Årsmøde Distriktsudvalget mødeindkaldelse. Repræsentanter fra D1, D3, D4, D5, D6, D7, D8, D9, D10, D11/13 D12 og D14

Transkript

1 Årsmøde mødeindkaldelse Mødenr.: 42 Dato: Lørdag d. 2. februar 2019 Tid: Fra frokost kl Sted: Til stede: Gæster: Afbud: Referent: Rudby Grænsekro, Rudbølvej 36, 6280 Højer Repræsentanter fra D1, D3, D4, D5, D6, D7, D8, D9, D10, D11/13 D12 og D14 Anne Silfwander, administrationen, og fra Breddeudvalget Eva Stæhr Iversholt og Elisabeth Bay Jensen D2 Helle/D4 PROGRAM: Mulighed for check in på forhåndsreserverede værelser Frokost Velkomst og praktiske bemærkninger (CCP og AB) Breddeudvalget fortæller om tiltag og aktiviteter; efterfølgende mulighed for dialog 1. del Ordinært distriktsudvalgsmøde Dagsorden: 1. Valg af mødeleder Lis fra D12 blev udpeget som mødeleder. 1

2 2. Nyt fra DRF s bestyrelse og administration Anne-Mette fortalte, at der netop er udpeget ny generalsekretær, Morten Rodtwitt, som starter 1. marts Det er et enigt ansættelsesudvalg, som var enige om, at Morten er det rigtige valg. Baggrund som eliteroer og været ansat 11 år i DIF. Morten er også aktiv inden for ridesporten via sin kone og datter. Hans kontakter i Team Danmark og DIF vil være noget, som kan blive gavnligt for DRF/ridesporten. I forbindelse med vision /strategisporene skal der ansættes en uddannelseskonsulent, og der er 1. ansættelsesrunde i uge 7. Det er en 3-årig projektansættelse med økonomisk støtte fra DIF. Der søges også en studentermedhjælper med flair for IT, der skal løse e-learningopgaver i samarbejde med uddannelseskonsulenten. Der er en opfordring fra administrationen til at distrikterne sender indstillinger til frivillighedsprisen; der er deadline den 4/2-19 til Anja. D7 spørger ind til undersøgelse om uddannelse. Denne sendes ud til distrikterne til orientering fra Anja. Bemærk, at ikke alle anbefalinger kan imødekommes. Nyt fra administrationen ved Anne: Anne fortalte kort om hendes baggrund, og hvad der er sket i DRF s administration de sidste fire år. To store afdelinger er blevet slået sammen, nemlig sport og klub, og dette betyder, at der er meget større vidensdeling blandt alle medarbejdere. Det er vigtigt, at medarbejderne trives, og at det er sjovt at gå på arbejde. Det er vigtigt for Anne, at de mails, som kommer ind, besvares samme dag. Der sendes nyhedsbreve ud 1-2 gange om måneden. Ca får nyhedsbreve. Der kommer også klubmails ud løbende. Som noget nyt sendes der også info ud til stævnekoordinatorer i distriktet. Der er selvfølgelig også nyheder på facebook og instagram. Telefonsystemet er optimeret og åbningstiderne er udvidet. Der er også 32 forskellige fagposthasser; der arbejdes på at bringe antallet ned. Der skal også i et vist omfang være deltagelse fra administrationen ved stævner og events. Anne kom også ind på stævneafregning, da det er et punkt, som også tit er forespørgsler om. Fra 2019 kommer TREC, hold og racestævner også på GO, og det har været et stort ønske. Anne gennemgik antal starter for de forskellige distrikter, som hun lovede at sende til deltagerne efter mødet. Der er nedsat et udvalg, som skal forenkle reglementerne, og det første møde er afviklet. Det skal være meget enkelt og gerne med en pixi-vejledning. Anne stillede et spørgsmål vedr. D-stævner, hvor der skal være MINIMUM 4 klubber. Anne vil gerne lave en akutrettelse, som går ud på, at MINIMUM 4 slettes. Enighed om, det var en god idé. Anne effektuerer det, såfremt AFD-S på møde den 26. februar kan godkende rettelsen til ikrafttrædelse 1. marts vil der være Elevskole Cup (endnu større), Agria DRF mesterskab i hold spring samt DRF mesterskab Trec (3-årig forsøgsperiode). E-stævner 5 klubber og stadig kun sværhedsgrad 0. Resultattilførsel- og frigørelser samt op- og nedklasning på hjemmesiden. Klubkonsulenterne vil gerne ud til klubberne. Ryttermærker lever og klubberne på GO snart på plads. 2

3 Onlinestævne à la Klar-part-start kommer snarest på; skal tages som test inden man kan få D-stævnelicens. Hold-resultater kommer også til at blive registret på GO og dette betyder, at det også vil tælle med til OUT-udklasning. Anne vil gerne sparre med distrikterne om distriktsmesterskaberne samt få en oversigt over, hvad det koster at være med i distrikterne. Alle distrikter skal sende bestemmelserne for mesterskaber og cups. Kontingentsats for distrikterne er følgende: Distrikt 1 15 kr. Distrikt 2 16 kr. Distrikt 3 50 kr. Distrikt 4 51 kr. Distrikt 5 10 kr. Distrikt 6 16,50 kr. Distrikt 7 20 kr. Distrikt 8 15 kr. Distrikt 9-10 kr. Distrikt kr. Distrikt kr. Distrikt kr. Distrikt kr. Stævnekoordinatorerne skal huske at melde tilbage til DRF mht. turneringer og cups. D1 synes, at de enkelte distrikter skal melde tilbage til DRF, hvilke klubber, der er egnede. Dette sluttede andre distrikter sig til. Tildeling af C-TD håndteres forskelligt, og Anne vil gerne vide, hvordan det er i de enkelte distrikter. I stævnesystemet vil der blive nogle rettelser, så det gøres lettere. Efter en gennemgang af distrikterne viser det sig, at det er kun distrikt 1, som ikke tildeler TD ere. Administrationen vil gerne ud til distriktsmøderne eller gå-hjem møder, så sig endelig til. 3. Generelle spørgsmål fra klubber/distrikter Der er udbrudt kværke i D1, og der er en forespørgsel om, hvorvidt der kan oprettes en facebook-gruppe, hvor man kunne lægge information ind. Anne-Mette svarede på dette og fortalte, at det er veterinærkonsulent Mette Uldahl, som rent fagligt har kontakt til dyrlæger, der træffer beslutninger/indstiller til adm. og bestyrelse ift., hvad der skal meldes ud forbundets hjemmeside og evt. FB. D7 fraråder på det kraftigste, at der oprettes FB-grupper om evt. sygdomsforhold og udbrud. Anne har fået en henvendelse fra D1, som gerne vil have hjælp fra DRF ud fra rygter, men det kan man ikke uden, det er konkret. Der er også info på DRF 3

4 hjemmeside om, hvordan man skal forholde sig. Alle var enige om, at der skal IKKE oprettes en FB-gruppe. D1 vil gerne have, at der tidligt bliver åbnet for det kommende års licens, og Anne kunne fortælle, at det bliver frigivet 1/12, og det kan ikke ske før. D1 spurgte ind til om der ikke kunne indføres ½ årlig licens. Det har været på bestyrelsesmøde i DRF, men er blevet fravalgt pga. bøvlet administration. Anne fra administrationen kunne godt se en mulighed for ½ års licensen, og at der måske var en prisdifferentiering, alt ½ års licensen var dyrere. Adm. kigger på dette ved lejlighed. Tak til Anne og adm. for det gode servicearbejde. 4. Breddeaktiviteter Inden mødet havde der været et oplæg fra breddeudvalget, og der blev lagt op til en tættere dialog mellem breddeudvalget og distrikterne. Dette kunne alle tilslutte sig, og distrikterne ser frem til at få mere og direkte information fra breddeudvalget. 5. Officials Der har været en springforumsdag i januar, og det var en god og spændende dag. 6. Reglementsændringer D4/Helle Madsen Reglement 2020: E-stævner - antal inviterede klubber samt sværhedsgrad. D4 er glad for, at det nu er 5 klubber, som kan deltage, men vil gerne have sværhedsgrad 1 med og med aut. dommere. D4 ved godt, at det vil koste penge og derfor kunne det være, at disse også skulle betale 10 kr. D11/13 opponere mod dette. Anne fortæller, at DRF en kan miste penge, for så bliver der måske ikke indløst D-licens. Allerhelst vil sekretariatet helt slette E og D og så have det hele sammen. D5 siger, at det er af hensyn til rytterne, at de har mange E-stævner, som så ikke skal betale licens. D1 vil gerne have, at der skal være mulighed for at holde helt interne stævner, hvor der ikke inviteres andre klubber. Når ryttere rider på et højere niveau, så vil de også gerne betale. Anne-Mette kunne fortælle, at der anvendes 25% af det samlede beløb afsat til sport i budgettet bruges på officials-uddannelse. Derfor må det også forventes, at alle, der rider for DRF-uddannede officials bidrager til udgiften. Flere distrikter synes, at man skal passe på med at pille ved E-stævnerne. Her er det primært flere interne rideklubstævner. Anne siger, at hvis det med antal klubber til D-stævner fjernes, så er der mulighed for at have E-klasser med til stævnet. Der er 67 stævner, som er tastet uden om GO. Dette er der nu sat en stopper for. Der er lagt en spærring på, så man ikke kan komme uden om GO. D4 stiller spørgsmålstegn til B7, hvor man skal fortsætte til fase 2, selvom man har mange fejl i fase 1. Hvis man ikke rider fase 2, så står man som udgået. Som stævnearrangør skal det rent IT-mæssigt håndteres på en speciel måde, og dette kan ses på D1 s hjemmeside. Der blev opfordret til, at 4

5 dette spørgsmål bliver sendt videre til springudvalget. 7. Stævnekoordinering Dette er et punkt under workshoppen. 8. Næste møde: DRF s repræsentantskabsmøde afvikles den lørdag 6. april i Korsør DISU s næste møde bliver den 4. juni 2019 kl (spisning) og slut kl Sjælland ikke langt fra broen. 9. Eventuelt D5 stillede spørgsmålstegn ved, hvor møderne skal holdes. Distrikt 1-5 kører altid over broen og afholder broafgiften. D1 fortalte, at man tidligere har holdt 1 møde om året på Sjælland. Konklusionen bliver, at der holdes 1 møde om året på Sjælland og 2 møder om året på Fyn. Mødet i juni bliver på Sjælland. Administrationen / HSM finder et egnet sted og dem som er forhindrede, kan komme med på Skype. 2. del Opfølgning work-shop temaer årsmøde 2018: PAUSE Fokus på klubstørrelser hvad er rentabelt/realistisk for klubbernes overlevelse og berettigelse? Dette drøftes ud fra punkterne fra sidste års møde, og punkterne fra Lis gennemgås. Der var mange meninger om, hvor stor en rideklub skulle være, for at det giver mening. I nogle distrikter er der klubber, som har 1 og 2 og 7 medlemmer, og det kan ikke helt være en funktionel klub. I andre distrikter, er der klubber, som har medlemmer, og hvor det fungerer uden problemer. Når man melder sig ind, hvor man minimum skal være 50 medlemmer, og næste år bliver de langt færre. I D10 skal klubberne minimum betale for 50 medlemmer. Dette var der flere distrikter, som synes var en god idé. Der var ikke nogen konklusion på dette. Derefter drøftelse af, hvordan distrikterne håndterer tildeling af stævner. D12 fortalte, at de holder deres distriktsmesterskaber på én weekend, og det er distriktet, som står for det hele. Det koster dem ca år, og de har lejet Vilhelmsborg. Der er lavet en drejebog, som bliver sendt rundt til formandsgruppen. D1-5 har en drejebog, som ligger inde på hjemmesiden D3 kunne godt tænke sig, at man havde fælles retningslinjer for, hvornår man godkender stævnepladser, altså parkering, stævnebunde o.m.a. På 5

6 den måde har man argumenter overfor en ridecenterejer, som ikke helt vil acceptere et nej for afholdelse af stævner. Det er op til distrikterne selv at lave retningslinjer/stævnerapporter. D10 har en regel for 8 stævner om året og ved betaling for min. 50 medlemmer. D5 har en regel om 2 D og 2 C D6 har en regel om 2 D og 2 C D8 har en regel om 2 D og ingen top for C Flere jyske distrikter synes, at stævnekoordineringen i Jylland fungerer bedre og bedre, men samtidig synes man også, at man skulle tænke på, om der ikke kunne være færre stævner. Det er helt oppefra og til de små stævner. Der blev også talt om, hvor lange stævnedagene skal være. Til warm up var der i en ponyklasse 92 ponyer. 2. Formålet med distrikterne kter/.aspx 3. Forretningsorden for distriktsudvalget n/distrikter/drf%20distriktsudvalgs%20forretningsorden%20endelig%2 0december% ashx 6