INDHOLD. Tirsdag d. 15. maj 2018 kl i Idrættens Hus. Sjællands Volleyball Kreds ordinære R E P R Æ S E N T A N T S K A B S M Ø D E

Transkript

1 Sjællands Volleyball Kreds ordinære R E P R Æ S E N T A N T S K A B S M Ø D E Tirsdag d. 15. maj 2018 kl i Idrættens Hus INDHOLD Dagsorden Formandens beretning Turneringsudvalgets beretning Ungdomsudvalgets beretning Dommerudvalgets beretning Regnskab Forslag

2 DAGSORDEN Sjællands Volleyball Kreds' ordinære repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag d. 15. maj 2018, kl i Idrættens Hus (Mødelokale: Allan Simonsen), Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby 1. Valg af dirigent. 2. Formanden aflægger beretning, herunder også for stående udvalg. 3. Den økonomiansvarlige fremlægger det reviderede regnskab samt statusopgørelse pr til godkendelse. 4. Fastsættelse af kontingent (jvf. paragraf 3 i SVBK's love). Bestyrelsen foreslår uændret kontingent. 5. Behandling af indkomne forslag. Ændring af SVBK vedtægter. 6. Valg af formand og 3 bestyrelsesmedlemmer Formand Tobias Harpsøe Villig til genvalg Bestyrelsesmedlemmer for 2 år: Bestyrelsesmedlem Mie Holck Villig til genvalg Bestyrelsesmedlem Villy Rosendahl-Kaa Villig til genvalg Bestyrelsesmedlem Vakant Villig til genvalg Bestyrelsesmedlemmer for 1 år: Bestyrelsesmedlem Henning Gade Valgt i 2017 for 2 år Bestyrelsesmedlem Ernst Knudsen Valgt i 2017 for 2 år Bestyrelsesmedlem Per Hagbard Hansen Valgt i 2017 for 2 år Valg af: Valg af: Turneringsudvalg Ungdomsudvalg Dommerudvalg 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. 7. Eventuelt. SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 2 af 12

3 Formandens beretning Tiden er kommet til endnu en beretning. Når man står og kigger tilbage, føles det ikke lang tid siden, at vi sidst sad her. Mange bolde er spillet og mange point skrevet på tavlerne rundt omkring på Sjælland og øerne, heriblandt Bornholm hvor et nyt ungt herrehold meldte sig til kredsturneringen. Det har i mange år været en udfordring at sikre, at kampene mellem bornholmske klubber og de øvrige i kredsen bliver afviklet, både pga. afstanden og tiden det tager at komme til kamp, men nok i endnu højere grad for den ekstra økonomiske ekstra udgift der bliver pålagt både de sjællandske og bornholmske hold. Derfor valgte bestyrelsen i løbet af året, at oprette en fond til at støtte disse hold så det ikke blev for stor en økonomisk byrde at skulle spille disse kampe. Endnu vigtigere har vi også valgt at støtte de kredsklubber, som har valgt at prioritere at sende deres frivillige til inspirations- og netværksmødet med de 3 amerikanske trænere i juni måned (Coaches Clinic). Der er selvfølgelig mange flere projekter og ideer vi ville ønske, vi havde nået at sætte i søen, men vi har desværre måtte sande, at kredsens frivillige ressourcer er begrænsede. Derfor er det også en bestyrelse og en formand for kredsen, som håber, at flere har lyst og energi til at deltage aktivt i udviklingen af kredsens og dens aktiviteter i det nye år som kommer - både i bestyrelsen, men også i de forskellige udvalg under bestyrelsen. Et interessant emne, som har været diskuteret i og omkring kredsen, er vores økonomi - som i skrivende stund er sund og rask. Over de næste par år er det bestyrelsens mål derfor at sikre at egenkapitalen stabiliseres på omkring de kr. Målet for bestyrelsen er over de næste par år er at sikre en sund egenkapital på omkring de kr. Jeg vil gerne benytte muligheden for at sige tak til de mange ledere, trænere og frivillige rundt omkring i de sjællandske klubber for deres store engagement og deltagelse i kredsens arrangementer og turneringer - og selvfølgelig til Christina for et godt arbejde i løbet af Tobias Harpsøe SVBK Formand SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 3 af 12

4 Turneringsudvalgets beretning Sæson TU har i denne sæson bestået af følgende personer: Henrik Pape Hansen, Mie Nonbo Holck og Ernst Knudsen. Desværre har Henrik Pape besluttet at stoppe efter mange års tro tjeneste grundet manglende tid. Udvalget har fungeret godt med mange gode diskussioner. Turneringen er forløbet uden de store problemer, og der har i denne sæson været en enkelt protest, som blev afvist af protestudvalget. Hvis der har været optræk til problemer, har vores kredssekretær Christina hurtigt grebet ind og ordnet tingene til alles tilfredshed. Vi har igen valgt at have uændret turneringsgebyr næste sæson. Turneringen Turneringen har i denne sæson haft følgende deltagelse: På herresiden var der i efteråret tilmeldt 25 hold, heraf 1 nyt hold. På damesiden var der i efteråret tilmeldt 32 hold, hvoraf 2 nye hold. I Mix var der tilmeldt 14 hold, hvoraf 1 nyt hold. Efter jul kom 4 nye hold i herrerækken, samt 1 i mix-rækken. Ekstraordinær indplacering Fristen for at ansøge om ekstraordinær indplacering er igen næste sæson 1/6. Rækkevindere i sæson 2017/2018 DDS Div. LGV.2 HDS Div. DTU Mix 1 CBS DDS Kval. DTU HDS Kval. Amager.2 Mix1 Kval. Taastrup DS1 Kval. VKV.4 HS1 Kval. Grøndal.2 DS2 Gentofte.4 HS2 Amager.3 Pokalturneringen Vi besluttede for 3 år siden, at alle tilmeldte turneringshold automatisk er tilmeldt pokalturneringen. Man skal så selv framelde sig, hvis man ikke ønsker at deltage. Til gengæld er deltagelsen i Kredspokalturneringen gratis. I det store og hele har det fungeret fint. Vi synes, at tiltaget har været en succes. I år har der deltaget i alt 30 hold, 11 damehold, 10 herrehold og 9 mixhold. Vi skal gøre opmærksom på, at bestyrelsen har besluttet at man skal være seniorspiller for at spille kredspokalturneringen fra sæsonen 2018/19, dvs. man skal være årgang 2000 eller tidligere. SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 4 af 12

5 Finalestævnet bliver afviklet d. 12. maj 2018 i Idrætshuset. Finalerne blev spillet således: Damefinale LGV.3 DTU Herrefinale PAN Volley - DTU Mixfinale CBS VAGS Alternative stævner Der har i år været afviklet 11 stævner, de 9 i Sundbyhallerne, 1 i Solrød IC og 1 i Gladsaxe, med deltagelse af i alt ca. 170 hold. En speciel tak til Poul-Erik for det store arbejde han lægger i de alternative stævner. Næste sæson TU har valgt at fastholde turneringsafviklingen næste sæson, således at vi spiller hele april med. Det har været et ønske fra flere klubber, og vi synes også, det giver god mening, da volleysæsonen ellers bliver lige lovlig kort. Det giver samtidig mulighed for flere friweekender, hvilket også har været et ønske fra flere klubber. Kontoret Vores Kredssekretær Christina Cassone blev sidste år ansat på fuld tid (37 timer), da hun ud over at planlægge og administrere SVBK s turnering skulle overtage hele det store arbejdsområde på ungdomssiden. Dette har hun klaret til UG trods store udfordringer. Det har dog vist sig, at de 37 timer ikke slår til, så bestyrelsen ønsker at ansætte en deltidsmedarbejder i en begrænset tid på et halvt eller 1 år til både at støtte op omkring de administrative opgaver sammen med Christina, men også til at søsætte nogle projekter som f.eks. en analyse af vores klubber for at finde ud af i hvilken retning, vi skal for at understøtte dem bedre, hjælpe med at få et seniorstævne op at stå m.m. Christina er meget flittig, kompetent og fuld af gå på mod og har igen i denne sæson ydet en formidabel indsats. Tak for det! Ernst Knudsen Formand for TU SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 5 af 12

6 Ungdomsudvalgets beretning Vi har arbejde med følgende fokuspunkter: DM-kvalifikationsturnering for U14 tidligere start af turneringen. Stævneplanlægning for året. Udvikling af SM-turneringerne. Udvikling af Grand Prix turneringen. Justeringer af kidsregler. Medlemsnedgang. Kidsvolley Vi har desværre igen haft nedgang af deltagne kidshold til vores stævner. I 2017 har der været 584 deltagne hold. Det er en nedgang på ca. 6 % i forhold til Det er desværre andet år i træk, der er nedgang i deltagelsen, samtidigt har der været status quo på kidsmedlemstallet. Teenvolley På teenområdet har nedgangen været endnu mere markant end på kidsområdet. Nedgangen af hold har været over 19% i Her har vi ligeledes stort set samme antal medlemmer som sidste år. Grand Prix Vores GP turnering består af 13 runder fordelt over året, heraf er der en runde med julemix turnering. Vi har haft 32 forskellige pigehold og 20 forskellige drengehold gennem sæsonen. SM turnering DU14: 6 hold (10 hold i 2016) DU16: 9 hold (15 hold i 2016) DU18: 6 hold (8 i 2016) HU14: 5 hold (9 hold i 2016) HU16: 7 hold (8 hold i 2016) HU18: 6 hold (6 hold i 2016) SM mestrene: U14 piger: Lyngby-Gladsaxe U14 drenge: VK Vestsjælland U16 piger: Lyngby-Gladsaxe U16 drenge: Grøndal EV U18 piger: Vestegnens Volley U18 drenge: VK Vestsjælland UU har bestået af Elmer Petersen, Signe Lagoni og Per Hansen. Jeg vil gerne takke UU-medlemmerne for deres indsats igennem året. På ungdomsudvalgets vegne, Per Hansen Formand for UU SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 6 af 12

7 Dommerudvalgets beretning Efter 3 år kom dommerudvalget op at stå igen sidste sommer. Dommerudvalget har bestået af de to bestyrelsesmedlemmer, Villy og Mie, samt Minja fra VLI. Med et dommerprojekt som var skrumpet ned til en håndfuld (dog meget hjælpsomme) divisionsdommere, blev vi hurtige enige om at der skulle startes på en frisk og helt forfra. Vi skulle starte fra de menige medlemmer som dømmer kredskampe hver uge i klubberne: de såkaldte klubdommere. At være dommer er blevet en sur tjans og noget man bliver nødt til i klubben - og det vil vi gerne lave om på. Det skal være sjovt og værdsat at være dommer i klubben og i kredsen. Derfor startede vi projektet Dommer+. I første omgang er det et netværk af frivillige klubdommere, som skulle forkæles lidt og som vi ville vise vi værdsætter. Derfor har vi sendt goodiebags til dem: for at sige tak fordi du dømmer. Samtidig med Dommer+ projektet var det vigtigt også at få uddannet flere/nye dommere. Derfor sat vi hårdt ind med at tjekke alle kredskampskemaerne. Christina har tjekket alle kampskemaerne og de påsatte dommere på dem, dvs. om de fik skrevet deres dommer nr. og dermed var uddannede dommere. Det har resulteret i bedre udfyldte kampskemaer, samt mange flere dommerkurser end der har været de sidste 3-4 år. De bøder der så er kommet ind i forbindelse med manglende eller ikke uddannede dommere, vil så blive brugt til at videreudvikle dommerområdet. Blandt andet vil pengene blive brugt til at udbyde små spot-dommerkurser, hvor vi kan gå i dybden med nogle forskellige temaer, så som sanktioner og konflikthåndtering, som vi startede med i februar. Nu skal dommerudvalget mødes igen og se hvad næste step er for dommerområdet i kredsen. Men det er ikke en nyhed: vi bløder når vi taler om antallet af dommere i kredsen, men mindst lige så meget også på landsplan, hvor antallet af divisionsdommere heller ikke bliver større - tværtimod. Vi vil derfor gerne sætte fokus på dette område og håber på at der er flere der vil være med til at udvikle det. Hvis man ønsker at være med i dommerudvalget (DU) eller man har ideer, forslag eller tanker omkring det, er man velkommen til at kontakte kredssekretæren eller dommerudvalget. For dommerudvalget, Villy Rosendahl-Kaa Formand for DU SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 7 af 12

8 Regnskab 2017 Årsregnskab Sjællands Volleyball Kreds 2017 INDTÆGTER Resultat Note Budget Resultat Resultat Budget Kontingenter Turneringsgebyrer Kredspokalturnering Alternative stævner Licenser Kampflytninger Protestgebyrer Bøder Dommerbøder Turneringsgebyrer ungdom Kids Teen Grand Prix turneringer Dommerkurser Renteindtægter Rykkergebyrer Diverse indtægter INDTÆGTER I ALT UDGIFTER KONTORET Møder Kørsel Telefon Materialer Husleje IT Porto Papir, kuverter m.m Gebyrer Renteudgifter Kurser for personalet Løn, kredssekretær Løn, ungdomssekretær Løn, ekstraordinært inkl. feriepenge Feriepenge SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 8 af 12

9 KONTORET I ALT BESTYRELSEN Møder Kørsel Lederpleje Visionseminar Diverse projekter Projekt: DGI Diverse BESTYRELSEN I ALT TURNERINGSUDVALGET Møder Kørsel Præmier KP-finaler Alternative stævner, afgift DVBF Alternative stævner, præmier Kredsholdslicenser Bornholmsfond Kurser/Camps Diverse TURNERINGSUDVALGET I ALT DOMMERUDVALGET Møder Kørsel Kurser Kursusfortæring Dommerpleje Honorarer instruktører Dommertransport Diverse DOMMERUDVALGET I ALT SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 9 af 12

10 UNGDOMSUDVALGET Møder Kørsel Materialer Administration i alt Kidsvolley Præmier Afgift DVBF Kidsvolley i alt Teenvolley Præmier Afgift DVBF Teenvolley i alt Grand Prix Turnering/stævner Præmier Grand Prix i alt SM Kval. turnering Præmier SM Kval. turnering i alt Andet Diverse Andet i alt UNGDOMUDVALGET I ALT REPRÆSENTATION SVBK rep.-møde DVBF rep.-møde Anden mødeaktivitet Lederpriser Diverse REPRÆSENTATION I ALT AFSKRIVNINGER Afskivning inventar Afskrivning debitorer AFSKRIVNINGER I ALT UDGIFTER I ALT RESULTAT SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 10 af 12

11 STATUS AKTIVER INVENTAR Inventarsaldo primo Tilgang i året Afgang i året Årets afskrivninger INVENTAR I ALT TILGODEHAVENDER Debitorer Klubber Periodeafgrænsningsposter TILGODEHAVENDER I ALT LIKVIDE BEHOLDNINGER Bank Bank checkkonto LIKVIDE BEHOLDNINGER I ALT AKTIVER I ALT PASSIVER EGENKAPITAL Egenkapitalkonto primo Årets resultat EGENKAPITAL I ALT SKYLDIGE OMKOSTNIN- GER Kreditorer, ubetalte regninger DVBF/Volleyball Danmark Kreditorer, andre Hensat feriepengeforpligtelse SKYLDIGE OMKOSTNIN- GER I ALT PASSIVER I ALT Noter Foranstående regnskab er i overensstemmelse med kredsens bogføring. Efter gennemgang af udvalgte bilag har revisorerne ingen yderligere bemærkninger til regnskabet. Brøndby, 12/ SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 11 af 12

12 Forslag til ændringer af SVBK vedtægter Bestyrelsen forslår følgende ændringer/tilføjelser i kredsens vedtægter og love: Fra teksten: 7 Andre bestemmelser Kredsens regnskabsår følger kalenderåret. Referater af repræsentantskabsmøder og bestyrelsesmøder offentliggøres på kredsens hjemmeside. 8 Opløsning Kredsen kan kun opløses hvis dette vedtages på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder med mindst 30 dages mellemrum med et flertal på mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede. I tilfælde af opløsning tilfalder kredsens ejendele DVBF. Til teksten: 7 Økonomi, regnskab og revision Kredsens regnskabsår følger kalenderåret. Bestyrelsen er ansvarlig overfor repræsentantskabet for budget samt regnskab. Kredsens regnskab føres af kredssekretæren, der fungerer som kredsens kasserer. Regnskabet revideres af de på repræsentantskabsmødet valgte revisorer. 8 Tegningsregler og hæftelse Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og kredssekretæren i kredsen. Kredssekretæren står for varetagelse af foreningens formue, herunder indkassering af kontingent samt betaling af regninger. Kredssekretæren eller formanden kan råde over foreningens konti hver for sig, herunder betalingskort og netbank til foreningens konti, samt indgå aftale herom. 9 Opløsning Kredsen kan kun opløses hvis dette vedtages på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder med mindst 30 dages mellemrum med et flertal på mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede. I tilfælde af opløsning tilfalder kredsens ejendele Volleyball Danmark. SVBK s repræsentantskabsmøde 2018 Side 12 af 12