Glostrup Boligselskab - Referat fra organisationsbestyrelsens møder

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 2. februar 2012 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Jørgen Mogensen, Ole Hammer, Gert Jensen, Flemming Ørhem, Peter Sørensen, Randi Bartels, John Velling, Ken Axelsen og Kate Vodstrup. Afbud: Edna Larsen - fra administrationen: John Møller, Søren Heick og Robert Roll. Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (Er udsendt). 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen.(bilag 2a) 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a) Helhedsplan 2015 (Bilag 4a) b) Status for selskabets dispositionsfond (Bilag 4b) c) Evaluering af bestyrelsens arbejde (Bilag 4c) d) Projekt Hvissinge, (Bilag 4d) e) Ansøgning om reklame på bus til Ældrecentre (Bilag 4e) f) Hvissinge Net (Bilag 4f) g) Bestyrelseskonference (Bilag 4g) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, c) fra andre. 6) Eventuelt. 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 8. december 2011 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Revisionsprotokollat af den 9. december 2011 blev fremlagt. Protokollatet blev taget til efterretning. 3) Optagne lån Der er ikke optaget nye lån siden sidst. Derimod sker der en løbende konvertering af eksisterende lån, hvor det er muligt at opnå en lavere ydelse for afdelingerne. Dette medfører ikke til en øget pantsætning af afdelingen. Taget til efterretning. 4) Sager til behandling 4a) Helhedsplan 2015 (Bilag 4a) Der er nu afgørende fremdrift i Helhedsplan 2015 Stadionkvarteret: 1. Uddelegering af afdelingsmødets kompetence Side 476

2 Glostrup Boligselskab har anmodet ministeriet om at tage stilling til, om afdelingsmødet i selskabets afdeling 9, Stadionkvarteret kan uddelegere beslutningen om områdedefinerede bygnings- og boligforbedringsarbejder inden for rammen af en overordnet helhedsplan (Se bilag med ansøgning og begrundelse herfor). Ministeriet svarer, at spørgsmålet hører under kommunalbestyrelsen som tilsynsmyndighed. Kommunalbestyrelsen meddeler, at man efter 34, stk. 6 i almenboligloven vurderer, at afdelingsmødet kan uddelegere kompetencen som foreslået til beboerne i de enkelte klart definerede byggeafsnit. Det indstilles, at Glostrup Boligselskab i samarbejde med afdelingsbestyrelsen på et ekstraordinært afdelingsmøde fremlægger en overordnet helhedsplan for fremtidssikring af afdelingen til godkendelse samt indstiller, at de konkrete løsninger i de enkelte byggeafsnit uddelegeres til beslutning blandt de beboere, der bor i byggeafsnittet. 2. Møde med Landsbyggefonden Den 13. december 2011 afholdtes møde med Landsbyggefonden for at afklare ambitionsniveauet for fremtidssikringen af afdelingen mv. Det var et godt møde, som danner et udmærket udgangspunkt for tilrettelæggelsen af det videre arbejde. De vigtigste drøftelser omhandlede: A) Ambitionsniveau ny start eller lapning? Ambitionsniveauet er højt vedrørende lejlighedernes indretning, tilgængelighed, fremtidige boligbehov, inddragelse af de mindste 1-rums boliger og lysindfald. Ambitionsniveau er lavere omkring klima skærm ingen støtte til at pakke husene ind. (i hvert fald ved første etape) LBF har ikke mulighed for at støtte energibesparende foranstaltninger. Facadeproblemer skal med andre ord løses uden inddækning af facaderne. Derimod et ja til at løse problemer med vand i kælder, separering af regnvand, tag og en mindre åbning omkring at arbejde med facadeudtryk uden at pakke husene ind: Vinduer og altaner. Der var også positiv tilbagemelding på at arbejde med forbedring af indeklima, blandt andet bedre ventilation. B) Økonomi: Der blev sagt, at det ikke handler om økonomi men løsninger, der kan opnå Landsbyggefondens tilsagn og fremtidssikrer boligafdelingen. Jeg hørte alligevel også, at chefen for LBF ikke er forskrækket over en samlet sag til 800 til 900 mio. kr. (ca kr. pr. lejemål.) De ønsker imidlertid at tage konkret stilling til 1. etape, og hvad der er nødvendigt her for at skabe en god løsning indenfor de lovgivningsmæssige rammer, der er til stede. Og så fremdeles ved de næste etaper. Jeg heftede mig ligeledes ved, at der var enighed om at huslejen efter renovering i 2015 priser ikke må overstige 800 kr. pr. kvadratmeter gerne lavere. Jeg heftede mig også ved, at denne hensigtserklæring må vi gerne melde ud i forhold til den videre beboerdemokratiske proces. Jeg fornemmede således, at der er en vilje til ikke ubetydelig støtte til denne sag. (se bilag med notat om behov for økonomisk støtte og finansiering af sagens gennemførelse) C) Etapedeling og tidsplan En overordnet helhedsplan og en skema A godkendelse for 1. etape forventes vedtaget og godkendt inden udgangen af 2012 med igangsættelse i (se bilag med tidsplan for etapernes gennemførelse) D) Renoveringsniveauer Landsbyggefonden kan godt acceptere, at vi renoverer begrænset i nogle blokke. Side 477

3 E) Butikstorvet/Beboerhus Landsbyggefonden kan ikke se problemer i, at et eventuelt beboerhus bygges som en ejerlejlighed, som en del af et revitaliseret Glostrup Butikstorv. Det indstilles, at bestyrelsen tager mødets konklusioner med Landsbyggefonden til efterretning. 3) Hvad nu? A) Vi skal have udformet en helhedsplan med en bred pensel: Lejlighedsbehov, fremtidens udfordringer og overordnede guidelines for lokale løsninger. Helhedsplanen skal godkendes af Landsbyggefonden, Glostrup Kommune, organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet. B) Projekt for 1. etape fremsendes med ansøgning om skema A godkendelse inden udgangen af Projektet for 1. etape godkendes af Landsbyggefonden, Glostrup Kommune, organisationsbestyrelsen og et beboermøde med beboerne i 1. etape. (under forudsætning af en godkendelse af delegering på afdelingsmødet) C) Tidsplan og plan for den beboerdemokratiske proces og Glostrup Kommunes inddragelse udarbejdes. D) Informationsstrategi udarbejdes. E) Allerede i starten af 2012 ansøges Landsbyggefonden om driftsstøtte. F) Projektorganisering udarbejdes. Det indstilles, at der i løbet af 2012 udarbejdes en endelig helhedsplan for hele Stadionkvarteret og et detaljeret projekt for 1. etape med ansøgning om skema A godkendelse. Bestyrelsen besluttede, at 1) Glostrup Boligselskab i samarbejde med afdelingsbestyrelsen på et ekstraordinært afdelingsmøde fremlægger en overordnet helhedsplan for fremtidssikring af afdelingen til godkendelse samt indstiller, at de konkrete løsninger i de enkelte byggeafsnit uddelegeres til beslutning blandt de beboere, der bor i byggeafsnittet. 2) tage konklusionerne fra mødet med Landsbyggefonden af den 13. december 2011 til efterretning herunder også de indledende drøftelser omkring egenbetaling. 3) at der i løbet af 2012 udarbejdes en endelig helhedsplan for hele Stadionkvarteret og et detaljeret projekt for 1. etape med ansøgning om skema A godkendelse. 4b) Status for selskabets dispositionsfond (Bilag 4b) En oversigt over dispositionsfondens indestående frem til og med 2021 er vedlagt. Oversigten er under forudsætning, at der disponeres med 1) At Glostrup Boligselskab yder et tilskud på ca. 55 pct. af fremtidige indbetalinger til dispositionsfonden som bidrag til dækning af gennemførelse af fremtidssikringen af Stadionkvarteret. Et årligt tilskud på kr. i ydelsesstøtte (fuld indfaset fra 2018) Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Når helhedsplanen er udarbejdet, skal bestyrelsen tage endelig stilling til selskabets egenbetaling til sagens gennemførelse, herunder tilskud fra egen trækningsret og tilskud fra dispositionsfonden mv. Indstillingen blev godkendt. 4c) Evaluering af bestyrelsens arbejde (Bilag 4c) Ni bestyrelsesmedlemmer har afleveret et evalueringsskema. Der er 23 spørgsmål, hvoraf de 18 af spørgsmålene identificerer graden af tilfredshed med bestyrelsens arbejde og betjeningen heraf. I spørgeskemaet er angivet fire tilfredshedsgrader. Side 478

4 For bedre at kunne opstille måltal, har vi tildelt hver af de fire tilfredshedsgrader en numerisk værdi fra 1 til 4. Det betyder, at hvis et givet spørgsmål opnår et gennemsnit på 2,5, så bedømmes tilstanden at være hverken tilfredsstillende eller utilfredsstillende - en middel karakter så at sige. Den gennemsnitlige tilfredshedsfaktor på 3,33 er en høj tilfredshedsgrad, der tyder på, at medlemmerne af bestyrelsen er tilfredse med bestyrelsesarbejdet. Spørgsmålene er inddelt i 4 hovedgrupper. Den højeste gennemsnitlige tilfredshed har spørgsmålene, der handler om Materialet til bestyrelsesmøderne og betjening af bestyrelsen med en gennemsnitlig tilfredshedsgrad på 3,56. Den laveste har spørgsmålene, der handler om Mødeafvikling og bestyrelsens fokus med en gennemsnitlig tilfredshedsgrad på 3, Materialet til bestyrelsesmøderne og betjening af bestyrelsen 3,56 2. Mødeafvikling og bestyrelsens fokus 3,20 3. Organisationsbestyrelsens størrelse og sammensætning: 3,28 4. Samarbejdspartnere og image: 3,28 Gennemsnit 3,33 Bestyrelsesmedlemmerne har på alle de besvarede spørgsmål enten sat kryds i tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende. Der er således ikke sat kryds i utilfredsstillende eller meget utilfredsstillende ved besvarelserne af spørgsmålene. Som det fremgår af vedlagte oversigt over samtlige besvarelser ligger tilfredshedsfaktorerne fra 3,11 til 3,67. Den højeste score er på Kvaliteten af de skriftlige indstillinger og beretninger til møderne. Den næsthøjeste score er på Den administrative ledelses betjening af bestyrelsen. Den laveste score på 3,11 opnår tre spørgsmål: Antallet af møder, Bestyrelsens kompetencer og Bestyrelsens konstruktive og aktive deltagelse i møderne. Der er tre bestyrelsesmedlemmer, der har valgt at bruge kommentarfelterne i spørgeskemaet. 1) Eventuelle yderligere kommentarer til materialet til bestyrelsesmøderne og betjening af bestyrelsen: Et plus for den måde forvaltningen møder bestyrelsesmedlemmerne på - altid en positiv indgang til vores spørgsmål. 2) Eventuelle yderligere kommentarer til mødeafvikling og bestyrelsens fokus: Ingen kommentarer. 3) Eventuelle yderligere kommentarer til organisationsbestyrelsens størrelse og sammensætning: Kunne man overveje forskellige temaer som kunne holdes i forbindelse med et B-møde om f.eks. aktuelle boligpolitiske spørgsmål. 4) Eventuelle yderligere kommentarer til forholdet til samarbejdspartnere og din opfattelse af, hvad selskabets image er: Ingen kommentarer. 5) Hvad er dit mål med at deltage i organisationsbestyrelsen? Skabe og fastholde den gode kontakt mellem kommunalbestyrelsen og GB. Indflydelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter undersøgelsens resultater, og om resultaterne giver anledning til ændringer i arbejdet. Ønsker til dagsorden til eksempelvis boligpolitiske temaer og opfølgning på tidligere drøftet sager rejses til direktøren, som drøfter dagsorden og indstilling med formandskabet ca. 14 dage inden bestyrelsesmødet. Side 479

5 . 4d) Projekt Hvissinge, (Bilag 4d) Efter indstilling fra afdelingsbestyrelserne i Hvissinge og bestyrelsen for Projekt Hvissinge er Torben Ulrik Larsens ansættelsesaftale som beboerrådgiver i Projekt Hvissinge under Glostrup Boligselskab opsagt med udgangen af juni måned Torben Ulrik Larsen blev den 24. oktober 2005 meddelt tidsbegrænset ansættelse i perioden fra 1. december 2005 til 31. december 2008 som følge af økonomisk støtte til særlige indsatser fra såvel Landsbyggefonden, Glostrup kommune og Glostrup Boligselskab. Den økonomiske støtte blev af alle interessenter efterfølgende forlænget frem til udgangen af juni måned Projekt Hvissinge - bestyrelsen I henhold til samarbejdsaftalen om Projekt Hvissinge indgået mellem Glostrup Kommune og Glostrup Boligselskab består bestyrelsen af: - 2 repræsentanter udpeget af Glostrup Kommunalbestyrelse - 1 repræsentant udpeget af bestyrelsen for Glostrup Boligselskab - 2 repræsentanter udpeget af afdelingsbestyrelserne i Hvissinge Glostrup Kommunalbestyrelse er repræsenteret ved Lars Høimark og Ketty Baggesen. Glostrup Boligselskab er repræsenteret ved Hanne Thomsen. Mette Jensen, udpeget af afdelingsbestyrelserne i Hvissinge, har tidligere meddelt sin udtræden af bestyrelsen. Efter valghandling i afdelingsbestyrelserne er Bjarne Kusk fra Lindeskoven og Jimmi Rosco fra Stenager valgt som repræsentanter for afdelingsbestyrelserne i Hvissinge. Prækvalificering - Projekt Hvissinge På organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2011 tiltrådte bestyrelsen, at Glostrup Boligselskab, i samarbejde med bestyrelsen for Projekt Hvissinge, skulle ansøge om prækvalificering, og sideløbende tage initiativ til at sætte en proces i gang med beboerdemokratiet i Hvissinge. Efterfølgende meddelte Landsbyggefonden, at ansøgninger fremover skulle indtastes via særlig portal. Således meddeltes, at skriftlige ansøgninger, med enkelte undtagelser, hvor projektperioder udløb før udgangen af 2011, ikke ville blive behandlet. Landsbyggefonden har medio januar 2012 meddelt, at den del af portalen som vedrører boligsocial indsats, først forventes klar ultimo januar/primo februar Fra bestyrelsen for Projekt Hvissinge har Glostrup Boligselskab til ansøgning om prækvalifikation modtaget særdeles mange kvalificerede overordnede forslag til aktiviteter for de forskellige indsatsområder Med de nye valg af repræsentanter udpeget af afdelingsbestyrelserne i Hvissinge anbefales, at de høres/involveres i ansøgningsmaterialet forinden aflevering til Landsbyggefonden. Det indstilles, - at Glostrup Boligselskab, i samarbejde med afdelingsbestyrelserne i Hvissinge og bestyrelsen for Projekt Hvissinge, igangsætter en proces for ansættelse af ny beboerrådgiver under forudsætning af, at der opnås et tilsagn om støtte fra Landsbyggefonden. - at valg af repræsentanter fra afdelingerne i Hvissinge til bestyrelsen for Projekt Hvissinge tages til efterretning. - at bestyrelsen tiltræder, at de nyvalgte repræsentanter i bestyrelse for Projekt Hvissinge høres/inddrages i ansøgningsmaterialet, såfremt dette kan foregå således, at ansøgning til Landsbyggefonden ikke forsinkes unødigt. Side 480

6 Bestyrelsen tiltrådte indstillingerne. 4e) Ansøgning om reklame på bus til Ældrecentre (Bilag 4e) Som det fremgår af vedlagte ansøgning til Glostrup Boligselskab, søger Ældrecenter Sydvestvej og Ældrecenter Dalvangen om selskabets støtte til finansiering af bus til ældrecentrenes beboere. Glostrup Boligselskab administrerer de to ældrecentre, som står bag ansøgningen. Det skal ske ved tegning af en reklameflade på bussen. Reklamefladerne koster fra kr. til kr. om året, og annoncøren tegner sig for en femårig periode, hvor plejecentrene får stillet bussen til rådighed. Det giver en samlet udgift på mellem og kr. eks. moms for den femårige periode. Bag konceptet står firmaet Nordisk Institution Media. Hvis samtlige reklameflader tegnes, vil firmaet få en indtægt på kr. eks. moms for den femårige periode, som bussen stilles til rådighed. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om Glostrup Boligselskab skal tegne en reklameflade og i givet fald til hvilken pris. På grund af, at Glostrup Boligselskab administrerer lejemålene i de to ældrecentre, besluttede bestyrelsen at tegne en reklame til maks kr. eks. moms årligt. Hvis muligt ønskes reklamefladen H6. 4f) Hvissinge Net (Bilag 4f) HvissingeNet afholdte sin årlige ordinære generalforsamling den 22. november I perioden inden generalforsamlingen havde forespørgsler fra beboere til den daværende bestyrelse medført, at bestyrelsen i samarbejde med GlostrupNet, indkaldte leverandøren Cirque til møder for drøftelse af ønsker/krav til forbedringer for både internet (højere og symmetriske hastigheder) og telefoni. Efter en længere testperiode af internethastigheder i både GlostrupNet og HvissingeNet, indstillede begge, at Glostrup Boligselskab accepterede gentegning af de 2 ny reviderede kontrakter med Cirque. På generalforsamlinger i hhv. GlostrupNet og HvissingeNet fremlagde repræsentant fra Cirque resultatet af de nye aftaler. Udover nye muligheder for telefoni meddelte Cirque følgende højere og symmetriske hastigheder på internet til samme pris som hidtil: Før Efter Pris før og efter 512Kb/256Kb 1Mb/1Mb 59,00 kr. mdr. 4Mb/1Mb 6Mb/6Mb 100,00 kr. mdr. 10Mb/1Mb 12Mb/12Mb 150,00 kr. mdr. 20Mb/2Mb 30Mb/30Mb 250,00 kr. mdr. Forsamlingerne i hhv. HvissingeNet og GlostrupNet tilkendegav positivt de nye hastigheder og godkendte enstemmigt beretningerne. Side 481

7 En beboer havde stillet forslag om: at internethastigheder bliver forøget således, at dem der ønsker det kan få 60/60 Mbit (eller hurtigere)". Alternativt at Cirque skiftes ud med YouSee hvis Cirque ikke magter at levere ovenstående hastighed. Idet de økonomiske konsekvenser mv. af forslaget ikke var kendt, meddelte dirigenten, at forslaget ikke kunne behandles. Forslaget ændredes således, at bestyrelsen blev bedt om at undersøge muligheder for hurtigere internethastigheder hos andre udbydere. Ændringsforslaget blev vedtaget. Efterfølgende meddelte formanden for HvissingeNet, at der i bestyrelsen ikke var flertal for at indgå gentegning af kontrakt med Cirque, hvorimod GlostrupNet fastholdt sit ønsket om gentegning, idet dette - uden meromkostning for den enkelte beboer - ville medføre forbedringer på især internethastigheder. Den 9. december 2011 blev det selskabet bekendt, at bestyrelsen for HvissingeNet forhandlede særskilt med ComX om internetydelser og tillige anmodede vor servicepartner, Kemp & Lauritzen om at fremsende diagrammer, specifikationer mv. over hoved X-feltet i HvissingeNet. Vi meddelte samme dag, at det udelukkende er Glostrup Boligselskab, der kan indgå aftaler jf. fuldmagtsbestemmelser, hvorfor bestyrelsen for HvissingeNet hverken kan eller må indhente tilbud eller overdrage materiale til nogen. Efterfølgende redegjorde vi i brev til bestyrelsen for HvissingeNet om direktionsfuldmagt, regler om tilbud/udbud, bestyrelsens opgaver/kompetencer, beboerdemokratiet (det, at afdelingerne ejer det almene bolignet og derfor skal beslutte eventuelle nye anlægsudgifter) samt en kort drejebog for, hvordan en sådan sag skal køres. Undervejs har Glostrup Boligselskab forhandlet med Cirque. Således har Cirque tilbudt at lave øjeblikkelige tests med 50Mb/50Mb. Herudover har Cirque meddelt, at de ved gentegning af kontrakten for HvissingeNet ville lave særskilt aftale om en varighed på 1 år mod tidligere 2 år. På mødet den 16. januar 2012 med bestyrelsen for HvissingeNet besluttedes, at Glostrup Boligselskab skulle tiltræde 1-årig aftale med Cirque. Endvidere blev bestyrelsen særligt orienteret om, hvem der har beslutningskompetencer i forhold til ny leverandør af internet og telefoni: - Generalforsamlingen beslutter ny leverandør efter indstilling fra bestyrelsen. - Eventuelle nødvendige ændringer af hardware i antenneanlæg besluttes på afdelingsmøder i de 5 afdelinger som ejer nettet. Den for HvissingeNet ændrede aftale er efterfølgende underskrevet og fremsendt til Cirque sammen med aftale for GlostrupNet. På møde med Grontmij den 19. januar 2012 aftaltes, at Grontmij indledningsvis udarbejder et notat indeholdende oplysninger om, hvad andre bolignet får leveret og til hvilke priser, hvilke leverandører der kan levere til HvissingeNet samt en redegørelse for eventuelle nødvendige ændringer/opgraderinger af hardware i antenneanlæg. I Glostrup Boligselskab har vi i perioden stået i flere større dilemmaer i forhold til beslutninger foretaget omkring HvissingeNet Særligt - at beboere har rykket for de på generalforsamlingen nye lovede ydelser. - at bestyrelsen for HvissingeNet afviste gentegning med Cirque. - at 38 ud af 523 tilsluttet HvissingeNet i dag abonnerer på den højeste hastighed. - at 271 ud af 523 tilsluttet HvissingeNet har en 4Mb forbindelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager hændelsesforløbet til efterretning. Side 482

8 Bestyrelsen tog hændelsesforløbet til efterretning. 4g) Bestyrelseskonference (Bilag 4g) I den tidligere bestyrelse er ideen om en bestyrelseskonference blevet drøftet, og stillingtagen udskudt på grund af formandsskifte. Inden administrationen arbejder konkret på planlægning af en bestyrelseskonference ønskes en tilbagemelding fra organisationsbestyrelsens medlemmer: Hvem kan og vil deltage i en bestyrelseskonference lørdag den 28. april? Indholdet på konferencen kan eksempelvis være: 1) Bestyrelsens ansvars- og kompetenceområder 2) God selskabsledelse 3) Fremtidssikring af vores boliger med udgangspunkt i Helhedsplan 2015 Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvorvidt en bestyrelseskonference skal afholdes i Der afholdes en bestyrelseskonference lørdag den 28. april med særlig vægt på pkt. 3, og hvis der bliver tid pkt. 1. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Der var ingen meddelelser fra formanden. 5b) fra direktøren, Der var ingen meddelelser fra direktøren. 5c) fra andre. Der var ingen meddelelser fra direktøren. 6) Eventuelt Intet til drøftelse. Referent: John Møller/Robert Roll Referatet godkendt den Underskrift Side 483