TILBUDSSKABELON Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v. TILBUDSGIVER: Viborg Kommune. Park & Vejservice. Kontrolbud.

Transkript

1 Viborg Kommune TILBUDSGIVER: Viborg Kommune. Park & Vejservice Kontrolbud Februar 2013 TILBUDSSKABELON Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v.

2 NIRAS A/S Vestre Havnepromenade 9 Postboks Aalborg CVR-nr Tilsluttet FRI T: F: E: niras@niras.dk

3 INDHOLD TILBUDSSKABELON 1 Tilbudsgiver 2 2 Oplysninger af betydning for tilbuddet (forbehold) 3 3 Underentreprenører 4 4 Materielgårde og stillepladser 5 5 Tilbudt opgaveløsning 6 6 Tilbudt udvikling 19 7 Bilag 22 Viborg Kommune: Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v.

4 1 TILBUDSGIVER Viborg Kommune Park & Vejservice Katmosevej Viborg Kontaktperson: Afdelingsleder John A. Pedersen Mail: Mobil:

5 2 OPLYSNINGER AF BETYDNING FOR TILBUDDET (FORBEHOLD) Ingen 3

6 3 UNDERENTREPRENØRER Vintertjeneste: Thomas Nørgaard, Biger Larsens Eftf. Aps, Morsøvej 12, 8800 Viborg 1313 Aps, Egelundvej 6, 8800 Viborg Vognmand Anders Fransgaard, Ærøvej 13, 8800 Viborg Claus Hansen, Havredalsvej 6, Skelhøje, 7470 Karup J Svend E. Madsen, Baldersvej 8, 8850 Bjerringbro Jens Dalsgaard, Ø. Børstingsvej 3, Iglsø, 7850 Stoholm J. Høgh & Færk Aps, Ahornvej 39, 9632 Møldrup Vestermarkens Maskinstation, Gårdsdalsvej 15C, Ravnstrup, 8800 Viborg Kirkebæk Maskinstation, Rogenstrupvej 44, 8800 Viborg Rene Lund, Lundgårdsvej 19, Lundgård, 7850 Stoholm J. Tange Maskinstation, Nørrehedevej 37, Tange, 8850 Bjerringbro Jimmi Sørensen, Broparken 28, 8850 Bjerringbro Mammen Maskin- og Entreprenørforretning, Mammen Byvej 91, 8850 Bjerringbro. Belægninger og afstribning: Colas Danmark A/S, Industrivej 27, 8800 Viborg Guide-lines, Stendalsvej 38, Rebild, 9520 Skørping Afvanding og rabatter: Midtjysk Kloakservice, Vinkelvej 58, Bruunshåb, 8800 Viborg Vorgod Vejservice, Engtoften 12, Vorgod, 6920 Videbæk Skov og natur: Aarestrup Planteskole, Aarestrupvej 162, 7470 Karup Rodfræsning: Grønkjærs Skovpleje, Egholtvej 9, 8850 Bjerringbro Hegnsklipning: Kirkebæk Maskinstation, Rogenstrupvej 44, 8800 Viborg Jordregulering: Jimmi Sørensen, Broparken 28, 8850 Bjerringbro Juletræsbelysning: B E Installationer, Lundvej 50, 8800 Viborg 4

7 4 MATERIELGÅRDE OG STILLEPLADSER (Tilkendegivelse af, om Tilbudsgiveren ønsker at leje materielgård(e) og/eller stillepladser. Tilkendegivelsen sker ved afkrydsning, nedenfor) Ønsker at leje materielgård på Katmosevej 4-8, Viborg Ønsker at leje Grønlænderpladsen på Katmosevej 14, Viborg X Ønsker at leje materielgård, Gl. Tangevej 1, Bjerringbro X Ønsker at leje stilleplads på Borgvold, Randersvej 1, Viborg Ønsker at leje materielgård, Industrivej 16, Ørum, Tjele Ønsker at leje materielgård, Hestehøjvej 7, Bjerregrav, Møldrup Ønsker at leje materielgård, Materielvej 1, Karup AFKRYDSNING ER BINDENDE FOR TILBUDSGIVEREN. 5

8 TILBUDT OPGAVELØSNING Kvalitet A. Hvorledes Tilbudsgiver vil gennemføre kvalitetsstyring og -kontrol (egenkontrol) for egne arbejder og for eventuelle underentreprenørers arbejder, jf. Samarbejdsform punkt 9, herunder hvorledes Tilbudsgiver vil følge op på mangler/afvigelser i forhold til kontrakten. 5.1 A. Kvalitetsstyring og kontrol (egenkontrol) Park & Vejservice har siden kommunesammenlægningen arbejdet efter en Bygherre-Entreprenør Model. Det har bl.a. medført, at der er implementeret en grundig og detaljeret ressourceregistrering, som løbende bruges som økonomisk og kvalitetsmæssigt styringsredskab. Ressourcestyringen er således omdrejningspunktet for en stor del af Park & Vejservices opgaveløsning, og er samtidig en central del af kvalitetsarbejdet i organisationen. Alle mandskabs- og maskintimer og materialer registreres og bruges som dokumentation for udført arbejde overfor bygherre. Derudover bliver der foretaget registreringer på lokalitetsniveau, hvornår arbejdet er udført og hvilket forbrug, der har været på opgaven. De forskellige teams har hvert deres geografiske ansvarsområde. Park & Vejservice vil i den fremadrettede opgaveløsning supplere den hidtidige egenkontrol ved at benytte de i udbudsmaterialet udarbejdede kontrolskemaer jf. bilag 5, i Samarbejdsform. I den forbindelse vil Park & Vejservice benytte det almindelige ledelseshierarki i organisationen til at gennemføre egen- og fælleskontrol for samtlige områder og for de grønne områder hovedsagligt i vækstperioden. Resultatet af disse og eventuelle problemer løst i samarbejde med det område/team, som er ansvarlig for den pågældende del af entreprisen, vil blive dokumenteret elektronisk og indsat i en mappe. Ud over den egenkontrol, som de respektive teams selv udfører, vil Park & Vejservices mappe med egenkontrol blive lagt frem på samtlige driftsmøder og på forlangende af bygherre. Mappen ajourføres løbende. Konstateres der overskridelse af et eller flere af kvalitetskravene, vil dette resultere i en periodisk skærpet kontrol af opgaveudførelsen Egenkontrol Park & Vejservice udfører egenkontrol af eget arbejde og arbejde udført af underentreprenører. Formålet med kontrollen er at sikre, at det udførte arbejde er i overensstemmelse med projektets krav om tid, pris og kvalitet, og at arbejdet er udført håndværksmæssigt korrekt. Der foretages egenkontrol i henhold til entreprisens beskrivelser herom, dog altid af mindst 5 % af de udførte arbejder. Kontrollen udføres på tilfældigt udvalgte projekter/delprojekter udvalgt af driftslederen. Der foretages en løbende egenkontrol. Kontrollen udføres for hele projektområder og på elementniveau 1 gang pr. uge, det første år af kontrakten. Frekvensen aftales herefter med bygherre. Selve kontrollen udføres af driftsleder eller områdeleder på det i udbudsmaterialet vedlagte kontrolskema, jf. bilag 5, i Samarbejdsform i udbudsmaterialet, og opbevares i 3 år. Ved egenkontrollen kontrolleres, at arbejderne er udført i henhold til beskrivelserne, aftaler og i henhold til gældende normer og god håndværksmæssig praksis. Det kontrolleres endvidere, om der er arbejder, som ikke er udført i projektområdet, og om der er afvigelser i forhold til kortmaterialet. Endelig kontrolleres, om der er skader og mangler, der ikke er omfattet af kvalitetsbeskrivelserne og hvis der konstateres skader og mangler meddeles disse til bygherren. Det samme gælder egne skader Opfølgning på egenkontrollen Efter hver egenkontrol foretages en tilbagemelding til kontaktpersonen i de enkelte teams og til områdelederen med henblik på at give en melding på, om arbejdet lever op til kvalitetskravene. 6

9 Af tilbagemeldingen fremgår tidsfrist og krav til afhjælpningen. I forbindelse med egenkontrollen ugen efter tilbagemeldingen laves en kontrol af, om eventuelle fejl og mangler fra ugen før er rettet. Det første år af kontrakten gives ugentlig en afrapportering af egenkontrollen til driftsleder og til bygherren. Senest i forbindelse med denne tilbagemelding indberettes afvigelser i forhold til kortmaterialet og skader og mangler, der både er og ikke er omfattet af kvalitetsbeskrivelserne. Ved registrering af større fejl og mangler, (dvs. fejl og mangler som er så graverende at de må forventes at medføre borgerreaktioner eller er sikkerhedsmæssige uforsvarlige) indberettes straks til driftsleder og til bygherren, evt. med billede, og manglerne udbedres med det samme. Konstateres der indenfor de enkelte teams opgaver en godkendelsesprocent på over 90 %, fortsætter egenkontrollen som beskrevet ovenfor. Konstateres der indenfor de enkelte teams opgaver en godkendelsesprocent på mellem 90 og 80 %, udføres øget egenkontrol, hvor der i de følgende 4 uger foretages egenkontrol af 10 % af teamets arbejdsopgaver. Denne kontrol udføres af områdelederne i Park & Vejservice. Konstateres der indenfor de enkelte teams opgaver en godkendelsesprocent på under 80 %, vil der blive udført skærpet kontrol, med 100 % egenkontrol i de følgende 4 uger efter. Resultatet af Park & Vejservices egenkontrol indgår i Park & Vejservices månedsrapport (se afsnit 5.5.2) Kvalitetssikring hos underentreprenører Betegnelsen underentreprenører dækker såvel eksterne leverandører som eksterne entreprenører. Ved brug af underleverandører stiller vi krav om, at underentreprenøren lever op til vores egne kvalitetskrav. Det påhviler således den enkelte underentreprenør, at kvalitetssikre egne arbejder og leverancer i henhold til vores krav herom. Underentreprenøren skal, på forlangende dokumentere dette overfor Park & Vejservice via eget kvalitetsstyringssystem Opfølgning på mangler/afvigelser I tilfælde af konstaterede afvigelser i forhold til udførelses- og tilstandskravene vil den respektive områdeleder rejse problemstillingerne med det ansvarlige team. Park & Vejservices ledelse og områdeledere vil i kontraktperioden fortsætte med at understrege vigtigheden af, at Park & Vejservice lever op til kvalitetsbeskrivelserne. Park & Vejservice ledelse vil løbende træffe de nødvendige ledelsesmæssige beslutninger med henblik på at sikre, at den aftalte standard og kvalitetskrav overholdes Brug af GPS og Smartphone Park & Vejservice har ved hjælp af GPS indført et opgavestyrings-, tracking- og dokumentationssystem for hovedparten (80 %) af køretøjerne. Formålet med systemet er at sikre, at udført arbejde kan dokumenteres, at ruter kan optimeres, at timeforbrug registreres online og kan dokumenteres. Endvidere forventes systemet at kunne give mulighed for indberetning af udbedringsarbejder ol. Derudover har samtlige medarbejdere en smartphone som arbejdsmobil. Dette betyder, at alle medarbejder kan tage et billede af det pågældende område, genstand eller problem og med det samme sende det til den entrepriseansvarlige som dokumentation eller til bygherren hvis dette ønskes. Vi foreslår, at der i starten af kontrakt perioden nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Park & Vejservice og Bygherre med henblik på at definere yderligere specifikke krav til systemet. Hvad kan og skal systemet benyttes til indenfor de lov- og personalemæssige rammer. 7

10 5.2 B. Helhedstænkning på tværs af opgaverne B. Hvorledes Tilbudsgiver ved kontraktstart og i kontraktperioden vil sikre, at opgaven gennemføres under hensyntagen til helhedstænkning på tværs af opgaverne Optimering Det er vigtigt for Park & Vejservice at optimere snitfladerne mellem det sorte og grønne område, både funktionelt, strukturelt og opgavemæssigt. Gennem en helhedsøkonomisk tankegang vil de 2 % som entreprisen reduceres med pr. år kunne opnås. For eksempel benyttes der ikke 2 medarbejdere pr. vogn hvis opgaven ikke kræver dette. Som en del af Viborg Kommune har medarbejderne i Park & Vejservice indarbejdet en rutine, hvor der, ud fra en helhedsbetragtning, helt naturligt bliver taget hensyn til kommunens øvrige aktiviteter i udførelsen af opgaverne. Det betyder, at der ved udførelse af opgaver som f.eks. klipning af hæk eller græsslåning i videst muligt omfang bliver taget hensyn til de øvrige aktiviteter, der finder sted på kommunens arealer. Det er Park & Vejservice erfaring, at denne hensyntagen til kommunens øvrige aktiviteter er med til at højne serviceniveauet og borgertilfredsheden generelt i kommunen, uden at det går ud over Vej og Parks effektivitet i opgaveløsningen. Konkret betyder dette, at medarbejderne selvfølgelig også tømmer en fyldt skraldespand ved siden af det skilt der skal rettes op. Der skelnes ikke mellem sort og grøn arbejde, men der arbejdes ud fra en helhedstankegang, som er en selvfølgelighed for medarbejderne i Park & Vejservice. Der vil på alle månedlige teammøder i fremtiden være et fast punkt der hedder optimering ud fra en helhedstankegang på tværs af alle skel Sikring og gennemførelse af kvalitetskrav Park & Vejservice kan og vil overholde de stillede kvalitetskrav ved at benytte de kompetencer, som medarbejderne har opnået ved, gennem en årrække, at løse de udbudte opgaver på de angivne lokaliteter. Inden kontraktopstart i 2014, vil medarbejderne blive instrueret i udførelsen af de udbudte delentrepriser, således at det sikres, at alle medarbejdere er opdaterede i forhold til udbudsmaterialets krav og betingelser. Desuden er mange af medarbejderne allerede bekendt med udbudsmaterialet, i det de selv har været en del af processen med udarbejdelse af kontrolbuddet. I den forbindelse vil de opdaterede kvalitetskrav blive præsenteret og gennemgået ved møder med de respektive teams og alle vil blive grundigt orienteret om, hvad de næste 5 år vil indeholde fagligt og personligt, og hvilket ansvar den enkelte medarbejder og det enkelte team har. Medarbejderne vil også blive orienteret om arbejdsopgaverne i de enkelte delentrepriser med hensyn til bl.a. sikre en sammenhæng i de enkelte teams opgaveløsning, snitflader m.m. I samme anledning vil medarbejderne blive informeret om indførelsen af den øgede dokumentation til kvalitetssikring af opgaveløsningen i form af nye procedurer/kontrolskemaer og krav til bl.a. egenkontrol, fælleskontrol og stikprøvekontrol. Inden opgaven igangsættes vil alle medarbejdere få en grundig indføring i opgavernes omfang, beskrivelser, kvalitetsniveauer og de forskellige kontroller af det udførte arbejde. Derudover vil Park & Vejservice løbende inkludere hele organisationen i arbejdet med at implementere de kvalitetskrav, som fremgår af udbudsmaterialets opgavebeskrivelser. Dette gøres konkret ved, at der det første år af kontrakten holdes kvartalvise møder, hvor instruktion og formidling af kvalitetsbe- 8

11 skrivelserne bliver gennemgået, så hele organisationen har et grundigt kendskab til arbejdsopgavernes ønskede kvalitetsniveau. Medarbejderne i Park & Vejservice besidder tilsammen en lang række specialkompetencer, som er opnået gennem mange års ansættelse, en målrettet efteruddannelse og anvendelse af ny teknologi. Herved har de opnået et specielt kendskab til både de fagområder, som opgaveløsningen vedrører, og de lokalområder i Viborg Kommune, hvor opgaverne skal udføres. Den dybe indsigt i de enkelte opgaver medfører endvidere, at Park & Vejservice har optimale muligheder for at bemande opgaverne på en måde, så der løbende er den rette balance mellem opgavernes karakter og medarbejdernes kompetencer og erfaring ud fra en helhedsbetragtning Årsplaner og tremånedsplaner Park & Vejservice udarbejder årsplaner til bygherren og tremånedersplaner til intern brug. Det overordnede formål med dette er, at sikre en udjævning af opgaver og dermed optimerebrugen af ressourcer hen over året ud fra en helhedsbetragtning. Traditionelt er meget af det beskrevne arbejde sæsonpræget og derfor er tremånedersplanerne et arbejdsredskab for Park & Vejservice til, at styre ressource- og mandskabsforbrug yderligere med effektivisering for øje. 9

12 5.3 C. Kompetence, opgaveforståelse, ansvar og engagement C. Hvorledes Tilbudsgiver vil sikre, at medarbejderne herunder også eventuelle underentreprenørers medarbejdere - igennem hele kontraktperioden har den rette kompetence, opgaveforståelse samt føler ansvar og engagement for opgavens korrekte udførelse Samarbejdsrelationer Stærke samarbejdsrelationer og processer mellem alle led i organisationen (medarbejdere, ledere og underentreprenører) er afgørende for opgaveforståelsen, ansvarsfølelsen samt engagement og for skabelsen af gode produkter og resultater. Fokus er på engagement, indsigt og ejerskab hos alle parter. Det drejer sig om at finde et samspil, hvor alle ressourcer og kompetencer anvendes bedst mulig. Dette sker blandt andet ved, at uddelegere ansvar til medarbejderne i de enkelte teams. Disse teams er dannet ud fra ønsket om en stærk kombination af teamdeltagere. Målet er fællesskab og ansvar, hvor der sikres innovative løsninger, en dynamisk samarbejdsform, involvering og engagement. For underentreprenører er især en løbende kommunikation og dialog vigtig for følelsen af ejerskab til opgaven og ønsket om innovative løsninger Kompetencestrategi for Park & Vejservice Kompetenceudvikling i Park & Vejservice sker ved, at strategien løbende tilpasses de opgaver Bygherren ønsker løst. I Park & Vejservice arbejder vi i medstyrende teams. Det betyder, at mest muligt ansvar og ledelse er lagt ud til medarbejderne og at en stor del af beslutningerne i forbindelse med opgaveløsningen kan tages på stedet. For at have det bedste samarbejde og de bedste medarbejdere skal alle ansatte løbende efteruddannes for at leve op til vores strategimål der er: Udvikling, Uddannelse og Udfordring. Derfor er kompetenceudviklingen i Park & Vejservice sket med hovedvægt på samarbejde og kommunikation i medstyrende grupper. Disse sociale kompetencer gavner organisationen bredt og tilgodeser det psykiske arbejdsmiljø og den anerkendende organisation. Efteruddannelse af medarbejderne effektiviserer opgaveløsningen i de medstyrende grupper, samtidig med at de giver en personlig udvikling samt forbedrer evnen til at yde en god borgerservice. Kompetenceudviklingen er hovedsageligt sket med henblik på at ruste medarbejderne til den fremtidige udvikling som Park & Vejservice skal kunne imødegå. Det være sig konkurrenceudsættelse, budgetreduktioner, reduktion af medarbejderstaben, effektivisering og afbureaukratisering. Kurserne, som samtlige medarbejdere har gennemgået har bl.a. indeholdt: teambuilding, personlig udvikling, motivation og forandring, samtaleredskaber, konflikthåndtering og kundeservice Da vi kender vores medarbejdere er der desuden ikke behov for et kompetence afklaringsforløb ved kontraktovertagelse. Fremadrettet vil Park & Vejservice i samspil med bygherre tilpasse medarbejdernes kompetencer til netop denne kontrakts opgaver, så medarbejderne konstant er up to date med opgavernes mål og vision og er ansvarsbevidste overfor arealernes drift og kvalitetsmæssige tilstand som helhed. Samtidig ønsker Park & Vejservice at samtlige medarbejders faglige kompetencer kan bringes i spil med henblik på udvikling og optimering af driftsopgaverne og derved skabe en konstant robusthed overfor forandringer, besparelser mv. Park & Vejservice medarbejdere planlægger indenfor de respektive teams selv deres arbejdsdage og arbejdsgange, ferier m.m. i samråd med områdelederen. Dette bidrager erfaringsmæssigt til følelsen af ejerskab og ansvarsfølelse til opgaverne. 10

13 Ved nyindkøb af maskiner/udstyr, der anvendes til udførelse af de udbudte opgaver, vil medarbejderne som hidtil blive inddraget og modtage den fornødne instruktion og sikkerhedsvejledning forud for ibrugtagning. Der vil desuden, som hidtil, blive udarbejdet APV på nye maskiner i henhold til gældende lovgivning og bestemmelser. 11

14 5.4 A. Organisering, vidensdeling og faglig sparring Organisering og samarbejde A. Hvordan Tilbudsgiver vil sikre en organisation, der evner en høj grad af vidensdeling og faglig sparring med Ordregivers organisation herunder den tilbudte organisation via en organisationsplan samt navn, funktion, ansvar, kvalifikationer og erfaring for den kontraktansvarlige, entrepriselederen, de fagansvarlige (for veje, grønne områder, vandløbsvedligeholdelse, naturområder, skove og vintertjeneste) samt øvrige nøglepersoner Organisering og styring Siden kommunesammenlægningen har medarbejderne i Park & Vejservice været organiseret i teams jf. bilag 1. Park & Vejservice har løbende udviklet og uddannet hele organisationen til at arbejde i teams. Hvert team er som udgangspunkt ansvarlig for egne geografiske områder eller faglige dele af opgaveporteføljen. Gennem en målrettet uddannelse, som er møntet på at arbejde i et team, er medarbejderne godt rustet til at løse opgaverne i tæt samarbejde med deres kollegaer. Uddannelsen har bl.a. indeholdt: teambuilding, personlig udvikling, motivation og forandring, samtaleredskaber, konflikthåndtering og kundeservice. Det er Park & Vejservices vurdering, at den nuværende organisering fungerer særdeles godt og understøtter, opgavens mål og visioner i det nuværende samspil med bygherren. Dels fordi områdeledere og medarbejderne i de forskellige teams har et værdifuldt kendskab til deres faste lokalområder, og dels fordi medarbejderne føler ansvar for deres egne opgaver. Organiseringen understøtter til en smidig og effektiv opgaveløsning med stor grad af selvbestemmelse og indflydelse på eget arbejde. I forhold til den fremadrettede opgaveløsning har Park & Vejservice som udgangspunkt valgt at opretholde principperne i den nuværende organisering. Dog er den fremadrettede opgaveløsning baseret på, at Park & Vejservice aktiviteter samles på materielgården på Katmosevej 4-8 i Viborg og på Tangevej 1 i Bjerringbro, hvorved de nuværende stillepladser kan frigøres. Park & Vejservice har vurderet, at denne omlægning vil bidrage yderligere til effektivisering af opgaveløsningen. Park & Vejservice vil løbende vurdere sammensætningen af medarbejdere, teams og maskiner med det formål sikre, udvikle og effektivisere opgaveløsningen. Begrebet Entrepriseleder vil i Park & Vejservice være ensbetydende med afdelingslederen og driftslederen. Begrebet Entreprisestyrer vil i Park & Vejservice være ensbetydende med områdelederne, der har den nødvendige beslutningskompetence i forbindelse med arbejdets udførelse og i forhold til deres respektive medarbejdere. Eventuel stedfortræder for områdeledere udpeges som udgangspunkt blandt en af de øvrige medarbejdere i teamet. Såfremt stedfortræderne/områdelederne bliver i tvivl om en opgaves udførelse, eller hvilken beslutning der i en given situation skal træffes, skal driftslederen af Park & Vejservice kontaktes Vidensdeling og sparring Park & Vejservice foreslår, at der udover de under Samarbejdsform side 8 nævnte punkter på statusmøderne mellem områdeledere og entreprisestyrer, udfyldes et samarbejdsskema jf. bilag 2, og at ud fra dette sker en dialog om samarbejdsformer, fastlæggelse af mål og succeskriterier. Denne dialogbaserede tilgang til samarbejdet vil give et større ejerskab, forståelse, engagement og teamspirit. Derudover kan der ved inddragelse af alle parter også arbejdes med: Time out: Seancer, hvor parterne samles for at vurdere om projektet eller dele af det er på rette kurs, eller om der er behov for at korrigere kursen. Timeouts afholdes efter behov og både entreprenør og bygherre kan indkaldes. Begge parter har mødepligt. 12

15 Procesevaluering: Under hele forløbet foretages en løbende vurdering af, om teamet/medarbejderne samarbejder efter de aftalte procedurer, eller om der skal igangsættes handlinger for at styrke eller videreudvikle samarbejdet. Erfaringsopsamling: For systematisk at samle og sprede læring ved afslutningen af opstartsforløbet afholdes et møde med alle deltagere vedrørende erfaringsopsamling. Der skal deles læring om samarbejdsforhold mellem parterne, opgavens løsning og nyerhvervet faglighed. Desuden vurderes, hvilken læring/viden, der kan være relevant for tilsvarende opgaver, og det aftales, hvorledes denne læring videreformidles. Brainstorm: For at opsamle de lavt hængende frugter og sikre at læring, erfaring, gode idéer, nytænkning, ny teknologi, mv. kommer på bordet, samt give lejlighed til at tænke i helheder og komme hele vejen rundt om opgaven. Åbne regnskaber: Beskrivelsen af samarbejdsformen åbne regnskaber er undladt, da bygherre på et hvert tidspunkt kan se Park & Vejservice økonomi i Viborg Kommunens økonomisystem Kontraktansvarlig, entreprise- og fagansvarlige personer Nedenstående tabel viser i oversigtsform funktion, titel og ansvarsområde i Park & Vejservice. Alle ledere har gennemgået kurset Viborg ledelse. For navne, kvalifikationer og erfaring (CV) på de pågældende nøglepersoner henvises til bilag 3. Kontraktansvarlig samt entreprise- og fagansvarlig på vintertjeneste Entreprise- og fagansvarlig på samtlige områder med undtagelse af vintertjeneste Afdelingsleder Driftsleder Områdeledere Entreprisestyre og fagansvarlig på et til flere områder. F.eks. Vejområdet, Grønne områder, Naturområder, vandløb, skove og idrætsanlæg Overordnet personaleansvar samt daglig drift af Park & Vejservice, herunder kontraktopfyldelse og økonomi Overordnet ansvar vedr. kontraktopfyldelse ang. drift og vedligehold af samtlige områder, samt personaleansvar Ansvar vedr. kontraktopfyldelse ang. drift og vedligehold af fagområder Der vil altid være en backup leder jf. vores organisationsplan, som afløser ved ferie, kurser og sygdom Værdigrundlag (værdibaseret personalepolitik) Park & Vejservice arbejder ud fra og leder medarbejderne i henhold til den af Viborg Kommunes vedtagne personalepolitik. Denne personalepolitik overholder alle de elementer der stilles som minimum i Samarbejdsform i udbudsmaterialet. Viborg Kommunes personalepolitiske værdier er: Mangfoldighed Ordentlighed Dygtighed Mod Et overordnet mål for Viborg Kommune defineret i MED-aftalen - er at skabe attraktive arbejdspladser. Vi har en grundlæggende tro på, at vi opnår de bedste resultater, når den enkelte kan træffe selvstændige beslutninger som er styret af de politisk vedtagne mål og de grundlæggende værdier, således at den ansatte kan benytte sin viden og sunde fornuft. 13

16 Den værdibaserede personalepolitik handler som udgangspunkt om relationer mellem leder og medarbejdere og relationerne medarbejderne imellem. Det er nødvendigt at arbejde med værdier - både af hensyn til at kunne lede og af hensyn til at kunne samarbejde på arbejdspladsen. I Viborg Kommune har vi nogle få, men gode personalepolitiske regler. Ledere og medarbejdere træffer i den enkelte situation beslutninger ud fra værdierne og den fortolkning af værdierne, de er blevet enige om. De er grundlaget for en fortløbende proces på hver enkelt arbejdsplads, der videreudvikler en dynamisk personalepolitik, hvor medarbejderne har ejerskab og medindflydelse. 14

17 5.5 B. Styring og gennemførelse af entreprisen B. Organisationens struktur og processer m.h.t Tilbudsgivers styring og gennemførelse af entreprisen, herunder samarbejdet og kommunikationen omkring bestillingsopgaver. Tilbudsgiver kan understøtte besvarelsen vedrørende bestillingsopgaver med erfaringer med ordrestyringsprogrammer. I forhold til samarbejde og kommunikation omkring bestillingsopgaver har Park & Vejservice hidtil haft et løbende samarbejde med Trafik og Veje om disse. Bestillingsopgaverne er løbende blevet registreret og prioriteret i begge organisationer via et dertil beregnet regneark. I bilag 4, der er en vejledning i bestilling af opgaver ved Park & Vejservice, er proceduren beskrevet. Efter afgivelse af en bestilling bliver opgaven kopieret direkte over i et andet regneark der i daglig tale kaldes Statusarket, se bilag 5. Her bliver samtlige bestillingsopgaver og borgerhenvendelser noteret indenfor de forskellige driftsområder. Ud fra denne elektroniske liste bliver alle opgaver og henvendelse løbende behandlet og opdateret. I Statusarket bliver der hvert år oprettet et nyt faneblad for det pågældende år. De forgående år bliver gemt i samme ark, så der til hver en tid er mulighed for at kontrollere gentagende henvendelser, problemer osv. Dette regneark har givet stor erfaring, viden og koordineringsmuligheder. Bygherre har skrivebeskyttet adgang til Statusarket og kan til hver en tid se og kontrollere status samt prioritering, men ikke ændre disse. Hvis bygherre har ønske om ændringer i Statusarket bliver dette drøftet på driftsmøder mellem bygherre og entreprenør eller ved henvendelse til Park & Vejservice. Bestillingsopgaverne kan derefter blive omprioriteret. Det er som udgangspunkt den samme medarbejder der modtager bestillingsopgaverne. Dette sikre en ensartethed i koordinering og behandling af opgaverne. Efter modtagelse af en bestillingsopgave udfyldes et Driftsark som sendes elektronisk via områdelederen til det pågældende team eller medarbejder, der skal udføre opgaven, se bilag 6. Henvendelser, der bliver modtaget af markpersonalet, bliver videregivet til en områdeleder eller driftslederen, og bliver derefter behandlet efter samme ovenstående koncept. Indenfor de forskellige driftsområder er der udarbejdet elektroniske lister over borgerhenvendelserne, som løbende behandles og opdateres. 15

18 Hvis der i kontraktperioden måtte komme henvendelser vedrørende arbejdets udførelse (klager), vil dette også fremadrettet blive behandlet efter samme koncept, som beskrevet i afsnit Indberetning og synliggørelse af udbedringsarbejder Skadet og ødelagt vejinventar, udgåede træer, huller i belægninger og lignende konstateres og indberettes af medarbejdere ved Park & Vejservice, bygherre/ordregiver eller borgere. Indberetning af disse opgaver sker også ved brug af statusarket og sikrer brug af minimale ressourcer. Indberetningen er enkel og nem, og statusarket gør det overskueligt for både medarbejder, entreprenør og bygherre. I de tilfælde det kan lade sig gøre vil de indberettede opgaver forsøgt gjort synlige i marken for såvel borgerne som internt. Dette kan eventuelt ske med markeringsbånd eller markeringspæl (N44). Park & Vejservice foreslår derfor, at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Park & Vejservice og bygherre med henblik på at udarbejde et forslag til, hvordan de forskellige indberetninger og forskellige arbejder kan synliggøres i marken. Det skal aftales, hvem der synliggør arbejdet, og hvordan det rent praktisk skal ske. Forslaget skal samtidig indeholde en beskrivelse af, hvordan der informeres ud, internt som eksternt. Som nævnt i afsnit er alle medarbejderne udstyret med en smartphone, der gør det muligt at sende eller modtage billeder på stedet, og sende eller modtage mail fra bl.a. Driftsark og Statusark samt foretage daglig elektronisk indberetning af timer. Dette betyder, at bygherre og entreprenør fra dag til dag har overblik og status over det økonomiske forbrug på den enkelte bestillingsopgave og det enkelte område Månedsrapport For at give en velegnet og struktureret kommunikation blandt andet omkring bestillingsarbejder, der understøtter partnering, vil Park & Vejservice i forbindelse med denne kontrakt hver måned udarbejde en rapport med ledelsesinformation, der viser månedens nøgletal på udvalgte områder. Månedsrapporten vil vise: Opfølgning på bestillingsarbejder Resultatet af egenkontrollen Klager (borgerhenvendelser) Udviklingen i sygefravær Arbejdsulykker og nærved ulykker Udvalgte projekter Ledelsesberetning. 16

19 5.6 C. Samarbejde omkring borgerhenvendelser C. Hvordan Tilbudsgiver agter at samarbejde omkring borgerhenvendelser, herunder benyttelse af eventuelle værktøjer til understøtning af samarbejdet. Ligesom ved bestillingsarbejder har Park & Vejservice haft et løbende samarbejde med Trafik og Veje om borgerhenvendelser. Herudover er der også etableret en Driftsvagt, hvor borgere og politi kan henvende sig udenfor normal arbejdstid. Borgerhenvendelser bliver løbende registreret og prioriteret i Statusarket. Alle borgerhenvendelser og politihenvendelser uden for normal arbejdstid bliver registreret i en logbog. Specielle/særlige/karakteristiske henvendelser vil blive drøftet på driftsmøder. Samtlige borgerhenvendelser bliver noteret indenfor de forskellige driftsområder og henvendelserne bliver løbende behandlet samt opdateret. Som beskrevet under punkt 5.5 bliver der i Statusarket hvert år oprettet et nyt faneblad for det pågældende år. De forgående år bliver gemt i samme ark, så der til hver en tid er mulighed for at kontrollerer gentagne borgerhenvendelser. Dette regneark giver en stor erfaring og viden samt koordineringsmulighed. Bygherre har skrivebeskyttet adgang til Statusarket og kan til hver en tid se og kontrollerer status samt prioritering, men ikke ændre disse. Hvis bygherre har ønske om ændringer i Statusarket bliver dette ofte diskuteret på driftsmøder mellem bygherre og entreprenør. Borgerhenvendelserne er efterfølgende blevet omprioriteret. Hvis borgerhenvendelsen kræver et bestillingsarbejde henvises til bygherren. Hvis henvendelsen vedrører drift, vil dette efter kontakt til bygherre, bliver rettet hurtigst muligt og i statusarket noteres, at løsningen er udført af entreprenør. Særlige eller gentagne henvendelser diskuteres på efterfølgende driftsmøde Modtagelse af henvendelser fra borgere Vedrørende henvendelser eller klager fra brugere/borgere, vil Park & Vejservice via god dialog og kommunikation forsøge, at forklare om Viborgs kommunes serviceniveau på området. Hvis dette ikke er tilfredsstillende for brugere/borgere henvises de til at kontakte bygherre. Hvis entreprenøren skal reagere på henvendelsen udfyldes et Driftsark, som udleveres via områdelederen til det pågældende team eller medarbejder der skal udføre opgaven, se bilag 6. 17

20 Hvis borgerhenvendelsen vedrører myndighedsopgaver henvises til Bygherren for videre sagsbehandling. Henvendelser, der bliver modtaget af markpersonalet, bliver videregivet til en områdeleder eller driftslederen, og bliver derefter behandlet efter samme ovenstående koncept. Hvis der i kontraktperioden måtte komme henvendelser vedrørende arbejdets udførelse (klager), vil dette også fremadrettet blive behandlet efter samme koncept, som beskrevet i afsnit 5.1. Det er vigtigt og naturligt for Park & Vejservice at borgerhenvendelser behandles professionelt, hurtigt og effektivt og enhver borgerhenvendelse besvares og behandles loyalt og serviceorienteret. Vores ensartethed i koordinering og behandling af opgaverne sikrer også mod en dobbelt registrering Modtagelse af klager over Park & Vejservices arbejde I forbindelse med Park & Vejservices kvalitetssikring registreres klager over det udførte arbejde eller mangler på samme. Formålet med registreringen er at anvende klagerne proaktivt til at imødegå lignende klager fremover ved at foretage forbedringer af processer og arbejdsrutiner og forbedre informationen. En indsats på informationssiden forventes at være med til at øge kendskabet til Park & Vejservices opgaver og kommunens kvalitetsniveau. Klager kan komme ind ved personlig henvendelse, telefonisk eller skriftligt som mail, brev eller avisartikel eller lignende. Klagerne kan være eksterne kunder som borgere, virksomheder, foreninger medier eller interne kunder som bygherren, politikere, skoler eller institutioner. Klager til Park & Vejservice registreres i statusarket, se bilag 5. Klagen videresendes til områdelederen (og hvis nødvendigt til Bygherre), der følger op på klagen, hvilket evt. kan være udførelse af mangler eller udbedringer. Hvis klagen ikke erkendes videresendes den til bygherre. Ledelsen kan eventuelt udarbejde forslag til besvarelse af klager. Ledelsen i Park & Vejservice sikrer, at klagen indgår i ledelsens strategiske arbejde og der læres af klagen. Klagen indgår i månedsrapporten jf. afsnit

21 6 TILBUDT UDVIKLING A. Hvordan Tilbudsgiveren vil sikre, at alle led i hans organisation medarbejdere, ledere, underentreprenører involveres i udvikling, innovation og effektivisering, herunder sikring af fleksibilitet i forhold til aftaler om besparelser og ikke finansieret afledt drift. Tilbudsgiver kan understøtte besvarelsen med erfaringer med lignende initiativer. 6.1 A. Udvikling, innovation og effektivisering samt fleksibilitet Vi mener i Park & Vejservice, at optimeringer blandt andet kan bestå af hensigtsmæssige ændringer i arbejdsplanlægning, arbejdsprocedurer, metodevalg og anvendelse af nyt materiel samt materialer. På vores interne driftsmøder der afholdes hver 14. dag, vil vi løbende udfordre og optimere den beskrevne standardpleje og komme med idéer og initiativer til dokumenterede besparelser. Dette til glæde og gavn for både borgere, bygherre og entreprenør. Park & Vejservice er meget opmærksomme på den nyeste teknologi og de fordelen teknologien kan medføre i forhold til opgaveløsningen. Teknologien skal ikke kun anvendes eller anskaffes med besparelser for øje, men med henblik på at levere/yde en bedre service over for bygherre og borgerne i Viborg Kommune. Park & Vejservice benytter i dag en bred vifte af applikationer (apps) til smartphones og som eksempel kan nævnes Daluiso s skilteapplikation, der gør bestilling og levering af skilte hurtig og effektiv, se bilag 8. Park & Vejservices flade struktur og organisation, der er bygget op omkring kommunale rammer og beslutninger gør, at vidensdeling og inddragelse er en naturlig ting og en del af vores hverdag. Alle led i vores organisation involveres i udvikling, innovation og effektivisering jf. punkt Park & Vejservice har siden 2009 arbejdet efter Viborg Kommunes principper i partnering. Det betyder, at vi gennem samarbejde med vores partnere (kunder) og - gennem vedtagelse af fælles målsætninger - og etablering af rammer for en åben og ærlig kommunikation - tilstræber at øge den gensidige respekt og tillid. I Park & Vejservice råder vi over en bred vifte af faglige kompetencer. Vi bygger vores fremtid (vision) på troværdighed, tillid og kommunikation med fokus på pris, kvalitet og service hvor udvikling, innovation, effektivisering og fleksibilitet er en naturlig del. Vi ønsker at vore partnere ser os som en dynamisk afdeling, der gennem udvikling og fremadrettet drift vil gøre alt for at levere den ønskede kvalitet til den rigtige pris og til rette tid. Vi arbejder i medstyrende teams. Dette betyder, at mest muligt ansvar og ledelse er lagt ud til medarbejderne og at en stor del af beslutningerne i forbindelse med opgaveløsningen kan tages på stedet. For at have det bedste samarbejde og de bedste medarbejdere skal alle ansatte løbende efteruddannes og vi tror derfor på de 3 U er: Udvikling, Uddannelse og Udfordring. Park & Vejservice er en social ansvarlig virksomhed med fokus på tryghed, sikkerhed, miljø og arbejdsmiljø. Vi overholder altid de gældende sikkerheds- og miljøregler. Vi tror på, at det skaber tryghed og tillid hos vores kunder, når de ved, at tingene foregår på en ansvarlig og sikker måde Besparelser og ikke finansieret afledt drift er som en kommunal virksomhed en naturlig del af vores hverdag og er imødegået med innovative løsninger jf. bilag 7. Park & Vejservice er en veldrevet afdeling med en bred kompetenceprofil, som ved de sidste års regnskabsafslutninger har præsteret et balanceret regnskab i forhold til budgettet. Siden kommunesammenlægningen har Park & Vejservice fortløbende arbejdet intensivt på at optimere og trimme organisationen og opgaveløsningen. Det er sket i et samarbejde mellem medarbejdere og ledelse, og det har udviklet organisationen, så den i dag fremstår som en sund virksomhed, der leverer kvalitetsarbejde til Viborg Kommune. 19

22 Dette er konkret sket ved inddragelse og involvering af alle medarbejderne i beslutningsprocesserne bl.a. via vores MED-udvalg. Vi er i ledelsesgruppen ærlige og åben omkring de udfordringer og forandringer vi står overfor i kraft af de politiske beslutninger der tages både lokalt i Viborg kommune men også nationalt i Folketinget. Desuden er alle lederne lydhør over for de ideer som medarbejderne kommer med og hvis det er muligt efterprøves de i marken. Dette bevirker, at vi i dag har en meget fleksibel medarbejderstab der kan tilpasses en given situation eller beslutning. Som eksempler på indsatsområder kan nævnes: Arbejdsmiljøområdet Park & Vejservice var en af de første institutioner i Viborg Kommune som fik udarbejdet en APV. Samarbejde mellem ledelse og medarbejdere har været i fokus, og der er satset ret markant på efteruddannelse. Således er der gennemført en teamuddannelse (kursus i samarbejde og kommunikation, kursus i psykologi på arbejdspladsen) for alle medarbejdere i løbet af de sidste 3 år. Serviceharmonisering af driften på tværs af de gamle kommuneskel - Alle medarbejdere er bevidste om de hidtidige kvalitetskrav, som stilles til opgaveløsningen og de vil arbejde ud fra de fastsatte kvalitetsniveauer i denne entreprise. Maskinoptimering Park & Vejservice råder i dag over en moderne og velholdt maskinpark, som er tilpasset den nuværende opgaveløsning. Opgaveløsningen er baseret på, at beslutninger og planlægning løses så tæt på medarbejderne som muligt. Arbejdet løses i selvforvaltende teams, som i dagligdagen har ansvaret for, at der leveres kvalitet til den aftalte tid indenfor den økonomi der er til rådighed. Uddannelse af medarbejdere - Medarbejderne er løbende efteruddannet og fremstår i dag med en bred kompetenceprofil, som sikrer en professionel og effektiv opgaveløsning. Samtlige medarbejdere i marken har sikkerhedskurser, kurset vejen som arbejdsplads og kursus i førstehjælp. Et af Park & Vejservices hovedformål har siden kommunesammenlægningen været at levere kommunaltekniske arbejder, som mindst modsvarer et gennemsnitligt og acceptabelt prisniveau på det samlede entreprenørmarked. Det er løbende blevet implementeret gennem en bevidst driftsoptimering, uddannelse og udvikling af samarbejdet i organisationen. Gennem ærlighed gør vi os fortjent til vores kunders tillid Social profil Park & Vejservice vedkender sig sit sociale ansvar og arbejder proaktivt og bevidst med at afspejle det i medarbejdersammensætningen. Vi overholder i dag og vil til hver en tid overholde samtlige sociale klausuler, etisk og socialt ansvar samt arbejdsklausuler. Vi overholder de i udbudsmaterialet beskrevne klausuler. Ved afskedigelser fra Park & Vejservice, sendes de berørte medarbejder på et kompetencegivende og opkvalificerende kursus. Da det er ligeså vigtigt for os, at sige pænt farvel som at sige pænt goddag. Derudover ser vi også positivt på seniorordninger Lokal-MED I Viborg kommune kalder vi samarbejdssystemet med medarbejderne for MED-systemet. Der er indgået en lokal MED-aftale, der bestemmer, hvordan samarbejdet skal fungere. MEDindflydelse og MEDbestemmelse er forudsætningen for, at Byrådet i Viborg Kommune kan skabe attraktive arbejdspladser. Aftalen forudsætter, at alle ansatte aktivt bidrager og stiller deres viden og idéer til rådighed. Medindflydelse vedrører alle forhold af betydning for arbejdspladsen og opgaveløsningen, herunder arbejdsmiljøet. 20

23 Det betyder også, at ledelsens beslutninger tages på grundlag af gensidig information og en åben dialog, så medarbejderens viden kan udnyttes. Medindflydelsen er struktureret sådan, at der er ét Hoved-MED-udvalg, et Fælles-MED-udvalg på hvert af direktørområderne og Lokal-MED på den enkelte arbejdsplads. I Park & Vejservice har vi organiseret medindflydelsen i et Lokal-MED-udvalg. Dette sikre en stor medarbejder indflydelse på beslutninger og øger derved arbejdsglæden og forståelsen for de vedtagne beslutninger Projekt Langtidsfrisk Vi har i Park & Vejservice fokus på at fremme et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, der forebygger nedslidning samt fastholde og udvikler arbejdskraften. Langtidsfrisk bygger på visionen om, at et godt arbejdsmiljø og personlig trivsel er vigtige forudsætninger for at fastholde arbejdsglæde og et godt helbred hele arbejdslivet. Projektet har bevirket et større overskud i hverdagen og et mere socialt samhørighed hos den enkelte medarbejder. Dette har smittet af på sygefraværet der er faldet det seneste år fra 7,5 til 4,1 % Fokus på sygefravær Viborg Kommune vedtog i 2009 en målsætning om, at det samlede sygefravær på de kommunale arbejdspladser inden 2012 (i forhold til 2008) reduceres med 10 %. Målet var allerede nået i 2010 og derfor har Viborg Kommune sat et nyt mål: Inden udgangen af 2014 forsøges opnået yderligere 10 procents reduktion i sygefraværet, målt i forhold til sygefraværet i

24 7 BILAGSOVERSIGT Bilag 1 Organisationsplan... 2 Bilag 2 Samarbejdsskema... 3 Bilag 3 CV... 4 Bilag 4 Bestillingsark... 5 Bilag 5 Statusark... 6 Bilag 6 Driftsark... 7 Bilag 7 Rationaliseringer/effektiviseringer i Park & Vejservice Bilag 8 Eksempel på en applikation (app) til smartphone

25 Bilag 1 Organisationsplan Ledelsen (afdelingsleder og driftsleder) er samlet i en ledergruppe, og de sorte og grønne områdeledere er lagt sammen i en områdeledergruppe. Derved arbejdes der i teams i alle 3 led i organisationen. Dette skal underbygge, at der er korte kommunikationsveje mellem top og bund og sikre, at der i teams er mulighed for at hente både faglige og personlige (coaching) ressourcer hos hinanden. 2

26 Bilag 2 Samarbejdsskema Opfølgning på samarbejdet i projektgruppen Afleveres til Ordstyrer/formanden forud for møderne og behandles ved mødestarten. Hvordan har samarbejdet været siden sidste møde med hensyn til: Overholdelse af tidsmæssige planer og -aftaler? 1. Meget dårligt 2. Dårligt 3. Godt 4. Meget godt Ikke aktuelt Hvis markering (1) eller (2) anføres aktion for at rette op på forholdet Fremsendes/foreligger materiale som aftalt? Gennemføres evaluering af efterkalkulation og den tilhørende læring tilfredsstillende? Bemanding med kompetente medarbejdere? Samarbejdsklimaet vedr. dialog, åbenhed, ærlighed og tillid? Fungerer vi som et ligeværdigt partnerskab og i gensidig respekt? Udnytter og ajourfører vi hinandens kompetencer? Fungerer aftalen om fortrolighed? Er der i arbejdet plads til både humor og seriøsitet? Fungerer kommunikation, klart og i tide? Gennemføres læring /udvikling af partneringkonceptet systematisk? Har partneringmålsætningerne været iagttaget tilfredsstillende? NAVN: 3

27 Bilag 3 CV fjernet fra offentlig udgave 4

28 Bilag 4 Bestillingsark 5

29 Bilag 5 Statusark 6

30 FRA MEDARBEJDEREN TIL MEDARBEJDEREN OPLYSNINGER FRA ANMELDER Bilag 6 Driftsark Driftsopgaver i Park & Vejservice Nummer i Statusarket: Modtaget af: Dato for modtagelse: Anmelder (navn / adresse / telefon / mail) : Hvor (adresse / beskrivelse) : Opgave / Problem: Projektnummer: Ansvarlig / kontaktperson: Udføres af (medarbejdernavn): Arbejdsbeskrivelse: Meddelelser / bemærkninger fra medarbejder: Udført / færdiggjort den: Kvittering for udført opgave: 7

31 Bilag 7 Rationaliseringer/effektiviseringer i Park & Vejservice. Personalereduktioner: Der er inden for de seneste 3½ år sket en reduktion på 22 % af det faste mandskab svarende til en besparelse på ca kr. Det er forbundet med en vis usikkerhed, at lave en præcis opgørelse af de personalereduktioner der har fundet sted i Park & Vejservice. Ifølge en opgørelse fra 2007 blev der i forbindelse med kommunesammenlægningen tilført 79 årsværk til de i forvejen 79 årsværk, der var i det tidligere Viborg Kommune. I alt 158 årsværk. Af de 158 årsværk er der overført 4 årsværk til Viborg Forsyning pr. 1. januar I løbet af første halvår 2013 kommer Park & Vejservice ned på 118 årsværk. Dette giver en reduktion på 36 årsværk. Det var dog først i sidste halvdel af 2009 der for alvor er sket reduktioner. En opgørelse fra 31. oktober 2009 og frem til første halvdel af 2013 viser, at der har været en afgang på 46 årsværk (eksklusiv de 4 årsværk der overgik til Viborg Forsyning) og en tilgang på 12 årsværk hvilket giver en reduktion på 34 årsværk eller 22 % af det faste mandskab over de seneste 3½ år. Det giver i princippet en besparelse på ca kr. Reduktion af maskiner og materiel: Maskinparken er de seneste 3 år reduceret med 7 lastbiler, 4 traktorer, 1 gummiged og en rendegraver hvilket har givet en besparelse på kr. Der er løbende sket en kraftig reduktion af småmateriel og af større maskiner/materiel kan nævnes, at maskinparken er reduceret med 7 lastbiler, 4 traktorer, 1 gummiged og en rendegraver siden Dette har givet en besparelse på forrentning, afskrivning og drift på ca kr. Reduktion af materielgårde/stillepladser: Besparelse på ca kr. Siden 2010 er der lukket materielgårde i Skals, Stoholm og stillepladser i Frederiks, Undallund Skov samt Midtbyen i Viborg. Der påtænkes yderligere lukninger af materielgårde i Indtil videre har det givet en besparelse på forrentning, afskrivning og drift på ca kr. Innovative tiltag: Indførelse af elektroniske ugesedler: Giver en besparelse ved ikke at skulle indtaste de skrevne ugesedler. Giver en hurtigere fakturering. (Der er ikke lavet business case) Selvkomprimerede skraldespande: Har givet en mandskabsbesparelse på 0,3 årsværk samt et renere banegårdsareal. GPS-styret saltspredning: Giver en mere nøjagtig saltspredning samt øget trafiksikkerhed, da chaufføren ikke manuelt skal indstille spredebredden og saltet derved lander der hvor det skal. GPS på alle græsklippere: Giver mulighed for optimal ruteplanlægning samt direkte egenkontrol til bygherren. Dokumentation for hvor og hvornår vi har været der. Trinvis udskiftning af skraldespande til typer som skal tømmes sjældnere og som fuglene ikke kan tømme. Dette giver mindre renhold omkring skraldespandene til følge. (Der er ikke lavet business case) 8

32 Bilag 8 Eksempel på en applikation (app) til smartphone Trafik & Veje, 04,2013 Kilde: Trafik & Veje, 04,2013 Kilde: 9