Retningslinjer for lån/leje af Staben for Kultur, Fritid og Borgerservices kommunale lokaler og udendørs anlæg.

Transkript

1 Retningslinjer for lån/leje af Staben for Kultur, Fritid og Borgerservices kommunale lokaler og udendørs anlæg.

2 Generelle regler Alle foreninger som er godkendt/registreret i Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune kan uden beregning låne kommunale lokaler (gælder ikke Nakskov Teatersal) til deres primære aktivitet. Brugere 1. Skoler/ungdomsskoler Kommunal folkeskolevirksomhed, kommunal skolefritidsordning, kommunale daginstitutioner, kommunal ungdomsskolevirksomhed og ungdomsskoleklub. I det omfang lokalerne er ledige stilles de til rådighed for: 2. Foreninger Folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, kulturforeninger samt Andre foreninger, som alle er godkendt/registreret i Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune. Herudover landsdækkende velgørende organisationer. 3. Andre brugere Foreninger som ikke er godkendt/registreret i Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune, foreninger uden for Lolland Kommune, virksomheder og privat personer kan leje lokaler efter gældende betalingsregler, jf. side 5. Prioritering af udlån Først og fremmest har skolerne førsteret på lokaler og haller, dernæst har foreninger som primært har med handicappet medlemmer at gøre, efterfølgende bliver folkeoplysende foreninger prioriteret og til sidst bliver resterende foreningstyper vægtet. Anvendelse af lokaler Lokaler må kun anvendes til facilitetens primære formål. Lokaler må ikke anvendes til agiterende virksomhed (religiøse handlinger, hvervemøder m.v.) samt private fester. Lokaler stilles til rådighed med fornødent udstyr, alarm, lys, varme, nøgleordning samt servicelederbistand, hvis ejer kræver opsyn til stede. Vilkår Foreningen må ikke genudlåne/- leje lokalet til andre. OBS ved benyttelse af kommunale haller og gymnastiksale må der kun anvendes indendørs fodtøj, som ikke må kunne ridse eller afsætte streger på gulvene. Ved større arrangementer/stævner, hvor man ønsker at bruge andet fodtøj, aftales dette med servicelederen. Foreningen opkræves om nødvendigt betaling for ekstra rengøring og evt. udbedring af skader. Der henvises til den enkelte skole/hal for nærmere information. Rygning Der er total rygeforbud i/på alle kommunale lokaler/udendørsanlæg (dette gælder også e- rygning). 1. gang rygeforbuddet overtrædes vil det medføre skriftlig advarsel til foreningen. 2. gang vil foreningens benyttelse af lokalet blive inddraget resten af sæsonen. 3. gang udelukkes foreningen i en ikke nærmere fastsat periode. 2

3 Fejl/mangler Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles straks til udlåner/udlejer. Ansvar Bruger er fuldt ansvarlig for overholdelse af den i lokalet opslåede husorden og brandvedtægt. Det er brugerens ansvar at lokalet efterlades i pæn og ryddelig stand. Det er Teknisk Service ansvar, at alle sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med anvendelsen er foretaget. Det er ligeledes servicelederens ansvar at orientere lejer/låner om, at lejer skal indhente lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger eller andet større arrangement. De steder, hvor der ingen leder er, ligger ansvaret i Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice. Ved overnatning skal der foreligge en lejlighedstilladelse fra brandmyndighed forud for lånet. Såfremt dette ikke er tilfældet kan udlånet ikke gennemføres. Servicelederen skal have en kopi af lejlighedstilladelsen. Såfremt brandmyndighederne kræver andre foranstaltninger i forbindelse med lejlighedstilladelse så afholdes udgiften af lejer. Erstatning Der kan opkræves betaling for: udlånet, hvis det medfører ekstraordinær oprydning/rengøring (pedelservice og/eller rengøringstimer). Der beregnes normal timeløn. erstatning for opståede skader (hærværk) i forbindelse med lån af lokale. Erstatning ved bortkomst af materialer og udstyr. bortkomst af nøgle, idet en bortkommet nøgle kan betyde omlægning af nøglesystem. Fratagelse af låne/lejeretten Bruger kan med øjeblikkelig varsel fratages låne/lejeretten i et år, hvis de generelle regler ikke overholdes. Afhentning/aflevering af nøgler Nøgler til lokalet afhentes efter nærmere aftale med den enkelte skole, hal eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice. Ved afhentning/aflevering af nøgler fremvises bekræftelse modtaget på mail vedrørende booking, hvorpå der kvitteres for afhentning/aflevering. Nøglen afleveres efter aftale. Brugers enkeltaflysning Meddeles til den tilknyttede serviceleder og/eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice senest på dagen inden kl Skolens/hallens/Kultur, fritid og borgerservices enkeltaflysning Aflysning af lokaler meddeles så vidt muligt 8 dage før via mail, på opslagstavle eller lignende. Sæsonudlån Ansøgning om timer i lokaler for den kommende sæson som følger skoleåret skal ske via foreningsportalen senest 1. april hvert år for at være med i den årlige lokalefordeling. Foreningsportalen: 3

4 I slutningen af maj kan det via foreningsportalen ses, hvilke lokaler og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson. Hvis der søges efter 1. april er man ikke med i lokalefordelingen, og kan derfor ikke være sikker på at kunne få netop det lokale, der ønskes, stillet til rådighed. På grund af skemaplanlægning har skolerne først ansøgningsfrist den 15. juni. Skemaplanlægning er senest færdig den 30. juni, og man vil derfor først fra den 1. juli kunne være sikre på at have benyttelsen endeligt godkendt for skolelokaler for så vidt angår benyttelse i tidsrummet kl samt haller kl Halfordelingsmøder Forekommer der konflikter i nogle af de kommunale haller: Rudbjerg Hallen, Ravnsborg Hallen, Højreby Hallen, Holeby Hallen, Rødbyhavn Hallen, Rødby Hallen og Østofte Hallen, vil der blive afholdt et halfordelingsmøde i april, hvor indbudte foreninger skal møde op med to repræsentanter og sammen med en repræsentant fra Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice skal løse konflikten. Alle der har søgt om timer anbefales at møde op i den hal man har søgt om timer i. Dato og klokkeslæt for halfordelingsmødet udsendes pr. mail til foreningerne et par uger før. Bliver man på halfordelingsmøderne ikke enige om en endelig halfordelingsplan, uanset om det kun drejer sig om en enkelt time eller dag, er det Folkeoplysningsudvalget, der træffer endelig afgørelse om hele halfordelingsplanen på deres førstkommende møde. Afmelding af lokale Hold der alligevel ikke skal starte eller når undervisningssæsonen slutter tidligere end meddelt, oplyses dette hurtigst muligt til skolen/hallen. Afmelding er meget vigtig, så det undgås, at ubenyttede lokaler står åbne. Findes lokalet gentagne gange stående ubenyttet uden forudgående afmelding, kan fremtidig lokalebenyttelse inddrages. Afmelding/aflysning meddeles til Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice hurtigst muligt på tlf Åbning/lukning af lokaler Kontakt skolen/hallen for nærmere aftale om der er åbning/lukning af serviceleder, om der udleveres nøgler eller om der er alarm, der går i gang - eller andet. Der kan opkræves depositum for nøgle(r). Søges der timer til sommertræning, turneringer, kampe, lørdags-, weekend- og skæve helligdagstimer efter fristen for ansøgning vedr. sæsonudlån, skal henvendelse ske til halinspektør eller serviceleder. De steder, hvor der ingen leder er, kontaktes Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice. Perioder/tider i hallerne følger nødvendigvis ikke undervisningslokaler og gymnastiksale. Aktiviteter kan af hensyn til opvarmning eller andet, samles et sted. Ferier/fridage Normalt kan kommunale skolelokaler og haller ikke benyttes i ferier/fridage. Ønskes brug af lokaler i ferier eller efter kl , rettes henvendelse til serviceleder. Ordensreglement Facilitetens ordensreglement skal altid overholdes. Lejer/låner sørger for at få reglementet udleveret inden brug af facilitet. Undervisning/aktiviteten skal være afsluttet, så lokalet kan forlades på det anførte sluttidspunkt. 4

5 Når lokaler forlades senest kl , skal: - borde og stole stilles som de stod, da man ankom. - lyset slukkes. - vinduer og døre lukkes. Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles skriftligt Teknisk Service. Lejer/låner sørger for at alle instruktører/ledere får et eksemplar af denne folder samt skolens reglement. Enkeltstående udlån Enkeltstående udlån, overnatning el. andet større arrangement Henvendelse skal ske via en forespørgsel i foreningsportalen. For selvejende haller (se udlejningsregulativ eller andet) fås ved henvendelse til den respektive halinspektør/serviceleder. Husk at afmelde dage og timer, som alligevel ikke skal benyttes. Dette gøres via foreningsportalen: Betalingsregler Foreninger/skoler/institutioner i Lolland Kommune* Foreninger/skoler/institut ioner i Lolland Kommune* Andre brugere* Ved primære aktiviteter, jf. foreningens formål Andre aktiviteter (messer, loppemarkeder, bankospil, foredrag/stand up, fester, koncerter m.m.) (foredrag/stand up, koncerter, udstilling m.v.) Lokaler Alm. lokaler (skolelokaler, kulturlokaler, mødelokaler) - 50 kr. pr. time 50 kr. pr. time Mødesalen v. Nakskov Bibliotek ** 500 kr. pr. dag 500 kr. pr. dag Gymnastiksalen m. omklædningsrum - 50 kr. pr. time 50 kr. pr. time Haller max. 6 timer kr. pr. time 350 kr. pr. time Haller over 6 timer kr. pr. døgn kr. pr. døgn Udendørs anlæg - 50 kr. pr. time 50 kr. pr. time Magasinet, Nakskov kr. pr. døgn 500 kr. pr. døgn Huset, Nakskov kr. pr. døgn 500 kr. pr. døgn Nakskov Teatersal max. 4 timer kr kr. pr. dag kr. pr. dag Nakskov Teatersal over 4 timer kr kr. pr. dag kr. pr. dag Overnatning i skolelokaler under 25 år 25 kr. pr. pers./pr. nat 25 kr. pr. pers./pr. nat - Overnatning i skolelokaler over 25 år 35 kr. pr. pers./pr. nat 35 kr. pr. pers./pr. nat - *Se betegnelsen på side 1. **Mødesalen har teknisk udstyr, som kan benyttes mod betaling. Stole/borde opstilling nedtagning kan ligeledes bestilles mod betaling. Kontakt biblioteket for nærmere information/aftale. Brugeren kan om nødvendigt opkræves betaling for ekstra rengøring, evt. udbedring af skader samt for opsætning af borde og stole. Ved aktiviteter og arrangementer, der ligger uden for foreningens primære aktiviteter som: fester, messer, udstillinger, loppemarkeder, bankospil mv., skal der betales leje for lokalerne i henhold til ovenstående priser. Der vil blive opkrævet leje for hele det bookede/benyttede tidsrum og ikke kun for det tidsrum der evt. er åbningstiden, da bookingen kan spærre for andre brugere og i nogle tilfælde aflyse deres timer i lokalerne. 5

6 Godkendte folkeoplysende foreninger kan få 3 gratis arrangementer pr. kalenderår i en valgfri kommunal hal. Ved gratis arrangementer skal foreningerne selv varetage op og nedtagning af borde og stole samt selv foretage slutrengøring i forbindelse med arrangementet. Opstår der tvist eller uoverensstemmelser i forbindelse med ovennævnte forelægges det Folkeoplysningsudvalget til behandling. Det er vigtigt, at der er indhentet lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger. Kopi af lejlighedstilladelse skal sendes til den enkelte skole/hal eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice ved andre lokaler. Selvejende haller Betalingsregler fås ved henvendelse til halinspektør/serviceleder. Klublokaler Kommunale klublokaler Godkendte foreninger i Lolland Kommune kan, hvis der er ledige/egnede lokaler i kommunen, anvises klublokaler. Jævnfør Folkeoplysningsloven skal Lolland Kommune stille egnede, ledige faciliteter til rådighed til foreningernes folkeoplysende virksomhed. Såfremt det er muligt, vil Lolland Kommune også stille klublokaler, mødelokaler og rum til opbevaring af materiel og udstyr til rådighed, men da afholdelse af møder, opbevaring af udstyr og lignende ikke betragtes som foreningens primære folkeoplysende virksomhed, kan der fra foreningens side ikke stilles krav om dette. Foreninger må i udgangspunktet være indstillet på at skulle dele de tildelte lokaler og faciliteter med andre foreninger, og kan derfor ikke stille krav om fuld råderet over det tildelte lokale. Klublokalerne må kun anvendes til foreningens primære aktiviteter. Der må ikke holdes private fester i kommunale lokaler. Foreningen sørger selv for rengøring af lokalerne. Udendørs anlæg Ansøgning om timer på udendørs anlæg som kan bookes via foreningsportalen skal ske senest den 1. april hvert år for at være med i den årlige fordeling. I slutningen af maj fremgår det via foreningsportalen, hvilke udendørs anlæg og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson, som følger skoleåret. Ansøgning ifbm. kampe/turneringer Ved ansøgning af udendørs anlæg skal der også ansøges om brug af faciliteter ifbm. kampe/turneringer! Foreningerne kender som oftest kamp/turnerings-programmet for foråret i marts måned, hvorfor der ansøges herom senest 1. april. Kamp/turnerings-program som først kendes senere i sæsonen ansøges derfor løbende via foreningsportalen. Såfremt der er foreninger, der har kampe/turneringer i primo august bedes I venligst kontakte Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice vedr. en forhåndsgodkendelse af denne benyttelse. HUSK at afmelde dage og timer, der ikke benyttes herunder ligeledes ubenyttede kampe/turneringsdage. 6

7 Foreningen skal kontakte Park og Vej vedr. tilladelse til brug af baneanlægget ved sæsonstart, samt hvis der har været store mængder nedbør og der opstår tvivl om, hvorvidt baneanlægget må benyttes. Teknisk Service - Serviceledere Distriktskolen Vest Ravnsborgafd. Dan Klausen dakl@lolland.dk Distriktskolen Vest Stormarksafd. og Byskoleafd. Klaus Mortensen klmo@lolland.dk Distriktskolen Vest Dannelundeafd. (skolesekretær) Charlotte Rasmussen chara@lolland.dk Distriktskolen Vest Søllestedafd. Palle Nielsen palni@lolland.dk Distriktskolen Øst Blæsenborgafd. Michael Petersen mipe@lolland.dk Distriktskolen Øst Borgerskoleafd. Lars K. Jørgensen lakjo@lolland.dk Distriktskolen Øst Rødbyafd. og Holebyafd. Michael Dan Hansen midha@lolland.dk Distriktskolen Øst Østofteafd. Peter Hansen petha@lolland.dk Rødbyhavn Hallen og Højreby Hallen Jørgen Dalle Nielsen jdan@lolland.dk Rudbjerg Hallen og Ravnsborg Hallen Ebbe Edvardsen ebed@lolland.dk Skoler og haller Holeby Distrikstskolen Øst, Holebyafd., Vestervej 126, 4960 Holeby. Holeby Hallen, Vestervej 126, 4960 Holeby. Errindlevhallen (selvejende), Stadionvej 2, 4895 Errindlev.* Højreby Distrikstskolen Vest, Søllestedafd., Birkevej 1b, 4920 Søllested. Højreby Hallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested. 7

8 Maribo Distrikstskolen Øst, Østofteafd., Østofte Gade 42, 4951 Nørreballe. Distrikstskolen Øst, Borgerskoleafd., Skimminge 19 A, 4930 Maribo. Distrikstskolen Øst, Blæsenborgafd., Blæsenborg Allé 10, 4930 Maribo. Maribo Gymnasium (kun gymnastiksal), Refshalevej 2, 4930 Maribo. Østofte Hallen, Østofte Gade 42, 4951 Nørreballe. Maribohallerne (selvejende), Ved Stadion 4, 4930 Maribo.* Stokkemarke Hallen (selvejende), Tjennemarkevej 10, 4952 Stokkemarke.* Nakskov Distrikstskolen Vest, Byskoleafd., Nørrevold 13, 4900 Nakskov. Distrikstskolen Vest, Stormarkafd., Fastings Allé 1, 4900 Nakskov. Branderslev Gymnastikhus, Kysevej 33B, Branderslev, 4900 Nakskov. Nakskov Idrætscenter (selvejende), A. E. Hansensvej 1, 4900 Nakskov.* Ravnsborg Distrikstskolen Vest, Ravnsborgafd., Pederstrupvej 22, 4913 Horslunde. Fejø Hallen (selvejende) Herredsvej 192, 4944 Fejø.* Ravnsborg Hallen, Pederstrupvej 30, 4913 Horslunde. Rudbjerg Distrikstskolen Vest, Dannelundeafd., Gloslunde Gade 7, 4983 Dannemare. Rudbjerg Hallen, Rudbjergvej 16 A, Majbølle, 4983 Dannemare. Rødby Distrikstskolen Øst, Rødbyafd., Byskolevej 1, 4970 Rødby. Rødby Hallen (skolehal), Byskolevej 10, 4970 Rødby. Rødbyhavn Hallen, Havnegade 101, 4970 Rødby. Ansøgning til de selvejende haller skal ske direkte til hallen. Kontakt hallen for at høre nærmere. Udendørs anlæg Errindlev Errindlev Stadion, Stationvej 2, 4895 Errindlev. Holeby Holeby Stadion, Tuekærvej 2, 4960 Holeby. Horslunde Horslunde Stadion, Pederstrupvej 34, 4913 Horslunde. Maribo Maribo Boldbaner, Blæsenborg Allé 5, 4930 Maribo. Maribo Atletikstadion, Ved stadion 4, 4930 Maribo. Maribo Tennisklub, Refshalevej 48, 4930 Maribo. Nakskov Kappel Boldbaner, Kappelvej 4B, 4900 Nakskov. 8

9 Nakskov Stadion og kunstgræsbane, Bregnevej 55, 4900 Nakskov - Stadionudvalget, booking@kunststofbanen.dk.* Rudbjerg Rudbjerg Stadion, Rudbjergvej 16b, 4983 Dannemare. Rødby Brandstrup Stadion, Brandstrupvej 42, 4970 Rødby. Rødby Stadion, Østre Alle 4c, 4970 Rødby. Sandby Sandby Stadion, Tårsvej 92a, 4912 Harpelunde. Stokkemarke Stokkemarke Stadion, Tjennemarkevej 10c, 4952 Stokkemarke. Søllested Idrætsanlæg v/højreby Hallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested.* Idrætsanlæg v/sif Bøgevej 3, 4920 Søllested.* Østofte Østofte Idrætsanlæg v/skole, Skolestræde, 4951 Nørreballe.* Østofte Boldbaner, Østofte Gade 2, 4951 Nørreballe. Stadionanlæg og kunstgræsbane i Nakskov Ved ansøgning om benyttelse af stadionanlægget samt kunstgræsbanen i Nakskov skal henvendelse rettes til Stadionudvalget Nakskov Idrætspark, Bregnevej 57, 4900 Nakskov eller e- mail booking@kunststofbanen.dk. Kulturlokaler Det er nu muligt for registreret foreninger i Lolland Kommune at låne lokaler i Frivillig Centeret i både Maribo og Nakskov såfremt lokalerne er ledige. Maribo Nørregade Teater, Nørregade 10, 4930 Maribo, tlf Kulturværket, Brovejen 8, 4930 Maribo, tlf FrivilligCenter Lolland, Søndre Boulevard 82A, 4930 Maribo, tlf Nakskov Nakskov Teatersal, Søvej 8, 4900 Nakskov. Bibliotekets mødesal og glassal, Søvej 8, 4900 Nakskov, tlf Magasinet i Theisens Gård, Havnegade 55, 4900 Nakskov. Kornloftet i Theisens Gård, Havnegade 55, 4900 Nakskov. Huset, Blegen 4, 4900 Nakskov. Medborgerhuset, Jernbanegade 8, 4900 Nakskov. Lienlund Kulturhus, Rødbyvej 189, 4900 Nakskov. FrivilligCenter Lolland, Hoskiærsvej 17, 1, 4900 Nakskov, tlf

10 Søllested Søllested Bio og Kulturhus, Højrebygade 62, 4920 Søllested, tlf Rødby Digecentret, Skolegade 1, 4970 Rødby. Horslunde Saften, Nordlundevej 6b, 4913 Horslunde. Købelev Købelev Kulturcenter, Provstegårdsvej 26, 4900 Nakskov. Birket Birket Kulturhus, Bandholmvej 99, 4943 Torrig L. Sandby Sandby Kulturhus, Tårsvej 92, 4912 Harpelunde. Stokkemarke Stokkemarke Gamle Skole, Tjennemarkevej 4, 4952 Stokkemarke. Stjerne markeret (*) lokaler/udendørs anlæg kan ikke bestilles via foreningsportalen, der skal ske henvendelse til det oplyste telefonnummer på lokationen eller kontakt Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice, Jernbanegade 7, 4930 Maribo tlf Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice Jernbanegade 7, 4930 Maribo Tlf mail: Godkendt i Fritids- og Kulturudvalget den 1. juni