Dagsorden for mødet i IT-styringsgruppen den 23. august 2004.

Transkript

1 Dagsorden for mødet i IT-styringsgruppen den 23. august Godkendelse af dagsorden. 2. Valg af ny Office-pakke og nyt e-postsystem i Miljøministeriet. Miljøministeriet står foran en nødvendig modernisering/udskiftning af det nu anvendte Office-pakke (Microsoft Office 97) samt af e-post-systemet, der i dag er baseret på Microsoft Exchange Server 5.5 med den tilhørende Outlook 98-klient. En fællesministeriel arbejdsgruppe, hvori DMU har deltaget, har analyseret en række forskellige muligheder, og gruppens arbejde er afrapporteret i det vedlagte notat af 4. august Det bemærkes, at notatets konklusioner ikke er udarbejdet af den nævnte arbejdsgruppe, men er foretaget af ledelsen i Center for Koncernforvaltning (CFK). Det indstilles i notatet, at Office-pakken under forudsætning af en række afklaringer i løbet af de næste par måneder skal udskiftes til OpenOffice med sigte på brug af enten Microsofts dokumentformat eller et åbent dokumentformat baseret på XML. Det indstilles endvidere i notatet, at postsystemet opgraderes til Microsoft Exchange Server 2003 og den nyeste Outlook-klient. Opmærksomheden henledes på, at forskningsinstitutionerne ikke som ministeriets administrative del kan realisere en økonomisk gevinst ved en overgang til OpenOffice, idet afhængighederne en lang række Windows-baserede systemer gør det nødvendigt at fastholde Microsoft Campus-aftalen for at sikre de nødvendige licenser billigst muligt. IT-sektionen vil gå ind i en konkret aftestning af OpenOffice, og det anbefales også at nogle få forskere med "tunge" anvendelser af Office-pakken inddrages i aftestningen, der skal være afsluttet medio oktober Den endelige beslutning i ministeriet skal være truffet inden 1. november For så vidt angår postsystemet, så har DMU i ministeriets IT-udvalg meldt ud, at man forventer at opretholde et særskilt og lokalt placeret posthus i DMU - og således ikke her ønsker at aflevere drift, brugeradministration, styring m.v. til CFK. Det anbefales, at styringsgruppen drøfter indstillingen i det vedlagte notat samt implikationerne heraf for DMU. Problemstillingen er i øvrigt på dagsordenen for koncernledelsens møde den 26. august Orientering om forberedelser til edag2 pr. 1. februar Med edag2, der af Regeringen er udmeldt til at være 1. februar 2005, udvides rammerne for digital kommunikation i det offentlige. Fra denne dato har alle offentlige myndigheder ret til at sende breve og dokumenter med følsomme og fortrolige oplysninger digitalt til alle andre offentlige myndigheder. Efter 1. februar 2005 er det således kun i undtagelsestilfælde, at offentlige myndigheder kommunikerer med hinanden via papirpost. Samtidig er det besluttet, at edag2- initiativet udvides således at borgere og virksomheder fra den nævnte dato også har ret til at sende sikker elektronisk post til det offentlige. En forudsætning for at kunne indfri kravene om sikker e-post-udveksling i forbindelse med edag2 er, at myndighederne begynder at anvende den såkaldte digitale signatur baseret på OCEScertifikater, idet disse certifikater kan bruges til at signere (således at der skabes sikkerhed for identitet og autenticitet) og kryptere (således at der skabes fortrolighed). CFK har for så vidt angår ministeriets administrative enheder igangsat et projekt med henblik på implementering af edag2 og digital signatur, hvor den samlede udgift forventes at udgøre op til 1,0 mill. kr og beslaglægge i alt 2,4 årsværk. Det ønskes, at IT-styringsgruppen drøfter hvorledes edag2 og digital signatur implementeres i DMU (begrænset til institutionspostkassen og visse

2 funktionspostkasser samt et mindre antal privilegerede brugere, finanseringsmodel via institutionens portobesparelser, udarbejdelse af procedurebeskrivelser, information til brugerne m.v.). Det bemærkes, at edag2 er et koncernmål. 4. Implementering af Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem (ESDH) CFK har i løbet af de seneste måneder opbygget en meget stor projektorganisation med henblik på at sikre en implementering af en række helt nye koncepter i forbindelse med en ibrugtagning af et ESDH-system leveret af et leverandørkonsortium bestående af CSC, ScanJour og Rambøll. Det er CFK s forventning, at de samlede implementeringomkostninger for alene ministeriets administrative enheder vil beløbe sig til ca. 10 mill. kr og beslaglægge ca. 20 årsværk. Det forventes, at den første institution i ministeriet skal kunne ibrugtage det nye ESDH-system medio 2005, og at de øvrige institutioner følger efter ultimo 2005 og Det er endnu ikke afklaret hvorledes og under hvilke forudsætninger ministeriets to forskningsinstitutioner skal indgå i ESDH-systemet, men det er en mulighed at systemet placeres på en fælles stor databaseserverinstallation i CFK (med særskilt database for DMU og med lokalt placeret brugeradministration her i DMU). Udgiften for DMU er bl.a. afhængig af antallet af brugere på systemet og om DMU og GEUS som led i kontraktforhandlingerne kan opnå særligt favorable vilkår. En implementering af ESDH i DMU vil uden helt særlige aftalevilkår næppe kunne gennemføres for under 2 mill. kr. Der ønskes i styringsgruppen en drøftelse af perspektiverne i et ESDH-system for så vidt angår mulighederne for videndeling, organisationsudvikling og effektivisering, ligesom de økonomiske og organisatoriske aspekter anbefales behandlet. Det bemærkes, at ESDH er et koncernmål. 5. IT-sektionens indstillingerne vedr. investeringer på IT-området medio IT-sektionen har tidligere rundsendt den i kopi vedlagte indstilling af 9. juli 2004 til IT-styringsgruppen vedr. behovet for IT-investeringer medio I indstillingen anbefales det, at der foretages en udskiftning af en række af de eksisterende datalagringssystemer og servere, idet de samlede omkostninger til de anbefalede investeringer udgør i alt kr. Der er ligeledes fra IT-sektionen fremsendt den vedlagte indstilling af 9. juli 2004 vedrørende opgradering af DMU s videokonferencesystem, idet der i denne indstilling er beskrevet i alt 3 løsningsmodeller. Det er her IT-sektionens anbefaling, at DMU vælger løsningsmodellen til kr med 3 nye multipunktsenheder. Endelig har IT-sektionen fremsendt en indstilling af 1. juli 2004 om opgradering af DMU s telefonisyste til ny software-version med deraf følgende funktionalitetsforbedringer og besparelser i serviceudgifterne på telefoniområdet. Sidstnævnte indstilling er allerede godkendt af DMU s ledelse, og versionsopgraderingen finder sted den september Der ønskes i IT-styringsgruppen en drøftelse af de to andre indstillinger vedrørende henholdsvis de anbefalede IT-investeringer medio 2004 og opgraderingen af videokonferencesystemet. 6. Orientering om status på projektet vedrørende omlægning af ministeriets Firewall-koncept m.v. Miljøministeriets fælles Internet-forbindelse blev omlagt ultimo maj 2004, og i denne forbindelse blev kapaciteten på denne forbindelse øget fra 12 Mbit/sek til 100 Mbit/sek. Samtidig blev det eksisterende Firewall-koncept omlagt til såkaldte "virtuelle Firewalls" (dvs. flere logiske Firewalls på den samme hardware), hvorved institutioner som DMU fik sin egen Firewall, og hvor der altså fremover også kommer

3 Firewall-beskyttelse mellem ministeriets institutioner. Der er stadig enkelte udeståender på den tekniske side, men det er forventningen at de sidste fejl kan blive rettet snarest. DMU s IT-sektion bistår som bekendt ministeriet i dette projekt (mod betaling fra MEIS for de leverede mandydelser), og det påregnes at DMU også efterfølgende kan sælge mandydelser til støtte for den daglige drift og overvågning af det nye Firewall-koncept. 7. Opgradering af båndbredden på netværksforbindelserne til DMU s tjenestesteder Ministeriets IT-udvalg har på sit møde den 13. august 2004 godkendt, at det fællesministerielle MEIS-budget afholder udgiften til en opgradering af båndbreddekapaciteten fra 4 til 30 Mbit/sek i Roskilde og fra 2 til 8 Mbit/sek i Silkeborg (begge baseret på etablering af nye fiberforbindelser til begge disse tjenestesteder). Der arbejdes aktuelt på også at få etableret en opgradering til Kalø, men dette tjenestesteds geografiske beliggenhed gør det vanskeligt at få attraktive tilbud fra teleleverandørerne. En mulig løsning kan være at få "bundlet" f.eks. 3 ADSL-forbindelser, som vil give i alt 12 Mbit/sek download og 2,3 Mbit/sek upload, hvilket vurderes at give et tilstrækkeligt kapacitetsløft i forhold til de nuværende 2 Mbit/sek. Udgiften til kapacitetsløftet til Kalø forventes at kunne blive dækket af det fællesministerielle MEIS-budget. Der er i øvrigt indhentet et meget favorabelt tilbud på en opgradering af den omtalte fiberforbindelse til Silkeborg fra de nævnte 8 Mbit/sek til 30 Mbit/sek, idet merudgiften hertil for DMU vil udgøre ca i etableringsomkostninger og ca kr ekstra i årlige driftsomkostninger. En øget båndbredde til DMU s 3 tjenestesteder åbner i øvrigt mulighed for at reservere en mindre del af båndbredden til telefoni og videokonferencer med deraf følgende reduktioner i bl.a. ISDN-afgifter m.v. Det anbefales, at styringsgruppen drøfter de beskrevne løsningsmuligheder, specielt kapaciteten til hhv. Silkeborg og Kalø, og at merudgifterne i givet fald søges afholdt over DMU s fællesudgifter. 8. Meddelelser fra IT-sektionen: Tilretninger til DMU s fælles rapportskabeloner til den eksisterende Office97- pakkepå styringsgruppens møde i juni måned 2004 blev det aftalt, at der skulle findes en løsning til afhjælpning af de største gener som følge af den manglende opdatering af DMU s fælles rapportskabeloner til Microsoft Word 97, og at løsningen i øvrigt også skal i lyset af at den nu anvendte Officepakke forventes udskiftet i løbet af få måneder. IT-sektionen har med Jesper Madsen aftalt, at Peter Mikkelsen, der har udviklet rapportskabelonerne, kan levere en begrænset indsats til de mest nødvendige tilretninger, og der er derfor aftalt en afklarings- og prioriteringsmøde med afdelingernes superbrugere den 25. august med henblik på igangsætning af denne opgave. Prisstigninger varslet på Microsoft Campus-aftalen Microsoft har midt i en 3-årig kontraktperiode og i modstrid med alle indgåede aftaler varslet høje prisstigninger på en række af de licenser, som er indeholdt i den via SEDIRK etablerede Campus-aftale for sektorforskningsinstitutionerne. DMU har ligesom de øvrige store forskningsinstitutioner vitale interesser på spil her, og IT-sektionen vil derfor tage del i det kommende forhandlingsforløb omkring Campus-aftalen.

4 Kompetenceudviklingsdag for DMU s systemudviklere den 31. august 2004 IT-sektionen afvikler efter ønske fra bl.a. kredsen af systemudviklere og nogle forskningschefer en særlig kompetenceudviklingsdag, hvor temaet bl.a. er den aktuelle udvikling inden for operativsystemer, udviklingsplatforme og programmeringssprog. Der forventes minimum 20 deltagere fra DMU s afdelingerne til kompetenceudviklingsdagen. Udgiften til den ekstern undervisningsbistand udgør kr, der afholdes af IT-sektionen. Eventuelt yderligere kompetenceudvikling af afdelingernes systemudviklere kan ikke finansieres af IT-sektionen. Arbejdsseminar den september 2004 for IT-sektionens medarbejdere IT-sektionen afvikler ultimo september 204 et fælles 2-dages arbejdsseminar, hvor emnerne bl.a. er arbejdsprogrammet for 2005, OpenOffice/OpenSource samt stresshåndteringsmetoder. Seminaret afholdes på Vildtforvaltningsskolen (tæt ved Kalø). Etablering af ny fællesministeriel sikkerhedsorganisation Som led i de øgede aktiviteter omkring IT-sikkerhed etableres der nu i ministeriet en fælles sikkerhedsorganisation på IT-området. DMU s repræsentant i den fællesministerielle IT-sikkerhedsorganisation bliver ITsektionens Søren Damgaard. Udsættelse af det fællesministerielle risikovurderingsprojekt på ITsikkerhedsområdet Et samlet risikovurderingsprojekt i Miljøministeriet med ekstern bistand fra TDC s sikkerhedsafdeling var planlagt til at skulle starte ultimo august 2004 og bl.a. omfatte en række interviews med repræsentanter for institutionernes ledelse, dataejere og systemejere. Under hensyn til den igangværende netværksomlægning, ESDH-projektet implikationer og en manglende vejledning fra Videnskabsministeriet på dette område, så er det i ministeriets IT-udvalg besluttet at udskyde dette projekt til et senere tidspunkt. CFK s ledelse vil orientere Rigsrevisionen herom, idet alle ministeriets enheder i forbindelse med IT-revisionen har modtaget den samme anbefaling om hurtig gennemførelse af en samlet risikovurdering. Processen omkring IT-sektionens arbejdsprogram for 2005 IT-sektionen udarbejder i lighed med de tidligere år et skriftligt oplæg omkring de aktiviteter på IT-området, som tænkes gennemført i det kommende år. Dette oplæg forventes drøftet i de tre lokale IT-udvalg i løbet af september måned, og IT-styringsgruppen vil herefter medio oktober 2004 kunne behandle et revideret oplæg samt IT-udvalgenes kommentarer og anbefalinger. Der skal herefter udarbejdes et endeligt arbejdsprogramforslag, der skal drøftes med direktioen den 29. oktober Medarbejderbredbånd Der har de seneste uger været rundsendt forskellige informationer om Finansministerens og Ligningsrådets beslutninger omkring offentligt ansattes muligheder for at anvende de såkaldte medarbejderbredbåndsordninger, der indeholder et element af skattebegunstigelse. Der synes endnu ikke at være

5 nogen endelig afklaring, men IT-sektionen følger udviklingen på området og vil vende tilbage herom til IT-styringsgruppen. IT-strategi Videnskabsministeriet har netop udsendt den længe ventede vejledning vedrørende udarbejdelse af overordnede IT-strategier for en ministerområde, og det er derfor aftalt at der igangsættes en proces med henblik på at få udarbejdet en ny IT-strategi for Miljøministeriet, idet den eksisterende ITstrategi var gældende for perioden frem til udgangen af Det anbefales, at der parallelt med det fællesministerielle strategiarbejde i ministeriet udarbejdes en ny IT-strategi for DMU for den periode, der modsvarer institutionens resultatkontraktperiode. Det er IT-sektionens ønske, at ITstyringsgruppen inddrages tæt i det strategiarbejde, der skal forløbe i de kommende måneder, med henblik på at sikre den nødvendige tætte forankring af DMU s forretningsområder i IT-strategien. 9. Eventuelt. IT-styringsgruppens næste ordinære møde anbefales afholdt tirsdag den 19. oktober 2004 kl med henblik på styringsgruppens drøftelse af bl.a. ITudvalgene tilbagemeldinger på IT-sektionens forslag arbejdsprogram for 2005 og resultaterne fra aftestningen af OpenOffice-kontorpakken.

6 CFK-Informatik VBA 4. august 2004 Notat om fremtidigt officesystem og post- og kalendersystem. 1 Indledning Miljøministeriet har siden 1998 benyttet MS Office 97. Til elektronisk post og kalender har ministeriet benyttet MS Outlook 98 og Exchange 5.5. Kort- og Matrikelstyrelsen benytter MS Office 2000 og til post og kalender benyttes Lotus Notes 6.0 og Lotus Domino 6.1. I forbindelse med at CFK-Informatik overtog driften af KMS s basis og fællessystemer, blev det besluttet at konvergere mod de samme systemer i takt med udskiftning og opgradering. Mens KMS s Lotus Notes er en forholdsvis ny version er tiden løbet fra både Office 97, Outlook 98 og Exchange 5.5. MS Office 97 supporteres ikke længere. Outlook 98 og Exchange 5.5 udgår indenfor en kortere tidshorisont for support. At systemerne ikke supporteres længere, indbærer at fejl ikke bliver rettet og at der ikke kommer nye faciliteter, som eksempelvis kan være nødvendige for integration med andre nye systemer. Netop det bliver aktuelt i forbindelse med indførelse af nyt ESDH system, hvorfor det ikke står til diskussion om ministeriet skal udskifte disse forældede systemer. Tiden er derfor inde til at planlægge udskiftning og i den forbindelse beslutte hvilke systemer, der skal afløse de gamle. CFK-Informatik har i samarbejde med sektorforskningsinstitutionerne og Kort- og Matrikelstyrelsen gennemført en proces med undersøgelser og vurderinger af mulighederne. I dette notat redegøres for undersøgelserne og vurderingerne. Der er stillet skarpt på valg af system og endnu ikke på gennemførelse af implementeringsprojekt. 2 Processen I første omgang blev der etableret en office projektgruppe bestående af CFK-Informatik, GEUS og DMU. Denne projektgruppe har gennemført en undersøgelse af bindinger mellem officesystemet og andre systemer og den har igangsat en afklaringsproces med henblik på standardisering af brevskabeloner. Ementor A/S har udført en undersøgelse af de realistiske muligheder for valg af officesystem. Gennem undersøgelsen blev det klart, at beslutningen om officesystem bør ses i sammenhæng med beslutning om e-post og kalendersystem, fordi Open Office ikke har en tilhørende post-klient således som MS Office har det. Derfor er der med udgangspunkt i officeprojektgruppen nedsat en arbejdsgruppe med det formål at kvalificere en samlet beslutning om office, post og kalender. I denne arbejdsgruppe indgår tillige Kort- og Matrikelstyrelsen. 1

7 De to grupper har afholdt fælles møder i den seneste fase af projektet. Office projektgruppen består af: Palle Mørch Jensen, GEUS Benny W. Jørgensen, DMU Christine Sommer Dam, DMU Ulla Pennov, CFK-Informatik Jeanie Jensen, CFK-Informatik Villum Bacher, CFK-Informatik E-post gruppen består desuden af: Mads Willads Petersen, KMS Stig Hjarlvig, KMS Alex Mokthari, CFK-Informatik Preben Petersen, CFK-Informatik Nini Gufler, CFK-Informatik Sten Aabo Hansen, CFK-Informatik Afklaringsprocessen vedr. brevskabeloner udføres af en arbejdsgruppe, der består af: Ulla Pennov, CFK-Informatik Bettina Brandt, Sekretariatet for digital forvaltning Helle Licht, Sekretariatet for digital forvaltning Samtidig med Miljøministeriets undersøgelser pågår der en række pilotprojekter i Vidensskabsministeriets regi, hvor fordele og ulemper ved implementering af MS Office, StarOffice og OpenOffice afprøves og sammenholdes. Disse projekter er blevet fulgt løbende af CFK-Informatik. De er ikke afsluttet og der er derfor ikke måleresultater tilgængelige. På grundlag af oplysninger fra leverandørerne er der gennemført beregninger af licensudgifter ved valg af forskellige løsninger, og der er foretaget en vurdering af, hvilke ressoucer der i øvrigt må forventes at skulle trækkes på, når systemerne skal udskiftes. Nedenfor beskrives de gennemførte undersøgelser og vurderinger 3 Analyse af bindinger mellem Office og andre systemer Ved udskiftning af office er det nødvendig at vide hvilke bindinger, der er mellem det nuværende officesystem og andre systemer og mellem officesystemet og de forretningsprocesser, som office understøtter, således at der kan tages højde for dem, når et nyt system skal implementeres. CFK- Informatik og de øvrige IT-organisationer er vidende om nogle relationer, men ikke nødvendigvis alle. I projektet er der derfor gennemført en spørgeskemaundersøgelse i organisationerne om integration og særlige funktioner, herunder er der spurgt om funktionerne skal flyttes med til et nyt officesystem, om det skal være med det samme, eller om det er acceptabelt, at funktionen er ude af 2

8 drift i en kortere periode. Der er indkommet ca. 140 besvarelser. Resultatet viser, at der ikke er nogle alvorlige forhindringer for at skifte office ud, men at en række funktioner skal indgå i planlægningen. Da Ministeriet står overfor at skulle have nyt ESDH system, skal der specifikt tages stilling til integration mellem nyt office og mailsystem og det nuværende Scanjour, da de systemer må formodes at skulle sameksistere i en overgangsperiode. 4 Nye brevskabeloner Formålet med opgaven er at skabe fælles brevskabeloner og fælles brevmenuer. Erfaringsmæssigt tager det lang tid at opnå klarhed om standarder. Ansvaret for dette arbejde blev placeret i sekretariatet for Digital Forvaltning (dengang Departementet, nu CFK), fordi opgaven er af organisatorisk og forretningsmæssig art. Arbejdet er ikke færdiggjort, men sideløbende med dette arbejde har der været en proces, som har ført til en ministerbeslutning om, at alle ministeriets styrelser skal benyttet samme logo på brevpapir og lignende. Der forventes ikke at være afgørende forhindringer for at gennemføre standardiseringen. 5 Ementor undersøgelsen Formålet med denne undersøgelse var oprindeligt at forberede en udbudsforretning. CFK- Informatik har nemlig overvejet sammen med andre statslige institutioner at gå i udbud med officesystemet. CFK-Informatik har imidlertid opgivet tanken om udbud, dels fordi ingen andre har ønsket at gå med, dels fordi der nu foreligger en ny SKI aftale. Det vurderes ikke, at Miljøministeriet med en udbudsforretning kan opnå bedre vilkår end SKI-aftalen. Selvom ministeriet ikke går i udbud med anskaffelsen har undersøgelsen været nyttig med hensyn til tilrettelæggelse af den videre proces. Gennem undersøgelsen er det bekræftet, at Open Office eller Star Office er relevante alternativer til MS Office, tilmed gratis eller betydeligt billigere. Det er også gjort klart, at det ved valg af Open Office eller Star Office er det nødvendigt at fokusere på hvilket post og kalender system, der i så fald skal benyttes, idet Open Office og Star Office ikke for nuværende har et integreret post- og kalendersystem, således som MS Office har det i form af Outlook. Der er et integreret post og kalender system på vej, men det er ikke færdigudviklet. 6 Vurdering af officesystemer Det generelle billede af officesystemer og deres anvendelse er, at Microsoft Office 97 er helt dominerende på markedet og dets dokumentformat har gennem en årrække været de facto standard. Microsoft har dermed en monopollignende stilling på dette marked. Dette billede vil formentlig forandre sig i de kommende år, fordi der er fremkommet disse nye og veludviklede officeprodukter. Mens der ikke er nogen tvivl om, at MS Office lever op til de fleste af de krav, der stilles i Miljøministeriet, er Open Office og Star Office så relativt nye og uprøvede i den offentlige 3

9 administration i Danmark, at der er en naturlig tvivl, om hvorvidt de er egnede. Det er er imidlertid officegruppens vurdering, at Open Office på nuværende tidspunkt, er et realistisk alternativ til MS Office. Miljøministeriet har haft besøg af Jens Ole Hald, Hanstholm kommune, hvor man gennem nogle år har benyttet Star Office og Open Office. Antallet af brugere i Hanstholm Kommune er ca Videnskabsministeriet har igangsat et antal pilotforsøg, hvor Open Office og Star Office indgår. Formålet var oprindeligt, at beregne hvilken platform det bedst kan betale sig at vælge. Forventningen til resultaterne af pilotprojekterne er dog modificeret noget, idet der nu forventes at udkomme en erfaringsbeskrivelse. CFK-Informatik har løbende holdt sig orienteret om disse pilotforsøg med henblik på at drage nytte af dem i forbindelse med vurdering af mulighederne. Pilotforsøgene er ikke afsluttede og derfor heller ikke rapporteret, men CFK-Informatik har deltaget i et statusmøde den 6. maj På daværende tidspunkt var Open Office implementeret i tre institutioner. Blandt disse var der en institution med ca brugere, hvor der blev rapporteret om positive erfaringer fra en driftsperiode på ca. 3 mdr. Arbejdsgruppen har afholdt møde med Finn Gruwier Larsen, Casalogic om hvilke problemer man må forudse opstå ved overgang fra MS Office 97 til Open Office 1.1. Finn Gruwier Larsen har med virket ved implementering af Open Office i Forbrugernes Hus, som er et af pilotprojekterne. I det følgende opregnes de forhold, som vurderes at have betydning for valget i Miljøministeriet. 6.1 MS Office Som nævnt er MS Office det helt dominerende officesystem. Der findes en stor erfaringsbase for både anvendelse og administration af produktet. MS Office 97 dokumentformat er de facto standard. Generelt set, vurderes der ikke at være væsentlige problemstillinger i forbindelse med opgradering til en nyere version. I Miljøministeriets tilfælde vil der dog skulle ske en nyudvikling af makroer og skabeloner, dels fordi versionsspringet fra 97- til 2003-udgaven er stort, dels fordi de nuværende standard brevskabeloner er udført i en endnu tidligere version. ESDH leverandørerne under FESD har udviklet integration mellem de respektive ESDH systemer og MS Office. En væsentlig problemstilling ved MS Office er, at dokumentformatet. doc er et lukket format. I den kommende udgave af referenceprofil for standarder anføres at doc formatet ikke kan benyttes til offentlig publicering, f.eks. kommunikation med borgere. I doc-formatet ophobes der data, som er skjult for brugerne, men som kan være kritiske, når de bliver tilgængelige for uvedkommende. Man kan ikke få at vide, hvordan doc formatet er opbygget, man skal selv finde ud af det. Microsoft har offentliggjort XML-implementering af dokumentformat for nye versioner af MS Office. Det er p.t. usikkert, hvorvidt dette problem er løst. Det er heller ikke godtgjort, at der er tale om en fuldstændig og åben XLM implementering (dette bør verificeres der kan være nyt siden sidst) Som hovedregel er der bagudkompabilitet. Det vil sige, at nye udgaver af MS Office kan åbne dokumenter, som er fremstillet i tidligere udgaver. Der kan ikke forventes at være fremadrettet 4

10 kompabilitet. Det vil sige, at ældre udgaver af MS Office ikke nødvendigvis kan åbne dokumenter, der er fremstillet med en nyere udgave af MS Office. MS Office kan åbne dokumenter som er fremstillet i Open Office, hvis disse er gemt i doc format, men ikke hvis de er gemt i Open Offices åbne XLM format. MS Office leveres i to udgaver under beregnelserne MS Office Standard og MS Office Pro. I Pro udgaven følger databasesystemet Access. Access bliver brugt til og er bedst egnet som personligt værktøj, men i tidens løb er det også blevet brugt til forretningskritiske applikationer. Der er eksempler på, at Access bliver brugt i Miljøministeriet som brugerapplikation mod SQL server. Integrationen mellem MS Office og Outlook er udbygget i forhold til den integration, der opnås mellem produkter fra forskellige leverandører. Der er identificeret to forhold af betydning, nemlig at der er fælles ordbog til stavekontrol og at Word brugerfladen kan bruges som editor i Outlook. 6.2 Open Office Open Office og Star Office nævnes ofte i flæng. Det er også grundlæggende det samme produkt, som leveres under forskellige vilkår. Open Office er helt igennem et open source produkt. Star Office er et kommercielt produkt fra firmaet Sun Microsystems, som udover at indeholde Open Office komponenter også indeholder enkelte proprietære komponenter, herunder databasesystemet Adabas. Nye versioner af programmet bliver frigivet tidligere som Open Office end som Star Office. De dansk sprogede udgaver er også længst fremme i Open Office. I det følgende omtales derfor Open Office som eksponent for produktet. Open Office anvendes kun få steder i den offentlige administration i Danmark, hvorfor der ikke p.t. findes en erfaringsbase tilsvarende MS Office. Open Office kan åbne MS Office dokumenter, men der er begrænsninger, som skyldes at docformatet er et lukket format (se ovenfor). At formatet er lukket indebærer, at det skal afkodes før det kan benyttes af Open Office. Denne afkodning er langt fremskreden, men er ikke kommet helt i bund. Open Office kan gemme i doc-formatet med de begrænsninger, der ligger i at hele formatet ikke er afkodet. Open Office har ikke et tilhørende databasesystem, således som MS Office og Star Office har det. Open Office har ODBC adgang til databaser. Det betyder, at regnearket i Open Office som udgangspunkt vil kunne erstatte Excell i de situationer, hvor Excell behandler data, der stammer fra databasene. Open Office dokumenter fylder betydeligt mindre end MS Office dokumenter. Open Office kan gemme dokumenter direkte i PDF format. Dette har stor praktisk betydning i relation til korrespondance, som skal kunne læses af alle, uanset hvilket officeprogram de i øvrigt vælger. ESDH leverandørerne har forpligtet sig til at levere integration til Open Office. Tidshorisonten er forskellig, men hvis Miljøministeriet vælger at benytte Open Office, vil integration kunne leveres samtidig med levering af ESDH. 5

11 Open Office 1.1. er oversat til dansk, men hjælpetekster er fortsat på engelsk. Arbejdet med oversættelse til dansk er langt fremme (40% er p.t. oversat). Det udføres i et åbent og meget struktureret regi. På forlaget Globe er der netop udsendt en dansksproget vejledning om Open Office tekstbehandling. Open Office har både bagudkompabilitet og fremadrettet kompabilitet. Sidstnævnte betyder, at en ældre version kan åbne dokumenter, som er fremstillet med en nyere version, dog med fravær af ny faciliteter, som er i den nye version. 6.3 Konklusion vedr. officesystemer Ementor-rapporten, Hanstholms Kommunes erfaringer og statusrapporteringen i pilotprojekterne har bekræftet, at Open Office er et realistisk alternativ til MS Office. Ved valg af Open Office vil Miljøministeriet være blandt de første i den offentlige forvaltning, der går denne vej. På grund af det generelle ukendskab til systemet, må det formodes, at der vil være en udbredt skepsis blandt brugerne. I relation til de krav, der stilles til kommunikation med omverdenen, er det vigtigt at kunne levere data (dokumenter) i formater, der kan læses af mange uden at stille krav om, at de skal have bestemte udgiftskrævende systemer installeret. Det krav opfyldes ved brug af Open Office fremfor MS Office, fordi Open Office kan levere PDF og fordi Open Office uden omkostninger kan installeres på flere platforme herunder almindelige PC er med Windows eller Linux. Hvad enten ministeriet vælger MS Office eller Open Office, skal der tages stilling til, hvad man stiller op med på database området. Ved valg af MS Office ligger det lige for at opgradere til nyere udgaver af Access. Ved valg af Open Office bør det overvejes om opgradering skal ske til Access eller til andet programmel. Det er sandsynligt, at mange opgaver af personlig karakter, vil kunne løses uden et egentligt databaseprogram. Der vil formentlig kun i meget begrænset omfang være behov for opgradering af Access 97 til en nyere udgave. 7 Vurderinger af post- og kalendersystemer Foruden de to allerede anvendte post- og kalendersystemer, Exchange og Notes, har gruppen indhentet oplysninger og vurderet Groupwise fra Novell, De respektive leverandører af Exchange, Lotus Notes og Groupwise har præsenteret systemernes brugerflader, herunder systemernes faciliteter til webadgang. Webadgang via internetbrowser er interessant som mulig erstatning for en windowsklient. Der stiles eksempelvis mod at skovarbejderne skal have adgang til postsystemet gennem internetbrowser. Webadgang er også interessant som supplement til windowsklient, f.eks. når medarbejdere er ude at rejse og kun har adgang via f.eks. internetcafé. Udover præsentationerne er postsystemerne gennemgået og vurderet i forhold til en lang række funktioner ligesom deres indpasning til ministeriets IT system er vurderet. Det har ikke været 6

12 praktisk gennemførligt, at alle deltagere har gennemgået de opstillede vurderingskriterier for alle tre systemer. I stedet er vurderingerne foretaget af de medarbejdere, der i forvejen har haft kendskab til systemerne. Ambitionen var at vurderingerne skulle vægtes, men det er for langt de fleste krav alene vurderet om postsystemet lever op til det eller ej. Udover den generelle funktionalitet er integrationsmulighederne med et nyt ESDH system eksplicit blevet undersøgt, fordi ESDH leverandørerne under FESD beskriver forskellig integrationsgrad for postsystemerne. Resultatet af disse undersøgelser er indtil videre, at IBM og Novell i samarbejde med FESD enheden og FESD leverandørerne undersøger problemet. Det vurderes at prblemet vil blive løst i forhold til begge postsystemer. Selvom alle tre systemer således opfylder de krav, der stilles, er der forskelle, som har betydning for valget. Nedenfor trækkes de karakteristika op, som adskiller systemerne fra hinanden og som samtidig har betydning for indpasningen og dermed valget af et af dem i Miljøministeriet. 7.1 MS Exchange og Outlook MS Exchange og Outlook er formentlig det mest udbredte mailsystem i den statslige administration. Produkterne er en del af Microsofts samlede produktserie, som Miljøministeriet i forvejen benytter en del af. I forhold til den nuværende Exchange 5.5 er der sket en udvikling på en række afgørende punkter, som har væsentlig driftsmæssig betydning. Følgende punkter er væsentlige at fremhæve Brugeradministrationen og administration af rettigheder vil fremover foregå i Active Directory, som CFK-Informatik i forvejen benytter som directoryservice. Fra sikkerhedskopien kan enkeltpostkasser genskabes. ESDH leverandørerne til FESD har beskrevet den højeste grad af integration til Outlook Migrering af Exchange 5.5 til Exchange 2003 er en kendt proces Ministeriets besidder i forvejen viden om drift af MS Exchange ligesom den største gruppe af brugere er Outlook brugere Exchange 2003 kan kun afvikles under Windows 7.2 Lotus Notes Lotus Notes leveres af IBM. Notes er en platform for IT-funktionalitet, der rækker udover post og kalender funktionen. Det forhold udnytter Kort- og Matrikelstyrelsen i en omfattende serie forretningsapplikationer, hvoraf nogle er integreret med mailfunktionen. Lotus Notes server har betegnelsen Dominoserver. Den aktuelle installation i KMS er for klientens vedkommende version 6.0 og og for serverens vedkommende version 6.1, som er den seneste version. 7

13 Følgende punkter er væsentlige at fremhæve Brugeradministrationen kan fremover foregå i Active Directory, som CFK- Informatik i forvejen benytter som directoryservice. Rettigheder adminstreres i Notes. Fra sikkerhedskopien kan enkeltpostkasser genskabes. Lotus Notes har indtil videre en mindre grad af integration med ESHD under FESD. Problemet vil formentlig blive løst. Migrering fra Exchange 5.5 til Lotus Notes 6.5 er en kendt proces Ministeriet besidder i forvejen viden om Lotus Notes. Lotus Notes kan afvikles på flere platforme. Lotus Notes understøtter åbne standarder. Lotus Notes og Domino skal under alle omstændigheder fortsat bruges i KMS til afvikling af applikationer. 7.3 Groupwise Groupwise, der er det tredje af de store produkter på markedet, er taget med i vurderingen, fordi der tegner sig nogle interessante perspektiver i relation til en mulig open source strategi, hvis office valget falder på Open Office. Det har dog vist sig, at der endnu ikke er frigivet en open source mailklient, som arbejdsgruppen har kunnet forholde sig til. Følgende punkter er væsentlige at fremhæve Brugeradministrationen kan fremover foregå i Active Directory, som CFK- Informatik i forvejen benytter som directoryservice. Rettigheder administreres i Groupwise. Fra sikkerhedskopien kan enkeltpostkasser genskabes. Groupwise har indtil videre en mindre grad af integration med ESHD under FESD. Problemet vil formentlig blive løst. Migrering fra Exchange 5.5 og Domino til Groupwise er en kendt proces. Ministeriet besidder ikke forvejen viden om Groupwise. Groupwise kan afvikles på flere platforme. Groupwise understøtter åbne standarder. Ny open source mail-klient forventes at blive frigivet denne sommer. 7.4 Konklusion vedr. post- og kalendersystemer Præsentationerne har godtgjort, at alle tre systemer har en klient, som opfylder de funktionskrav, der stilles og at webadgangen for de respektive systemer har begrænsninger i funktionaliteten. Konklusionen er i øvrigt, at alle tre systemer lever op til de funktionalitetskrav, som Miljøministeriet stiller. Alle systemer vil kunne indpasses i et rationelt driftsmiljø, herunder relevant opsætning af backup/restorefaciliteter og brugeradministration. 8

14 CFK-Informatik har driftsansvar og har dermed viden om både Outlook/Exchange og Notes / Dominoserver, flest kender til Outlook / Exchange. Det er dog en ældre udgave hvorimod kendskabet til Notes/Domino er til en aktuel udgave. Der ikke er kendskab til Groupwise. Forskningsinstitutionerne har kun kendskab til Outlook / Exchange. Det almindelige kendskab til Microsoft miljøet, betyder at Outlook / Exchange vil forekomme mere familiært end Notes/Domino for de fleste i IT-afdelingerne. Det samme gælder i brugerkredsen. 8 Licensomkostninger I dette afsnit fremstilles udgifterne til software ved valg af de forskellige løsninger. I afsnittet Omkostningselementer i øvrigt beskrives hvilke andre ressourcer, der vil blive trukket på i forbindelse med valg af office og e-postsystemer. Udgifterne til software er grupperet i nogle scenarier for kombination af e-postsystem og officesystem. Alle de anførte omkostninger er beregnet i henhold til gældende SKI aftaler og de omfatter retten til opgradering i SKI aftale perioden, som er tre år regnet fra 1. april Med hensyn til Microsoft klientprogrammerne MS Office, Outlook og Exchange CAL har CFK- Informatik udført beregninger og vurdringer, der viser, at det er billigere at genanskaffe programmerne, når de skal opgraderes fremfor at tilkøbe opgraderingsretten og løbende betale de hermed forbundene vedligeholdelsesomkostninger. Derfor er der anført en alternativ omkostningsberegning for de scenarier, hvori der indgår Microsoft programmer. Der er regnet med programlevetid på 5 år. Generelt kan det siges, at licensieringen er meget kompleks og tæt på at være uigennemskuelig for både leverandør og kunde. Beregningsgrundlaget hviler på følgende forudsætninger: 1400 brugere i de institutioner, der betjenes af CFK-Informatik heraf 420 med hjemmearbejdsplads 470 med Office Pro 800 brugere på GEUS og DMU 600 skovarbejdere, der skal have adgang til post- og kalender, men ikke office 3500 postkasser een server der betjener hele ministeriet Det skal understreges at disse forudsætninger kan afviges ved implementering. For eksempel er det ikke afklaret om der skal være én server til post- og kalender system eller om der skal være tre. Scenarierne er følgende: Scenarie 1: MS Office og Exchange Dette scenarie er en videreførsel af (opdatering af) den nuværende tilstand i Miljøministeriet (excl. KMS). På licenssiden udgør udgiftselementerne anskaffelse og vedligeholdelse af MS Office 2003, herunder Outlook 2003, vedligeholdelse af eksisterende såkaldte Client Access Licens til Exchange 9

15 samt anskaffelse og vedligeholdelse af Exchange Server 2003 Enterprice. Der er en besparelse af licensomkostningerne på Notes i forhold til den nuværende Notes installation i KMS. Licensomkostninger til Outlook indgår uspecificeret i MS Office licensen. I dette scenarie er det derfor ikke muligt at henføre licensbidraget til office og mail. Scenarie 2: MS Office og Lotus Notes Dette scenarie er en videreførsel af den nuværende tilstand i KMS. På licenssiden udgør udgiftselementerne anskaffelse og vedligeholdelse af MS Office 2003, anskaffelse og vedligeholdelse af licens til Lotus Notes klienter og serverlicenser. I prisoverslaget er der inkluderet vedligeholdelse af de eksisterende licenser til Notes mailklienter og Dominoserver. Scenarie 3: Open Office og Exchange I dette scenarie introduceres Open Office. Exchange udbredes til også at omfatte Kort- og Matrikelstyrelsen. På licenssiden udgør udgiftselementerne anskaffelse og vedligeholdelse af licens til Outlook 2003, vedligeholdelse af eksisterende såkaldte Client Access licenser til Exchange samt anskaffelse og vedligeholdelse af Exchange server 2003 enterprice. Der er en besparelse af licensomkostningerne på den nuværende Notes installation. Der er ikke knyttet nogen form for licensudgifter til Open Office. Hvis Access skal opgraderes vil det kræve fornyelse af licenser til det relevante antal. Scenarie 4: Open Office og Lotus Notes I dette scenarie introduceres Open Office. Notes e-post og kalender udbredes til hele ministeriet. På licenssiden udgør udgiftselementerne anskaffelse og vedligeholdelse af licens til Lotus Notes klienter og serverlicenser, samt vedligeholdelse af eksisterende licenser til Lotus Notes klienter og serverlicenser. Der er ikke knyttet nogen form for licensudgifter til Open Office. Hvis Access skal opgraderes vil det kræve fornyelse af licenser til det relevante antal. Scenarie 5: Open Office og Groupwise I dette scenarie introduceres Open Office og Groupwise e-post og kalendersystem til hele ministeriet. På licenssiden udgør udgiftselementerne anskaffelse og vedligeholdelse af licens til Groupwise klienter og Groupwise server. Der er ikke knyttet nogen form for licensudgifter til Open Office. Hvis Access skal opgraderes vil det kræve fornyelse af licenser til det relevante antal. Tabel 1: Licensomkostninger ved forskellige scenarier Office Office pris E-post E-post pris I alt Scenarie 1 MS Office - Exchange (5.605) Scenarie 2 MS Office (4.893) Lotus Notes (5.949) Scenarie 3 Open Office 0 Exchange (1.636) (1.636) Scenarie 4 Open Office 0 Lotus Notes Scenarie 5 Open Office 0 Groupwise Tallene i parentes er en alternativ beregning af udgifterne til MS-licenserne, hvor man ikke køber vedligeholdelse til klient-programmerne, men til gengæld sparer op til genanskaffelse efter levetid på 5 år. Tilsvarende beregninger findes ikke for Notes og Groupwise 10

16 Som det fremgår af tabel 1, er der markant forskel på licensudgifterne i de scenarier, som indeholder MS Office og de scenarier, der indeholder Open Office. Hvis man vælger MS Office er licensudgiften til Microsoft næsten den samme, hvadenten man har Exchange med eller ej. Det er grunden til, at kombinationen MS Office og Notes er det dyreste af alle scenarierne. I de scenarier hvor Open Office indgår, er der ikke tilsvarende prismæssig fordel ved at bruge Exchange. Kombinationen Open Office og Groupwise er den billigste. Prisforskellene mellem postog kalender systemerne er dog så små, at licensomkostningen ikke har den afgørende betydning. Dermed vil øvrige omkostningselementer, samt fordele og ulemper spille en større rolle. 9 Omkostningselementer i øvrigt Foruden de direkte udgifter til licenser er der andre omkostningselementer, som er mindre håndfaste. Nedenfor gennemgås en række disse i forhold til henholdsvis officesystemerne (tabel 2) og post- og kalendersystemerne (tabel 3) Tabel 2: Oversigt over omkostningselementer Office Omkostningselement MS Office Open Office IT-afdelingerne Hardware Er der forskel?? Er der forskel? Skabeloner / makroer i office Nye skabeloner skal udvikles, formentlig som konsulentopgave. CFK-Informatik vedligeholder CFK-Informatik besidder viden. Der er muligvis behov for uddannelse Nye skabeloner skal udvikles, formentlig som konsulentopgave. CFK-Informatik vedligeholder CFK-Informatik besidder ikke på forhånd viden. Der skønnes at være behov for Brugerservice Andre funktionaliteter Databaser Regneark Flere CFK-Informatik medarbejdere vil formentlig med en mindre uddannelse kunne yde brugersupport vedr. MS Office Databaser i Access videreføres uændret. Kun i særlige tilfælde konverteres til nyere udgave, hvis det skønnes relevant. Eksisterende regneark kan bruges MS Office Makroer skal dog genprogrammeres. uddannelse Der vil være behov for uddannelse af flere CFK-Informatik medarbejdere i Open Office brugerfaciliteter. Brugernes behov for service må formodes at være større. Databaser i Access fortsætter uden ændringer. Til nye opgaver hvor database er nødvendigt skal anvises andet værktøj. Open Office regneark vil formentlig kunne bruges til langt de fleste mindre databaseopgaver, som Access hidtil er blevet brugt til. Eksisterende regneark kan bruges Open Office. Makroer skal dog genprogrammeres. Brugerorganisationen I brugtagning Alle brugere bør tilbydes storskærms forevisning af MS Office 2003 Alle brugere bør tilbydes storskærms forevisning af Open Office. 11

17 Behov for brugersupport Uddannelse og instruktion må formodes at være større, idet Open Office er ny for alle. Der må formodes at være større behov for brugersupport. Tabel 3: Oversigt over omkostningselementer - Post og kalender Omkostningselement Outlook / Exchange Lotus Notes / Domino Groupwise IT-afdelingerne Hardware - - Etablering af server og migrering af post og kalenderaftaler Exchange server 2003 skal installeres. Post og kalenderaftaler skal overflyttes fra Exchange og Notes. Opgaven udføres i samarbejde med leverandør/konsulent, for hvem processen er kendt stof. Notes Dominoserver skal installeres. Post og kalenderaftaler skal overflyttes fra Exchange og Notes. Opgaven udføres i samarbejde med leverandør/konsulent, for hvem processen er kendt stof Gwserver skal installeres. Post og kalenderaftaler skal overflyttes fra Exchange og Notes. Opgaven udføres i samarbejde med leverandør/konsulent, for hvem processen er kendt stof Serveradministration og drift Brugeradministration på postserver Brugerservice Flere CFK-Informatik medarbejdere har generelt kendskab til Exchangeserver miljøet. Enkelte har grundigt kendskab til Exchange 97. Uddannelse i mindre omfang nødvendigt. Afhængig af konfiguration kan det blive nødvendigt med uddannelse af IT-medarbejder i DMU og GEUS. Brugeradministration sker i AD Flere CFK-Informatik medarbejdere vil formentlig med en mindre uddannelse kunne yde brugersupport vedr. MS Office 2003 og Outlook Andre funktionaliteter Brugerorganisationen I brugtagning Alle brugere bør tilbydes storskærms forevisning af MS Office 2003 og Exchange Notes brugere bør Een CFK-Informatik medarbejder har grundigt kendskab til Dominoserver. Uddannelse af CFK-Informatik medarbejdere m.h.p. generelt kendskab til Notes Domino nødvendigt og enkelte m.h.p. grundig kendskab til Domino. Afhængig af konfiguration kan det blive nødvendigt med uddannelse af IT-medarbejder i DMU og GEUS. Brugeradministration sker i AD Nogle CFK-Informatik medarbejdere vil uden uddannelse kunne yde brugersupport vedr. Notes. Der vil være behov for uddannelse af flere CFK-Informatik medarbejdere i Notes brugerfaciliteter. Alle brugere bør tilbydes storskærms forevisning af Notes. Exchange brugere bør tilbydes grundlæggende Ingen CFK-Informatik medarbejder har kendskab til Gwserver. Uddannelse af CFK- Informatik medarbejdere m.h.p. generelt kendskab til GW nødvendigt og enkelte. Afhængig af konfiguration kan det blive nødvendigt med uddannelse af IT-medarbejder i DMU og GEUS. Brugeradministration sker i AD Ingen CFK-Informatik medarbejdere vil uden uddannelse kunne yde brugersupport vedr. GW. Der vil være behov for uddannelse af flere CFK-Informatik medarbejdere i Groupwise brugerfaciliteter. Alle brugere bør tilbydes storskærms forevisning af Groupwise og tilbydes grundlæggende præsentation af 12

18 Behov for brugersupport Integration til fagsystemer i KMS Private distributionslister i mailsystem, signatur m.v. tilbydes grundlæggende præsentation af Exchange. Medarbejdere i KMS vil miste eksisterende integration mellem fagsystemer og mailfunktion Private distributionslister og signaturer kan ikke overføres fra Notes til Outlook. I dette scenarie vil færre brugere manuelt skulle genoprette (og rydde op) præsentation af Notes. Uddannelse og instruktion må formodes at være større, idet der er flest brugere, som ikke benytter Notes i forvejen. Der må formodes at være større behov, idet der er flest brugere, som ikke benytter Notes i forvejen. Medarbejderne i KMS vil ikke få brudt deres eksisterende faglige applikationer op, fordi de vedbliver at benytte Notes. Private distributionslister og signaturer kan ikke overføres fra Outlook til Notes. I dette scenarie vil flere brugere manuelt skulle genoprette (og rydde op). Groupwise. Uddannelse og instruktion må formodes at være størst, idet ingen brugere benytter Groupwise i forvejen. Der må formodes at være størst, idet ingen brugere benytter Groupwise i forvejen. Medarbejdere i KMS vil miste eksisterende integration mellem fagsystemer og mailfunktion Private distributionslister og signaturer kan ikke overføres fra Outlook og Notes til Groupwise. I dette scenarie vil alle brugere manuelt skulle genoprette (og rydde op). 10 Konklusion Arbejdsgrupperne indstiller ikke eet forslag til beslutning, men konstaterer at der er flere mulige løsninger, som alle vil kunne realiseres i Miljøministeriet. Det foreslås dog, at ministeriet ser bort fra Groupwise som nyt postsystem, uagtet at det licensmæssigt er den billigste løsning. Årsagen er, at det er et ukendt system i ministeriet og at prisfaktoren på postsystem ikke så afgørende. Det konstateres i øvrigt, at valg af officesystem og valg af postsystem principielt kan ske uafhængigt af hinanden. Der er ikke tekniske forhold, der udelukker nogen kombinationer. De to afgørende spørgsmål er herefter: Skal det være Open Office eller Microsoft Office? Skal det være Lotus Notes eller Microsoft Exchange? At der ikke fremsættes eet forslag til beslutning skyldes: Det vil ikke være muligt at nå til enighed, fordi holdningerne blandt medlemmerne er meget markante og meget delte Der foreligger ikke en aktuel IT-strategi, som udstikker en entydig ramme. Ministeriet har en IT-strategi, men den er fra 2001, altså før KMS blev en del af ministeriet 13

19 DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER IT-sektionen 9. juli 2004 SDC/SDA Til medlemmerne af IT-styringsgruppen i DMU: Torben Moth Iversen Kurt Nielsen Jesper Madsen Flemming Skov (og med kopi til orientering for Henrik Sandbech og Ole Bjørn Hansen). Indstilling til IT-styringsgruppen i DMU vedr. behovet for IT-investeringer medio 2004 IT-styringsgruppen drøftede på sit møde den 1. juni 2004 det aktuelle anskaffelsesbehov på IT-området. Styringsgruppen gav her tilslutning til IT-sektionens forslag om nødvendige investeringer på helt kort sigt for i alt kr. til en række mindre serverudskiftninger (en Navision/CrystalReport-server, en Windows Terminal Server og et antal Domain-Controllere), idet finansieringen heraf forventes at ske via træk på de i DMU afsatte reserver til IT-investeringer. Det blev på IT-styringsgruppens møde samtidig aftalt, at IT-sektionen inden sommerferien skulle udarbejde et notat til styringsgruppen om de kommende investeringer på IT-området i indeværende år. Generelt om investeringsbehovet på IT-området i indeværende år DMU investerede i år 2000 og til dels også i 2001 meget betydelige midler i en tiltrængt fornyelse af institutionens serverpark, mens der i årene 2002 og 2003 kun er foretaget relativt beskedne investeringer på IT-området. En væsentlig del af DMU s serverbestand og disklagringssystemer er således nu 3-4 år gamle (eller mere), og en række IT-investeringer, udover de ovennævnte, presser sig derfor på i indeværende år. Det gælder bl.a. videreudbygningen af institutionens storage-systemer som følge af de stadigt stigende datalagringsbehov, og et heraf følgende behov for udvidelse af backup-kapaciteten i forhold til disse stigende datamængder. Der er endvidere behov for i indeværende år også at udskifte de eksisterende Novell-clusternoder i Silkeborg samt GIS-databaseserveren i Roskilde. Endelig kan der konstateres et stort behov for prisbillig processorkraft hos de forskere, der arbejder med såkaldte Linux-clustre i forbindelse med modelberegninger m.v., og det er her oplagt at ibrugtage den såkaldte BladeServer-teknologi, der giver også mulighed for at IT-sektionen overtager opgaver omkring driftsansvar og systemadministration på disse systemer, således at der frigøres ressourcer hos de pågældende forskere. Endelig bemærkes det, at der senere i indeværende år kan blive behov for en udskiftning af en eller flere af institutionens postservere og journalserveren (afhængig af beslutningerne i Miljøministeret i eftersommeren 2004 om bl.a. e-postsystemet og implementering af ESDH-systemer) samt måske også for opgradering af dele af de aktive netværkskomponenter på begge tjenestestederne i Jylland.

20 Det er IT-sektionens forventning, at IT-styringsgruppen kan drøfte problemstillingen om DMU s konkrete IT-investeringer på sit førstkommende møde (medio august 2004), og her også foretage de nødvendige prioriteringer m.v. Nedenfor beskriver IT-sektionen de områder, hvor det efter vores vurdering vil være fornuftigt allerede på indeværende tidspunkt at træffe beslutning om IT-investeringer, der kan gennemføres i eftersommeren 2004 (rækkefølgen af de beskrevne områder udgør her ikke en prioriterings-rangordning). IT-sektionen vil, når der i løbet af eftersommeren er truffet beslutninger om bl.a. e-postsystemet, ESDH-systemet og netværksforbindelserne, også udarbejde et notat om behovet for investeringer i denne forbindelse. 2 Nye SAN-datalagringssystemer til Roskilde og Silkeborg DMU har for nogle år siden ibrugtaget den såkaldte SAN-teknologi (Storage Area Network), hvor datalagringen ikke længere foretages på hvert enkelt server, men derimod på et centralt og langt bedre driftssikret lagringssystem. Dette har blandt mange andre den store fordel, at det er muligt at udbygge diskkapaciteten ved løbende tilkøb af nye diske og diskhylder i takt med at datalagringsbehovet stiger. Ud fra en økonomisk betragtning er dette også det optimale, idet lagringsprisen pr. GigaByte er konstant faldende over tid, og det er således optimalt først at købe harddiske, når behovet er aktuelt til stede. De nu anvendte datalagringssystemer i henholdsvis Silkeborg og Roskilde blev anskaffet ultimo 2000 og ultimo 2001, og begge steder gælder det nu, at udvidelsesmulighederne med ekstra diskhylder er udtømt, samtidig med at en fortsat anvendelse af det nuværende udstyr vil indebære stærkt stigende servicepriser. For så vidt angår Kalø bemærkes det, at der på kort sigt stadig er muligheder for diskudvidelser, men senest i løbet af 2005 skal hele datalagringskonceptet på Kalø også revurderes i forbindelse med en nødvendig fornyelse her. Det anbefales på denne baggrund, at der nu anskaffes to nye SAN-systemer til henholdsvis Roskilde og Silkeborg. Det er forventningen, at DMU i forbindelse med købet af sådanne nye datalagringssystemer vil kunne tilbagesælge dele af de eksisterende systemer som led i rabatforhandlingerne. Med den anbefalede ny teknologi vil DMU få mulighed for også at ibrugtage billigere disktyper, og kapacitetsudbygningen de næste år vil kunne foretages i takt med væksten datalagringsbehovet, således at der først anskaffes diskkapacitet, når der er behov herfor. Den samlede anskaffelsesudgift for nye SAN-dalalagringssystemer til både Roskilde og Silkeborg forventes på basis af et indhentet tilbud (og med fradrag for forventede rabatter ved tilbagesalg af eksisterende udstyr) at udgøre i alt kr. excl. moms. Udvidelse af backup-kapaciteten i Roskilde Med de stadigt stigende datamængder er det nødvendigt også løbende at udbygge backup-kapaciteten. I Roskilde forventes det således, at den mængde data, der skal tages backup af, vil fordobles i løbet af løbet af de næste 12 måneder, og hvis også Linux-platformen skal flyttes over på et fælles backup-koncept, så er der behov for