelse af ledelsesinformation samt de næste års digitalisering. Desuden indstilles samtidig: Sundhed (1 stilling) flyttes til Visitation og Koordination mhp. større sammenhængskraft og mulighed for ledelsesmæssig prioritering ift. arbejdet med borger og patientrettet sundhedsfremme og forebyggende tilbud. Forslaget er udgiftsneutralt. Alle socialfaglige mentorer organiseres sammen med støttekontaktpersonordningen som er den fra Beskæftigelsesregionen anbefalede organiseringsmodel. Det betyder, opsigelse af 2 enkeltmandsfirmaer og opslag af stillinger. Forslaget er udgiftsneutralt. 4

At den nuværende psykiatri- og misbrugskoordinatorstilling ændres til en lederstilling med drifts- og personaleansvar for SocialService, misbrug og Sygedagpengeteam.

5 5 Formatted: Font: Verdana

Relaterede dokumenter

Temperaturmåling på beskæftigelsesområdet

KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Osvald Helmuths Vej 4 Postboks 250 2000 Frederiksberg Telefon 73 23 30 00 Telefax 72 29 30 30 www.kpmg.dk Temperaturmåling på beskæftigelsesområdet Faglig