REFERAT. Mødedato: Onsdag den 23. oktober 2013 Mødested: 217 Starttidspunkt: Kl. 14:00 Sluttidspunkt: Kl. 15:30. Bemærkninger:

Transkript

1 REFERAT Område MED Sundhed og Forebyggelse Mødedato: Onsdag den 23. oktober 2013 Mødested: 217 Starttidspunkt: Kl. 14:00 Sluttidspunkt: Kl. 15:30 Afbud: Tina Kruuse Fraværende: Ingen Bemærkninger:

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden 2 2. Godkendelse af referat 2 3. Intern budgetkontrol pr. 31. august Status på sygefravær 3 5. Status på Trivselsundersøgelsen 2013 (pr. september 2013) 3 6. Temadag om sundhed og trivsel på arbejdspladsen 4 7. Konsekvenser af udmøntningen af lokaler på Schaumann 6 8. Ambulancebrev 8 9. Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Nyt fra områderne Evt. 13 Bilagsoversigt 14 Underskriftsside 15 1

3 1. Godkendelse af dagsorden Martin Nielsen at dagsorden godkendes Godkendt 2. Godkendelse af referat Martin Nielsen at referatet godkendes Godkendt 3. Intern budgetkontrol pr. 31. august 2013 Martin Nielsen Sagsfremstilling Sundhedschefen orienterer. at orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning 2

4 Bilag: 1 USF intern budgetkontrol pr. 31. august 2013 (323156/13) 4. Status på sygefravær Martin Nielsen Sagsfremstilling Det samlede sygefravær i Sundhed og Forebyggelse for perioden 1. januar til 31. august 2013 er 3,52 %. Heraf er 1,79 % korttidsfravær og 1,73 % langtidsfravær. at orienteringen tages til efterretning Taget til efterretning Bilag: 1 Fraværsrapport (341662/13) 5. Status på Trivselsundersøgelsen 2013 (pr. september 2013) Filip Christensen / 13/20384 Sagsfremstilling Det har været nødvendigt at skifte værktøj meget sent i forløbet, hvilket har betydet en udskydelse af undersøgelsen på 2 uger (gennemførelse i uge 40 og 41). Der er fortsat en del tekniske udfordringer og d.d. skønnes, at vi er 1-2 dage bagud i forhold til planen. Lederne er blevet bedt om at validere medarbejderlisterne, og selv om vi gav en meget kort deadline på opgaven har tilbagemeldingerne været overvældende hurtige og positive/konstruktive. Kun knap 80 % af deltagerne i undersøgelsen har en registreret mailadresse, hvilket forsinker processen en del, da disse skal have breve med log-in udsendt til uddeling. Materiale til inspiration og hjælp lægges på Intranettet i ugen op til undersøgelsen. 3

5 Rambøll mener (på trods af de nuværende tekniske udfordringer), at de overordnede rapporter kan være færdige til præsentation på Hoved MED mødet d. 27. nov. og samtlige rapporter klar til udsendelse i dagene derefter. HR indstiller, at Hoved MED tager statussen til efterretning. Beslutning i Hoved MED den 3. oktober 2013 Afbud/fraværende: Bent Hansen Lars orienterede. Der imødeses en stor svarprocent allerede nu, ser det rigitg godt ud. Hoved MED tager orienteringen til efterretning og forslår samtidigt, at en næste undersøgelse igangsættes medio september. at orienteringen tages til efterretning Taget til efterretning. Område MED Sundhed og Forebyggelse foreslår en evaluering af måden, hvorpå undersøgelsens spørgsmål er formuleret. Der er sproglige uklarheder. Trivselsundersøgelsens form og indhold tages op igen, når undersøgelsens resultater foreligger. 6. Temadag om sundhed og trivsel på arbejdspladsen Lisbeth Thule Offer / 13/67 Sagsfremstilling Haderslev Kommune gennemfører en trivselsundersøgelse for samtlige medarbejdere i ugerne 38 og 39 (den september). Inden trivselsundersøgelsen går i gang, afholder HR- afdelingen en række temamøder omkring trivselsundersøgelsen. 4

6 Formålet med temamøderne er, at give medarbejdere og ledere viden om trivselsundersøgelsen at medarbejdere og ledere klædes på til at motivere kollegaer/medarbejdere til at deltage i trivselsundersøgelsen at præsentere redskaber der kan hjælpe med til at skabe en frugtbar dialog om trivslen på arbejdspladsen Temadag Det udviklende arbejdsliv Sundhed og Forebyggelse har, gennem trivselspuljen i Voksen- og Sundhedsservice, ansøgt om tilskud til afholdelse af temadagen Det udviklende arbejdsliv med Hans Henrik Knoop. Denne ansøgning blev i foråret 2013 imødekommet med kr. Det forventes, at temaagen bliver bygget op således, at der om formiddagen er oplæg ved Hans Henrik Knoop, mens eftermiddagen bruges til at udfærdige handleplaner. Det forudsættes at resulteret fra trivselsundersøgelsen foreligger inden temadagen. Temadagen arrangereres for Sundhed og Forebyggelse (adm., projekter og Tandplejen), Pleje og Træning (administration) og Specialrådgivningen. Der medbringes et forslag til dato på mødet. at punktet drøftes Beslutning i Område MED Sundhed og Forebyggelse den 21. august 2013 Afbud/fraværende: Ingen Drøftet Der opfordres til at deltage i temamøderne om Trivselsundersøgelsen. Der fremsendes forslag til afholdelse af temadagen Det udviklende arbejdsliv hurtigst muligt. Supplerende sagsfremstilling Trivselsundersøgelsen 2013 blev rykket fra dens oprindelige placering i ugerne 38 og 39 og blev i stedet gennemført i ugerne 40 og 41. Der er fortsat udeståender omkring afholdelse af Det udviklende arbejdsliv. Det foreslås, at temadagen afvikles i januar

7 at Område MED Sundhed og Forebyggelse beslutter at afvikle temadagen i januar Det foreslås, at Trivselsdagen afholdes den 19. februar Rammer for dagen kan være: Formiddag: oplæg fra Hans Henrik Knoop om Den udviklende arbejdsplads. Herefter: afdelingsvise gruppedrøftelser om handleplaner for Trivselsundersøgelsen. DE undersøger mulighederne. (Der er nu truffet aftale med Hans Henrik Knoop om den 19. februar.) 7. Konsekvenser af udmøntningen af lokaler på Schaumann Lisbeth Thule Offer / 13/67 Sagsfremstilling På byrådsmødet den 25. juni 2013 blev det, under et lukket punkt, besluttet, at Teknik & Miljø, ud over at overtage VUCs lokaler i Schaumanns Klædefabrik, også skal overtage de arealer i Sundhedscenter Schaumann, der i dag huser Sundhedsplejen, Ung Mor og Eksperimentariet. Tandplejen er ikke blevet hørt i processen, og har derfor ønsket at punktet bringes op i Område-MED i Sundhed og Forebyggelse. at punktet drøftes med henblik på en videresendelse til Service-MED. Beslutning i Område MED Sundhed og Forebyggelse den 21. august 2013 Afbud/fraværende: Ingen Situationen har været drøftet og det samlede Område-MED i Sundhed og Forebyggelse fremsender følgende til VS Service MED: Område-MED i Sundhed og Forebyggelse har drøftet den registrerede byrådsbeslutning omkring køb af VUC s ejerlejlighed på Schaumanns Klædefabrik og de forventede 6

8 følgebeslutninger vedrørende nedlæggelse af Sundhedscenter Schaumann. Dette ligger nu til grund for udflytning af Sundhedsplejen og ombygning af sundhedscentret på Schaumann. I Område-MED for Sundhed og Forebyggelse er det opfattelsen, at det skete er en så klar overtrædelse af regelsættet omkring MED-rammeaftalens 6 og 7, at man beder Service-MED for Voksen- og Sundhedsservice foranstalte en drøftelse af, hvordan en tilsvarende beslutningsproces kan undgås i fremtiden. Kun herigennem kan tiltroen til Haderslev Kommunes administrative værdigrundlag opretholdes. Samtidig er det Område-MED s opfattelse, at beslutningsgrundlaget ikke har været helhedspræget, men har været koncentreret om at tilgodese behovene ved Teknik & Miljøs indflytning på Schaumans Klædefabrik. Den negative indflydelse på mulighederne for at udvikle Tandplejens indsats på omsorgs- og specialtandplejeområdet har således ikke kunnet indgå i det samlede beslutningsgrundlag. Område-MED i Sundhed og Forebyggelse vil opfordre til, at disse elementer fremadrettet indgår i Haderslev Kommunes planlægning det kommende Sundhedscenter i Haderslev Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling til VS Service-MED Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at VS Service-MED drøfter, hvordan en tilsvarende beslutningsproces kan undgås i fremtiden Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED anerkender, at der har været brud på MED-aftalens 6 om Medindflydelse og medbestemmelse og 7 om Information og drøftelse samt Arbejdstilsynets Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning 8, der fastslår, at Virksomhedens arbejdsmiljøorganisation skal deltage i planlægningen af arbejdsstedets indretning i overensstemmelse med reglerne om samarbejde om sikkerhed og sundhed. VS Service-MED anbefaler, at arbejdsmiljøgruppen (nærmeste leder og arbejdsmiljørepræsentant) inddrages tidligst mulig i processen i lignende/kommende situationer Sagen optages til drøftelse i Hoved-MED Beslutning i Hoved MED den 3. oktober 2013 Afbud/fraværende: Bent Hansen Willy orieterede. 7

9 Drøftet. Hoved MED tilslutter sig fuldt ud beslutningen fra VS Service MED og ledelsessiden erkender, at der har været brud på MED aftalens pgf. 6 om Medindflydelse og medbestemmelse og 7 om Information og drøftelse samt Arbejdstilsynets Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning 8, der fastslår, at Virksomhedens arbejdsmiljøorganisation skal deltage i planlægningen af arbejdsstedets indretning i overensstemmelse med reglerne om samarbejde om sikkerhed og sundhed. at orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning 8. Ambulancebrev Lisbeth Thule Offer / 13/9 Sagsfremstilling Med henblik på at sikre den bedst mulige håndtering af vanskelige situationer/ nødsituationer for den enkelte medarbejder er det hensigtsmæssigt, at der udarbejdes ambulancebreve for hver enkelt medarbejder på alle arbejdspladser. Ambulancebrevet indeholder bl.a. kontaktoplysninger på pårørende mv. Ambulancebrevene kan fx opbevares i lukkede kuverter hos en sekretær eller lign. medarbejder. Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED opfordrer de enkelte arbejdspladser til at drøfte ambulancebrevet og tager det i anvendelse, hvor man finder det relevant. 8

10 Beslutning i Område MED Pleje og Træning den 8. oktober 2013 Afbud/fraværende: Kirsten Mousten, Katja Kjær, Jette Toft Laursen, Martin Eskildsen, Mette Møller Rauch Område MED anbefaler, at man drøfter i underliggende MED og på de enkelte arbejdspladser, hvordan oplysning om kontaktpersoner til medarbejdere kan opbevares kan det nye Intranet anvendes. at de enkelte arbejdspladser opfordres til at drøfte ambulancebrevet og tage det i anvendelse, hvor man finder det relevant. Hver afdeling bedes drøfte, om ambulancebrevet skal bruges. I de afdelinger, hvor man beslutter, at ambulancebrevet er relevant, skal man aftale en procedure for vedligeholdelse/opdatering af oplysningerne i ambulancebrevene. Der efterspørges en forklaring på, hvorledes de private oplysninger, man sætter på intranettet, beskyttes mod misbrug. Anita Nyby Schubert fra Sundhed og Forebyggelse giver en tilbagemelding på dette. Bilag: 1 Ambulancebrev.pdf (305084/13) 9. Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Børge Bryld / 10/10824 Sagsindhold I denne sag skal der træffes beslutning om Haderslev Kommunes Røgfri Politik. Sagen er en videreførelse af pkt. 326 på Hoved MED s møde den 17. april Sagsfremstilling Der blev på mødet i Hoved MED besluttet, at foretage en juridisk vurdering af om det er lovligt for dagplejerne at ryge udenfor i middagspausen når børenene sover. Der er ifølge Sunhedsstyrelsen ikke lavet ændringe ri forhold til dagpejerne i forbindelse med lovændringerne af 15. august Det er således ikke tilladt at ryge i dagplejehjemmet og i andre lokaler til brug for dagpleje, når der passes børn. Lokaler, der primært er indrettet som børnenes lege- og opholdsrum, skal være røgfri hele døgnet. 9

11 Der er ikke, heller ikke i den revidere lov af 15. august 2012, taget stilling til rygning udendørs hvorfor det stadigvæk ikke er i strid med loven at ryge udendørs for dagplejere. Politikken har siden sidste møde i Hoved MED være til høring i Børne- og Familieservice. Høringssvarene har ikke givet anledning til genforhandling af politikken, men er mere gået på den pratiske håndtering af politikken og en uddybende forklaring af sanktionsmuligheder. Der er derfor lavet et udkast til en følgeskrivelse som kan medsendes politikken efter endelig vedtagelse i Hoved MED. I forbindelse med udfærdigelse af følgeskrivelse er begrebet aftale blevet drøftet. Det har ikke været hensigten, at der skulle indgås aftaler, men at politikken skulle håndteres/udmøntes i det daglige i den værdibaserede tilgang, hvorfor formuleringen i pkt punktum foreslås ændret til: Politikken håndteres/udmøntes lokalt under hensyntagen til lokale forhold, herunder særligt hensynet til naboer og offentligt omdømme. Personale og Jura, HR-teamet, indstiller, at Hoved MED godkender Haderslev Kommunes Røgfri Politik - rammer for røgfri miljøer i den version som er vedhæftet som bilag, samt at Hoved MED godkender udkast til følgeskrivelse. Beslutning i Hoved MED den 22. august 2013 Afbud/fraværende: Charlotte V. Friis Drøftet. Hoved MED godkender politikken samt udkast til følgeskrivelse med eksisterende ordlyd. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling i VS Service-MED Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at Haderslev Kommunes Røgfri Politik videreformidles og efterleves i organisationen Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz Sagen videresendes til underliggende MED-udvalg i VS HR anmodes om at udsende den endelige udgave af politikken med angivelse af dato for ikræfttrædelse 10

12 Beslutning i Service MED for De fælles stabe den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Lisbeth Jacobsen, Brit Byrial Christensen, Ole Andresen Aksebægre opsat ved trappetårne og anlæg i Rådhuskonplekset fjernes. Der sikres mulighed for at publikum kan bortskaffe cigaretskod ved indgange til Borgerservice. Rygeskuret vil blive forsøgt brugt til andre formål. Drøftet. Service MED for De fælles stabe bakker op omkring den udarbejdede rygepolitik. Beslutning i Område MED Pleje og Træning den 8. oktober 2013 Afbud/fraværende: Kirsten Mousten, Katja Kjær, Jette Toft Laursen, Martin Eskildsen, Mette Møller Rauch Taget til efterretning. Supplerende sagsfremstilling Punktet er videreført fra VS Service-MED den 12. september med henblik på videreformidling af Haderslev Kommunes Røgfri Politik. at orienteringen tages til efterretning, og at Haderslev Kommunes Røgfri Politik videreformidles og efterleves i organisationen Taget til efterretning Bilag: Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politk. (286373/13) Følgeskrivelse til Haderslev Kommunes røgfri Politik. (286377/13) Indkomne høringssvar BF vedr Rygepolitik. (286385/13) 10. Nyt fra områderne Martin Nielsen Sagsfremstilling Sundhed og Forebyggelse (adm. og projekter) 11

13 Sundhedschefen orienterer om nyt fra sundhedscentrene Tandplejen Opfølgende status på Schaumann Planlægning af Sommerstedklinikkens fremtid Udvalget for Sundhed og Forebyggelses behandling af oplæg om forebedrede tandsundhedsmuligheder til socialt udsatte at orienteringen tages til efterretning. Sundhed og Forebyggelse (adm. og projekter) Stillingen som hygiejnesygeplejerske er slået op. Stillingen forankres i Sundhed og Forebyggelse To medarbejdere i Sundhedsbussen skal på barselsorlov. Afdelingen er i det hele taget præget af, at halvdelen af medarbejderne er nyansatte I Sundhedscenter Haderslev er man klar med planer om etablering til Udvalget for Sundhed og Forebyggelse I Sundhedscenter Vojens er man tæt på at have tegningerne til byggeprogram klar Tandplejen Poul Pedersen orienterer om projekt Tandsundhed for socialt udsatte. Der arbejdes med en model, som indebærer en mentorordning, der skal støtte op om borgernes muligheder for selv at tage vare på egen sundhed Der er gennemført de ombygninger på Schaumann, som var planlagt for at adskille Tandplejen fra de funktioner, som nu er på Schaumann. Der henstår nu at etablere aftaler om drift af bygninger, fx vedligeholdelse af bygninger På klinikken i Sommersted oplever man nu et generationsskifte. Klinikkens fremtid drøftes 12

14 11. Evt. Martin Nielsen Intet 13

15 Bilagsoversigt 3. Intern budgetkontrol pr. 31. august USF intern budgetkontrol pr. 31. august 2013 (323156/13) 4. Status på sygefravær 1. Fraværsrapport (341662/13) 8. Ambulancebrev 1. Ambulancebrev.pdf (305084/13) 9. Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politk. (286373/13) Følgeskrivelse til Haderslev Kommunes røgfri Politik. (286377/13) Indkomne høringssvar BF vedr Rygepolitik. (286385/13) 14

16 Underskriftsside Anne Sophie Brodersen Formand Karin Bertelsen Poul Pedersen Helga Skafte Christensen Dorte Evald Malene Christiansen 15