Green Light House, Tagensvej 16A, 2200 København N Mødelokalet på 2. sal

Transkript

1 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T REFERAT 9. NOVEMBER 2010 Forum Akademisk Råd Mødedato: Torsdag d. 14. oktober 2010, kl FAKULTETSSEKRETARIATET Sted: Green Light House, Tagensvej 16A, 2200 København N Mødelokalet på 2. sal TAGENSVEJ KØBENHAVN N Til stede: Christian Wichmann Matthiessen (til kl. 16), Jens Borum, Jens Hjorth, Mads Nielsen, Marianne Mortensen, Michael A. Sørensen, Nils O. Andersen (formand), Peter Søgaard Jørgensen, Poul Erik Krogshave og Steen Hammerum. Afbud: Marit Warrer, Nicolai Skovbjerg Arildsen og Sissal V. Erenbjerg. Øvrige deltagere: Prodekan John Mundy. Fra Fakultetssekretariatet: Marianne Rønnebæk (pkt. 1-4) og Stein Larsen (ref.). Dagsorden TLF DIR stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. ad 1 Godkendelse af dagsordenen Følgende dagsorden blev godkendt: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Fakultetets budget Brugen af incitamenter 4. Akademisk Råds rolle i forbindelse med sammensætning af bedømmelsesudvalg 5. Status på KU-fusionen på udvalgte områder 6. Orienteringer 7. Eventuelt ad 2 Fakultetets budget 2011 Dekanen redegjorde indledningsvis for, at der ikke forelå nye budgettal sammenlignet med den information, som blev givet på budgetseminaret d. 30. sept. Dekanen inviterede Akademisk Råd til at udtale sig om disponerin-

2 gen af de 5 mio. kr., som fakultetsledelsen forventer at kunne forøge fakultetets strategiske pulje med. Forudsætningen for denne forøgelse er, at KU samlet tilføres flere midler fra globaliseringspuljen, end det regeringen pt. har lagt op til. Dekanen henviste til rektors kommentar til regeringens oplæg. Rådsmedlemmerne spurgte til KU s beslutning om at ændre fordelingen af STÅ-indtægter, således at fakulteternes andel af STÅ-indtægterne forøges fra 70 % til 80 %, og at Fællesadministrationens (FA) andel tilsvarende reduceres fra 30 % til 20 %. Som kompensation for FA s indtægtstab vil midler til fællesområdet afløftes fra KU s basistilskud. Omlægningen bliver udgiftsneutral for fakulteterne i Dekanen og fakultetsdirektøren oplyste, at fakultetets budget for 2011 vil bygge på den budgetmodel, som blev aftalt i I løbet af 2011 vil erfaringerne med budgetmodellen blive drøftet, herunder om fordelingen af STÅ-indtægter internt på fakultetet skal følge KU-modellen. Jens Hjorth anbefalede dekanen at følge KU-modellen, således at der bliver en klar incitamentsstruktur gennem hele organisationen. Michael A. Sørensen spurgte til situationen ved Statens Naturhistoriske Museum (SNM) og oplysninger om afskedigelser ved SNM. Dekanen bekræftede, at SNM tilpasser organisationen i henhold til de langsigtede planer for etablering af det nye museum. Dette er behandlet i SNMs samarbejdsudvalg. Jens Borum kommenterede KU energiplanlægningen og spurgte, om KU var bekendt med de nyeste muligheder for projektering og bank-finansiering af energiprojekter. Fakultetsdirektøren oplyste, at KU via Universitets- og Bygningsstyrelsen selv har skabt en finansieringsmodel for energitiltag. Jens Borum påpegede, at finansieringen kan ske uden at belaste KU s drift og tilbød at skaffe kontakt med kyndige på området uden i første omgang at skabe omkostninger for fakultetet. Poul Erik Krogshave spurgte, hvordan besparelserne på 2 % på Fakultetssekretariatet gennemføres, og om besparelserne vil medføre afskedigelser. Fakultetsdirektøren oplyste, at besparelserne gennemføres på specifikke punkter bl.a. i studieadministrationen, bygningsdriften og SCIENCE IT, og at der ikke planlægges afskedigelser. AR og FSU vil blive forelagt budgetforslaget for Fakultetssekretariatet. På spørgsmål fra Jens Hjorth om, hvilke konsekvenser det ville have for institutterne ikke at realisere deres aftalte andel af ph.d.-optaget svarede fakultetsdirektøren, at institutterne i perioden har opfyldt det samlede mål. Udviklingen i optaget følges op og drøftes kvartalsvis med hvert institut, og det vil være muligt at overveje mindre justeringer af måltal og ressourcefordeling mellem institutterne. Jens Borum spurgte om baggrunden for, at institutterne får stærkt forskellige tilskud pr. ph.d.-stipendiat fra fakultetet. Dekanen og fakultetsdirektøren oplyste, at forskellene har historiske årsager, og at forskellene vil blive udjævnet, så tilskud pr. studerende efterhånden bliver ens for institutterne. John Mundy oplyste, at forskernes ideer til tværgående initiativer bør drøftes med berørte institutledere, som efterfølgende kan drøfte forslagene i NFLT mhp. en samlet vurdering og prioritering. Akademisk Råd vil den 4. nov. igen drøfte budget SIDE 2 AF 9

3 ad 3 Brugen af incitamenter Mads Nielsen havde udarbejdet et oplæg til drøftelse af brugen af incitamenter (Bilag 1). I oplægget understreges, at incitamenter er et vigtigt adfærdsregulerende virkemiddel, men at der er nogle farer ved brugen af incitamenter. Mads Nielsen foreslog derfor, at alle ledelsesniveauer ved indførelse af incitamentsstrukturer skal forelægge argumentation til ledelsesniveauet over samt til AR og SU om hvilke redskaber/magtbeføjelser, der følger med incitamenterne, og hvorledes den langsigtede kvalitet sikres. Akademisk Råd drøftede oplægget og kommenterede med henvisning til brug af økonomiske incitamenter i fakultets- og institutbudgetterne: at økonomiske incitamenter som tildeling af overhead og STÅ-indtægter til det optjenende institut er udmærket, men en yderligere decentralisering til afdelings-/sektions-/gruppe-/individniveau kan have negative konsekvenser for et instituts faglige udvikling og sammenhæng. at økonomiske incitamenter kan være velfungerende, når de bidrager til at forøge den samlede ressourcetilgang, men incitamenterne er ikke hensigtsmæssige, når de anvendes på områder, hvor der er et nulsumsspil på universitets-, fakultets- eller institutniveau. at formålet med brugen af incitamenter og incitamentsstrukturer skal beskrives præcist og i skriftlig form for alle berørte medarbejdere. at medarbejdernes trivsel og tilfredshed med incitamentsstrukturen bør vurderes nøje. Dekanen kommenterede, at mere end 90 % af institutternes indtægter er aktivitets- og kvalitetsafhængige i form af eksterne bevillinger og tilhørende overhead samt STÅ-indtægter. Dekanen udmelder en pose strategiske midler til institutlederne, som så skal træffe beslutning om, hvordan de samlede indtægter skal fordeles. Dette skaber et kraftigt incitament, men det forøger også institutternes risiko for budgetvariationer. Derfor er god budgetstyring og effektiv administrering af såvel indtægter som udgifter centralt i en incitamentsstyret økonomi. Til understøttelse heraf forbedres fakultetets produktion af nøgletal, således at aktiviteter og resultater kan følges nøje. Institutterne er nu ved at tilpasse sig denne budgetsituation, og ressourcebevidstheden er blevet højere f.eks. mht. kurserne. Nogle institutter arbejder med interne budgetmodeller, som i forskellige former også anvender incitamenter. Dekanen konkluderede, at den samlede fakultetsledelse vil følge nøje op på erfaringerne med brugen af incitamenter på forskellige niveauer. I forbindelse med evalueringen af fakultetets budgetmodel i 2011 vil det være aktuelt at drøfte erfaringerne mhp. evt. justeringer. Det vil derfor være naturligt, at AR igen drøfter dette tema i foråret SIDE 3 AF 9 ad 4 Akademisk Råds rolle i forbindelse med sammensætning af bedømmelsesudvalg Under dette punkt forelå to oplæg til drøftelse og evt. beslutning: 1. Fra fakultetsledelsen om ændring af tidsfristerne for ARs indsigelser til sammensætningen af bedømmelsesudvalg af VIP: Når de foreslåede medlemmer er fundet habile og villige til at deltage foretages en høring af AR fremover dog ikke 8 kalenderdage, men 3 arbejdsdage. Først herefter godkendes udvalget.

4 2. Fra Jens Hjorth vedr. ansættelsesprocedurer og -principper, jf. bilag 2. ad 1) John Mundy redegjorde for forslaget, som har til hensigt at forkorte ansættelsesprocessen, i det den nuværende tidsfrist er sat af hensyn til fysisk postgang (evt. fax) og ikke e-post. Akademisk Råd besluttede: Når de foreslåede medlemmer er fundet habile og villige til at deltage foretages en høring af AR fremover dog ikke 8 kalenderdage, men 4 arbejdsdage. Først herefter godkendes udvalget. Ad 2) Jens Hjorths præsenterede sit oplæg og lagde vægt på, at formålet er at styrke den langsigtede kvalitet og konkurrencedygtighed af fakultetets faglige miljøer. Med det for øje synes der at være for få ansøgere til faste VIP-stillinger (ca. 3 kvalificerede pr. opslag) og en for stor andel af internt rekrutterede (ca. 80 %). Forslagets tre kategorier er en synliggørelse af ansættelsespraksis og strategiske valg. Ansættelse af faste VIP er et centralt anliggende for fakultetet mhp. at modvirke at institutterne vælger løsninger ud fra snævre interesser. John Mundy havde bedt Fakultetssekretariatet personaleafdeling om en kommentar til Jens Hjorths forslag. Kommentarerne blev omdelt. I den efterfølgende drøftelse blev der kommenteret: Vedr. kaldelser: Antallet af kaldelser er reduceret kraftigt de senere år. Nogle opslag er til gengæld blevet så smalle, at det ville være mere ærligt at anvende en kaldelse. Brug af interne kaldelser har dårligt ry udenfor universitetet. Det er en vigtig opgave for dekanatet at sikre, at åbne opslag og kaldelser anvendes korrekt og hensigtsmæssigt, således at man ikke iværksætter formålsløst mange vurderinger, men at man heller ikke vurderer for få. Vedr. tenure track: Det vil være ønskeligt at få en model for tenure track efter amerikansk mønster, således at lektorer efter 6-7 år kan bedømmes for et professorat. AR tilsluttede sig principperne i forslaget. Mht. tenure track fandt rådet det vigtigt at indføre et tenure track system fra adjunkt til lektor, mens der ikke var fuld konsensus vedr. overgangen fra lektor til professor. AR anbefaler dekanatet at formulere et oplæg til, hvordan forslaget kan implementeres. Dekanen vil drøfte rådets anbefaling i fakultetets ledelsesteam (NFLT) og derefter give rådet en tilbagemelding. Dekanen mente, at der ikke kan fastsættes eksakte mål for antallet af ansøgere mm., men at der bør udarbejdes en årlig oversigt over udviklingen på ansættelsesområdet, således at fakultetsledelsen, AR og Fakultetssamarbejdsudvalget om et års tid kan vurdere, om de gode hensigter er fulgt op med en forbedret praksis. SIDE 4 AF 9 ad 5 Status på KU-fusionen på udvalgte områder Dekanen orienterede om rapporten fra de fem arbejdsgrupper, der over foråret og sommeren har udarbejdet en delrapport inden for hvert af områderne Kemi, Plantevidenskab, Mikrobiologi, Uddannelse og Infrastruktur. Rapporten er et arbejdspapir, som er sendt til rektor, Akademisk Råd og FSU. Dekanerne vil i november vurdere mulige konklusioner på baggrund af rapporten. Der lægges op til et møde med rektor, dekaner og de personer,

5 som har været med i processen for at kvittere for indsatsen og orientere om opfølgning. Michael A. Sørensen bemærkede, at de tre faglige arbejdsgrupper foreslår en række nye organisatoriske enheder dels virtuelle med behov for ledelse og administration. Dette kunne ligne nye institutter, hvilket kunne skabe en uklar og uheldig konkurrencesituation til de etablerede institutter. Jens Borum mente, at der kan være mange spændende perspektiver i at rykke medarbejdere over i nye samarbejdsrelationer, men at man derved også risikerer at skade etablerede aktiviteter. Både Michael A. Sørensen og Jens Borum mindede om, at institutterne er ansvarlige for kursernes faglige indhold og de økonomiske vurderinger af kursusudbuddet, og at det derfor var uheldigt, at arbejdsgrupperne havde gået meget detaljeret til værks vedr. kurserne. Peter Søgaard Jørgensen opfordrede dekanen til at kommunikere bredere ud om, hvordan eventuelle formelle beslutninger vedr. fusionsopfølgning vil blive taget. Dekanen noterede sig synspunkterne fra Akademisk Råd SIDE 5 AF 9 ad 6 Orienteringer Dekanen orienterede om forskergruppelederseminaret d. 7. okt., hvor der blev fokuseret på forskergruppeledernes rolle som bindeled mellem medarbejdere og institutledelse. Dekanen vil følge op på seminaret med en tættere dialog med forskergruppelederne og institutledelserne. ad 7 Eventuelt Dekanen mindede om, at næste rådsmøde er d. 4. nov., kl og med efterfølgende fællesmøde med FSU kl Jens Borum spurgte om status for retningslinjer for afholdelse af eksamen med computer. Peter Søgaard Jørgensen oplyste, at sagen havde været drøftet i Kandidatstudienævnet, og at prodekanen for uddannelse er opfordret til at lave kriterier for, hvordan dette kunne gøres på fakultetet. Michael A. Sørensen spurgte, om der kan forventes en fælles standard for undervisningslokaler på fakultetet og evt. KU. Dette er vigtigt, fordi undervisere i stigende grad kan blive henvist til undervise i fremmede lokaler. Dekanen oplyste, at der i efteråret foretages en registrering af undervisningslokalerne, således at man efterfølgende har et grundlag for at kunne etablere en fælles standard. På spørgsmål fra Mads Nielsen oplyste dekanen, at der arbejdes på at frigøre flere lokaler til brug for escence Centerets voksende stab.

6 Bilag 1: Mads Nielsens oplæg om brugen af incitamentsstrukturer på fakultetet. Incitamentstrukturer benyttes i stadig større omfang på SCIENCE. Dette er et godt og nødvendigt redskab til at fokusere medarbejderes indsats. Der er dog (mindst) to farer ved brugen af incitamenter. 1) Hvis de organisatoriske enheder hvortil incitamenter tildeles ikke råder over redskaberne til at øge fakultetets samlede produktion, kan incitamenter lede til negativ intern konkurrence i et nulsumsspil. 2) Hvis incitamenterne vægter nogle aspekter frem for andre, vil der blive fokuseret ensidigt på disse. Specielt vil incitamenter typisk bygge på høj kortsigtet kvantitet over høj langsigtet kvalitet. Derved risikerer Science at udvande den langsigtede kvalitet for kortsigtede kvantitative gevinster. SIDE 6 AF 9 SCIENCE er underlagt KUs (og regeringens) finansieringsmodel, der netop har disse svagheder indbygget. Det er derfor væsentligt at Science forstår at bruge incitamenter på rette niveauer i organisation således at incitamenterne ligger på det niveau hvor også redskaberne til at øge SCIENCE produktion/kvalitet ligger samtidigt med at der indføres mekanismer til at sørge for den langsigtede kvalitet. Der er en hårfin linie mellem konstruktive incitamenter og ledelsesmæssigt ansvarforflygtelse ved automatisk at sende ressourcer videre nedad i systemet uden at sende de nødvendige magtbeføjelser med til at øge produktionen/kvaliteten. Jeg foreslår, at alle ledelsesniveauer ved indførelse af incitamentstrukturer skal forelægge argumentation til ledelsesniveauet over, AR og SU om hvilke redskaber/magtbeføjelser, der følger med incitamenterne og hvorledes den langsigtede kvalitet sikres.

7 Bilag 2: Jens Hjorths oplæg vedr. VIP-ansættelser Opsummering Det foreslås, at fremtidige ansættelser ved fakultetet foregår enten ved brede opslag (for at finde de akademisk bedste), kaldelser (forfremmelser incl. tenure track, headhunting, eller snævre opslag (for at besætte stillinger inden for stærke niche områder). Baggrunden for forslaget og en mulig implementering diskuteres. Baggrund Akademisk Råds anbefaling om kaldelse og fakultetets vedtagelse herom har begrænset brugen af kaldelser. Dette var nødvendigt da kaldelser havde taget overhånd. Imidlertid begrænser restriktionen brug af kaldelser selv når der er gode grunde til det, og i stedet ansætter fakultetet efter snævre opslag, som ofte er rettet mod bestemte personer. Dette er uærligt og uhensigtsmæssigt. John Mundy's dokumenter (tidligere udleveret til AR) viser, at medianen for antal kvalificerede ansøgere til fakultetets stillinger er 3. Der er ca. 20 % eksternt ansatte. Disse tal er for små, hvis man ønsker internationale topforskere. Behov Der er behov for at ansætte de mest talentfulde forskere for at bringe fakultetet i top forskningsmæssigt. Verdens mest talentfulde forskere er ikke nødvendigvis uddannet fra KU eller er danskere. forskere med evner for at tiltrække ekstern finansiering forskere, der kan indgå i teams (dvs. som ikke nødvendigvis er ledertyper) ansættelse af flere kvindelige forskere procedurer for forfremmelse af virkeligt dygtige forskere, fx. fra lektor til professor et tenure track system (hermed menes den amerikanske model, ikke den norske model) at man kan ansætte folk med specielle talenter som ikke nødvendigvis følger en bestemt skabelon, fx. specielt gode undervisere, formidlere, instrumentalister,... For at adressere alle disse behov er det nødvendigt med tre ansættelsesprocedurer: 1. Helt åbne opslag Formålet er at prøve feltet af, åbne op, simpelthen gå efter kvalitet og intet andet. For at det skal være reelt, skal der være reel konkurrence, og tilpas åbne og fagligt bredde opslag. Tenure track ordning kan også implementeres som adjunkt-ansættelse under denne kategori. Implementering: krav om at der er et bredt ansøgerfelt, et bredt bedømmelsesudvalg, til objektivt åbne opslag SIDE 7 AF 9

8 2. Kaldelser Kaldelser har et dårligt ry fordi de kan bruges til nepotisme-agtige ansættelser, hvilket man for alt i verden skal undgå. Imidlertid kan kaldelser bruges til rigtigt gode formål: Forfremmelse, fx. fra adjunkt til lektor (dvs. en de facto tenure track ordning) eller fra lektor til professor Headhunting: Tiltrækning (eller fastholdelse) af de bedste topforskere Sikring af forskerstab til stærke teams (som ikke kan garanteres eller skrives i et opslag) Udpegning af fx. viceinstitutleder til mso Kaldelser bør ikke bruges til nepotisme, fx. nyansættelse af egne interne kandidater. Kaldelser skal naturligvis følge lovens bogstav, men fakultetet kan vælge at se hvad man gør andre steder og undlade at fortolke loven mere stringent end hvad der er absolut nødvendigt. 3. Snævre opslag Dette er for det tilfælde, at man ikke decideret vil have en bestemt person (som naturligt bør kaldes) men hvor feltet er relativt snævert så man ikke kan forvente et bredt ansøgerfelt. Det kan også være et felt som ikke er stærkt internationalt dvs. man ikke kan forvente at tiltrække et bredt ansøgerfelt, men hvor man af den ene eller anden grund stadig vil ansætte, fx. niche, nyt område, stærkt specialiseret område. Mulige regler/retningslinier (alle tal forslag, ikke kardinalpunkter!) Man kan sigte mod en middelprocentsats i hver kategori (fx. 33 % i hver, eller 50, 25, 25 %, men andre relative forhold er en mulighed). Man kan også eksplicit kræve en skriftlig begrundelse i de tilfælde, hvor man afviger fra helt åbne opslag. Måske skal begge mekanismer i spil for at undgå standard skriftlige begrundelser. Kategori 1 (åbne/brede) stillingsopslag: Sigte mod mindst 10 kvalificerede ansøgere (ellers er det ikke tilstrækkeligt bredt/åbent) Bedømmelsesudvalg består af max et nordisk medlem og mindst en kvinde Samme eller mindre stive krav til andre kategorier (2 og 3) Sigte mod (fx) mindst 50 % eksternt rekrutterede forskere (alle kategorier) Regler og retningslinier må ikke forsinke processen relativt til nu, og bør ideelt hjælpe til med at speede ansættelsesprocessen op. SIDE 8 AF 9 Fakultetets, institutternes og ARs roller Institutterne indstiller til fakultetet som normalt, under givne rammer jvf. ovenstående. Det meldes ind, hvilken kategori der ønskes. Fakultetet går i dialog og godkender som sædvanligt. Fakultetet sikrer, at alle retningslinier er overholdt og videresender kun forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg til AR når dette er sket. CV for medlemmer af bedømmelseskomite medsendes. AR gives en kort tidsfrist til at svare. Det kan overvejes om forslag til bedømmelsesudvalg kun skal forelægges AR såfremt de ovenfor opstillede regler for kategori 1 og 3 ønskes fraveget. Dekan/prodekan skal til gengæld indestå for bedømmelsesudvalgenes uafhængighed, sammensætning og faglige kvalifikationer

9 Det kan overvejes om AR skal godkende forslag om kaldelser (igen, med passende kort tidsfrist) og tilhørende bedømmelsesudvalg. Problemet er at følge med og kontrollere, således at ordningen ikke forfalder til nepotisme og letkøbte ordninger. SIDE 9 AF 9