Akademisk Råd på LIFE og NAT. Forum. Mødedato: Tirsdag 24. april 2012, kl

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet R E F E R A T 22. JUNI 2012 Forum Akademisk Råd på LIFE og NAT FAKULTETSSEKRETARIATET Mødedato: Tirsdag 24. april 2012, kl Sted: Frederiksberg Campus Konsistoriums mødesal AR/LIFE: Lene Jespersen, Allan Hägg Grønborg, Christian Lundtoft, Jan K. Schørring, Kjell Nilsson, Mikkel Vinther Jensen, Niels Elers Koch (formand og mødeleder), Ralf Jannick Lundby Nielsen, Stig Milan Thamsborg, Hanne Drøidal, prodekan Erik Bisgaard Madsen samt Johannes E. Buus. AR/NAT: Marianne Knudsen, Marit Warrer, Michael A. Sørensen, Poul Erik Krogshave, Steen Hammerum, Jens Borum, Mads Wilmann, Marianne Mortensen, Niels Fold samt prodekan John Mundy. Øvrige deltagere: Fra Fakultetssekretariatet: Claus Thomsen, Marianne Rønnebæk, Stein Larsen, Michala Brechling (ref.). Afbud AR/LIFE: Birger Lindberg Møller, Grete Bertelsen, Hans Houe, Jørgen Eilenberg, Maja Puk Nielsen, Merete Fredholm, Hans Christian Bruun Hansen, Christian Mølgaard, Niels Kærgård, Pernille Østerbye Erthmann, Annemarie T. Kristensen. Afbud AR/NAT: Nils O. Andersen, Mads Nielsen, Jens Hjorth, Thomas Repsdorph, Henrik Busch, Nastasia Okulova. BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C DIR MOB stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

2 Dagsorden SIDE 2 AF 7 ad 1. Godkendelse af dagsordenen Dekan Niels Elers Koch (NEK) bød velkommen til det tredje fællesmøde for Akademisk Råd (AR) på gl. LIFE og gl. NAT. Alle medlemmer af AR præsenterede sig. Følgende dagsorden blev godkendt: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat af AR-mødet d. 3. februar Status for fusion 4. Det fremtidige AR på SCIENCE 5. Brobygningsaktiviteter 6. Forskningsselvangivelse 7. Orienteringspunkter 8. Eventuelt ad 2. Godkendelse af referat af AR-mødet d. 3. februar 2012 Udkastet til referat af det fælles LIFE og NAT AR-møde d. 3. februar 2012 blev godkendt. ad 3. Status for fusion Niels Elers Koch (NEK) gav status for besættelsen af dekanstillingen. Afklaring herpå forventes i løbet af maj måned. Med hensyn til de fire institutlederopslag vil processen herfor igangsættes umiddelbart efter, at den nye dekan er udpeget. NEK orienterede om, at der forventes model på plads for tværgående centre på det nye SCIENCE i anden halvdel af I den forbindelse vil AR blive præsenteret for et oplæg. NEK orienterede om, at Marianne Rønnebæk (MRON), Nils O. Andersen (NOA) og NEK har været på besøg på alle institutter for at drøfte fusionsprocessen og andre vigtige sager med institutledelserne m.fl.. Det har været meget givtigt. Der forventes en anden runde i løbet af de kommende måneder, som også vil omfatte møder med alle medarbejderne på institutterne for at svare på spørgsmål og lytte til ønsker og forslag. NEK refererede fra det sidst afholdte møde i fakultetets samarbejdsudvalg (FSU), hvor det på forslag fra fakultetsledelsen blev besluttet også at udsende information om fusionen og andre vigtige begivenheder via en direkte mail til alle ansatte både på dansk og engelsk. Det vil ske i løbet af de kommende par uger, og blive gentaget inden sommerferien.

3 AR spurgte til den fremtidige budgetmodel på SCIENCE. MRON redegjorde for, at de to budgetmodeller for hhv. gl. NAT og gl. LIFE har tilnærmet sig hinanden, og det kun er marginaler, der adskiller dem, bl.a. på uddannelsesområdet. SCIENCE s fremtidige budgetmodel vil blive drøftet før og efter sommerferien, og AR vil naturligvis blive inddraget i disse drøftelser. NEK tilføjede, at der ikke længere er en større direktionspulje, som man har været vant til på gl. LIFE, da disse midler nu er decentraliseret til institutterne for at sikre dem større muligheder for at disponere strategisk. NEK orienterede om matchfonden, som der arbejdes med på KU. Den er ude til høring og har været drøftet i fakultetets ledelsesteam (SLT). Der har i SLT været ytret bekymring for, at initiativet vil dræne institutternes mulighed for selv at igangsætte strategiske initiativer. AR drøftede sagen og bakkede op om bekymringen. NEK orienterede om, at der udarbejdes udkast til SCIENCE høringssvar, som AR vil modtage. SIDE 3 AF 7 ad 4. Det fremtidige AR på SCIENCE NEK orienterede om det videre forløb med etableringen af det fremtidige AR på SCIENCE. Der gennemføres i efteråret 2012 valg til nyt AR, som tiltræder 1. februar Frem til 1. februar 2013 består SCIENCE s AR af det samlede antal medlemmer af AR på henholdsvis gl. LIFE og gl. NAT. Udgangspunktet for det fremtidige AR er 6 VIP, 3 TAP og 3 studerende. NEK omdelte oversigt over de repræsentationsområder, som er indstillet til rektor, og som blev drøftet på det forudgående møde i AR. Der er ikke hjemmel til fuldt medlemskab af AR for TAP. Derfor opretholdes de eksisterende bestemmelser om AR i KU s nye vedtægt. Det vil sige, at TAP også fremadrettet er observatører, men at de naturligvis skal inddrages i drøftelser, hvor det er relevant. NEK orienterede om de fremtidige studienævn på SCIENCE. Det er besluttet at etablere syv fagligt tematiserede studienævn ved SCIENCE. De nye studienævn vælges i forbindelse med det ordinære studienævnsvalg i december 2012 og tiltræder ligeledes 1. februar Fastlæggelsen af repræsentationsområder og studienævnenes størrelse er et integreret element i uddannelsesfusionsprocessen. Det er indtil nu køreplanen, at repræsentationsområder ligger fast kort efter sommerferien. Sagen har været drøftet med NATRådet og De Studerendes Råd (DSR) på gl. LIFE, hvoriblandt der er ønske om at fremskynde processen. Der udmeldes snarest en procesplan for fastlæggelsen af repræsentationsområder og størrelse af studienævn. Det er dekanen, der beslutter de nye repræsentationsområder. Det blev besluttet, at Henrik Busch og Grete Bertelsen på næste AR-møde den 22/ giver status for uddannelsesområdet, herunder de fremtidige studienævn. ad 5. Brobygningsaktiviteter NEK introducerede punktet og de to udsendte bilag.

4 Der blev spurgt til, hvor midlerne kommer fra. Det blev desuden kommenteret, at disse initiativer forekommer unødvendige, da forskerne nok selv skal samarbejde med andre forskere på tværs af institutter og fakulteter i forskningsprojekter. Endvidere har der været mange af denne type brobygningsinitiativer før, som ikke har haft mærkbar effekt. SIDE 4 AF 7 MRON svarede, at SCIENCE får en trækningsret for at facilitere fusionen. Hvert år, i to år, må fakultetet trække 15 mio. kroner, som skal tilbagebetales. Det er fakultetets egen andel af egenkapitalen, som vi får trækningsret på. Det skaber synergi og fremmer fusionen, at få stillet ekstra likviditet til rådighed og påvirker ikke SCIENCE s øvrige budget. AR drøftede sagen og foreslog en begrænsning af områder, man kan søge midler til. F.eks. til større og mere fremadrettede aktiviteter end workshops m.v. NEK kommenterede, at trækningsretten på egenkapitalen har at gøre med større satsninger, f.eks. etablering af nye uddannelser, oprettelse af stillinger på tværs af institutter o.lign., mens muligheden for mindre initiativer kan tages op på tværs af institutter, hvis institutterne selv ønsker det. ad 6. Forskningsselvangivelse John Mundy introducerede punktet. SLT og forskningsudvalget (FRC) fra gl. NAT har ytret sig positivt over for forskerselvangivelsen og ønsket den fortsat. At det har været den enkelte forsker, som har indsamlet data og ikke ledelsen, har givet mulighed for, at forskerne har kunnet sammenholde data til andre relevante forskere i samme fagmiljø. John Mundy opfordrede AR til at drøfte, hvilke data der skal indsamles til en sådan selvangivelse. Jens Borum redegjorde for sin fremsendte indstilling. Der forefindes allerede gode systemer, der måler den enkelte VIP s produktion i forhold til forskellige indikatorer. Man bør undgå dobbeltindberetning. AR var enige i, at dobbeltindberetning skal undgås. Jan K. Schørring påpegede, at LIFE s erfaring er, at det er mere brugbart, når ledelsen indsamler data, end når den enkelte forsker gør det, idet data dermed bliver indsamlet ud fra homogene indikatorer, f.eks. eksterne midler, publikationer. Det er parametre, der hurtigt kan indsamles centralt fra ledelsens side. Yderligere bekymrer nogle af parametrene i det fremsendte skema. Der er for meget fokus på individuelle data, og der tages f.eks. ikke højde for, at vejledning ofte foregår i fællesskab mellem flere vejledere. John Mundy kommenterede, at listen med fordel kan tilrettes. KU s systemer kan i dag ikke tale sammen, så data, der er indberettet i et system, kan ikke nødvendigvis indhentes via et andet system.

5 Hans Christian Bruun Hansen havde fremsendt forslag til en registrering, som foregår på faggruppe/sektionsniveau. Sektionerne er de primære produktive forskningsenheder, og det vil fremme samarbejdet i enheden. Det er f.eks. let at registrere eksterne indtægter, publikationer og ph.d. produktion på sektionsniveau. Steen Hammerum kommenterede, at den nye bibliometriske database, der er udviklet, bør suppleres med det fremsendte skema. John Mundy kommenterede, at den billige løsning er at bruge Google Scholar; men den er ikke uden mangler bl.a. vedr. antallet af citationer. Man er ved at indkøbe databasen SCOPUS, der skulle give bedre data-grundlag. John Mundy anbefalede, at man indsamler de samme data på tværs af alle institutterne. NEK opsummerede drøftelsen: Registreringer bør foretages ud fra få veldefinerede, relevante indikatorer, der kan indsamles på ensartet vis fra centralt hold. Egenregistrering bør undgås, hvor det kan, og dobbeltregistrering bør helt undgås. Punktet tages op på et senere AR-møde, hvor John Mundy ud fra best practise præsenterer forslag til, hvad fakultetet vil gøre fremadrettet, herunder hvad der fra centralt hold kan samles ind. Derefter vil fakultetsdirektionen træffe en endelig beslutning. SIDE 5 AF 7 ad 7. Orienteringspunkter NEK gav status for ledelsesstrukturen på institutterne, der nu ligger fast, bortset fra, at der mangler beslutning om, hvad faggrupper/forskergrupper skal kaldes. Hans Christian Bruun Hansen havde fremsendt kommentar om vigtigheden af, at faggrupperne/forskergrupperne bliver stærke enheder. Tværfaglighed og ledelse skal være med fokus i disse enheder og organisatorisk op efter. Poul Erik Krogshave spurgte til anvendelsen af diverse forkortelser på fakultetet og anbefalede, at der laves en oversigt over alle nuværende forkortelser. Det blev besluttet, at der udarbejdes liste over alle centrale forkortelser anvendt på SCIENCE, og at det er god skik, at skrive en forkortelsen helt ud først gang den bruges i et dokument. Lene Jespersen kommenterede, at det ser ud til, at der lægges endnu et ledelseslag ind på institutterne. John Mundy svarede, at en række institutter er fusioneret, hvilket har gjort dem større. Viceinstitutledere er etableret for at hjælpe institutlederne. NEK supplerede, at drøftelsen herom i SLT også gik på, at det skal være muligt for prodekan for forskning og prodekan for uddannelse at vide, hvem der er koordinerende person på de enkelte institutter inden for forsknings- og uddannelsesområdet. Det bliver muligt

6 med fremlagte institutledelsesmodel, uden at det behøver at medføre et ekstra ledelseslag, idet en viceinstitutleder også kan være leder af en forsker-/faggruppe samtidigt. Jens Borum kommenterede, at forsker-/faggrupperne er der, man som VIP har sin reelle indflydelse opad. Lene Jespersen anbefalede, at kommunikationen både sker opadtil og nedadtil. Det nye AR på SCIENCE indskrænkes i forhold til størrelsen af LIFE AR, og der er stort behov for informationsflow nedadtil. NEK var enig i, at der ligger en stor og vigtig opgave her for ledelsen. Steen Hammerum spurgte til de kommende institutledelsesteams rolle og satte spørgsmålstegn ved deres størrelse. Steen Hammerum anbefalede, at man i stedet fokuserer på forsker-/faggrupper, som hænger sammen, og på at sikre dem et ledelsesteam, som vil være mere operativt. John Mundy kommenterede, at de fusionerende institutter skal igennem en proces, hvor der skal findes en passende størrelse for institutledelsesteamet, så det ikke bliver for stort. NEK orienterede om det fremsendte SCIENCE høringssvar vedr. målplan for KU Strategi 2016 og Udviklingskontrakt Der var bred opbakning til det fremsendte SCIENCE høringssvar og processen bag det. NEK orienterede om fusionsopgaver for SCIENCE IT og gav status for dem. Fusionen udgør en kæmpe opgave og har højeste prioritet inden for ITområdet. Gl. LIFE skal skifte mailprogram. Gl. NAT er ved at rationalisere og forny servere. Det kommer desværre til at medføre ekstra opgaver og gener for hver enkelt IT-bruger, til trods for at SCIENCE-IT har gjort og vil gøre mest muligt for at minimere disse ekstra opgaver og gener. Efter sommerferien er det forventningen, at der er en mærkbar forbedring for brugerne på IT-området. Der var kritik af informationerne vedr. IT. MRON kommenterede, at hvert institut skal udpege personer, som får til opgave at kommunikere IT nyheder og ønsker videre til og fra instituttets medarbejdere. Poul Erik Krogshave kritiserede valget af Outlook som fælles mailsystem, da han ikke fandt, at det var en forbedring i forhold til den nuværende Groupwis . NEK kommenterede, at det er besluttet af KU centralt, og at det vil medføre fordele, vi ikke har i dag. Det lykkedes på gl. LIFE at centralisere og standardisere IT systemer med en række positive konsekvenser til følge. Der arbejdes målrettet på, at det samme bliver tilfældet for SCIENCE, og det er besluttet i SLT at følge og understøtte processen tæt. NEK mindede om, at næste fælles AR-møde er den 22/ kl i Konsistoriums Mødesal på Frederiksberg Campus, Bülowsvej 17. Efterårsmøder planlægges udmeldt på næste møde. SIDE 6 AF 7

7 ad 8. Eventuelt Michael A. Sørensen foreslog, at korrekt bilagsnummer til de enkelte bilag fremgår af mødematerialet, hvilket blev taget til efterretning. Steen Hammerum kommenterede på nyhedsbreve. Det ugentlige nyhedsbrev, E-SCIENCE, indeholder mange irrelevante informationer. Vigtige informationer til AR bør sendes på anden vis. NEK svarede, at gode idéer til forbedring af E-SCIENCE nyhedsbreve bedes sendt til kommunikationschef Joakim Groth, og gav tilsagn om at vigtige informationer af relevans først og fremmest for AR vil blive tilsendt AR direkte. MRON anbefalede, at man i AR drøfter, hvilke informationer AR finder relevante, hvorefter det kan afklares, hvad AR direkte skal informeres om, og hvilke informationer, der med rette kan placeres i nyhedsbreve. Det bliver en drøftelse for det nye SCIENCE AR. Claus Thomsen nævnte, at Hans Christian Bruun Hansen skriftligt havde spurgt til proces for indstilling af medlemmer til forskningsrådene. John Mundy svarede, at interesserede kan stille op til forskningsrådene. Der er deadline primo maj. Jan Schørring tilføjede, at der er sendt mail ud til VIP medlemmer af LIFE AR med opfordring om at indmelde og med beskrivelse af proceduren. SIDE 7 AF 7 Mødet sluttede kl. ca. 16:30.