Retningslinier for udlån/leje af kommunale lokaler og udendørs anlæg

Transkript

1 Retningslinier for udlån/leje af kommunale lokaler og udendørs anlæg

2 Oversigt over skoler/haller Holeby Holebyafd., Vestervej 126, 4960 Holeby - SØNDRE SKOLE Holeby hallen, Vestervej 126, 4960 Holeby *Errindlev hallen (selvejende), stadionvej 2, 4895 Errindlev Højreby Søllestedafd., Birkevej 1 B, 4920 Søllested NORDVESTSKOLEN Højreby hallen, Bøgevej 4, 4920 Søllested Maribo Østofteafd., Østofte Gade 42, 4951 Nørreballe MARIBO SKOLE Borgerskoleafd., Skimminge 19 A, 4930 Maribo - MARIBO SKOLE Blæsenborgafd., Blæsenborg Allé 10, 4930 Maribo - MARIBO SKOLE Maribo Gymnasium (kun gymnastiksal), Refshalevej 2, 4930 Maribo Østofte hallen, Østofte Gade 42-44, 4951 Nørreballe Blæsenborg hallen (skolehal), Blæsenborg Allé 10, 4930 Maribo *Maribo hallerne (selvejende), Ved Stadion 4, 4930 Maribo *Stokkemarke hallen (selvejende), Tjennemarkevej 10, 4952 Stokkemarke Nakskov Byskoleafd., Nørrevold 13, 4900 Nakskov - FJORDSKOLEN Madeskovafd., Tårsvej 118, 4900 Nakskov - FJORDSKOLEN Stormarkafd., Fastings Allé 1, 4900 Nakskov - NORDVESTSKOLEN Gymnastiksal, Kysevej 33, Branderslev, 4900 Nakskov *Nakskov Idræts Center (selvejende), A. E. Hansensvej 1, 4900 Nakskov Ravnsborg Ravnsborgafd., Pederstrupvej 22, 4913 Horslunde - NORDVESTSKOLEN Fejøafd., Herredsvej 192, 4944 Fejø - NORDVESTSKOLEN *Fejø Hallen (selvejende) Herredsvej 192, 4944 Fejø Ravnsborg hallen, Pederstrupvej 30, 4913 Horslunde Rudbjerg Dannelundeafd., Gloslunde Gade 7, 4983 Dannemare - FJORDSKOLEN Rudbjerg hallen, Rudbjergvej 16 A, Majbølle, 4983 Dannemare Rødby Rødbyafd., Byskolevej 1, 4970 Rødby SØNDRE SKOLE Rødby hallen (skolehal), Byskolevej 10, 4970 Rødby Rødbyhavn sportshal, Havnegade 101, 4970 Rødby *Ansøgning til de selvejende haller skal ske direkte til hallen. Kontakt hallen for at høre nærmere.

3 Oversigt over udendørsanlæg Errindlev Errindlev Stadion, Stationvej 2, 4895 Errindlev Holeby Holeby Skoles boldbane, Vestervej 126, 4960 Holeby Holeby Atletikbane, Vestervej 126, 4960 Holeby Holeby BMX bane, Vestervej 126, 4960 Holeby Holeby Stadion, Tuekærvej 2, 4960 Holeby Horslunde Horslunde Stadion, Pederstrupvej 34, 4913 Horslunde Maribo Blæsenborg baner, Blæsenborgalle 5, 4930 Maribo Blæsenborg skolens baner, Blæsenborgalle 10, 4930 Maribo Maribo Atletikstadion, Ved stadion, 4930 Maribo Maribo Tennisklub, Refshalevej 48, 4930 Maribo Nakskov Kappel Boldbaner, Kappelvej 4B, 4900 Nakskov Nakskov Stadion, Bregnevej 55, 4900 Nakskov VELO Stadion, Velovænget 4, 4900 Nakskov Rudbjerg Rudbjerg Stadion, Rudbjergvej 16B, 4983 Dannemare Rødby Havneskolens boldbaner, Havnegade 101, 4970 Rødby Brandstrup Stadion, Brandstrupvej 42, 4970 Rødby Rødby Stadion, Østre Alle 4C, 4970 Rødby Sandby Sandby Stadion, Tårsvej 92A, 4912 Harpelunde Stokkemarke Stokkemarke Stadion, Tjennemarkevej 10C, 4952 Stokkemarke Søllested Idrætsanlæg v/højrebyhallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested Idrætsanlæg v/sif Bøgevej 3, 4920 Søllested Østofte Østofte Idrætsanlæg v/skole, Skolestræde, 4951 Nørreballe Østofte Stadion, Østofte Gade, 4951 Nørreballe

4 Generelle regler for alle kommunale skoler og haller Brugere 1. Skoler/ungdomsskoler Folkeskolevirksomhed, skolefritidsordning, ungdomsskolevirksomhed og ungdomsskoleklub. I det omfang lokalerne er ledige stilles de til rådighed for: 2. Foreninger Godkendte folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, registrerede kulturforeninger samt Andre foreninger. 3. Andre brugere - Ikke godkendte foreninger i Lolland kommune Lokalerne kan udlejes, mod betaling, til andre brugere, så vidt de ikke anvendes af ovennævnte 2 grupper. Anvendelse af lokaler Lokaler må kun anvendes til deres primære formål. Lokaler stilles til rådighed med fornødent udstyr, lys, varme, nøgleordning samt servicelederbistand, hvis ejer kræver opsyn til stede. Ved benyttelse af kommunale haller og gymnastiksale må der kun anvendes indendørs fodtøj, som ikke må kunne ridse eller afsætte streger på gulvene. Ved større arrangementer/stævner, hvor man ønsker at bruge andet fodtøj, aftales dette med hallen/skolen. Foreningen opkræves om nødvendigt betaling for ekstra rengøring og evt. udbedring af skader. Der henvises til den enkelte hal/skole for nærmere information. Rygning Der er total rygeforbud (Gælder også E-rygning) i/på alle kommunale lokaler/udendørsanlæg. 1. gang rygeforbuddet overtrædes vil det medføre skriftlig advarsel til foreningen. 2. gang vil foreningens benyttelse af lokalet blive inddraget resten af sæsonen. 3. gang udelukkes foreningen i en ikke nærmere fastsat periode. Lokaler må ikke anvendes til Agiterende virksomhed, uanset initiativtager (propagandamøder, religiøse handlinger, hvervemøder m.v.)., kommerciel virksomhed, enkeltpersoner samt private fester. Ansvar Det er skoleleder/halinspektørs ansvar, at alle sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med anvendelsen er foretaget. Det er ligeledes skoleleders/halinspektørs ansvar at orientere lejer/låner om, at de skal indhente lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger eller andet større arrangement. De steder, hvor der ingen leder er, ligger ansvaret i Kultur og Fritid. Ved overnatning skal der foreligge en lejlighedstilladelse fra brandmyndighed forud for lånet. Såfremt dette ikke er tilfældet kan udlånet ikke gennemføres. Skolen/hallen skal have en kopi af lejlighedstilladelsen.

5 Sæsonudlån Lokaler til undervisning og aktiviteter, stilles vederlagsfrit til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, registrerede kulturforeninger samt Andre foreninger. Ansøgning om timer i lokaler herunder også timer ifbm. turneringer og kampe skal ske via foreningsportalen senest 1. april hvert år for at være med i den årlige lokalefordeling. Foreningsportalen: Fra 1. maj kan det via foreningsportalen ses, hvilke lokaler og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson, som følger skoleåret. Hvis der søges efter 1. april er man ikke med i lokalefordelingen og kan derfor ikke være sikker på at kunne få netop det lokale, der ønskes, stillet til rådighed. Søger man først lokale til resten af sæsonen efter 1. maj, skal henvendelse ske til skolen/hallen via foreningsportalen. På grund af skemaplanlægning har skolerne først ansøgningsfrist d. 15. juni Eftersom skemaplanlægning senest er færdig den 30. juni, vil I først fra den 1. juli kunne være sikre på at have benyttelsen endeligt godkendt for så vidt angår benyttelse i tidsrummet kl.8-17! Halfordelingsmøder Hvert år i april måned afholdes der halfordelingsmøder for hver af de seks kommunale haller: Rudbjerg Hallen, Ravnsborg Hallen, Højreby Hallen, Holeby Hallen, Rødbyhavn Sportshal og Østofte Hallen. På halfordelingsmøderne deltager den enkelte halinspektør/serviceleder, en repræsentant fra Sportsråd Lolland samt en repræsentant fra Kultur og Fritid. Alle der har søgt om timer anbefales at møde op i den hal man har søgt om timer i. Datoerne for halfordelingsmøderne meldes ud til brugerne i januar/februar. Bliver man på halfordelingsmøderne ikke enige om en endelig halfordelingsplan, uanset om det kun drejer sig om en enkelt time eller dag, er det Folkeoplysningsudvalget, der træffer endelig afgørelse om hele halfordelingsplanen på deres førstkommende møde. Ændring af ansøgning Afmelding sker til Kultur og Fritid og ny ansøgning fremsendes. Afmelding af lokale Hold der alligevel ikke skal starte eller når undervisningssæsonen slutter tidligere end meddelt, oplyses dette hurtigst muligt til skolen/hallen. Afmelding er meget vigtig, så det undgås, at ubenyttede lokaler står åbne. Findes lokalet gentagne gange stående ubenyttet uden forudgående afmelding, kan fremtidig lokalebenyttelse inddrages. Åbning/lukning af lokaler Kontakt skolen/hallen for nærmere aftale om der er åbning/lukning af serviceleder, om der udleveres nøgler eller om der er alarm, der går i gang - eller andet. Der kan opkræves depositum for nøgle(r). Søges der timer til sommertræning, turneringer, kampe, lørdags-, weekend- og skæve helligdagstimer efter fristen for ansøgning vedr. sæsonudlån, skal henvendelse ske til halinspektør eller serviceleder. De steder, hvor der ingen leder er, kontaktes Kultur og Fritid. Perioder/tider i hallerne følger nødvendigvis ikke undervisningslokaler og gymnastiksale. Aktiviteter kan af hensyn til opvarmning eller andet, samles et sted.

6 Praktisk information vedr. kommunale skolelokaler Brugers enkeltaflysning Meddeles til skolen/hallen senest på dagen inden kl Skolens/hallens enkeltaflysning Aflysning af lokaler meddeles så vidt muligt 8 dage før på opslagstavle eller lignende. Ferier/fridage Lokaler kan normalt ikke benyttes i ferier/fridage. Ønskes brug af lokaler i ferier eller efter kl , fremsendes begrundet ansøgning senest 14 dage før til skolen/hallen. Undervisning/aktivitet kan af hensyn til opvarmning eller andet, samles et sted. Ordensreglement Skolens ordensreglement skal altid overholdes. Sørg for at få reglementet udleveret inden I starter. Undervisning/aktiviteten skal være afsluttet, så lokalet kan forlades på det anførte sluttidspunkt. Når lokaler forlades senest kl , skal: - borde og stole stilles som de stod, da man kom - lyset slukkes - vinduer og døre lukkes Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles skriftligt til skolen. Sørg for at alle instruktører/ledere får et eksemplar af denne folder og skolens reglement. Enkeltstående udlån Enkeltstående udlån, overnatning el. andet større arrangement Henvendelse skal ske til skolen/hallen, via en forespørgsel i foreningsportalen. Skriftlig låne/leje aftale Der udarbejdes en skriftlig aftale mellem skolen og låneren/lejeren forud for brugen. Samtidig orienteres om rettigheder og pligter. Det er skolelederens ansvar, at udfærdige regler for udlån til andre brugere og ikke godkendte foreninger. For selvejende haller (se udlejningsregulativ eller andet) fås ved henvendelse til den respektive halinspektør/serviceleder. Betalingsregler mv. Kommunale skoler samt haller Stilles vederlagsfrit til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, registrerede kulturforeninger samt Andre foreninger. Selvejende haller Betalingsregler fås ved henvendelse til halinspektør/serviceleder. Lolland Kommune yder fuld dækning af lokaleudgifter til folkeoplysende godkendte foreninger i Lolland Kommune, såfremt foreningerne benytter lokaler i selvejende haller og svømmehaller.

7 Dette forudsætter dog forudgående godkendelse fra Kultur og Fritid samt at lokaleudgifterne svarer til det almindelige lokale niveau. Det forudsætter ligeledes, at foreningernes benyttelse svarer til tidligere års timeforbrug og anvendelse i den pågældende hal. Erstatning Der kan opkræves betaling for (gælder alle brugere): - udlånet, hvis det medfører ekstraordinær oprydning/rengøring (pedelservice og/eller rengøringstimer). Der beregnes normal timeløn - erstatning for opståede skader (hærværk) i forbindelse med lån af lokale. - forbrugsstoffer samt materialer - bortkomst af nøgle, idet en bortkommet nøgle kan betyde omlægning af nøglesystem. Entrégivende arrangementer Leje er ikke vederlagsfri. Der betales leje som andre brugere se nedenstående. Andre brugere opkræves leje - Alm. klasselokaler/mødelokaler kr. 50,00 pr. time - Gymnastiksal m/omklædningsrum kr. 50,00 pr. time - Haller kr. 250,00 pr. time - Udendørs anlæg kr. 50,00 pr. time Leje for overnatning i forbindelse med større arrangementer: (Gælder for andre brugere) - Børn og unge under 25 år kr. 25,00 pr. person/pr. nat. - Voksne over 25 år kr. 35,00 pr. person/pr. nat. OBS! Vigtigt at der er indhentet lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger. Kopi af lejlighedstilladelse skal sendes til skolen/hallen. Betalingen omfatter efter aftale Brug af lokaler til overnatning, badefaciliteter, fællesrum, opvarmning, el, efterfølgende rengøring og servicelederbistand. Derudover betales For evt. nattevagt (brandvagt), udvidet service-lederbistand, særligt udstyr eller andre aftalte serviceydelser. Det er skolelederens ansvar, at regler for udlejning og evt. opkrævning af leje og andre betalinger overholdes. Indtægten for lejen m.v. indgår i skolens budget, idet skolen afholder alle de med arrangementet afholdte udgifter. Langvarige lejemål er ikke omfattet af disse betalingsregler. Aftale mellem skole/skolebestyrelsen og lejer om sådanne lejemål, forelægges Fritids- og Kulturudvalget til godkendelse. (F.eks. udlejning af undervisningslokaler til andre institutioner). Hvor lejemål medfører væsentlige indskrænkninger i anvendelses- mulighederne for brugerne, indhentes udtalelse fra hhv. skolebestyrelsen og folkeoplysningsudvalget. De steder, hvor skolen er nedlagt som folkeskole, er det Kultur og Fritid, der har ansvaret. Klublokaler Kommunale klublokaler Godkendte foreninger i Lolland Kommune kan, hvis der er ledige/egnede lokaler i kommunen, anvises klublokaler. Der opkræves et gebyr for foreningers benyttelse af kommunale lokaler til klublokaler. Der betales kr. årligt for et kommunalt klublokale og kr. årligt for et kommunalt klubhus. Klublokalerne må kun anvendes til foreningens primære aktiviteter. Der må ikke holdes private

8 fester i kommunale lokaler. Foreningen sørger selv for rengøring af lokalerne. Udendørs anlæg Ansøgning om timer på udendørs anlæg skal ske via foreningsportalen senest 1. april hvert år for at være med i den årlige fordeling. Fra 1. maj kan det via foreningsportalen ses, hvilke udendørs anlæg og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson, som følger skoleåret. Ansøgning ifbm. kampe/turneringer Ved ansøgning af udendørs anlæg skal der også ansøges om brug af faciliteter ifbm. kampe/turneringer! Foreningerne kender som oftest kamp/turnerings-programmet for foråret i marts måned, hvorfor der ansøges herom senest 1. april. Kamp/turnerings-program som først kendes senere i sæsonen ansøges der for løbende via foreningsportalen. Såfremt der er foreninger, der har kampe/turneringer i primo august bedes I venligst kontakte Kultur og Fritid vedr. en forhåndsgodkendelse af denne benyttelse. HUSK at afmelde dage og timer, der ikke benyttes herunder ligeledes ubenyttede kampe/turneringsdage. Foreningen skal kontakte Park og Vej vedr. tilladelse til brug af baneanlægget ved sæsonstart, samt hvis der har været store mængder nedbør og der opstår tvivl om, hvorvidt baneanlægget må benyttes. Stadionanlæg og kunstgræsbane i Nakskov Ved ansøgning om benyttelse af stadionanlægget samt kunstgræsbanen i Nakskov skal henvendelse rettes til Stadionudvalget Nakskov Idrætspark, Bregnevej 57, 4900 Nakskov eller e- mail nbfinn.andersen@get2net.dk Kultur og Fritid Jernbanegade Maribo Tlf mail kulturogfritid@lolland.dk Godkendt i Folkeoplysningsudvalget d Godkendt i Femern Bælt, Erhvervs- og Kulturudvalget d Revideret d Revideret d